Quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp chưa bao giờ là đơn giản. Chủ doanh nghiệp với trăm tỉ thứ từ vận hành nội bộ, nhân sự, tài chính, sản phẩm… thứ gì cũng cần nhanh, gấp và quản trị thường xuyên. Có khi mải tập trung sản phẩm lại quên mất marketing. Có khi mải bán hàng mà vận hành nội bộ hay nhân sự gặp vấn đề. Có khi vấn đề rất nghiêm trọng mới nhận ra thì đã muộn.

Mô hình quản trị doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau sẽ có những đặc thù quản lý khác nhau. Và kể cả những doanh nghiệp cùng ngành nghề vẫn khác nhau khá nhiều về cơ cấu tổ chức vận hành doanh nghiệp. Dưới đây là 3 mô hình quản trị doanh nghiệp phổ biến hiện nay.

1. Cơ cấu trực tuyến

Cơ cấu theo trực tuyến là một mô hình quản lý doanh nghiệp phổ biến hiện nay, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại. Với mô hình quản lý doanh nghiệp này thì mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên.

Chúng ta có thể tham khảo mô hình này như hình dưới đây:

Mô hình quản lý doanh nghiệp theo cơ cấu trực tuyến

Mô hình quản trị doanh nghiệp theo cơ cấu trực tuyến

Mô hình quản lý doanh nghiệp theo cơ cấu trực tuyến có những đặc điểm sau:

• Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp.
• Trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sản phẩm và dịch vụ – sản xuất và phân phối sản phẩm.

2. Cơ cấu theo chức năng

Mô hình quản lý quản nghiệp Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận. Đặc điểm nổi bật nhất của mô hình này là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.

Mô hình quản lý doanh nghiệp theo cơ cấu chức năng có những ưu điểm sau:

• Dễ dàng thực hiện việc chuyên môn hoá các chức năng quản lý. Từ đó tạo tiền đề để thu hút được các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý.
• Việc tổ chức cơ cấu như thế này có thể tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Xét về độ rủ ro khi đứa ra quyết định thì mô hình này có độ rủi ro thấp hơn mô hình cơ cấu trực tuyến.

3. Cơ cấu theo trực tuyến – Chức năng

Dễ dàng nhận thấy đây là mô hình quản lý doanh nghiệp được kết hợp giữa cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng.  Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.

Chúng ta có thể hình dung cơ cấu này như hình sau:

Mô hình quản trị doanh nghiệp theo cơ cấu theo trực tuyến – Chức năng

Mô hình quản trị doanh nghiệp theo cơ cấu trực tuyến – Chức năng

Công cụ quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Quản trị doanh nghiệp tập trung vào đâu?

Ông Phạm Tuấn Anh – Chủ tịch KDTC đã tâm sự: “Khi bắt đầu kinh doanh, điều duy nhất tôi đã làm là tập trung kiếm thật nhiều tiền, như một con thiêu thân và tôi đã đi kiếm tiền và quả thật là cũng được nhiều tiền ngay sau đó. Vào thời điểm đó những tưởng tôi đã thành công đến nơi rồi khi mà từ từ số tiền 200tr được dư ra, rồi lên 500tr, rồi đạt 2 tỷ sau gần 2 năm. Tôi rất tự hào về điều đó

Năm thứ 3 là lúc những phát sinh xảy ra, liên tục anh em công ty bỏ tôi và lần lượt ra đi, có những người lương thấp ra đi cũng không sai, nhưng cũng có những “tâm phúc” của mình ra đi theo cái cách không thể ngờ tới. Công việc đang tiến triển tưởng như không gì có thể kìm hãm bỗng chốc rơi vào thế việc gì cũng đến tay, ở đâu cũng phải có mặt mình. Cũng trong lúc đó, tôi đã thuê cùng lúc 2 giám đốc để quản đội ngũ hơn 50 nhân sự của mình. 1 giám đốc kinh doanh, và 1 giám đốc nhân sự, bao nhiêu tiền kiếm được trước đó dần bốc hơi cũng nhanh, sau 1 năm tiếp theo sau đó công ty tôi trên bờ vực phá sản, họ cũng lần lượt ra đi và để lại tôi trong vòng xoáy của khủng hoảng! Khổ một điều là mình lại không hiểu vì sao và có bệnh thì vái tứ phương, tôi liên tục đi tìm thuốc chữa những vết thương củ doanh nghiệp mình và chữa được chỗ này lại phát bệnh chỗ khác. Lúc đó Tôi đã mặc kệ cho doanh nghiệp mình hoạt động và dành 1 tuần tĩnh tâm, và may mắn tôi tìm được phương án giúp tôi trở lại từ người thầy của mình, lúc đó thầy cũng chỉ cho tôi mấy từ khóa thôi, như chết đuối vớ được cọc, tôi lao vào học áp dụng và sau đây là trải nghiệm của tôi, nó có thể đúng và chưa hoàn hảo, tuy nhiên khi áp dụng nó tôi thấy rất hiệu quả và mang lại những thành quả bước đầu hết sức tích cực.

Với phương pháp được chỉ dẫn, tôi đã nghiên cứu và nhận thấy rằng làm doanh nghiệp dù ở giai đoạn bắt đầu hay đã phát triển bền vững đều nên tập trung vào 4 yếu tố sau đây:

1. Tiền hay thường gọi là tài chính

Quản trị tài chính đương nhiên là yếu tố phải tập trung, nhưng tôi gọi yếu tố này là yếu tố tập trung ĐẦU TIÊN và cũng là yếu tố CUỐI CÙNG. Đầu tiên là tiền đâu bởi tiền là máu, không có nó doanh nghiệp không sống được và bởi bản chất của kinh doanh là lợi nhuận vậy nên các hoạt động của doanh nghiệp đều hướng về tiền hay cụ thể đó chính là lợi nhuận. Nhận ra được điều này, tôi tập trung cho những công việc tạo ra lợi nhuận cao và giảm thiểu tối đa chi phí ở những khâu còn lại.

2. Khách hàng

Khía cạnh thứ 2 tôi dành sự tập trung là khách hàng bởi tôi biết khách hàng cho tôi doanh thu, tạo ra dòng tiền và giúp chúng tôi có lợi nhuận. Ở khía cạnh này, tôi tập trung vào những yếu tố làm cho khách hàng hài lòng nhất và mang lại doanh thu cao nhất như cải thiện thời gian làm dự án, gia tăng chất lượng của sản phẩm đầu ra, nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ…tôi đã tập trung giải quyết gốc rễ ở những điểm này và từ từ khách hàng trở nên yêu quý chúng tôi hơn, và liên tục những đơn hàng mới đến từ khách hàng cũ.

Đối với tôi, tôi không quan tâm đến đối thủ của mình là ai, tôi chỉ quan tâm đến khách hàng cần gì từ mình và cố gắng phục vụ cho đa số nhu cầu đó nhất. Chính điều này đã cải thiện lại hình ảnh vốn đã mất đi trước đây do chỉ tập trung vào kiếm tiền bằng mọi giá và chúng tôi dần bớt phụ thuộc vào một kênh marketing duy nhất là quảng cáo mà có thêm kênh marketing tuyệt vời đó là chính từ khách hàng.

3. Hoạt động nội bộ

Để làm khách hàng hài lòng, tôi nhận thấy, nếu hoạt động phía trong bộ máy không được vận hành bài bản sẽ dẫn đến việc phục vụ khách hàng không tốt, khách hàng phải chờ lâu, tôi bắt đầu tiến hành thực hiện công tác làm cho các hoạt động nội bộ vận hành bài bản hơn như: mỗ tả rõ công việc, thực hiện quy trình, xây dựng hệ thống quy chuẩn, áp dụng quy trình giám sát….và những việc này đã bắt đầu phát huy hiệu quả. Càng về sau tôi càng làm cho hoạt động này tinh gọn hơn, đơn giản hơn và kết quả là anh em hầu hết đều thích thú làm việc bởi giờ đây thay vì 6 bước như trước chỉ cân 3 bước là chúng tôi đã có thể chạy dịch vụ cho khách hàng rồi.

4. Học hỏi & phát triển

Cuối cùng, tôi nhận ra để giúp các anh em có thể chốt sale nhanh hơn, tôi đã mời những chuyên gia hàng đầu về chốt sale đến và đào tạo cho đội ngũ, quả thật với kỹ năng của họ và hệ thống tôi đã thiết lập sẵn, hiệu quả của đội ngũ tăng hẳn, khả năng thành đơn hàng được gia tăng hơn 15% rồi lên hơn 30% so với trước đây. Thành công từ đội sale, tôi áp dụng đào tạo cho các bộ phận còn lại và kết quả là năng lực đội ngũ trở nên mạnh mẽ cực kỳ.

Và điều tuyệt vời là đội ngũ nhân sự ai cũng vui bởi ai cũng biết giá trị của mình và phần công đóng góp cho mình được đánh giá đúng, đủ, chuẩn…và đặc biệt có cơ hội thể hiện hết sức mình.

Chúng tôi vẫn là một doanh nghiệp nhỏ, nhưng trước đây những chuyến du lịch đối với chúng tôi là điều phải cân nhắc, nhưng hiện tại du lịch trở thành thói quen và chúng tôi chỉ có việc “bàn bạc” là đi đâu, trong hay ngoài nước, ở resort nào… Tôi không khoe khoang nhưng nó đích thực là những thành quả mà tôi đã thực hiện nhờ những phương pháp có được từ học tập và nghiên cứu. Bây giờ, tôi nhận ra điều tiên quyết muốn doanh nghiệp phát triển nhanh và bền vững thì không chỉ tập trung vào tiền, mà cần phải tập trung vào cả 4 yếu tố đó là tài chính, khách hàng, hoạt động nội bộ, học hỏi & phát triển. Tôi chỉ mất thời gian rất ngắn với sự tập trung tối đa cho hệ thống của mình và cũng bởi doanh nghiệp mình nhỏ vậy nên đã giai quyết khá triệt để các vấn đề của doanh nghiệp.

Hơn 1,5 năm nay tôi gần như thừa ở doanh nghiệp mình và liên tục đi chia sẻ cho anh chị em bạn bè doanh nghiệp về những gì tôi làm cho chúng tôi và cũng học hỏi thêm từ kinh nghiệm của họ. Cũng nhờ có thời gian mà tôi tìm kiếm “bộ não của nhân loại” google mới biết mình may mắn áp dụng thành công bộ môn quản trị khoa học bài bản như những gì tôi thực hiện cho doanh nghiệp mình, tôi hăm hở tìm hiểu thì quả đúng là như vậy và ngày càng tin vào phương pháp của mình, bởi nó đã không chỉ được chứng mình bởi các tập đoàn trên thế giới mà còn đúng với rất nhiều doanh nghiệp lớn thành công tại Việt Nam. Điều may mắn nữa mà tôi nhận thấy là phương pháp này là có thể áp dụng cho cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa như doanh nghiệp tôi và dĩ nhiên kể cả các doanh nghiệp mới khởi động!. Do vậy không có lý gì mà tôi không tập trung vào nó.

Sau khi đã dành sự tập trung cho phương pháp quản trị, doanh nghiệp tôi trở nên hết sức bài bản, gọn nhẹ, hiệu quả và tôi nhìn thấy chính xác ý nghĩa của việc kinh doanh đó là không chỉ dừng lại ở khái niệm “kinh doanh là kiếm tiền” mà giờ đây với tôi thì “kinh doanh là tạo ra thật nhiều giá trị cho xã hội” và tiền là thứ tất yếu sẽ đến và nó đến sau cùng nhưng khi nó đến, nó đến mỗi ngày mỗi nhiều. Tất cả đều nhờ tôi may mắn nhận ra rằng làm doanh nghiệp, không chỉ tập trung vào tài chính, mà phải tập trung vào cả 4 yếu tố “tài chính, khách hàng, hoạt động nội bộ và học hỏi phát triển”.

Mong rằng với chia sẻ trải nghiệm của bản thân và những gợi ý phương pháp tôi đã làm sẽ giúp ích được cho nhiều doanh nghiệp nhỏ có được hướng nào đó đưa doanh nghiệp phát triển nhanh ngõ hầu đóng góp vào sự phát triển kinh tế nước nhà.”

Tham khảo Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp TACA:

Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp