Kiểm soát tài chính

Chủ doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát tài chính tránh gian lận?

Taca
Kiến thức quản trị kiểm soát
Cập nhật: 10 Tháng 2, 2023

Kiểm soát tài chính là bộ phận không thể thiếu trong quản trị tài chính nói riêng và kiểm soát nội bộ nói chung. Một doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực tài chính sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo đạt được các mục tiêu dự kiến với hiệu quả cao. Vậy kiểm soát tài chính là gì? Và cách thức giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tài chính của mình là như thế nào? Hãy cùng Taca tìm hiểu câu trả lời trong bài viết dưới đây:

Chủ doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát tài chính tránh gian lận?

Đầu tiên: Doanh nghiệp cần thực hiện phân công nhiệm vụ rõ ràng để tránh gian lận tài chính

– Vấn đề tài chính là vấn đề quan trọng và cốt lõi trong mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, kiểm soát tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng nên nhiều khi một số bộ phận kế toán tài chính vì lợi riêng mà đi nhầm hướng.

– Ở một số công ty, để tiết kiệm chi phí, chủ doanh nghiệp đã phân công cho 1 người quản lý tài chính công ty. Vì 1 người sẽ quản lý tốt và kỹ lưỡng hơn so với một người. Tuy nhiên điều này lại mang lại kết quả ngược. Việc công ty đó để cho duy nhất người cùng lúc quản lý tài chính sẽ gây rối loạn và thiếu tính chính xác cao.

Vì vậy, để đảm bảo tính chính xác, sự minh bạch và liêm chính. Mỗi doanh nghiệp cần phải cân nhắc lại về vấn đề quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Đồng thời, không giao việc kiểm soát giao dịch tài chính từ đầu đến cuối cho một người duy nhất mà cần chia nhỏ trách nhiệm cho nhiều người có năng lực và vị trí cấp cao khác nhau.

– Doanh nghiệp có thể đặt ra nguyên tắc: Người viết séc sẽ không đồng thời là người ký séc. Người mở thư cũng không bao giờ là người theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm quản lý, chủ doanh nghiệp sẽ khiến người có ý định biển thu gặp khó khăn nếu có ý định biển thủ hay làm giả chứng từ.

Thứ 2. Chủ doanh nghiệp nên là người trực tiếp lấy báo cáo của ngân hàng

– Báo cáo ngân hàng sẽ là một trong những bằng chứng quan trọng giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác các giao dịch đang diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp, việc chủ doanh nghiệp đích thân đi lấy báo cáo của ngân hàng giúp giảm tỷ lệ làm giả báo cáo. Nói cách khác, doanh nghiệp không để bất cứ cơ hội nào cho người biển thủ có thể hủy hoặc di chuyển chứng cớ những việc đã bị làm sai, chủ doanh nghiệp hoặc kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và hủy séc mỗi tháng.

– Chủ doanh nghiệp cần kiểm tra người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Đồng thời, doanh nghiệp cần để mắt tới các dấu hiệu gian lận tài chính thông qua báo cáo ngân hàng sau:

Trên những tấm séc khi lấy từ ngân hàng về, nhưng tên của người nhận hoặc là người cung cấp rất lạ. Đôi khi tên đó không tồn tại trong nội bộ doanh nghiệp, hoặc là chính doanh nghiệp cũng không hề biết đến những người này.
Giá trị thanh toán tiền mặt trên séc lại nhiều hơn vài lần so với giá trị mà doanh nghiệp đã quy định thanh toán trước đó.
Chữ ký không quen thuộc, trông như là giả mạo.
Trên séc có ghi thông tin là phát hành cho bên thứ ba. Nhưng khi bạn nhìn chữ kí của bên thứ ba thì thấy rằng đó là chữ kí của người trong công ty bạn.
Tên của người nhận tấm séc lại không trùng khớp với tên của người nhận ở trong sổ đăng ký của doanh nghiệp.

Đến nay thì đã có rất nhiều các trường hợp bị gian lận tài chính qua ngân hàng. Chính vì thế nên ta mới thấy được tầm quan trọng của báo cáo nói chung và những tấm séc nói riêng, do vậy mỗi chủ doanh nghiệp cần cẩn trọng tới từng tấm séc của doanh nghiệp và cần giữ chúng trong ngăn tủ khóa và tuyệt đối không giao chìa khóa cho ai. Chủ doanh nghiệp có thể ưu tiên sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn và kiểm tra số séc thường xuyên để phát hiện số bị mất. Lập quy trình “séc mất hiệu lực” để có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Yêu cầu các tấm séc có giá trị cao hơn quy định cần phải có hai chữ ký (một trong đó là chữ kí của chủ doanh nghiệp). Và không bao giờ ký séc khống.

>>>Xem thêm:

Song song với việc trên, chủ doanh nghiệp cần đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương, mặc dù điều này rất tốn thời gian của chủ doanh nghiệp nhưng là việc rất đáng làm. Hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo chúng được phát hành cho đúng người. Kiểm soát số lương doanh nghiệp phải chi đối chiếu khớp với số xuất ra và đảm bảo rằng không ai có khả năng thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty nếu không có sự đồng ý và chữ ký của chủ doanh nghiệp. Hoặc doanh nghiệp có thể thiết lập một tài khoản ngân hàng riêng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó số tiền chính xác với số tiền doanh nghiệp dùng để trả lương.

Giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí

>>Chi tiết giải pháp trên mới doanh nghiệp tham khảo bài viết: Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp: Yếu tố sống còn quyết định đến hiệu suất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Thứ 3. Thường xuyên kiểm tra sổ sách, chứng từ và bảng thanh toán lương định kỳ

– Việc thường xuyên kiểm tra sổ sách và chứng từ là việc mỗi doanh nghiệp cần thực hiện trong năm. Đặc biệt, việc kiểm toán tài chính cần được doanh nghiệp thuê bên thứ 3 thực hiện ít nhất một lần trong năm và việc kiểm toán này nên được thực hiện bất ngờ vào thời điểm linh hoạt trong năm nhằm đảm bảo tính trung thực, khách quan đối với kết quả thu được.

– Xác định được mục đích kiểm toán là “kiểm toán nhằm tìm ra gian lận” hay “kiểm toán chung” nhằm tìm ra và ngăn ngừa thất thoát cũng là điều tối quan trọng trong kiểm soát tài chính. Đặc biệt, khi doanh nghiệp nghi ngờ về biển thủ, gian lận, doanh nghiệp cần nắc yêu cầu về “kiểm toán tìm gian lận” thay vì “kiểm toán chung” vì loại kiểm toán tìm gian lận sẽ được bên thứ ba thiết kế với mục đích tìm kiếm và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát.

– Bên cạnh đó, việc gian lận tài chính thường xảy ra khi sổ sách kế toán không rõ ràng, giám sát lỏng lẻo. Nhà quản trị cần nắm rõ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp và hiểu về các con số trong đó. Học về sổ sách kế toán giúp chủ doanh nghiệp theo dõi được phần quan trọng nhất trong kinh doanh và có hướng xử lý kịp thời khi xảy ra vấn đề.

– Ngoài ra, việc kiểm soát tiền lương cho nhân viên cũng là việc đáng lưu ý trong doanh nghiệp. Thanh toán lương là của kế toán tiền lương mặc dù thế, chủ doanh nghiệp vẫn nên kiểm soát bảng thanh toán lương định kì một cách bất chợt. Bởi vì đối với các doanh nghiệp, tiền lương để trả cho nhân viên hàng tháng rất lớn. Vậy nên đã có không ít các trường hợp tiền lương bị khống lên, gian lận. Dù chủ doanh nghiệp có bận đến mấy, nhưng đến cuối tháng vẫn nên dành thời gian để kiểm tra lại bảng tính lương.

Thứ 4. Quan tâm đến những hóa đơn thu tiền của doanh nghiệp

– Thường thì các công ty sẽ có những hóa đơn thu tiền từ bên ngoài. Một số các loại hóa đơn như là tiền điện, tiền mạng, tiền nước sẽ được thu hàng tháng… Với những hóa đơn này thì cũng sẽ do kế toán thu và trả tiền. Tuy nhiên, nếu như chủ doanh nghiệp làm việc cẩn thận và kỹ lưỡng hơn thì bạn có thể kiểm tra những hóa đơn này.

Bởi vì sẽ có những người dựa vào sự sơ hở và lỏng lẻo trong kiểm soát tài chính của doanh nghiệp mà khống số tiền nộp hóa đơn lên. Đó là một hành vi gian lận tài chính trong doanh nghiệp. Tuy số tiền có thể không lớn nhưng nhà quản lý và chủ doanh nghiệp vẫn cần giám sát thường xuyên hơn.

– Đồng thời, để kiểm soát tài chính hiệu quả, nhất là các khoản thu, doanh nghiệp nên thu xếp tối thiểu hai nhân viên trở lên để xác minh các khoản tiền thu vào. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các tấm séc khi thu vào đều được ký hiệu đúng quy định. Đồng thời, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc việc mua con dấu “chỉ để ký quỹ” và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có thể ngăn ngừa việc nhân viên đổi séc ra tiền mặt.

– Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cũng nên đích thân điều tra các khoản khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn song vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Doanh nghiệp nên có bản copy hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản doanh nghiệp của mình.

Thứ 5. Bảo mật phần mềm kế toán

– Trong thời đại 4.0 như hiện nay, nhiều doanh nghiệp thay vì lưu trữ số liệu kế toán, tài chính trên sổ sách thì doanh nghiệp đã thực hiện tích hợp các phần mềm kế toán hiện đại. Việc chuyển các số số liệu trên sổ sách thành việc lưu trữ trên đám mây giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện kiểm soát tài chính hơn.

– Doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống quản lý và trao quyền hạn, trách nghiệm cho cụ thể từng cá nhân chuyên môn và thiết lập chỉ cho phép những người được ủy quyền truy cập vào các phần mềm kế toán. Cả máy vi tính và phần mềm đều cần được cài mật khẩu. Không để máy vi tính chứa sổ sách kế toán kết nối với mạng nội bộ… Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng máy tính và phần mềm trong đó đều được cài đặt mật khẩu. Và nên thay đổi mật khẩu thường xuyên để không cho những người không được ủy quyền có thể truy cập. Nếu doanh nghiệp vẫn còn sử dụng sổ sách viết tay và lưu trữ chứng từ bằng sổ sách thì doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ cẩn thận trong tủ khóa và giữ khóa cẩn thận. Điều đặc biệt quan trọng là doanh nghiệp nên làm mọi cách để các thông tin về sổ sách kế toán không bị lọt ra ngoài, tạo cơ hội cho những kẻ xấu biển thủ ngân sách.

Thứ 6. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi

– Một nhân viên có dấu hiệu biển thủ công quỹ luôn cố gắng giấu diếm hành vi của mình. Nhiều chủ doanh nghiệp đã phải “giật mình” khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành – vì chẳng bao giờ nghỉ phép hay nghỉ ốm – nhưng lại là người ăn cắp thật sự. Lý do để những người này có mặt đầy đủ tại doanh nghiệp đôi khi lại vì muốn che dấu vết trên chứng từ mà họ làm ra.

– Doanh nghiệp có thể tạo điều kiện cho các nhân viên làm công việc kế toán / giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Thời gian lý tưởng nhất là khoảng 2 tuần và nên nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Và chính thời gian đó là lúc cần nhờ đến bên thứ 3 kiểm tra lại sổ sách của công ty và tìm ra những điểm bất hợp lý trong đó.

Q&A liên quan đến quản trị tài chính

Kiểm soát tài chính là gì?

Kiểm soát tài chính (Financial Control) là kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp để đảm bảo rằng doanh nghiệp làm chủ nguồn tiền trang trải cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh trước mắt là lâu dài của mình. – Theo Simplicable

Kiểm soát tài chính doanh nghiệp là quá trình kiểm soát hình thành và sử dụng các nguồn lực tài chính với đối tượng kiểm soát là các hoạt động có liên quan trực tiếp đến quá trình này.

Kiểm soát tài chính là một bộ phận không thể thiếu trong quản trị tài chính cho phép nhanh chóng xác định và loại bỏ các điều kiện và yếu tố không thuận lợi trong lĩnh vực tài chính, đảm bảo doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định với hiệu quả cao.

Mục tiêu kiểm soát tài chính đối với mỗi doanh nghiệp?

Đảm bảo mọi hoạt động tài chính đang diễn ra đúng theo kế hoạch doanh nghiệp đã hoạch định

Đôi khi, tại một số doanh nghiệp, việc thực hiện kiểm soát tài chính là việc xác định mọi bộ phận đang “vận hành tốt” theo mức quy định và mục tiêu dự kiến mà doanh nghiệp đề ra ở mức độ tài chính liên quan đến doanh thu, thu nhập, lợi nhuận…. đều được đáp ứng mà doanh nghiệp không cần bất kì sự thay đổi đáng kể nào. Điều này khiến cho doanh nghiệp trở nên an toàn và tự tin hơn; quá trình ra quyết định trở nên đơn giản hơn. Đồng thời, từ việc nhà quản lý thực hiện kiểm soát tài chính giúp người quản lý so sánh giữa tình hình thực tế tài chính của doanh nghiệp và mức tài chính để từ có có sự điều chỉnh mục tiêu một cách hợp lí. Giúp tạo động lực vươn lên trong doanh nghiệp.

Hỗ trợ nhà quản lý phát hiện sai phạm và rủi ro trong tài chính nội bộ của doanh nghiệp từ đó đề xuất giải pháp thực hiện

Sự sai phạm trong lĩnh vực tài chính có thể gây ra các rủi ro tài chính nghiêm trọng trong mỗi doanh nghiệp, dẫn đến nguy cơ không thực hiện được / không thực hiện được các mục tiêu của doanh nghiệp, mất thị trường cho đối thủ cạnh tranh và một số trường hợp ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp.

Do đó, mỗi nhà quản lý cần bám sát các hỗ sơ báo cáo tài chính đề từ đó nhìn nhận, đánh giá lại những sai sót còn tồn tại trong doanh nghiệp để từ đó kiểm soát và kịp thời đề xuất các biện pháp xóa bỏ rủi ro, cải thiện tình hình tài chính.

Kịp thời ngăn chặn các hành động tiêu cực và động viên người lao động

Kiểm soát tài chính cho phép nhà quản lý hiểu biết chính xác về thực trạng của doanh nghiệp, các vấn đề tài chính còn tồn tại cũng như những sai sót của nhân viên các phòng ban để xử lí kịp thời, nghiêm khắc nhằm ngăn chặn các hành động tiêu cực. Đồng thời, hiểu và kiểm soát tài chính tốt giúp doanh nghiệp để lại một khoản chi phí lớn, điều này có thể giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa và nâng cao năng suất lao động thông qua việc khuyến khích tài chính tốt hơn đối với người lao động và thúc đẩy họ để đảm bảo rằng họ tập trung thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất có thể..

>>> Xem thêm: 21 Giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Giúp hình thành và thực hiện các biện pháp phòng ngừa

Việc chẩn đoán sớm các vấn đề, các rủi ro thông qua việc thực hiện hoạt động kiểm soát tài chính dẫn đến các hành động phòng ngừa thay vì các hành động khắc phục nếu không được phòng ngừa trước đó.

Giảm thiểu các rủi ro tài chính

Rủi ro tài chính là “những điều không lành mạnh, không tốt, bất ngờ xảy ra trong tài chính doanh nghiệp”. Các rủi ro tài chính thường gặp mà kiểm soát tài chính cần tập trung giảm thiểu là:

– Rủi ro mất cân đối dòng tiền;

– Rủi ro lãi suất tiền vay tăng;

– Rủi ro sức mua của thị trường giảm;

– Rủi ro thay đổi tỉ giá hối đoái theo hướng bất lợi;

– Rủi ro mất khả năng tái đầu tư;

– Rủi ro ở từng hoạt động cụ thể.

Các vấn đề lý thuyết trọng tâm liên quan đến kiểm soát tài chính doanh nghiệp cần lưu ý:

– Kiểm Soát Tài Chính Vĩ Mô:

+ Pháp Lý và Cơ Chế: Doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận các yếu tố pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh (gồm: tuân thủ các quy định thuế, quy định về kế toán và báo cáo tài chính, cũng như các luật và quy tắc về tài chính và đầu tư…)

+ Giám Sát Vĩ Mô: Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và đánh giá những yếu tố vĩ mô có thể ảnh hưởng đến tài chính ( lạm phát, lãi suất, tỷ giá hối đoái và chính sách tài khóa, kinh tế thị trường, chính sách quốc gia…) >> Qua đó nhà quản lý dự đoán và kịp thời ứng biến trước những biến động trong môi trường kinh doanh.

+ Rủi Ro và An Toàn Tài Chính: Để bảo vệ tài sản và nguồn vốn, doanh nghiệp cần phát triển chiến lược đối phó với các rủi ro tài chính (xây dựng dự trữ tài chính, đánh giá rủi ro và mua bảo hiểm thích hợp…)

– Kiểm Soát Tài Chính Trung Gian:

+ Cơ Sở Pháp Lý và Cơ Chế Vận Hành: Doanh nghiệp cần nắm vững quy định và cơ chế vận hành của thị trường tài chính Việt Nam >> Tối ưu hóa quản lý tài chính và đầu tư thông qua các tổ chức tài chính trung gian như ngân hàng, công ty chứng khoán và quỹ đầu tư.

+ Quốc Tế Hóa: Doanh nghiệp nên học hỏi từ các quốc gia khác về cách họ thực hiện kiểm soát và giám sát tài chính trung gian (ví dụ: Mô hình giám sát thể chế, giám sát chức năng, giám sát lưỡng đỉnh, giám sát hợp nhất, ..) >> Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng và tìm ra phương pháp hiệu quả và phù hợp nhất với chính sách quản lý tài chính của mình.

– Kiểm Soát Tài Chính Doanh Nghiệp và Phát Triển Giá Trị:

+ Kiểm Soát Tài Chính Trong Giao Dịch: Doanh nghiệp cần xác định và thực hiện các biện pháp kiểm soát tài chính trong quá trình mua bán, sáp nhập và tái cơ cấu tài chính (đánh giá rủi ro, thực hiện kiểm tra tài chính cẩn thận và đảm bảo rằng các giao dịch này thực sự tạo ra giá trị cho công ty…)

+ Làm Lành Mạnh Hóa Doanh Nghiệp: Để tối đa hóa giá trị doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp làm lành mạnh hóa (gồm tối ưu hóa cơ cấu vốn, cải thiện quản lý tài chính và tăng cường khả năng sinh lời…)

Như vậy, thông qua bài viết trên TACA mang đến cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát và giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thực sự xây dựng được một chính sách kiểm soát tài chính phù hợp và áp dụng được ngay trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, bạn cần dựa vào mục tiêu – chiến lược – mô hình và quy mô kinh doanh của mình. Điều này đòi hỏi nhà chiến lược cần có nền tảng kỹ năng – chuyên môn và am hiểu sâu sắc thị trường + đối thủ cạnh tranh và tình hình nội bộ doanh nghiệp để có thể đưa ra quyết định sát nhất, thực tế nhất với nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp. Hoặc doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn cấp cao của các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực này nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt hiệu quả tối ưu nhất có thể.

Tận dụng 3 NGUỒN SỨC MẠNH: CHUYÊN MÔN – KINH NGHIỆM và CÔNG NGHỆ và 4 key chính bao gồm: Quản trị tài chính – Quản trị dòng tiền – Xây dựng chiến lược tài chính kinh doanh – Phân tích dự án đầu tư >> TACA tự hào là một trong các đơn vị hàng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng, tối ưu hệ thống nội bộ và kiểm soát tài chính tối ưu nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất cho mọi doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Để trở thành, đơn vị tiếp theo được thừa hưởng nền tảng vững chắc về chuyên môn – kinh nghiệm – công nghệ giúp phát hiện và kịp thời xử lý các rủi ro, gian lận, thất thoát, sự bất hợp lý trong hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát tài chính. Đồng thời, tăng năng suất lao động, giảm sức người, tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng cơ hội mở rộng kinh doanh. TACA gửi đến bạn đọc dịch vụ thiết thực dưới đây:

Nếu doanh nghiệp bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 trên Webiste chính thức của TACA.

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.