INCOTERMS – Những lưu ý “cốt lõi” giúp doanh nghiệp lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp nhất

Incoterms (International Commercial Tems) được biết đến là một bộ quy tắc thương mại quốc tế được công nhận bởi Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới bao gồm 11 điều khoản quy định những quy tắc có liên quan đến giá cả, trách nhiệm của các bên. Tuy nhiên, Incoterms không phải là luật và chỉ đề cập đến các vấn đề chung chung cũng như có thể thay đổi linh động tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, TACA gửi đến bạn đọc bài viết dưới đây nhằm nêu bật những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp phòng tránh mọi rủi ro tiềm ẩn và tối ưu lợi ích mà incoterms mang lại trong quá trình đàm phán, thương lượng hoặc ký kết hợp đồng thương mại quốc tế.

Những lưu ý “cốt lõi” giúp doanh nghiệp lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp nhất

Hiện nay nhiều doanh nghiệp không quá bận tâm đến các điều khoản Incoterms mà ưu tiên sử dụng các điều khoản quen thuộc hoặc dựa trên sự tư vấn của các đơn vị chuyên chở (logistics, hãng tàu,…). Tuy nhiên, điều này lại mang đến nhiều rủi ro tiềm ẩn và bất lợi cho doanh nghiệp, thậm trí chỉ cần để tâm 1 chút doanh nghiệp có thể thu lợi “lớn” từ việc đàm phán điều khoản incoterms phù hợp, qua đó vừa giúp doanh nghiệp thu lợi nhuận cao, vừa đảm bảo kiểm soát rủi ro hàng hòa, vừa gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Để làm được điều đó, mỗi doanh nghiệp cần ‘nằm lòng’ 2 điểm mấu chốt sau:

– Thứ nhất: Lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp với tiêu chí của doanh nghiệp

– Thứ hai: Lựa chọn điều kiện Incoterms dựa theo yếu tố ảnh hưởng

Để đi sâu vào từng điểm lưu ý cốt lõi trên, TACA gửi đến quý doanh nghiệp bức tranh tổng quan bao gồm cả yếu tố vi mô, vĩ mô, các tiêu trí và lỗi sai cần tránh giúp doanh nghiệp dễ dàng ra quyết định lựa chọn điều kiện incoterms phù hợp nhất:

Thứ nhất: Lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp với tiêu chí của doanh nghiệp

Để làm tốt điều này, mỗi doanh nghiệp trước khi lựa chọn điều kiện Incoterms cần tự trả lời câu hỏi:

“Doanh nghiệp bạn đang lựa chọn điều kiện Incoterms dựa trên những tiêu chí nào?” 

Doanh nghiệp bạn muốn lựa chọn điều kiện Incoterms dựa theo phương thức vận tải sử dụng?

Trên thực tế, tùy theo phương thức vận tải sử dụng mà doanh nghiệp sẽ có sự lựa chọn điều kiện Incoterm tối ưu riêng. Cụ thể:

+ Đối với phương thức vận tải bằng đường biển/ đường thủy nội địa: đương nhiên sự lựa chọn thích hợp nhất là khi doanh nghiệp áp dụng điều kiện FAS, FOB, CFS, CIF.

Ký hiệu điều kiện	Cụm từ	Ý nghĩa
FAS	Free Alongside Ship	Giao dọc mạn tàu
FOB	Free On Board	Giao lên tàu
CFR	Cost and Freight	Tiền hàng và cước phí
CIF	Cost, Insurance and Freight	Tiền hàng, bảo hiểm và cưới phí

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp muốn giao hàng tại cảng đến (trên tàu hoặc trên cầu cảng) thì có thể lưu ý đến điều kiện DES (Giao tại Tàu) hoặc DEQ (Giao tại cầu cảng) của phiên bản Incoterms 2000. Tuy nhiên, để sử dụng 2 điều khoản này chỉ dùng khi doanh nghiệp sử dụng phương thức vận tải phải là đường biển, đường thủy nội địa hoặc vận tải đa phương thức có phương thức vận tải cuối cùng khi giao hàng phải là vận tải đường biển hoặc đường thủy nội địa.

+ Đối với phương thức vận tải khác (vận tải đường bộ, đường sắt, đường hàng không hay vận tải đa phương thức): doanh nghiệp nên lựa chọn điều kiện: EXW, FCA, CPT, CIP, DAT, DAP hay DDP.

Kí hiệu điều kiện	Cụm từ	Ý nghĩa
EXW	Ex Work	Giao tại xưởng
FCA	Free Carrier	Giao cho người chuyên chở
CPT	Carriage Paid To	Cước phí trả tới
CIP	Carriage and Insurance Paid To	Cước phí và bảo hiểm trả lời
DAP	Delivered at Place	Giao tại nơi đến
DPU	Delivery at Place Unloaded	Giao tại địa điểm đã dỡ xuống
DDP	Delivered Duty Paid	Giao hàng đã nộp thuế

Nếu các bên Lựa chọn điều kiện giao hàng DAF (Giao tại biên giới) của phiên bản Incoterms 2000, mặc dù có thể sử dụng trong vận tải đa phương thức, nhưng phương thức vận tải chở hàng tới nơi giao hàng quy định trên biên giới bắt buộc phải là vận tải đường bộ hoặc đường sắt để đảm bảo hàng được giao tại biên giới đất liền.

Bạn muốn lựa chọn điều kiện giao hàng dựa theo điểm giao hàng?

Lúc này, giả sử bạn là bên mua thì câu hỏi đặt ra là ‘cụ thể’ thì bạn muốn giao hàng tại đâu?

– Nếu câu trả lời là:

+ Điểm giao hàng tại cơ sở bên bán: Doanh nghiệp nên sử dụng EXW hoặc FCA

+ Điểm giao nằm ngoài cơ sở của doanh nghiệp xuất khẩu: Doanh nghiệp nên sử dụng FCA, CPT hoặc CIP.

+ Điểm giao hàng nằm trên biên giới đất liền: Doanh nghiệp có thể sử dụng DAF (Incoterms 2000) hoặc DAP, DAT hay DDP.

+ Điểm giao hàng chung chung (cảng đến, hoặc không tại cơ sở của doanh nghiệp nhập khẩu): Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng nhóm D.

– Trong vận tải đường biển hay đường thủy nội địa:

+ Điểm giao hàng trên cầu cảng hoặc trên xà lan ngay sát mạn tàu tại cảng bốc hàng: Cách duy nhất thích hợp là doanh nghiệp sử dụng FAS.

+ Điểm giao hàng nằm trên tàu tại cảng bốc hàng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn điều kiện giao hàng FOB, CFR hoặc CIF (tùy thuộc vào việc doanh nghiệp xuất khẩu có chịu cước phí vận chuyển và bảo hiểm đường biển hay không).

* Khi doanh nghiệp xuất khẩu giao hàng tại cảng đến:

+ Nếu điểm giao hàng tại tàu thì sử dụng DES (Incoterm 2000) hoặc DAP,

+ Nếu điểm giao hàng tại cầu cảng thì dùng DEQ (Incoterms 2000) hoặc điều kiện DAT.

– Ngay cả trong những trường hợp hàng được giao tại cảng đến, nhưng điểm giao hàng không phải là trên tàu hoặc trên cầu cảng (có thể là kho, bãi của cảng đến) thì DES hoặc DEQ của Incoterms 2000 không thích hợp mà phải sử dụng DAT, DAP hoặc DDP, tùy thuộc vào việc hàng hóa đã được dỡ và thông quan nhập khẩu hay chưa.

Doanh nghiệp bạn muốn lựa chọn điều kiện Incoterms dựa theo phân chia rủi ro và chi phí giữa doanh nghiệp nhập khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu?

– Ở bước này tùy thuộc rất nhiều vào mong muốn, kinh nghiệm, mục đích của doanh nghiệp mà bạn có thể đưa ra các quyết định cho phù hợp.

+ Nếu bên xuất khẩu không muốn chịu rủi ro và chi phí liên quan đến hàng hóa trong quá trình chuyên chở, bên xuất khẩu sẽ sử dụng các nhóm E và F.

+ Ngược lại, nếu người mua không muốn chịu rủi ro và chi phí liên quan đến hàng hóa trong quá trình chuyên chở, người mua sẽ sử dụng nhóm D.

+ Trong trường hợp bên xuất khẩu chấp nhận chịu chi phí nhưng không muốn chịu rủi ro liên quan đến hàng hóa trong quá trình chuyên chở, nhóm C là thích hợp.

– Trong vận tải đường biển hoặc đường thủy:

+ Nếu hàng hóa được vận chuyển theo các tuyến tàu chợ, chi phí bốc và dỡ hàng đã được đưa vào cước phí, do đó sử dụng FAS phù hợp hơn FOB, sử dụng DAT phù hợp hơn DAP.

+ Còn nếu hàng được vận chuyển theo các hợp đồng thuê tàu chuyển, việc lựa chọn điều kiện giao hàng FAS hay FOB (hoặc DAT hay DAP) phụ thuộc vào chi phí bốc hàng (hoặc dỡ hàng) do bên nào chịu.

Doanh nghiệp bạn muốn lựa chọn điều kiện Incoterms dựa theo mức độ cạnh tranh mua hoặc bán hàng hóa?

– Khi xuất khẩu sang những thị trường có sự cạnh tranh cao, sử dụng nhóm C hay nhóm D để chào hàng sẽ tạo ra sức cạnh tranh cao hơn so với nhóm E hay F.

– Ngược lại, khi nhập khẩu hàng từ những thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, sử dụng nhóm E hay nhóm F để đặt hàng lại tạo ra sức cạnh tranh hơn so với nhóm C hay nhóm D.

>> Nói cách khác, những đơn chào bán hàng thể hiện nghĩa vụ của bên xuất khẩu cao hơn, những đơn đặt mua hàng hể hiện nghĩa vụ của người mua cao hơn sẽ tạo ra sức cạnh tranh cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

Doanh nghiệp bạn muốn lựa chọn điều kiện Incoterms dựa theo khả năng thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm?

– Nếu doanh nghiệp xuất khẩu có khả năng thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, nên tận dụng khả năng này bằng việc lựa chọn điều kiện giao hàng CIF, CIP hoặc nhóm D để bán hàng.

– Khi người mua có khả năng thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, có thể tận dụng khả năng này qua việc sử dụng nhóm E, F hoặc CFR, CPT để mua hàng.

Doanh nghiệp bạn muốn lựa chọn điều kiện Incoterms dựa theo xu hướng biến động cước phí/phí bảo hiểm trên thị trường?

– Khi dự đoán giá cước phí (hoặc phí bảo hiểm) trên thị trường vận tải (hoặc bảo hiểm) có xu hướng tăng, nên sử dụng các điều kiện theo đó quyền thuê phương tiện vận tải/mua bảo hiểm thuộc phía bên kia để tránh thiệt hại về sự biến động cước phí/phí bảo hiểm giữa thời điểm ký hợp đồng mua bán và thời điểm ký hợp đồng chuyên chở/mua bảo hiểm.

Doanh nghiệp bạn có đang dựa theo tình hình chính trị, xã hội tại các khu vực trong hành trình vận chuyển hàng hóa để lựa chọn điều kiện Incoterms?

Những khu vực trong hành trình mà hàng hóa được vận chuyển qua có thể có tình hình chính trị, xã hội rất phức tạp như cướp biển, bạo động, trộm cắp, nội chiến,… Trong những trường hợp đó, nên sử dụng những điều kiện mà theo đó bên kia phải chịu rủi ro trong hành trình chẳng hạn:

+ Nếu doanh nghiệp bạn là bên bán: nên chọn điều kiện nhóm E, F, C

+ Nếu doanh nghiệp bạn là bên mua: nên chọn điều kiện theo nhóm D.

Doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc về quy định/ thủ tục thông quan để quyết định lựa chọn?

– Nếu doanh nghiệp là bên mua và nhận thấy mình không có thế mạnh / không có đủ kinh nghiệp/ không chắc chắn về khả năng xử lý phát sinh tại khâu thông quan tại nước bên bán thì doanh nghiệp không nên sử dụng điều kiện EXW. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên sử dụng FCA ghi kèm điều kiện bên xuất khẩu chịu trách nhiệm và chi phí bốc hàng lên phương tiện vận tải tại cơ sở của bên bán.

– Ngược lại, nếu doanh nghiệp bạn là bên bán và bạn nhận thấy mình không có thế mạnh / không có đủ kinh nghiệp/ không chắc chắn về khả năng xử lý phát sinh tại khâu thông quan tại nước bên mua thì doanh nghiệp không nên sử dụng DDP mà nên sử dụng DAP hoặc DAT.

Doanh nghiệp lưu tâm đến các quy định và hướng dẫn của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu để đưa ra quyết định lựa chọn?

Thực tế, tùy từng quốc gia sẽ có những quy định/ hướng dẫn các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng các điều kiện thương mại theo hướng tạo điều kiện thuận lợi cho ngành bảo hiểm và vận tải trong nước họ phát triển.

– Xét trên quy định về bảo hiểm: Nhiều quốc gia quy định tất cả các hàng hóa nhập khẩu vào quốc gia này đều phải mua bảo hiểm tại công ty bảo hiểm trong nước, khi đó nhà nhập khẩu của nước này buộc phải nhập khẩu hàng theo các nhóm E, F hoặc CFR, CPT để giành quyền mua bảo hiểm về mình.

– Xét trên quyền vận tải: Thông thường, chính phủ các quốc gia có thể đã ký các hiệp định hàng hải thương mại song phương. Nội dung của hiệp định bao gồm nhiều vấn đề, trong đó có một vấn đề quan trọng là xác định công thức phân chia hàng hóa vận chuyển. Theo công thức này thì không có sự tham gia của đội tàu thứ ba vào việc vận chuyển hàng hóa ngoại thương giữa hai nước ký hiệp định. Trong trường hợp mua bán với những nước có ký hiệp định thương mại hàng hải như vậy, việc giành quyền vận tải phụ thuộc vào công thức phân chia đã thỏa thuận trong hiệp định.

Thứ hai: Lựa chọn điều kiện Incoterms dựa theo yếu tố ảnh hưởng

Nhiều doanh nghiệp có thói quen chỉ sử dụng một vài quy tắc nhất định (như xuất khẩu thì chỉ sử dụng FOB, khi nhập khẩu thì chỉ sử dụng CIF). Trong khi Incoterms đưa ra rất nhiều quy tắc cho các bên lựa chọn, Incoterms 2020 có 11 quy tắc, giúp doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn để chọn ra điều kiện incoterms phù hợp nhất để giải thích điều kiện thương mại tương ứng. Thông thường, để chọn được điều kiện phù hợp nhất với lô hàng sắp tới, doanh nghiệp cần xem xét dựa trên nhiều yếu tốt khác nhau (yêu tố bên trong – yếu tố bên ngoài) như:

• Các yếu tố bên ngoài bao gồm: Quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền; Phương thức vận tải; Giao hàng và di chuyển rủi ro; Tình hình thị trường; Rủi ro trong hành trình …
• Các yếu tố bên trong bao gồm: Khả năng của doanh nghiệp; Phương thức giao dịch; Điều kiện trong hợp đồng mua bán …

Đối với các yếu tố bên ngoài

Liên quan đến: Quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền

Trong trường hợp doanh nghiệp bạn xuất/ nhập khẩu vào quốc gia có các chính sách, quy định, hướng dẫn các doanh nghiệp sử dụng điều kiện thương mại theo hướng tạo điều kiện thuận lợi cho bảo hiểm và vận tải nước sở tại.

>> Doanh nghiệp lưu ý:

+ Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ bắt buộc hoặc nên xuất khẩu theo nhóm C và D

+ Các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa theo các điều kiện nhóm E, F hoặc các điều kiện CFR, CPT để giành quyền thuê phương tiện vận tải hoặc mua bảo hiểm về mình.

Ví dụ: Algeria có quy định hàng nhập khẩu phải được chuyên chở và bảo hiểm bởi các doanh nghiệp của họ. Do đó, để xuất khẩu hàng vào Algeria, chỉ có thể sử dụng các quy tắc nhóm F hoặc sử dụng các quy tắc nhóm C với điều kiện phải thuê hãng vận chuyển và mua bảo hiểm tại công ty bảo hiểm của Algeria.

Liên quan đến: Phương thức vận tải

Trong thực tế, rất nhiều trường hợp doanh nghiệp sử dụng một điều kiện thương mại dành cho vận tải biển cho phương thức vận tải không phải đường biển mặc dù: “Kể từ Incoterms 2010, ICC đã nỗ lực để tránh trường hợp lựa chọn không chính xác này bằng cách trình bày các điều kiện theo hai nhóm, một nhóm dành cho bất kỳ hoặc tất cả các phương thức vận tải nào là một nhóm cho vận tải đường biển và đường thủy nội địa. Sự phân chia nhóm này tiếp tục được giữ lại trong Incoterms 2020 để nhấn mạnh việc sử dụng quy tắc phù hợp với phương thức vận tải.”

>> Doanh nghiệp lưu ý:

– Nhóm đầu tiên: Doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn 1 trong 7 điều kiện incoterms trong nhóm này do điều kiện nhóm đầu tiên này có thể là 1 hay đa phương thức tham gia và không phân biệt phương thức vận tải nào.

– Nhóm D: Doanh nghiệp sử dụng điều kiện incoterms trong nhóm này nếu phương tiện vận tải là đường biển/ đa phương thức (kết thúc là vận tải đường biển/ thủy nội địa để đảm bảo hàng hóa có thể được giao tại cảng đến (trên tàu hoặc trên cầu cảng).

– Nhóm thứ hai: gồm 4 “điều khoản xanh” gồm FAS, FOB và CFR, CIF. Doanh nghiệp chỉ sử dụng điều kiện này khi sử dụng vận tải đường biển/ đường thủy nội địa. Bên cạnh đó, các điều kiệu này cũng rất phổ biến đối với hàng container chuyên chở đường biển/ đường hàng không.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường bị yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến điều kiện FOB, CFR hay CIF khi làm thủ tục mở LC tại ngân hàng, mua bảo hiểm hay khai báo hải quan thì mới được tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Sử dụng FCA, CPT, CIP thay cho FAS hoặc FOB, CFR, CIF khi hàng vận chuyển bằng trong container hoặc bằng phương thức vận tải phi hàng hải.

– Trong một số trường hợp, doanh nghiệp nên sử dụng FCA, CPT và CIP, CIP thay thế cho FAS hoặc FOB, CFR và CIF sẽ thích hợp hơn. Điều này được minh chứng thông qua sự “Lặp lại” trong incoterms qua các thời kỳ:

• Incoterms 1990, ICC đã lưu ý rằng, khi lan can tàu không giữ một vai trò thực tế nào như trong trường hợp vận chuyển bằng container hoặc Ro/Ro, nên sử dụng FCA, CPT, và CIP thay cho FOB, CFR và CIF.
• Incoterms 2000, cũng lưu ý như vậy nếu các bên không có ý định giao hàng qua lan can tàu.
• Trong phần Hướng dẫn sử dụng (Guidance Notes) của Incoterms 2010 và Chú giải cho người sử dụng (Explanatory Notes for the Users) của Incoterms 2020 khẳng định khi hàng được đóng trong container, có đặc thù là bên xuất khẩu phải giao hàng cho đơn vị chuyên chở tại điểm tập kết (CY hoặc CFS) trước khi giao cho đơn vị chuyên chở bằng tàu biển, chứ không phải dọc mạn tàu hay trên tàu tại cảng bốc hàng.

– Nhiều doanh nghiệp cho rằng, nếu một điều kiện thương mại phù hợp cho vận tải biển thì nó cũng phù hợp cho các phương thức vận tải khác. Điều này là sai lầm! Đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng các điều kiện FAS, FOB, CFR hay CIF trong những trường hợp hàng được vận chuyển bằng container, Ro/Ro trong đường biển/các phương thức vận tải khác (nơi giao hàng không phải dọc mạn/ trên tàu) => sẽ phát sinh những rắc rối nhất định.

Liên quan đến: Giao hàng và di chuyển rủi ro

– Khi hàng hóa được giao từ doanh nghiệp xuất khẩu cho đơn vị chuyên chở tại điểm tập kết (CY hoặc CFS), rủi ro liên quan đến hàng hóa chuyển sang đơn vị chuyên chở và họ sẽ là đơn vị đảm nhiệm việc tiếp tục vận chuyển hàng ra tàu do đơn vị chuyên chở đảm nhiệm.

• Nếu sử dụng các điều kiện FCA, CPT, CIP: doanh nghiệp xuất khẩu có thể chứng minh việc giao hàng đúng hạn bằng việc xuất trình biên lai nhận hàng để vận chuyển (received for shipment) tại điểm tập kết (CY hoặc CFS). Ngay cả khi hàng hóa được chuyển đến tàu vào ngày tiếp theo, việc giao hàng vẫn được xem xét là đúng hạn.
• Nếu sử dụng các điều kiện FAS hoặc FOB, CFR hoặc CIF: doanh nghiệp nhập khẩu vẫn phải chịu trách nhiệm về hàng hóa cho đến khi hàng được đặt dọc mạn tàu hoặc trên tàu tại cảng. Nếu xảy ra mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa sau khi hàng đã được giao tại CY hoặc CFS, việc xác định thời điểm xảy ra rủi ro trở nên khó khăn.

– Trong trường hợp vận chuyển theo phương thức Ro-Ro hoặc tương tự, thời điểm đặt hàng dọc mạn tàu hoặc trên tàu tại cảng không còn là điểm quan trọng để xác định rủi ro. Thay vào đó, điểm tập kết hàng hóa ở nơi địa phương, nơi hàng hóa được xếp vào các phương tiện vận chuyển, trở thành điểm quyết định về phân chia rủi ro.

Liên quan đến: Bảo hiểm hàng hóa

Những rắc rối liên quan đến bảo hiểm thường nảy sinh khi điểm giao hàng không phải là dọc mạn tàu hay trên tàu và doanh nghiệp bạn lựa chọn điều kiện FAS/ FOB/ CFR chứ không phải là FCA/ CPT.

Trong trường hợp này cả bên bán và bên mua thường không cần đến bảo hiểm hàng hóa, tuy nhiên:

– Nếu sử dụng FAS hay FOB và CFR: doanh nghiệp xuất khẩu vẫn phải chịu rủi ro ngay cả sau khi hàng hóa đã được giao cho đơn vị chuyên chở tại điểm nhận hàng của người chuyên chở. Trong trường hợp này, nếu hàng bị tổn thất trong quá trình vận chuyển từ kho ra tàu, bên bán cũng vẫn không được công ty bảo hiểm bồi thường vì hai lý do:

• Thứ nhất, doanh nghiệp xuất khẩu không phải là người ký hợp đồng bảo hiểm
• Thứ hai, doanh nghiệp nhập khẩu không có lợi ích nào cần phải được bảo hiểm trước khi hàng hóa được giao dọc mạn tàu hoặc trên tàu tại cảng bốc hàng.

– Cách tốt nhất để bảo vệ bên bán trong trường hợp này, là bạn nên có hợp đồng “bảo hiểm bao“, hay bạn đã mua bảo hiểm để bảo vệ hàng hóa trong trường hợp rủi ro xảy ra sau khi bạn đã giao hàng tại cảng.

>> Doanh nghiệp lưu ý: 

– Doanh nghiệp cần nắm rõ trách nhiệm và rủi ro trong quá trình vận chuyển để đưa vào quá trình đàm phán và lựa chọn điều kiện incoterms:

+ Với điều kiện Incoterms FAS, FOB và CFR: doanh nghiệp xuất khẩu phải chịu rủi ro ngay cả sau khi hàng hóa đã được giao cho đơn vị chuyên chở tại điểm nhận hàng của đơn vị chuyên chở:

• Doanh nghiệp xuất khẩu nên có “bảo hiểm bao” để bảo vệ hàng háo trong trường hợp rủi ro xảy ra khi doanh nghiệp đã giao hàng tại cảng.
• Doanh nghiệp nhập khẩu thường không cần mua bảo hiểm cho hàng hóa trước khi chúng đến cảng bốc hàng, vì họ không chịu rủi ro trong giai đoạn này.

+ Với điều kiện Incoterms FCA hoặc CPT:

• Doanh nghiệp xuất khẩu sẽ hưởng ưu thế về chi phí và quản lý rủi ro
• Doanh nghiệp nhập khẩu cần xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo rằng họ đã bảo vệ được mình trong quá trình vận chuyển và đảm bảo rằng hàng hóa đến đích một cách an toàn và không bị tổn thất…

Liên quan đến: Tình hình thị trường

>> Doanh nghiệp lưu ý, đối với thị trường hàng hóa:

• Khi doanh nghiệp xuất khẩu sang thị trường có sự cạnh tranh cao nên sử dụng các điều kiện nhóm C hay nhóm D để chào hàng sẽ tạo ra sức cạnh tranh cao hơn so với nhóm E hay nhóm F.
• Khi doanh nghiệp nhập khẩu từ những thị trường có sự cạnh tranh cao nên sử dụng các điều kiện nhóm E hay nhóm F để đặt mua hàng lại tạo ra sức cạnh tranh hơn so với nhóm C hay nhóm D.

Doanh nghiệp có thể dùng incoterms như 1 công cụ “hữu hiệu” để nâng tầm vị thế cạnh tranh trên thị trường thông qua việc áp dụng quy tắc: “Những đơn chào bán hàng sử dụng những điều kiện thể hiện nghĩa vụ của bên bán cao hơn, những đơn đặt mua hàng sử dụng những điều kiện thể hiện nghĩa vụ của bên mua cao hơn.”

– Doanh nghiệp lưu ý, đối với thị trường vận tải, bảo hiểm:

Việc doanh nghiệp lựa chọn điều khoản incoterms tương tự như việc “lướt sóng” trên thị trường vận tải, bảo hiểm. Tức là, nếu dự đoán giá sẽ giảm thì nên bán, còn dự đoán giá sẽ tăng thì nên mua.

+ Khi doanh nghiệp nhận định “cước phí” vận tải/bảo hiểm trên thị trường đang có xu hướng giảm, doanh nghiệp nên “bán” những dịch vụ này cho đối tác. Tức là: doanh nghiệp thuê phương tiện vận tải & mua bảo hiểm để thu lợi nhuận từ sự biến động cước phí vận tải + bảo hiểm giữa thời điểm ký hợp đồng mua bán và thời điểm ký hợp đồng chuyên chở hoặc bảo hiểm.

+ Khi doanh nghiệp nhận định “cước phí” vận tải/bảo hiểm trên thị trường đang có xu hướng tăng, doanh nghiệp nên “mua” những dịch vụ này từ đối tác. Tức là: doanh nghiệp đối tác cung cấp phương tiện vận tải & mua bảo hiểm để tránh thiệt hại về sự biến động cước phí vận tải + bảo hiểm giữa thời điểm ký hợp đồng mua bán và thời điểm ký hợp đồng chuyên chở hoặc mua bảo hiểm.

+ Khi doanh nghiệp nhận định “cước phí” vận tải/bảo hiểm trên thị trường đang có xu hướng ổn định, doanh nghiệp nên “bán” những dịch vụ này cho đối tác. Doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi khi làm chủ quá trình mua bảo hiểm và chịu phí vận chuyển tao nguyên tắc “mua si bán lẻ”. Tức là: doanh nghiệp bạn đang hưởng lợi từ mức giá “sỉ” khi vận chuyển thường xuyên & số lượng lớn với 1 đơn vị chuyên chở (logistics, hãng tàu..); đồng thời điều này cũng tạo nhiều lợi ích cho cả quốc gia và doanh nghiệp của bạn.

Minh chứng điển hình: Trong cuộc giao dịch giữa doanh nghiệp xuất khẩu ở Sudan và doanh nghiệp nhập khẩu ở Đức mặt hàng đậu phộng. Trong lúc giao hàng đã xảy ra chiến tranh giữa Ai Cập Và Israel nên kênh đào Suez đã bị đóng, hàng hóa phải vận chuyển vòng quanh Mũi Hảo Vọng, lúc này:

• Do đã kí hợp đồng theo điều kiện CIF Bamburg nên bên bán ở Sudan phải chịu chi phí vận chuyển và phí bảo hiểm tăng cao. Dẫn đến việc chịu bồi thường vì không thực hiện được hợp đồng.
• Nếu bên bán chọn điều kiện FOB thì đã không phải chịu rủi ro do tăng chi phí vận chuyển và bảo hiểm. (Tham khảo tranh chấp tại Chương 4 mục II.6)

Liên quan đến: Rủi ro trong hành trình 

– Doanh nghiệp nên lựa chọn những điều kiện incoterms theo đó mình tránh được rủi ro trong suốt hành trình vận chuyển qua quốc gia có tình hình chính trị, xã hội rất phức tạp như cướp biển, bạo động, trộm cắp,… , chẳng hạn như:

• Doanh nghiệp xuất khẩu theo nhóm E, F, C
• Doanh nghiệp nhập khẩu theo nhóm D.

– Trong trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu muốn chọn điều kiện incoterms nhóm D, doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm cho những rủi ro về mất mát/ hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, doanh nghiệp xuất khẩu phải chịu trách nhiệm và nghĩa vụ giao hàng cho đối tác theo hợp đồng mua bán nếu xảy ra mất mát/ hư hỏng.

>> Để xử lý rủi ro phát sinh, doanh nghiệp có thể dựa vào luật áp dụng hoặc theo các điều kiện về sự kiện bất khả kháng trong hợp đồng. Bên cạnh đó, một số hợp đồng, bên bán sử dụng điều kiện “no arrival, no sale” (không đến, không bán) để tránh nghĩa vụ giao hàng thay thế trong trường hợp hàng hoá không đến được nơi đến. Tuy nhiên, tốt hơn là không nên sử dụng các cụm từ diễn đạt như vậy mà nên quy định rõ các hậu quả trong từng hợp đồng cụ thể hoặc sử dụng những mẫu hợp đồng với các điều khoản miễn trách cụ thể được áp dụng trong những tình huống đã quy định. ICC đã cung cấp các giải pháp trong một tài liệu “Điều Khoản về Bất khả kháng và Hoàn cảnh khó khăn 2003″ (ICC No. 650).

– Trách nhiệm của đơn vị chuyên chở (logistics, hãng tàu…) với những tổn thất trong quá trình vận chuyển: Mặc dù đơn vị vận chuyển có trách nghiệm đối với tổn thất trong quá trình vận chuyển, tuy nhiên trách nghiệm của họ rất hạn chế vì thế có thể doanh nghiệp xuất/ nhập khẩu sẽ không được nhận bồi thường đầy đủ dù thiệt hại do lỗi của đơn vị vận chuyển gây ra.

Do đơn vị chuyên chở, không phải chịu trách nhiệm đối với “lỗi hải vận” – tức là các lỗi trong việc điều khiển hoặc quản lý tàu. Mặc dù có một số quy định mới trong Công ước về Vận chuyển Hàng hóa bằng Đường biển của Liên hiệp quốc năm 1978 và Quy tắc Rotterdam năm 2009, nhưng chúng chỉ có hiệu lực ở một phạm vi hạn chế. Hơn nữa, đơn vị chuyên chở thường có quyền giới hạn số tiền bồi thường cụ thể.

Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

Liên quan đến: Khả năng của doanh nghiệp

– Doanh nghiệp lưu ý, đối với khả năng thuê phương tiện vận tải, bốc dỡ hàng và mua bảo hiểm

• Nếu doanh nghiệp xuất khẩu có khả năng thuê phương tiện vận tải & mua bảo hiểm thì nên lựa chọn điều kiện incoterms: CIF, CIP hoặc nhóm D. Ngoài ra, nhóm doanh nghiệp này nên tránh sử dụng DPU nếu thấy không có khả năng thu xếp việc dỡ hàng tại nơi đến.
• Nếu doanh nghiệp nhập khẩu có khả năng thuê phương tiện vận tải & mua bảo hiểm thì nên lựa chọn điều kiện incoterms: nhóm E, F. Nếu chỉ có khả năng mua bảo hiểm mà không có khả năng thuê phương tiện vận tải, lựa chọn điều kiện incoterms: CFR hoặc CPT. Ngoài ra, nhóm doanh nghiệp này nên tránh dùng EXW nếu thấy không có khả năng thu xếp việc bốc hàng tại nơi giao hàng.

– Doanh nghiệp lưu ý, đối với khả năng thông quan xuất nhập khẩu, quá cảnh

Đối với thông quan xuất nhập khẩu:

• Nếu doanh nghiệp xuất khẩu thấy mình không thể trực tiếp hoặc gián tiếp thông quan xuất khẩu cho hàng hóa tại nước nhập khẩu, doanh nghiệp không nên lựa chọn điều kiện incoterms DDP.
• Nếu doanh nghiệp nhập khẩu thấy mình không thể trực tiếp hoặc gián tiếp thông quan xuất khẩu cho hàng hóa tại nước xuất khẩu, doanh nghiệp không nên lựa chọn điều kiện incoterms EXW.

Đối với thủ tục thông quan quá cảnh:

• Nếu doanh nghiệp xuất khẩu thấy mình không có khả năng thông quan quá cảnh, doanh nghiệp nên lựa chọn điều kiện incoterms nhóm: E, F, C
• Nếu doanh nghiệp nhập khẩu thấy mình không có khả năng thông quan quá cảnh, doanh nghiệp nên lựa chọn điều kiện incoterms nhóm: D

Liên quan đến: Phương thức giao dịch

Một số phương thức giao dịch đặc biệt có thể ảnh hưởng tới việc doanh nghiệp lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp. Các phương thức giao dịch được TACA xem xét ở đây gồm: buôn bán đối ứng, tái xuất khẩu và gia công; đấu giá và đấu thầu.

– Doanh nghiệp lưu ý, đối với doanh nghiệp buôn bán đối ứng: 

Trong buôn bán đối ứng, hình thức phổ biến được sử dụng là đổi hàng (Barter), theo đó hai bên trao đổi hàng hóa cho nhau có giá trị tương đương. Một trong những yêu cầu trong buôn bán đối ứng là phải có sự cân bằng về giá trị của hàng hóa trao đổi. Nếu một bên giao hàng của mình là loại hàng tồn kho khó bán thì bên kia cũng giao cùng loại hàng như vậy.Ngược lại, nếu hàng của một bên là loại quý hiếm khó mua thì loại hàng của bên kia cũng là loại tương ứng.

Nếu hai bên trao đổi cho nhau những hàng hóa thuộc loại tồn kho khó bán, bên sử dụng điều kiện thương mại với nghĩa vụ của doanh nghiệp xuất khẩu ít hơn (chẳng hạn như FOB) sẽ bán được nhiều hàng hơn so với bên sử dụng điều kiện thương mại và nghĩa vụ của doanh nghiệp xuất khẩu lớn hơn (chẳng hạn như CIF).Ngược lại, nếu hai bên trao đổi cho nhau những hàng hóa thuộc loại quý hiếm khó mua, bên sử dụng điều kiện thương mại với nghĩa vụ của bên bán ít hơn (chẳng hạn như FOB)sẽ mua được ít hàng hơn so với bên sử dụng điều kiện thương mại với nghĩa vụ của bên bán lớn hơn (chẳng hạn như CIF).Đương nhiên, với loại hàng tồn kho khó bán các bên muốn bán được số lượng càng nhiều càng tốt và chỉ muốn mua với số lượng càng ít càng tốt, trong khi đó, với loại hàng quý hiếm khó mua các bên muốn bán được số lượng càng nhiều càng tốt và muốn mua được số lượng càng nhiều càng tốt.

– Doanh nghiệp lưu ý, đối với  doanh nghiệp tái xuất khẩu và gia công:

Trong phương thức tái xuất khẩu và gia công, bên tái xuất khẩu và bên giao gia công cũng như bên nhận gia công đều phải thực hiện hai giao dịch. Nếu họ giành được quyền vận tải và bảo hiểm trong cả hai giao dịch sẽ có thuận lợi về cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm ưu đãi khi ký hợp đồng với cùng một hãng vận chuyển và cùng một công ty bảo hiểm.

Đối với tái xuất khẩu, bên tái xuất khẩu nếu giành được quyền vận tải và bảo hiểm có thể lựa chọn cách thức vận chuyển thẳng từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu mà không cần chuyên chở hàng về nước mình rồi mới chuyên chở đến nước nhập khẩu. Ví dụ như họ nhập khẩu hàng theo điều kiện FOB và xuất khẩu hàng theo điều kiện DAP. Cách làm này không chỉ giúp cho bên tái xuất khẩu tiết kiệm đáng kể chi phí giao nhận, vận chuyển, bảo hiểm mà còn rút ngắn thời gian trong hành trình của hàng hóa, nhờ vậy cũng giảm được rủi ro trong hành trình.

– Doanh nghiệp lưu ý, đối với doanh nghiệp đấu giá và đấu thầu

Trong đấu giá, sẽ có sự cạnh tranh giữa những doanh nghiệp nhập khẩu với nhau để mua hàng. Những bên mua cạnh tranh với nhau không chỉ thể hiện qua mức giá mà còn thể hiện qua điều kiện thương mại. Những bên mua nào đưa ra mức giá theo các điều kiện thương mại mà nghĩa vụ của họ cao hơn (ví dụ như EXW) sẽ có sức cạnh tranh cao hơn so với những doanh nghiệp nhập khẩu đưa ra mức giá theo các điều kiện thương mại với nghĩa vụ của bên mua thấp hơn (ví dụ như DDP).

Ngược lại, trong đấu thầu, nơi diễn ra sự cạnh tranh giữa những đơn vị cung cấp để bán hàng. Giá chào hàng theo các điều kiện thương mại mà nghĩa vụ của bên bán cao hơn (ví dụ như DDP) sẽ có sức cạnh tranh cao hơn so với những giá chào theo các điều kiện thương mại với nghĩa vụ của bên bán thấp hơn (ví dụ như EXW).

Liên quan đến: Điều kiện trong hợp đồng mua bán

Các điều kiện được xem xét ở đây gồm: Điều kiện giao hàng; Điều kiện thanh toán; Điều kiện kiểm tra.

– Doanh nghiệp lưu ý, đối với điều kiện giao hàng

Các bên trong hợp đồng mua bán luôn cần xác định tìm việc giao hàng thực tế sẽ diễn ra tại đâu, từ đó tránh tình trạng lựa chọn một quy tắc mà doanh nghiệp xuất khẩu vẫn phải chịu rủi ro sau khi hàng hóa đã không còn trong tầm kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp của mình.

Nếu các bên muốn địa điểm giao hàng tại cơ sở của doanh nghiệp xuất khẩu hoặc ngoài cơ sở của bên bán, có thể lựa chọn EXW,FCA, CPT hoặc CIP. Trường hợp việc giao hàng được thực hiện tại cầu cảng hoặc trên sà lan ngay sát mạn tàu tại cảng bốc hàng, quy tắc thích hợp nhất vẫn là FAS (mặc dù FCA cũng phù hợp). Khi việc giao hàng được thực hiện trên tàu cảng bốc hàng có thể lựa chọn FOB, CFR hoặc CIF (tùy thuộc vào việc doanh nghiệp xuất khẩu có trả cước phí vận chuyển và bảo hiểm đường biển hay không).

Trường hợp các bên thỏa thuận địa điểm giao hàng tại nơi đến (có thể là cảng đến, điểm tập kết hàng tại nơi đến, hoặc cơ sở của bên mua), bắt buộc phải sử dụng nhóm D. Khi bên bán giao hàng tại cảng đến, nếu điểm giao hàng trên tàu thì sử dụng DAP (hoặc DES Incoterms 2000), trên cầu cảng thì dùng DPU (hoặc DEQ Incoterms 2000).

– Doanh nghiệp lưu ý, đối với điều kiện thanh toán

Nếu các bên đã thỏa thuận về việc thanh toán trước thì khi lựa chọn Incoterms cần lựa chọn phù hợp với đặc điểm và yêu cầu của việc thanh toán. Ví dụ như các bên chọn phương thức tín dụng chứng từ để thanh toán và bộ chứng từ đòi hỏi phải có vận đơn đường biển đã bốc hàng lên tàu và đơn bảo hiểm. Quy tắc CIF là phù hợp nhất với phương thức thanh toán và yêu cầu về chứng từ như vậy.

Có trường hợp, doanh nghiệp nhập khẩu nhận bản dự thảo hợp đồng từ doanh nghiệp xuất khẩu theo điều kiện CIF, bên mua đã thương lượng với bên bán thay đổi từ điều kiện CIF thành CNF Ho Chi Minh City port. Tuy nhiên, quy định về chứng từ gửi hàng(Shipping Documents) vẫn giữ nguyên nội dung yêu cầu của Đơn bảo hiểm (Insurance Policy). Hậu quả là cả hai bên đều mua bảo hiểm cho hàng hóa.

– Doanh nghiệp lưu ý, đối với điều kiện kiểm tra

Kết quả kiểm tra hàng hóa có thể được thỏa thuận làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng của bên mua. Nếu căn cứ vào kết quả kiểm tra được thực hiện tại nơi xuất phát để thanh toán tiền hàng, có nghĩa là rủi ro về hàng hóa trong quá trình chuyên chở sẽ do bên mua chịu. Các quy tắc nhóm E, F và C phù hợp với địa điểm kiểm tra này. Ngược lại, nếu các bên thỏa thuận kết quả kiểm tra tại nơi đến sẽ là căn cứ để bên mua thanh toán tiền hàng. Khi đó các quy tắc nhóm D sẽ phù hợp vì rủi ro về hàng hóa trong hành trình do bên bán phải chịu.

Trong những ngành mua bán nhất định, phương pháp kiểm tra số lượng hàng hóa có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn Incoterms phù hợp.

Đối với những mặt hàng mà độ ẩm dễ thay đổi (như bông,len, sợi,..), phương pháp kiểm tra trọng lượng thường dựa theo độ ẩm để tính trọng lượng thương mại (trọng lượng hàng hóa được quy về độ ẩm tiêu chuẩn được quy định trong hợp đồng).

Với những mặt hàng như vậy, trọng lượng thực tế khi kiểm tra có thể chênh lệch nhiều so với trọng lượng đã được quy đổi. Trong khi đơn vị chuyên chở luôn tính cước phí vận chuyển theo trọng lượng thực tế, bên mua lại thanh toán tiền hàng theo trọng lượng đã quy đổi. Hậu quả là, bên phải trả cước vận chuyển sẽ bị thiệt hại về cước phí nếu kết quả kiểm tra thực tế lớn hơn kết quả quy đổi, và ngược lại, sẽ có lợi về cước phí nếu kết quả kiểm tra thực tế nhỏ hơn kết quả quy đổi.

Do đó, khi hợp đồng mua bán qui định phương pháp kiểm tra trọng lượng hàng theo độ ẩm, nếu dự đoán kết quả kiểm tra thực tế thấp hơn kết quả quy đổi, nên lựa chọn quy tắc giành quyền vận tải (ví dụ bán CFR), và ngược lại, nếu dự đoán kết quả kiểm tra thực tế cao hơn kết quả quy đổi, nên lựa chọn quy tắc không giành quyền vận tải (ví dụ bán FOB).

Q&A liên quan đến những lưu ý khi lựa chọn điều kiện Incoterms

Một số đặc điểm doanh nghiệp cần lưu ý của incoterms

Khi sử dụng các điều khoản trong incoterms 2020 doanh nghiệp cần lưu tâm một số lưu ý sau để tránh phụ thuộc quá nhiều vào incoterms mà quên mất việc đàm phán bổ sung để giảm thiểu tối đa mọi rủi ro có thể phát sinh như:

– Incoterms không mang tính bắt buộc: Doanh nghiệp lưu ý, Incoterms không phải là luật, nên những quy tắc đề ra không có tính chất bắt buộc, nó mang tính tập quán thương mại nhiều hơn là những luật lệ buộc phải tuân theo trong mọi trường hợp.>> Vì thế, doanh nghiệp có thể sử dụng những quy tắc trong Incoterms như những quy tắc tham khảo cho việc mua bán quốc tế.

Chỉ khi bên bán và bên mua đồng ý sử dụng quy tắc nào đó trong Incoterms và đưa vào trong bản hợp đồng mua bán, lúc đó nội dung của quy tắc áp dụng mới mang tính ràng buộc. Một khi đã được thống nhất áp dụng, các bên giao dịch phải có nghĩa vụ, trách nhiệm với những quy tắc này.

– Nhiều phiên bản Incoterms cùng tồn tại và được sử dụng, tùy theo nhu cầu doanh nghiệp: Incoterms có nhiều phiên bản, mà các phiên bản sau không phủ nhận tính hiệu lực của các phiên bản trước đó. Điều này đòi hỏi khi sử dụng Incoterms trong hoạt động thương mại quốc tế, các bạn phải nêu rõ ràng cụ thể tên phiên bản mà mình áp dụng. Có như vậy các bên liên quan mới có thể thông hiểu, đối chiếu, xác định, và cam kết trách nhiệm.

Các phiên bản của Incoterms ban hành vào các năm: 1936, 1953 (được sửa đổi vào năm 1967 và 1976), 1980, 1990, 2000, và 2010, 2020.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp quên không đề cập đến phiên bản Incoterms đang sử dụng trong quá trình làm hợp đồng. Điều này nếu không được chỉnh sửa kịp thời, thì có thể gây ra không ít rắc rối cho việc đối chiếu, xác minh tính hiệu lực của các điều khoản trong hợp đồng.

– Incoterms chỉ xác định thời điểm di chuyển rủi ro hàng hóa: Các quy tắc của Incoterms chỉ được dùng để xác định thời điểm chuyển giao rủi ro, trách nhiệm, chi phí từ người mua đến người bán.

Những nội dung khác về thời điểm chuyển quyền sở hữu hàng hóa, hay những hậu quả có thể có khi vi phạm hợp đồng đều không được đề cập đến, nghĩa là chưa được bao gồm trong Incoterms. Vì thế, ở các điều khoản khác của hợp đồng, những vấn đề này nên được thỏa thuận rõ ràng.

– Incoterm mất hiệu lực trước luật địa phương: Nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu phụ thuộc vào các quy tắc trong Incoterms mà quên mất những luật lệ của quốc gia hay vùng lãnh thổ tham gia mua bán. Do dố doanh nghiệp lưu ý rằng các điều kiện trong Incoterms có thể bị mất hiệu lực nếu trái với luật địa phương. Do đó, các bên cần nghiên cứu và phải tuân thủ luật địa phương trong quá trình thương thảo và thực hiện hợp đồng mua bán.

– Incoterms giữ nguyên bản chất điều kiện cơ sở giao hàng: Khi áp dụng các quy tắc trong Incoterms, chúng ta cần nắm rõ bản chất điều kiện cơ sở giao hàng, và cũng cần phân biệt rõ điều này với nghĩa vụ, trách nhiệm thực tế của các bên trong hợp đồng. Bởi lẽ, tùy theo vị thế mạnh yếu mà mỗi bên có thể đàm phán để tăng thêm hoặc giảm bớt quyền lợi và trách nhiệm của mình. Tuy nhiên trong quá trình thương thảo như vậy, hai bên cần đảm bảo không được làm thay đổi bản chất điều kiện cơ sở giao hàng.

– Quy tắc mang tính bao quát: Các quy tắc trong Incoterms chủ yếu hướng đến những vấn đề chung có liên quan đến việc giao hàng. Còn những vấn đề khác như giá cả hàng hóa, phương thức thanh toán, các yêu cầu về bốc dỡ hàng hóa, lưu kho… thì hoàn toàn không quy định trong Incoterms, và do đó cần được quy định cụ thể và rõ ràng trong hợp đồng.

Nếu doanh nghiệp bạn thực hiện giao dịch nội địa, thì có nên áp dụng điều kiện incoterms không?

– Trong thương mại, ít trường hợp áp dụng điều kiện incoterms vào giao dịch mua bán hàng hóa nội địa. Tuy nhiên, thực chất incoterms không chỉ được ban hành để áp dụng mua bán hàng quốc tế mà còn được áp dụng cho các hợp đồng mua bán nội địa thuần túy bằng cách dẫn chiếu trong hợp đồng. Khi Incoterms được sử dụng trong buôn bán nội địa, những quy định liên quan tới việc xuất khẩu và nhập khẩu sẽ không được áp dụng. Ngay trên trang bìa của Incoterms® 2010 và Incoterms® 2020 đều ghi rõ “CÁC QUI TẮC CỦA ICC CHO VIỆC SỬ DỤNG CÁC ĐIỀU KIỆN THƯƠNG MẠI NỘI ĐỊA VÀ QUỐC TẾ” (ICC Rules for the USE OF DOMESTIC AND INTERNATIONAL TRADE TERMS)

Doanh nghiệp có thể tối ưu sự lựa chọn điều kiện incoterms của mình khi lưu tâm đến các vấn đề sau:

• Khả năng đàm phán.
• Năng lực và kinh nghiệm vận tải, bảo hiểm, thông quan XNK.
• Phương thức vận tải lựa chọn.
• Mức độ rủi ro trên hành trình vận chuyển.
• Địa điểm giao nhận mong muốn.
• Mức độ cạnh tranh của hàng hóa .
• Các yếu tố chi phí.
• Chính sách quốc gia.
• Quy định nơi hoặc cảng càng chính xác càng tốt
• Cần nhớ rằng các điều khoản Incoterms không làm cho hợp đồng đầy đủ vì thế cần làm rõ trách nghiệm, điểm giao rủi ro, …

2 doanh nghiệp có thể tăng giảm trách nhiệm, nghĩa vụ cho nhau tùy thuộc vào vị thế mạnh (yếu) trong giao dịch. Nhưng không được làm thay đổi bản chất điều kiện cơ sở giao hàng. Việc tăng, giảm trách nhiệm, nghĩa vụ (nếu có) cần phải được cụ thể hóa trong hợp đồng mua bán

Doanh nghiệp cần thực hiện những ‘công tác’ dưới đây để đảm bảo lựa chọn điều kiện incoterms phù hợp nhất

Thứ nhất: Am tường về điều kiện incoterms đã lựa chọn để giao dịch mua bán:

– Doanh nghiệp không nhất thiết phải hiểu toàn bộ 11 điều kiện incoterms nhưng khi đã quyết định chọn 1 điều kiện incoterms làm điều kiện giao dịch thì doanh nghiệp cần thực sự hiểu rõ trách nghiệm, rủi ro, điểm chuyển giao hàng hóa, bảo hiểm… liên quan đến vận chuyển và giao hàng của điều kiện đó để tránh hiểu lầm và tranh chấp trong quá trình giao hàng.

– Do Incoterms có nhiều điều khoản và mỗi điều khoản đề cập đến các trách nhiệm và rủi ro khác nhau giữa người bán và người mua. Đảm bảo bạn hiểu rõ từng điều khoản để tránh hiểu lầm và tranh chấp trong quá trình giao hàng.

– Ví dụ: Người mua và người bán không thống nhất về nghĩa của thuật ngữ “FOB” (Free On Board). Người mua có ý định ngầm rằng người bán chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ nhà máy của họ đến cảng xuất khẩu, trong khi người bán cho rằng trách nhiệm của họ chỉ kéo dài đến khi hàng hóa được chuyển giao cho nhà vận chuyển tại cảng.

>>> Khuyến nghị:

• Tuyển chọn/ đào tạo nhân viên xuất nhập khẩu nắm vững kiến thức chuyên ngành, cung cấp cho họ tài liệu hướng dẫn, tài liệu tham khảo và liên tục cập nhật những thay đổi mới nhất từ quy định pháp luật liên quan đến incoterms;
• Thiết lập bộ phận chuyên trách hoặc ủy quyền một nhóm nhân viên có kiến thức chuyên sâu về Incoterms, vận chuyển và hải quan;
• Quản lý lịch trình tàu và hoàn thiện thủ tục hải quan theo một quy trình quản lý lịch trình chặt chẽ, hiệu quả. Áp dụng công nghệ tiên tiến, phần mềm hải quan để tiện theo dõi lịch tàu và cập nhật thông tin liên tục;
• Xây dựng hệ thống quy trình kiểm tra trước và sau khi hàng được giao nhằm đảm bảo trọn vẹn trách nhiệm hàng hóa. Đồng thời doanh nghiệp nên đàm phán hoặc chủ động mua bảo hiểm phù hợp để giảm thiểu rủi ro liên quan đến vận chuyển và giao hàng;
• Không phụ thuộc vào incoterms, doanh nghiệp nên giao dịch, thảo thuận, đàm phán kỹ lượng với đối tác thương mại về điều kiện incoterms bao gồm cả việc xác định điểm chuyển giao hàng hóa, chi phí và thời gian;
• Bên cạnh việc vận hành thì việc đáng giá và cải tiến quy trình sau mỗi lô hàng là điều tốt quan trọng giúp doanh nghiệp xác định các điểm mạnh và điểm yếu, và điều chỉnh quy trình vận hàng một cách tối ưu hiệu suất và giảm thiểu rủi ro.

Thứ 2: Lựa chọn điều kiện incoterms phù hợp với loại giao dịch và loại hàng hóa của doanh nghiệp

Do mỗi Incoterms phù hợp với một loại giao dịch và loại hàng hóa cụ thể. Đảm bảo bạn chọn đúng Incoterms phù hợp với tình huống cụ thể của bạn để tránh sự mâu thuẫn và tranh cãi sau này.

Ví dụ: Một doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa qua biên giới giữa Mỹ và Canada sử dụng điều khoản “EXW” (Ex Works), trong khi điều khoản “FCA” (Free Carrier) hoặc “DAP” (Delivered at Place) có thể phù hợp hơn. Sử dụng sai Incoterms có thể dẫn đến sự mâu thuẫn và khó khăn trong quá trình giao hàng.

>> Khuyến nghị:

• Nắm vững loại hàng hóa và yêu cầu của giao dịch (gồm khối lượng, tính chất, quy trình đóng gói và vận chuyển hàng hóa; địa điển đến/ đi..);
• So sánh các điều kiện Incoterms với các yếu tố, mục đích và thực trạng doanh nghiệp bạn để lựa chọn điều kiện incoterms phù hợp và dễ kiểm soát nhất;
• Thảo luận với đối tác thương mại để 2 bên lựa chọn được điều kiện có lợi nhất cho 2 bên;
• Xác định, đánh giá mục tiêu chi phí và rủi ro liên quan đến từng điều kiện Incoterms cả về chi phí/ bảo hiểm/ rủi ro;
• Am tường quy định pháp luật và thuế giữa 2 quốc gia để lựa chọn được điều kiện incoterms phù hợp nhất với yếu tố vĩ mô của cả 2 quốc gia;
• Tìm sự hỗ trợ từ tài liệu chính thống hoặc tìm đến sự tư vấn từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến hoặc luật sư thương mại quốc tế để kịp thời đưa ra quyết định và xử lý tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa;
• Thử nghiệm và điều chỉnh các điều kiện Incoterms sau mỗi lô hàng để có sự lựa chọn tối ưu nhất.

Thứ 3: Doanh nghiệp đưa ra điều khoản rõ ràng trong đàm phán và hợp đồng thương mại

Khi lựa chọn các điều kiện Incoterms, doanh nghiệp cần đưa ra các điều khoản rõ ràng và chi tiết. Điều khoản cần phải bao gồm các thông tin về địa điểm giao hàng, trách nhiệm và phân chia rủi ro, chi phí và các yêu cầu về bảo hiểm. Điều này giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp trong quá trình giao hàng.

Ví dụ: Bên mua và bên bán không thống nhất về điều khoản thanh toán. Bên bán cho rằng thanh toán sẽ được thực hiện trước khi hàng hóa được chuyển giao, trong khi bên mua kỳ vọng thanh toán sẽ được thực hiện sau khi hàng hóa đã được nhận và kiểm tra.

>> Khuyến nghị:

• Xác định rõ: địa điểm giao hàng, trách nhiệm, phân chia rủi ro, chi phí, điều kiện thanh toán… để đảm bảo sự thống nhất ngay từ đầu giữa doanh nghiệp và bên đối tác từ đó tạo nên 1 hợp đồng hoàn chỉnh nhất (với đầy đủ các điều kiện ràng buộc, minh bạch, rõ ràng);
• Kiểm tra và xác nhận mọi điều khoản, yêu cầu đã được đồng thuận và kí kết giữa hai bên trong hợp đồng trước khi tiến hàng giao dịch.

Thứ 4: Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định pháp luật và thuế

Khi lựa chọn các điều kiện Incoterms, doanh nghiệp cần kiểm tra các quy định pháp lý và thuế trong quốc gia của bạn và quốc gia đối tác thương mại. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng bạn tuân thủ đúng các quy định và tránh phạt hoặc vấn đề pháp lý không mong muốn.

Ví dụ: Một doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa sang một quốc gia mà có các quy định ràng buộc về xuất khẩu và thuế nhập khẩu. Tuy nhiên, họ không nắm rõ những quy định này và không chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết, dẫn đến việc hàng hóa bị tạm giữ tại cửa khẩu và phải chịu mất mát về thời gian và tiền bạc.

>> Khuyến nghị:

• Nghiên cứu quy định pháp luật và thuế (gồm các quy định về xuất khẩu, nhập khẩu, thuế quan, thuế giá trị gia tăng (VAT), và các quy định khác liên quan đến việc giao dịch quốc tế); Từ đó doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ tài liệu, chứng từ, minh chứng cần thiết để thuận lợi thông quan và tuân thủ pháp luật quy đinh;
• Xây dựng quy trình tuân thủ (gồm bộ phận/ người chịu trách nghiệm thu thập, soát xét tài liệu đảm bảo tuân thủ pháp luật;
• Hợp tác với chuyên gia hoặc luật sư thương mại quốc tế để tối ưu giải pháp xứ lý vấn đề, tối ưu thuế, khai thác triệt để lợi ích từ FTA; đồng thời các chuyên gia cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật quy định mời nhất về luật pháp và thuế quan
• Định kỳ thực hiện kiểm tra nội bộ từ quy trình, chứng từ tài liệu, chứng cứ chứng minh sự tuân thủ quy định pháp luật và thuế của doanh nghiệp bạn.

Thứ 5: Doanh nghiệp cần xác định rõ trách nhiệm vận chuyển và bảo hiểm

Incoterms 2020 chỉ định rõ trách nhiệm vận chuyển và bảo hiểm giữa người bán và người mua. Đảm bảo rằng bạn đã xác định rõ trách nhiệm và bảo hiểm cho từng phần của quá trình vận chuyển và đảm bảo được bảo hiểm đầy đủ cho hàng hóa.

>> Khuyến nghị

• Hiểu rõ điều kiện Incoterms doanh nghiệp lựa chọn để đưa vào giao dịch và kí kết hợp đồng mua bán, doanh nghiệp cần đảm bảo hiểu đúng về trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm, và các rủi ro liên quan đến hàng hóa trong suốt quá trình giao hàng;
• Thảo luận, đàm phán, ghi rõ trên hợp đồng thương mại về sự đồng thuận trong việc xác định trách nhiệm, bảo hiểm;
• Xác định thời điểm chuyển giao trách nhiệm, rủi ro và liệt kê trên hợp đông thương mại;
• Chọn bảo hiểm phù hợp dựa trên các điều khoản Incoterms và quá trình giao hàng cụ thể của doanh nghiệp;
• Kiểm soát tài liệu, thủ tục nhằm đánh giá, điều chỉnh sau mỗi lô hàng để nâng cao năng lực kiểm soát chứng từ, bảo hiểm.

Thứ 6: Doanh nghiệp cần thỏa thuận về điều kiện thanh toán

Incoterms không đề cập đến điều kiện thanh toán. Đảm bảo rằng bạn đã thỏa thuận rõ ràng về điều kiện thanh toán với đối tác thương mại của mình, đồng thời xác định rõ thời điểm thanh toán và các yêu cầu liên quan.

Để tránh các lỗi này, hãy nghiên cứu kỹ về Incoterms, tham khảo các nguồn tin cậy và thảo luận với chuyên gia hoặc luật sư thương mại quốc tế để đảm bảo quá trình sử dụng Incoterms diễn ra một cách chính xác và suôn sẻ.

>> Khuyến nghị:

• Nghiên cứu và hiểu rõ các phương thức thanh toán từ đó đưa ra ưu nhược điểm từng phương thức;
• Đàm phán với đối tác thương mại để xác định rõ thời điểm thanh toán, phương thức thanh toán (tín dụng, ngân hàng, trực tuyến, LC, TT…);
• Sử dụng mẫu hợp đồng hoặc tài liệu thỏa thuận điều kiện thanh toán để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của thỏa thuận.
• Liên tục theo dõi và đánh giá thường xuyên quá trình thanh toán để đảm bảo tính đúng thời hạn và tuân thủ các thỏa thuận đã đặt ra.

Trên đây là toàn bộ bức tranh thị trường và những gợi ý thiết thực góp phần hỗ trợ doanh nghiệp am hiểu và lưu tâm để sử dụng các điều khoản incoterm 2020 hiệu quả, góp phần giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình đàm phán, kí kết và thỏa thuận hợp đồng. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp bạn đã và đang áp dụng incoterms trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại, hoặc bạn đang ‘loay hoay’ tìm kiếm giải pháp để tối ưu quá trình hoạt động của mình nhằm giảm thiểu mọi rủi ro tiềm ẩn – mở rộng quy mô – tăng trưởng thị phần toàn cầu – tăng cường vị thế cạnh tranh (nhờ áp dụng ưu đãi thuế quan và sự hỗ trợ từ chính phủ) thông qua những cố vấn cấp cao thì hãy đến với TACA, nơi:

Đồng hành cùng doanh nghiệp đánh giá, rà soát sức khỏe hải quan , tư vấn xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan – kiểm tra sau thông quan.

Vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586

Taca Import & Export Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội