4 đề mục Cải tiến quy trình vì mục tiêu chiến lược doanh nghiệp

Cải tiến quy trình kinh doanh (BPI – Business Process Improvement) là phân tích quy trình kinh doanh của doanh nghiệp để xác định các lĩnh vực có thể cải thiện độ chính xác, hiệu quả và hiệu quả, sau đó thực hiện các thay đổi trong quy trình để hiện thực hóa những cải tiến này.

Cải tiến quy trình – BPI hoạt động bằng cách xác định các hoạt động, kỹ năng của nhân viên hoặc hỗ trợ các công nghệ có thể được cải thiện hoặc bổ sung để khuyến khích các quy trình trong doanh nghiệp suôn sẻ hơn, quy trình làm việc hiệu quả hơn và tăng trưởng kinh doanh tổng thể.

Mục tiêu chính của BPI là liên tục cải thiện hiệu suất của cả quy trình chính thức và không chính thức trong một tổ chức. Bằng cách tham gia cải tiến quy trình kinh doanh, các tổ chức có thể xác định các “điểm nghẽn”, “vướng mắc”, sự kém hiệu quả và các vấn đề khác trong quy trình của doanh nghiệp và thực hiện các hành động khắc phục. Cụ thể, lợi ích của việc cải tiến quy trình đó là: 

• Cắt giảm chi phí;
• Loại bỏ những nỗ lực dư thừa;
• Đảm bảo tuân thủ liên tục các quy trình làm việc và tuân thủ tốt hơn các quy tắc và quy định lâu đời nhưng kém hiệu quả;
• Nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ;
• Giảm sai sót;
• Cải thiện tốc độ đầu ra.

=> Xem thêm:

• Giải pháp cắt giảm chi phí trong mỗi doanh nghiệp

Bước 1: Xác định cấu trúc của tổ chức – Cần cải tiến điều gì?

Tổ chức cũng giống như một tòa nhà, có vô số hệ thống. Cấu trúc của tổ chức cụ thể hóa các hệ thống cấu thành nên tổ chức. Khả năng thiết kế và vận hành hệ thống này là bản chất của một hệ thống hiệu quả

Có nhiều mô hình hoặc cấu trúc được sử dụng để mô tả cách vận hành của tổ chức. Nhưng trên thực tế việc sử dụng mô hình nào không quan trọng bằng việc doanh nghiệp xác định rõ ràng được cấu trúc của mình. Ví dụ đối với mô hình của Galbraith, Nadler và Mckinsey đề xuất, tập trung vào mục tiêu xây dựng tổ chức phù hợp và chiến lược sẽ gồm: dự định chiến lược & năng lực của tổ chức.

6 yếu tố xác định vận hành tổ chức theo quy trình cần thay đổi để công ty hoàn thành mục tiêu:

1. Tư duy chung: bản sắc và văn hóa chung trong một doanh nghiệp 
2. Năng lực: kiến thức kỹ năng và khả năng của nhân viên và các nhóm nhân viên, đảm bảo doanh nghiệp tiếp thu và duy trì kiến thức, kỹ năng và khả năng hoàn thành chiến lược kinh doanh.
3. Hệ quả: tiêu chuẩn hiệu suất làm việc, bao gồm các chỉ số, hệ thống đánh giá và khen thưởng; đảm bảo doanh nghiệp sẽ phát triển các quy trình để nhân viên hiểu được hệ quả của việc đáp ứng hoặc không đáp ứng được mục tiêu kinh doanh. 
4. Quản trị: quản trị đại diện cho các mối quan hệ bao cáo, quy trình ra quyết định, chính sách và quy trình trao đổi thông tin trong doanh nghiệp. Đảm bảo doanh nghiệp sẽ xây dựng chính sách và quy trình truyền thông nội bộ để định hình hành vi nhân viên
5. Quy trình làm việc/ khả năng thay đổi: quy trình làm việc đại diện cho các doanh nghiệp cải thiện quy trình, quản trị quá trình thay đổi và học hỏi. Đảm bảo các quy trình tồn tại để giúp doanh nghiệp thích nghi và chuyển đổi văn hóa. 
6. Phong cách lãnh đạo: phong cách lãnh đạo đại diện cho các doanh nghiệp được định hình, truyền thông và cam kết với định hướng.

Khi một công ty khắc sâu những yếu tố năng lực, hệ quả, quản trị và quy trình làm việc/ khả năng thay đổi vào cấu trúc tổ chức, doanh nghiệp sẽ có khả năng biến chiến lược kinh doanh thành tư duy và hành động. Nếu đi theo cấu trúc này, chiến lược kinh doanh sẽ không trở thành điều vô nghĩa, chúng sẽ trở thành cam kết.

Dự định chiến lược: chúng ta đang cố gắng đạt được điều gì? Chiến lược: Dự định, kế hoạch, trọng tâm, động lực,v.v.. Bối cảnh môi trường: chính sách kiểm soát kinh tế Khách hàng: phân khúc, giá trị gia tăng. Tài chính: Chỉ số, lợi nhuận, giá trị được tạo nên Năng lực cốt lõi: Công nghệ  Năng lực của tổ chức: Chúng ta cần có những năng lực tổ chức nào?
Tư duy chung: Những gì chúng ta muốn khách hàng biết đến.
Năng lực	Hệ quả	Quản trị	Quy trình làm việc/Khả năng thay đổi
Chúng ta cần có những năng lực nào để đạt được chiến lược?	Những tiêu chuẩn  và hệ quả nào là điều kiện để đạt được chiến lược?	Chúng ta cần tổ chức như thế nào để đạt được chiến lược	Chúng ta có thể quản trị quy trình làm việc và thay đổi như thế nào để đạt được chiến lược?
Tuyển dụng Ai sẽ được tuyển dụng vào công ty? Ai sẽ được thăng chức trong công ty? Ai đang không ở đúng vị trí trong công ty? Phát triển  Với môi trường và chiến lược kinh doanh như hiện nay, công tác đào tạo nào nên được thực thi? Với môi trường và chiến lược kinh doanh như hiện nay, phương án phát triển nào nên được thực thi?	Đánh giá Đâu là tiêu chuẩn hiệu suất cho mỗi cá nhân, nhóm và bộ phận trong công ty? Đâu là cơ chế phản hồi tới nhân viên về hiệu suất của họ dựa trên tiêu chuẩn? Đâu là quy trình được sử dụng để đảm bảo sự đánh giá chính xác, có ý nghĩa và hiệu quả? Khen thưởng Đâu là phần thưởng tài chính và chi phí của việc đáp ứng tiêu chuẩn? Làm thế nào để hệ thống khen thưởng đảm bảo mỗi cá nhân đều có động lực phù hợp?	Thiết kế tổ chức Nên định hình tổ chức như thế nào (ví dụ: bao nhiêu cấp, vai trò gì, mối quan hệ như thế nào, đâu là bộ phận chuyên làm về lao động…)? Bằng cách nào chúng ta có các quyết định phù hợp? Chính sách Chúng ta có những chính sách nào (ví dụ: an toàn lao động, chăm sóc sức khỏe)? Truyền thông  Những thông tin nào nên được chia sẻ và chia sẻ với ai trong tổ chức ? Ai nên chia sẻ thông tin và nhận thông tin? Cơ chế nào nên được sử dụng để chia sẻ thông tin?	Cải thiện quy trình làm việc Chúng ta nên đưa ra những sáng kiến nào để đảm bảo việc quản trị quy trình làm việc có hiệu quả (ví dụ: chất lượng, tái cấu trúc,v.v…)? Quy trình thay đổi Đâu là những quy trình quan trọng để thực hóa sự thay đổi? Tận dụng việc học hỏi để thay đổi Chúng ta có thể chia sẻ ý tưởng và học hỏi trong tổ chức như thế nào?
Phong cách lãnh đạo: Với chiến lược như hiện nay, chúng ta cần phong cách lãnh đạo như thế nào?

>>>Xem thêm: 

Quy trình quản lý sự thay đổi – 4 bước quản trị 7 yếu tố cốt lõi cho sự thay đổi thành công của doanh nghiệp

Bước 2: Xây dựng một quy trình đánh giá – thu thập dữ liệu các hoạt động

Giai đoạn đánh giá có thể thực hiện theo nhiều cách. Nhưng dù thực hiện theo cách nào, việc đánh giá này phải cải thiện quy trình của doanh nghiệp, đóng vai trò chiến lược và biến chiến lược thành hành động một cách có hệ thống. 

Ví dụ khi một nhà máy sản xuất hàng điện từ đang xây dựng chiến lược cắt giảm chi phí đến tổ chức, doanh nghiệp đi trả lời 6 câu hỏi như bảng dưới đây để đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức để thực hiện chiến lược này.  Vào cuối buổi thảo luận, các nhà quản lý không chỉ xây dựng được một chiến lược cắt giảm chi phí, mà còn tạo nên một kế hoạch hành động cho tổ chức để biến chiến lược đó thành hiện thực. 

Chiến lược: Với những ưu tiên kinh doanh và năng lực tổ chức như hiện nay, công ty thể hiện mỗi tiêu chí sau đây như thế nào
	Câu hỏi	Đánh giá (1-10)	Hoạt động tốt nhất
Tư duy chung	Công ty có tư duy chung (văn hóa) đúng đắn ở mức độ nào?
Năng lực	Công ty có những năng lực (kiến thức, kỹ thuật và khả năng) phù hợp với mục tiêu tương lại như thế nào?
Hệ quả	Công ty có hệ thống quản trị hiệu suất (các chỉ số, chế độ khen thưởng và ưu đãi) phù hợp với mục tiêu tương lai như thế nào?
Quản trị	Công ty có cơ cấu tổ chức, hệ thống truyền thông và chính sách phù hợp với mục tiêu trong tương lai như thế nào?
Quy trình làm việc/ khả năng thay đổi	Để đạt được mục tiêu trong tương lai, công ty thể hiện quy trình làm việc, thay đổi và học hỏi ở mức nào?
Lãnh đạo	Phong cách lãnh đạo của công ty phù hợp với mục tiêu trong tương lai ở mức độ nào?

Ai cung cấp dữ liệu?

Có 3 nguồn đầu vào dữ liệu để đánh giá, càng thu thập nhiều quan điểm thì việc cải thiện quy trình vì mục tiêu chiến lược doanh nghiệp càng quan trọng. Xin nhắc lại là, nhiều quan điểm chứ không phải chỉ là nhiều thông tin.

• Nhân viên: Nhận thức của nhân viên trong công ty có thể khác biệt đáng kể với các nhà quản lý cấp cao trong tổ chức
• Các nhà cung cấp & khách hàng: tăng cường sự cam kết của họ với doanh nghiệp của bạn. 
• So sánh với đối thủ hoạt động tốt nhất trong ngành & công ty hiệu suất cao ở ngành khác

Loại dữ liệu nào nên được thu thập

Có thể bao gồm dữ liệu nhận thức và dữ liệu số liệu: 

• Dữ liệu nhận thức: suy nghĩ và cảm nhận của những người tương tác với tổ chức. Phản ánh hiện thực và mọi người thường hành động dựa trên nhận thức
• Dữ liệu số liệu: các chỉ số và những thường đo khác về tình trạng của tổ chức (ví dụ: phần trăm ngân sách chi chi hoạt động đào tạo, chỉ số doanh thu trên mỗi nhân viên, hệ số mức lương của nhân viên cấp cao trên nhân viên cấp thấp, tỷ lệ người giám sát trên nhân viên,v.v…)

Dữ liệu biến thành hành động như thế nào?

Khi đánh giá tổ chức để cải tiến quy trình theo mục tiêu chiến lược doanh nghiệp thường thu thập quá nhiều dữ liệu nhưng thiếu sự phân tích và hành động. Một lượng lớn dữ liệu được thu thập, báo cáo được viết ra, số liệu thống kê được trình bày; nhưng vì dữ liệu không có trọng tâm nên không có nhiều hành động theo sát. Hành động nên được đưa ra ngay khi bắt  đầu tiến hành quy trình phân tích và mục tiêu chiến lược. 

Bước 3:  Dẫn dắt các hoạt động cải thiện

Ví dụ với mục tiêu chiến lược là cải tiến quy trình làm việc của nhân viên theo hướng hiệu quả và sự gắn bó lâu dài, các hoạt động để cải thiện quy trình làm việc của nhân viên có thể trông như sau: 

Dự định chiến lược: chúng ta cố gắng đạt được điều gì?  Tiềm lực của tổ chức: chúng ta cần những tiềm lực tổ chức nào?
Tư duy: mối gắn kết hiệu quả và gắn bó lâu dài
Năng lực	Hệ quả	Quản trị	Quy trình làm việc/ khả năng thay đổi
Chúng ta cần có những năng lực nào để đạt được chiến lược?	Những tiêu chuẩn  và hệ quả nào là điều kiện để đạt được chiến lược?	Chúng ta cần tổ chức như thế nào để đạt được chiến lược	Chúng ta có thể quản trị quy trình làm việc và thay đổi như thế nào để đạt được chiến lược?
Đánh giá năng lực  Củng cố năng lực  Quản trị nhân sự  Bên trong: Thăng cấp Bên ngoài: Phát triển và học hỏi:  → Biến năng lực thành kết quả  → Biến cá nhân thành đội nhóm → Từ bị ràng buộc thành không ràng buộc → Từ không phù hợp thành phù hợp → Biến quản trị chung thành quy trình cụ thể	Xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất  Chúng ta đang cố đạt được điều gì? Làm thế nào để đo lường chúng? → Hành vi + kết quả  → Cá nhân & đội nhóm  Làm thế nào để gắn khen thưởng với các chỉ số → Tài chính  → Phi tài chính	Thiết kế tổ chức  Tập trung vào quy trình chứ không phải tập trung vào hệ thống cấp bậc.  Loại bỏ ranh giới → Cấp bậc  → Giữa các phòng ban  → Bên trong và bên ngoài Truyền thông  Kết hợp thông điệp với phương tiện truyền thông  Xây dựng kế hoạch truyền thông  Sự tham gia của nhân viên Tham gia, trao quyền  Quản lý chính sách (an toàn, sức khỏe lao động)	Quy trình tái cấu trúc  Xác định quy trình  Chọn lựa quy trình tốt nhất  Sắp xếp quy trình hợp lý  Quản trị quá trình thay đổi  Mô tả khả năng thay đổi  Tăng cường khả năng học hỏi  Tạo nên ý tưởng  Phổ biến ý tưởng
Phong cách lãnh đạo chung Uy tín cá nhân  Lãnh đạo thay đổi đích thực  Tiềm lực tổ chức  Các nhà quản lý cấp trung với vai trò lãnh đạo

Sau khi hoàn thành bước 3, doanh nghiệp đã có danh sách gồm 15 sáng kiến nhân sự cho năm tới. Tuy nhiên, kế hoạch phát triển diễn ra không suôn sẻ, vì số lượng những sáng kiến này đã làm nguồn lực của công ty bị phân tán. Vậy nên trong bước tiếp theo doanh nghiệp cần học cách sắp xếp và ưu tiên các hoạt động cải tiến quan trọng hơn. 

 Bước 4: Sắp xếp mức độ ưu tiên các hoạt động cải tiến 

Tiêu chí đầu tiên để xác định mức độ ưu tiên của các hoạt động là dựa vào “tác động”, bao gồm các điều kiện sau: 

• Sự phù hợp: mức độ hoạt động giúp hoàn thành chiến lược. 
• Sự hóa hợp: mức độ thống nhất và ảnh hưởng lẫn nhau của các hoạt động.
• Trọng tâm khách hàng: Mức độ hoạt động nhân sự tác động đến khách hàng bên ngoài.

Tiêu chí thứ hai là “khả năng thực thi”. Tiêu chí này bao gồm các điều kiện sau: 

• Nguồn lực: Mức độ các nguồn lực có sẵn giúp hoàn thành mọi hoạt động. (ví dụ: tài chính và nhân tài). 
• Thời gian: Mức độ quan tâm của các cấp quản trị đến hoạt động.

Đặt ưu tiên cho các hoạt động cải tiến quy trình

>>> Triển khai quy trình mới với những cải tiến và tiếp tục nhận phản hồi

Doanh nghiệp đã xác định được các hoạt động cần cải thiện, làm việc với nhóm của mình để phát triển kế hoạch cải thiện quy trình đó và xác định các cơ hội để tự động hóa. Bây giờ là lúc bắt tay vào thực hiện quy trình đã được cải tiến trong tổ chức của bạn.

Khi bạn đã triển khai một quy trình kinh doanh mới, bạn có thể dễ dàng nghĩ đến “nhiệm vụ đã hoàn thành” và khen ngợi bản thân vì đã hoàn thành tốt công việc. Nhưng điều quan trọng là: khi bạn thiết lập quy trình đó, bạn sẽ cho mọi người biết, ‘Này, tôi cần phản hồi’.

Một khía cạnh thiết yếu của quản lý thay đổi hiệu quả là đặt con người lên hàng đầu. Vì vậy, một phần của việc xây dựng các quy trình kinh doanh hiệu quả nhất là thúc đẩy một môi trường trong đó nhóm của bạn cảm thấy được trao quyền để đưa ra phản hồi trung thực.

Hãy cho nhóm và công ty của bạn biết rằng quy trình kinh doanh mới của bạn chưa được thiết lập sẵn. Lên lịch kiểm tra thường xuyên với các bên liên quan để nhận phản hồi của họ về cách quy trình đang hoạt động (hoặc không hoạt động) cũng như những gì bạn và lãnh đạo của bạn có thể làm để tiếp tục cải thiện và hợp lý hóa nó.

>>>Xem thêm: 

Cách thức thay đổi văn hóa doanh nghiệp – 4 bước cụ thể

5 bước trong Quy trình ra quyết định quản trị doanh nghiệp

Hoàn thiện các quy trình tại doanh nghiệp như thế nào? 

Doanh nghiệp phải luôn cải tiến quy trình làm việc để đạt được một quy trình làm việc hiệu quả và sự tăng trưởng tổng thể của doanh nghiệp. Ngoài việc phải thực hiệu 4 để mục như Taca đề cập phía trên, còn có rất nhiều vấn đề khác mà doanh nghiệp cần giải quyết trong quá trình cải tiển quy trình của mình, vì mỗi doanh nghiệp với đặc thù riêng sẽ có những “điểm nghẽn” và “nút thắt” khác biệt.

Mỗi một phương pháp để cải tiến quy trình được truyền thông chia sẻ rộng rãi không thể fix 100% (phù hợp hoàn toàn) với nhu cầu và tiềm lực của doanh nghiệp.

Vậy nên, giải pháp tối ưu mà chúng tôi vẫn đưa ra cho các doanh nghiệp đối tác đó là xây dựng và thiết kế những bước đi cải tiến quy trình riêng của mình, mục tiêu cải tiến xuất phát từ tình hình thực tế của doanh nghiệp. Nếu có thể, trong quá trình cải tiến, doanh nghiệp tiến hành tham vấn ý kiến của các chuyên gia tư vấn bên ngoài doanh nghiệp – những người có kiến thức và khả năng thực chiến ở nhiều lĩnh vực kinh doanh và doanh nghiệp khác nhau, sẵn sàng cung cấp những góc nhìn khác đi với góc nhìn từ bên trong doanh nghiệp. Có đôi khi các chuyên gia tư vấn bên ngoài sẽ nhìn ra được những “nút thắt”, những “điểm nghẽn” mà doanh nghiệp chưa phát hiện ra.

Dịch vụ tư vấn Xây dựng & Triển khai hệ thống quy trình hoạt động của TACA

TACA tự hào cung cấp cho các doanh nghiệp dịch vụ Xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động với đội ngũ nhân sự 3 MẠNH – MẠNH VỀ CHUYÊN MÔN, MẠNH VỀ KINH NGHIỆM và MẠNH VỀ HỖ TRỢ, ĐÀO TẠO. Các “chiến binh” của TACA đã từng thực chiến từ các chức vụ chuyên viên đến quản lý cấp cao và lăn lộn trong các doanh nghiệp từ Việt Nam đến nước ngoài trong nhiều năm, có đủ các kiến thức để xây dựng và triển khai một ‘’bộ khung xương’’ quy trình hoạt động chắc chắn, chuyên nghiệp khi am hiểu công nghệ, cơ chế giám sát, vận hành quy trình một cách phù hợp và tối ưu với từng phòng ban, đặc thù từng ngành nghề doanh nghiệp với sự KẾT HỢP hài hòa đủ 4 yếu tố cốt lõi: Con người – Quy trình – Công nghệ – Dữ liệu.

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình của Taca sẽ là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp bởi những ĐIỂM RIÊNG BIỆT dưới đây:

1. Quy trình được thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp: sát sườn với các hoạt động nội bộ, tối ưu vận hành, giúp các phòng ban bộ phận phối hợp nhịp nhàng với nhau. Quy rõ trách nhiệm, phát hiện lỗi từ đâu và từ ai. Từ đó hoạt động của doanh nghiệp không còn bị trễ nải gây ảnh hưởng đến tốc độ vận hành và phòng chống thất thoát trong nội bộ.
2. Hướng dẫn & Đào tạo nhân sự doanh nghiệp thực hiện theo quy trình đã xây dựng từ A-Z, đảm bảo nhân sự của bạn có đủ năng lực vận hành quy trình hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả.
3. Không cần lo lắng về rủi ro “xây xong rồi bỏ” bởi Taca sẽ tiếp tục giảm sát quy trình trong vòng 2-3 tháng để đội ngũ của doanh nghiệp đi vào thói quen, cùng đồng hành với doanh nghiệp trên hành trình đổi mới. Sau thời gian giám sát trên, nếu quý doanh nghiệp vẫn có nhu cầu đồng hành cùng chúng tôi thì doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ kiểm soát nội bộ của Taca.

 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động vận hành doanh nghiệp

Tham khảo các dịch vụ khác của Taca:

• Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp
• Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị
• Dịch vụ tư vấn tái cấu trúc

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn xây dựng và phát triển hệ thống quy trình hoạt động động vận hành doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 hoặc đăng kí tư vấn TẠI ĐÂY

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội