Quản lý chênh lệch xuất nhập tồn trong báo cáo quyết toán hải quan

Quản lý sự chênh lệch xuất nhập tồn trong báo cáo quyết toán hải quan là vấn đề trọng yếu khiến không ít doanh nghiệp gia công, chế xuất, sản xuất, xuất khẩu phải “đau đầu”. Tuy nhiên, các lỗi chênh lệch số liệu nguyên phụ liệu – thành phẩm – sản phẩm dôi dư – phế liệu – phế phẩm của từng bộ phận; giữa các bộ phận và giữa doanh nghiệp với cơ quan Hải quan lại rất phổ biến và vẫn tiếp tục diễn ra mà không tìm được lời giải. Điều này không chỉ làm ảnh hướng trực tiếp đến tài chính của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng nặng nề đến uy tín và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường thương mại quốc tế. Vậy, đâu là giải pháp giúp doanh nghiệp bạn khắc phục tối đa mọi chênh lệch số liệu xuất nhập tồn trong báo cáo quyết toán hải quan? Hãy cùng TACA tìm câu trả lời thông qua bài phân tích dưới đây nhé!

>>Xem thêm: Báo cáo quyết toán hải quan – Những điều doanh nghiệp cần biết 

Điều gì xảy ra nếu chênh lệch xuất nhập tồn kéo dài?

Rà soát và xử lý vấn đề chênh lệch số liệu xuất nhập tồn giữa các hồ sơ chứng từ và phòng ban bộ phận là khâu quan trọng trong quá trình hoàn thiện báo cáo quyết toán hải quan được doanh nghiệp gia công, chế xuất, sản xuất xuất khẩu đặc biệt quan tâm do cơ chế thắt chặt “hậu kiểm”. Nhất là từ sau thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 về việc “Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu” được ban hành và có hiệu lực.

Tuy vậy, trong quá trình sản xuất, xuất khẩu, không ít doanh nghiệp vẫn chưa có sự quan tâm đúng mực đến vấn đề này. Hoặc họ có quan tâm nhưng lại tỏ ra “lúng túng” khi thực hiện các hoạt động liên quan trực tiếp đến số liệu xuất nhập tồn trong báo cáo quyết toán hải quan từ chia sẻ thông tin, đối chiếu dữ liệu, kiểm kê định kỳ số liệu xuất – nhập – tồn giữ số sách chứng từ và thực tế hàng hóa được kê khai tại doanh nghiệp – số liệu khai báo lên hệ thống hải quan VNACCS/VCIS.

Bên cạnh đó, bộ phận kho, kế toán của doanh nghiệp chưa theo dõi chi tiết và tách biệt nguyên vật liệu theo nguồn (miễn thuế, chịu thuế, mua hóa đơn VAT), dẫn đến việc sử dụng nguyên vật liệu nhập khẩu miễn thuế sai mục đích: từ quy trình thực hiện báo cáo quyết toán hải quan – mục đích sử dụng nguyên vật liệu từng loại hình. Dẫn đến, một số vấn đề phát sinh trong quá trình xây dựng hệ thống đối chiếu số liệu xuất nhập tồn như:

– Chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu hoặc/và thành phẩm giữ thực tế với cơ sở dữ liệu của hải quan.

– Doanh nghiệp không có / thiếu cơ sở để giải trình thích hợp hoặc giải trình không thuyết phục cơ quan hải quan khi tiến hành rà soát báo cáo quyết toán và kiểm tra sau thông quan

– Kiểm soát nội bộ không hoạt động tốt dẫn đến thất thoát nguyên vật liệu, thành phẩm ngoái tầm kiểm soát.

– Rủi ro mắc phải một số vi phạm hành chính, khiến doanh nghiệp tổn thất về uy tín và tài chính của doanh nghiệp (so phải chịu phạt vi phạm hành chính, truy thu thế, phạt chậm nộp thuế và làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong đánh giá rủi ro của hải quan).

Rủi ro tiềm ẩn khi kê khai sai số liệu xuất nhập tồn khiến những lần thông quan sau dễ khiến doanh nghiệp liên tục rơi vào luồng vàng, đỏ

>> Có thể thấy, nếu doanh nghiệp không có đủ cơ sở và bằng chứng chứng minh được sự chênh lệch số liệu xuất nhập tồn là chính đáng thì rất có thể doanh nghiệp sẽ bị cơ quan hải quan nhắc nhở, bị ấn định thuế, phạt vi phạm hành chính 10-20%/ tổng số tiền thuế bị ấn định, phạt chậm nộp thuế.

Điều này cũng đồng nghĩa với việc, doanh nghiệp “vô tình” đẩy mình mình vào “danh sách đen” của cơ quan hải quan.

Không chỉ dừng ở đó, điều quan trọng nhất không phải là số tiền hiện hữu doanh nghiệp phải nộp phạt là xong, mà tệ hơn là những rủi ro vô hình đang chực chờ đẵng sau, khiến doanh nghiệp “khó khăn trăm bề”. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp chỉ vì 1 lần nằm trong danh sách đen của cơ quan hải quan mà những lần thông quan tiếp theo hàng hóa của họ liên tục bị rơi vào luồng vàng luồng đỏ khiến họ phải bị thanh tra liên tục và nghiêm ngặt (từ hồ sơ chứng từ đến kiểm hóa hàng hóa). Làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng hàng hóa, tiến độ giao hàng, chi phí lưu kho và thậm chí là uy tín của doanh nghiệp khiến họ phải đền bù hợp đồng với bên đối tác.

>>Xem thêm: Mức Phạt Chậm Nộp Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan [UPDATE MỚI NHẤT]

4 nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch số liệu xuất nhập tồn

Với đặc thù của sản xuất, kinh doanh cũng như định mức tỷ lệ hao hụt thì việc không phát sinh chênh lệch giữa số liệu tồn kho thực tế tại doanh nghiệp với số liệu tồn kho theo kê khai hải quan đối với tất cả các mã nguyên vật liệu là khó có thể xảy ra, do vậy rất dễ nảy sinh sự chênh lệch số liệu xuất nhập tồn do:

– Doanh nghiệp không thống nhất được số liệu xuất nhập tồn do: 

• Doanh nghiệp thiếu hệ thống chuẩn hóa thông tin (tên hàng, mã HS Code, đơn vị cách tính,…) ngay từ đầu hoặc bộ phận nhân sự nhập liệu nhập sai thông tin dẫn đế sự chênh lệch về số liệu
• Sai sót trong số liệu kiểm kê của kho, số liệu trên phiếu xuất – phiếu nhập, số liệu tính chi phí sản xuất – chi phí gia công – chi phí khác, số liệu theo tờ khai, số liệu xuất nhập tồn theo tại doanh nghiệp khác với hệ thống hải quan VNACCS/VCIS khiến cho quá trình tổng hợp số liệu ở các bộ phận gặp nhiều khó khăn.
• Số liệu không trùng khớp giữa bảng thống kê nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm dở dang, phế liệu, phế phẩm, so với số lượng nguyên vật liệu, thành phẩm thực tế còn tồn ở đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.

>>Xem thêm: Giải pháp quản lý phế liệu phế phẩm trong Báo cáo Quyết toán Hải quan

– Doanh nghiệp thiếu cơ sở giải trình/ giải trình không thuyết phục cơ quan hải quan do:

+ Xây dựng định mức cao hơn hoặc thấp hơn định mức sản xuất:

• Trong quá trình quyết toán nguyên vật liệu gia công, xét hoàn thuế, không thu thuế, xây dựng báo cáo xuất nhập tồn… doanh nghiệp đã có sự chênh lệch định mức với các sản phẩm cùng loại, với nguyên vật liệu nhập khẩu, với giá thành sản phẩm…
• Hoặc do doanh nghiệp không phân loại được nguồn nguyên vật liệu, các bộ phận không chia sẻ thông tin để kiểm tra và tính định mức thực tế chính xác.

+ Thiếu sự liên kết với cơ quan Hải quan trong quá trình xử lý phế liệu phế phẩm

+ Sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục thông quan hải quan

• Đưa tờ khai xuất khẩu đã huỷ hoặc kê khai thừa/ thiếu tờ khai nhập khẩu trong hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế, báo cáo quyết toán hải quan.
• Hàng thực nhập kho thừa/ thiếu so với khai báo hải quan trên tờ khai nhưng không khai bổ sung.
• Doanh nghiệp khai sai mã HS Code, xác định sai trị giá hải quan, trị giá tính thuế, mức thuế cần nộp…

>> Xem thêm: Phòng tránh 9 sai sót khi quyết toán thuế tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu

– Công tác kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp còn hạn chế do:

• Ban lãnh đạo chưa có sự quan tâm đúng mực đối với công tác quyết toán hải quan
• Bộ phận chuyên trách tập trung đẩy nhanh thông quan hàng hóa mà chưa có đủ chuyên môn sâu hoặc nghiệm vụ cần thiết để xử lý được các vấn đề phát sinh khi kê khai báo cáo quyết toán
• Các phòng ban kế toán – kho – sản xuất – xuất nhập khẩu thiếu tính liên kết chặt chẽ, hiệu quả phối hợp không cao, khiến thông tin triển khai bị rời rạc làm thất thoát thông tin, dữ liệu giữa các phòng ban
• Vấn đề về bảo mật thông tin chưa được chú trọng
• Nhiều doanh nghiệp vẫn đang nhập liệu thủ công thay vì áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình nhập liệu, rà soát và lưu trữ dữ liệu, …

– Doanh nghiệp không xử lý được chênh lệch thiếu/thừa (âm/ dương) trong báo cáo quyết toán hải quan:

+ Chênh lệch thừa: Đối với trường hợp này, sẽ có thể có nhiều nguyên nhân khiến tồn nguyên liệu thực tế tại kho doanh nghiệp lớn hơn so với tồn kho theo hồ sơ hải quan, cụ thể:

• Do doanh nghiệp thanh quyết toán nguyên vật liệu gia công, xét hoàn thuế, xây dựng báo cáo xuất – nhập – tồn với định mức xây dựng cao hơn so với định mức sản xuất thực tế.
• Do doanh nghiệp có hành vi xuất khống.
• Do doanh nghiệp đưa tờ khai xuất khẩu đã hủy hoặc kê khai thiếu tờ khai nhập khẩu trong hồ sơ hoàn thuế.
• Do hàng thực nhập kho thừa so với khai báo hải quan nhưng doanh nghiệp không thực hiện kê khai bổ sung.

>> Ở phía cơ quan Hải quan, khi phát hiện trường hợp chênh lệch thừa thì ngoài ấn định thuế, còn thực hiện lập biên bản và xử phạt vi phạm hành chính với doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Nếu chưa xác định được nguyên nhân cụ thể dẫn đến chênh lệch thừa thì cơ quan Hải quan vẫn ghi nhận ý kiến giải trình của doanh nghiệp để làm cơ sở cho việc đề xuất xử lý hoặc không xử lý vi phạm hành chính cho doanh nghiệp.

+ Chênh lệch thiếu: Một số nguyên nhân khiến tồn nguyên liệu thực tế tại kho doanh nghiệp thấp hơn so với tồn kho theo hồ sơ hải quan là:

• Do doanh nghiệp tiêu thụ nguyên liệu nhập khẩu nội địa nhưng không thực hiện khai báo Hải quan.
• Do doanh nghiệp thanh quyết toán nguyên vật liệu gia công, xét hoàn thuế, xây dựng báo cáo xuất – nhập – tồn với định mức thấp hơn so với định mức sản xuất thực tế.
• Do doanh nghiệp đưa tờ khai nhập khẩu đã hủy hoặc kê khai thiếu tờ khai xuất khẩu trong hồ sơ hoàn thuế.
• Do hàng thực nhập kho thấp hơn so với khai báo hải quan trên tờ khai nhưng doanh nghiệp không bổ sung thêm.

>> Ở phía cơ quan Hải quan, sau khi xác định được chênh lệch thiếu là do nguyên nhân trên đây thì có thể xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp dựa theo hành vi trốn thuế – gian lận thuế.

– Ngoài ra, nguyên nhân phát sinh những sai sót trong việc xử lý chênh lệch số liệu xuất nhập tồn trong báo cáo quyết toán hải quan còn có thể liên quan đến công tác quản trị số liệu xuất nhập tồn như:

• Ban lãnh đạo doanh nghiệp chưa có sự quan tâm đúng mực đối với vấn đề kiểm tra sau thông quan
• Doanh nghiệp thiếu hệ thống đồng bộ, hệ thống kế toán, hệ thống công nghệ thống tin, hệ thống rà soát đối chiếu và kiểm soát số liệu xuất nhập tồn,…
• Các phòng ban bộ phận liên quan (kho – sản xuất – kế toán – xuất nhập khẩu) thiếu sự đồng bộ và liên kết chặt chẽ, thông tin triển khai bị rời rạc làm thất thoát thông tin
• Năng lực thực thi của bộ phận nhân sự còn đáng báo động

>> Xem thêm:

• Quản lý chênh lệch xuất nhập tồn trong báo cáo quyết toán hải quan
• Hướng dẫn doanh nghiệp cách làm báo cáo quyết toán hải quan chi tiết nhất
• Kinh nghiệm kiểm tra báo cáo quyết toán hải quan doanh nghiệp cần biết

Giải pháp khắc phục chênh lệch xuất nhập tồn trong báo cáo quyết toán hải quan

Để khắc phục những sai sót và rủi ro kể trên nhằm tăng cường tính minh bạch, chính xác và thuyết phục cho thông tin, dữ liệu xuất nhập tồn, doanh nghiệp gia công, chế xuất, sản xuất xuất khẩu cần:

– Xây dựng hệ thống đồng bộ thông tin dữ liệu từ việc chuẩn hóa các thông tin kê khai trên chứng từ đến việc thiết lập “Ngôn ngữ chung trong toàn doanh nghiệp”:

• Chuẩn hóa thông trên chứng từ bao gồm: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, trị giá hàng hóa, đơn vị tính, cách tính, cách kê khai thông tin…
• Phổ biến & thống nhất hệ thống thông tin dữ liệu toàn doanh nghiệp (phòng xuất nhập khẩu – kho – kế toán – sản xuất)
• Đảm bảo số liệu kiểm kê của kho, số liệu trên phiếu xuất – phiếu nhập, số liệu tính chi phí sản xuất – chi phí gia công – chi phí khác, số liệu theo tờ khai, số liệu xuất nhập tồn theo tại doanh nghiệp khác với hệ thống hải quan VNACCS/VCIS…
• Đảm bảo sự đồng nhất giữa bảng thống kê nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm dở dang, phế liệu, phế phẩm, so với số lượng nguyên vật liệu, thành phẩm thực tế còn tồn ở đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.

>> Doanh nghiệp cần phụ thuộc vào đặc thù doanh nghiệp mình để đảm bảo ghi nhận chính xác nhất có thể nhằm nâng cao tỷ lệ phát hiện sai sót và kịp thời đối chiếu, so sánh định kỳ nhằm phát hiện sớm và kịp thời điều chỉnh khi có các sai lệch phát sinh.

>>Xem thêm: Thời hạn nộp báo cáo quyết toán hải quan – Những điều quan trọng doanh nghiệp cần biết

– Doanh nghiệp chủ động rà soát quy trình nội bộ và bổ sung đầy đủ chứng từ, cơ sở biện chứng và lý lẽ trước mọi chênh lệch số liệu xuất nhập tồn phòng khi bị cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan.

+ Doanh nghiệp cần xây dựng lại định mức nguyên vật liệu hợp lý thông qua giải pháp: Định mức trong báo cáo quyết toán hải quan – Nhận định rủi ro và giải pháp xử lý

+ Ban lãnh đạo cần đẩy mạnh quản lý, kiểm soát hệ thống kê khai, rà soát và rà soát số liệu xuất nhập tồn thông qua các báo cáo biến động nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm:

• Tăng cường kiểm soát, theo dõi sát sao nội bộ công ty, đặc biệt chú trọng vào sự liên kết phố hợp giữa 4 phòng ban bộ phận (kho – sản xuất – xuất khẩu – kế toán).
• Thiết lập quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu, vật tư cụ thế từ việc đặt hàng – vận chuyển – thanh toán.
• Thực hiện rà soát lại toàn bộ quy trình kiểm soát nội bộ liên quan đến quản lý, ghi nhận những biến động của nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Qua đó, đảm bảo bộ phận nhân sự ghi nhận số liệu xuất nhập tồn chính xác nhất có thể nhằm nâng cao tỷ lệ phát hiện sai sót và kịp thời đói chiếu, so sánh định kỳ cùng như kịp thời điều chỉnh khi có sai lệch phát sinh.
• Theo dõi hàng tồn kho từ đó có những phân tích, đánh giá định kỳ về nhập khẩu, xuất khẩu và tồn kho để giúp bạn hiểu rõ về hiệu suất của quá trình kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược.

>> Xem thêm: Giải pháp rà soát số liệu báo cáo quyết toán hải quan đúng – đủ – chính xác

+ Bám sát hệ thống quy định pháp luật chế tài khi khai báo, sử dụng và báo cáo quyết toán hải quan:

• Liên tục cập nhật các quy định mới nhất của cơ quan hải quan trong việc quản lý báo cáo quyết toán hải quan nhằm xác định mục tiêu và chuẩn mực kê khai thông tin hàng hóa, thông tin xuất nhập tồn.
• Phối hợp khai báo với cơ quan hải quan để có các biện pháp xử lý kịp thời với các chênh lệch phát sinh (nếu doanh nghiệp không thể tự cân đối ổn thỏa)
• Xử lý chênh lệch nguyên vật liệu dựa trên căn cứ pháp luật/ lời khuyên từ các chuyên gia hải quan để đảm bảo chủ động hồ sơ chứng từ chứng minh sự chênh lệch số liệu xuất nhập tồn trong báo cáo quyết toán hải quan là phù hợp.

+ Hợp tác với các đối tác và cơ quan chính phủ: Các doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt các thông tin liên quan đến cơ sở pháp lý, chính sách thuế xuất khẩu, nhập khẩu trong việc thực hiện thủ tục hải quan, hiểu rõ các trường hợp hàng hóa được miễn thuế nhập khẩu và các phương án phù hợp để xử lý chênh lệch xuất nhập tồn. Qua đó, thiết lập mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hải quan để nâng cao mức độ tuân thủ hải quan trong doanh nghiệp. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể kết nối với các cơ quan hải quan trong qua cơ chế “một cửa” để chủ động mọi vấn đề phát sinh cần giải quyết.

+ Thiết lập lại cơ chế, phương thức xử lý phế liệu phế phẩm vừa đảm bảo tuân thủ hải quan vừa tối ưu được bài toán kinh tế: Giải pháp quản lý phế liệu phế phẩm trong Báo cáo Quyết toán Hải quan

>> Nhìn chung, mỗi doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê định kỳ nếu số lượng tồn kho thực tế đã thay đổi. TACA hiểu là khi thực hiện vấn đề này, nhiều doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong quá trình sắp xếp nguồn lực thời gian, nhân viên nhưng để tránh rủi ro về phạt thuế và rủi ro về phạt thuế  thì doanh nghiệp nên kiên trì thực hiện điều này. Và tất nhiên doanh nghiệp phải tuân thủ cái sự kê khai và tuân thủ việc kê khai, nộp báo cáo quyết toán hải quan đúng đủ đúng hạn của cơ quan hải quan.

>>Xem thêm:

• Quy trình kiểm tra báo cáo quyết toán hải quan chi tiết và hiệu quả nhất
• 10 bước rà soát tuân thủ hải quan nhằm đẩy nhanh thông quan, tiết kiệm thuế và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp bạn

– Áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản trị số liệu xuất nhập tồn: Xây dựng quy trình dựa trên số hóa (thiết kế riêng cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin dự trên các phương thức, nguyên lý và căn cứ pháp luật hải quan) là điểm mấu chốt trọng yếu giúp doanh nghiệp xử lý bài toán chuẩn hóa thông tin và tối ưu hệ thống luân chuyển dữ liệu, chứng từ hải quan và hệ thống quản trị sản xuất trong doanh nghiệp hiệu quả.

Bạn có thể mời chuyên gia có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực quản trị số liệu xuất nhập tồn, cùng 1 chuyên gia về code và lập trình để thiết kế một hệ thống riêng biệt dành riêng cho đặc thù doanh nghiệp bạn. Hệ thống này sẽ được tích hợp các thông tin và dữ liệu quan trọng như tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, mã HS, trị giá hải quan, cách tính và cách tra cứu chênh lệch số liệu, giúp tạo ra một nền tảng đồng nhất và minh bạch cho các phòng ban trong doanh nghiệp.

Từ đó không chỉ tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban mà còn nâng cao tính chính xác của số liệu và giúp cho quy trình quản lý trở nên hiệu quả hơn và giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công. Qua đây, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, quản lý số liệu và đưa ra dự đoán xu hướng cũng như xác chiến lược quản lý phế liệu hiệu quả.

• Đòi hỏi đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp cần trang bị nhiều kiến thức chuyên môn sâu, khả năng nhạy bén, am tường luật pháp liên quan và năng lực ứng biến cao mới có thể kịp thời xử lý được các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình sản xuất và hoàn thiện báo cáo quyết toán hải quan.
• Đồng thời, nhà lành đạo toàn năng cũng cần có một tầm nhìn đủ rộng, đủ sâu và đủ “hi sinh” để đảm bảo giải quyết tốt bài toán kinh tế trong sản xuất, kinh doanh mà vẫn tránh được các vụ kiện tụng/ xử phát hành chính không đáng có.
• Hoặc doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn của các chuyên gia hàng đầu Việt Nam trong việc xử lý phế liệu phế phẩm trong báo cáo quyết toán hải quan thông qua dịch vụ:

>> Tham khảo thêm:

• Dịch vụ hải quan toàn diện dành cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu
• Dịch vụ tham vấn hải quan TACA: Bảo vệ quyền lợi chính đáng của bạn ngay từ lần giải trình đầu tiên
• Tư vấn xuất nhập khẩu thuận lợi – mở rộng thị phần thành công, tiếp cận thị trường quốc tế hiệu quả

Hoặc vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586

Taca Import & Export Consulting,