Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu?

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là một hạng mục quan trọng trong công tác lưu trữ chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính pháp lý,  cũng như giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Nhất là trong công cuộc thanh kiểm tra quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình những bộ chứng từ hợp lý hợp lệ theo quy định để chứng minh căn cứ kê khai nộp thuế.

Vậy thời gian lưu trữ kế toán trong bao lâu, theo quy định nào để doanh nghiệp thực hiện cho đúng luật?

Căn cứ theo

–    Thông tư: 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014. 

–    Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016. 

–    Văn bản hợp nhất: 14/VBHN-VPQH ngày 04 tháng 7 năm 2019. 

Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

Những loại chứng từ kế toán cần lưu trữ

Các loại hồ sơ kế toán phải lưu trữ được quy định cụ thể trong luật pháp nêu rõ các loại giấy tờ hồ sơ kế toán cần lưu trữ bao gồm: 

1. Chứng từ kế toán (Hoá đơn, phiếu nhập – xuất, bán hàng, phiếu thu – chi, ……) 
2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp (Các loại sổ nhật ký, sổ cái, sổ quỹ, sổ chi tiết các khoản tiền chi, …) 
3. Các báo cáo của doanh nghiệp như Báo cáo tài chính; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách, hồ sơ thuế …. 
4. Các loại tài liệu khác như hợp đồng, báo cáo, bảo hiểm, tài liệu kiểm tra, thanh tra, giám sát, biên bản tiêu hủy, tài liệu về giải thể, chia tách hoặc hợp nhất doanh nghiệp, các tài liệu về thuế và các tài liệu khác.

Xem thêm:

Lưu trữ hồ sơ thuế trong doanh nghiệp đúng cách

Cách kiểm tra hóa đơn: Đảm bảo tính hợp pháp và an toàn tài chính cho

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

Các chứng từ tài liệu kế toán sau được quy định doanh nghiệp cần phải lưu trữ tối thiểu 5 năm, bao gồm:

+ Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của phòng kế toán; 

+ Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. 

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Các chứng từ tài liệu kế toán sau được quy định doanh nghiệp cần phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, bao gồm:

+ Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán ,báo cáo quyết toán và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. 

+ Tài liệu liên quan đến thanh lý nhượng bán tài sản cố định, kiểm kê và đánh giá tài sản;  

+ Tài liệu chia tách hợp nhất công ty, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi loại DN,..;  

+Tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán, hồ sơ thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền. 

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Các chứng từ tài liệu kế toán sau được quy định doanh nghiệp cần phải lưu trữ vĩnh viễn, bao gồm:

+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.  

+ Thời gian vĩnh viễn được xác định là trên 10 năm, đến khi giấy tờ tài liệu tự bị hủy hoại vì điều kiện tự nhiên. 

Xem thêm:

Kinh nghiệm quyết toán thuế công ty sản xuất – 4 lưu ý quan trọng

Kinh nghiệm quyết toán thuế công ty Xây dựng – Cách thức chuẩn

Phòng tránh 9 sai sót khi quyết toán thuế tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Tiêu hủy tài liệu kế toán hết hạn lưu trữ

Như vậy theo quy định trên, doanh nghiệp được phép tiêu huỷ tài liệu kế toán khi hết thời gian lưu trữ chứng từ kế toán và:

• Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. 
• Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy. 
• Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó. 

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán:

Doanh nghiệp thực hiện đủ các điều kiện sau để hoàn thành thủ tục tiêu hủy:

Thứ 1: Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định. 

Thứ 2: Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. 

Thứ 3: “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

==> Khi thực hiện đầy đủ các loại thủ tục tiêu hủy này thì doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về tính hợp pháp của thời gian lưu trữ chứng từ kế toán và không còn lo lắng vì bị xử phạt khi không còn lưu trữ chứng từ kế toán nữa.

Xem thêm:

Thanh tra kiểm tra thuế – Doanh nghiệp cần làm gì đạt kết quả tốt?

Kinh nghiệm giải trình thuế cho doanh nghiệp

Q&A về lưu trữ chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán là gì? Khái niệm về chứng từ kế toán?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. 

Ví dụ: Kế toán muốn ghi sổ bút toán công nợ nhà cung cấp, cần một bộ chứng từ gồm có: hóa đơn đỏ (nhà cung cấp gửi), phiếu nhập kho có xác nhận của thủ kho (nếu là mua hàng nhập kho), phiếu yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ (của bộ phận có nhu cầu), báo giá của nhà cung cấp, đơn mua hàng, phiếu đề nghị thanh toán. Tùy vào quy trình làm việc của mỗi công ty mà bộ chứng từ có thể khác nhau, nhưng căn bản là bao gồm các chứng từ nêu trên. 

2. Nội dung của chứng từ kế toán?

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán theo quy định, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ. 

Xem thêm:

Các hành vi gian lận thuế & xử phạt doanh nghiệp cần tránh

Rủi ro về thuế và Quản trị rủi ro về thuế

3. Những loại chứng từ kế toán cần lưu trữ?

Stt	Loại chứng từ	Bộ chứng từ
1	Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt	– Phiếu thu.  – Phiếu chi.  – Giấy đề nghị thanh toán.  – Giấy đề nghị tạm ứng.
2	Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng	– Ủy nhiệm chi.  – Séc.  – Giấy báo nợ.  – Giấy báo có.  – Giấy nhận nợ.  – Giấy tờ bảo lãnh hợp đồng, cầm cố, thế chấp….liên quan chứng từ trong công ty xây dựng.
3	Chứng từ kế toán liên quan đến mua bán hàng	– Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào.  – Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra.  – Tờ khai hải quan.  – Phiếu nhập kho.  – Phiếu xuất kho.  – Biên bản giao hàng.  – Bảng báo giá.  – Đơn đặt hàng.  – Hợp đồng kinh tế.  – Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế.
4	Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương	– Bảng chấm công,  – Bảng tính lương,  – Hợp đồng lao động,  – Các quy chế, quy định…
5	Chứng từ kế toán liên quan đến tài sản cố định	– Biên bản giao nhận tài sản cố định.  – Biên bản thanh lý tài sản cố định.  – Biên bản kiểm kê tài sản cố định.

Lưu trữ bộ chứng từ kế toán đầy đủ là một yếu tố quan trọng không thể thiếu giúp doanh nghiệp bảo vệ các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN để tránh mất tiền oan.

Hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng thêm dịch vụ tư vấn thuế Taca tại đây để đảm bảo lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp:

Dịch vụ tư vấn thuế – sử dụng chiến lược thuế như các tập đoàn hàng đầu đang làm

=> Đọc thêm: THUÊ DỊCH VỤ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý NHỨNG GÌ?

Tham khảo các dịch vụ kế toán, thuế liên quan khác tại Taca:

• Các dịch vụ kế toán trọn gói – Taca Consulting
• Dịch vụ soát xét sổ sách kế toán – kiện toàn hồ sơ thanh kiểm tra thuế
• Dịch vụ quyết toán thuế – Bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp
• Dịch vụ setup hệ thống kế toán
• Dịch vụ báo cáo tài chính theo chuẩn mực VAS và IFRS

Taca Business Consulting,