Kiểm tra chứng từ kế toán: 5 dấu hiệu khiến cơ quan thuế kiểm tra và cách kiểm tra đúng để tránh sai phạm

Taca
Kiến thức luật thuế
Cập nhật: 7 Tháng 9, 2024

Kiểm tra chứng từ kế toán – Làm thế nào để kiểm tra một cách toàn vẹn?

Bạn có biết rằng những con số trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp được xây dựng từ đâu không? Đó chính là từ những chứng từ kế toán hàng ngày. Mỗi một hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi đều đóng vai trò như một viên gạch nhỏ, cùng nhau tạo nên bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu những viên gạch này không được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi xây dựng, cả bức tranh sẽ trở nên méo mó và không chính xác. Việc kiểm tra chứng từ kế toán một cách cẩn thận và tỉ mỉ không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của sổ sách mà còn là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.

Hãy cùng tìm hiểu vì sao việc kiểm tra chứng từ kế toán lại là một “bí quyết vàng” mà mọi doanh nghiệp không thể bỏ qua trong bài viết dưới đây nhé.

Tại sao doanh nghiệp cần phải kiểm tra chứng từ kế toán?

Một quy trình kế toán hoàn hảo không thể bỏ qua bước kiểm tra chứng từ kế toán. Với mục đích chính là đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính, quy trình kiểm tra chứng từ kế toán được thực hiện thông qua xác minh và chứng thực các bằng chứng vật lý cho các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp loại bỏ mọi sự bất thường, kiểm soát được tình hình hiện tại của mình.

Quá trình kiểm tra chứng từ cũng giúp các chuyên viên kế toán có thể dễ dàng phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận, lạm dụng quyền hạn, hoặc sai sót trong quá trình ghi chép kế toán. Đây là bước quan trọng để duy trì tính minh bạch, bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro pháp lý và tránh các hình phạt từ cơ quan quản lý.

Ngoài việc kiểm soát rủi ro, kiểm tra chứng từ kế toán còn là cơ hội để điều chỉnh và sắp xếp lại thông tin. Nhờ đó, các báo cáo tài chính trở nên chính xác hơn, dễ so sánh và phân tích, giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi đưa ra các quyết định chiến lược và kế hoạch tài chính dài hạn.

>> Xem chi tiết:

Kiểm tra chứng từ kế toán không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận mà còn là bước đệm quan trọng cho quá trình kiểm toán bên ngoài. Khi mọi thông tin đã được chứng thực và sẵn sàng, việc đối diện với kiểm toán viên sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn, giúp doanh nghiệp vượt qua kỳ kiểm toán một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Nói tóm lại, kiểm tra chứng từ kế toán không chỉ bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo rằng thông tin tài chính của bạn minh bạch và đáng tin cậy. Đây là yếu tố quyết định giúp bạn xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc, sẵn sàng đón nhận bất kỳ thách thức nào từ kiểm toán hay cơ quan quản lý.

5 dấu hiệu bất thường khiến cơ quan thuế kiểm tra chứng từ kế toán của DN

Chúng ta sẽ điểm qua một vài dấu hiệu cảnh báo khiến doanh nghiệp dễ bị cơ quan thuế chú ý và kiểm tra chứng từ kế toán:

dau-hieu-doanh-nghiep-nen-kiem-tra-chung-tu-ke-toan

Dấu hiệu 1: Số liệu không khớp giữa sổ sách và chứng từ

Một trong những dấu hiệu đầu tiên và phổ biến nhất cho thấy doanh nghiệp có thể đang gặp vấn đề và phải kiểm tra chứng từ kế toán ngay là chênh lệch số liệu trên sổ sách và chứng từ thực tế. Điều này có thể xuất hiện khi số liệu trên hóa đơn không trùng khớp với những ghi chép trên sổ sách kế toán hoặc báo cáo tài chính. Ví dụ, hóa đơn bán hàng thể hiện một mức doanh thu nhất định nhưng sổ sách ghi nhận một con số khác. Việc này không chỉ dẫn đến sai lệch về báo cáo thuế mà còn tạo nguy cơ tiềm ẩn khi bị cơ quan thuế kiểm tra, khiến doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc ấn định thuế. Để khắc phục, doanh nghiệp cần đối chiếu thường xuyên các chứng từ với sổ sách kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong mọi giao dịch.

>> Bạn đọc tìm hiểu thêm:

Dấu hiệu 2: Thay đổi lớn trong các báo cáo tài chính qua các năm

Nếu các báo cáo tài chính của doanh nghiệp có sự biến động lớn và không giải thích được qua các năm, đây có thể là tín hiệu đáng chú ý bạn cần phải kiểm tra chứng từ kế toán. Sự thay đổi lớn này có thể xuất phát từ các yếu tố như biến động chi phí, doanh thu, hoặc các khoản vay mượn, nhưng nếu không được giải thích rõ ràng và hợp lý, nó có thể dẫn đến sự nghi ngờ từ cơ quan thuế hoặc các bên liên quan. Một báo cáo tài chính ổn định phản ánh sức khỏe tài chính bền vững của doanh nghiệp. Ngược lại, sự biến động không có cơ sở có thể là dấu hiệu cho thấy có vấn đề về quản lý tài chính hoặc sai sót trong quy trình kế toán.

Dấu hiệu 3: Phản hồi sai sót từ bên thứ ba

Một dấu hiệu nữa bạn tuyệt đối không nên bỏ qua là khi nhận được thông báo về sai sót trong hồ sơ hoặc chứng từ từ ngân hàng, đối tác hoặc cơ quan thuế. Các sai sót này thường liên quan đến các khoản giao dịch tài chính, thông tin thanh toán, hoặc hồ sơ thuế. Việc xử lý chậm trễ hoặc bỏ qua những cảnh báo này có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng, từ việc mất uy tín trong mắt đối tác đến việc bị phạt hành chính hoặc điều tra từ cơ quan thuế. Để tránh điều này, doanh nghiệp cần phản hồi nhanh chóng, đồng thời kiểm tra chứng từ kế toán đồng loạt để xác định và khắc phục các sai sót một cách kịp thời.

=> Xem thêm: Kiểm tra hồ sơ thuế trong doanh nghiệp đúng cách (tổng hợp các bộ hồ sơ cần kiểm tra và quy trình chuẩn để kiểm tra)

Dấu hiệu 4: Phát hiện trong quá trình kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài

Quá trình kiểm toán, dù là nội bộ hay do bên ngoài thực hiện, đều có vai trò quan trọng trong việc đánh giá tính minh bạch và chính xác của hồ sơ tài chính. Khi kiểm toán viên phát hiện sai sót hoặc thiếu sót trong các chứng từ hoặc báo cáo, rõ ràng đây là một dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần phải kiểm tra chứng từ kế toán ngay. Những phát hiện này có thể là cơ hội để doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời, tránh bị xử phạt hoặc gây ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình tài chính trong tương lai. Tuy nhiên, để hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hành động ngay lập tức dựa trên các phát hiện kiểm toán.

Dấu hiệu 5: Tăng cường kiểm tra nội bộ

Nếu doanh nghiệp tự nhận thấy lo ngại về tính chính xác của hồ sơ, việc tăng cường kiểm tra chứng từ kế toán là vô cùng cần thiết. Thường xuyên thực hiện các đợt kiểm tra giúp phát hiện sớm các sai sót trước khi bị các bên thứ ba phát hiện, giảm thiểu rủi ro về pháp lý và tài chính. Kiểm tra nội bộ không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch trong mọi giao dịch mà còn giúp cải thiện quy trình quản lý tài chính, tạo ra một hệ thống vận hành chặt chẽ và an toàn cho doanh nghiệp. Thực hiện định kỳ và có kế hoạch chi tiết cho các đợt kiểm tra sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tránh được những rủi ro tiềm ẩn.

Hậu quả của việc để sai chứng từ kế toán các năm

Việc không kiểm soát và để xảy ra sai phạm trong chứng từ kế toán qua các năm có thể mang lại những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là những hệ lụy cụ thể mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt nếu không thường xuyên kiểm tra chứng từ kế toán cẩn thận.

1- Vi phạm pháp luật: Một trong những hậu quả nghiêm trọng nhất khi mắc lỗi sai chứng từ kế toán là việc vi phạm các quy định pháp luật về thuế và kế toán. Doanh nghiệp có thể bị phát hiện sai phạm trong các cuộc kiểm tra thuế và dẫn đến các hình phạt tài chính nặng nề. Thậm chí, trong trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

2- Báo cáo tài chính thiếu chính xác: Những sai lệch trong chứng từ kế toán có thể dẫn đến việc thông tin trong báo cáo tài chính không chính xác. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp trước các nhà đầu tư, ngân hàng hay đối tác kinh doanh. Một báo cáo tài chính không chính xác không chỉ làm giảm khả năng thu hút vốn mà còn có thể khiến doanh nghiệp mất đi các cơ hội vay vốn, đầu tư tiềm năng.

3- Tổn thất tài chính: Một tác động tiêu cực chúng ta có thể kể đến là mắc lỗi trong hồ sơ kế toán gây ảnh hưởng đến các con số trong báo cáo tài chính, từ đó có thể trực tiếp gây ra tổn thất tài chính cho doanh nghiệp. Những sai lầm nhỏ trong việc kê khai thuế, chi phí hay lợi nhuận có thể khiến doanh nghiệp phải trả thêm thuế hoặc chi phí không đáng có.

4- Truy thu thuế: Nếu bạn để sai chứng từ kế toán kéo dài qua nhiều năm, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế truy cứu và yêu cầu nộp các khoản thuế chưa đóng từ quá khứ. Điều này không chỉ bao gồm các khoản thuế gốc mà còn đi kèm với lãi suất và các khoản phạt do chậm nộp.

>> Đọc chi tiết tại: Truy thu thuế: Những quy định mới doanh nghiệp cần phải biết

5- Ảnh hưởng uy tín: Khi chứng từ kế toán “chưa chuẩn” bị phát hiện và trở nên công khai, uy tín của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Điều này có thể khiến khách hàng, đối tác và nhà đầu tư mất niềm tin vào doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến các hợp đồng hợp tác và khả năng phát triển trong tương lai.

6- Khó khăn trong quản lý tài chính: Lỗi sai trong chứng từ kế toán không chỉ ảnh hưởng đến các con số trên giấy mà còn gây khó khăn trong quá trình quản lý tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Các quyết định tài chính và kinh doanh dựa trên những dữ liệu không chính xác dễ dẫn đến sai lầm trong chiến lược phát triển, gây lãng phí nguồn lực và làm suy yếu khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

7- Khả năng mất cơ hội: Cuối cùng, sai sót trong chứng từ kế toán có thể làm mất đi những cơ hội quý báu trong kế hoạch mở rộng hoặc đầu tư của doanh nghiệp. Những báo cáo tài chính không minh bạch và chính xác sẽ khiến các đối tác và nhà đầu tư do dự, làm giảm khả năng tiếp cận các nguồn vốn mới.

Các đầu mục chứng từ kế toán doanh nghiệp cần kiểm tra

Tùy theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà sẽ tập trung kiểm tra các nhóm chứng từ khác nhau.

Ví dụ: Các doanh nghiệp dịch vụ, chi phí chủ yếu là nhân công, kế toán sẽ tập trung rà soát hồ sơ lương. Một số doanh nghiệp kinh doanh thương mại, do tính chất quan trọng của khoản mục hàng hóa, kế toán lại tập trung rà soát hóa đơn mua hàng, chứng từ nhập xuất kho, …

Nhưng nhìn chung, các doanh nghiệp đều phải kiểm tra 6 nhóm chứng từ kế toán sau:

1. Bộ chứng từ kế toán tiền

Bộ chứng từ kế toán tiền thường bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán,…

Việc kiểm tra bộ chứng từ kế toán tiền là để đảm bảo:

[1] Tất cả các nghiệp vụ thu, chi tiền doanh nghiệp đều được thể hiện trong một trong các chứng từ

[2] Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ đã đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu và thể hiện đúng mục đích thu, chi tiền

[3] Phiếu thu có chữ ký người nộp tiền và phiếu chi phải có chữ ký người nhận tiền

[4] Các chứng từ kế toán tiền phải được sắp xếp thành quyển gọn gàng và theo trình tự logic về thời gian.

2. Bộ hồ sơ mua sắm Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Hàng tồn kho,… và hồ sơ thanh lý TSCĐ, CCDC

Mục đích chính của việc kiểm tra chứng từ kế toán này là để đảm bảo rằng:

[1] Tất cả các bộ hồ sơ mua sắm đảm bảo đầy đủ hóa đơn hợp pháp, chứng từ theo quy trình nội bộ và các quy định của cơ quan thuế.

[2] Bộ chứng từ mua sắm các loại Tài sản: TSCĐ, CCDC, HTK,… thể hiện sự tuân thủ quy trình mua sắm, quy trình kiểm soát…của đơn vị.

[3] Trường hợp doanh nghiệp không có các quy trình mua sắm nội bộ nhưng vẫn có đầy đủ các tài liệu căn bản gồm: Kế hoạch mua sắm hàng năm, Báo giá, Đặt hàng, Hợp đồng, Hóa đơn, Biên bản bàn giao/ Biên bản nghiệm thu, Thanh lý hợp đồng, Phiếu nhập kho…

[4] Tài sản cố định, công cụ dụng cụ sau khi mua sắm, khi đưa vào sử dụng có Biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng, trừ trường hợp các công cụ, dụng cụ có giá trị quá nhỏ, hạch toán thẳng chi phí trong kỳ.

[6] Hồ sơ thanh lý tài sản: Thanh lý tài sản thường là hoạt động không thường xuyên của doanh nghiệp do vậy rất ít đơn vị xây dựng quy trình và tài liệu cho việc này. Tuy nhiên, nếu có hoạt động này, kế toán cần lưu ý theo Điều 35- Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

“Khi có TSCĐ thanh lý, doanh nghiệp phải ra quyết định thanh lý, thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý TSCĐ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chính và lập “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo mẫu quy định. Biên bản được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển cho phòng kế toán để theo dõi ghi sổ, 1 bản giao cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ”

3. Hồ sơ công nợ/ Thư xác nhận công nợ

Hồ sơ công nợ hay thư xác nhận công nợ là một trong những đầu mục quan trọng trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán. Mục đích của việc kiểm tra nhưng tài liệ này là tạo cơ hội cho nhân sự kế toán phát hiện các chênh lệch công nợ và điều chỉnh kịp thời. Ngoài ra còn đảm bảo số dư công nợ của doanh nghiệp là chính xác và tăng sự tin tưởng của người đọc với BCTC của doanh nghiệp.

Nguyên tắc kiểm tra như sau:

[1] Doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hồ sơ/thư xác nhận công nợ tại thời điểm cuối kỳ đối với mọi đối tượng công nợ. Trường hợp không có hồ sơ phải ghi chú lại rõ lý do và lưu trữ các bằng chứng hoặc tài liệu thay thế khác như: Hợp đồng, Hóa đơn, chứng từ chứng minh thanh toán ngay sau niên độ (Phiếu thu, phiếu chi, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi,…)

[2] Kế toán đặc biệt lưu ý thư xác nhận của các khoản mục công nợ có số dư lớn, mà khi kế toán xem xét về tính trọng yếu thì có thể ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

[3] Trên thư xác nhận công nợ cần có chi tiết danh sách hóa đơn hình thành nên số dư công nợ cuối nợ cuối kỳ. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Do vậy, kế toán cần rất thận trọng kiểm tra lại tính đầy đủ, chính xác của thông tin trên thư xác nhận.

>> Tìm đọc các bài viết liên quan đến công nợ:

4. Bộ chứng từ kế toán lương

Kiểm tra và rà soát tính đầy đủ hồ sơ lao động làm việc tại doanh nghiệp để làm căn cứ xác định chi phí lương, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ lao động theo quy trình tuyển dụng của tất cả các nhân sự làm việc tại doanh nghiệp, thông thường bao gồm các tài liệu sau: Hồ sơ tuyển dụng (Đơn xin việc, hồ sơ cá nhân, Thư mời làm việc,…), Hợp đồng lao động, Quyết định tăng lương, Quyết định điều chuyển, Quyết định bổ nhiệm, Quyết định bãi miễn, Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động,…

Kiểm tra bảng chấm công, bảng lương và chứng từ chi lương hết sức quan trọng, đặc biệt là với doanh nghiệp thường xuyên có nợ đọng lương, vì là đây cơ sở để tính toán chi phí lương được trừ và không được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Rà soát hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tương ứng với hồ sơ lương của doanh nghiệp để 2 bên có số liệu khớp đúng.

5. Các hóa đơn đầu vào và đầu ra

Hóa đơn đầu vào đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán tài sản, chi phí và thuế GTGT đầu vào, trong khi hóa đơn đầu ra là căn cứ để ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Vì vậy, việc kiểm tra chứng từ kế toán mà thiếu đi bộ tài liệu này sẽ không còn hiệu quả. Việc kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của các hóa đơn này hoàn toàn cần thiết mà kế toán phải tập trung thực hiện, đặc biệt vào cuối năm, để đảm bảo sự chính xác và tuân thủ pháp luật trong quá trình hạch toán.

>> Hướng dẫn chi tiết tại: Cách kiểm tra hóa đơn: Đảm bảo tính hợp pháp và an toàn tài chính cho doanh nghiệp

6. Hồ sơ kiểm kê cuối năm của doanh nghiệp

Hồ sơ kiểm kê cũng là một đầu mục doanh nghiệp không thể bỏ qua trong quá trình kiểm tra hồ sơ kế toán.

Tài sản cần kiểm kê gồm: Tiền, Hàng tồn kho, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ… Kiểm kê tài sản là công việc bắt buộc phải thực hiện vào thời điểm cuối năm của kế toán theo quy định của Luật Kế toán, doanh nghiệp cần có một kế hoạch kiểm kê cho toàn bộ các loại tài sản của doanh nghiệp mình để đảm bảo không có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán.

Hồ sơ kiểm kê tài sản: Công tác kiểm kê của doanh nghiệp vào thời điểm cuối năm cần được thể hiện trên bộ hồ sơ kiểm kê tài sản. Hồ sơ kiểm kê tài sản của doanh nghiệp cần có các giấy tờ sau: Bản kế hoạch/ chương trình kiểm kê; Quyết định/ phê duyệt kiểm kê của ban lãnh đạo công ty; Bản kiểm kê thực tế như biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, biên bản kiểm kê hàng tồn kho, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản kiểm kê CCDC,..; Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.

Quy trình chuẩn kiểm tra chứng từ kế toán giúp DN tránh rủi ro thuế

quy-trinh-kiem-tra-chung-tu-ke-toan

Bước 1: Tập hợp các loại chứng từ kế toán

Trước khi tiến hành kiểm tra chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần thu thập và tập hợp lại toàn bộ chứng từ kế toán của doanh nghiệp bao gồm:

– Chứng từ do chính đơn vị lập như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, biên bản ghi nhớ,…

– Chứng từ mua vào từ bên ngoài như hóa đơn mua hàng, biên nhận vận chuyển, hợp đồng,…

– Chứng từ lưu chuyển nội bộ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán,…

Kế toán sẽ kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ bằng cách đối chiếu với các nghiệp vụ đã phát sinh trong kỳ và xác nhận lại với đối tác liên quan.

Bước 2: Dịch chứng từ kế toán sang tiếng Việt

Dĩ nhiên muốn kiểm tra được chứng từ kế toán hiệu quả thì cần phải dịch tất cả sang tiếng Việt. Theo Khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán bằng ngoại ngữ cần được dịch sang tiếng Việt để sử dụng ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các nội dung chính của chứng từ cần được dịch đầy đủ, chính xác và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. Bản dịch tiếng Việt phải đính kèm bản gốc tiếng nước ngoài.

Các tài liệu đi kèm chứng từ như hợp đồng, báo cáo tài chính, v.v. không bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt, trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bước 3: Kiểm tra chứng từ kế toán để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp

Trước khi sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán, doanh nghiệp cần phải kiểm tra chứng từ kế toán một cách kỹ lưỡng để đảm bảo:

– Thông tin ghi nhận trên chứng từ phải đầy đủ, rõ ràng, khách quan và trung thực. Không được ghi thiếu hoặc sai lệch thông tin;

– Nội dung và hình thức chứng từ phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về kế toán, tài chính;

– Số liệu, thông tin trên chứng từ phải chính xác, phù hợp thực tế nghiệp vụ;

– Chứng từ nội bộ phải tuân thủ đúng quy chế, quy trình quản lý chứng từ của đơn vị.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

Bước 4: Luân chuyển và ghi sổ kế toán chứng từ

Sau bước kiểm tra chứng từ kế toán xong, các tài liệu cần được tập hợp về phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.

Tuy nhiên, chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán

Sau khi hoàn thành bước ghi sổ, bước cuối cùng trên hành trình kiểm tra chứng từ kế toán là doanh nghiệp cần phải bảo quản chứng từ kế toán để đảm bảo có đúng và đủ tài liệu để đối chiếu khi cơ quan Thuế yêu cầu, nhất là những trường hợp đột xuất.

Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, trừ khi có yêu cầu khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Khi tiêu hủy chứng từ, doanh nghiệp cần tuân thủ từng bước theo đúng quy định của pháp luật để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

>> Xem thêm: Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu?

6 lỗi sai thường gặp khi kiểm tra chứng từ kế toán

Trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán, việc đảm bảo sự chính xác và minh bạch của thông tin tài chính là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải lúc nào quá trình này cũng diễn ra một cách trơn tru. Dưới đây là 6 lỗi sai phổ biến mà nhiều kiểm tra viên kế toán có thể mắc phải, gây ảnh hưởng đến chất lượng của việc kiểm tra chứng từ kế toán.

(1) Thiếu kiến thức chuyên môn về quy trình kiểm tra chứng từ kế toán

Kiểm tra chứng từ kế toán không chỉ đơn giản là đối chiếu các số liệu mà còn đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về kế toán, thuế và các quy định pháp lý liên quan. Một số kiểm tra viên do thiếu kiến thức chuyên môn có thể dẫn đến những đánh giá sai lầm về tính hợp lệ và hợp lý của chứng từ. Điều này không chỉ làm mất đi tính minh bạch mà còn gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.

(2) Chưa tuân thủ quy trình kiểm tra chứng từ kế toán

Một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán là không tuân thủ đúng quy trình đã đề ra. Quy trình kiểm tra được xây dựng nhằm đảm bảo tất cả các thông tin cần thiết được kiểm tra đầy đủ, chi tiết và chính xác. Tuy nhiên, khi kiểm tra viên không thực hiện theo quy trình, việc bỏ sót các thông tin quan trọng hay kiểm tra không toàn diện có thể xảy ra. Đặc biệt là khi kiểm tra viên bỏ qua các bước đối chiếu quan trọng, những lỗi nhỏ có thể không được phát hiện kịp thời, dẫn đến những hậu quả lớn hơn trong tương lai.

(3) Thiếu cẩn thận và tỉ mỉ trong kiểm tra chứng từ kế toán

Công việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận tuyệt đối. Khi kiểm tra viên không đủ tập trung, dễ dẫn đến việc bỏ sót các sai sót nhỏ nhưng lại có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Đặc biệt, khi khối lượng chứng từ lớn và kiểm tra viên bị áp lực về thời gian, việc làm qua loa, chủ quan rất dễ xảy ra. Sai sót trong kiểm tra chứng từ có thể dẫn đến việc báo cáo tài chính bị sai lệch, gây ảnh hưởng đến uy tín và tài chính của doanh nghiệp.

(4) Sử dụng sai phần mềm hỗ trợ kiểm tra chứng từ kế toán

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ kiểm tra chứng từ kế toán giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm không phù hợp hoặc không được đào tạo sử dụng đúng cách có thể gây ra những lỗi không mong muốn. Khi phần mềm không tương thích với yêu cầu của doanh nghiệp, kiểm tra viên có thể gặp khó khăn trong việc xử lý các chứng từ và dẫn đến hiệu suất công việc giảm sút.

(5) Không lưu trữ chứng từ hợp lý

Lưu trữ chứng từ một cách khoa học là bước quan trọng trong việc bảo đảm tính liên tục và nhất quán của thông tin tài chính. Tuy nhiên, một lỗi phổ biến là không tổ chức và lưu trữ chứng từ đúng cách, dẫn đến việc thất lạc hoặc khó khăn trong việc truy xuất khi cần thiết.

Khi chứng từ không được sắp xếp một cách hợp lý, việc kiểm tra chứng từ kế toán hay đối chiếu thông tin có thể trở nên phức tạp và tốn thời gian hơn nhiều.

(6) Bỏ qua việc kiểm tra đối chiếu chứng từ

Kiểm tra đối chiếu là một bước không thể thiếu trong quy trình kiểm tra chứng từ kế toán. Sai lầm thường gặp là việc bỏ qua hoặc thực hiện đối chiếu không kỹ lưỡng giữa chứng từ và các tài khoản kế toán tương ứng. Khi không thực hiện đối chiếu đầy đủ, các sai sót trong việc ghi nhận thông tin có thể không được phát hiện, dẫn đến sự sai lệch trong báo cáo tài chính.

Cách khắc phục lỗi sai liên quan chứng từ kế toán

Khi doanh nghiệp thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán, không thể tránh khỏi việc phát hiện ra các sai sót trong quá trình lập và quản lý hồ sơ. Sai sót này có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như doanh nghiệp, người mua hay người bán. Tuy nhiên, việc khắc phục những lỗi này là điều bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và đúng pháp luật.

Cách khắc phục 1: Lập lại hồ sơ, chứng từ kế toán đúng quy định

Trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện sai sót phát sinh từ lỗi của doanh nghiệp, phương pháp khắc phục tối ưu nhất là lập lại hồ sơ, chứng từ theo đúng quy định của pháp luật. Việc này yêu cầu doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ lưỡng lại các tài liệu liên quan, rà soát từng chi tiết để tránh lặp lại lỗi. Điều này không chỉ giúp hồ sơ minh bạch mà còn đảm bảo doanh nghiệp tránh các hình phạt không đáng có từ cơ quan thuế.

Cách khắc phục 2: Điều chỉnh hồ sơ, chứng từ qua thỏa thuận với người mua, người bán

Trong trường hợp lỗi xuất phát từ người mua hoặc người bán, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh hồ sơ, chứng từ. Điều quan trọng là phải có sự thỏa thuận và đồng thuận từ cả hai bên để đảm bảo việc sửa đổi diễn ra một cách hợp lý và không gây ảnh hưởng đến các bên liên quan. Việc điều chỉnh này cũng cần được thể hiện rõ ràng và đầy đủ trong hệ thống kiểm tra chứng từ kế toán để tránh những sai sót trong tương lai.

Cách khắc phục 3: Kê khai bổ sung và điều chỉnh thuế

Sau kiểm tra chứng từ kế toán, nếu bạn phát hiện có lỗi sai liên quan đến chứng từ mà ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai bổ sung và điều chỉnh thuế theo đúng quy định. Việc này không chỉ giúp điều chỉnh lại số liệu thuế một cách chính xác mà còn tránh được các hình phạt từ cơ quan thuế. Để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần liên tục kiểm tra chứng từ kế toán, cập nhật các thông tin mới nhất về luật thuế và có kế hoạch sửa đổi, bổ sung kịp thời.

Việc kiểm tra chứng từ kế toán không chỉ là một chiến lược tài chính quan trọng mà còn là một yếu tố cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh hiện nay. Hy vọng với những kiến thức đắt giá về kiểm tra chứng từ kế toán trên đây mà TACA mang lại, doanh nghiệp đã tự có cho mình một chiến lược bảo vệ và phát triển kinh doanh phù hợp trong tương lai.

Tham khảo ngay Dịch vụ soát xét sổ sách kế toán – kiện toàn hồ sơ thanh kiểm tra thuế tại Taca. Đồng hành là đội ngũ chuyên gia với kinh nghiệm thực chiến nhiều năm trong ngành, chúng tôi tự tin cung cấp bộ hồ sơ chứng từ sổ sách kế toán thuế hoàn chỉnh tối đa nhất đảm bảo đúng luật kế toán và luật thuế hiện hành, để chuẩn bị sẵn sàng cho quyết toán thuế và cho các mục tiêu tài chính của công ty; Đưa ra danh mục các rủi ro tiềm ẩn không xử lý được để DN chuẩn bị phương án khi quyết toán; Dự tính số thuế bị phạt/ truy thu thêm nếu có và chịu trách nhiệm làm việc với cơ quan thuế trong thời gian quyết toán.

>>> Bạn đọc tham khảo thêm các dịch vụ chất lượng khác tại Taca: