Giải pháp tối ưu chi phí lưu kho nhằm tránh lãng phí

Chi phí lưu kho thường chiếm 20% -30% tổng chi phí tồn kho của doanh nghiệp, 70% -80% còn lại bao gồm giá vốn hàng bán và chi phí đặt hàng.

Để quản lý kho hàng, doanh nghiệp phải bỏ ra ngân sách không hề nhỏ. Đồng thời, những yếu tố gây lãng phí nếu không được kiểm soát cũng khiến cho chi phí này tăng cao đáng kể và “bào mòn” lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây Taca sẽ chia sẻ tư duy cốt lõi và các phương pháp quản lý để chủ doanh nghiệp tối ưu chi phí kho bền vững và hiệu quả.

Tối ưu chi phí lưu kho cần một tư duy đổi mới và tầm nhìn dài hạn

Doanh nghiệp cần hiểu rằng tối ưu chi phí không phải là nhiệm vụ của mỗi bộ phận kho hàng. Việc tối ưu chi phí nói chung cần một kế hoạch và sự kết hợp của nhiều phòng ban. Nếu chỉ chăm chăm vào giảm chi phí kho, ít xem xét đến mối liên kết của với các phòng ban xung quanh, việc tối ưu chi phí sẽ không được lâu dài, thậm chí là gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất nói chung. 

Vậy trước khi bắt tay vào tối ưu chi phí kho, doanh nghiệp cần phải hiểu rằng: doanh nghiệp muốn tồn kho sẽ phát sinh rất nhiều chi phí và muốn tối ưu chi phí lưu kho cần một kết hoạch liên phòng ban.

Tư duy 20/80 giúp tối ưu chi phí kho từ chuỗi cửa hàng bán giày 

Câu chuyện thành công của một chủ cửa hàng giày đã xây dựng được 10 cửa hàng giày chỉ trong vòng một năm. Tư duy rõ ràng khi xử lý hàng tồn kho và triển khai marketing bán hàng như thế nào đã giúp người chủ thực hiện được điều đó?

Chuỗi cửa hàng này đã phát triển theo nguyên tắc 20/80 (20 sản phẩm sinh ra 80 doanh số). Cụ thể, doanh nghiệp chỉ tồn kho chính xác những sản phẩm đang bán chạy nhất, tạo ra doanh số nhiều nhất. Đặt gia công số lượng lớn nhóm mặt hàng 20% đó thôi, còn 80% còn lại không tập trung. Cửa hàng có 200-300 mẫu hàng nhưng cũng chỉ cần lưu nhiều những mặt hàng bán nhiều nhất, không sản xuất đại trà, không sản xuất 200-300 mẫu cùng lúc. Nếu doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm cùng lúc thì chi phí mà doanh nghiệp phải gồng gánh sẽ cao ngất. 

Giải quyết vấn đề tồn kho như vậy rồi. 20% hàng tồn kho đó họ làm gì tiếp theo ?  Doanh nghiệp tập trung quảng cáo về những sản phẩm đó. Thay vì tiếp thị cho toàn bộ sản phẩm họ có (200-300 mẫu) thì chỉ tập trung RẤT nhiều ngân sách để quảng bá viết content quảng cáo cho những sản phẩm 20%. Họ media rất sâu cho sản phẩm đó. Và khách hàng chỉ mua các sản phẩm được quảng cáo, không lo hàng tồn.  

80% sản phẩm còn lại sẽ mang lại giá trị cảm nhận cho khách hàng là “à ông này cũng có rất nhiều sản phẩm, thương hiệu này đa dạng”. Nhưng sự thật là: khách hàng sẽ xem xét các nhiều sản phẩm nhưng cuối cùng, hầu hết, sẽ mua những sản phẩm mà doanh nghiệp quảng bá. 

Nhân sự không cần take care nhiều sản phẩm, lo lắng phải đẩy đi các mặt hàng khó bán liên tục. Nhân viên tư vấn khách hàng có quy trình để hướng khách hàng đến những sản phẩm chúng ta tập trung nếu sản phẩm nhóm kia (80%) không còn hàng. 

Nếu doanh nghiệp bán lẻ đang hướng đến doanh thu khoảng 30-40 tỷ thì việc tập trung bán hàng kiểu 20-80 này khá tốt. Đối với doanh nghiệp nào mới thì thương hiệu sẽ lên rất nhanh. Không cần bán nhiều loại, dồn lực để sinh lợi nhuận tốt, giá trị dòng tiền lớn trước. Cửa hàng giày có đến 300-500 mẫu nhưng qua một năm thường họ chỉ restock 3-5 mẫu giày mà thôi.  Rồi khi qua trend qua mùa thay vì phải giải quyết một lúc rất nhiều sản phẩm thì họ chỉ cần giải quyết 20% sản phẩm tồn mà thôi.

Đây là tư duy không chỉ áp dụng được trong kho hàng sản xuất giày mà còn rất nhiều ngành hàng kinh doanh, kinh doanh một hoặc nhiều mặt hàng khác để chúng ta tiết kiệm được chi phí không chỉ là lưu kho mà cả các chi phí liên quan khác nữa, cũng như đẩy mạnh thương hiệu.  

Giải pháp tối ưu chi phí kho hiệu quả cho doanh nghiệp 

Trong trường hợp của chuỗi cửa hàng giày phía trên: việc tập trung bán một số sản phẩm nhất định (chiến lược kinh doanh) cho phép kho lưu trữ tập trung và hàng được đẩy đi nhanh chóng (giảm chi phí kho); marketing tập trung nổi bật các sản phẩm “được chọn” (giảm chi phí marketing, tăng hiệu suất bán hàng). 

Giảm chi phí kho nằm trong kế hoạch tổng thể, vậy nên, nếu doanh nghiệp đang áp dụng các giải pháp (để tối ưu chi phí kho) thì đừng lo lắng nếu chi phí kho chưa giảm tức thì.

Dưới đây là một số giải pháp quản lý hàng tồn kho tổng thể giúp tối ưu chi phí lưu kho doanh nghiệp có thể tham khảo.

1. Quản lý chuỗi cung ứng 

Bằng cách cải thiện quản lý chuỗi cung ứng, bạn có thể giảm thiểu thời gian lưu kho và chi phí vận chuyển, giúp tối ưu hóa chi phí lưu kho tổng thể. Điều này đòi hỏi đánh giá và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến vận chuyển, giao nhận, đặt hàng và dự báo nhu cầu. 

>>> Xem thêm: Quy trình quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp – Rủi ro và cách quản lý hiệu quả 

Quản lý chuỗi cung ứng đang là xu thế cạnh tranh của các sàn thương mại điện tử 

Cuộc cạnh tranh quảng cáo giữa các sàn đã kém sôi động hơn những năm trước. Với tình hình “người khôn, của khó” như hiện tại, các sản thương mại tập trung vào vấn đề nội tại hơn đặc biệt là khâu giao hàng logistic để nâng cao khả năng cạnh tranh. “Cuộc đua ngầm”  trong logistics sẽ nâng cao tiềm lực của doanh nghiệp dài hạn 3-5 năm. Đơn vị nào có vốn mạnh sẽ thắng đầu tư nhiều vào logistics sẽ có lợi thế cạnh tranh và tồn tại bền vững hơn. 

Một lưu ý quan trọng nữa cho các doanh nghiệp đang bày “gian hàng online” đó là:  cách bán hàng trên sản thương mại điện tử đang dẫn thay đổi. Lấy ví dụ như tik tok shop sẽ chủ động đẩy các livestream của những người có tầm ảnh hưởng lên trên và cách đẩy hàng nhanh nhất là giảm giá.

Các phiên livestream có hiệu quả sau sẽ giảm giá sâu hơn nhiều hơn. Giống như một chuỗi domino, các doanh nghiệp các cửa hàng cứ phải liên tục phải giảm giá cạnh tranh với nhau. Nhưng, đừng để doanh nghiệp của bạn cuốn theo tình hình này, những người bán có kinh nghiệm đều hiểu rằng đẩy hàng tồn kho bằng việc giảm giá không phải là phương pháp tối ưu lâu dài. 

>>> Xem thêm: Cách đẩy hàng tồn kho khó tiêu thụ: giải phóng hàng tồn đọng vốn 

2. Quản lý thông tin hàng tồn kho 

Để tối ưu hóa chi phí lưu kho, bạn cần có thông tin chính xác và liên tục về lượng hàng tồn kho. Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho (WMS) hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có tính năng theo dõi hàng tồn kho để giúp bạn theo dõi, kiểm soát và dự báo hàng tồn kho một cách chính xác. Điều này giúp bạn tránh tồn kho dư thừa và thiếu hụt, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí lưu kho.

Mặc dù dự báo chính xác là rất quan trọng, nhưng phần mềm cũng cảnh báo người mua khi đã đến lúc đặt hàng lại và đề xuất số lượng cần mua. Sẽ mất thời gian thử nghiệm để đạt được số dư phù hợp, nhưng điều đó rất đáng giá khi mức tồn kho được tối ưu hóa giúp tiết kiệm nhiều tiền. 

3. Quản lý vòng quay hàng tồn kho 

Bằng cách tăng vòng quay hàng tồn kho, doanh nghiệp bạn giảm thời gian hàng tồn kho trung bình và tiền mặt liên quan. Điều này có thể đạt được bằng cách cải thiện quy trình sản xuất, quy trình đặt hàng và phân phối, và áp dụng các chiến lược tiếp thị như giảm giá, khuyến mãi (có chiến lược) để tăng doanh số và khách hàng trung thành.

Hãy xem xét hiệu suất của tất cả các sản phẩm hàng tháng để xem liệu chúng ta có bán được với tỷ lệ mong đợi hay không. Nếu doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn dự kiến, hãy điều chỉnh cho phù hợp. Một lần nữa, các dự báo chính xác sẽ giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa đang chiếm chỗ trong kho và bị giảm giá trị. 

KPI quản lý hàng tồn kho của phòng tài chính kế toán

Có đến hàng chục KPI để quản lý hàng tồn, nhưng đây hãy xem xem những KPI này đã được quản lý bởi bộ phận khác hoặc bên thứ 3 hay chưa. Đối với doanh nghiệp muốn quản lý hàng tồn kho trên phương hiện đảm bảo hiệu quả tài chính kế toán (cụ thể là dòng tiền và lượng tiền mặt)  thì chỉ cần 3 KPI như sau:

KPi đầu tiên cần quản lý là số ngày tồn kho và so với trung bình ngành

Không khác biệt nhiều so với trung bình ngành. Nếu cao hơn hoặc thấp hơn so với trung bình ngày 20% là lúc xem lại. Không nhìn từng quý từng tháng. 

Xu hướng ngày tồn kho của mình đang đi lên thì đấy là dấu hiệu cho thấy minh đang mất kiểm soát ở phần hàng tồn kho. Và mọi vấn đề về dòng tiền và mọi vấn đề về hàng hóa dòng tiền nó không đến liền, nó đến từ từ. Cho nên khi mình sử dụng số ngày tồn kho thì mình không nên so với các chính sách hàng tồn kho của mình không mà còn xem các xu hướng của nó như thế nào bằng cách là nhìn nhiều kỳ và so sánh với các cùng ngành.

Hai KPI hàng tồn kho còn lại là: Dự báo về số ngày tồn kho của tháng sau và Hàng tồn kho hư hỏng chậm lưu chuyển. Tương tự thì hai chỉ số này cũng nên được só sánh với trung bình ngành.  

4. Dự báo nhu cầu hàng hóa / khoản dự phòng 

Dự báo nhu cầu hàng hóa (Demand forecasting) một cách chính xác là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí lưu kho. Bằng cách sử dụng các phương pháp dự báo như phương pháp trung bình động, hồi quy dự báo, hoặc mô hình hóa dự trữ, bạn có thể đưa ra dự báo nhu cầu gần đúng, từ đó giảm thiểu việc tồn kho dư thừa và thiếu hụt. Trong một số trường hợp dự báo được nhu cầu hàng hóa sẽ dự báo dòng tiền tương ứng của doanh nghiệp. 

Đối với một số loại hàng có đặc điểm khác nhau thì doanh nghiệp cần có cách dự báo khác nhau. Ví dụ:  

1. Đối với loại hàng khó dự đoán nhu cầu đóng góp tạo doanh thu lớn thì phải tính lượng dự phòng. 

Việc đầu tiên là quan sát dữ liệu trong quá khứ. Giảm tồn kho có thể thông qua kí hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp (chẳng hạn khi mà mình cần một cái, alo một cái họ có thể giao hàng cho mình liền để mình sử dụng). Loại hợp đồng nguyên tắc này thương thường sẽ phải trả chi phí mua hàng cao hơn một chút nhưng nếu phần cao hơn này vẫn thấp hơn phần chi phí mình dự phòng thì hãy chọn hợp đồng nguyên tắc. 

Chia sẻ tài nguyên với đối tác. Nếu mình có nhiều đơn vị thì mình có thể chia sẻ khoản dự phòng với nhiều đối tác thì khoản dự phòng chung sẽ ít hơn. 

2. Đối với loại hàng giá trị nhỏ – dễ dự đoán nhu cầu: chỉ cần mua thường xuyên

3. Đối với loại hàng giá trị nhỏ, khó dự đoán nhu cầu: khi nào cần mới cần mua 

4. Đối với loại hàng tạo ra lợi nhuận lớn, nhu cầu thường xuyên đều đều: cách quản lý là phải tính toán sao cho tổng chi phí tồn kho và mua hàng của mình là thấp nhất, vì khi mà anh mua  đơn hàng lớn thì sẽ được chiết khấu còn mua đơn hàng nhỏ thì không được

Dự phòng tiền mặt: xác định lượng tiền mặt của mình: nhu cầu sử dụng là bao nhiêu. Dựa vào nhu cầu sử dụng trong quá khứ. thứ hai dựa vào bản kế hoạch thu chi, tháng nào hút tiền tháng nào thừa tiền, dự phòng. Thứ 3 nhận định tình hình kinh doanh. Nền kinh tế đều dều nguồn dự phòng ổn định, còn nếu môi trường rủi ro thì dự phòng có thể cao hơn. Có những doanh nghiệp không cần dự phòng tiền mặt nhiều nhưng có một số doanh nghiệp thì cái này rất quan trọng. 

Miếng bánh thị trường thương mại điện tử đang khó ăn hơn, nhưng nhìn tổng thể miếng bánh đang phình to

Đơn hàng lên rất nhanh nhưng xuống cũng nhanh – nhập hàng quá nhiều sau đó phải bỏ đi cả ngàn sản phẩm.

Đây là hệ quả của việc các doanh nghiệp, người bán chưa tìm hiểu kỹ thị trường, chưa kiểm soát chặt chẽ chi phí vận hành doanh nghiệp nói chung và chi phí lưu kho nói riêng trong khi thương mại điện từ ngày càng thương mại hóa, các nhà bán hàng lâu năm cx đánh giá việc cạnh tranh trên sàn thương mại điện từ đang khó khăn so với 2 năm trước đặc biệt là việc nổi lên của những sàn điện tử mới như tik tok shop. 

Tuy việc kinh doanh online trên các sàn thương mại đang dần trở nên khó khăn hơn nhưng số lượng người mua cũng đang tăng lên chóng mặt.

Vậy nên doanh nghiệp đang muốn bày bán sản phẩm của mình trên internet vẫn đang có lợi thế vô cùng lớn.

5. Sử dụng công nghệ và tự động hóa hệ thống quản lý hàng tồn kho

Áp dụng công nghệ và tự động hóa trong quản lý hàng tồn kho giúp cải thiện hiệu quả và giảm chi phí. Ví dụ, hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động, mã vạch, hệ thống quản lý phân phối, robot tự động hoá và máy học có thể tăng cường quy trình lưu kho, tăng tốc độ xử lý và giảm lỗi nhân sự.

6. Quản lý lưu trữ và bố trí kho hàng 

Tổ chức lưu trữ và bố trí kho hàng một cách hợp lý cũng có thể giúp tối ưu hóa chi phí lưu kho. Tối ưu hóa không gian lưu trữ, sử dụng kỹ thuật đóng gói thông minh và xây dựng hệ thống lưu trữ dễ dàng truy cập và sắp xếp hợp lý giúp tăng cường hiệu suất và giảm thời gian tìm kiếm và di chuyển hàng hóa.

Những phương pháp trên đều có thể được kết hợp và tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu và quy mô của mỗi doanh nghiệp. Việc áp dụng một hệ thống quản lý hiệu quả, công nghệ và các phương pháp tối ưu hóa có thể giúp bạn giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng cường hiệu quả trong quy trình sản xuất.

Tối đa sức chứa của không gian kho chỉ có thể khả thi nếu bạn thiết kế kho dựa theo mỗi đơn hàng nhận hoặc vận chuyển mỗi tháng, tức là ưu tiên sắp xếp các sản phẩm được di chuyển thường xuyên hơn, ước lượng số lượng nhân viên làm việc trong kho và số lượng giá hàng cần thiết để lưu trữ hàng hóa, v.v. Chỉ cần bạn có ước tính sơ bộ những yếu tố này thì bạn đã có thể sử dụng không gian lưu kho của mình hiệu quả hơn.

Các doanh nghiệp thường không tận dụng tối đa không gian mà họ có. Thiết kế lại nhà máy sản xuất hoặc nhà kho có thể làm giảm khả năng hàng tồn kho không được chú ý gây giảm vốn khấu hao, tăng chi phí bảo hiểm và thuế 

Tối ưu hóa phân vùng vàng – Golden zone 

“Vùng vàng” –  golden zone là nơi: hàng hóa di chuyển nhanh nhất; dễ tiếp cận nhất; các hàng hóa nặng hơn và di chuyển chậm hơn không ở khu vực này. 

Việc chọn hàng chiếm tới 40-50% tổng chi phí vận hành kho hàng của bạn, vậy nên nếu nhân viên có thể lấy hàng càng nhanh cho chi phí tổng thể sẽ càng thấp. Những sản phẩm bán chạy nhất của bạn ở trong “vùng vàng”, mọi thứ sẽ di chuyển nhanh hơn.  

Tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại đây: 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình quản lý hàng tồn kho

Câu hỏi thường gặp 

Chi phí lưu kho là gì?

Chi phí lưu kho là số tiền mà người gửi hay người nhận hàng tùy thỏa thuận phải trả cho đơn vị vận chuyển để hàng hóa của mình được lưu tại kho của đơn vị vận chuyển đó.Thông thường các đơn vị vận chuyển sẽ tính phí này dựa vào thời gian lưu kho và loại hình hàng hóa cũng như khối lượng và kích thước hàng.

Chi phí lưu kho ảnh hưởng bởi các yếu tố nào?

• Vị trí của kho (ở thành thị hay nông thôn)
• Kích thước của sản phẩm được lưu trữ (có thể đắt hơn khi lưu trữ các mặt hàng lớn hoặc thậm chí nặng so với các mặt hàng nhỏ)
• Số lượng SKU bạn bán (bạn càng bán nhiều sản phẩm, bạn càng cần nhiều dung lượng lưu trữ và chi phí sẽ cao hơn)
• Số lượng đơn vị bạn phải lưu trữ (nếu đó là lượng hàng tồn kho trong một năm hoặc một tháng)
• Tốc độ quay vòng hoặc bán hết hàng tồn kho (nếu đó là hàng bán chạy chỉ có trong kho một thời gian ngắn hoặc hàng bán chậm, bám đầy bụi)
• Loại đơn hàng bạn có ( DTC (direct to customer: trực tiếp tới khách hàng)  với ít đơn vị mỗi đơn hàng hoặc B2B yêu cầu lưu trữ pallet cao)
• Cơ sở này chỉ nhằm mục đích lưu trữ hay cung cấp các dịch vụ khác với mức phí cao hơn.

Các loại chi phí lưu kho?

Có ba loại chi phí doanh nghiệp mất khi lưu kho hàng hóa:

Đầu tiên là chi phí vốn. Vì hàng hóa trong kho nên tốc độ trung chuyển vốn = 0, chi phí vốn (bao gồm vốn vay hoặc những chi phí cơ hội khác. 

Chi phí thứ hai mà chúng ta mất đó là chi phí bảo quản hàng hóa. Chúng ta phải có kho bãi. Đối với doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng đông lạnh thì còn cần kho để bảo quản lạnh. 

Chi phí thứ 3 là chi phí khấu hao vô hình. Hàng càng trong kho giá trị nó càng giảm xuống. 

Ví dụ về cách tính chi phí lưu kho của một cửa hàng 

Một cửa hàng cung cấp đồ mỹ thuật bán ba sản phẩm khác nhau: cọ sơn, giá vẽ và tranh vẽ. Trong năm qua, doanh nghiệp này nắm giữ 100 đơn vị mỗi sản phẩm, nâng tổng số hàng tồn kho lên tới 300 đơn vị.

Giá trị hàng tồn kho hàng năm	100.000 USD
Chi phí lưu trữ (tiền thuê nhà, tiện ích và bảo hiểm)	20.000 USD
Chi phí nhân viên (tiền lương nhân viên)	30.000 USD

Doanh nghiệp muốn tính chính chi phí lưu giữ hàng tồn kho  trong năm qua. 

Đầu tiên doanh nghiệp phải tính toán chi phí cơ hội. Đến cuối năm, doanh nghiệp đã bán được tất cả 100 chiếc mỗi sản phẩm, tạo ra doanh thu 100.000 USD; nhưng trong khi giá vẽ hầu như không bán hết, và các bức vẽ (sản phẩm phổ biến nhất của họ) đã được đặt hàng sẵn trong năm tới. Nếu doanh nghiệp tối ưu hóa hàng tồn kho của mình để chứa 100 cọ vẽ, 50 giá vẽ và 150 bức vẽ, họ có thể kiếm được 115.000 USD. Do đó, chi phí cơ hội của cửa hàng nghệ thuật được tính như sau:

Chi phí cơ hội = Lợi nhuận từ kịch bản không được chọn – Lợi nhuận từ kịch bản đã chọn

Chi phí cơ hội = $115.000 – $100.000 

Chi phí cơ hội = 15.000 USD

Tiếp theo là tính khấu hao. Cửa hàng nghệ thuật xác định rằng trong năm qua, hàng tồn kho của họ có giá 40.000 USD để sản xuất và có tuổi thọ là 2 năm. Chi phí có thể cứu vãn được vào cuối 2 năm đó sẽ là 20.000. Với thông tin này họ tính khấu hao hàng tồn kho như sau:

Khấu hao = (Chi phí sản xuất hàng hóa – Giá trị có thể thu hồi được) / Tuổi thọ hàng tồn kho

Khấu hao = ($40.000 – $20.000) / 2       

Khấu hao = 20.000 USD / 2

Khấu hao = 10.000 USD

Cuối cùng, khi có tất cả dữ liệu cần thiết, cửa hàng nghệ thuật có thể tính chi phí lưu giữ hàng tồn kho trong năm qua:

Chi phí lưu giữ hàng tồn kho = (Chi phí lưu kho + Lương nhân viên + Chi phí cơ hội + Chi phí khấu hao) / Tổng giá trị hàng tồn kho hàng năm

Chi phí lưu giữ hàng tồn kho = ($20.000 + $30.000 + $15.000 + $10.000) / $100.000

Chi phí giữ hàng tồn kho = 0,75 hoặc 75%

Dựa vào cách tính hàng tồn kho như trên doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định hàng tồn kho phù hợp với nhu cầu và tạo ra lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.

Taca Business Consulting,