Báo cáo quản lý dự án theo Lĩnh vực & Mục tiêu quản trị cụ thể

Báo cáo quản lý dự án là bản tóm tắt tổng quan về tình trạng hiện tại của dự án. Đây được coi là bản ghi chính thức về trạng thái của một dự án tại một thời điểm nhất định. Biểu mẫu và các nội dung chi tiết trong báo cáo quản lý dự án có thể khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của phòng ban và doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án mà doanh nghiệp có thể thực hiện một báo cáo quản lý dự án hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Bản báo cáo này sẽ được cung cấp cho tất cả các bên liên quan của dự án để giúp họ cập nhật tiến độ dự án và tất cả các vấn đề cấp bách mà dự án đó có thể phải đối mặt.

Bảng thông tin quản lý dự án (Project Management Dashboard) cũng là một dạng báo cáo quản lý dự án, nhưng nó sẽ dựa trên nền tảng dựa trên dữ liệu hiển thị số liệu, số liệu thống kê và thông tin chi tiết dành riêng cho một dự án hoặc chiến lược cụ thể bằng cách trình bày kết hợp KPI phù hợp ở một vị trí trung tâm để mang lại lợi ích cho hiệu suất của dự án.Bảng thông tin như vậy là hoàn hảo cho các phòng ban riêng lẻ muốn theo dõi sự thành công của các dự án và chiến dịch của họ, phát hiện các xu hướng trong quá khứ hoặc hiện tại và cuối cùng góp phần làm cho tổ chức trở nên thông minh hơn.

Dịch vụ tư vấn triển khai phần mềm báo cáo quản trị B-canvas

Dự án là một trong những nền tảng của một doanh nghiệp thành công. Dự án sẽ hiện thực hóa các sáng kiến ​​chiến lược tập trung vào các lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp, giúp thúc đẩy một tổ chức tiến lên, phát triển, tiến bộ và phát triển qua từng thời kì. Nhìn chung thì việc triển khai báo cáo quản lý dự án hiệu quả & thông minh sẽ tạo ra cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh và đạt được thành công kinh doanh bền vững.

Trong bài chia sẻ dưới đây Taca sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp những góc nhìn tổng quan về báo cáo quản trị dự án theo một số lĩnh vực cụ thể và theo mục tiêu quản trị của doanh nghiệp, những chỉ số nào là quan trọng trong từng dạng báo báo.

Hãy đồng hành cùng Taca nhé!

Báo cáo quản lý dự án tổng thể theo lĩnh vực

Báo cáo dự án công nghệ thông tin 

Bạn là giám đốc CIO, muốn mang lại nhiều giá trị hơn và có tác động đáng kể đến doanh nghiệp, và phù hợp với các ưu tiên chiến lược cốt lõi của công ty. Bằng góc nhìn toàn cảnh về dự án, CIO có thể làm các dự án CNTT tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí và hướng đến kết quả hơn bao giờ hết thông qua các bảng dự án thông minh. Báo cáo quản lý dự án trong dự án CNTT cần thể hiện được một số thông số quan trọng: 

• Tiến độ tổng thể dự án (Overall Progress): giám sát cẩn thận tiến độ dự án giúp bạn nâng cao hiệu suất, hiệu quả và phân phối tổng thể dự án. Bạn có thể phát hiện mục tiêu nào chưa được giải quyết và tránh chống chất gây ra sự cố cho toàn dự án. Chỉ số này cũng xác định được khối lượng công việc của nhóm, và quyết định xem bạn chỉ cần điều chỉnh thời hạn hoặc nói chuyện với nhân viên của mình. 
• Thực hiện đúng ngân sách (Budget): đánh giá khả năng duy trì trong giới hạn ngân sách đặt ra từ đầu. Chi phí luôn quan trọng với bất kỳ dự án nào, nhấn là khi doanh nghiệp tiến hành phân tích dự án – rủi ro dự án vì sẽ luôn có những chi phí bất ngờ có thể xảy đến, yêu cầu sự thay đổi kế hoạch hoặc tối ưu hóa bổ sung.  Trong trường hợp đó thì sẽ là hợp lý nền doanh nghiệp tạo ra một khoản dự phòng đến những sự kiện bất ngờ đó. 

>>> Nếu dữ liệu cho thấy dự án đang vượt quá ngân sách, người quản lý có thể dễ dàng thuyết phục những người đưa ra quyết định phê duyệt chuyển hướng hoặc điều chỉnh dự án. 

• Thời gian xử lý trung bình (Avg Handle Time (In Days) For Project -Task): chỉ số cung cấp cái nhìn sâu sắc về khung thời gian, ngày giao hàng và thời hạn. Người lý dự án có thể tối ưu hóa các nhiệm vụ và khối lượng công việc trong tương lai của từng thành viên trong nhóm. 

Báo cáo quản lý dự án – Dự án công nghệ thông tin

Báo cáo quản lý dự án xây dựng

Báo cáo quản lý dự án ngành xây dựng

Các chỉ số tài chính ngành xây dựng quan trọng khác: 

• Chỉ số giá xây dựng (Construction Price Index): Việc xác định chỉ số giá xây dựng thường dựa trên sự so sánh giữa giá trị của một loạt các sản phẩm và dịch vụ xây dựng trong một khoảng thời gian cụ thể với một điểm tham chiếu trước đó (thường là một năm cơ sở). Khi chỉ số giá xây dựng tăng, tức là chi phí xây dựng đang tăng so với thời điểm tham chiếu và ngược lại.
• Hệ số nợ/ Vốn chủ sở hữu (Debt to Equity Ratio): Được sử dụng để đánh giá đòn bẩy tài chính của công ty, đồng thời là thước đo quan trọng để các nhà đầu tư và bản thân doanh nghiệp nhìn nhận và đánh giá năng lực tài chính của mình, phát hiện rủi ro tiềm ẩn, có biện pháp ứng phó kịp thời.

Chỉ số D/E = Nợ phải trả/ Vốn chủ sở hữu

+ D/E < 1:  tỷ lệ nợ thấp hơn phần vốn chủ sở hữu, doanh nghiệp đang quản lý rủi ro từ những khoản nợ khá tốt. Trong trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nợ gấp thì vẫn có đủ năng lực tài chính để ứng phó với khoản nợ này.

+ D/E > 1: doanh nghiệp đang có khoản nợ nhiều hơn vốn chủ sở hữu, tổ chức cần có kế hoạch để nhìn nhận rủi ro đang gặp phải và tìm cách xử lý thích hợp.

• Hệ số “tồn động” trên vốn chủ sở hữu (Backlog to Equity Ratio): backlog trong ngành xây dựng đề cập đến lượng công việc mà công ty ký kết nhưng chưa hoàn thành. Hệ số backlog trên vốn chủ sở hữu là chỉ số được dùng để đánh giá mức độ rủi ro tài chính dài hạn và hiệu quả sản xuất của công ty. 

Hệ số backlog trên vốn chủ sở hữu = Giá trị dự án chờ thực hiện (Backlog) / Vốn chủ sở hữu = X

+ X cao, có nghĩa là công ty có một lượng lớn các dự án hoặc hợp đồng đã ký kết nhưng chưa hoàn thành, điều này giúp tạo ra dòng tiền trong tương lai và sự ổn định về tài chính. Bên cạnh đó, tỉ lệ cao còn cho thấy công ty đã cam kết vào nhiều dự án, hợp đồng cụ thể, đây có thể là cơ hội hoặc rủi ro, tùy thuộc vào khả năng thực hiện và quản lý rủi ro của công ty. Tuy nhiên, nếu công ty không sử dụng vốn chủ sở hữu một cách hiệu quả, tỉ lệ cao có thể cho thấy công ty đang gặp khó khăn trong việc tận dụng nguồn vốn của mình.

+ X thấp, có thể biểu thị sự cải thiện của hiệu quả sản xuất nhưng cũng có thể ám chỉ rằng công ty đang đối mặt với rủi ro tài chính khi có ít dự án hoặc hợp đồng trong tương lai. Điều này làm ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng sinh lời của các công ty xây dựng.  

• Hệ số backlog trên vốn lưu động (Backlog to Working Capital ratio): là chỉ số tài chính trong ngành xây dựng dùng để đo lường khả năng quản lý tài chính ngắn hạn cũng như đánh giá hiệu suất của các dự án chờ thực hiện trong việc đáp ứng nghĩa vụ tài chính ngắn hạn của công ty.

Hệ số backlog trên vốn lưu động = Giá trị dự án chờ thực hiện (Backlog) / (Tài sản ngắn hạn – Nợ phải trả ngắn hạn)

Hệ số này cung cấp cái nhìn về việc cân đối giữa khả năng sinh lời từ các dự án chờ thực hiện và khả năng sử dụng vốn lưu động của công ty. Các doanh nghiệp xây dựng luôn mong muốn tỷ lệ tối thiểu là 1:1 để có thể đáp ứng các yêu cầu tài chính ngắn hạn cũng như duy trì việc hoạt động hiệu quả.

Báo cáo quản lý dự án hiệu suất chiến dịch tiếp thị/ bán hàng

Báo cáo quản lý dự án hiệu suất tiếp thị đại lý hiệu quả trước hết, cần hướng tới chiến lược tiếp thị hiệu quả rồi sau đó tập trung cụ thể vào các sáng kiến quảng cáo của tổ chức bạn. Với một ngành có nhịp độ phát triển nhanh như ngành bán lẻ thì các báo cáo quản lý dự án tiếp thị toàn diện cũng cần xuất nhanh và hiệu quả hơn. 

Báo cáo quản lý dự án chiến lược tiếp thị

Một báo các dự án hiệu suất tiếp thị cho đại lý sẽ đi thẳng vào trọng tâm của quản trị chi phí, khả năng đáp ứng mục tiêu, mức độ tương tác và tỷ lệ nhấp của chiến dịch. Nó cũng sẽ hiển thị tất cả những mục quan trọng để nhà quản trị có thể đặt ngân sách cho chiến dịch một cách sáng suốt. 

• Tỷ lệ nhấp (CTR): thể hiện mức độ cộng hưởng nội dung doanh nghiệp phân phối đến đối tượng mục tiêu.
• Chi phí mỗi lần nhấp chuột (CPC): cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về số tiền chi tiêu cho quảng cáo khuyến mại trên mỗi kênh – mức độ hiệu quả trên từng kênh. 
• Giá mỗi chuyển đổi (CPA): Bằng cách hiểu các sáng kiến ​​​​quảng cáo khác nhau đang khiến bạn tốn bao nhiêu tiền để có được khách hàng mới hoặc chuyển đổi, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh chiến lược có thể giúp bạn tiết kiệm tiền đồng thời thúc đẩy thành công của mình. CPA của bạn sẽ giúp bạn làm điều đó.

Báo cáo quản lý dự án phân tích thương hiệu (Brand Analytics) 

Trong dự án phân tích thương hiệu thường gồm nhiều câu hỏi khác nhau để có thể thu thập được dữ kiện từ người tham gia khảo sát. Việc trình bình kết quả đôi khi cần mất một quá trình dài và tẻ nhạt để phân nhóm và tổng hợp những thông tin này. Khi xác định được những KPI chính cho báo cáo quản lý dự án ngay từ đầu, các bước thực hiện (kể cả từ bước thu thập dữ liệu) và trực quan hóa dữ liệu hoàn chỉnh đã có công cụ hệ thống báo cáo quản trị lo. Một số chỉ số có thể xuất hiện trong báo cáo quản lý dự án phân tích thương hiệu: 

• Nhận thức về thương hiệu không cần trợ giúp: phản hồi từ những người tham gia có suy nghĩ tích cực có khả năng nhớ đến thương hiệu của bạn bằng câu hỏi mở (Khi nhắc đến thương hiệu bán sữa cho trẻ em bạn nhờ đến thương hiệu nào? Thương hiệu B – thương hiệu của bạn). Những người được phỏng vấn sẽ tự đưa ra một danh sách thương hiệu trong đầu của họ mà không có sự gợi mở tác động nào. 
• Hỗ trợ nhận thức về thương hiệu: vẫn là câu hỏi mở nhưng với đối tượng không còn suy nghĩ tích cực về thương hiệu của bạn (không tích cực nghĩa là người tham gia không dễ dàng nhớ đến thương hiệu của bạn – trừ khi có tác động). Nếu có tác động nào đó thực hiện khiến người tham gia nhớ đến thương hiệu của bạn => các chiến dịch marketing và phân phối của doanh nghiệp đang thu hút được sự chú ý. 

Báo cáo quản lý dự án phân tích thương hiệu

Các chỉ số nhân khẩu học về đối tượng tham gia chiến dịch nghiên cứu phân tích thương hiệu cũng có thể đưa vào bảng báo cáo quản lý dự án. Nếu doanh nghiệp muốn dạng dữ liệu về từng nhóm tham gia riêng thì nên tách ra nghiên cứu ngay từ đầu và thực hiện những dự án báo cáo khác nhau. 

Báo cáo quản lý dự án theo mục tiêu quản trị

Báo cáo quản lý dự án – Kiểm soát tiến độ(Báo cáo theo dõi thời gian) 

Báo cáo quản lý dự án – Kiểm soát tiến độ

Dạng báo cáo này cho phép người quản lý theo dõi số lượng đã hoàn thành và các bước tiếp theo thực hiện ở đâu. Báo cáo dự án này còn bao gồm dữ liệu về ngày hoàn thành ước tính so với ngày hoàn thành thực tế để cung cấp thêm thông tin chi tiết về hiệu suất nhóm. 

Báo cáo cũng cho biết tình trạng của dự án trong một thời gian cụ thể và so sánh với kế hoạch dự án đã đề ra trước đó. Từ đó đánh giá xem mức độ hoàn động của dự án đang ở trạng thái tốt, trung bình hay kém.  

Báo cáo quản lý dự án – Kiểm soát ngân sách

Đây là báo cáo quản lý dự án mà doanh nghiệp bắt buộc phải có và theo dõi thường xuyên. Dạng bảng báo cáo dự án này thường cung cấp các dữ liệu như tổng chi phí, chi phí dự kiến và số tiền hiện có. Ngoài ra, báo cáo có thể cung cấp thông tin về chi phí cho mỗi nhiệm vụ hoặc nguồn lực để xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn về ngân sách và chi tiêu. 

Báo cáo quản lý dự án – Kiểm soát ngân sách

Báo cáo dự án – Quản lý rủi ro

Theo dõi báo cáo dự án này là cần thiết để doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện dự án. Nó giúp doanh nghiệp nhận biết được về tất cả các rủi ro đang như thế nào và cách kế hoạch dự phòng giảm thiểu rủi ro đề ra liệu còn phù hợp. Dạng báo cáo này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tập trung vào các vấn đề có mức độ ưu tiên cao nhất làm ảnh hưởng đến tiến độ. 

>>>Xem thêm: Các biện pháp quản lý rủi ro hiệu quả đối với mỗi doanh nghiệp

Báo cáo dự án – Theo dõi hiệu suất nhóm 

Cho phép cấp quản lý giám sát được tiến trình và rủi ro có thể phát sinh từ thành viên nhóm. Loại bảng này có thể bao gồm dữ liệu về thời gian hoàn thành nhiệm vụ, độ chính xác của nhiệm vụ và các chỉ số KPI năng suất của nhóm.

Báo cáo quản lý dự án -Theo dõi hiệu suất nhóm

Báo cáo dự án – Thông tin liên lạc với khách hàng 

Một tính năng khá hay của bảng dự án (project dashboard) được xuất bởi hệ thống báo cáo quản trị đó là có thể trực tiếp cập nhật được mọi câu hỏi và phản hồi từ khách hàng. Sự hợp nhất này giúp quá trình truy cập thông tin liên quan và sự giao tiếp giữa khách hàng và nhóm dự án được thông thuận, bỏ qua các kênh liên lạc khác nhau như là email, gọi điện thoại hay trả lời tin nhắn trên mạng xã hội. 

>>> Xem thêm: Báo cáo khách hàng: Quản lý khách hàng hiệu quả hơn thông qua phân tích các chỉ số “vàng”

Báo cáo dự án  – Phân bổ nguồn lực

Bảng thông tin phân bổ nguồn lực rất cần thiết khi doanh nghiệp đang vận hành nhiều dự án khác nhau. Dạng báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về những “nơi” mà doanh nghiệp đang đổ tài nguyên vào, cho phép cấp quản lý so sánh mức độ tiêu hao nguồn lực và xác định được bất kỳ sự thiếu hiệu quả nào tiềm ẩn trong sử dụng nguồn lực.  

Báo cáo quản lý dự án – Phân bổ nguồn lực doanh nghiệp

Báo cáo dự án – Theo dõi sự cố và lỗi 

Báo cáo này cung cấp chế độ xem tập trung vào các vấn đề hiện tại và cung cấp dữ liệu về tiến trình của từng nhiệm vụ liên quan. Quan trọng hơn báo cáo tập trung này sẽ ngăn chặn chậm trễ tốn kém bằng cách cảnh báo cho người quản lý dự án khi thời hạn đang đến gần và công việc vẫn chưa được bắt đầu. 

===> Khuyến nghị để doanh nghiệp thực hiện quản lý dự án hiệu quả hơn với báo cáo quản lý dự án: 

Các mẫu báo cáo của ban quản lý dự án có sẵn được cung cấp với giá rẻ trên thị trường sẽ không phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Báo cáo quản lý dự án được chia thành nhiều loại khác nhau dựa trên mục tiêu quản trị và ngành nghề riêng biệt: báo cáo tiến độ dự án, báo cáo quản lý dự án công nghệ, báo cáo quản lý xây dựng,…và mỗi ngành nghề, mỗi công ty lại có nhu cầu và đặc thù khác nhau. Thế nên mỗi doanh nghiệp lại cần có một hệ thông báo cáo quản trị dự án riêng được thiết kế riêng, phù hợp & hiệu quả nhất với các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đang bám đuổi.

Dịch vụ Xây dựng & Triển khai hệ thống báo cáo quản trị của Taca

TACA tự hào cung cấp cho các doanh nghiệp dịch vụ Xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị với đội ngũ nhân sự 3 MẠNH – MẠNH VỀ CHUYÊN MÔN, MẠNH VỀ KINH NGHIỆM và MẠNH VỀ HỖ TRỢ, ĐÀO TẠO. Các “chiến binh” của TACA đã từng thực chiến từ các chức vụ chuyên viên đến quản lý cấp cao và lăn lộn trong các doanh nghiệp từ Việt Nam đến nước ngoài trong nhiều năm, có đủ các kiến thức để xây dựng và triển khai một ‘’bộ khung xương’’ hệ thống báo cáo quản trị tối ưu cho các dự án của doanh nghiệp nói chung và với toàn bộ doanh nghiệp nói chung.

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình của Taca sẽ là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp bởi những ĐIỂM RIÊNG BIỆT dưới đây:

1. Hệ thống báo cáo quản trị được thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp: sát sườn với các hoạt động nội bộ, tối ưu vận hành, giúp các phòng ban bộ phận phối hợp nhịp nhàng với nhau. Quy rõ trách nhiệm, phát hiện lỗi từ đâu và từ ai. Từ đó hoạt động của doanh nghiệp không còn bị trễ nải gây ảnh hưởng đến tốc độ vận hành bàn giao dự án
2. Hướng dẫn & Đào tạo nhân sự doanh nghiệp thực hiện và thấu hiểu hệ thống báo cáo quản trị đã xây dựng từ A-Z, đảm bảo nhân sự của bạn có đủ năng lực vận hành hệ thống báo cáo quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
3. Không cần lo lắng về rủi ro “xây xong rồi bỏ” bởi Taca sẽ tiếp tục giảm sát vận hành hệ thống báo cáo cho doanh nghiệp trong vòng 2-3 tháng để đội ngũ của doanh nghiệp đi vào thói quen, cùng đồng hành với doanh nghiệp trên hành trình đổi mới. Sau thời gian giám sát trên, nếu quý doanh nghiệp vẫn có nhu cầu đồng hành cùng chúng tôi thì doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ kiểm soát nội bộ của Taca.

Đặc biệt, công cụ báo cáo quản trị B-Canvas của Taca được thiết kế riêng cho thị trường Việt Nam, không chỉ cung cấp các báo cáo trực quan, dễ hiểu mà còn tích hợp nhiều tính năng thông minh, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình quản lý dự án. B-Canvas giúp doanh nghiệp nắm bắt mọi góc nhìn về tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định chính xác và kịp thời trong bối cảnh thị trường biến động.

Cung cấp mọi góc nhìn toàn diện cho thấy tình hình kinh doanh thực sự đang diễn ra các vấn đề bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác nhất để phát triển doanh nghiệp trong tình hình kinh tế liên tục có những chuyển biến. 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị

Tham khảo các dịch vụ khác của Taca tại đây:

• Dịch vụ báo cáo tài chính chuẩn mực Việt Nam VAS và IFRS

• Dịch vụ xây dựng mô hình tài chính dự án tại chính kinh doanh đầu tư
• Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động của doanh nghiệp
• Dịch vụ setup hệ thống kế toán

Chúc quý bạn đọc và quý doanh nghiệp sức khỏe và thành công !

Taca Business Consulting,