Thời gian hoàn thuế – Cách tối ưu thời gian hoàn và các quy định DN cần nắm rõ

Taca
Kiến thức luật thuế
Cập nhật: 27 Tháng 10, 2024

Hiểu rõ thời gian hoàn thuế là cách giúp doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh chiến lược tài chính, đồng thời dự phòng cho những chi phí phát sinh trong thời gian chờ đợi. Nắm rõ thời gian này còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro chậm trễ và các vấn đề pháp lý, từ đó tạo nên sự ổn định và minh bạch trong việc quản lý thuế.

Vậy quy trình hoàn thuế mất bao lâu và có những yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến thời gian hoàn thuế này? Đọc tiếp bài viết để tìm thêm câu trả lời nhé.

Thời gian hoàn thuế theo quy định

Theo quy định mới nhất, thời gian hoàn thuế sẽ phụ thuộc vào các trường hợp khác nhau. Dưới đây là 2 trường hợp đó:

Trường hợp 1: Thời gian hoàn thuế đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế

Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019 quy định rằng, trong vòng 40 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo bằng văn bản về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế hoặc không hoàn thuế cho người nộp thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế.

Một điều cần ghi nhớ, nếu việc chậm ban hành quyết định hoàn thuế là do lỗi của cơ quan quản lý thuế thì ngoài số tiền thuế phải hoàn trả, cơ quan quản lý thuế còn phải trả tiền lãi với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền phải hoàn trả và số ngày chậm hoàn trả cho bạn. Nguồn tiền trả lãi được chi từ ngân sách trung ương theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

Vậy những hồ sơ nào thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế?

1) Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế lần đầu của từng trường hợp hoàn thuế theo quy định của pháp luật về thuế. Trường hợp người nộp thuế có hồ sơ hoàn thuế gửi cơ quan quản lý thuế lần đầu nhưng không thuộc diện được hoàn thuế theo quy định thì lần đề nghị hoàn thuế kế tiếp vẫn xác định là đề nghị hoàn thuế lần đầu.

2) Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế trong thời hạn 02 năm kể từ thời điểm bị xử lý về hành vi trốn thuế;

3) Hồ sơ của tổ chức giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, bán, giao và chuyển giao doanh nghiệp nhà nước;

4) Hồ sơ hoàn thuế thuộc loại rủi ro về thuế cao theo phân loại quản lý rủi ro trong quản lý thuế;

5) Hồ sơ hoàn thuế thuộc trường hợp hoàn thuế trước nhưng hết thời hạn theo thông báo bằng văn bản của cơ quan quản lý thuế mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế hoặc có giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế nhưng không chứng minh được số tiền thuế đã khai là đúng;

6) Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thực hiện thanh toán qua ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác theo quy định của pháp luật;

7) Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra trước hoàn thuế theo quy định của Chính phủ.

Trường hợp 2: Thời gian hoàn thuế đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước kiểm tra sau

Trái ngược với trường hợp 1, trường hợp hồ sơ thuộc diện này sẽ có thời gian hoàn thuế ngắn hơn nhiều. Chậm nhất là 6 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan quản lý thuế có thông báo về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải: một là đưa ra quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế; hai là thông báo chuyển hồ sơ của người nộp thuế sang kiểm tra trước hoàn thuế nếu thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 73 của Luật này và ba là thông báo không hoàn thuế tới người nộp thuế khi hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế.

Nếu như thông tin khai trên hồ sơ hoàn thuế khác với thông tin quản lý của cơ quan quản lý thuế thì cơ quan quản lý thuế thông báo bằng văn bản để người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin. Thời gian giải trình, bổ sung thông tin không tính trong thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.

Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước là hồ sơ của người nộp thuế không thuộc các trường hợp trên.

Các trường hợp doanh nghiệp được hoàn thuế

Để được hoàn thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện và tiêu chí cụ thể theo quy định của pháp luật.

Đối với hoàn thuế TNCN, cá nhân sẽ được hoàn thuế trong các trường hợp khi số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp hoặc thu nhập tính thuế chưa đến mức nộp thuế nhưng cá nhân đã nộp thuế hoặc là các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước.

Đối với hoàn thuế tiêu thụ đặc biệt, người nộp thuế được hoàn thuế đã nộp bao gồm hàng tạm nhập khẩu, tái xuất khẩu, hàng hóa là nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu được hoàn thuế tiêu thụ đặc biệt, người nộp thuế giải thể, phá sản mà số thuế tiêu thụ đặc biệt nộp thừa và trường hợp hoàn thuế tiêu thụ đặc biệt khác theo quy định.

Đối với hoàn thuế giá trị gia tăng, có nhiều trường hợp cụ thể với tính chất khác nhau, doanh nghiệp sẽ thuộc diện được hoàn thuế

>> Tìm hiểu ngay các trường hợp hoàn thuế GTGT tại: Tổng hợp các trường hợp hoàn thuế GTGT

Một số yếu tố ảnh hưởng thời gian hoàn thuế cho doanh nghiệp

Thông thường, có nhiều doanh nghiệp được hoàn thuế rất nhanh, nhưng lại có các trường hợp chờ đợi thời gian hoàn thuế rất lâu, thậm chí 2 – 3 năm vẫn chưa được giải quyết. Vậy tại sao lại xảy ra trường hợp như trên?

Yếu tố 1: Thời gian hoàn thuế phụ thuộc vào tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ hoàn thuế

Từ thực tế rà soát, nhiều trường hợp người nộp thuế chưa chuẩn bị đủ hồ sơ theo quy định hoặc kê khai thông tin thiếu chính xác, dẫn đến việc kéo dài thời gian xử lý hoàn thuế. Để rút ngắn quá trình này, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, bao gồm các tài liệu như báo cáo tài chính, chứng từ nộp thuế, hóa đơn và các giấy tờ liên quan khác. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu pháp lý hoặc thiếu tài liệu, doanh nghiệp sẽ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa, làm thời gian hoàn thuế bị gián đoạn. Nguyên nhân thường do thiếu kinh nghiệm hoặc chưa nắm rõ quy định, đặc biệt là với các hồ sơ phức tạp. Việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chậm trễ không mong muốn.

>> Chi tiết tại: Kiểm tra hồ sơ hoàn thuế: Làm thế nào để đảm bảo hồ sơ của bạn đạt chuẩn?

Yếu tố 2: Thời gian hoàn thuế phụ thuộc vào khối lượng công việc của cơ quan thuế

Thời gian hoàn thuế có thể thay đổi tùy thuộc vào khối lượng công việc tại cơ quan thuế vào thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ. Ví dụ, thời điểm cuối năm tài chính hoặc kỳ hạn nộp hồ sơ thuế thu nhập cá nhân thường là thời gian cao điểm của các cơ quan thuế. Trong giai đoạn này, số lượng hồ sơ hoàn thuế tăng đột biến, khiến cơ quan thuế có thể gặp quá tải trong việc xử lý và xem xét các hồ sơ hoàn thuế. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc thời điểm nộp hồ sơ hoàn thuế, nếu có thể tránh được giai đoạn cao điểm, sẽ giúp thời gian hoàn thuế diễn ra nhanh chóng hơn.

>> Có thể bạn quan tâm: Quy trình kiểm tra thuế để tìm ra sai phạm của doanh nghiệp

Yếu tố 3: Thời gian hoàn thuế phụ thuộc vào lựa chọn phương thức nhận tiền hoàn thuế

Phương thức nhận tiền hoàn thuế cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thời gian nhận được khoản tiền hoàn trả. Nếu doanh nghiệp lựa chọn nhận tiền qua tài khoản ngân hàng, quy trình xử lý thanh toán và nhận tiền thường diễn ra nhanh chóng hơn do ngân hàng có thể thực hiện giao dịch ngay khi cơ quan thuế phê duyệt.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp lựa chọn nhận tiền trực tiếp tại cơ quan thuế, quy trình này có thể bị chậm trễ do phụ thuộc vào lịch làm việc, khối lượng công việc của nhân viên cơ quan thuế, và thời gian chờ đợi xử lý trực tiếp. Việc ưu tiên nhận tiền qua tài khoản ngân hàng là cách hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Việc hiểu rõ và điều chỉnh các yếu tố trên có thể giúp doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian hoàn thuế mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, tạo sự ổn định và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Vậy có những cách nào để doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian hoàn thuế?

Khi tiến hành các thủ tục hoàn thuế, làm sao để tối ưu thời gian, đảm bảo quyền lợi mà vẫn tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý là câu hỏi của rất nhiều doanh nghiệp. Để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian hoàn thuế, bạn cần áp dụng các cách tiếp cận và quy trình phù hợp.

Cách 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh, tránh sai sót

Người ta nói muốn gỡ chuông, cần tìm người buộc chuông. Tương tự, việc chủ động chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế một cách chuẩn chỉnh chính là bước quan trọng giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian hoàn thuế. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai sót, thời gian hoàn thuế sẽ bị gián đoạn bởi yêu cầu bổ sung từ cơ quan thuế.

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu như chứng từ, hóa đơn và các báo cáo tài chính liên quan. Người nộp thuế nên kiểm soát kỹ lưỡng các đầu vào, phát hiện và loại trừ các hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ hoặc hoàn thuế trước khi gửi hồ sơ đến cơ quan thuế. Nhờ đó, thời gian kiểm tra hồ sơ của cơ quan thuế sẽ được rút ngắn, và doanh nghiệp cũng hạn chế được các yêu cầu bổ sung giải trình thuế. Việc kiểm tra kỹ lưỡng từng hạng mục trong hồ sơ không chỉ giảm thiểu nguy cơ sai sót mà còn giúp cải thiện thời gian hoàn thuế.

>> Các bài viết liên quan:

Cách 2: Sử dụng dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp

Nếu bạn chưa đủ tự tin cho khâu chuẩn bị thủ tục hoàn thuế, hãy lựa chọn dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp, uy tín. Các công ty tư vấn thuế có chuyên môn sâu về quy trình, yêu cầu pháp lý, và kinh nghiệm thực tế sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các thủ tục và chuẩn bị hồ sơ đúng quy định ngay từ đầu.

Ngoài ra, họ cũng có thể hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và tránh những phiền toái không cần thiết. Dịch vụ tư vấn còn giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt các thay đổi mới nhất về chính sách thuế, từ đó tối ưu hóa thời gian hoàn thuế.

Cách 3: Kết nối nhanh chóng với cơ quan thuế để theo dõi hồ sơ

Trong quá trình hoàn thuế, việc thường xuyên kết nối và cập nhật tình trạng hồ sơ với cơ quan thuế sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tiến trình xử lý. Doanh nghiệp có thể phát hiện ngay các vấn đề phát sinh và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi có yêu cầu bổ sung từ cơ quan thuế, tránh được tình trạng hồ sơ bị đình trệ trong thời gian dài. Giao tiếp nhanh chóng và minh bạch giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và tăng hiệu quả tối ưu thời gian hoàn thuế.

Cách 4: Tự động hóa và sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử

Áp dụng công nghệ vào quy trình kê khai thuế không chỉ giảm thiểu sai sót thủ công mà còn đẩy nhanh tốc độ hoàn tất thời gian hoàn thuế. Các dịch vụ khai thuế điện tử giúp doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan thuế một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, đồng thời cho phép theo dõi tiến độ xử lý trực tuyến.

Công nghệ tự động hóa còn hỗ trợ lưu trữ và quản lý dữ liệu, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần bổ sung chứng từ hoặc đối chiếu trong quá trình hoàn thuế. Điều này giảm thiểu thời gian xử lý và tăng cường độ chính xác trong kê khai thuế.

Mỗi phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ thời gian hoàn thuế và hạn chế những trở ngại không cần thiết trong quá trình hoàn thuế, từ đó duy trì dòng tiền ổn định và tăng cường hiệu quả quản lý tài chính.

Việc nắm bắt thời gian hoàn thuế vừa là trách nhiệm vừa mang lại lợi thế để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh hiện nay. Hy vọng với những kiến thức đắt giá về thời gian hoàn thuế trên đây mà TACA mang lại, doanh nghiệp đã tự có cho mình một chiến lược bảo vệ và phát triển kinh doanh phù hợp trong tương lai.

Dịch vụ hoàn thuế xuất nhập khẩu – giá trị gia tăng của TACA hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng nhận lại số tiền thuế tối đa, giúp cải thiện dòng tiền và giảm thiểu áp lực tài chính. Với đội ngũ chuyên gia tận tâm và nhiều kinh nghiệm, TACA sẽ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ chi tiết, từ hợp đồng, hóa đơn đến các chứng từ thanh toán giúp doanh nghiệp tự tin làm việc với cơ quan thuế, đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện suôn sẻ, giúp doanh nghiệp an tâm và tiết kiệm thời gian.

Tham khảo các dịch vụ về thuế khác tại Taca: