Ứng dụng phần mềm quản lý công nợ trong doanh nghiệp

Nợ xấu, nợ khó đòi bao giờ cũng là “nỗi ám ảnh” của các doanh nghiệp vì nó tác động trực tiếp đến nguồn vốn và làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đe dọa sự tồn vong của doanh nghiệp.

Mọi doanh nghiệp, dù lớn hay bé và hoạt động trong lĩnh vực nào, cũng luôn phải đối mặt với việc phát sinh công nợ phải thu do người mua nhận hàng trước và thanh toán sau. Trong thời buổi kinh tế cạnh tranh như hiện nay, việc thu hồi công nợ ở doanh nghiệp được xem là cực kỳ quan trọng vì chỉ có thu hồi công nợ mới xoay vòng được đồng vốn, đảm bảo ngân sách không bị thâm hụt quá lớn, hạn chế chiếm dụng vốn.

Làm thế nào để quản lý công nợ được tối ưu là câu hỏi được các nhà quản trị đặc biệt quan tâm. Việc bán hàng cho khách hàng nợ tiền có thể tiềm ẩn các rủi ro dẫn đến các khoản nợ xấu và việc thu hồi nợ gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên đây là cách phổ biến, dễ dàng để tăng doanh số và lợi nhuận một cách nhanh chóng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi những bất cập trong quản lý công nợ do quản lý thủ công bằng excel ngày càng lớn thì các doanh nghiệp đang cân nhắc chuyển sang sử dụng Phần mềm quản lý công nợ ( Accounts Receivable Software) để theo dõi các khoản công nợ từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. 

Cụ thể hơn thì phần mềm quản lý công nợ (Accounts Receivable Software) này có thể giải quyết các khó khăn gì của quy trình quản lý công nợ thủ công và những tính năng cụ thể của phần mềm này là gì, chúng ta sẽ cùng thảo luận trong bài phân tích dưới đây cùng Taca.

Những bất cập khi quản lý công nợ khách hàng bằng excel

Phần mềm quản lý công nợ bằng Excel miễn phí rất được ưa chuộng với ưu điểm nổi bật là chi phí thấp và khả năng lưu trữ thông tin một cách có hệ thống và khoa học ở mức độ đơn gian. Nhân viên sẽ có thể cập nhật dữ liệu dựa trên các giao dịch, qua đó doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và phân tích thông tin nhanh chóng.

Bên cạnh đó, nhờ Excel bạn sẽ không cần mất quá nhiều thời gian xử lý số liệu mà vẫn nhận được những kết quả chính xác nhất.

Tuy nhiên phần mềm quản lý công nợ bằng Excel vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế, đặc biệt khi thông tin công nợ cần quản lý quá nhiều và quá phức tạp. Khi mở các file dữ liệu lớn, phần mềm Excel gặp phải nhiều vấn đề khi xử lý thông tin.

Dễ gây nhầm lẫn Khi khối lượng đơn hàng gia tăng, công việc liên tục tăng cao gây áp lực cho nhân viên. Xử lý số liệu thủ công rất dễ dẫn đến sai sót trong tính toán. 

Từ việc nhầm lẫn số liệu, việc sai số, sót đơn ảnh hưởng đến quá trình thanh toán đơn hàng.

• Từ đó kéo theo sai lệch về thu chi, ảnh hưởng lớn đến tài chính công ty.
• Truy thu sai, doanh nghiệp dễ gây tranh cãi với khách hàng. Từ đó mất khách, giảm uy tín.

Hơn nữa quản lý công nợ bằng Excel sẽ khiến doanh nghiệp khó theo dõi thông tin một cách thống nhất bởi dữ liệu phải lưu trữ trong nhiều file độc lập và chúng cũng không kết nối với những hệ thống thanh toán bằng mã vạch hay lập hóa đơn.

Các file Excel cũng có tính bảo mật không cao cũng như có thể xảy ra hiện tượng thất lạc, từ đó có thể gây nên nhiều vấn đề cho doanh nghiệp. Khi quản lý công nợ thủ công, rủi ro mất dữ liệu vô cùng lớn.

Có thể do kẻ xấu xóa file hoặc vô tình xóa, xót dữ liệu. Nhất là khi công ty có nhân viên nghỉ việc, quá trình bàn giao gặp nhiều khó khăn, không kiểm soát được công việc, nguy cơ mất dữ liệu tăng cao.

Doanh nghiệp có nghiệp vụ bán hàng đa dạng và phức tạp thường không quản lý công nợ bằng excel vì những bất cập nói trên. Nhiều trường hợp doanh nghiệp sẽ tích hợp luôn phần mềm quản lý công nợ và phần mềm CRM vào phần mềm bán hàng.

Nhưng, nếu doanh nghiệp của bạn có lượng khách hàng lớn và việc quản lý công nợ khá phức tạp thì chúng tôi khuyên nghị doanh nghiệp nên xem xét tách riêng phần mềm quản lý công nợ với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác.

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ giúp đỡ doanh nghiệp như thế nào?

Phần mềm quản lý công nợ sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp quản lý được tất cả các công nợ của đối tác, đơn vị vận chuyển và cả khách hàng. Công cụ này vượt trội hơn sổ sách hay phần mềm Excel. Phần mềm quản lý công nợ khắc phục hầu hết những sai sót khi tính toán truyền thống, dữ liệu được đảm bảo sao lưu và không bị biến mất.

Dưới đây là 3 điểm mạnh mà việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ mang lại cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm tối đa thời gian và công sức: Thay vì phải viết tay thủ công hay nhập dữ liệu vào file Excel mà không tránh khỏi sai sót, phần mềm quản lý công nợ sẽ tự động ghi nhận công nợ qua các hoạt động kinh doanh. Nhờ vậy, người quản lý không cần tốn thời gian theo dõi và khó khăn tính toán từng con số. 

 Phần mềm quản lý công nợ giúp tiết kiệm 80% thời gian và công sức

Việc ghi chép sổ sách truyền thống hay lập sổ chi tiết công nợ bằng Excel để theo dõi công nợ đều gây mất thời gian và công sức vì phải luôn cập nhật, theo dõi và tính toán công nợ một các chính xác nhất.

Thay vì làm mọi thứ bằng tay, các phần mềm quản lý công nợ sẽ giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và công sức. Phần mềm sẽ tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh các hoạt động nhập hàng, bán hàng hay ship hàng. Nhờ vậy, chủ doanh nghiệp không cần tốn thời gian theo dõi và “đau đầu” khi tính toán từng con số.

• Ghi nhận chi tiết, hạn chế sai sót tối đa: Thông tin của từng đơn hàng đều được cập nhật rõ ràng và nhanh chóng. Phần mềm  quản lý công nợ hỗ trợ thống kê chi tiết giá trị tổng, giá trị riêng lẻ, số lượng sản phẩm đã nhập và bán. Đặc biệt hơn, tính năng tính toán tiền ship sẽ hỗ trợ rất nhiều nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức kinh doanh trực tuyến. 

Có thể tiết kiệm chi phí vì không mua phần mềm nhưng doanh nghiệp lại đang đánh mất cơ hội đáng kể nếu tối ưu được hiệu suất

Mọi đơn nhập hàng, bán hàng cả trực tiếp và online đều được nhập chi tiết về số lượng, số tiền của từng sản phẩm. Vì thế giá trị công nợ cũng luôn được ghi chính xác tại mọi thời điểm.

Đặc biệt hầu hết các phần mềm kể cả phần mềm quản lý bán hàng và công nợ miễn phí đều tự động lưu trữ thông tin về mặt hàng ngay trên phần mềm. Người dùng có thể xử lý và tiến hành thanh toán các khoản chi/thu phù hợp với từng công nợ, hạn chế sai sót ngay cả khi nhiều giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.

• Đồng bộ dữ liệu: Hầu hết tất cả phần mềm quản lý công nợ khách hàng đều kết hợp với điện toán đám mây. Đây là công nghệ hiện đại hỗ trợ lưu trữ, sao lưu dữ liệu trên phần mềm hoàn toàn tự động. Dù sử dụng trên thiết bị nào, dữ liệu cũng sẽ không thay đổi và hoàn toàn đồng bộ tự động mà không cần thao tác nhiều. 

Sẽ ra sao nếu như bạn vẫn đang quản lý công nợ bằng ghi chép sổ sách hay lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel mà chẳng may làm mất hay chưa kịp lưu vào một hệ thống nào đó? Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng công nợ thì việc này sẽ không bao giờ xảy ra.

Tất cả mọi dữ liệu trên phần mềm quản lý bán hàng công nợ đều được tự động đồng bộ nhờ công nghệ điện toán đám mây. Vì thế, bạn không còn nỗi lo mất mát dữ liệu khi tính toán bằng tay trên sổ sách. Bất kể dữ liệu nào về công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, vận chuyển, giao hàng,… từ máy tính đến điện thoại đều được tự động đồng bộ mà không cần thao tác phức tạp nào.

Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ có thể giúp bạn giảm thiểu các chứng từ dư thừa. Tất cả các đơn nhập hàng, bán hàng, thông tin công nợ của khách hàng, nhà cung cấp cũng được đều được ghi chép lại trên hệ thống và quản lý tập trung giúp dễ dàng phân loại và tìm kiếm.

Từ đó, chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát tình hình lãi lỗ cụ thể, chi tiết từng thời điểm và đưa ra những chính sách điều chỉnh kinh doanh phù hợp nhờ tính năng Tạo báo cáo tự động.

Không cần thúc giục nhân viên nộp báo cáo. Phần mềm quản lý công nợ sẽ xuất báo cáo tự động tùy theo việc lọc dữ liệu. Từ đó, quản lý công nợ dễ dàng, đánh giá nhanh, chính xác tình hình tài chính.

Chuẩn bị tốt quy trình trước khi áp dụng phần mềm quản lý công nợ

Mặc dù lợi ích của phần mềm quản lý công nợ doanh nghiệp là dễ thấy, doanh nghiệp cần phải lưu ý xây dựng được cho mình một quy trình quản lý công nợ hiệu quả trước khi áp dụng “DNA” công nghệ vào công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp.

Công nghệ mới chỉ là 1/3 của câu chuyện thành công, 2/3 câu truyện còn lại là quy trình và con người – Tư duy số

Đối với việc quản lý công nợ cũng vậy, doanh nghiệp cũng cần hiểu rằng doanh nghiệp phải làm tốt quy trình, nhân viên sẵn sàng sử dụng phần mềm trong công tác quản lý công nợ thì việc sử dụng phần mềm mới đạt được hiệu quả tốt nhất. Suy cho cùng công nghệ vấn chỉ là công cụ “hỗ trợ” con người.

Xây dựng chính sách công nợ, quản trị tín dụng khách hàng

Trước tiên, bạn cần xây dựng chính sách công nợ cụ thể cho từng khách hàng dựa trên lịch sử giao dịch và thiện chí thanh toán của họ. Việc này giúp bạn lường trước và chủ động tránh nợ xấu.

Để xây dựng chính sách công nợ nói trên, bạn có thể áp dụng cách quản trị tín dụng khách hàng, đánh giá và cho điểm tín dụng dựa trên lịch sử tín dụng tương tự như cách mà các ngân hàng đang làm.

Phối hợp nhiều phòng ban để tối ưu hiệu quả thu nợ

Đừng cho rằng thu hồi nợ chỉ là nhiệm vụ của kế toán công nợ. Bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng cũng là một đầu mối quan trọng vì họ tương tác với khách hàng thường xuyên nhất.

Nếu bộ phận chăm sóc khách hàng làm chưa tốt công việc của mình thì khách hàng có thể phàn nàn, giảm mức độ hài lòng và từ đó lại có thêm lý do để “chây ì” trong việc trả nợ.

Ngoài ra, nếu bộ phận bán hàng có các chương trình bán hàng như chiết khấu khi trả trước tiền hàng hoặc khi thanh toán công nợ trước hạn thì cũng giúp hạn chế rủi ro phát sinh nợ cho doanh nghiệp.

Theo dõi sát sao tình hình hoạt động của khách hàng khi gặp nợ xấu, khó đòi

Kế toán công nợ của bạn cần nắm bắt tình hình hoạt động của khách nợ để nhanh chóng thu hồi công nợ khi tình hình tài chính của đối tác khả quan.

Ngược lại, nếu đối tác đang gặp khó khăn tài chính, có thể linh hoạt xem xét kéo dài thời gian thanh toán hoặc cần nhờ đến bên thứ 3 can thiệp, tùy thuộc vào uy tín và thiện chí trả nợ của khách hàng.

Quản lý chặt chẽ việc thu hồi công nợ bằng các báo cáo

Thường xuyên lập và theo dõi báo cáo đo lường khoản phải thu, tính toán tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu, và cố gắng làm cho tỷ lệ này thấp nhất có thể, dĩ nhiên là phải luôn dưới mức quy định của công ty.

Bên cạnh đó, không thể thiếu các báo cáo chi tiết về thu hồi công nợ, nhật ký thu nợ, trong đó ghi chú rõ ràng về số lần liên hệ, phản ứng của khách hàng, lịch hẹn trả nợ, … (những thông tin này bạn có thể ghi lại trên một hệ thống phần mềm quản lý công nợ để doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác và thống nhất thông tin về khách hàng).

Tự đặt cho mình một số quy định khi thu hồi công nợ

Không đợi đến hạn mới liên hệ thu tiền, mà cần chủ động nhắc trước khách hàng.

Khi liên hệ thu nợ cũng cần lưu ý khung thời gian nhạy cảm, nên tránh sáng sớm hoặc các ngày đầu tháng, đầu năm, ngày nghỉ lễ, …

Luôn ghi chép cẩn thận và có xác nhận lại bằng email khi khách hàng hẹn ngày trả nợ, xin khất, …

Linh hoạt trong mọi tình huống, “cứng nắn, rắn buông” khi cần, để đạt mục đích thu nợ mà không làm mất hình ảnh doanh nghiệp hoặc ảnh hưởng đến quan hệ đối tác lâu dài.

Sử dụng công cụ hỗ trợ

Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công nợ thay vì tự mình ghi chép, lưu trữ mớ giấy tờ hỗn độn. 

Đến lúc này hãy nghĩ đến việc áp dụng phần mềm quản lý công nợ để giúp bạn tối ưu quy trình của doanh nghiệp của bạn như thế nào. Xuất phát từ quy trình thực tiễn nên phần mềm quản lý công nợ sẽ đáp ứng đúng nhu cầu cảu doanh nghiệp nhất.

>>> Xem thêm: 5 Key Steps to Choose The Best Accounts Receivable Software – 5 bước chính để chọn phần mềm quản lý công nợ tốt nhất.

==> Khuyến nghị: 

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín cập nhật công nghệ trong vận hành, nhiều tính năng tiện ích tùy chỉnh nâng cao, có thể CUSTOMIZE, CODE riêng đáp ứng đầy đủ theo ngành nghề, nhu cầu thực tế doanh nghiệp. Tránh tình trạng doanh nghiệp sử dụng phần mềm đã lỗi thời, load chậm, thiếu bảo hành, bảo trì, thiếu update, thường xuyên gây ra lỗ hổng, hacker xâm nhập, không tương thích với xu hướng hiện đại.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác phần mềm có thể cung cấp những phần mềm từ cơ bản cho đến nâng cao, phù hợp với nhu cầu quản lý tài sản doanh nghiệp của bạn thì Taca rất vinh hạnh khi được trở thành đối tác sẽ mang đến giải pháp số toàn diện đó

Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp,  tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền. Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Taca Business Consulting,