Chuyển đổi số (Digital Transformation) là gì? Chuyển đổi số trong doanh nghiệp thành công cần những gì?

Taca
Ngành công nghệ viễn thông
Cập nhật: 5 Tháng 11, 2024

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình tái cấu trúc một tổ chức, với mục tiêu tạo ra giá trị bằng cách liên tục triển khai công nghệ ở quy mô lớn. Một chiến lược chuyển đổi số rõ ràng tập trung vào các lĩnh vực cụ thể (tăng trải nghiệm khách hàng, tăng khả năng cạnh tranh,…) và huy động được các nhóm năng lực cụ thể để các tổ chức không chỉ cạnh tranh mà còn tồn tại.

Chuyển đổi số khác với chuyển đổi kinh doanh thông thường, dù ở doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp lớn. Chuyển đổi kinh doanh thường kết thúc khi đạt được một hành vi mới còn chuyển đổi số là những nỗ lực dài hạn (hầu hết các giám đốc điều hành sẽ tiếp tục hành trình chuyển đổi số này trong suốt sự nghiệp của họ) để thiết lập lại cách một tổ chức liên tục cải thiện và thay đổi. Đó là vì công nghệ không ngừng phát triển và ngày càng được tích hợp sâu hơn vào kinh doanh.

Theo nghiên cứu của McKinsey, ước tính 90 % tổ chức hiện đang trải qua một số loại chuyển đổi số.

Vậy trong bài viết ngày hôm nay, Taca sẽ phân tích chuyển đổi số trong doanh nghiệp thực sự là gì và sự thành công của chuyển đổi số trong tổ chức là tổng hòa của những nguồn lực nào.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì và tại sao nó lại quan trọng trong thời đại hiện nay?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp có khả năng thành công cao hơn nhiều khi các tổ chức tập trung vào việc thay đổi toàn bộ một khía cạnh cụ thể (ví dụ: hành trình của khách hàng, quy trình hoặc chức năng) thay vì chỉ tập trung vào các trường hợp sử dụng (một bước duy nhất trong một khía cánh, chẳng hạn như trả lời cuộc gọi dịch vụ khách hàng). Tập trung vào một khía cạnh cụ thể sẽ thúc đẩy thay đổi hiệu quả vì nó bao gồm tất cả các hoạt động liên quan để cung cấp giải pháp hoàn chỉnh.

Vì vậy, thay vì chỉ tập trung vào một bước của quy trình, chẳng hạn như tạo quy trình để khách hàng mở tài khoản ngân hàng thông qua ứng dụng, chuyển đổi số cũng sẽ bao gồm tất cả các hoạt động khác (thiết lập tài khoản, xác minh, tự động hóa quy trình làm việc, v.v.) cần thiết để mở tài khoản. Tính toán tất cả các hoạt động khác đó là điều cho phép giải pháp mang lại giá trị của nó. Một khía cạnh chuyển đổi số phải đủ lớn để có giá trị và đáng chú ý đối với công ty nhưng đủ nhỏ để có thể chuyển đổi mà không phụ thuộc quá nhiều vào các bộ phận khác của doanh nghiệp. Quản lý khả năng kết nối giữa các trường hợp sử dụng và giải pháp trong một khía cạnh chuyển đổi là một trong những chìa khóa thành công của quá trình chuyển đổi.

Dưới đây là 6 lý do tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số:

(1) Đáp ứng kỳ vọng của khách hàng: Với sự phát triển của công nghệ số, kỳ vọng của khách hàng đã thay đổi. Khách hàng hiện mong đợi các doanh nghiệp cung cấp trải nghiệm liền mạch trên nhiều kênh. Ví dụ, nếu bạn đã có ứng dụng web, bạn cần phát triển ứng dụng di động để giữ chân khách hàng và chinh phục khách hàng mới.

(2) Cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp: bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công, giảm lỗi và cải thiện năng suất. Ví dụ, áp dụng các giải pháp dựa trên đám mây có thể cho phép nhân viên truy cập dữ liệu và cộng tác hiệu quả hơn từ mọi nơi trên thế giới. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp của một cửa hàng thương mại điện tử lớn, bạn nên cân nhắc đến việc khách hàng của mình đến từ đâu và chọn lưu trữ đám mây ở một khu vực cụ thể để giảm thời gian trễ.

(3) Lợi thế cạnh tranh: Nhiều doanh nghiệp có thể tận dụng các công nghệ mới nổi như trí tuệ nhân tạo, máy học, dữ liệu lớn và Internet vạn vật để hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, hợp lý hóa hoạt động và cải thiện việc ra quyết định.

(4) Tiết kiệm chi phí:bằng cách giảm lao động thủ công, hợp lý hóa quy trình và cải thiện năng suất. Ví dụ, bằng cách áp dụng lưu trữ đám mây, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí phần cứng và giảm nhu cầu lưu trữ vật lý.bằng cách giảm lao động thủ công, hợp lý hóa quy trình và cải thiện năng suất. Ví dụ, bằng cách áp dụng lưu trữ đám mây, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí phần cứng và giảm nhu cầu lưu trữ vật lý.

(5) Tăng cường bảo mật: áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến như xác thực đa yếu tố, mã hóa và phân đoạn mạng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu của mình khỏi các cuộc tấn công mạng tiềm ẩn và giảm thiểu rủi ro vi phạm dữ liệu.

(6) Tăng cường sự nhanh nhen: Công nghệ số có thể giúp doanh nghiệp linh hoạt và thích nghi hơn , cho phép họ phản ứng nhanh với các điều kiện thị trường và nhu cầu của khách hàng thay đổi. Điều này có thể mang lại cho họ lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp thích nghi chậm hơn.

Xem thêm:

Cân nhắc quan trọng để chuyển đổi số trong doanh nghiệp thành công

Trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần lưu ý rằng đây vẫn là một quá trình phức tạp và bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau.

“Người chiến thắng” trong cuộc chiến chuyển đổi số sẽ luôn là doanh nghiệp có thể triển khai hiệu quả các công nghệ mới trong khi vẫn giữ được những truyền thống tốt nhất của “quan điểm kinh doanh cũ”.

Trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số, đây là những cân nhắc ban đầu:

1. Xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng. Trước hết, các công ty hoặc chủ doanh nghiệp nên xác định các mục tiêu và mục đích cụ thể mà họ hy vọng đạt được thông qua chuyển đổi số, chẳng hạn như tăng hiệu quả, cải thiện trải nghiệm của khách hàng hoặc các nguồn doanh thu mới.

2. Tiến hành đánh giá cơ sở hạ tầng, quy trình và tất cả các hệ thống hiện có. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và các nguồn lực có giá trị.

3. Hỏi đối tác CNTT của bạn, nếu bạn đang làm việc cùng, về mốc thời gian các bước bạn cần hoàn thành trong hành trình của mình.

4. Tập trung vào các công nghệ bạn thực sự cần. Đầu tư vào các giải pháp công nghệ phù hợp để hỗ trợ cho nỗ lực của bạn. Có thể là các giải pháp dựa trên đám mây, ML, AI, công cụ tự động hóa, v.v.

5. Chú ý đến nhân viên của bạn. Tổ chức đào tạo cho nhân viên nếu quá trình chuyển đổi của bạn đòi hỏi một số kỹ năng bổ sung từ họ. Điều này có thể giúp xây dựng lực lượng lao động có khả năng phục hồi và thích nghi hơn.

6. Luôn đo lường và theo dõi tiến độ. Thiết lập các số liệu và KPI của riêng bạn để theo dõi tiến độ và đo lường tác động của các nỗ lực chuyển đổi số.

Vai trò của nhóm lãnh đạo chủ chốt trong quá trình chuyển đổi số

Một quá trình chuyển đổi số thành công sẽ tác động đến nhiều chức năng của tổ chức để chúng có thể cùng nhau làm việc theo những cách mới. Điều này đòi hỏi các khoản đầu tư lớn và được phối hợp. Người duy nhất có thể tạo ra mức độ thay đổi bền vững đó là CEO. Một trong những công việc quan trọng của CEO là đảm bảo sự thống nhất, cam kết và trách nhiệm giải trình trong nhóm lãnh đạo. Nếu không có bất kỳ điều nào trong số này, tiến trình chuyển đổi số có thể nhanh chóng bị đình trệ.

Các nhà lãnh đạo ở cấp C-suite và đơn vị kinh doanh cũng có những nhiệm vụ quan trọng. Khi nói đến công nghệ, giám đốc thông tin thường tập trung vào việc cải thiện hoạt động bên trong của công ty bằng công nghệ . Giám đốc công nghệ thường làm việc để cải thiện các dịch vụ cung cấp cho khách hàng bằng công nghệ. Trong nhiều trường hợp, các giám đốc kỹ thuật số đóng vai trò là đồng lãnh đạo của quá trình chuyển đổi và thường làm việc với các công nghệ kỹ thuật số và AI để tạo ra những trải nghiệm kỹ thuật số mới cho người dùng.

Giám đốc nhân sự đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi để đảm bảo nhân tài kỹ thuật số và đưa ra các hoạt động quản lý nhân tài sẽ phát triển và giữ chân nhân tài kỹ thuật số, trong khi CFO giám sát trường hợp kinh doanh chuyển đổi và theo dõi việc hiện thực hóa giá trị. Cuối cùng, giám đốc rủi ro cần chỉ đạo việc tích hợp các kiểm tra rủi ro vào quy trình phát triển và hiểu cách ứng phó với các rủi ro mới, chẳng hạn như quyền riêng tư dữ liệu và an ninh mạng , mà quá trình chuyển đổi kỹ thuật số và AI có thể tạo ra.

Doanh nghiệp cần “sở hữu” năng lực nào để thành công trong quá trình chuyển đổi số?

Chiến lược chuyển đổi số thành công đòi hỏi nhiều hành động phối hợp. Theo nghiên cứu của Mc Kinsey từ các công ty toàn cầu, đây là 6 năng lực quan trọng cho sự thành công của chuyển đổi số

Khả năng xây dựng chiến lược rõ ràng tập trung vào giá trị kinh doanh. Các công ty nên tập trung chuyển đổi vào các lĩnh vực cụ thể (hành trình khách hàng, quy trình hoặc chức năng) tạo ra giá trị đáng kể cho doanh nghiệp. Quá trình chuyển đổi nên được hướng dẫn bởi một lộ trình nêu chi tiết các giải pháp và nguồn lực cần thiết để mang lại sự thay đổi cho các lĩnh vực được ưu tiên.

Một đội ngũ nhân tài mạnh mẽ với các kỹ sư nội bộ . Không công ty nào có thể thuê ngoài để đạt được sự xuất sắc về kỹ thuật số. Trở thành kỹ thuật số có nghĩa là có đội ngũ nhân tài kỹ thuật số của riêng bạn làm việc cùng với các đồng nghiệp kinh doanh của bạn. Các chương trình nhân tài kỹ thuật số tốt nhất không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng: chúng phải bao gồm các đề xuất giá trị của nhân viên thu hút và giữ chân những nhân tài giỏi nhất; các quy trình HR nhanh nhẹn và kỹ thuật số để tìm kiếm, quản lý và đào tạo nhân tài; và một môi trường lành mạnh nơi những nhân tài giỏi nhất phát triển mạnh mẽ .

Một mô hình hoạt động có thể mở rộng . Chuyển đổi số phụ thuộc vào các nhóm chức năng chéo tập hợp mọi người từ khắp công ty. Hầu hết các công ty đã có một số nhóm như vậy, nhưng việc mở rộng quy mô để hỗ trợ hàng trăm hoặc hàng nghìn nhóm đòi hỏi một mô hình hoạt động mới. Có ba mô hình hoạt động chính cần xem xét: nhà máy kỹ thuật số , mô hình sản phẩm và nền tảng và mô hình được áp dụng linh hoạt trên toàn doanh nghiệp .

Công nghệ phân tán cho phép các nhóm đổi mới độc lập . Công nghệ trong một tổ chức phải giúp các nhóm liên tục phát triển và phát hành các cải tiến kỹ thuật số cho người dùng dễ dàng hơn. Để thực hiện điều này, các tổ chức phải thúc đẩy một môi trường công nghệ phân tán, nơi mọi nhóm có thể truy cập dữ liệu, ứng dụng và công cụ phát triển phần mềm mà họ cần. Những tiến bộ công nghệ gần đây có thể giúp tạo ra môi trường phân tán này—bao gồm việc sử dụng API một cách chu đáo để ngắt kết nối các ứng dụng, tính khả dụng của công cụ dành cho nhà phát triển, việc di chuyển có chọn lọc các khối lượng công việc có giá trị cao lên đám mây và tự động hóa việc cung cấp cơ sở hạ tầng.

Truy cập vào dữ liệu mà các nhóm có thể sử dụng khi cần . Dữ liệu đáng tin cậy, hiện tại là rất quan trọng đối với các chuyển đổi kỹ thuật số thành công. Kiến trúc dữ liệu phải tạo ra dữ liệu mà các nhóm trong toàn tổ chức có thể dễ dàng truy cập và phải được đánh giá và cập nhật liên tục. Cần có sự quản lý chặt chẽ để có thể thực hiện được khả năng này. Yếu tố cốt lõi là sản phẩm dữ liệu, cấu trúc các phần dữ liệu khác nhau thành một đơn vị thống nhất có thể dễ dàng được nhiều nhóm và ứng dụng sử dụng.

Áp dụng mạnh mẽ và quản lý thay đổi . Trước đây, chu kỳ áp dụng công nghệ là một quá trình tuyến tính gồm thu thập các yêu cầu, phát triển các giải pháp, thử nghiệm và sau đó đào tạo người dùng cuối. Quá trình này thường dẫn đến tỷ lệ áp dụng thấp và cuối cùng là giá trị kinh doanh thấp. Chuyển đổi số tuân theo một quá trình lặp đi lặp lại nhiều hơn về thiết kế, tạo nguyên mẫu, thu thập phản hồi và cải thiện giải pháp để có thể nắm bắt được toàn bộ tiềm năng giá trị. Theo nguyên tắc chung, với mỗi đô la bạn chi cho việc phát triển giải pháp số, hãy lập kế hoạch chi ít nhất một đô la khác cho việc triển khai các thay đổi quy trình, đào tạo người dùng và các sáng kiến quản lý thay đổi. Các công ty nên nghĩ đến việc áp dụng và mở rộng quy mô ngay từ đầu quá trình chuyển đổi để họ có thể xây dựng các nguồn lực cần thiết để thực hiện thay đổi.

Không có quá trình chuyển đổi số nào có thể thành công nếu không có hành động phối hợp trên tất cả các lĩnh vực này.

Xem thêm: How top-performing companies approach digital transformation – Các công ty có hiệu suất cao nhất tiếp cận chuyển đổi số như thế nào?

Làm sao để biết quá trình chuyển đổi số có hiệu quả hay không?

Có thể rất khó để biết quá trình chuyển đổi số diễn ra như thế nào. Nếu không theo dõi và đo lường kết quả đúng cách, các nhà lãnh đạo sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý hiệu suất và đảm bảo rằng những thay đổi đang diễn ra đang tạo ra giá trị.

Biết những gì cần đo lường là một nửa trận chiến. Trong chuyển đổi số, các chỉ số hiệu suất chính (KPI) thường thuộc ba loại:

Tạo ra giá trị . Các giải pháp kỹ thuật số thường nhắm vào một hoặc một vài KPI hoạt động thường có thể chuyển thành lợi ích tài chính.
Sức khỏe nhóm . Nhiều quá trình chuyển đổi số diễn ra chậm hơn so với kế hoạch ban đầu vì nhóm của họ thiếu nhân sự, họ không áp dụng các phương pháp làm việc hiện đại như agile hoặc họ thiếu các khả năng quan trọng như quản lý sản phẩm và thiết kế trải nghiệm người dùng. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, các nhóm có hiệu suất cao có thể có năng suất cao gấp năm lần so với các nhóm có hiệu suất thấp.
Tiến trình quản lý thay đổi . Các số liệu này đo lường tiến trình xây dựng năng lực mới và sức khỏe của chính quá trình chuyển đổi. Chúng ta có huy động các nhóm theo kế hoạch không? Mọi người có tham gia không? Chúng ta có xây dựng năng lực và tài năng không? Mọi người có sử dụng công nghệ, công cụ và sản phẩm đang được phát triển một cách liền mạch không? Theo kinh nghiệm của chúng tôi, sự hoàn hảo là kẻ thù của sự tốt đẹp khi quản lý thay đổi.

Xem thêm: Top 7 lý do vì sao chuyển đổi thất bại tại các doanh nghiệp

“Dáng hình” của các công ty thực hiện chuyển đổi số thành công

Để trở thành công ty số, mọi công ty cần phải thiết lập lại cách thức hoạt động. Ngày xửa ngày xưa, Amazon chỉ là một công ty khởi nghiệp khác: công ty này phải đầu tư vào công nghệ, dữ liệu, quản lý hiệu suất và các hoạt động về nhân tài trong nhiều năm để trở thành công ty dẫn đầu ngành. Tin tốt là các cuộc chuyển đổi số thành công không chỉ nằm trong phạm vi của những ông lớn công nghệ. Các công ty đã thành lập ở mọi loại hình đều có thể thành công trên hành trình chuyển đổi số của mình. Sau đây là ba ví dụ:

Gã khổng lồ khai thác đồng Freeport-McMoRan đã mở khóa hiệu suất ở cấp độ tiếp theo bằng cách xây dựng và triển khai mô hình AI tại một nhà máy cô đặc quặng ở Bagdad, Arizona. Ban lãnh đạo đặt ra nguyện vọng tăng sản lượng đồng của nhà máy mà không cần phải bơm vốn ồ ạt. Công ty đã tập hợp các nhóm chức năng chéo để xây dựng, thử nghiệm và lặp lại mô hình AI, chuyển đổi văn hóa để tập trung vào các lần lặp lại nhanh chóng và cải tiến liên tục. Freeport-McMoRan đã giao cho một giám đốc sản phẩm cấp cao phụ trách để giúp điều phối các nhóm và cải thiện việc phân bổ giữa các nhóm làm việc, chỉ định một giám đốc tài chính để quản lý việc theo dõi và báo cáo tác động và thiết lập một hệ thống lập kế hoạch hàng quý (tương tự như các đánh giá kinh doanh hàng quý) trong đó các nhà lãnh đạo cấp cao của công ty cùng nhau đặt ra các mục tiêu và kết quả chính và tập trung nguồn lực vào các lĩnh vực ưu tiên cao.
Vistra , một trong những nhà sản xuất điện lớn nhất tại Hoa Kỳ, đã xây dựng một mô hình mạng nơ-ron nhiều lớp để cải thiện hiệu quả tổng thể, nâng cao độ tin cậy và giảm phát thải. Mô hình đã sàng lọc dữ liệu trong hai năm tại nhà máy và tìm ra sự kết hợp nào của các yếu tố sẽ tối ưu hóa hiệu quả của nhà máy tại bất kỳ thời điểm nào, chuyển đổi chúng thành một công cụ hỗ trợ AI tạo ra các khuyến nghị sau mỗi 30 phút để người vận hành cải thiện hiệu quả tỷ lệ nhiệt của nhà máy đồng thời kéo dài tuổi thọ tài sản. Chìa khóa thành công của phương pháp tiếp cận này là xây dựng khả năng mở rộng các giải pháp (ví dụ: cơ sở hạ tầng hoạt động học máy để chuẩn hóa và duy trì các mô hình) để chúng có thể dễ dàng được áp dụng và điều chỉnh cho từng trạm trong mạng lưới của Vistra. Một nhóm liên chức năng bao gồm người vận hành nhà máy, nhà khoa học dữ liệu, người dịch phân tích và chuyên gia về quy trình điện đã đảm bảo phát triển nhanh chóng, các mô hình chất lượng cao và áp dụng các mô hình.
Một bot AI đã giúp Đội Emirates New Zealand giành Cúp America’s lần thứ tư vào năm 2021. Sử dụng học tăng cường sâu, bot đã học cách trở thành một thủy thủ chuyên nghiệp. Điều này xảy ra bằng cách tập hợp các thủy thủ và nhà khoa học dữ liệu để phát triển và đào tạo các bot để chúng có thể học một cách năng động và đạt được độ chính xác cao hơn thông qua phản hồi liên tục. Nhóm đã dành nhiều thời gian để tìm ra các mô hình học tập phù hợp, cách tốt nhất để huấn luyện bot và các rào cản phù hợp để đưa vào áp dụng. Để cho phép quy mô tính toán cần thiết, nhóm đã lưu trữ nhiều bot và ứng dụng trên đám mây.

>>> Khuyến nghị: Theo kinh nghiệm “lặn sâu” đa ngành của chúng tôi, công nghệ số nói chúng và chuyển đối số nói chung có thể giúp các doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận bằng cách thâm nhập vào các thị trường mới hoặc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới. Nếu doanh nghiệp có một ý tưởng tuyệt vời và cần mở rộng nó, đừng ngần ngại triển khai đúng các công nghệ mới. Ngày nay, khi nói về câu chuyện các dự án không chỉ về mặt lợi nhuận mà còn về tác động toàn cầu, công nghệ có thể giúp hướng dẫn bất kỳ dự án nào đi đúng hướng.

Việc nâng cấp hoặc thay thế các hệ thống hiện có có thể tốn kém, nhưng doanh nghiệp cần luôn nghĩ về những cơ hội mới có thể được khám phá sau quá trình chuyển đổi số. Nếu doanh nghiệp có thể tìm thấy một thị trường mới có thể mở rộng đối tượng mục tiêu và tạo ra tác động lớn hơn, thì điều đó là xứng đáng. Nếu quá trình chuyển đổi số gặp phải sự phản đối từ những nhân viên có thể do dự không muốn thay đổi phương pháp làm việc của họ, doanh nghiệp cần quay lại với việc làm “rõ nét” tầm nhìn và mục tiêu trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Việc theo kịp các xu hướng công nghệ mới và áp dụng chuyển đổi số là điều cần thiết để các doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh và đi trước thời đại. Bằng cách theo kịp kỳ vọng của khách hàng và trải qua quá trình chuyển đổi số theo cách này, các doanh nghiệp đang định vị tốt hơn để thành công trong thế giới số ngày nay.