Báo cáo công nợ phải trả – Kiểm soát chặt chẽ các khoản phải trả trong doanh nghiệp

Báo cáo công nợ phải trả được lập ra nhằm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ phải trả. Từ đó đưa ra các kế hoạch thanh toán công nợ để quản lý tài chính một cách chính xác giảm thiểu tối đa rủi ro và quản lý dòng tiền chặt chẽ cho doanh nghiệp. 

Theo dõi và quản lý công nợ đối với các doanh nghiệp luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu bởi nó liên quan đến việc xoay vòng vốn lưu động, dòng tiền bị chiếm dụng. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp có xu hướng chú trọng đến công nợ phải thu mà ít quan tâm đúng mức tới công nợ phải trả, điều này vô tình có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp trên thương trường và thiếu sự cân nhắc đến những rủi ro có thể làm gián đoạn sản xuất, kinh doanh. 

Để quản lý công nợ phải trả hiệu quả, doanh nghiệp buộc phải có hệ thống báo cáo công nợ phải trả. Báo cáo công nợ phải trả định kỳ hàng tuần, tháng ,quý, năm sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ phải trả nhanh chóng và chính xác.  

Vậy chính xác thì, báo cáo quản trị công nợ phải trả giải quyết khó khăn và giúp doanh nghiệp quản lý công nợ phải trả hiệu quả như thế nào và những mẫu báo cáo quản trị công nợ phải trả thường gặp là gì, hãy cùng Taca tìm hiểu trong bài phân tích dưới đây.  

Khó khăn khi quản lý công nợ phải trả thủ công

Việc lập báo cáo công nợ phải trả thủ công thường mất thời gian và tiềm ẩn rủi khá cao. Doanh nghiệp cần thật cẩn trọng trong quy trình lập và người lập báo cáo này phải là người hiệu về doanh nghiệp và có hệ thống báo cáo công nợ phải trả thì mới loại bỏ được sai sót.

Khó khăn trong quản lý thông tin công nợ phải trả

Quản lý thông tin công nợ phải trả đòi hỏi xử lý nhiều tài liệu thông tin. Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng thông tin và những vấn đề thông tin cũng tăng lên. Các thông tin công nợ phải trả chi tiết phải được lưu lại để đối chiếu và liên hệ với chủ nợ khi cần thiết.

Nhiều doanh nghiệp lưu trữ tài liệu thủ công khiến cho việc quản lý và theo dõi khó khăn hơn. Những giấy tờ này nhiều khi bị thất lạc hoặc bị hỏng hóc không thể sử dụng sau thời thời gian dài lưu trữ. 

Quy trình xử lý hóa đơn kém hiệu quả 

Quy trình xử lý công nợ phải trả đòi hỏi thông tin hóa đơn được gửi đến các bộ phần khác nhau, phòng ban khác nhau hoặc địa điểm khác nhau dẫn đến tình trạng thông tin truyền đi chậm, bị mất hoặc sai lệch thông tin. Khi thời hạn nợ phải trả đang đến gần, doanh nghiệp đã sẵn sàng trả tiền rồi nhưng công tác phê duyệt hóa đơn từ các phòng khác chưa xong, doanh nghiệp lại thành trễ nợ. 

Hệ thống báo cáo công nợ phải trả tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử giúp cho quá trình trích hóa đơn và phân bổ hóa đơn đến các phòng ban nhanh chóng và ít sai lệch hơn so với các hóa đơn giấy, đảm bảo tiến độ quản lý công nợ phải trả của công ty. 

Một khâu thường sai nữa trong quá trình quản lý hóa đơn đó là đối chiếu hóa đơn. Do các nhà cung cấp sử dụng định dạng khác nhau và đồng tiền khác nhau để xuất hóa đơn nên việc thu thập đối chiếu hóa đơn công nợ phải trả thực tế không dễ dàng gì. Đây cũng là khâu này sinh nhiều vấn đề nhất. 

Việc lưu trữ hóa đơn trên hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp đối chiếu nhanh chóng hơn. Phòng kế toán không cần “vùi đầu vùi cổ” vào đồng chứng từ hóa đơn, chỉ cần một chiếc máy tính mạng khỏe mở một hệ thống duy nhất là có thể tiến hành đối chiếu hóa đơn được rồi. 

>>> Xem thêm: Ứng dụng Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử 

Thiếu minh bạch và khó kiểm soát: 

Liên quan đến quản trị công nợ phải trả nói riêng và quản trị quỹ tiền nói chung đòi hỏi sự minh bạch nhằm tránh gian lận cũng như nhằm đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và công bố khi cần. Tuy nhiên đây cũng là vấn đề không ít doanh nghiệp hiện gặp phải do thiếu kiểm soát và minh bạch trong quản lý khoản nợ phải trả, chứ cũng không hẳn là doanh nghiệp không muốn rõ ràng.

Những báo cáo công nợ phải trả trực quan hóa dữ liệu, dễ hiểu, dễ đọc được lập bằng hệ thống báo cáo tích hợp công nghệ Power BI hiện đại nhất sẽ giúp chủ doanh nghiệp dễ nắm bắt được bức tranh công nợ phải trả tổng thể trước tiên sau đó tập trung dần vào những chi tiết đang “có vấn đề”. Do vậy “từng chân tơ kẽ tóc” công nợ phải trả đều được kiểm soát chặt chẽ, tăng tính minh bạch rõ ràng của dữ liệu. 

Việc quản trị công nợ phải thu liên quan rất lớn đến tình hình kiểm soát nguồn vốn của doanh nghiệp, trong khi đó thì quản trị công nợ phải trả lại ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp trên thương trường. Sẽ không có đối tác nào cho bạn nợ tiền hoặc vay tiền nếu bạn đang nằm trong danh sách tín dụng đen của một vài ngân hàng hoặc nhà cung cấp.

Focus case: Doanh nghiệp đặc thù Gánh nặng nợ nần vì Gánh trên vai nhiệm vụ công ích, là công cụ kiểm soát giá của nhà nước?

Một số doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực đặc thù ảnh hưởng đến an sinh xã hội của đất nước (xăng dầu, lương thực, điện,…), càng là những doanh nghiệp lớn, tình trạng công nợ phải trả càng rủi ro. Vì không có vốn tích lũy nên các công ty này phải phụ thuộc chủ yếu vào vốn vay là tất yếu. Khi vốn vay lớn thì cũng đồng nghĩa, doanh nghiệp có số nợ phải trả và quá hạn lớn. 

Bên cạnh những nguyên nhân dẫn đến nợ nần do sự quản trị công nợ phải trả còn yếu kém. Một trong những nguyên do cho nợ đọng lâu trả nhắc nhiều trong thời gian qua được một số tập đoàn, tổng công ty trong các ngành đặc thù đưa ra giải trình đó là: phải gánh trên vai nhiệm vụ công ích, là công cụ kiểm soát giá của nhà nước.

Theo Kiểm toán Nhà nước, một công ty xăng dầu đầu ngành phải chịu trách nhiệm lớn về cung ứng xăng dầu ở vùng sâu, vùng xa. Ở những nơi mà điều kiện giao thông khó khăn, vận chuyển giá cước cao như Điện Biên, Bắc Cạn, Tuyên Quang, Quảng Ngãi, Quảng Bình, Tây Nguyên, gần như công ty này phải cung ứng toàn bộ, từ 90-100% thị phần. Trong khi đó, những thành phố lớn, giao thông thuận tiện thì đơn vị này bị giảm sút thị phần do bị cạnh tranh với các DN khác. Chính vì thế, khi bị kiềm giá thì “đại gia” này càng bán nhiều, càng lỗ.  

Không thể phủ nhận việc quản lý công nợ phải trả trong nội bộ doanh nghiệp không hiệu quả dẫn đến việc phải gánh thêm càng nhiều nợ nần và nhiều thiệt hại kinh doanh khác nhưng đôi khi nguyên nhân cũng có thể đến từ các lý do khách quan. 

Đây là lúc doanh nghiệp trong ngành nghề kinh doanh này phải thật tỉnh táo để nhận định tình hình, và có những điều chỉnh trong công tác quản lý công nợ phải trả. Càng những doanh nghiệp lớn như thế lại càng không thể quản lý công nợ phải trả theo hướng thủ công, vừa tốn thời gian vừa không linh hoạt. Doanh nghiệp cần phải có cho mình hệ thống báo cáo quản trị công nợ hiệu quả phù hợp với ngành nghề và các nghiệp vụ đặc thù, để bớt “lao đao” vì nợ nần.  

Hệ thống báo cáo công nợ phải trả thông minh giải quyết khó khăn của doanh nghiệp

Hệ thống báo cáo công nợ phải trả có thể giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả những khó khăn trong quản lý công nợ phải trả bằng thủ công được đề cập phía trên. Cụ thể hơn, nhờ hệ thống báo cáo công nợ phải trả, doanh nghiệp có thể: 

1.Kiểm soát công nợ phải trả hiệu quả 

Hệ thống báo cáo công nợ phải trả là công cụ hữu hiệu hỗ trợ kế toán công nợ phải trả và kế toán thanh toán của bạn trên nhiều phương diện: nhập liệu, lưu trữ, tra cứu thông tin và lập báo cáo công nợ phải trả nhanh chóng. 

Từ đó nâng cao hiệu quả quản lý công nợ phải trả, hạn thanh toán, nợ đến hạn. Nhân viên của bạn có thể kiểm tra nhanh số dư công nợ dựa trên các báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp, báo cáo tuổi nợ một cách nhanh chóng mà không cần mất cả ngày để làm báo cáo trình lên cho bạn. 

Khi sử dụng phần mềm dù số lượng đơn hàng có lớn, hoặc các quy định về các khoản phải trả nhà nước có phức tạp đến đâu bạn vẫn có thể đảm bảo được việc theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp và nhà nước chặt chẽ chính xác và tốn ít thời gian hơn nhiều so với các phương pháp thủ công. 

Kiểm soát công nợ phải trả đồng nghĩa với việc quản lý tài chính hiệu quả hơn giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát tiền mặt, sai sót khi thống kê từng khoản thu chi ở các khâu bán hàng. 

>>> Xem thêm: Ứng dụng phần mềm quản lý công nợ trong doanh nghiệp

2. Đối chiếu công nợ phải trả chính xác:

Báo cáo quản trị công nợ trong công tác đối chiếu công nợ và hóa đơn chứng từ khá hữu ích, cụ thể: 

• Quản lý hóa đơn dễ dàng: tìm kiếm hóa đơn, trích thông tin nhà cung cấp và thông tin khác từ hóa đơn một cách dễ dàng; đồng thời hỗ trợ quản lý với nhà cung cấp – tối ưu điều khoản với nhà cung cấp khi tiến hành đàm phán với nhà cung cấp. 
• Tích hợp quản lý công nợ vào quản lý tài chính từ đó giúp lập báo cáo hoàn chỉnh và chính xác hơn, đóng góp vào bức tranh tài chính chung của doanh nghiệp. 
• Tăng năng suất lao động: thông qua cắt giảm thời gian để xử lý thông tin, giảm rủi ro và chi phí quy trình xử lý hóa đơn, loại trừ lỗi nhập liệu thủ công. Từ đó tăng cường kiểm soát nội bộ, loại bỏ gian lận, gia tăng tốc độ quy trình thanh toán, các khoản nợ phải trả được cập nhật kịp thời tránh được lỗi kế toán do sai lệch thời gian. Nhanh chóng xác nhận khoản công nợ có chính xác hay không. 
• Tăng cường tính minh bạch: cho phép nhà quản lý và các bên liên quan kiểm tra tình trạng thanh toán dễ dàng. Chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra liệu rằng khoản nợ nào đã được thanh toán và thanh toán được bao nhiêu %, số còn lại bao giờ thanh toán cho. Toàn bộ giao dịch thu chi sẽ được hệ thống tự động lưu lại rõ ràng, đầy đủ, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, phân loại giao dịch thu chi khi cần. Đồng thời từ những số liệu này báo cáo quản trị công nợ sẽ tự động xuất, chính xác minh bạch. 

Biên bản đối chiếu công nợ giúp doanh nghiệp tổ chức nắm được tình hình các khoản nợ trong kỳ hạn đồng thời phân loại các nhóm nợ để có thể đưa ra biện pháp xử lý công nợ theo đúng quy định của pháp luật. Biên bản đối chiếu công nợ sẽ là chứng từ quan trọng khi quyết toán, thanh toán các khoản thuế phải nộp cho nhà nước. 

Biên bản này có thể được lưu trữ trên hệ thống báo cáo quản trị công nợ phải trả – tích hợp tính năng lưu trữ của phần mềm công nghệ, để có thể tra cứu và giải trình trước pháp luật và các đối tác khi có vấn đề rủi ro xảy ra.  

3.Tổng hợp số liệu, báo cáo thống kê nhanh chóng – Ra quyết định quản trị từ những con số biết nói  

Nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thuận tiện hơn. Không cần phải đợi nhân viên tổng hợp số liệu mới có thể nắm được. Hơn nữa, khi chủ kinh doanh muốn biết chi tiết từng khoản thu chi, công nợ của từng chi nhanh cũng chỉ cần thực hiện vài thao tác click đơn giản trên hệ thống báo cáo quản trị công nợ thông minh. 

Từ đây doanh nghiệp: 

• Có thể quản lý dòng tiền của mình một cách hiệu quả hơn;
• Đảm bảo các khoản phải thu được thu đầy đủ và kịp thời;
• Giảm thiểu rủi ro về tài chính và tăng cường khả năng thanh toán nợ đúng hạn.Khả năng thanh toán tốt; cho thấy tín hiệu tích cực về tình hình tài chính của doanh nghiệp – là một trong những điểm cộng nổi bật để hồ sơ doanh nghiệp được nhà đầu tư cân nhắc lựa chọn;
• Hiểu rõ hơn về các khách hàng hoặc đối tác của công ty, bao gồm thói quen thanh toán, mức độ đáng tin cậy và khả năng thanh toán của họ;

Nhờ đó, công ty có thể đưa ra các quyết định về việc mở rộng mối quan hệ kinh doanh với các đối tác mới hoặc thay đổi các chính sách thanh toán với các đối tác hiện tại. 

Có thể nói báo cáo công nợ phải trả ngoài là cơ sở trực tiếp để doanh nghiệp vạch ra các kế hoạch về thanh toán nợ, thì còn gián tiếp ảnh hưởng đến các quyết định đầu tư của doanh nghiệp. Danh mục nợ phải trả ngắn hạn dài hạn, và các khoản nợ phải trả khác được báo cáo chính xác dựa trên những phân loại và nhập liệu của phòng kế toán. Những chỉ số tài chính trong quản lý công nợ biến động sẽ cho chủ doanh nghiệp biết được liệu rằng doanh nghiệp của bạn có đang “khỏe mạnh” hay không. 

Nợ phải trả ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trong vòng 01 năm trở xuống, bao gồm: tiền gửi của khách hàng, tiền lãi phải trả, tiền lương và tiền công phải trả và bất kỳ số tiền nào còn nợ từ nhà cung cấp.

Nợ ngắn hạn giảm trong báo cáo công nợ phải trả, thì những trường hợp như sau có thể xảy ra:  

• Nợ ngắn hạn cần trả người bán giảm nên doanh nghiệp đã thanh toán hết tiền hàng, hoặc đối tác không cung cấp thêm hàng cho doanh nghiệp nên không phát sinh thêm khoản chi phí này. 
• Giảm thuế và các khoản phải nộp nhà nước: thu nhập và lợi nhuận có thể không tăng lên nên không phải đóng nhiều thuế, và khả năng hoạt động kinh doanh đang gặp vấn đề. 
• Lương của nhân viên giảm, các công ty có khả năng sa thải nhân viên và giảm quy mô sản xuất. 
• Khi các khoản vay và thuê tài chính giảm, là dấu hiệu cho thấy công ty đang trên đà suy thoái

Nợ phải trả ngắn hạn tăng có ý nghĩa gì? 

• Các đối tác nhà cung cấp và công ty có mối quan hệ chặt chẽ khi các khoản nợ với nhà cung cấp ngày càng tăng và họ sẵn sàng ứng trước sản phẩm cho công ty mà không thu tiền bán hàng 
• Thuế và các loại thuế phải nộp tăng nhanh thì số thuế phải nộp sẽ căn cứ vào doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp, doanh thu và lợi nhuận thì thuế càng tăng, đây có thể là dấu hiệu tốt. 
• Các khoản vay và cho thuê tài chính tăng, công ty có khả năng mở rộng hoặc đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh mới. Điều quan trọng cần lưu ý là nợ càng lớn thì lợi nhuận càng thấp.

Nếu muốn biết được doanh nghiệp của bạn đang ở trường hợp nào khi nợ phải trả ngắn hạn tăng hoặc giảm, hãy tiếp tục khai thác báo cáo quản trị công nợ.  

Ví dụ khi xem xét thêm báo cáo công nợ phải trả theo đối tượng nợ nhà cung cấp, nếu khoản nợ này tăng thì có nghĩa là doanh nghiệp đang chiếm được cảm tình của nhà cung cấp, nếu có xu hướng giảm thì có thể bạn đang trả được nợ gần hết cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp cho ít đồng ý cho bạn nợ. Lúc này bạn có thể xem thêm báo cáo công nợ các khoản nợ đã thực hiện và các khoản nợ mới để tiếp tục phân tích xem doanh nghiệp đang rơi vào trường hợp nào.  

Nói chung là tùy theo mục đích của doanh nghiệp đang muốn phân tích vấn đề công nợ nào mà chúng ta hướng đến những dạng báo cáo công nợ phải trả cụ thể hơn, móc xích và kết hợp các dữ liệu từ các báo cáo khác nhau để đưa ra quyết định quản trị khôn ngoan. 

Nợ phải trả dài hạn: Là các khoản nợ và các nghĩa vụ về mặt tài chính khác mà thời hạn để doanh nghiệp hoàn trả phải hơn 01 năm, chẳng hạn như: vay kinh doanh hoặc thế chấp, các khoản nợ ngắn hạn được gia hạn trả chậm.

Nhìn chung, tín dụng dài hạn chịu rủi ro rất lớn, bởi vì thời hạn càng dài, thì những biến động không dự tính có thể xảy ra càng lớn, chẳng hạn như công ty rơi vào tình trạng thua lỗ kéo dài dẫn đến không có khả năng chi trả nợ vay.

Báo cáo dự đoán khoản mục công nợ phải trả dài hạn sẽ khó khăn hơn nhiều so với công nợ ngắn hạn nhưng nếu quản lý tốt thì công nợ dài hạn sẽ trở thành “đòn bẩy” cho sự phát triển của doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp có vốn tích lũy ít.

Tất nhiều ngoài việc quản trị công nợ phải trả thông minh thì những người đứng đầu của doanh nghiệp kể trên cũng cần phải có khả năng thượng thừa trong nghiệp vụ “buôn tiền” và “chiếm dụng vốn” thì mới có khả xoay vòng vốn tín dụng nhằm mục đích của doanh nghiệp. 

Nếu tỷ lệ nợ dài hạn này có xu hướng tăng lên khi năm trôi qua, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang trở nên phụ thuộc nhiều hơn vào nợ. Ngược lại, tỷ lệ giảm dần cho thấy công ty ít phụ thuộc vào các khoản nợ theo thời gian. Tỷ lệ nợ dài hạn cao đòi hỏi công ty phải có doanh thu dương và lợi nhuận ổn định để thanh toán tiền lãi và vốn gốc.

Liệu doanh nghiệp của bạn đang chiếm dụng vốn? 

Các doanh nghiệp chiếm dụng vốn nhằm mục đích tận dụng vốn từ các nguồn khác nhau để đáp ứng các nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp. Khi nhận thấy đã đến hạn thanh toán, nhiều doanh nghiệp sẵn sàng gọi điện hoặc gửi Email đến nhà cung cấp để xin gia hạn thanh toán. Rất nhiều lí do được đưa ra là gặp khó khăn về tài chính nhưng thực tế không phải vậy, mà do họ dành nguồn tiền đó để phục vụ việc sản xuất kinh doanh. 

Chiếm dụng vốn là việc tạm thời sử dụng các khoản phải trả cho đối tác hay nhà cung cấp… nhằm phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp của mình 

Tuy nhiên, chiếm dụng vốn như con dao hai lưỡi, tuy lúc đầu mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nhưng thực chất doanh nghiệp đang gồng gánh cho phần “nợ” phải trả này. Nếu việc sử dụng vốn từ chiếm dụng vốn hiệu quả thì khả năng thanh toán rất cao, ngược lại doanh nghiệp có thể đối mặt với việc mất uy tín cũng như các hình phạt theo quy định.

Có những doanh nghiệp không biết liệu rằng mình có đang đi chiếm dụng vốn hay không. Có trường hợp doanh nghiệp chỉ đang không có sẵn nguồn thanh toán và không thể chủ động thanh toán vì các rủi ro trong kinh doanh chứ không cố ý đi chiếm dụng vốn. 

Nhưng vì quản lý công nợ phải trả còn kém nên doanh không biết được khoản nợ phải trả nào đang đến hạn và không cập nhật tình hình tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm hết hạn khoản phải trả thành ra doanh nghiệp lại đang đi chiếm dụng vốn của đối tác. 

Một số các khoản nợ phải trả khác: 

• Các khoản phải trả, phải nộp, phải cấp hoặc các khoản mà đơn vị trong doanh nghiệp độc lập đã chi, đã thu hộ cấp trên, cấp dưới hoặc đơn vị thành viên khác.
• Các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước, các khoản nợ vay, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ, đóng BHXH, BHYT cho người lao động, chi phí công đoàn,…

Nợ nần BHXH – khoản chiếm dụng vốn đang bào mòn doanh nghiệp

Việc nợ BHXH gần như xảy ra trên toàn bộ các doanh nghiệp, từ doanh nghiệp lớn đến doanh nghiệp nhỏ. Việc các doanh nghiệp trốn nộp, chậm nộp diễn ra gần như suốt trong quá trình kinh doanh. Việc này không những ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn làm giảm uy tín và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Tính đến nay, nợ BHXH bắt buộc là 8.987 tỷ đồng, trong đó có 3.351 tỷ đồng là số nợ BHXH kéo dài trên 6 tháng. Nợ BHXH không chỉ xảy ra ở các doanh nghiệp (DN) ngoài quốc doanh, DN có vốn đầu tư nước ngoài, mà gồm nợ của các DN nhà nước, tập trung ở ngành Giao thông, Xây dựng và các tập đoàn đang thực hiện cơ cấu lại DN. 

Đáng lo ngại hơn là có tình trạng nhiều DN hoạt động sản xuất – kinh doanh có lãi, nhưng cố tình nợ đọng tiền đóng BHXH của người lao động, thậm chí có tình trạng DN đã thu tiền đóng BHXH của người lao động (trừ tiền lương), nhưng chiếm dụng để sử dụng vào mục đích khác. 

Như đã đề cấp phía trên, “chiếm dụng vốn” như con dao hai lưỡi, tuy lúc đầu mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nhưng thực chất doanh nghiệp đang gồng gánh cho phần “nợ” phải trả này. Nếu việc sử dụng vốn từ chiếm dụng vốn hiệu quả thì khả năng thanh toán rất cao, ngược lại doanh nghiệp có thể đối mặt với việc mất uy tín trong chính nội bộ của mình cũng như các hình phạt theo quy định của pháp luật. 

>>> Xem thêm: Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: thu hồi nợ mà không mất đi khách hàng 

Mẫu báo cáo công nợ phải trả và nội dung 

Nội dung báo cáo công nợ phải trả bao gồm những gì? 

Các nhiều mẫu báo cáo công nợ phải trả khác nhau nhưng các bản báo cáo quản trị công nợ trong doanh nghiệp thường có những nội dung như sau: 

• Khoản thời gian tổng hợp công nợ từ ngày nào đến ngày nào;
• Số nợ phải trả đầu kỳ được lấy từ số dư nợ đầu kỳ trong sổ chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp;
• Số dư đầu kỳ được lấy từ số dư có số dư đầu kỳ tại sổ chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp;
• Số phát sinh trong kỳ gồm cả phát sinh nợ và phát sinh có ;
• Số dư cuối kỳ; 
• Tổng cộng công nợ phải trả dựa trên số dư đầu kỳ và toàn bộ phát sinh trong kỳ để xác định doanh nghiệp, cửa hàng còn phải trả bao nhiêu.

Các mẫu báo cáo công nợ phải trả thường gặp 

Mỗi loại báo cáo công nợ phải trả trong doanh nghiệp sẽ trả lời cho những câu hỏi khác nhau. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp đang muốn đi tìm lời giải cho vấn đề nào mà lập báo cáo cho phù hợp. 

• Tổng hợp công nợ theo đối tượng: Đầu kỳ công ty còn nợ bao nhiêu ? Giá trị đã thanh toán và nợ phát sinh thêm trong kỳ là bao nhiêu? Các khoản nợ tính đến cuối kỳ là bao nhiêu? 
• Nợ đến hạn phải trả: Công ty đã thanh toán cho những hóa đơn mua hàng nào, những hóa đơn này đã đến hạn / quá hạn thanh toán chưa? tính đến ngày báo cáo thì còn/ quá hạn bao lâu 
• Chi tiết công nợ phải trả theo độ tuổi: Công ty còn nợ (chưa thanh toán/ chưa thanh toán hết) những hóa đơn nào? Tuổi nợ tính đến ngày xem báo cáo là bao lâu? Số tiền quá hạn là bao nhiêu?
• Xác nhận công nợ phải trả: Mẫu thư xác nhận với nhà cung cấp số tiến mà công ty còn nợ cuối kỳ, chi tiết theo hoá đơn
• Theo dõi thanh toán theo công nợ: 

Sổ chi tiết thanh toán mẫu gộp: Công ty đã thanh toán cho nhà cung cấp bao nhiêu và mua thêm những sản phẩm nào? Giá trị còn nợ tính đến cuối kỳ là bao nhiêu? Chi tiết theo từng giao dịch.

Sổ chi tiết thanh toán bằng ngoại tệ: công ty đã thanh toán cho nhà cung cấp bao nhiêu và mua thêm những sản phẩm nào, giao dịch được thực hiện bằng tiền tệ nào (nguyên tệ, ngoại tệ)? Giá trị còn nợ tính đến cuối kỳ là bao nhiêu? Chi tiết theo từng giao dịch. 

Sổ theo dõi các khoản trả trước người bán: tất cả các khoản trả trước cho nhà cung cấp tính đến ngày xem báo cáo. Chi tiết theo từng phiếu chi.

Hệ thống báo cáo quản trị công nợ phải trả thông minh

Một hệ thống báo cáo quản trị công nợ hiệu quả sẽ lập được tất cả những mẫu báo cáo công nợ phải trả như đã đề cập phía trên một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hơn thế, những dữ liệu trong các báo cáo này sẽ được trình bày một cách trực quan và dễ hiểu, để nhà quản trị nắm bắt được từ bức tranh tổng thể cho đến từng chi tiết nhỏ nhất (from the big pictures to the details). 

Những con số trong hệ thống báo cáo quản trị công nợ không chỉ dừng lại ở những con số “thống kê, tổng hợp” mà sẽ trở thành những con số “quản trị” biết nói – biết kể câu chuyện của doanh nghiệp. Giúp nhà quản trị đưa ra quyết định quản trị dựa trên những dữ liệu chính xác nhất, viết tiếp nên câu chuyện công nợ tương lai của doanh nghiệp. 

>>> Khuyến nghị: Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lớn mạnh trong “biển đỏ” kinh doanh đầy thách thức như hiện nay thì trước hết doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ trong khâu quản lý công nợ phải trả trước đã. 

Doanh nghiệp cũng nên đầu tư xây dựng cho mình một hệ thống báo cáo quản trị công nợ thông minh được nghiên cứu, điều chỉnh phù hợp với những đặc trưng kinh doanh và nghiệp vụ công nợ mà chỉ riêng doanh nghiệp mới có.

Đội ngũ chuyên gia tư vấn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo quản trị công nợ thông minh

Như đã đề cập, báo cáo quản trị công nợ phải trả được lập không theo một quy tắc nào mà cần được nghiên cứu, điều chỉnh phù hợp với ngành nghề, mục đích từng doanh nghiệp theo tư vấn của những chuyên gia nhiều kinh nghiệm. Báo cáo công nợ thì có báo cáo công nợ phải thu và báo cáo công nợ phải trả. Mỗi loại báo cáo sẽ phản ảnh được phần nào tình hình dòng tiền và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. 

Vì thế, đội ngũ chuyên gia gần 20 năm kinh nghiệm thực chiến đầu ngành tại TACA đã đưa ra giải pháp qua Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị – cung cấp mọi góc nhìn toàn diện cho thấy tình hình kinh doanh thực sự đang diễn ra các vấn đề bên trong doanh nghiệp. Giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác nhất để phát triển doanh nghiệp trong tình hình kinh tế liên tục có những chuyển biến.

Đặc biệt, công cụ báo cáo quản trị B-Canvas của Taca được thiết kế riêng cho thị trường Việt Nam, không chỉ cung cấp các báo cáo trực quan, dễ hiểu mà còn tích hợp nhiều tính năng thông minh, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình quản lý công nợ. B-Canvas giúp doanh nghiệp nắm bắt mọi góc nhìn về tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định chính xác và kịp thời trong bối cảnh thị trường biến động.

Sự khác biệt của báo cáo quản trị chính là tạo ra giá trị cho doanh nghiệp!

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị

Bây giờ là thời điểm thích hợp nhất sử dụng dịch vụ báo cáo quản trị để hoạch định kế hoạch Xây dựng & Vận hành hệ thống BÁO CÁO QUẢN TRỊ cho doanh nghiệp của bạn. Đừng chờ đợi, đừng để “Lỗ nhỏ đắm thuyền“. Chúng ta phải tận dụng tối đa dòng chảy thông tin dữ liệu của doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng với tình hình đầy biến động hiện nay.

Tham khảo các dịch vụ khác của Taca tại: 

• Dịch vụ báo cáo tài chính chuẩn mực Việt Nam VAS và IFRS

Taca Business Consulting,