Ứng dụng Phần mềm hóa đơn điện tử trong Doanh nghiệp

Để tránh mất mát hàng hóa, tài sản của công ty, nhất là đối với việc tiết kiệm chi phí nhân sự, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (e-Invoicing Software) thay thế cho việc xuất hóa đơn bằng tay – dễ sai sót và khó kiểm soát đang dần trở thanh một trong những giải pháp giúp doan nghiệp quản lý vận hành hiệu quả.

Trong bài chia sẻ dưới đây, Taca sẽ cùng phân tích xem doanh nghiệp đang gặp khó khăn gì với “hóa đơn” giấy và những lưu ý để việc ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử (e-Invoicing Software) diễn ra trơn tru và dễ dàng hơn.

Doanh nghiệp gặp khó khăn gì với “Hóa đơn” 

Những bất cập của hóa đơn “giấy”

Hóa đơn giấy còn nhiều bất cập gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp, cụ thể như: tốn chi phí vận chuyển, in ấn, thủ tục rườm rà, tình trạng hóa đơn giả.

Khó khăn trong khâu quản lý hóa đơn và nộp thuế

Khi sử dụng hóa đơn theo hình thức thủ công, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều công việc quản lý hơn, nhất là trong cất trữ hóa đơn, có khi còn gặp phải những sự cố bị thất lạc hóa đơn, hóa đơn bị ẩm mốc, ướt, cháy hỏng hay mất thời gian khi truy tìm hóa đơn…

Việc khai nộp thuế cho cơ quan thuế cũng khó khăn vô cùng khi các doanh nghiệp chỉ cần “ngồi ở nhà” để nộp thuế điện tử thì doanh nghiệp mình phải cử nhân viên đến cơ quan thuế để khai nộp.

Hóa đơn giấy cũng yêu cầu thủ tục đăng ký hóa đơn phải qua nhiều công đoạn, tốn thời gian và chi phí.

Thủ tục khi doanh nghiệp muốn xin hóa đơn đỏ – chứng từ thể hiện các giá trị hàng hóa dịch vụ cung cấp, để xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước – một cách thủ công phải trải qua các công đoạn: Gửi giấy đề nghị => Giải quyết hồ sơ đặt in (Treo bảng hiệu của công ty tại địa chỉ trụ sở chính; có văn chứng minh quyền sử dụng, giấy chứng nhật đăng ký kinh doanh, …)=>Thông báo trả kết quả yêu cầu đặt in hóa đơn=> Thông báo kết quả yêu cầu đặt in hóa đơn=> Đặt in hóa đơn theo mẫu doanh nghiệp=> Thông báo phát hành hóa đơn. 

Quá trình này nhanh thì mất 7 ngày chưa kể thời gian di chuyển giữa công ty và cơ sở nhà nước.

Tốn ngân sách và công sức

Đối với doanh nghiệp: giá in mỗi quyển hóa đơn xê dịch từ khoảng 350.000 đồng – 500. 000 đồng/quyển. Thông thường doanh nghiệp sẽ in 5 – 10 quyển mỗi lần để lưu trữ. Đôi khi, kế toán làm hóa đơn bị xảy ra sai sót rồi gạch xóa phải làm lại hóa đơn một lần nữa. Như vậy vừa tốn công sức vừa khó khăn trong việc quản lý hóa đơn của cơ quan thuế.

Tiết kiệm chi phí là một trong những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mang cho doanh nghiệp.

Theo ước tính sơ bộ của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy trung bình phải bỏ chi phí trên 1.000 đồng/hóa đơn và với số lượng 4 tỷ hóa đơn/năm thì chi phí mỗi năm bỏ ra lên đến hơn 4.000 tỷ đồng. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, số tiền mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tới trên 3.000 tỷ đồng/năm.

Với phép so sánh như vậy có thể thấy rằng nếu không chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử, doanh nghiệp còn lãng phí rất nhiều tiền bạc. Trong khi những số tiền tiết kiệm được nếu sử dụng hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp thực hiện được nhiều việc mang lại kết quả khác. 

Hơn nữa, được làm bằng giấy nên hóa đơn truyền thống dễ bị mất, hư hỏng trong quá trình bảo quản. Nếu làm mất hóa đơn thì phải thực hiện nhiều công đoạn, thủ tục để giải trình chi tiết với cơ quan thuế.

Tình trạng hóa đơn giả

Ngoài những thủ tục rườm rà, tốn chi phí công sức thì hóa đơn giấy còn một hạn chế lớn khác đó là dễ làm giả hóa đơn giấy. Hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường nên nhiều doanh nghiệp lo lắng khi sử dụng hóa đơn giấy. Và hóa đơn giả được các công ty “ma” cung cấp cho các doanh nghiệp trốn thuế, không muốn đóng thuế.

Tụt hậu do không bắt kịp thời đại

Hóa đơn điện tử được xem là sẽ tạo ra cú hích lớn trong cải cách hành chính thuế, giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường kinh doanh và lành mạnh hóa nền tài chính nước nhà. Thực tế cho thấy từ khi hóa đơn điện tử manh nha và len lỏi vào nhiều doanh nghiệp, đến nay loại hóa đơn này có một sự ảnh hưởng tích cực khá lớn đến các doanh nghiệp. Ảnh hưởng này đem đến cho các doanh nghiệp nhiều lợi ích về hiệu suất làm việc, khách hàng và cả về phí cơ quan nhà nước.

Ở thời điểm hiện tại, hầu hết các doanh nghiệp đều chuyển đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo yêu cầu của chính phủ, để chính phủ dễ dàng quản lý hơn.

Cho đến thời điểm hiện tại sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử – cộng tác cùng với một đơn vị khác (đã được chính phủ công nhận) để xuất hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn, mà là điều bắt buộc doanh nghiệp phải làm. 

Hóa đơn điện tử = Giải pháp mới trị được bách bệnh? 

Doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử chắc chắn sẽ có nhiều lợi ích và thuận tiện hơn so với hóa đơn giấy nhưng cũng gặp phải một số khó khăn. 

Một là, khi áp dụng hoá đơn điện tử, DN phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của DN. 

Hai là, hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, Hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là Hóa đon điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này.

Ba là, việc áp dụng Hóa đơn điện tử rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin – viễn thông.

Chưa có nhiều DN cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, từ các thành phố lớn tới địa bàn huyện, xã…Các DN cần phải trang bị một hạ tầng kỹ thuật tốt bao gồm hệ thống quy trình từ khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, sửa đổi và quản lý tự động trên môi trường Internet, thay thế cho quy trình tạo, xuất hóa đơn giấy trước đây. 

Trong quá trình sử dụng, không ít DN gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Một vấn đề khác mà rất nhiều DN đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của DN để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Bốn là, để có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, một trong những điều kiện mà các DN phải có được chính là hệ thống máy móc và trang thiết bị đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn này. Ngoài ra, còn phải có một hệ thống nhân lực với trình độ cao để có thể sử dụng.

Năm là, khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, bản thân các DN không chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà với ngân hàng, người mua, người bán. Các ngân hàng có thể thực hiện hoá đơn điện tử nhưng với người mua, người bán thì vẫn còn quá khó, khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm Hóa đơn điện tử diễn ra chậm.

Tóm lại, trong bối cảnh mọi DN đều đặt mục tiêu cắt giảm chi phí sản xuất, chi phí hoạt động để nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc sử dụng Hóa đơn điện tử là một giải pháp hữu hiệu.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

1.Phần mềm hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý

Như đã nói ở trên:

Cho đến thời điểm hiện tại sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử – cộng tác cùng với một đơn vị khác (đã được chính phủ công nhận) để xuất hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn, mà là điều bắt buộc doanh nghiệp phải làm. 

 Một phần mềm hóa đơn điện tử  tốt trước tiên phải đảm bảo theo đúng quy định, có giá trị pháp lý.

Theo quy định của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện như:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
• Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý trong giao dịch trực tuyến hay bản cứng được in trực tiếp bằng phần mềm in hóa đơn.

2.Phần mềm hóa đơn điện tử sử dụng ổn định 

Phần mềm phải đảm bảo được tiêu chí chất lượng, chạy ổn định, không bị trục trặc hoặc sự cố. Nhà cung cấp phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các chế độ về bảo hành trong quá trình sử dụng cho doanh nghiệp.

Một phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá là chất lượng nếu có thể đảm bảo hoạt động ổn định trong suốt thời gian sử dụng. Điều này có nghĩa là phần mềm hóa đơn điện tử có thể cho phép doanh nghiệp khai thác tối đa các tiện ích từ phần mềm, hoạt động ổn định, không gián đoạn.

Đồng thời doanh nghiệp cần quan tâm chăm sóc, rà soát lỗi, cập nhật tính năng mới, tối ưu hệ thống thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng trên phần mềm hiện tại.

3.Phần mềm hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thực sự cho doanh nghiệp

Đây được xem là tiêu chí hàng đầu để chọn phần mềm hóa đơn điện tử với từng doanh nghiệp. Bởi một phần mềm luôn phục vụ người dùng, cải tiến để mang lại các lợi ích như tiết kiệm chi phí, xuất hóa đơn nhanh chóng, an toàn,… sẽ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Cụ thể những lợi ích NÓI CHUNG mà hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp đó là: 

Thứ nhất, sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí cho DN và thuận tiện khi sử dụng. Nếu như sử dụng hóa đơn giấy, các DN phải bỏ ra các khoản chi phí như chi phí in ấn, phát hành, bảo quản, lưu trữ hóa đơn thì chi phí trung bình bỏ ra cho 1 hóa đơn giấy là 1.000 đồng (theo ước tính sơ bộ của Vụ Doanh nghiệp lớn – Tổng cục Thuế).

Với số lượng khoảng 2,5 tỷ hóa đơn mỗi năm trong cả nước thì chi phí bỏ ra lên đến 2.500 tỷ đồng là một con số khổng lồ.

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN tiết kiệm rất nhiều thời gian (giảm đến 70% quy trình phát hành, đến 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn

Thứ hai, sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN thuận tiện khi sử dụng. Với ứng dụng công nghệ thông tin đã rút ngắn thời gian thanh toán, đơn giản hóa việc quản lý tìm kiếm hóa đơn, phù hợp với công tác kế toán, đối chiếu số liệu. Ngoài ra, việc sử dụng Hóa đơn điện tử  còn giúp lãnh đạo và nhân viên trong DN có sự phối hợp chặt chẽ trong từng phần việc như tạo, ký số, truyền/nhận hóa đơn.

Không những thế, việc sử dụng HĐĐT còn thúc đẩy cả lãnh đạo và nhân viên trong DN phải có sự đổi mới, nhất là về phương tiện công nghệ, thích nghi với sự thay đổi và gia tăng lợi thế cạnh tranh trong điều kiện thay đổi môi trường kinh doanh. Nếu DN không tận dụng được, sẽ mất đi cơ hội cạnh tranh với các DN khác vì sự chậm trễ trong quá trình gửi hóa đơn đến khách hàng.

Bởi trong khi hóa đơn giấy thường mất từ 3-5 ngày để gửi cho khách hàng với chi phí khoảng 20.000-25.000 đồng cho một lần gửi, thì Hóa đơn điện tử chỉ mất 3-5 giây gửi trực tuyến là khách hàng đã nhận được hóa đơn. Sự chậm trễ của hóa đơn giấy là lý do chính gây ra khó khăn cho khách hàng khi muốn giao dịch tiếp với số hàng chưa có hóa đơn và cũng là trở ngại cho DN phải tốn thời gian chờ đợi để thu hồi công nợ.

Với quy trình quản lý minh bạch, Hóa đơn điện tử đã giúp cho quá trình hoạt động của DN được thông suốt, giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quy trình hoạt động. Tất cả dữ liệu về Hóa đơn điện tử được số hóa khi lưu trữ nên dễ dàng tra cứu và xây dựng các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Đồng thời, giúp giảm thiểu sự xung đột giữa doanh nghiệp và khách hàng

4.Phần mềm hóa đơn điện tử dựa trên nền tảng công nghệ cao

Công nghệ cao sẽ giúp phần mềm vận hành tốt, tính bảo mật cao lại có thể liên tục tối ưu để mang thêm những trải nghiệm tốt cho người dùng. Đây là ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy. Trước đây khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ phải tốn kém chi phí bảo quản hóa đơn, lại luôn phải lo về vấn đề mất, hỏng hay khó kiểm soát, quản lý hóa đơn. Với một phần mềm hóa đơn điện tử điện tử tốt sẽ giải quyết tất cả các vấn đề này và còn bảo đảm về tính an toàn, bảo mật cho doanh nghiệp.

5. Được phát hành bởi đơn vị có uy tín

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Toàn bộ số hóa đơn của Doanh nghiệp lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp phần mềm

Do vậy, Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, buộc Doanh nghiệp phải chọn đơn vị cung cấp uy tín, hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm cung cấp giải pháp về tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế.

Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng nói lên độ bền vững và kinh nghiệm làm phần mềm. Doanh nghiệp mua phần mềm Hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ.

6. Phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật

Hiện nay, với phần mềm hóa đơn điện tử nếu được ứng dụng công nghệ Blockchain thì Doanh nghiệp yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật. Bởi:

• Khả năng chia sẻ thông tin dữ liệu minh bạch theo thời gian thực, tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo mật cao
• Yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật của Hóa đơn, không còn lo sợ tình trạng Hóa đơn giả, mất cắp hóa đơn, …
• Thông tin trong Blockchain không thể bị thay đổi và chỉ được bổ sung thêm khi có sự đồng thuận của tất cả các nút trong hệ thống.…

Đây là một hệ thống bảo mật an toàn cao trước khả năng bị đánh cắp dữ liệu. Ngay cả khi một phần của hệ thống Blockchain sụp đổ, những máy tính và các nút khác sẽ tiếp tục bảo vệ thông tin và giữ cho mạng lưới tiếp tục hoạt động.

Do vậy khi lựa chọn phần mềm phải đảm bảo phần mềm đó có thể giúp Doanh nghiệp lưu trữ an toàn, bảo mật, chống giả mạo,.. số lượng hóa đơn lớn. Và dễ dàng tìm kiếm chỉ bằng vài Click chuột.

===> Xem thêm: 

Phần mềm quản lý dự án: đâu là lựa chọn tốt nhất

Phần mềm quản lý doanh nghiệp: Kinh nghiệm lựa chọn và triển khai quy trình

Phần mềm CRM – Lựa chọn “trợ lý ảo” trợ giúp Doanh nghiệp tăng điểm chạm khách hàng

Taca Business Consulting,