Kế hoạch dòng tiền trong kinh doanh ( Tiết lộ các mẹo và ví dụ thực tế )

Taca
Kiến thức tài chính
Cập nhật: 23 Tháng 2, 2023

Dòng tiền là một khái niệm mô tả các giao dịch tiền mà một doanh nghiệp thực hiện, bao gồm các giao dịch mua, đầu tư, bán hàng và dịch vụ quan trọng. Tạo một mẫu kế hoạch dòng tiền có thể giúp các công ty quản lý tốt hơn các quy trình tài chính và nâng cao hiệu quả điều hành. Bằng cách hiểu các kế hoạch này, bạn có thể nâng cao hoạt động của công ty và đảm bảo tốt hơn rằng tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt đều đến đúng mục đích kinh doanh.

Trong bài viết này, TACA xác định các kế hoạch dòng tiền, thảo luận về cách chúng hoạt động, cung cấp các mẹo hữu ích khi tạo kế hoạch và thảo luận về các ví dụ để giúp bạn tạo kế hoạch dòng tiền cho doanh nghiệp của mình.

Kế hoạch dòng tiền là gì?

Kế hoạch dòng tiền bao gồm nhiều tài liệu giúp các công ty theo dõi dòng tiền vào (bao gồm bất kỳ khoản tiền nào do doanh nghiệp kiếm được) và dòng tiền ra (bao gồm mọi chi tiêu kinh doanh cần thiết). Giám đốc điều hành công ty sẽ theo sát các yếu tố này cho kế hoạch dòng tiền bằng cách làm việc với các nhóm tài chính của họ. Sau đó, các nhóm này sử dụng kế hoạch này để giúp công ty thanh toán chi phí và cân bằng ngân sách trong các giai đoạn hoạt động. Các công ty có thể tạo kế hoạch dòng tiền hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm để xử lý các nhu cầu tài chính của họ. Một số ví dụ về các hoạt động dòng tiền được theo dõi bao gồm:

Hoạt động điều hành: Những chi phí này bao gồm bất kỳ hoạt động nào giúp công ty vận hành thành công. Một số ví dụ có thể bao gồm tiền lương của nhân viên, thế chấp văn phòng, chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển và sửa chữa cơ sở.
Đầu tư và mở rộng: Các công ty cũng có thể theo dõi cả đầu tư và mở rộng để điều tra cả các yếu tố dòng tiền vào và dòng tiền ra. Ví dụ, các khoản đầu tư mới mang lại dòng tiền vào, trong khi việc mở rộng cơ sở vật chất và hoạt động có thể tạo ra dòng tiền ra.
Cơ hội tài chính: Điều này mô tả khả năng dòng tiền vào từ nhiều nguồn. Ví dụ, tăng doanh thu và cổ tức bằng cổ phiếu có thể cung cấp các lựa chọn tài chính mới cho kế hoạch dòng tiền tổng thể của công ty.

Các công ty theo dõi các yếu tố này và tích hợp chúng vào tài liệu lập kế hoạch của họ. Chúng có thể bao gồm các sơ đồ chẩn đoán hoặc các biểu đồ vẽ đồ thị nêu chi tiết về lợi nhuận, chi phí và các lựa chọn đầu tư tiềm năng. Kế hoạch dòng tiền cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào cấu trúc của công ty. Ví dụ: các doanh nghiệp có nhiều văn phòng và khu vực hoạt động có thể lập nhiều kế hoạch cho từng văn phòng, sau đó tích hợp chúng vào một lưu đồ lớn hơn. Loại biểu đồ này cho phép bạn vẽ các mũi tên mô tả chi tiết dòng tiền giữa các yếu tố riêng biệt, điều này có thể đơn giản hóa việc giải thích trong các cuộc họp và giúp việc ra quyết định trong toàn công ty trở nên dễ dàng hơn.

Liên quan: Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả?

Kế hoạch dòng tiền hoạt động như thế nào?

Các công ty có thể bắt đầu một kế hoạch bằng cách dự đoán dòng tiền của họ, đánh giá các yếu tố hoạt động, đầu tư và tài chính của công ty. Sau đó, họ có thể tạo các tài liệu chuyên sâu hoặc sơ đồ trực quan hóa chuyển động tiền mặt của công ty. Các yếu tố mà kế hoạch dòng tiền có thể theo dõi bao gồm:

Ngân sách tổng thể

Kế hoạch dòng tiền đánh giá ngân sách hoạt động của công ty trước bất kỳ thành phần nào khác. Ngân sách có thể bao gồm nhiều tài sản, chẳng hạn như tài chính hoạt động, tài khoản tiết kiệm, tài khoản séc, cổ phiếu công ty, trái phiếu, bất động sản, vật liệu, phương tiện và thiết bị. Ngân sách cũng theo dõi chi phí hoạt động chung của công ty. Một số giám đốc điều hành tách các chi phí này thành các dòng tiền vào và dòng tiền ra cụ thể, điều này có thể yêu cầu nghiên cứu bổ sung. Ví dụ: bạn có thể nói chuyện với một nhân viên tài chính về các cơ hội đầu tư gần đây hiện không được liệt kê trong ngân sách của công ty.

Tiềm năng dòng vốn vào

Các công ty thường kiểm tra dòng tiền vào và tiềm năng tăng trưởng của chúng để lập kế hoạch dòng tiền. Họ tạo một danh sách thảo luận về các loại dòng tiền vào của họ và bất kỳ kế hoạch cải tiến nào. Ví dụ: bạn có thể liệt kê các sáng kiến bán hàng để cải thiện dòng tiền vào của công ty bằng cách tăng số lượng bán hàng. Họ cũng có thể thảo luận về bất kỳ yếu tố dòng tiền cụ thể nào, bao gồm doanh số hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Các kế hoạch chi tiết làm nổi bật nguồn gốc của những dòng tiền này và những thay đổi của chúng, bao gồm cả sự giảm bất ngờ của doanh số bán hàng hoặc dịch vụ. Các doanh nghiệp có thể thêm thông tin này vào một lưu đồ bao gồm tất cả các yếu tố kinh tế khác.

Xem thêm: Báo cáo dòng tiền – làm sao để quản trị ”dòng máu” của doanh nghiệp hiệu quả?

Thanh toán ra

Các kế hoạch dòng tiền thường theo dõi tất cả các khoản thanh toán ra trong một phần riêng biệt, phần này làm nổi bật tất cả các khoản chi phí và những thay đổi tiềm ẩn. Ví dụ: một kế hoạch có thể theo dõi khả năng tăng doanh thu trong một công ty sau khi các giám đốc điều hành tăng lương cho nhân viên. Các công ty cũng có thể điều chỉnh chi phí chảy ra do lạm phát, chẳng hạn như giảm các khoản thanh toán thế chấp khi lạm phát giảm. Sau đó, các doanh nghiệp có thể thêm các dòng tiền ra của họ vào lưu đồ cùng với các yếu tố dòng tiền vào của họ.

Quỹ khẩn cấp tiềm năng

Các doanh nghiệp có thể tạo quỹ khẩn cấp hoặc dự trữ tiền mặt để trang trải các chi phí bất ngờ, chẳng hạn như sửa chữa các tòa nhà sau một cơn bão. Các kế hoạch dòng tiền có thể tích hợp các khoản tiền này vào các phần riêng biệt, sau đó thảo luận về giá trị và các tùy chọn sử dụng của chúng. Sau đó, họ có thể thảo luận về các yếu tố dòng vào và dòng ra cụ thể của các tài khoản này, chẳng hạn như các khoản thanh toán định kỳ hàng tháng và các mục đích sử dụng tiềm năng trong suốt cả năm. Lưu đồ kế hoạch thường bao gồm các phần này và kết nối chúng với các yếu tố dòng tiền vào và ra khác. Bạn cũng có thể đánh mã màu cho các phân đoạn này để dễ đọc hơn.

Kết nối giữa mỗi phân đoạn

Kế hoạch dòng tiền có thể bao gồm các phần riêng biệt thảo luận về kết nối dòng tiền vào và dòng tiền ra. Chẳng hạn, bạn có thể nêu bật cách một doanh nghiệp sử dụng yếu tố dòng tiền vào để thanh toán chi phí dòng tiền ra. Nó cũng có thể đưa ra các khoản thanh toán dòng ra chính xác dựa trên dòng tiền vào, mà bạn có thể hiển thị trực quan trên sơ đồ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng một mũi tên để biểu thị dòng tiền trên biểu đồ, sau đó kết nối cả dòng tiền vào và dòng tiền ra với các yếu tố lập ngân sách.

6 mẹo sử dụng khi lập kế hoạch dòng tiền

Sử dụng các mẹo này khi tạo kế hoạch dòng tiền cho doanh nghiệp của bạn:

1. Đọc báo cáo ngân hàng hàng tháng của bạn thường xuyên

Mở bảng sao kê ngân hàng hàng tháng của công ty bạn mỗi tháng và đọc kỹ chúng. Kiểm tra xem tài khoản tiền mặt của bạn thay đổi như thế nào mỗi tháng, bao gồm cả tăng và giảm. Làm như vậy sẽ giúp bạn đánh giá hướng dòng tiền tổng thể của công ty bạn. Các tài khoản tăng liên tục thường cho thấy dòng tiền dương, trong khi các tài khoản giảm dần lại cho thấy dòng tiền âm. Cân nhắc sử dụng dữ liệu này khi nghiên cứu dòng tiền vào và dòng tiền ra của công ty bạn để lập kế hoạch dòng tiền. Ví dụ: bạn có thể đọc các khoản thanh toán tín dụng và ghi nợ của tài khoản để theo dõi tiền của bạn đi đâu, sau đó trình bày dữ liệu này trong kế hoạch của bạn để cải thiện hiệu quả giao dịch.

2. Nghiên cứu kế hoạch dòng tiền trong quá khứ

Nếu một doanh nghiệp có bất kỳ kế hoạch dòng tiền nào trong quá khứ, có thể hữu ích khi nghiên cứu cấu trúc và mục đích tổng thể của chúng trước khi viết kế hoạch của riêng bạn. Bạn có thể sử dụng các kế hoạch này để hướng dẫn kế hoạch hiện tại của mình đồng thời thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. Ví dụ: nếu kế hoạch dòng tiền của năm trước thiếu các cải tiến của công ty và việc tuyển dụng mới được thực hiện trong năm hiện tại, bạn có thể theo dõi các yếu tố này trong một kế hoạch mới. Bạn cũng có thể xác định nhiều cách để cải tiến, chẳng hạn như cấu trúc kế hoạch đơn giản hơn, theo dõi tiền mặt chuyên sâu hơn, mô hình dòng tiền được điều chỉnh và thiết kế biểu đồ dòng chảy được cải thiện.

3. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến là một ước tính đơn giản về doanh thu và chi phí dự kiến của bạn dựa trên các tùy chọn mở rộng và bán hàng trước đó. Nó cũng bao gồm các chi phí dựa trên báo cáo chi phí trong quá khứ, bao gồm các chi phí tiêu chuẩn như thanh toán thế chấp và tiền lương của nhân viên. Một báo cáo lưu chuyển tiền tệ điển hình có thể bao gồm một trang liệt kê lợi nhuận và chi phí tiềm năng của công ty, trình bày chi tiết chúng trên các dòng riêng biệt, cùng với lợi nhuận dự kiến ở cuối trang. Hãy cân nhắc sử dụng tài liệu này để có kiến thức tài chính nhanh cung cấp dữ liệu cơ bản cho kế hoạch dòng tiền của bạn.

Liên quan: Tìm hiểu báo cáo lưu chuyển tiền tệ

4. Chú ý đến các khoản phải thu

Trước khi lập kế hoạch dòng tiền, hãy nói chuyện với bộ phận tài khoản phải thu về số tiền mà khách hàng nợ công ty. Bộ phận này có thể có nhiều tài khoản chưa thanh toán có thể ảnh hưởng đến báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn, do đó, việc tích hợp thông tin này có thể giúp bạn lập kế hoạch lưu chuyển tiền tệ chính xác hơn. Ví dụ: tài khoản phải thu của bạn có thể bao gồm 500.000 đô la thanh toán chưa thanh toán, trong khi dòng tiền vào tài khoản thanh toán của bạn bao gồm 2 triệu và dòng tiền chi phí của bạn cũng bằng số tiền này. Khoản 500.000 đô la bổ sung đó có thể cải thiện số dư của công ty, làm cho kế hoạch dòng tiền trở nên chính xác hơn. Bạn cũng có thể cải thiện độ chính xác của nó bằng cách tích hợp mọi khoản nợ chưa thanh toán của công ty.

Liên quan: 3 kinh nghiệm quản lý thu chi hiệu quả trong doanh nghiệp

5. Lưu ý giới hạn thời hạn tín dụng của nhà cung cấp

Kiểm tra giới hạn thời hạn tín dụng của nhà cung cấp vật liệu của bạn khi tạo kế hoạch tiền mặt của bạn. Các giới hạn thời hạn này có thể ảnh hưởng đến các phần kế hoạch dòng tiền liên quan đến thanh toán hóa đơn của bạn. Ví dụ: các kế hoạch trả nợ nhanh hơn có thể bao gồm các khoản thanh toán hàng tháng lớn hơn làm thay đổi các giá trị chi tiêu của kế hoạch. Cân nhắc tích hợp các thay đổi thanh toán này vào kế hoạch và theo dõi tất cả các thay đổi khác của nhà cung cấp, bao gồm tăng và giảm lãi suất. Bằng cách liên tục điều chỉnh kế hoạch của bạn dựa trên những yếu tố này, bạn có thể cung cấp độ chính xác cao hơn cho kế hoạch dòng tiền.

6. Theo dõi cẩn thận mục hàng tồn kho của doanh nghiệp

Cân bằng nhu cầu hàng tồn kho của bạn có thể giúp cải thiện nỗ lực lập kế hoạch dòng tiền tổng thể của bạn. Ví dụ: bạn có thể biết rằng chỉ dự trữ những gì doanh nghiệp cần hàng tháng sẽ giảm thiểu chi phí giao hàng và cho phép bạn phản ứng với những thay đổi của thị trường. Cân nhắc thêm tất cả các thay đổi về hàng tồn kho vào kế hoạch của bạn, sau đó theo dõi thời gian mỗi sản phẩm nằm trên kệ trước khi bán hết. Bạn có thể điều chỉnh kế hoạch dòng tiền của mình dựa trên thông tin này, bao gồm đặt hàng các mặt hàng phổ biến hơn để lưu trữ. Trao đổi với nhóm kiểm kê về các chi phí liên quan này, bao gồm cả giá nhập kho, khi lập kế hoạch thay đổi kế hoạch dòng tiền này để đảm bảo độ chính xác cao hơn.

Liên quan: 4 đề mục phân tích báo cáo hàng tồn kho có thể bạn chưa biết

Ví dụ về xây dựng kế hoạch dòng tiền

Ví dụ này thảo luận về kế hoạch dòng tiền do một công ty sản xuất tạo cho ngân sách hàng năm của họ. Từ đó chủ doanh nghiệp có thể điều phối nhân viên của mình tạo ra một kế hoạch dòng tiền hiệu quả:

Kế toán trưởng của công ty sản xuất này tên Mai, cô thu thập dữ liệu về dòng tiền vào của công ty cô ấy từ năm trước. Dòng tiền vào này bao gồm doanh số bán sản phẩm trực tiếp, tỷ lệ phần trăm doanh thu, tài khoản vốn chủ sở hữu, cổ tức bằng cổ phiếu, thu nhập từ tài khoản tiết kiệm và đầu tư bên ngoài. Cô ấy tạo một phần riêng thảo luận về dữ liệu này, bao gồm từng giá trị dòng vào. Mai kết thúc phần này bằng cách liệt kê tổng giá trị 70 triệu của dòng tiền vào. Sau đó, cô ấy vẽ một lưu đồ liệt kê từng phân đoạn dòng tiền vào và các giá trị của nó.

Mai bây giờ đang nghiên cứu các khoản chi ra của công ty cô ấy, bao gồm các khoản thế chấp, chi phí hoạt động , thanh toán cho nhân viên, chi phí tiện ích, đầu tư vật chất và thanh toán bảo hiểm. Cô ấy kết thúc phần này bằng cách liệt kê chi phí 50 triệu đô-la chi phí rút vốn của công ty mình. Mai thêm các phân đoạn dòng tiền ra này vào lưu đồ, kết nối từng phân đoạn dựa trên các báo cáo tài chính của cô ấy. Ví dụ, cô phát hiện ra công ty trả 20 triệu chi phí tiền lương bằng các khoản đầu tư bên ngoài. Mai nối các đoạn này bằng các mũi tên. Sau khi hoàn thành, Mai có thể sử dụng báo cáo và biểu đồ của mình để thể hiện quan điểm của mình trong các cuộc họp lập ngân sách với Ban lãnh đạo.

Trên thực tế cho thấy, lập kế hoạch dòng tiền là một lĩnh vực phức tạp và đòi hỏi sự tư vấn của các chuyên gia tài chính. Nếu bạn cần trợ giúp cho quá trình phân tích của doanh nghiệp được tối ưu, nhanh chóng thì hãy để đội ngũ chuyên gia TACA hơn 20 năm kinh nghiệm quản lý tài chính, am hiểu môi trường kinh doanh trong & ngoài nước giúp bạn qua giải pháp Dịch vụ xây dựng mô hình tài chính doanh nghiệp.