Quy trình quản lý công nợ (một số tips quản lý hay)

Quy trình quản lý công nợ chuẩn được tối ưu hóa không chỉ là “bàn đỡ” duy trì sự ổn định và lành mạnh về tài chính của doanh nghiệp mà còn đặt doanh nghiệp ở tâm thế chủ động khi đối mặt rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Công nợ phải thu, phải trả sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, khả năng thanh toán và cả sức khỏe tài chính doanh nghiệp, do đó cần phải được xử lý cẩn thận và chính xác theo quy trình chuẩn. 

Tuy rằng có một số bước nhất định để quản lý công nợ một cách hiệu quả nhưng mỗi công ty sẽ có những cách thức riêng (những tip) khác nhau để quản lý công nợ phải thu phải trả. Dưới đây là một vài những tips để doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý công nợ, được đúc rút từ thực tế hoạt động của các công ty có hiệu suất cao. 

Tip 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ, xây dựng chính sách rõ ràng

1.1. Đối với các khoản phải thu

Trước khi cấp tín dụng cho khách hàng, bạn cần có chính sách rõ ràng và nhất quán trong đó nêu rõ các điều khoản và điều kiện của việc mua bán, chẳng hạn như ngày đến hạn thanh toán, lãi suất, hình phạt đối với việc thanh toán chậm và thủ tục thu nợ. Bạn cũng nên tiến hành kiểm tra tín dụng đối với khách hàng để đánh giá mức độ tín nhiệm và lịch sử thanh toán của họ. Bằng cách thiết lập các chính sách tín dụng rõ ràng, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm, tranh chấp và vỡ nợ. 

Lời khuyên từ các doanh nghiệp phải thường xuyên “cho nợ” khách hàng đó là hãy đặt trước các chính sách tín dụng rõ ràng để tránh cấp quá nhiều tín dụng cho một số khách hàng. Giúp mọi người trong doanh nghiệp của bạn dễ dàng xác định xem có nên gia hạn tín dụng khi khách hàng yêu cầu hay không.

>>> Thường xuyên xem xét mức độ tín nhiệm của khách hàng: Mức độ tín nhiệm có thể thay đổi theo thời gian do nhiều yếu tố khác nhau như điều kiện thị trường hoặc những thay đổi về tình hình tài chính của khách hàng. Việc đánh giá thường xuyên về điểm tín dụng, lịch sử thanh toán và tình hình tài chính tổng thể của khách hàng có thể giúp bạn điều chỉnh các điều khoản tín dụng phù hợp và giảm nguy cơ không thanh toán.

Việc chủ động thu hồi kịp thời các khoản tiền nợ đảm bảo hoạt động hàng ngày suôn sẻ và cung cấp nguồn lực cho sự phát triển trong tương lai.

>>> Thực hiện chính sách tín dụng được xác định rõ ràng: Chính sách này phải bao gồm các quy trình phê duyệt tín dụng, lãi suất thanh toán chậm và các bước thực hiện khi thanh toán quá hạn. Nó cung cấp hướng dẫn cho cả doanh nghiệp và khách hàng, đảm bảo mọi người đều thống nhất về kỳ vọng thanh toán.

1.2. Đối với khoản phải trả

Trong trường hợp bạn đi vay nợ doanh nghiệp khác, bạn cũng cần xây dựng chính sách rõ ràng. Không phải trường hợp nào “chiếm dụng vốn” của đơn vị khác cũng là tốt. Nếu vay nợ nhà cung cấp quá nhiều,dòng tiền của bạn sẽ  không ổn định, nếu nhiều khoản phải trả đến cùng lúc thì tài chính của bạn sẽ không đủ mạnh để thanh toán toàn bộ. Vậy nên hãy xác định khi nào mà bạn có thể vay, và hạn mức này nên là bao nhiêu. 

Ngoài những tiêu chuẩn đi vay mà doanh nghiệp áp dụng cho chính mình, bạn cũng cần quan tâm đến những điều kiện và chính sách chủ nợ của bạn. Nắm chắc những quyền lợi và rủi ro bạn có thể gặp phải khi đi vay ngay từ đầu sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu tranh chấp xảy ra. 

Tip 2: Thiết lập quy trình quản lý công nợ chuẩn, bám sát mục tiêu

Trong quy trình quản lý công nợ tổng thể, bạn sẽ cần thiết lập nhiều quy trình nhỏ hơn, đặc biệt là các quy trình nghiệp vụ với phòng kế toán quản lý công nợ. Dưới đây là một số quy trình kế toán liên quan đến quản lý công nợ mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:  

2.1. Quy trình kế toán phân hệ phải thu

2.2. Quy trình phân hệ kế toán phải trả

>>> Theo dõi các khoản thanh toán 

Bạn nên có một hệ thống để theo dõi trạng thái hóa đơn, xác định mọi tài khoản quá hạn hoặc đang tranh chấp và gửi lời nhắc hoặc thông báo cho khách hàng của bạn. Kể cả những khoản nợ của bạn không nhiều thì hệ thống này vẫn cần thiết để thắt chặt tài chính của bạn. Sự rõ ràng tài chính ngay từ đầu sẽ giúp bạn bớt khó khăn khi quản lý công nợ về sau, khi doanh nghiệp phát triển liên tục. 

Bạn cũng nên giao tiếp với khách hàng của mình một cách chuyên nghiệp và lịch sự, đồng thời cố gắng giải quyết mọi vấn đề khiến họ không thể thanh toán đúng hạn (nếu có thể). Bằng cách theo dõi  các khoản thanh toán theo quy trình và hệ thống, bạn có thể duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và khuyến khích họ thanh toán kịp thời.

>>> Đội ngũ bán hàng có nên tham gia vào việc thu nợ của doanh nghiệp hay không? 

90% người được hỏi trả lời là không 

Đáng ngạc nhiên thật, vì lẽ ra đội ngũ bán hàng phải là một phần không thể thiếu trong chiến lược thu tiền mặt. Không có nghĩa là họ sẽ tham gia vào toàn bộ quá trình “đòi nợ”. Vì họ đã tiếp xúc với khách hàng tại các điểm tiếp xúc quan trọng, doanh nghiệp có thể tận dụng thông tin từ nhóm này để đòi nợ khách hàng hiệu quả hơn. 

Tip 3: Khi Gửi / nhận/ lưu trữ hóa đơn chứng từ công nợ

3.1. Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất

Một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý AR (Account Receivables –  khoản phải thu) của bạn là lập hóa đơn cho khách hàng càng sớm càng tốt sau khi giao hàng hóa hoặc dịch vụ. Bằng cách này, bạn có thể giảm thời gian từ khi bán hàng đến khi thanh toán và tránh mọi sự chậm trễ hoặc sai sót có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn. Bạn cũng nên đảm bảo rằng hóa đơn của mình chính xác, chi tiết và dễ hiểu để khách hàng có thể xác minh các khoản phí và thanh toán chúng mà không có bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc tranh chấp nào.

3.2. Lưu trữ hóa đơn của nhà cung cấp 

Hãy đảm bảo những chứng từ hóa đơn liên quan đến các khoản nợ phải thu của bạn được lưu trữ trên hệ thống và dễ dàng tìm được khi cần. 

Tip 4: Khi thu nợ khách hàng / trả nợ hoặc đàm phán với chủ nợ 

4.1. Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về thanh toán nếu chậm kỳ hạn  

Công việc đáng sợ nhất khi quản lý công nợ đến rồi đây, xử lý các khoản nợ quá hạn. Trước hết nếu khoản nợ của bạn quá hạn, trước hết bạn nên xem xét nội bộ của mình trước, đảm bảo là hóa đơn không có lỗi, hóa đơn ĐÃ được gửi cho khách, mọi khoản giảm giá đã được nêu trong hóa đơn. Tiếp theo, tùy vào thời gian quá hạn, bạn có thể có những cách giải quyết khác nhau. 

Dưới đây là ví dụ cách mà một công ty cung cấp nguyên vật liệu xây dựng xử lý các khoản phải thu quá hạn của họ

• Quá hạn <7 ngày: nhắc nhở nhẹ nhàng với khách hàng 
• Quá hạn 8-14 ngày: bắt đầu liên hệ lần 2
• Quá hạn 15-30 ngày: một lá thư được gửi đến khách hàng. Lúc này, phí trễ hạn có thể được áp dụng (tùy vào chính sách nội bộ của bạn, nếu có thì hãy để khách hàng rõ ràng về vấn đề này TRƯỚC KHI KÍ HỢP ĐỒNG, hoặc đồng ý trao đổi)
• Quá hạn 31-45 ngày: Liên hệ lần 4 – gửi thư lần cuối 
• Quá hạn 46-60 ngày: tiếp cận với tần suất đều đặn (online, gọi điện,..) hàng tuần
• Quá hạn 61-90 ngày: nếu số tiền quá lớn, ban quản lý cấp cao, cố vấn pháp lý hoặc tòa án sẽ tham gia. 

>>> Đưa ra các ưu đãi và lựa chọn thay thế

Bạn có thể đưa ra một số ưu đãi hoặc chiết khấu cho các khoản thanh toán sớm, gói thanh toán cho các tài khoản lớn hoặc quá hạn hoặc thanh toán một phần cho các tài khoản đang tranh chấp. Ví dụ: giảm giá 10% cho các khoản thanh toán được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn,…

Bạn cũng nên chấp nhận các phương thức thanh toán khác nhau, chẳng hạn như thẻ tín dụng, chuyển khoản trực tuyến hoặc thanh toán di động để giúp khách hàng thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn. 

>>>> Nợ xấu có thể nằm ở vấn đề quy trình chứ không phải khả năng thanh toán của khách hàng

Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng việc thanh toán trễ có nghĩa là khách hàng là người trả tiền kém. Điều này thường không phải là trường hợp. Nếu doanh nghiệp của bạn liên tục nhận được các khoản thanh toán trễ, điều đó có nghĩa là hóa đơn và chiến lược thanh toán của bạn đã bị hỏng. Làm thế nào để bạn khắc phục điều này? Thực hiện thanh toán cực kỳ dễ dàng cho khách hàng của bạn. Giữ liên lạc thường xuyên và cung cấp các phương thức hoặc hướng dẫn thanh toán trực tuyến dễ dàng.

Bạn có thể sử dụng hệ thống lập hóa đơn điện tử cung cấp thông tin hóa đơn và liên kết trực tiếp trong email để tránh kích hoạt bộ lọc thư rác có tệp đính kèm. Thiết lập các cổng thanh toán điện tử dễ dàng với các tùy chọn thanh toán trực tuyến khác nhau cho phép khách hàng thanh toán trực tuyến (ví dụ: bằng cách sử dụng thẻ tín dụng) ngay khi họ đọc hóa đơn của bạn. Thực hiện các bước này có thể thúc đẩy mối quan hệ tốt với khách hàng và tránh việc khách hàng không thanh toán hóa đơn .

Sau khi mọi nỗ lực tiếp cận đã “đổ sông đổ bể”, khoản thanh toán được xác định là không thể thu hồi được, công ty bán vật liệu xây dựng đã từ bỏ khoản nợ này và đưa khách hàng trên vào danh sách “đen”. 

Về quyết định liệu khoản nợ không thể thu hồi được có khác nhau sẽ tùy theo ngành và các chính sách nội bộ của công ty. 

>>> Thanh toán dễ dàng sẽ giảm thiểu nợ xấu

Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng: thanh toán trễ có nghĩa là khách hàng có khả năng trả tiền kém.

Điều này thường cũng tùy trường hợp. Nếu doanh nghiệp của bạn liên tục nhận được các khoản thanh toán trễ, điều đó có nghĩa là hóa đơn và chiến lược thanh toán của bạn có thể đang hiệu quả. Làm thế nào để khắc phục điều này? Hãy cố gắng để việc thực hiện thanh toán cực kỳ dễ dàng cho khách hàng. Giữ liên lạc thường xuyên và cung cấp các phương thức hoặc hướng dẫn thanh toán trực tuyến dễ dàng.

Bạn có thể sử dụng hệ thống lập hóa đơn điện tử cung cấp thông tin hóa đơn và liên kết trực tiếp trong email. Thiết lập các cổng thanh toán điện tử dễ dàng với các tùy chọn thanh toán trực tuyến khác nhau cho phép khách hàng thanh toán trực tuyến (ví dụ: bằng cách sử dụng thẻ tín dụng) ngay khi họ đọc hóa đơn của bạn. Thực hiện các bước này có thể thúc đẩy mối quan hệ tốt với khách hàng và tránh việc khách hàng không thanh toán hóa đơn vì gặp khó khăn. 

Tuy nhiên, sau khi mọi nỗ lực tiếp cận đã “đổ sông đổ bể”, khoản thanh toán được xác định là không thể thu hồi được, như công ty bán vật liệu xây dựng trong ví dụ trên chỉ đành đã từ bỏ khoản nợ này và đưa khách hàng trên vào danh sách “đen” của doanh nghiệp. Về quyết định liệu khoản nợ có thể thu hồi được hay không sẽ tùy theo ngành và các chính sách nội bộ của công ty. 

4.2. Trả nợ/ Đàm phán hoặc gia hạn nợ

Không có gì tốt hơn là bạn có thể thanh toán khoản nợ của nhà cung cấp đúng hạn. Nợ càng cũ doanh nghiệp càng ưu tiên thanh toán đầy đủ. Còn trong trường hợp doanh nghiệp không thể chi trả đúng hạn, hãy tỏ ra thiện chí bằng cách trả trước một phần hoặc đưa ra các giải pháp đền bù khác. Có một số nghệ thuật để doanh nghiệp có thể áp dụng khi đàm phán với chủ nợ, các bạn có thể tìm đọc trong bài quản lý công nợ của Taca.

>>> Xem xét và cải thiện quy trình quản lý công nợ của bạn: 

Quy trình quản lý công nợ nên được xem xét và cải thiện theo định kỳ để phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn lúc đó. Nếu bạn có thể phân tích hiệu suất các khoản phải thu thông qua các chỉ số: kỳ thu tiền trung bình, dư nợ bán trong ngày, tỷ lệ nợ khó đòi và sự hài lòng của khách hàng, bạn có thể tối ưu hóa dòng tiền và lợi nhuận của mình cũng như là loại bỏ những sai lầm lãng phí thời gian.

Tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại: 

Dịch vụ setup hệ thống kế toán

• Dịch vụ xây dựng và triển khai quy trình hoạt động doanh nghiệp 

 

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn dịch vụ doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 hoặc đăng kí tư vấn TẠI ĐÂY

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Taca Business Consulting,