Quy trình kiểm tra sau thông quan – 8 Bước doanh nghiệp cần lưu ý

Taca
Kiến thức hải quan
Cập nhật: 14 Tháng 4, 2023

Quy trình kiểm tra sau thông quan là công tác vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ và thực hiện CHUẨN CHỈNH quy trình này khá phức tạp, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải nắm vững quy định, luật Hải quan cùng nhiều nghiệp vụ phức tạp khác. Hiểu được những KHÓ KHĂN và TRĂN TRỞ đó, chúng tôi hân hạnh mang đến cho bạn đọc những kiến thức thực tế, chuyên sâu cùng những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện quy trình kiểm tra sau thông quan một cách tối ưu và hiệu quả nhất thông qua bài viết dưới đây:

>>Xem thêm: Kiểm tra sau thông quan – Những điều doanh nghiệp cần biết

Quy trình kiểm tra sau thông quan

Quy trình kiểm tra sau thông quan là: quy định trình tự, thủ tục, hồ sơ và nội dung tiến hành các bước công việc từ thu thập thông tin, xác định đối tượng kiểm tra, thực hiện kiểm tra, xử lý kết quả kiểm tra và giải quyết các công việc có liên quan đến kết quả kiểm tra của cơ quan Hải quan, công chức/nhóm công chức Hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan.

Thông thường khi Chi cục Hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan sẽ thược hiện theo quy trình gồm 8 bước, cụ thể như sau:

8 Bước doanh nghiệp cần lưu ý trong quy trình kiểm ra sau thông quan

Bước 1: Thu Thập, Phân Tích, Nhận Định Thông Tin

Thu thập thông tin là hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của công chức/nhóm công chức thực hiện trong quy trình kiểm tra sau thông quan. Nguồn thông tin thường được thu thập từ hệ thống cơ sở dữ liệu hải quan hoặc thu thập thông tin bằng văn bản từ người khai hải quan.

Khi này người thu thập thông tin sẽ ưu tiên các nguồn dữ liệu trên các hệ thống trên các cơ sở dữ liệu và hoạt động nghiệp vụ của ngành hải quan. Nếu kết quả thu thập thông tin từ cơ quan hải quan có dấu hiệu rủi ro nhưng chưa đầy đủ, rõ ràng thì sẽ tiến hành thu thập thêm thông tin từ người khai hải quan.

Trên cơ sở các nguồn thông tin, nội dung thông tin thu thập được, công chức/nhóm công chức thực hiện phân loại hồ sơ, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo các các mức độ rủi ro khác nhau.

Đối với trường hợp được phân loại có mức độ rủi ro cao, công chức/nhóm công chức thực hiện tra cứu, rà soát thông tin, dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý tờ khai hải quan (đã được thông quan trong thời hạn 5 năm) từ đó thực hiện lựa chọn đề xuất kiểm tra.

>>>Xem thêm: Thực trạng Kiểm tra sau thông quan tại Việt Nam

Bước 2: Đề Xuất Kiểm Tra Theo Dấu Hiệu, Rủi Ro

Sau khi thực hiện phân tích thông tin, nhóm công chức sẽ tiến hành lựa chọn đối tượng kiểm tra. Lựa chọn đối tượng kiểm tra sau thông quan tại trụ sở chi cục Hải quan và trụ sở chi cục Kiểm tra sau thông quan.

Đối với kiểm tra tại chi cục Hải quan, những trường hợp thường được lựa chọn kiểm như: hàng hóa luồng xanh chưa được kiểm tra thực tế trước đó, trường hợp có dấu hiệu vi phạm, có rủi ro thuế.

>>>Xem thêm: Cục kiểm tra sau thông quan Tổng cục Hải quan

Bước 3: Người Có Thẩm Quyền Quyết Định

Người có thẩm quyền ký ban hành Quyết định kiểm tra theo quy định tại Điều 144 Thông tư 38/2015/TT-BTC xem xét đề xuất của công chức/nhóm công chức về dấu hiệu vi phạm, dấu hiệu rủi ro, kế hoạch được giao để phê duyệt nội dung đề xuất và ký ban hành Quyết định kiểm tra sau thông quan tại trụ sở cơ quan hải quan/trụ sở người khai hải quan theo mẫu số 01/2015-KTSTQ (Đoàn kiểm tra/nhóm kiểm tra phải có ít nhất 2 người).

Quyết định kiểm tra phải có số, ký hiệu, phải được đơn vị mở sổ theo dõi từ khi phát hành đến khi cập nhật xong kết quả xử lý vụ việc.

Bước 4: Thực Hiện Kiểm Tra

Căn cứ Quyết định kiểm tra đã được ký, Trưởng đoàn kiểm tra họp đoàn kiểm tra phân công việc chuẩn bị, lập kế hoạch kiểm tra chi tiết:

– Phạm vi kiểm tra; nội dung kiểm tra; thời gian kiểm tra; dự kiến những công việc phải làm; phân công nhiệm vụ cho các thành viên của đoàn kiểm tra; dự kiến các tình huống và biện pháp xử lý tình huống; thông tin liên lạc; kế hoạch hậu cần,…) để tổ chức, thực hiện cuộc kiểm tra.

Công Bố Quyết Định Kiểm Tra

Nội dung công bố gồm: trách nhiệm, quyền hạn của trưởng đoàn và các thành viên đoàn kiểm tra, quyền và nghĩa vụ của người khai hải quan theo quy định pháp luật;

Yêu cầu người khai hải quan kiểm tra lại nội dung của Quyết định trước khi tiếp nhận Quyết định kiểm tra;

Những công việc người khai hải quan phải làm và những gì phải cung cấp; bản quyết định được trao cho người có thẩm quyền đại diện cho người khai hải quan

Ký Biên Bản Công Bố Quyết Định Kiểm Tra

Việc công bố quyết định kiểm tra được lập thành Biên bản công bố Quyết định kiểm tra theo mẫu số 09/2015-KTSTQ tại phiên/ngày làm việc đầu tiên tại trụ sở người khai hải quan.

Người công bố quyết định kiểm tra và người đại diện có thẩm quyền của người khai hải quan cùng ký vào Biên bản công bố (người khai hải quan đồng thời đóng dấu trên Biên bản công bố).

Tiến Hành Kiểm Tra

Có 2 hình thức kiểm tra sau thông quan là tại Trụ sở cơ quan Hải quan và tại Trụ sở doanh nghiệp. Việc lựa chọn hình thức kiểm tra phụ thuộc vào Cơ quan Hải quan quyết định.

– Tại Trụ sở cơ quan Hải quan:

Thời gian kiểm tra kéo dài tối đa 5 ngày. Nhóm kiểm tra sẽ làm rõ nội dung kiểm tra, các dấu hiệu nghi vấn, yêu cầu người khai hải quan giải trình, làm rõ và cung cấp chứng từ, tài liệu chứng minh.

Khi người khai hải quan có ý kiến giải trình về những vấn đề liên quan đến nội dung kiểm tra thì giải trình bằng văn bản, hồ sơ, tài liệu (được người đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp ký, đóng dấu), kèm dữ liệu điện tử (nếu có) chứng minh nội dung giải trình.

– Tại Trụ sở doanh nghiệp:

Thời gian kiểm tra kéo dài tối đa 10 ngày. Việc kiểm tra, lập biên bản, ký biên bản, các hồ sơ tài liệu cần thiết người khai hải quan phải cung cấp, xuất trình được thực hiện theo kế hoạch kiểm tra và chỉ đạo, điều hành của Trưởng đoàn kiểm tra.

Trong thời gian thực hiện quyết định kiểm tra, nếu phát hiện các tình tiết mới cần phải xác minh thì Trưởng đoàn thực hiện việc xác minh hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền ký văn bản, triển khai thực hiện kiểm tra phân công người khác xác minh theo đề nghị của Trưởng đoàn kiểm tra.

Quy trình kiểm tra sau thông quan

Quy trình kiểm tra sau thông quan (Nguồn: Sưu tầm)

Bước 5: Báo Cáo Kết Quả Kiểm Tra

Sau khi kết thúc thời gian kiểm tra, trong thời hạn tối đa 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn kiểm tra.

Nhóm kiểm tra/đoàn kiểm tra lập báo cáo, đề xuất xử lý kết quả kiểm tra theo các trường hợp quy định tại khoản 4, Điều 142 và khoản 4, Điều 143 Thông tư số 38/2015/TT-BTC.

Người có thẩm quyền ký thông báo kết quả kiểm tra/kết luận kiểm tra có trách nhiệm chỉ đạo xử lý các công việc liên quan đến kết quả kiểm tra theo quy định.

Bước 6: Kết Luận Kiểm Tra

Dự thảo kết luận kiểm tra: Kết thúc kiểm tra, người có thẩm quyền kết luận kiểm tra có trách nhiệm chỉ đạo Đoàn kiểm tra lập dự thảo Bản kết luận kiểm tra tại trụ sở người khai hải quan

>>>Xem thêm: 10 nhóm chỉ tiêu về cải cách và đơn giản hóa thủ tục hải quan năm 2023

Bước 7: Quyết Định Xử Lý Kết Quả Kiểm Tra

Sau khi có kết quả sau kiểm tra, bộ phận chức năng sẽ thực hiện xử lý các công việc liên quan đến kết quả kiểm tra như quyết định ấn định thuế, Xử phạt vi phạm hành chính đối với trường hợp có vi phạm, giải quyết kiểu nại, tham gia giải quyết tố tụng hình sự.

>>>Xem thêm: Mức phạt kiểm tra sau thông quan [UPDATE MỚI NHẤT]

Bước 8: Cập Nhật Phản Hồi Hệ Thống Và Lưu Trữ

Trên đây là chi tiết các bước thực hiện quy trình kiểm tra sau thông quan. Trong quy trình này đa phần được thực hiện bởi các cơ quan chức năng của Cục Hải quan. Vì vậy, về phía doanh nghiệp không cần phải quá lo lắng khi nhận quyết định KTSTQ, chỉ cần chuẩn bị đủ hồ sơ cần thiết và hợp tác thực hiện với nhóm kiểm tra.

>>Xem thêm:

Hồ sơ kiểm tra sau thông quan – Những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần biết

Một số lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện quy trình kiểm tra sau thông quan

– Trong quá trình làm thủ tục kiểm tra sau thông qua, Chi cục hải quan có thể có nghi ngờ một vài nội dung nào đó trên tờ khai của doanh nghiệp, nhưng phía Hải quan chưa có đủ cơ sở để bác bỏ về trị giá khai báo. Khi đó, phía Hải quan sẽ đưa ra cho doanh nghiệp lựa chọn:

+ Hoặc là doanh nghiệp tham gia “Tham vấn giá”

+ Hoặc doanh nghiệp không tham vẫn, nếu doanh nghiệp lựa chọn phương án này, doanh nghiệp sẽ được kiểm tra sau.

Thông thường chủ doanh nghiệp ưu tiên chọn phương án thứ 2 để giải phóng hàng, tiết kiệm thời gian và tránh lưu kho lưu bãi. Và do đó, việc hải quan sẽ kiểm tra lại hồ sơ lô hàng đó coi như đã biết ngay lúc đang làm thủ tục nhập khẩu. Nhưng cũng nhiều trường hợp, phải đến sau khi thông quan, phòng nghiệp vụ của hải quan mới có thời gian để kiểm tra lại kỹ hồ sơ, và phát hiện ra điểm nghi ngờ và cần làm rõ (Chủ yếu là vấn đề giá trị hàng khai báo trên tờ khai).

– Khi cơ quan hải quan ra quyết định kiểm tra lại bộ hồ sơ sau khi hàng đã thông quan. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

+ Hoặc là việc thực hiện kiểm tra sau thông quan diễn ra tại trụ sở người khai hải quan

Thời hạn kiểm tra sau thông quan
Thời hạn kiểm tra sau thông quan tối đa là 10 ngày làm việc, nội dung phức tạp thì có thể gia hạn một lần không quá 10 ngày làm việc;
Trình tự, thủ tục KTSTQ
+ Công bố quyết định kiểm tra sau thông quan khi bắt đầu tiến hành kiểm tra;
+ Đối chiếu nội dung khai báo với sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, các tài liệu có liên quan, tình trạng thực tế của hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong phạm vi, nội dung của quyết định kiểm tra sau thông quan;
+ Lập biên bản kiểm tra sau thông quan trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra;
+ Trong thời hạn 15 ngày dương lịch kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra, người quyết định kiểm tra phải ký kết luận kiểm tra và gửi cho người khai hải quan.
Trường hợp kết luận kiểm tra cần có ý kiến về chuyên môn của cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu của cơ quan hải quan.

+ Hoặc việc kiểm tra sau thông quan diễn ra tại cơ quan hải quan (chi cục làm tờ khai).

Thời gian kiểm tra tối đa là 05 ngày làm việc.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra, người ra quyết định kiểm tra phải ký thông báo kết quả kiểm tra và gửi cho người khai hải quan.

Nhưng thường cơ quan hải quan sẽ mời doanh nghiệp đến chi cục đã làm tờ khai để kiểm tra hồ sơ. Khi quý doanh nghiệp rơi vào trường hợp đó chỉ cần chuẩn bị kỹ để đảm bảo thời gian làm việc được nhanh chóng, thuận lợi. (Chi tiết quy trình kiểm tra sau thông quan được quy định tại Quyết định số 1410/QĐ-TCHQ ngày 14/05/2015 của Tổng cục hải quan. Các bước thực hiện quy định tại Điều 9). Nếu phát hiện thấy sai phạm, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo luật hiện hành hoặc truy thu thuế…

– Như vậy, để công tác kiểm tra sau thông quan được diễn ra thuận lợi doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị kỹ một số điều như sau:

+ Đọc kỹ quyết định kiểm tra, trong đó có nêu rõ: thời gian, địa điểm, những tờ khai nào cần kiểm tra… Xem mục đích kiểm tra là gì: thường liên quan đến trị giá hải quan.

+ Chuẩn bị hồ sơ từng lô hàng thuộc diện phải kiểm tra, đã ghi rõ trên Quyết định. Hồ sơ cần chuẩn bị 2 bản: bản chính để kiểm tra và bản chụp để nộp. Việc chuẩn bị hồ sơ theo giấy tờ ghi trên quyết định, và những giấy tờ khác có liên quan, mục đích là để giải thích về giá hàng nhập là đúng, không khai man để trốn thuế. Điều này cũng tương tự như trường hợp phải Tham vấn giá hải quan. Doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ càng đầy đủ, càng chuẩn chỉnh thì càng dễ làm việc với hải quan.

+ Khi đến làm việc theo thời gian trong quyết định, doanh nghiệp đem hồ sơ tới gặp cán bộ hải quan được phân công giải quyết hồ sơ. Buổi làm việc sẽ xoay quanh vấn đề giá khai báo, có thấp hơn thực tế không, có đủ tài liệu chứng minh không. Trường hợp doanh nghiệp cung cấp đủ thì doanh nghiệp thông quan thành công. Nhưng nếu không đủ, hoặc không chứng minh được hợp lý sự chênh lệch số lượng và giá trị hàng hóa, doanh nghiệp sẽ bị cơ quan Hải quan áp thuế cao hơn, và tiến hành những biện pháp khác như: phạt hành chính, truy thu thuế. Trên thực tế, nhiều trường hợp doanh nghiệp cố gắng dùng cách xử lý “linh hoạt” để tránh bị xử phạt.

– Sau buổi làm việc, sẽ có thông báo về kết quả kiểm tra, và quyết định xử phạt (nếu bị phạt). Thông thường, nếu quý doanh nghiệp có hệ thống làm nhập khẩu – sản xuất – xuất khẩu bài bản, chuẩn chỉnh, đầy đủ hồ sơ, sổ sách và các lý lẽ giải trình hợp lý về sự sai số trong chứng từ giữa các bộ phận (nếu có) thì việc thông quan sẽ trở nên dễ dàng. Khi đó doanh nghiệp chỉ mất công đi lại, tới gặp cơ quan Hải quan và xuất trình đầy đủ bộ hồ sơ doanh nghiệp, thời gian làm việc ước tính trong khoảng 1-2 tiếng đồng hồ.

Nếu quý doanh nghiệp chưa thống nhất và chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cũng như bản giải trình cụ thể, hợp lý, lập luận thiếu tính thực tế và sắc bén, doanh nghiệp có thể phải chấp nhận bị xử phạt hành chính, truy thuê thuế hay một số biện pháp xử phạt khác theo quy định pháp luật đến từ chi cục Hải quan.

– Theo số liệu báo cáo thu NSNN của Tổng cục Hải quan cho thấy rằng giai đoạn 2019-2021 do ảnh hưởng của đại dịch Covid nên việc Kiểm tra sau thông quan bị trì hoãn dẫn đến ngân sách nhà nước bị thâm hụt. Hiện nay ngành sản xuất xuất khẩu đã hoạt động ổn định trở lại, cùng với sự gia tăng dịch chuyển các nhà máy từ Trung Quốc sang Việt Nam, cục Kiểm tra sau thông quan sẽ tiến hành kiểm tra nhiều hơn và sát sao hơn để bù lại cho giai đoạn trước đó.

>>Xem thêm: Biểu thuế xuất nhập khẩu 2024 và chiến lược hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa việc tiết kiệm thuế XNK

Do vậy mỗi doanh nghiệp cần chú ý “Thiết lập hệ thống” vận hành doanh nghiệp bài bản, thống nhất ngay từ đầu, đồng thời doanh nghiệp cần liên tục cập nhật và phố cập các thông tin mới nhất từ luật pháp và các quy định Hải quan tới từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc tìm ra được các lỗ hổng trong quá trình vận hành doanh nghiệp và thống kê, thiết lập chi tiết chính xác bộ hồ sơ doanh nghiệp để tham gia kiểm tra sau thông quan là điều vô cùng khó khăn của nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu. NÚT THẮT để GỠ RỐI cho vấn đề này chính là Dịch vụ hỗ trợ kiểm tra sau thông quan TACA.

Đội ngũ chuyên gia TACA với bề dày kinh nghiệm cùng các cán bộ có 15 năm kinh nghiệm hỗ trợ các doanh nghiệp lớn như: Samsung, Toyota, Vinfast, Piaggio, Honda Lock… với nhiều doanh nghiệp hàng đầu khác về điện tử, ô tô, xe máy, nội thất, linh kiện, hàng hóa nhựa, sắt, gia công…. Chính điều này đã góp phần giúp TACA hân hạnh trở thành nơi “gửi gắm niềm tin và sự lựa chọn tối ưu” cho MỌI DOANH NGHIỆP với ĐA DẠNG loại hình kinh doanh.