phuong-phan-quan-ly-chi-phi-trong-doanh-nghiep

Phương pháp Kế toán quản trị chi phí theo hoạt động (ABC): Thực tế triển khai tại mô hình sản xuất & Thương mại

Taca
Kiến thức quản trị kiểm soát
Cập nhật: 30 Tháng 11, 2023

Phương pháp kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp dựa trên hoạt động (Activity based costing -ABC) được xem là một công cụ quản lý chiến lược, giúp doanh nghiệp xác định được hoạt động nào tạo ra giá trị, hoạt động nào không tạo ra giá trị để từ đó không ngừng cải tiến quá trình kinh doanh nhằm hạ giá thành sản phẩm dịch vụ, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Đó là một hệ thống đo lường chi phí, tập hợp và phân bổ chi phí của các nguồn lực vào các hoạt động toàn diện trong phạm vi công ty và hỗ trợ nhiều mục đích khác nhau như:

Các ưu tiên chiến lược: Xác định, thiết lập và thực hiện, xây dựng các kế hoạch tổ chức, các kế hoạch chi tiết cùng với quy trình dự toán ngân sách linh hoạt.
Đo lường hiệu quả sử dụng chi phí: Nhận biết các cơ hội giảm chi phí, cải thiện chất lượng, thiết kế sản phẩm/ dịch vụ, cải tiến quy trình…
Phân tích hiệu quả sử dụng chi phí: Xác định những biện pháp cải thiện chi phí nguyên vật liệu và lao động, chi phí quản lý chung, nâng cao tính hiệu quả.
Cải tiến không ngừng: Các phương pháp điều hành, sử dựng cơ sở vật chất và trang bị, năng suất, sử dụng nhân sự, mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp…
Quản lý tổ chức: Cho phép đội ngũ quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp trong điều kiện chi phí và lợi nhuận tối ưu.
Quản lý tiền mặt: Xác định các lĩnh vực để dự trữ tiền mặt, giảm và loại bỏ cách chi phí không cần thiết, xây dựng các chiến lược định giá tăng tốc tối đa đóng góp vào lợi nhuận ròng, giúp sử dụng tối ưu các nguồn lực

Một hệ thống quản lý chi phí trong doanh nghiệp ABC như vậy cho phép chủ doanh nghiệp thực hiện hệ thống chi phí có ý nghĩa, giúp họ điều hành doanh nghiệp thông qua việc thu thập dữ liệu và hệ thống báo cáo quản trị hoạt động. Kiểm soát chi phí được thiết lập dễ hiểu, với báo cáo chênh lệch hiệu quả sẽ cho phép chủ doanh nghiệp có hành động khắc phục kịp thời, quản trị rủi ro ở mức cao nhất có thể.

Để xây dựng các bước triển khai phương pháp ABC, tiến hành xem xét thực trạng kế toán chi phí giá thành ở công ty; những điểm tồn tại, hạn chế chưa được cải thiện. Sau đó, giới thiệu lý thuyết áp dụng phương pháp ABC; những ưu điểm của phương pháp; điều kiện áp dụng; và nguyên lý triển khai của phương pháp. Tiếp sau đó, trình bày phương pháp triển khai ABC trong điều kiện cụ thể ở Mô hình sản xuất chuỗi bán lẻ TACA, nhận xét và kết luận.

=> Xem thêm:

Phương pháp triển khai kế toán quản trị chi phí theo hoạt động (ABC) tại TACA

Trước hết chúng ta cần hiểu về đặc điểm hoạt động sản xuất và phương pháp tính giá thành hiện tại ở mô hình sản xuất và thương mại TACA

Mô hình sản xuất và chuỗi bán lẻ TACA là một công ty thuộc loại hình công ty cổ phần tại Việt Nam . Hấu hết các sản phẩm Công ty sản xuất và cung ứng là các chi tiết, phụ kiện điện tử có độ chính xác cao. Chuỗi có hai dòng sản phẩm là đồng hồ loại 1 và loại 2. Chủ tịch chuỗi gần đây sau khi nhận được báo cáo kết quản kinh doanh của năm đã không tin vào mắt mình khi lần đầu tiên sau 3 năm hoạt động của chuỗi đã thua lỗ $1.250. Và ông đã tổ chức cuộc họp cao cấp để thảo luận về nội dung của bản báo cáo.

Sau khi có sự tham gia đóng góp của các giám đốc bạn và kế toán trưởng, ông quyết định để Kế toán trưởng thực hiện triển khai hệ thống quản lý chi phí trong doanh nghiệp theo hoạt động để có số liệu chính xác hơn trong việc đưa ra quyết định kinh doanh.

Dưới đây là quy trình để xây dựng phương pháp kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp cho công ty TACA được áp dụng trong thực tế:

quy-trinh-xay-dung-phuong-phap-quan-ly-chi-phi-trong-doanh-nghiep

Quy trình xây dựng phương pháp quản lý chi phi trong doanh nghiệp theo mô hình hoạt động (ABC)

Quy trình xây dựng phương pháp quản lý chi phi trong doanh nghiệp theo mô hình hoạt động (ABC)

Bước 1: Xác định hoạt động

Tại TACA cùng với sự giúp đỡ của các lãnh đạo cấp cao đã thống nhất lựa chọn các nhóm chi phí hoạt động và đơn vị đo lường hoạt động như sau

STT	Nhóm chi phí hoạt động	Đơn vị đo lường hoạt động
1	Nhận đơn đặt hàng của khách	Số lượng đơn đặt hàng
2	Thiết kế sản phẩm	Số lượng sản phẩm thiết kế
3	Thực hiện đơn đặt hàng	Số giờ máy móc làm việc
4	Quan hệ với khách hàng	Số lượng các khách hàng thực hiện
5	Hoạt động khác	Không thực hiện đo lường

Nhóm chi phí nhận được hàng được phân bổ vào tất cả các chi phí cho nguồn lực mà việc tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng có tiêu tốn bao gồm cả việc xử lý công việc văn phòng và bất kỳ chi phí nào liên quan đến vận hàng máy móc sản xuất sản phẩm cụ thể. Đơn vị đo lường cho hoạt động này chỉ là số lượng đơn hàng nhận được.

Nhóm chi phí thiết kế cũng được phân bổ cho toán nguồn lực thiết kế phải tiêu tốn vào sản phẩm. Đơn vị đo lường của nhóm là số lượng sản phẩm được thiết kế.

Nhóm chi phí thực hiện đơn hàng được phân bổ khi tiêu tốn sản xuất từng đơn vị sản phẩm, bao gồm cả chi phí cung ứng, khấu hao máy móc… Đơn vị đo lường là số giờ máy hoạt động.

Nhóm chi phí quan hệ mở rộng khách hàng được phân bổ chi phí liên quan đến việc duy trì mối quan hệ với khách hàng, bao gồm chi phí điện thoại, dịch vụ sau bán…Đơn vị đo lường là số lượng khách hàng công ty củng cố quan hệ đã có trong danh sách

Bước 2: Hạch toán chi phí sản xuất chung cho các nhóm chi phí

Tại TACA phân chia thành 9 loại chi phí chung trong số các chi phí hoạt động qua quá trình phân bổ gọi là phân bổ giai đoạn đầu xác định theo chức năng từ sổ kế toán vào nhóm chi phí hoạt động. Phân bổ giai đoạn đầu được dựa trên phương pháp phỏng vấn nhân viên những người có kiến thức sâu rộng về hoạt động. Như tại TACA, phân bổ $500.000 lương gián tiếp cho nhà xưởng, nhóm chi phí hoạt động.Những phân bổ này được dựa trên các cuộc phỏng vấn từ người giám sát, kỹ sư, người kiểm định là những người hiểu cặn kế các hoạt động để ước tính thời gian họ dùng để giải quyết đơn hàng, thời gian để thiết kế sản phẩm, thời gian để gia công.

Chi phí chung hằng năm

Bộ phận gián tiếp
Lương nhân viên gián tiếp trong nhà xưởng	500,000
Khấu hao TSCĐ của nhà xưởng	300,000
Công cụ trong nhà xưởng	120,000
Hợp đồng thuê nhà xưởng	80,000	1,000,000
Bộ phận quản lý doanh nghiệp chung
Lương nhân viên quản lý doanh nghiệp	400,000
Khấu hao TSCĐ văn phòng	50,000
Hợp đồng thuê văn phòng	60,000	510,000
Bộ phận Marketing
Lương nhân viên Marketing	250,000
Chi phí bán hàng	50,000	300,000
Tổng chi phí chung		1,810,000

Sau khi tập hợp được số liệu phân bổ có thể thấy rõ rằng tổng chi phí cho bộ phận sản xuất $1.000.000 bằng tổng chi phí sản xuất chung trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo phương pháp truyền thống. Tương tự tổng chi phí bộ phận quản lý doanh nghiệp, bộ phần marketing ($510.000 và $300.000) bằng với chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí marketing theo phương pháp truyền thống.

Sau khi đã xác định được chi phí sản xuất cho TACA theo phương pháp ABC, tiếp tục thực hiện các cuộc phỏng vấn khách và chỉ ra kết quả phân bổ mức tiêu tốn nguồn nhân lực vào nhóm chi phí hoạt động như sau:

Phân bổ mức tiêu tốn nguồn lực vào nhóm chi phí hoạt động

	Nhóm chi phí hoạt động
	Nhận đặt đơn hàng	Thiết kế sản phẩm	Thực hiện đơn hàng	Quan hệ khách hàng	Hoạt động khác	Tổng
Bộ phận sản xuất
Lương nhân viên gián tiếp	25%	40%	20%	10%	5%	100%
Khấu hao TSCĐ của nhà xưởng	20%	0%	60%	0%	20%	100%
Công cụ trong nhà xưởng	0%	10%	50%	0%	40%	100%
Thuê nhà xưởng	0%	0%	0%	0%	100%	100%
Bộ phận quản lý doanh nghiệp
Lương nhân viên QLDN	15%	5%	10%	30%	40%	100%
Khấu hao TSCĐ văn phòng	30%	0%	0%	25%	40%	100%
Thuê văn phòng	0%	0%	0%	0%	100%	100%
Bộ phận Marketing
Lương nhân viên Marketing	22%	8%	0%	60%	10%	100%
Chi phí bán hàng	10%	0%	0%	70%	20%	100%

Khấu hao TSCĐ của nhà xưởng được tính 20% vào đơn hàng của khách, 60% quy mô của đơn hàng và 20% vào nhóm các chi phí khác. Nguồn lực phân bổ ở đây là thời gian hoạt động của máy móc. Tuy nhiên chi phí thuê nhà xưởng được phân bổ 100% vào nhóm hoạt động khác do TACA không có kế hoạch mở rộng nhà máy và chỉ cần thuê một nhà máy là đủ. Chi phí thuê nhà xưởng được tính vào chi phí duy trì.

Khi phân bổ mức tiêu nguồn theo hoạt động có thể dễ dàng phân bổ chi phí vào từng nhóm hoạt động. Kết quả của phân bổ giai đoạn một được thể hiện trong báo cáo tới đây. Từng chi phí sản phẩm được phân bổ vào nhóm chi phí hoạt động bằng cách nhân tỷ lệ phần trăm trong bảng phân bổ với mức tiêu tốn chi phí đó.

Phân bổ giai đoạn đầu vào nhóm chi phí hoạt động

	Nhóm chi phí hoạt động
	Nhận đặt đơn hàng	Thiết kế sản phẩm	Thực hiện đơn hàng	Quan hệ khách hàng	Hoạt động khác	Tổng
Bộ phận sản xuất
Lương nhân viên gián tiếp	125,000	200,000	100,000	50,000	25,000	500,000
Khấu hao TSCĐ của nhà xưởng	60,000		180,000		60,000	300,000
Công cụ trong nhà xưởng		12,000	60,000		48,000	120,000
Thuê nhà xưởng					80,000	80,000
Bộ phận quản lý doanh nghiệp
Lương nhân viên QLDN	60,000	20,000	40,000	120,000	160,000	400,000
Khấu hao TSCĐ văn phòng	15,000			12,500	22,500	50,000
Thuê văn phòng					60,000	60,000
Bộ phận Marketing
Lương nhân viên Marketing	55,000	20,000		150,000	25,000	250,000
Chi phí bán hàng						50,000
Tổng cộng	320,000	252,000	380,000	367,500	490,500	1,810,000

Lương nhân viên gián tiếp là $500.000 nhân với tỷ lệ 25% trong cột đơn đặt hàng được $125.000 ở cột đơn đặt hàng của khách. Tương tự, chi phí nhân công gián tiếp của nhà máy $500.000 nhân với tỷ lệ 40% trong cột thiết kế sản phẩm $200.000 trong cột thiết kế sản phẩm. Tất cả số liệu còn lại đều được tính theo công thức trên.

Bước 3: Tính tỷ lệ phân bổ chi phí của từng hoạt động

Xác định tổng hoạt động cho mỗi nhóm chi phí để sản xuất sản phẩm của công ty trong thời điểm hiện tại để phục vụ các khách hàng hiện tại. Các số liệu này được thể hiện trong báo cáo dưới đây:

Tỷ lệ phân bổ theo hoạt động

Nhóm chi phí hoạt động	Tổng chi phí	Tổng hoạt động	Tỷ lệ phân bổ chi phí (Tổng chi phí/Tổng hoạt động)
Nhận đơn đặt hàng của khách	320,000	1,000	320
Thiết kế sản phẩm0	252,000	400	630
Thực hiện đơn đặt hàng	380,000	20,000	19
Quan hệ với khách hàng	367,500	250	1,470
Hoạt động khác	490,500

Nhận thấy rằng cần 400 mẫu thiết kế mới của sản phẩm mỗi năm để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tỷ lệ phân bổ chi phí được tính bằng cách chia tổng chi phí của từng hoạt động cho tổng hoạt động. Tỷ lệ phân bổ chi phí không được tính đối với nhóm chi phí hoạt động khác, bởi vị chi phí đó không được phân bổ vào sản phẩm của khách hàng. Tỷ lệ được nêu trong báo cáo cho thấy trung bình một đơn đặt hàng của khách hàng tiêu tổn nguồn lực với chi phí là $320, thiết kế sản phẩm tiêu tốn nguồn lực là $630, thực hiện đơn hàng tiêu tốn $19 mỗi giờ máy móc hoạt động, và duy trì mối quan hệ với khách hàng là $1.470.

Bước 4: Phân bổ chi phí cho các đối tượng hạch toán chi phí

Phân bổ giai đoạn hai, tỷ lệ phân bổ chi phí được sử dụng để phân bổ chi phí chung vào sản phẩm và khách hàng. Các số liệu mà nhóm ABC cần để phân bổ chi phí của dòng sản phẩm tại TACA như sau:

Đồng hồ loại 1:

Dây chuyền sản xuất không đòi hỏi bất kỳ nguồn lực mới nào
Mỗi quý số lượng đồng hồ đặt hàng là 30.000 chiếc, tương ứng với 600 đơn hàng .
Mỗi đồng hồ tiêu chuẩn cần 35 phút máy hoạt động, với tổng thời gian là 17.500

Đồng hồ loại 2:

Đây là sản phẩm theo yêu cầu nên cần có nguồn lực mới
Có 400 đơn đặt hàng đồng hồ loại này.
Phải chuẩn bị 400 mẫu thiết kế.
Mỗi quý có tổng số 1,250 đồng hồ theo yêu cầu sản xuất. Mỗi sản phẩm yêu cầu 2h máy hoạt động, với tổng số giờ máy hoạt động lên tới 2.500h

Tổng đơn đặt hàng bao gồm cả 600 đơn theo loại 1 và 400 đơn theo loại 2 là 1.000 đơn hàng. Tổng số giờ máy hoạt động là 20.000h

Có bảng số liệu dưới đây, ta thấy $192.000 chi phí chung được phân bổ và nhóm chi phí hoạt động đơn đặt hàng với đồng hồ loại một $320 x 600 đơn hàng. Tương tự, $128.000 chi phí chung được phân bổ cho nhóm chi phí hoạt động đối với đồng hồ loại hai là $320 x 400 đơn hàng. Nhóm chi phí hoạt động nhận đơn đặt hàng với tổng giá trị được phân bổ cho hai dòng sản phẩm ($192.000 + $128.000 =$320.000).

Phân bổ chi phí chung vào sản phẩm

Nhóm chi phí hoạt động	Tỷ lệ phân bổ chi phí (a)	Hoạt động (b)	*Chi phí theo ABC (ab)**
Chi phí chung cho đồng hồ loại 1
Nhận đơn đặt hàng của khách	320	600	192.00
Thiết kế sản phẩm	630
Thực hiện đơn đặt hàng	19	17,500	332,500
Tổng			524,500
Chi phí chung cho đồng hồ loại 2
Nhận đơn đặt hàng của khách	320	400	128,000
Thiết kế sản phẩm	630	400	252,000
Thực hiện đơn đặt hàng	19	2,500	47,500
Tổng			427,500

Từ báo cáo trên ta thấy tổng chi phí chung ($524.500 + $427.500 = $952.000) được phân bổ cho hai dòng sản phẩm. Ở đây nhóm ABC không phân bổ chi phí quan hệ khách hàng và chi phí hoạt động khác vào sản phẩm vì 2 nhóm này không liên quan trực tiếp vào sản xuất sản phẩm.

Báo cáo tổng hợp chi phí chung cho sản phẩm

	Đồng hồ loại 1	Đồng hồ loại 2	Tổng
Chi phí chung phân bổ cho sản phẩm
Nhận đơn đặt hàng của khách	192,000	128,000	320,000
Thiết kế sản phẩm		252,000	252,000
Thực hiện đơn hàng	332,500	47,500	380,000
Cộng I	524,000	427,500	952,000
Chi phí chung không phân bổ cho sản phẩm
Quan hệ khách hàng			367,500
Hoạt động khác			490,500
Cộng II			858000
Tổng cộng			1,810,000

Bước 5: Lập báo cáo quản trị

Lợi nhuận thu được từ sản phẩm là bao gồm doanh thu từ một sản phẩm và chi phí gián tiếp, chi phí trực tiếp phát sinh từ việc sản xuất ra sản phẩm đó. Do vậy để tính lợi nhuận thu được từ sản phẩm phải gộp cả doanh thu và chi phí trực tiếp cộng thêm chi phí gián tiếp đã được tính. Doanh thu và chi phí trực tiếp được thể hiện trong bản dưới đây.

Doanh thu và chi phí trực tiếp

Chỉ tiêu	Đồng hồ loại 1	Đồng hồ loại 2	Tổng
Doanh thu	2,660,000	540,000	3,200,000
Chi phí trực tiếp
Nguyên vật liệu trực tiếp	905,500	69,500	975,000
Nhân công trực tiếp	263,750	87,500	351,250
Vận chuyển	60,000	5,000	65,000

Sau khi đã thu thập đầy đủ số liệu trên thì cần phải lập báo cáo khả năng sinh lời của sản phẩm: đồng hồ loại 1 và đồng hồ loại 2 như sau:

Chỉ tiêu	Đồng hồ loại 1		Đồng hồ loại 2
Doanh thu		2,660,000		540,000
Chi phí trực tiếp
Nguyên vật liệu trực tiếp	905,500		69,500
Nhân công trực tiếp	263,750		87,500
Vận chuyển	60,000		5,000
Nhận đơn đặt hàng	192,000		128,000
Thiết kế sản phẩm			252,000
Thực hiện đơn hàng	332,500		47,500
Tổng chi phí		1,753,750		589,500
Lãi gộp trên sản phẩm		906,259		(49,500)

Lợi nhuận hoạt động ròng

	Đồng hồ loại 1	Đồng hồ loại 2	Tổng cộng
Doanh thu	2,660,000	540,000	3,200,000
Tổng chi phí	1,753,750	589,500	2,,343,250
Lợi nhuận gộp	906,250	(49,500)	856,750
Quan hệ khách hàng			367,500
Hoạt động khác			490,500
Tổng chi phí			858,000
Lợi nhuận ròng hoạt động			(1,250)

=> Xem thêm:

====> Khuyến nghị:

Để quản lý chi phí hiệu quả trong thời đại số và tối ưu hóa các quy trình quản trị, ứng dụng các công nghệ hiện đại vào phương pháp Kế toán quản trị chi phí theo hoạt động (ABC) là một công tác vô cùng quan trọng. Với lượng dữ liệu ngày càng lớn và phức tạp, việc áp dụng công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa việc phân bổ chi phí mà còn đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.

B-Canvas – Giải pháp phần mềm hỗ trợ Kế toán quản trị chi phí ABC
B-Canvas là một giải pháp phần mềm được phát triển bởi người Việt, đặc biệt phù hợp với các đặc thù doanh nghiệp tại Việt Nam. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa việc thu thập dữ liệu, phân bổ chi phí và tạo các báo cáo quản trị chi phí ABC real-time/near real-time. Thay vì phải xử lý thủ công các bảng phân bổ chi phí phức tạp, B-Canvas giúp tự động hóa các báo cáo, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình chi phí và quản lý hoạt động hiệu quả hơn.

B-Canvas cung cấp một nền tảng tích hợp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí cho các nhóm hoạt động theo phương pháp ABC một cách trực quan và dễ dàng. Phần mềm tự động xử lý dữ liệu, phân bổ chi phí vào từng hoạt động, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện được các hoạt động có chi phí cao và không hiệu quả, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Một điểm mạnh của B-Canvas là khả năng tạo ra báo cáo chi tiết về chi phí cho từng nhóm hoạt động (như nhận đơn hàng, thiết kế sản phẩm, thực hiện đơn hàng, và quan hệ khách hàng) chỉ trong vài giây, với tính năng Drill-down cho phép phân tích chi tiết đến từng giao dịch và hoạt động cụ thể. Điều này giúp các nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc hơn về hiệu quả sử dụng chi phí và năng suất lao động trong từng nhóm hoạt động.

Lợi ích vượt trội khi áp dụng B-Canvas trong phương pháp ABC:

Tối ưu hóa chi phí: B-Canvas cho phép phân bổ chi phí chính xác và minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được những hoạt động tốn kém chi phí nhưng không mang lại giá trị gia tăng.
Tiết kiệm thời gian: Phần mềm tự động hóa các báo cáo quản trị chi phí, giảm bớt thời gian cần thiết để làm báo cáo thủ công và giảm thiểu sai sót trong quá trình phân bổ chi phí.
Tăng hiệu quả quản lý: Các báo cáo từ B-Canvas giúp các nhà quản lý theo dõi chi phí theo từng hoạt động và phòng ban, từ đó có thể đưa ra các quyết định cải tiến quy trình kinh doanh, giảm chi phí và nâng cao lợi nhuận.
Hỗ trợ quyết định chiến lược: Các báo cáo chi tiết về chi phí giúp Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược chính xác, nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất và cải tiến dịch vụ khách hàng.

B-Canvas không chỉ giúp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán quản trị chi phí ABC hiệu quả, mà còn cung cấp một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa toàn bộ quá trình quản lý chi phí. Với các tính năng tự động hóa báo cáo, phân bổ chi phí chính xác và khả năng phân tích sâu sắc, B-Canvas giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí không cần thiết và cải thiện lợi nhuận bền vững.

Taca Business Consulting,