Six sigma trong quản lý chất lượng

Six Sigma là một phương pháp cải tiến chất lượng tập trung vào việc giảm lãng phí. Nó tương tự như sản xuất tinh gọn, nhưng hai khái niệm này có khá nhiều điểm khác biệt. Đây là một cách tiếp cận dựa trên dữ liệu và số liệu thống kê để cải thiện chất lượng tuyệt vời trong việc thu thập dữ liệu cụ thể làm cơ sở cho việc cải thiện chất lượng.

Ở phương pháp này một tập các khái niệm, công cụ thống kê và quản lý được sử dụng để giảm thiểu biến thiên quá trình và chống các khuyết tật sản phẩm. Hệ phương pháp này được rất nhiều các doanh nghiệp không chỉ Việt Nam mà còn trên thế giới trong đa ngành nghề áp dụng vào quy trình sản xuất và dịch vụ, và nó đã đem tới một tư duy mới cho các doanh nghiệp: thay vì tập trung vào xử lý các sản phẩm lỗi, hãy đầu tư cải thiện quy trình để ngăn lỗi xảy ra, tạo lập sự ổn định gần như hoàn hảo trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.

Bài viết này sẽ giúp các chủ doanh nghiệp có một tầm nhìn rõ hơn về Six Sigma, lợi ích, tiêu chuẩn và cách áp dụng phương pháp này trong doanh nghiệp của mình bên cạnh việc trình bày với các nhà đầu tư khi áp dụng nó.

Six Sigma – mục tiêu đạt mức chất lượng hoàn hảo

Six Sigma được định là một hệ phương pháp quản lý sản xuất do Motorola khởi xướng từ những năm 80 của thế kỷ 20. Six Sigma là một tập hợp các phương pháp và công cụ được sử dụng để cải thiện các quy trình kinh doanh bằng cách giảm các lỗi và sai sót, giảm thiểu sự thay đổi cũng như tăng chất lượng và hiệu quả.

Mục tiêu của Six Sigma là đạt được mức chất lượng gần như hoàn hảo, chỉ có 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội. Điều này đạt được bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận có cấu trúc gọi là DMAIC (Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát) để xác định và loại bỏ các nguyên nhân gây ra biến đổi cũng như cải thiện các quy trình. 

Nhìn vào trong bảng dưới đây, tại cấp độ một của quy trình số lượng lỗi xảy ra lên tới 69,000% nhưng khi đi dần về cuối, độ lệch chuẩn đã được điều chỉnh về 0.0003% tạo điều kiện cho số lỗi hiện hữu trên một triệu mẫu chỉ vỏn vẹn 3,4 khả năng.

Cấp độ Sigma	Lỗi phần triệu	Lỗi phần trăm
Một Sigma	690.000,0	69,0000%
Hai Sigma	308.000,0	30,8000%
Ba Sigma	66.800,0	6,6800%
Bốn Sigma	6.210,0	0,6210%
Năm Sigma	230,0	0,0230%
Sáu Sigma	3,4	0.0003%

Tóm lại, Six Sigma là một phương pháp dựa trên dữ liệu cung cấp các công cụ và kỹ thuật để xác định và đánh giá từng bước của quy trình. Nó cung cấp các phương pháp để cải thiện hiệu quả trong cơ cấu kinh doanh, cải thiện chất lượng của quy trình và tăng lợi nhuận cuối cùng.

Tất cả các công cụ và phương pháp Six Sigma đều phục vụ một mục đích: hợp lý hóa các quy trình kinh doanh để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất có thể với số lượng lỗi nhỏ nhất. Việc các tập đoàn trên toàn cầu áp dụng nó là một chỉ số cho thấy thành công đáng kể của nó trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Lean Six Sigma – Biến thể của Six Sigma

Lean là phương pháp sản xuất do hãng Toyota Nhật Bản khởi xướng, nhằm loại bỏ lãng phí và bất hợp lý trong quá trình sản xuất, hướng mọi hoạt động của tổ chức theo hướng “tinh gọn”.

Lean Six Sigma (LSS) là mô hình quản lý kết hợp các nguyên tắc quản lý của Lean với các phương pháp Six Sigma. Lean tập trung hơn vào việc giúp giảm thiểu chất thải và rút ngắn chu kỳ sản xuất ngay từ đầu, trong khi Six Sigma tập trung vào tinh chỉnh độ chính xác cho quy trình. Trong sự kết hợp, chúng củng cố lẫn nhau và hoàn toàn bổ sung cho nhau.

Cụ thể hơn, Lean Six Sigma (LSS) có điểm khởi đầu là tập trung vào những gì khách hàng thực sự coi là quan trọng và hiện thực hóa điều này trong các quy trình. Không hơn không kém. Với cách tiếp cận này, chi phí giảm, sự hài lòng của khách hàng tăng lên và thời gian được rút ngắn. Điểm mạnh của cách tiếp cận này là nó sử dụng kiến thức và kinh nghiệm hiện có của mọi người trong các quy trình.

Phương pháp Lean Six Sigma cải thiện cả quy trình và chất lượng. Lean phấn đấu để có nhiều dòng chảy hơn và tạo ra giá trị. Six Sigma phấn đấu cho các quy trình ổn định và hiệu quả.

Sự kết hợp giữa ”Lean” và ”Six sigma”

Lợi ích của phương pháp Six Sigma 

Trong quá trình sản xuất, các doanh nghiệp hay tổ chức sản xuất không thể nào phủ nhận những lợi ích mà Six Sigma mang lại và một số công ty nước ngoài tại VN như American Standard, Ford, Samsung và LG đã thành công triển khai áp dụng Six Sigma. 

Vậy đó là những lợi ích nào? 

Dưới đây Taca sẽ đưa ra hai minh chứng rõ ràng nhất cho việc áp dụng thành công phương pháp Six Sigma đó là Samsung và Ford trong từng lợi ích:

Giảm Thiểu chi phí sản xuất

Bằng cách giảm thiểu lỗi đáng kể, công ty có thể loại bỏ những lãng phí về nguyên vật liệu và việc sử dụng nhân công kém hiệu, Six Sigman sẽ áp dụng các phương pháp độc đáo và giúp chủ doanh nghiệp xác định được các lỗi đó trong công ty từ đó giúp giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho doanh nghiệp.

Năm 1993, Samsung SH-700 có tỷ lệ lỗi quá cao, đến 11,8%. Dẫn đến việc thu hồi và tiêu hủy toàn bộ hơn 150.000 sản phẩm. Bước ngoặt cho việc thay đổi phương châm của Samsung, chuyển đổi trọng tâm từ số lượng sang chất lượng và đáp ứng được các tiêu chuẩn toàn cầu. Hiện nay, bằng cách áp dụng SixSigma, Samsung đã đạt mức 3,8, tương đương tỉ lệ sản phẩm hoàn hảo 99%, khắc phục được 15%-25% chi phí phải bỏ ra do sửa lỗi.

Tăng hiệu quả làm việc

Six Sigma không chỉ giúp chủ doanh nghiệp giảm thiểu chi phí mà còn giúp các quy trình hoạt động một cách hiệu quả hơn qua các khóa đào tạo giúp tối ưu hóa đầu ra và hạn chế tối đa các lỗi có thể xảy ra trong chu trình hoạt động của công ty. Theo ông Nguyễn Văn Đạo, Phó Tổng Giám đốc Samsung Vina, áp dụng Six Sigma đã nâng cao hiệu quả công việc, giảm những chi phí vô hình trong quản lý, sản xuất bằng cách tăng giá trị hài lòng của khách hàng và gia tăng giá trị thương hiệu.

Doanh nghiệp thường chỉ thấy phần nổi của những lãng phí trong sản xuất. Áp dụng Six Sigma mới thấy hết phần chìm của tảng băng.

Chi phí quản lý giảm – tối ưu hóa thời gian cho quản lý

Bằng cách giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, biết hướng giải quyết các vấn đề một cách khoa học và hợp lý. Với tỷ lệ lỗi giảm đáng kể, và việc thực hiện các cải tiến quy trình theo đó các lỗi tương tự sẽ không tái diễn, công ty có thể giảm bớt lượng thời gian mà ban quản lý trung và cao cấp dành để giải quyết các vấn đề phát sinh do tỷ lệ khuyết tật cao. Điều này cũng giúp cấp quản lý có nhiều thời gian cho các hoạt động mang lại giá trị cao hơn. 

Áp dụng cho đa ngành

Tất cả các ngành hàng của Việt Nam và thế giới đều có thể áp dụng được Six Sigma vào chu trình sản xuất của doanh nghiệp. Từ các ngành như sản xuất bán lẻ, thể thao, kinh doanh tới các ngành chăm sóc sức khỏe và giáo dục, các công cụ áp dụng sau quá trình đào tạo đều có thể được áp dụng để giúp chủ doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận. Một trong những phương pháp có ảnh hưởng nhất trong số đó là Six Sigma. Bắt đầu như một giải pháp hình thành trong sản xuất, phương pháp này nhanh chóng phát huy hiệu quả và hiện đang được áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, tài chính,… bao gồm các công ty thuộc bảng xếp hạng Fortune 500 trên toàn thế giới.

Gia tăng sự hài lòng của khách hàng

Bằng cách làm giảm đáng kể tỷ lệ lỗi/hỏng của sản phẩm, doanh nghiệp sẽ có tỷ lệ khách hàng quay lại cao hơn do những trải nghiệm chất lượng mà họ nhận được. Từ việc gia tăng sự hài lòng, các công ty có thể giảm thiểu rủi ro bị chấm dứt đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng như duy trì được lượng khách hàng thường xuyên. Ngoài ra việc duy trì nguồn khách hàng thường xuyên sẽ giúp mỗi doanh nghiệp giảm được chi phí kinh doanh một cách đáng kể. Cụ thể là giảm chi phí cho việc tìm kiếm khách hàng mới, chi phí tiếp thị, quảng bá, chi phí chào hàng… Tính đến nay, công ty Ford VN đã thực hiện 200 dự án Six Sigma cải tiến các quy trình trên mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh. Từ đó, giúp Ford VN tiết kiệm 1,2 triệu USD, giảm hơn 1.000 TGW (điểm chất lượng xe theo đánh giá của khách hàng), và tăng hằng năm chỉ số hài lòng của khách.

Thay đổi, cải tiến hiệu quả văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp nên khuyến khích tinh thần hợp tác và làm việc nhóm. Six Sigma thúc đẩy sự cộng tác giữa các bộ phận và nhân viên để giải quyết vấn đề và thực hiện cải tiến. Sự hỗ trợ và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức là rất quan trọng.

Việc nhắm đến tỷ lệ 3,4 lỗi phần triệu khả năng cho phép công ty thiết lập những kỳ vọng cao hơn. Tự thiết lập những kỳ vọng cao hơn có thể hướng công ty đến những thành tích cao hơn nhờ giúp giảm bớt sự tự mãn. Hơn nữa, các chương trình Six Sigma giới thiệu rất nhiều hệ thống đo lường mới giúp công ty phát hiện và kiểm soát những vấn đề tái diễn và vì vậy tạo ra ý thức cấp bách trong việc giải quyết các vấn đề này. Đã có 63 đề tài đăng ký ứng dụng Six Sigma tại Samsung. Các chương trình này từ khi áp dụng đến nay, đã làm lợi khoảng 6 triệu USD nhờ tiết kiệm chi phí. Quan trọng hơn, Six Sigma tạo tinh thần hăng say, cầu tiến và sự năng động trong tư duy của toàn thể nhân viên. 

Tạo điều kiện xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới

Một công ty với sự quan tâm cao độ về cải tiến quy trình và loại trừ các nguồn gây lỗi sẽ có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về những tác nhân tiềm tàng cho các vấn đề trong các dự án mở rộng quy mô sản xuất cũng như những hệ thống thích hợp cho việc đo lường và xác định nguồn gốc của những vấn đề này. Vì vậy các vấn đề ít có khả năng xảy ra khi công ty mở rộng sản xuất, và nếu có xảy ra thì cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết.

Six Sigma đã giúp Samsung xác định được nguyên nhân thất bại của những sản phẩm trước đó và phục hồi rất nhanh. Thành công của Galaxy S6 đã thực sự lột xác dòng flagship của Samsung. Sau đó, tiếp nối thành công, Samsung Galaxy S7 và S7 edge vươn lên vị trí số 1 trong thị trường smartphone.  Không chỉ áp dụng siêu quy trình này cho các dòng điện thoại flagship, Samsung còn ứng dụng nó cho các sản phẩm ở dòng mid-end, ví dụ điển hình nhất là Samsung J7 Prime. 

Câu chuyện thành công của Adidas và Microsoft – Tối ưu hóa 30% từ áp dụng Six Sigma vào sản xuất

Microsoft và lịch sử áp dụng Six Sigma

Microsoft là một tập đoàn đa quốc gia của Hoa Kỳ, một công ty hàng đầu trong ngành công nghệ. Cho tới ngày nay, họ cũng đã tiếp tục đạt được những tiến bộ vượt bậc trong công nghệ điện toán đám mây và máy tính gia đình.

Một bí mật trong công cuộc chinh phục đỉnh cao công nghệ của họ đã được bật mí qua quá trình tạo ra ứng dụng Sharpe và cũng là những bước đầu của microsoft áp dụng Six Sigma vào quy trình làm việc của mình.

Trong những năm 90 do sự cạnh tranh khốc liệt của Apple, Microsoft đã nhận thấy sự chững lại của bản thân và có cho mình một số thay đổi đáng kể trong bộ máy quản lý chất lượng. Họ đã tập trung vào cải thiện chiến lược của mình, chuyển các hoạt động sang phát triển các giải pháp phần mềm dựa trên web dành cho người tiêu dùng và doanh nghiệp. Chúng ta không thể đánh giá thấp ảnh hưởng to lớn của internet đối với công nghệ, Microsoft đã nhận ra tiềm năng của nó và tận dụng internet một cách tối đa.

Bằng cách áp dụng Six Sigma, Microsoft có thể tạo ra một bản đồ kế hoạch có thể giúp họ phân tích nhu cầu khách hàng và gấp rút đáp ứng tất cả những yêu cầu đó. Điều này cho phép Microsoft phát triển nền tảng HĐH Windows CE của họ, phần mềm này tương thích với tất cả các thiết bị mạng không phải máy tính, TV và trợ lý kỹ thuật số cá nhân, đây là một trong những sản phẩm thành công nhất của họ. Nền tảng CE OS cũng mở đường cho những thành công trong tương lai. Hơn nữa, ảnh hưởng của Six Sigma rõ ràng chịu trách nhiệm cho nhiều mức cao trên thị trường của Microsoft.

Đến ngày nay, Microsoft luôn là một tổ chức phát triển, họ thích ứng với các công nghệ mới nổi và cơ hội thị trường mới, cho dù đó là thông qua cải tiến quy trình, loại bỏ lãng phí hay quan hệ khách hàng. Trong suốt cuối những năm 2010, Six Sigma đã giúp Microsoft tổ chức lại cơ cấu lãnh đạo và quản lý của họ, tăng doanh số cho các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng, đồng thời thiết lập tiêu chuẩn để những khách hàng tiềm năng hiểu được vai trò và mục tiêu của họ nhằm mang lại giá trị cho vô số người dùng trên toàn thế giới.

Adidas tối ưu hóa 30% thời gian sản xuất nhờ sử dụng Six Sigma

Adidas là một tập đoàn đa quốc gia của Đức, chuyên thiết kế và sản xuất giày dép, quần áo và phụ kiện. Đây là nhà sản xuất đồ thể thao lớn nhất ở châu Âu và lớn thứ hai trên thế giới, sau Nike. 

Adidas đã học hỏi và ứng dụng phương pháp Six Sigma trong quá trình sản xuất và quản lý chất lượng của họ từ những năm 2000. Six Sigma đã giúp Adidas tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu thời gian cần thiết để tạo ra sản phẩm đi 30% và nâng cao chất lượng của sản phẩm thể thao của họ. Phương pháp này giúp Adidas xác định và giảm thiểu các sai sót và lỗi trong quy trình sản xuất, từ giai đoạn thiết kế cho đến sản xuất hàng loạt. Bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật Six Sigma, Adidas tập trung vào việc tăng cường hiệu suất và đảm bảo chất lượng ở mức cao nhất có thể. 

Điều đó có nghĩa là dành ít thời gian hơn cho sản xuất, đồng nghĩa với việc nghiên cứu và phát triển nhiều sản phẩm mới hơn, cải thiện thời gian giao hàng cho những khách hàng muốn sản phẩm của họ nhanh hơn. 

Việc áp dụng Six Sigma giúp Adidas đạt được mục tiêu chất lượng và hiệu suất cao, đồng thời giảm thiểu các rủi ro và lãng phí trong quy trình sản xuất. Điều này giúp tăng sự hài lòng của khách hàng, xây dựng một danh tiếng mạnh về chất lượng và duy trì sự cạnh tranh trong ngành công nghiệp thể thao.

Nguyên tắc áp dụng phương pháp Six Sigma

Áp dụng phương pháp 6 Sigma trong kinh doanh chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu nhất định. Tuy nhiên, để có được hiệu quả như mong đợi thì doanh nghiệp cần ghi nhớ các nguyên tắc sau đây của Six Sigma.

Lấy khách hàng làm trọng tâm

Cũng tương tự như hầu hết các triết lý kinh doanh khác, 6 Sigma tập trung chủ yếu vào “customer’s voice”, nghĩa là tiếng nói của khách hàng. Tất cả sự thay đổi hay cải tiến quy trình trong sản xuất, kinh doanh đều cần xác định theo nhu cầu, yêu cầu cũng như sự kỳ vọng của khách hàng. 

Chủ động quản trị

Hệ phương pháp 6 Sigma sẽ chú trọng vào việc tìm kiếm và xử lý các khiếm khuyết. Mục đích là hướng đến độ chính xác của quy trình. Doanh nghiệp cần chủ động ngăn ngừa và loại bỏ các lỗi sai thay vì để cho các khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động khắc phục, xử lý. 

Đề cao yếu tố dữ liệu và dữ kiện

Để thực hiện được nguyên tắc này, doanh nghiệp cần trả lời 2 vấn đề sau đây trước khi đưa ra quyết định:

• Đâu là những dữ liệu thực sự cần thiết?
• Áp dụng các dữ liệu đó vào phương pháp 6 Sigma sao cho hiệu quả nhất?

Tất cả những thông tin liên quan đến việc áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma không phải dựa trên sự phỏng đoán một cách mơ hồ mà cần có sự đo lường chính xác. 

Cộng tác không giới hạn

Nhằm tạo ra quy trình hoàn thiện từ đầu đến cuối, việc ứng dụng nguyên lý Six Sigma cần tuân theo nguyên tắc không rào cản giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, thực hiện theo cả chiều dọc, chiều ngang và đan chéo để tất cả các phòng ban có thể hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.

Lưu ý khi áp dụng phương pháp Six Sigma 

Tuy nhiên, trước khi triển khai và áp dụng các bước của Six Sigma, đây là những lưu ý mà chủ doanh nghiệp cần cân nhắc: 

Các nhà đầu tư của doanh nghiệp cần biết đến các công cụ và lợi ích tiềm năng mà Six Sigma có thể mang đến cho doanh nghiệp. Mọi nhà đầu tư thông mình đều quan tâm đến việc tiền của bản thân có được đầu tư một cách thông minh và hiệu quả tối đa chưa, vậy nên việc giới thiệu và giải thích rõ ràng cho nhà đầu tư về ý nghĩa và ảnh hưởng của quy trình Six Sigma lên tổ chức là một điều tối quan trong. Thêm một lưu ý rằng một quy trình hoàn hảo có thể vận hành trơn tru từ đầu đến cuối là không thể xảy ra nhưng bằng cách áp dụng Six Sigma, phương pháp này sẽ giúp đảm bảo và cải thiện quy trình lên mức sát tối ưu.

Sau khi đã hiểu được các vấn đề phía trên thì tám bước được nêu đến sau đây sẽ giúp chủ doanh nghiệp có thể áp dụng để đảm bảo đầu ra và chất lượng: 

• Bước 1: Trình bày cho nhà đầu tư và các bên liên quan những lỗi vận hành và chất lượng hiện tại của doanh nghiệp.
• Bước 2: Áp dụng phương pháp quản trị dự án và thu thập các nguồn lực, tài nguyên cần thiết.
• Bước 3: Giáo dục các thành viên về phương pháp quản lý Six Sigma.
• Bước 4: Tạo biểu đồ kiểm soát chất lượng và xác định các ưu tiên.
• Bước 5: Chỉ định quyền quản lý cho tất cả các thành viên trong nhóm có liên quan.
• Bước 6: Đảm bảo số liệu và chỉ số được đo lường chuẩn và chặt chẽ
• Bước 7: Phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
• Bước 8: Nắm chắc chu trình, tiến độ để áp dụng và liên tục cải tiến.

Quy trình DMAIC trong Six Sigma – Áp dụng phương pháp six sigma vào trong doanh nghiệp

 

Năm nguyên tắc khi áp dụng quy trình DMAIC

Khâu “D – Define” (Xác định): Trong giai đoạn đầu của quy trình cải tiến, doanh nghiệp sẽ nhận định về đối tượng khách hàng và các yêu cầu chất lượng cần phải có ở sản phẩm, dịch vụ. Tiếp đó, doanh nghiệp cần xác định khu vực kinh doanh trọng điểm muốn triển khai hệ phương pháp Six Sigma. 

Đây là bước đầu tiên, xác định các vấn đề tồn đọng, cơ hội cải tiến, mục tiêu dự án và các yêu cầu của khách hàng (nội bộ và bên ngoài)

Bước này sẽ giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi như:

• Vấn đề là gì?
• Nó xảy ra thường xuyên như thế nào?
• Tác động của vấn đề trong giai đoạn xác định là gì?

Ngoài ra, cần phải xác định một vài vấn đề khác liên quan tới việc quản lý dự án như:

• Ai sẽ là thành viên của nhóm dự án?
• Dự án sẽ được vận hành như thế nào?
• Các bên liên quan chính là ai?

Khâu “M – Measure” (Đo lường): Đây là bước thu thập dữ liệu, đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh. Từ đó tìm ra nguyên nhân của các khiếm khuyết mắc phải. 

Trong bước này nên tự đặt các câu hỏi như:

• Làm thế nào để đo lường vấn đề?
• Dữ liệu nào cần thu thập để đo lường và mức độ tin cậy là bao nhiêu?
• Hiệu suất của quy trình hiện tại là gì?

Tất cả những gì về giai đoạn Đo lường là xác định một vạch tiêu chuẩn. Điều này sẽ giúp ích cho dự án rất nhiều về sau khi muốn đo lường tác động của bất kỳ cải tiến quy trình nào được thực hiện. Các phương pháp giúp cải thiện hiệu quả của giai đoạn này:

• Process Map – Bản đồ quy trình: ghi lại các hoạt động được thực hiện như một phần quy trình.
• Capability Analysis – Phân tích khả năng: Đánh giá khả năng đáp ứng các thông số kỹ thuật của một quy trình.
• Pareto Charts – Biểu đồ Pareto: Phân tích tần suất của các vấn đề hoặc nguyên nhân.

==> Xem thêm: Các công cụ quản lý chất lượng hiệu quả cho doanh nghiệp

Khâu “A – Analyze” (Phân tích): Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ xác định khoảng cách giữa mục tiêu kế hoạch và kết quả công việc hiện tại nhằm tạo cơ hội cho doanh nghiệp. Các giải pháp được đưa ra cần phải kiểm nghiệm chặt chẽ và có biện pháp dự phòng đầy đủ. 

Ở bước này, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu cốt lõi của vấn đề. Hệ phương pháp Six Sigma cung cấp một số công cụ dựa trên quy trình để tìm ra các đầu mối, giúp trả lời các câu hỏi như:

• Quy trình hoạt động như thế nào?
• Kiến thức hiện có về quy trình là gì?
• Các dữ liệu thu thập được phản ánh vấn đề gì?
• Có thể sử dụng dữ liệu để xác định nguyên nhân ảnh hưởng tới đầu ra của quy trình hay không?

Khâu “I – Improve” (Cải tiến): Giai đoạn này bắt đầu triển khai thực hiện những phương án cải tiến đã đề ra. Doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao tiến độ để kịp thời đưa ra quyết định bổ sung hoặc có giải pháp thay đổi khi cần thiết. 

Để giúp bước Cải tiến đạt hiệu quả tối đa, cần trả lời được các câu hỏi sau:

• Tất cả các giải pháp có thể là gì?
• Giải pháp nào sẽ hoạt động tốt nhất?
• Các giải pháp sẽ thực hiện ở đâu, khi nào và như thế nào?

Khâu “C – Control” (Kiểm soát): Đây là kế hoạch giúp doanh nghiệp giám sát và kiểm soát mục tiêu ban đầu. Mục đích là để tránh mắc lại lỗi sai hoặc đi lệch định hướng. Đây sẽ là bước đảm bảo các quy trình mới được phát triển sẽ ổn định và được kiểm soát. Các câu hỏi cần đặt ra ở đây bao gồm:

• Mục tiêu của dự án đã đạt được chưa?
• Những cải tiến có thể triển khai kinh doanh được không?

Các phương pháp nhằm đảm bảo bước Kiểm soát được thực hiện một cách trơn tru:

• Control Plan – Kế hoạch kiểm soát: Ghi lại những gì cần thiết để duy trì quy trình cải tiến ở mức hiện tại.
• Statistical Process Control – Kiểm soát quy trình thống kê (SPC): Theo dõi các hành vi trong quy trình.
• The Five S’s – Phương pháp 5S: Thiết kế nơi làm việc phù hợp với việc kiểm soát quy trình.
• Mistake proofing (poka-yoke) – Phương pháp Chống lỗi: Làm cho lỗi không thể xảy ra hoặc có thể phát hiện ngay lập tức.

Các cấp độ thông thạo Six Sigma trong quản lý chất lượng

Là một chủ doanh nghiệp sáng suốt, ngoài các kiến thức cơ bản về Six Sigma, việc biết thêm về độ thông thạo và cấp độ của mỗi chứng chỉ sẽ là một lợi thế rất lớn nếu bạn muốn tìm và thuê một chuyên gia có kiến thức chuyên và sâu về phương pháp này.

Tại Samsung, Six Sigma được triển khai đến toàn bộ các cấp bậc quản lý cũng như nhân viên trên tất cả các bộ phận,  không chỉ phổ biến một cách chung chung cho các quản lý cấp cao. Sau 3 năm, số lượng các Master Black Belts, Black Belts và Green Belts  đã đạt gần 15.000 người, tức gần 1/3 số nhân viên của họ. Năm 2004, công ty đặt ra mục tiêu huấn luyện đào tạo về Six Sigma cho toàn bộ lực lượng lao động của họ, với khoảng 49.000 người trong 89 văn phòng nằm tại 47 quốc gia khác nhau. Mô hình này còn được mở rộng sang cả Marketing, Sales và ngay cả những bộ phận phục vụ gián tiếp như kế toán, nhân sự, bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới (R&D), và cuối cùng là đến toàn bộ Chuỗi cung cấp.

Bằng cách hiểu rõ tất cả các cấp độ và phạm vi hoạt động, các nhà đầu tư và chủ doanh nghiệp có thể chọn lựa một chuyên gia phù hợp với quy mô và nhu cầu của dự án và doanh nghiệp của bản thân.

Bạn sẽ cần biết các cấp độ thông thạo Six Sigma sau đây:

1.Cấp độ Six Sigma White Belts (Đai Trắng)

Đây là Cấp độ cơ bản, cấp thấp nhất trong hệ thống, các chuyên gia sẽ được coi là white belt khi họ hỗ trợ thay đổi cách quản lý trong một tổ chức và tham gia vào các dự án, nhiệm vụ giải quyết vấn đề liên quan đến quản lý chất lượng và giảm thiểu chất thải.

2.Cấp độ Six Sigma Yellow Belts (Đai Vàng)

Tại cấp độ này, một nhà quản trị đã biết rõ về Six Sigma, cách thức và thời gian nào nên ứng dụng nó. Họ có thể hướng dẫn các dự án có phạm vi hạn chế và hỗ trợ các nhà quản lý cấp cao hơn.

3.Cấp độ Six Sigma Green Belts (Đai Xanh) 

Để có thể đạt được Six Sigma Greeb Belt, các chuyên gia sẽ phải tham gia một khóa học đầy đủ để giới thiệu cho họ về các phương pháp six sigma để phát triển và cải tiến các sản phẩm, dịch vụ và quy trình. Các nhà quản trị có thể học được cách áp dụng các khuôn khổ giải quyết vấn đề như DMAIC: Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện và Kiểm soát.

Chu trình cải tiến này đưa ra một loạt các bước để hiếu các vấn đề trong quy trình kinh doanh, thiết lập các chỉ số hữu ích để đo lường các thay đổi, kiểm tra dữ liệu có liên quan, triển khai các giải pháp và sau đó duy trì kết quả theo thời gian.

Khóa đào tạo Green Belt có giá trị đối với các cá nhân trong các vai trò như quản lý dự án, quản lý chăm sóc sức khỏe hoặc quản lý tài chính, giúp họ hiểu biết về các chỉ số hiệu suất và các công cụ như biểu đồ kiểm soát, phân tích hiệu quả và phương thức thất bại (FMEA). Sau khi được cấp chứng chỉ, các chuyên gia sẵn sàng phụ trách các dự án, tạo mối liên hệ giữa các khái niệm Six Sigma và mục tiêu của tổ chức của họ. Họ có thể đưa các công cụ lãnh đạo vào hoạt động, tìm cơ hội loại bỏ lãng phí và thu thập thông tin chi tiết hữu ích từ dữ liệu.

4.Cấp độ Six Sigma Black Belts (Đai Đen)

Sau khi hoàn thành các khóa học về Đai Xanh, các nhà lãnh đạo có thể nâng cao kỹ năng của họ để lên cấp độ tiếp theo bằng cách theo đuổi chứng chỉ Six Sigma Black Belt. Khóa đào tạo nâng cao này yêu cầu kiến thức trước đó về các chiến lược 6 Sigma vì các chuyên gia nằm vững các kỹ năng cần thiết để lập kế hoạch, lãnh đạo và giải thích các dự án phức tạp và mở rôngh hơn hoặc các thay đổi tổ chức.

Trong khóa học cấp Đai Đen, các chuyên gia có thể thể hiện những gì mình đã học và tích lũy bằng cạc thực hiện một dự án cho chủ dự án của họ hoặc một tổ chức phi lợi nhuận. Bách cách thiết lập điều lệ dự án, thu thập dữ liệu và sử dụng các công cụ Six Sigma trong bối cảnh thế giới thực, học viên sẽ phát triển được các kỹ năng cần thiết để có thể áp dụng cho doanh nghiệp của họ một cách hiệu quả nhất với mục tiêu cuối cùng là tăng sự hài lòng của khách hàng.

5.Cấp độ Six Sigma Master Black Belts (Đai Đen Bậc Thầy)

Những chuyên gia có thể đạt được đến cấp độ này sẽ có thể đào tạo và cấp chứng chỉ cho những người khác về các phương pháp của Six Sigma. Trong một dự án, Họ có thể sử dụng các kỹ năng nâng cao của mình trong việc giải quyết vấn đề, lãnh đạo, quản lý nguồn lực và triển khai dự án, họ làm việc cùng với các nhà lãnh đạo Six Sigma khác để đảm bảo rằng các sáng kiến của công ty luôn đi đúng hướng.

Năm cấp độ thông thạo trong SixSigma

Kết Luận

Bài viết này đã trình bày những tư duy cơ bản về mô hình Six Sigma và nhấn mạnh được bản chất, lợi ích và cách áp dụng của nó trong doanh nghiệp. Six Sigma là một hệ thống quản lý chất lượng đã được chứng minh hiệu quả và áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp. Chúng ta đã hiểu rõ rằng Six Sigma tập trung vào việc đo lường và giảm thiểu sự biến động và sai lệch trong quy trình sản xuất và quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, tăng cường chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm thiểu rủi ro và lãng phí, cũng như tăng sự hài lòng của khách hàng.

Cách áp dụng Six Sigma cũng được trình bày, bao gồm các giai đoạn DMAIC (Định nghĩa, Đo lường, Phân tích, Cải thiện và Kiểm soát). Điều quan trọng là sự cam kết và sự tham gia của tất cả thành viên trong tổ chức để thực hiện và duy trì thành công mô hình này.

Với việc áp dụng Six Sigma, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao, tối ưu hóa quy trình, cải thiện chất lượng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hơn nữa, nó giúp xây dựng danh tiếng về chất lượng và sự tin cậy, mở rộng thị phần và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Tóm lại, việc áp dụng mô hình Six Sigma mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và là một công cụ hữu ích để cải thiện chất lượng và hiệu suất. Với nỗ lực và sự cam kết, doanh nghiệp có thể áp dụng thành công Six Sigma để đạt được sự tăng trưởng và thành công bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

Một phương pháp hữu hiệu để triển khai các hoạt động cải tiến chất lượng đạt hiệu quả cao và nhanh chóng đó là tận dụng ưu thế của công nghệ thông tin. Các ứng dụng khoa học công nghệ giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng kinh doanh mới, hoàn thiện mô hình và cải tiến cách thức bán hàng hiệu quả. Có thể nói, trong thời đại công nghệ 4.0 tiến tới 5.0 hiện nay, sử dụng công nghệ trong hoạt động doanh nghiệp sẽ là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và cải thiện vị thế trên thị trường.

TACASOFT cung cấp giải pháp quản trị chuỗi hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Chúng tôi tự tin sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện và gia tăng các giá trị công việc, loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả trong các quy trình quản lý doanh nghiệp.

Taca Business Consulting,