Cách Quản trị rủi ro Dự án (Project Risk Management)

Taca
Kiến thức quản trị kiểm soát
Cập nhật: 9 Tháng 12, 2023

Quản trị rủi ro dự án (Project Risk Management) giúp ngăn ngừa nhiều vấn đề trong dự án và giúp các vấn đề khác ít xảy ra hơn hoặc giảm mức độ ảnh hưởng của nó đối với dự án (đối với mối nguy – rủi ro xấu). Đồng thời, quản trị rủi ro dự án hiệu quả giúp tăng khả năng và/hoặc tác động của nó tới dự án (đối với cơ hội – rủi ro tốt). Và khi chúng ta loại bỏ các mối nguy và gia tăng cơ hội, thì tiến độ, chi phí của dự án có thể được giảm xuống, phản ánh kết quả của nỗ lực quản trị rủi ro dự án. Đây là những lợi ích của quản lý rủi ro và lý do quản lý rủi ro là một phần bắt buộc của quy trình quản lý dự án.

Bạn có biết “Murphy” không? Tất cả chúng ta đều gặp anh ta lúc nào đó, đặc biệt là khi ta không dự đoán trước được. Theo định luật Murphy phát biểu như sau “nếu một việc có thể diễn tiến xấu, thì nó sẽ diễn tiến đúng như thế”. Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn lên kế hoạch sẵn sàng cho những thứ “giả dụ” chắc chắn sẽ xảy ra thay vì chịu đựng nỗi cay đắng của “giá mà”. Tất nhiên là một số “giả dụ” vẫn sẽ xảy ra, nhưng bằng cách phân tích dự án và hoạch định chiến lược quản trị rủi ro dự án, bạn có thể giảm thiểu rủi ro dự án xuống mức thấp nhất

Trong bài viết dưới đây, Taca sẽ chia sẻ cùng quý độc giả cách mà chúng tôi vẫn dùng để quản trị rủi ro trong các dự án mà chúng tôi tham gia.

Quản trị rủi ro dự án – Xác định rủi ro

Đầu tiên, hãy xác định những rủi ro có thể xảy ra với dự án và đánh giá tác động của chúng. Việc đánh giá rủi ro sẽ gây tác động kế hoạch của bạn, vì thể hãy đánh giá tác động của từng trường hợp rủi ro trước khi bắt đầu hoạch định lộ trình dự án

Để xác định rủi ro cho dự án, về cơ bản bạn phải lập danh sách những thứ có thể diễn tiến xấu. Một danh sách rủi ro dự án mở chinh nhánh mới thể trông như thế này:

Không đủ ứng viên có trình độ ở địa điểm mới
Không đủ ngân sách để đào tạo nhân viên mới
Chính sách đãi ngộ hiện hành không đủ cạnh tranh ở địa điểm mới để tuyển được nhân viên đủ trình độ
Không đủ nhà ở cho nhân viên chuyển đến
Không đủ nhân lực/ cơ sở vật chất để huấn luyện nhân viên mới
Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng giảm xuống trong thời gian chuyển đổi do các nhân viên mới đang được đào tạo

Nguồn lực tài chính, sức làm việc của đội ngũ, đội ngũ cung cấp kỹ thuật, đổi mới, vấn đề chính trị – tất cả những điều này đều có khả năng trở thành nguồn gốc rủi ro cho bất kỳ dự án nào.

Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể quản lý hết tất cả mọi rủi ro được? Làm sao để vừa hoàn thành dự án và làm tất cả các công việc khác, vừa quản lý nhiều yếu tố rủi ro dự án như thế được? Và nếu mọi rủi ro đều thành hiện thực thì khắc phục như nào?

Trên thực tế sẽ không có cách nào để có thể quản lý suôn sẻ tất cả các rủi ro mà không khiến chính người quản lý và dự án tê liệt. Với kinh nghiệm từng triển khai và giám sát nhiều dự án khác nhau, Taca đề xuất doanh nghiệp có thể “cân đo” từng rủi ro bằng một phép tính đơn giản. Khi làm điều này, doanh nghiệp sẽ nhận ra rằng không phải tất cả rủi ro đều cần độ tập trung và công sức như nhau.

Bằng cách phân loại rủi ro thành cao, trung bình, và thấp, doanh nghiệp nói chung và những người liên quan đến dự án sẽ cảm thấy đỡ ngột ngạt hơn và có thể quản trị rủi ro dự án tốt hơn. Tin tôi đi, nguyên tắc phân loại rủi ro dự án quen thuộc hơn bạn tưởng nhưng doanh nghiệp thường quên đi nó trong những thời điểm quan trọng, nhất là bị ám ảnh bởi một rủi ro dự án đang ở ngay trước mắt (chưa chắc đã là rủi ro).

Quản trị rủi ro dự án – Đánh giá rủi ro

Công thức đánh giá từng yếu tố rủi ro:

Tác động x Xác suất = Rủi ro thực tế

Tác động của từng yếu tố rủi ro đến thành công chung của dự án là gì?

5 điểm – tình huống xấu nhất
4 điểm- tác động tương đối nghiêm trọng
2 điểm – tác động nhỏ

Xác suất xảy ra của từng yếu tố rủi ro là gì?

5 điểm – rất có khả năng xảy ra
3 điểm – khả năng xảy ra 50-50
2 điểm – có khả năng xảy ra
1 điểm – rất ít khả năng xảy ra, và chỉ trong những tình huống bất thường

Khi đã brainstorm được tất cả các rủi ro tiềm tàng hãy đánh giá từng cái, về cả tác động và xác suất xảy ra. Sau đó nhân kết quả với nhau để tìm ra điểm số “rủi ro thực tế”. với những rủi ro có từ 12 điểm trở lên, doanh nghiệp cần bỏ thời gian để suy ngẫm và xác định chiến lược giảm thiểu rủi ro.

Bằng các đánh giá như thế này, bạn sẽ nhận ra rủi ro nào nhất thiết phải có kế hoạch giải quyết và cái nào có ít khả năng xảy ra. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí còn có thể lên kế hoạch để đảm bảo rủi ro dự án luôn ở mức thấp. Cho dù thế nào đi nữa, ít nhất có kế hoạch bạn sẽ thấy ít áp lực hơn hẳn

>>>>Công cụ: Ma trận rủi ro

Ví dụ về một ma trận rủi ro dự án mở chi nhánh mới:

	Rủi ro	Tác động	Xác suất	Điểm
R4	Không đủ nhà ở cho nhân viên chuyển đến	4	3	12
R2	Chế độ đãi ngộ trong đủ cao ở thành phố mới	4	2	8
R3	Thành phố mới không đủ ứng cử viên chất lượng cao	5	2	10
R5	Không đào tạo kịp	5	4	20
R1	Không đủ ngân sách để thêm huấn luyện mới	5	1	5
R6	Chăm sóc khách hàng giảm sút	5	4	20

Khi đánh giá rủi ro dự án thì cùng lúc đó bạn cũng cần xác định “khả năng chấp nhận rủi ro” của dự án. Bạn có thể chịu bao nhiêu rủi ro trước khi cân nhắc từ bỏ dự án? Đây là vấn đề quan trọng cần bàn bạc giữa các cá nhân phụ trách và giữa các bên liên quan. Có rất nhiều thứ cần thảo luận như: Họ muốn được thông báo về tất cả rủi ro hay sẽ phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng? Nếu rủi ro nào đó xảy ra có thể làm chệch hướng dự án, họ muốn được tư vấn trước hay bạn có thẩm quyền hành động ngay lập tức? Đảm bảo rằng mọi người đều biết kế hoạch xử lý rủi ro và đồng ý về chiến lược đó.

“Khả năng chấp nhận rủi ro” cũng có thể được gọi là khẩu vị rủi ro (Risk Appetite). Đi cùng thuật ngữ này thì còn một thuật ngữ rủi ro nữa mà có thể bạn đã từng nghe qua, đó là Risk Thresholds (Ngưỡng rủi ro). Doanh nghiệp có khả năng chấp nhận rủi ro là một chuyện (Risk Appetite) nhưng ở từng thời điểm cụ thể doanh nghiệp có thể đặt ra ngưỡng rủi ro cụ thể để không ảnh hưởng đến các giai đoạn khác. Thay vì đẩy rủi ro lên mức cao nhất trong khả năng chịu đựng tại mọi thời điểm.

Quản trị rủi ro dự án – Chế ngự rủi ro

>>> Công cụ: chế ngự rủi ro/ T.A.M.E

Vậy chúng ta làm gì với những rủi ro có điểm số cao? Với những rủi ro từ 12 điểm trở lên chúng ta cần T.A.M.E – chế ngự. Công cụ này đưa ra 4 lựa chọn để quản trị rủi ro dự án để bạn lựa chọn:

TRANSFER – dịch chuyển rủi ro: Chuyển rủi ro sang một bên thứ ba (ví dụ, nhà bảo hiểm)
ACCEPT – chấp nhận rủi ro: Chấp nhận và giải quyết khi rủi ro xảy ra
MITIGATE – Giảm thiểu rủi ro: Giảm thiểu xác suất rủi ro hay tác động của rủi ro
ELIMINATE – Loại bỏ rủi ro: Làm bất cứ thứ gì để rủi ro biến mất

Trong ví dụ về dự án mở chi nhánh ở thành phố mới ở phía trên:

Khi cân nhắc đến rủi ro “không có đủ nhà ở”, nhà quản trị dự án có thể áp dụng T.A.M.E như sau:

Dịch chuyển rủi ro khi ký hợp đồng với công ty dịch vụ chuyển nhà biết rõ khu vực và có người quen ở đó. Là người chịu trách nhiệm đảm bảo mọi người có nhà ở, lúc này quản lý sẽ thêm việc cẩn thận quản lý tiến độ của công ty dịch vụ chuyển nhà và danh sách mục tiêu dự án.

Chỉ chấp nhận rủi ro thôi là không được. Cái giá phải trả là quá cao nếu bạn đơn giản hy vọng mọi chuyện sẽ ổn.

Giảm thiểu rủi ro không có đủ nhà bằng cách đặt trước phòng khách sạn tạm thời để giảm thiểu tác động. Đảm bảo mình có sẵn một dãy phòng nếu cần.
Mặc dù rất muốn, nhưng tôi phải nói rằng để khiến rủi ro dự án biến mất hoàn toàn – loại bỏ nó là không thực tế

Khi cân nhắc đến rủi ro “khả năng đào tạo”, nhà quản trị dự án chưa biết ai sẽ đi và ai sẽ ở, vì thế chưa thể xác định được khả năng đào tạo cá nhân. Huấn luyện là chìa khóa để hoàn thành thành công dự án, vì vậy bạn có thể:

Chuyển nhượng việc đào tạo một số nhân viên mới cho một công ty giáo dục đào tạo đáng tin cậy. Việc công ty này chờ sẵn để tiếp nhận gánh nặng đào tạo nhân viên sẽ giải phóng chút thời gian để nhà quản trị có thể kiểm soát các phần quan trọng khác của dự án.

Rủi ro tiếp theo “dịch vụ chăm sóc khách hàng”, dịch vụ có thể giảm sút trong khi tuyển dụng và đào tạo người mới. Nhà quản trị có thể:

Giảm thiểu rủi ro bằng cách ký hợp đồng với một cơ sở tuyển dụng tạm thời công ty từng sử dụng vào mùa lễ trước. Người quen của doanh nghiệp ở cơ sở này có thể đã biết công việc của doanh nghiệp, biết được đặc điểm khách hàng bản địa chẳng hạn, họ có thể giúp giảm thiểu thời gian để làm rõ với nhân viên mới và khả năng tiếp tục phục vụ khách hàng chất lượng cao.

Hoạch định chiến lược quản trị rủi ro dự án

Một khi bạn đã xác định rủi ro, đánh giá chúng và cân đo đong đếm các biện pháp để thực hiện “khóa chặt” những rủi ro hết sức có thể, hãy viết nó thành một bản kế hoạch quản trị rủi ro dự án, để dễ bề trao đổi với các bên liên quan chủ chốt và với các thành viên dự án.

Hãy tôn trọng và chịu trách nhiệm trước các bên liên quan và trung thực về những rủi ro có điểm cao. Nếu rủi ro thất bại là quá lớn, bạn phải nói cho các bên liên quan biết và chắc chắn kế hoạch quản trị rủi ro dự án với đồng đội của mình.

Giao tiếp chiếm 90% thành công của dự án. Bằng cách viết xuống những rủi ro cao nhất và kế hoạch làm giảm chúng, mọi người trong đội của bạn có thể chèo thuyền về cùng một hướng. Khi bạn nhận ra những áp lực và thử thách tiềm tàng của rủi ro, bạn và đội của bạn sẽ đoàn kết lại với nhau để CHẾ NGỰ rủi ro và tăng khả năng thành công.

Một kế hoạch quản lý rủi ro sơ bộ có thể trông như thế này, tùy bạn muốn làm rõ thêm những phần nào:

RỦI RO	ĐIỂM	CHIẾN LƯỢC	NGƯỜI CHỊU TRÁCH NGHIỆM
R6 – Không đủ nhà ở	12	Dãy phòng khách sạn tạm thời – thuê công ty dịch vụ chuyển nhà	A
R7 – Không đủ khả năng đào tạo	20	Thuê công ty tư vấn	B
R8 – Dịch vụ khách hàng đi xuống	20	Lên lịch cho từng nhân viên cụ thể từ cơ sở tạm thời	C

Những hành động từ kế hoạch rủi ro giờ sẽ được chuyển sang kế hoạch dự án tổng thể. Một số hoạt động người quản trị dự án sẽ tự làm và một số hoạt động khác còn lại sẽ được ủy quyền cho thành viên khác.

Xem thêm các bài viết khác của Taca tại:

Tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại:

ĐỌC THÊM: QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN VỚI PHẦN MỀM BÁO CÁO QUẢN TRỊ B-CANVAS

B-Canvas là giải pháp phần mềm quản lý thông minh giúp doanh nghiệp quản lý và phân tích dữ liệu dự án một cách trực quan, giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quá trình quản lý rủi ro trong dự án. Dưới đây là cách B-Canvas có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị rủi ro:

Tự động hóa báo cáo và phân tích rủi ro dự án: Với B-Canvas, doanh nghiệp có thể tự động tạo các báo cáo phân tích về các yếu tố rủi ro trong dự án, từ đó đánh giá mức độ tác động và xác suất xảy ra của từng rủi ro trong thời gian thực. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể phát hiện và quản lý rủi ro ngay khi chúng mới xuất hiện, giúp giảm thiểu tác động tiêu cực tới dự án.
Phân tích và đánh giá rủi ro một cách chính xác: B-Canvas cung cấp công cụ để phân loại và đánh giá rủi ro dựa trên các chỉ số real-time như xác suất xảy ra và tác động của rủi ro. Các công cụ phân tích này giúp doanh nghiệp không chỉ nhận diện rủi ro mà còn xác định các chiến lược giảm thiểu rủi ro một cách nhanh chóng và chính xác.
Tính năng Drill-down và Dashboard trực quan: Dashboard trực quan của B-Canvas cho phép doanh nghiệp phân tích chi tiết các rủi ro dự án xuống đến từng cấp độ, từ rủi ro tài chính, rủi ro nhân sự, đến các vấn đề về cơ sở vật chất và đào tạo. Tính năng Drill-down giúp đi sâu vào từng rủi ro cụ thể và xác định rõ nguồn gốc và mức độ ảnh hưởng, giúp người quản lý đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.

Khả năng tự vận hành mà không cần đội ngũ IT chuyên sâu: B-Canvas không yêu cầu doanh nghiệp có đội ngũ IT chuyên sâu. Phần mềm dễ sử dụng và hoàn toàn tự động hóa quá trình quản lý và phân tích rủi ro, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý mà không gặp khó khăn về công nghệ.

Dịch vụ tư vấn triển khai phần mềm báo cáo quản trị B-Canvas

Taca Business Consulting,