NG là gì? – Giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa hàng lỗi trong sản xuất

Taca
Kiến thức hải quan
Cập nhật: 22 Tháng 1, 2024

NG hay còn gọi là “hàng lỗi” – một thuật ngữ phổ biến với các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu, chế xuất khi hàng lỗi không chỉ gây thiệt hại cho doanh nghiệp cả về tài chính, nguồn lực, thời gian mà còn mang lại nhiều “phiền toái” cho họ trong quá trình kê khai NG trong báo cáo quyết toán hải quan. Vậy cụ thể NG là gì? Quy trình xử lý chúng triệt để như thế nào? Và chiến lược giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa hàng lỗi ra làm sao? Hãy cùng TACA tìm câu trả lời thông qua bài viết dưới đây nhé!

Tổng quan về NG

NG được hiểu là “hàng lỗi” – những sản phẩm không đáp ứng được các tiêu chuẩn về chất lượng, đặc điểm hoặc yêu cầu kỹ thuật dự kiến của sản phẩm xảy ra trong quá trình sản xuất. Các sai sót có thể bao gồm nhiều vấn đề, từ kích thước không chính xác, bề mặt không hoàn hảo cho đến các vấn đề phát sinh từ vật liệu kém chất lượng hoặc lỗi trong quá trình lắp ráp làm giảm chất lượng thẩm mỹ, hiệu suất, độ bền và độ an toàn của sản phẩm.

Ví dụ: Thiết bị cảm biến cho biết chất lượng hàng là đạt yêu cầu (màn hình của thiết bị hiển thị OK) hay là lỗi, hỏng (màn hình thiết bị hiển thị NG) để từ đó, doanh nghiệp có thể tiến hành phân loại hàng, phân phối hay xử lý, loại bỏ sản phẩm không đạt chuẩn.

ng là gì

Hàng NG được ứng dụng trong kiểm định chất lượng thành phẩm (thuốc, thiết bị điện) trước khi được phân phối

– Ngoài ra, ở một số doanh nghiệp, ‘defects’ hay ‘defective products’ cũng được sử dụng tương đương với thuật ngữ NG. Sự khác biệt ở đây chủ yếu nằm ở công đoạn khi kiểm định hàng hóa. Các thiết bị kiểm định chất lượng hàng hóa thường biểu thị kết quả hàng không đạt chất lượng bằng NG, và những sản phẩm đó sẽ được chuyển đến khu vực riêng dành cho hàng lỗi và thường được đánh dấu là “defective” hoặc “defective products”.

Các sản phẩm được thiết bị kiểm định chất lượng nhận dạng là “NG” sẽ được chuyển tới thùng hàng riêng được dán nhãn “defective”

Các sản phẩm được thiết bị kiểm định chất lượng nhận dạng là “NG” sẽ được chuyển tới thùng hàng riêng được dán nhãn “defective” (Nguồn: Sưu tầm)

– Bên cạnh đó, trong công tác lập Báo cáo quyết toán hải quan: Việc kê khai chính xác hàng NG cũng đóng vai trò quan trọng và gây nhiều “rắc rối” cho nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong việc thu thập thông tin, giải trình, đưa ra bằng chứng xác minh tính minh bạch hợp pháp và xử lý các rủi ro về vi pháp pháp luật nếu có. Vì vậy việc tối ưu hàng lỗi ngay trong khâu sản xuất là “mấu chốt” quan trọng giúp doanh nghiệp tối đa tính tuân thủ pháp luật Hải quan.

Tác động của hàng lỗi (NG) đến doanh nghiệp

Vấn đề hàng lỗi từ lâu đã trở thành mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, chế xuất hoặc thậm chí là các nhà bán buôn, bán lẻ. Hiệu ứng này lan rộng ở nhiều hình thức, quy mô và mức độ nghiêm trọng khác nhau gây ra nhiều tổn hại về tài chính, danh tiếng doanh nghiệp, sự hài lòng của khách hàng và cả những rắc rối liên quan đến pháp luật, như:

– Tổn hại nhận thức của khách hàng về sản phẩm

Năm 2016, doanh nghiệp Samsung – Thương hiệu điện thoại thông minh và điện tử tiêu dùng nổi tiếng thế giới đã sản xuất và bán ra thị trường dòng sản phẩm Galaxy Note 7 & được phủ sóng rộng rãi trên toàn quốc, tuy nhiên sau thời gian ngắn họ đã phải tuyên bố thu hồi hơn 19 triệu điện thoại và thiệt hẹi hơn 17 tỷ ÚDS cùng nhiều chi phí phát sinh (ước tính hơn 5 tỷ USD). Do những khiếm khuyết trong pin lithium-ion khiến điện thoại dễ cháy nổ, hỏa hoạn và gây ra nhiều thiệt hại nghiệm trọng về an toàn cho con người.

>> Qua đó có thể thấy: Chỉ một sai sót nhỏ đã khiến Samsung thiệt hại lớn cả về danh tiếng, tài chính và mức độ trung thành của khách hàng. Tuy nhiên, sự việc này cũng đã cho ta một bài học về quyết định nhanh chóng, dứt khoát của Samsung khi kịp thời thu cũ, đổi mới hoặc hoàn tiền cho những hàng lỗi qua đó truyền đi thông điệp & trách nghiệm đề cao sự an toàn của họ, giúp thương hiệu này trường tồn theo thời gian & thu về lượng khách hàng trung thành đáng kể.

– Thời gian ngừng hoạt động: Sự ngừng hoạt động do lỗi chất lượng sản phẩm không chỉ là một thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt mà còn là một bi kịch có thể gây tổn thất đáng kể. Để minh họa điều này, hãy xem xét tác động của lỗi kích thước hoặc cấu trúc đối với quá trình sản xuất.

Ví dụ, nếu máy sản xuất đột ngột rung động lạ, sản phẩm cuối cùng sẽ không đồng đều về kích thước. Điều này không chỉ là vấn đề về kích thước mà còn ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể. Để khắc phục tình hình, chúng ta cần sửa chữa và bảo trì máy. Tuy nhiên, đây là quyết định khó khăn vì nó đồng nghĩa với việc tạm dừng hoạt động để sửa chữa, tạo ra gián đoạn trong quy trình sản xuất. Điều này không chỉ làm tăng chi phí (nguyên vật liệu, nhân công, sửa chữa, …) mà còn đặt áp lực lớn lên tiến độ hoàn thành đơn hàng và chi phí đền bù thiệt hại theo hợp đồng quy định.

Chắc chắn, đây là một thách thức phổ biến mà hầu hết doanh nghiệp lâu năm đều phải đối mặt, vậy nên sự linh hoạt và dự trù các phương án sửa chữa, bảo trì cũng như quy trình xử lý hàng lỗi là điều cần có ở mỗi doanh nghiệp.

– Trải nghiệm khách hàng tồi: Trải nghiệm của khách hàng là một trong những khía cạnh quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp cần đặt lên hàng đầu. Nếu sản phẩm lỗi đến tay khách hàng, ảnh hưởng của nó có thể làm đảo lộn mọi kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, tùy theo mức độ nghiêm trọng của vấn đề.

Theo thống kê, 30% doanh số bán hàng trực tuyến cuối cùng sẽ được trả lại. Con số này cao hơn gần 3,5 lần so với doanh số bán hàng truyền thống (8,89%). Điều này chủ yếu xuất phát từ những rắc rối như lỗi sản phẩm, sự không hài lòng của khách hàng và vấn đề vận chuyển.

Nhìn sâu vào số liệu thống kê, chúng ta thấy rằng 73% khách hàng đánh giá trải nghiệm của họ chủ yếu dựa vào chất lượng sản phẩm. Điều này làm nổi bật tầm quan trọng của việc duy trì và nâng cao chất lượng để đảm bảo sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

– Suy giảm danh tiếng thương hiệu: Trong thời đại số hiện nay, mạng xã hội và internet kết nối toàn thế giới chỉ sau một cú click. Mọi thông tin, dù nhỏ, đều có thể lan truyền với tốc độ chóng mặt. Do đó, nếu bất kỳ sản phẩm nào của bạn bị lỗi, tin tức về nó có thể lan truyền khắp thế giới ngay lập tức, làm tổn hại đáng kể đến danh tiếng thương hiệu của bạn.

Trong tình huống này, việc duy nhất thương hiệu có thể thực hiện là thu hồi sản phẩm khỏi thị trường. Có nhiều ví dụ minh họa điều này, trong đó gần đây nhất là trường hợp của Apple với iPhone 15 Pro và Pro Max. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần dự trù trước các phương án xử lý khủng hoảng truyền thông song hành với xử lý hàng lỗi để đảm bảo uy tín cũng như danh tiếng của thương hiệu.

– Năng suất thấp: Sự sụt giảm năng suất có thể là một sự phá vỡ thỏa thuận đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây không chỉ là vấn đề về số liệu mà còn là cú shock đối với doanh nghiệp. Thông kê chỉ ra rằng mất mát năng suất đang đẩy người lao động phải trả 1,8 nghìn tỷ USD/năm. doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ trễ thời hạn giao hàng và nhu cầu làm lại tăng đột ngột. Điều này trực tiếp làm tăng thời gian thực hiện và cuối cùng làm giảm sự hài lòng của khách hàng và ROI. Qua đó có thể thấy, năng suất của một doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là các con số trên sổ kế toán mà còn được phản ánh dựa trên mức độ nhận diện, uy tín và hình ảnh thương hiệu trong tâm trí khách hàng.

– Thêm thời gian lao động: Thời gian lao động là nguồn tài nguyên quý báu của doanh nghiệp, và đối mặt với vấn đề sản phẩm lỗi, chúng ta phải đối diện với thực tế không thể loại bỏ chúng một cách dễ dàng. Trong một số trường hợp như kim loại, chúng ta có thể cố gắng đúc lại sản phẩm sau khi đã sửa chữa khuyết tật, nhưng điều này đồng nghĩa với việc sử dụng lao động đa dạng để sản xuất lại cùng một sản phẩm để sản xuất cùng một sản phẩm sẽ làm tăng thêm thời gian lao động không hiệu quả và tác động xấu đến hiệu quả của quá trình sản xuất. Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý tốt thời gian lao động thông qua công tác: tối ưu quy trình xử lý hàng lỗi, tăng cường kiểm soát chất lượng, nâng cao đào tạo và kỹ năng lao động, áp dụng công nghệ hiện đại vào sản xuất và nâng cao trải nghiệm khách hàng…. chính là chìa khóa quan trọng để duy trì hiệu suất và đảm bảo rằng mọi công đoạn sản xuất diễn ra một cách mượt mà và hiệu quả.

– ROI giảm: Cuối cùng, rõ ràng là nếu sản phẩm bị lỗi của bạn đến tay khách hàng, họ có thể sẽ không mua hàng của bạn nữa. Thống kê cho thấy khách hàng có khả năng bỏ qua đối thủ cạnh tranh của bạn cao gấp 4 lần nếu vấn đề xuất phát từ sản phẩm. Và nếu điều này xảy ra, lợi tức đầu tư (ROI) của bạn sẽ bị đe dọa. Điều này đặt ra một thách thức nghiêm trọng về sự duy trì và phát triển kinh doanh, và do đó, quản lý chất lượng và giải quyết tận gốc vấn đề là rất quan trọng để bảo vệ ROI và đối mặt mọi thách thức từ thị trường.

– Đặc biệt, nếu doanh nghiệp bạn là doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu, thuộc đối tượng được miễn thuế, hoàn thuế, giảm thuế thì ắt hẳn, hơn ai hết bạn hiểu rõ tác động mạnh mẽ của những rắc rồi mà hàng NG mang lại khi bạn thực hiện kê khai hàng hóa và giải trình báo cáo quyết toán hải quan về mặt hàng NG. Điều này có tác động trực tiếp đến mức độ tuân thủ hải quan, rủi ro truy thu thuế, chấm dứt ưu đãi thuế và nhiều thách thức khác. Do vậy,

Một doanh nghiệp sản xuất sẽ phụ thuộc rất lớn vào sự thành công của sản phẩm của mình.

Và vì thế, việc trực tiếp đối mặt để xác định, đánh giá và đề xuất giải pháp khắc phục mọi vấn đề phát sinh dẫn đến lỗi hàng hóa trở nên cực kỳ quan trọng. Và quy trình xử lý hàng lỗi (NG) sau đây sẽ giúp bạn giải quyết rắc rồi trên!

Quy trình chuẩn để xử lý hàng lỗi (NG) thành công trong sản xuất

Quy trình xử lý sản phẩm lỗi trong sản xuất nếu được quản lý chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả vấn đề sản phẩm NG và đặt nền tảng cho việc cải thiện liên tục chất lượng sản phẩm, ngăn chặn lỗi tái diễn. Tùy từng sản phẩm dịch vụ và quy mô doanh nghiệp, thì mỗi doanh nghiệp sẽ sở hữu cho mình một quy trình riêng để sử lý hàng hóa bị lỗi một cách nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu nhất cho lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhung nhìn chung, hoạt động này thường được vận hành dựa trên ba nguyên lý:

Không tạo ra hoặc không gây phát sinh hàng NG.
Không đưa hoặc không để lưu xuất hàng NG tới công đoạn tiếp theo.
Trong trường hợp để phát sinh hàng NG, cần phát hiện và xử lý tại chỗ.

Thông thường, một quy trình xử lý hàng lỗi trong sản xuất được quản lý theo tám bước dưới đây:

Bước 1. Đánh giá mức độ lỗi của hàng NG

Tùy từng ngành, lĩnh vực, mà phương thức đánh giá mức độ lỗi của hàng NG sẽ có thể khác nhau. Nhưng nhìn chung, mức độ hàng lỗi gồm ba loại chính: Lỗi nhỏ, lỗi lớn, lỗi nghiêm trọng. Thông thường, các nhà sản xuất thường sử dụng Bảng giới hạn chấp nhận chất lượng (AQL) để làm cơ sở đánh giá chất lượng thành phẩm của mình.

– Lỗi sản xuất nhỏ: Nếu nói về những lỗi sản xuất nhỏ, đó thường là các vấn đề có tác động không đáng kể đến chức năng và hình thức của sản phẩm. Do đó, khả năng bạn nhận được khiếu nại từ khách hàng là rất ít do lỗi nhỏ của sản phẩm thường rất khó nhận thấy hoặc nhận thấy nhưng ở trong mức độ chấp nhận được. Trong trường hợp này, nhà sản xuất có thể áp dụng mức dung sai cao nhất (AQL) cho các lỗi nhỏ được tìm thấy trong số lượng mẫu kiểm tra.

Điển hình cho trường hợp này có thể kể đến:

Vết trầy xước: Các vết xước và vết xước nhỏ trên bề mặt sản phẩm làm bằng nhựa hoặc thủy tinh thường được phân loại là khuyết tật nhỏ, vì những khiếm khuyết này thường không được chú ý bởi nhà sản xuất.
Ghi nhãn không nhất quán: Trên mỗi sản phẩm hiện nay đều có nhãn, đặc biệt là các sản phẩm thực phẩm. Nếu có bất kỳ sự không nhất quán nào về ghi nhãn như lỗi chính tả hoặc sai lệch trong thông tin không quan trọng, thì đó được coi là một lỗi nhỏ vì nó không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Vết ố hoặc vết bẩn: Trong khi đóng gói sản phẩm, có thể sẽ để lại một số vết ố hoặc vết bẩn như dấu ngón tay, đặc biệt là trên các sản phẩm thủy tinh. Vì những dấu hiệu này có thể được làm sạch mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn cấu trúc của sản phẩm nên những khuyết tật này có thể được phân loại là lỗi nhỏ.

– Lỗi sản xuất lớn: Những lỗi lớn trong sản phẩm thường là những khuyết điểm có mức độ nghiêm trọng hơn nhiều so với lỗi nhỏ và có thể ảnh hưởng xấu đến hình thức, chức năng của sản phẩm. Hoặc có thể khiến sản phẩm trở nên vô dụng đối với khách hàng. Những khuyết điểm này có thể nhà sản xuất không phát hiện được nhưng chắc chắn sẽ được người dùng cuối chỉ ra. Điều này có thế dẫn đến xu hướng khiếu nại, trả lại hàng, hoặc yêu cầu bồi thường, đổi hàng mới. Mức dung sai (AQL) của dạng lỗi này sẽ thấp hơn so với lỗi nhỏ khi xử lý đánh giá và kiểm định.

Điển hình cho trường hợp này có thể kể đến:

Hư hỏng về cấu trúc: Những hư hỏng này nằm ở cấu trúc của sản phẩm, như kính bị nứt hoặc khung của sản phẩm bị cong.
Lỗi về điện: Các lỗi ở hệ thống dây điện bên trong hoặc các bộ phận điện của sản phẩm cũng là những lỗi lớn.
Nhiễm bẩn sản phẩm: Sự nhiễm bẩn của sản phẩm hoặc sự hiện diện của các yếu tố lạ trong sản phẩm như thực phẩm là những khiếm khuyết lớn.

– Lỗi nghiêm trọng: Có một sự khác biệt rất nhỏ giữa các khiếm khuyết lớn và nghiêm trọng. Không giống như các lỗi nghiêm trọng, khi sản phẩm có thể không hoạt động như mong đợi hoặc vẫn có thể có một số chức năng, các sản phẩm bị lỗi nghiêm trọng sẽ không còn tác dụng gì nữa. Một sản phẩm bị lỗi nghiêm trọng thậm chí có thể gây hại cho người dùng. Do vậy, nếu không may sản phẩm được phân phối ra thị trường, doanh nghiệp có thể đứng trước nguy cơ bị kiện, thu hồi và bị tẩy chay sản phẩm.

Điển hình cho trường hợp này có thể kể đến:

Lỗi hóa học: Các sản phẩm như sản phẩm chăm sóc da hoặc thực phẩm có thể gây ra vấn đề sức khỏe cho khách hàng có thể được phân loại là lỗi nghiêm trọng.
Lỗi hỏng: Sản phẩm bị hỏng hoàn toàn và không sử dụng được đối với người sử dụng là lỗi nghiêm trọng.

>>Xem thêm:

Bước 2. Phân loại sản phẩm NG

Công đoạn này có mối liên hệ chặt chẽ với bước trước đó. Thông thường, các nhà sản xuất sẽ phân loại hàng NG của họ thông qua một danh sách các khiếm khuyết trong sản phẩm kèm theo mức độ lỗi cho phép tương ứng. Những người quản lý QC có thể sử dụng phiếu kiểm tra (Check Sheet) – một trong 7 QC Tools để thực hiện phân loại sản phẩm NG.

Minh họa phiếu kiểm tra Check Sheet phân loại sản phẩm dựa trên loại lỗi và mức độ lỗi của hàng NG

Việc phân loại sản phẩm NG giúp doanh nghiệp sản xuất không chỉ kiểm soát được chất lượng nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp của họ, mà còn đảm bảo hoạt động kiểm tra chất lượng hàng hóa được thực hiện hiệu quả, giảm thiểu rủi ro hàng lỗi đến tay khách hàng.

Bước 3. Cách ly các sản phẩm bị hư hỏng hoặc bị lỗi

Bước tiếp theo là cách ly các sản phẩm bị hư hỏng hoặc bị lỗi khỏi phần còn lại trong kho của bạn. Bạn nên có một khu vực hoặc thùng riêng dành cho các sản phẩm bị hư hỏng hoặc bị lỗi, đồng thời dán nhãn rõ ràng cho biết loại và mức độ hư hỏng hoặc khiếm khuyết, ngày phát hiện cũng như nguồn gốc hoặc điểm đến của sản phẩm. Bạn cũng nên cập nhật hồ sơ tồn kho của mình để phản ánh sự thay đổi về trạng thái và số lượng của sản phẩm. Bằng cách cách ly các sản phẩm bị hư hỏng hoặc bị lỗi, bạn có thể tránh nhầm lẫn chúng với các sản phẩm tốt và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xử lý tiếp theo. Đồng thời, xác định công đoạn và bộ phận tương ứng có liên quan đến từng nhóm hàng NG.

Bước 4. Báo cáo cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp

Các sản phẩm NG theo nhóm được chuyển đến các bộ phận tương ứng, kèm theo thông tin về mức độ lỗi của sản phẩm. Tại đây, các bộ phận liên quan tiến hành phân tích sản phẩm lỗi để có biện pháp xử lý phù hợp.

Bước 5. Quyết định phương pháp xử lý hàng lỗi NG là gì?

Bộ phận phụ trách, những người là những người đảm nhận trọng trách lớn trong việc giữ gìn và nâng cao chất lượng sản phẩm, họ thường đối mặt với ba quyết định chủ chốt, tạo nên một hành trình “chữa cháy” một cách kịp thời, vừa tối ưu nguồn lực, tiết kiệm thời gian, chi phí vừa đảm bảo hàng hóa được duy trì ở trạng thái tốt nhất như tiêu chuẩn đã đặt ra.

– Đầu tiên, khi đối với sản phẩm có thể sửa tay: Chúng ta có thể trực tiếp sửa chữa tại chỗ để đảm bảo yêu cầu chất lượng và kịp thời.

– Đối với sản phẩm được đặc cách sử dụng: Thường là những vật phẩm lỗi ở mức độ nhỏ, dù không đạt chất lượng yêu cầu nhưng nhìn chung không gây ảnh hưởng đến chức năng của sản phẩm cuối nên được đặc cách để tiếp tục sử dụng.

– Đối với sản phẩm lỗi nhẹ có thể sửa quy cách: Các sản phẩm này mắc khiếm khuyết ở mức độ chấp nhận được và được cân nhắc thành sản phẩm đạt yêu cầu hoặc được chuyển sang sử dụng cho một số sản phẩm đặc biệt nếu phù.

– Đối với sản phẩm lỗi (thuộc mức độ lỗi lớn): Doanh nghiệp sẽ quyết định tiêu hủy những sản phẩm lỗi nặng để đảm bảo không có sản phẩm không đạt chất lượng lớn nào đi ra thị trường.

*Đối với công tác xử lý, tiêu hủy sản phẩm lỗi, nhà sản xuất sẽ phải đối mặt với rất nhiều rủi ro, đặc biệt là các rủi ro về mặt pháp lý. Điều này đỏi hỏi doanh nghiệp cần xử lý hàng lỗi một cách sinh thái, tiết kiệm nhưng vẫn bảo vệ được môi trường và thương hiệu của mình.

Bước 6. Thực hiện xử lý hàng NG

Do đó, hàng NG sau khi được xếp vào bốn nhóm trên sẽ được doanh nghiệp tiến hành sửa chữa hoặc tiêu hủy một cách chiến lược.

Thứ nhất: Đối với việc phải sửa chữa sản phẩm lỗi

Nếu sản phẩm bị hư hỏng hoặc khiếm khuyết nhỏ và có thể được khắc phục dễ dàng một cách tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể chọn sửa chữa sản phẩm và trả lại cho kho hoặc khách hàng của mình. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể phục hồi sản phẩm và giảm thiểu thiệt hại mã hàng lỗi gây ra. Tuy nhiên, song song với đó, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng sản phẩm được sửa chữa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và thông số kỹ thuật của sản phẩm gốc.

Mỗi doanh nghiệp sản xuất sẽ có cách xử lý và sửa chữa hàng lỗi riêng tùy theo kỹ thuật và các yếu tố cần hoàn thiện của một sản phẩm. Tuy nhiên để giúp doanh nghiệp sửa chữa sản phẩm lỗi một cách hiệu quả, doanh nghiệp có lưu ý thêm các điểm sau đây:

– Tuân thủ Chỉ Dẫn của Người Quản Lý: Luôn tuân thủ đúng theo chỉ dẫn của người quản lý khi tiến hành sửa chữa sản phẩm lỗi, để đảm bảo việc thực hiện đúng quy trình và tiêu chí chất lượng.

– Xây Dựng Bảng Hướng Dẫn Chi Tiết: Trước khi bắt đầu sửa chữa, cần xây dựng một bảng hướng dẫn chi tiết về các bước sửa chữa để đảm bảo quá trình diễn ra mạch lạc và hiệu quả, giúp nhân viên thực hiện công việc một cách chính xác.

– Sự Đồng Thuận về Kích Thước: Trong trường hợp sửa chữa liên quan đến kích thước, cần có sự đồng thuận từ nhân viên kiểm tra và người đứng đầu bộ phận kiểm tra, để đảm bảo rằng các điều chỉnh đều đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.

– Kiểm Tra Sản Phẩm Đầu Tiên Sau Sửa Chữa: Sau khi hoàn thành sửa chữa, quan trọng nhất là phải kiểm tra sản phẩm đầu tiên theo cách triển khai như đã mô tả trong đoạn bạn vừa tham khảo. Điều này đảm bảo rằng sản phẩm đã được khắc phục lỗi và đáp ứng đúng yêu cầu chất lượng.

Thứ hai: Đối với việc tiêu hủy sản phẩm bị lỗi

Với cương vị ban lãnh đạo bạn hiểu rõ hơn ai hết những rủi ro phát sinh có thể xảy ra trong quá trình tiêu hủy hàng hóa bị lỗi như:

+ Các sản phẩm được đưa đến bãi rác trước khi bị tiêu hủy hoàn toàn vẫn có thể được bán lại hoặc sử dụng bất hợp pháp. Vì những sản phẩm này kém chất lượng tiêu chuẩn của sản phẩm của nhà sản xuất nên có thể gây ra nhiều thiệt hại cho thương hiệu của nhà sản xuất.

+ Các sản phẩm có tiềm ẩn và nguy cơ không an toàn cho người tiêu dùng nếu không kịp thời thu hồi khỏi thị trường, rất có thể khiến doanh nghiệp phải chịu trách nghiệp phát lý trước những sự cố và thiệt hại do sản phẩm gây ra (cháy nổ, mất an toàn phực phẩm,…)

Và cách thức giúp doanh nghiệp tiêu hủy hoàn toàn hàng lỗi một cách hiệu quả có thể kể đến như:

– Cắt nhỏ hoặc nghiền nát các sản phẩm bị lỗi của bạn: Bằng cách băm nhỏ hoặc nghiền nát các sản phẩm hỏng hoặc hết hạn, bạn đảm bảo chúng không thể được bán hoặc sử dụng nữa. Tuy nhiên, sau khi băm nhỏ hoặc nghiền nát, nhà sản xuất vẫn cần phải xử lý chất thải nên việc xử lý sản phẩm bị lỗi không dừng lại ở đây.

– Thiêu hủy các sản phẩm bị lỗi của bạn: Sản phẩm bị lỗi có thể được gửi trực tiếp đến lò đốt. Tuy nhiên, với phương pháp này, toàn bộ sản phẩm sẽ bị lãng phí và không có gì được tái chế. Nếu sản phẩm có chứa bất kỳ chất lỏng nào, việc đưa chúng đi đốt cũng sẽ tốn kém vì giá trị cháy rất thấp.

– Tái chế các sản phẩm bị lỗi của bạn: Thông thường, nếu các sản phẩm bị lỗi được tách thành các bộ phận riêng lẻ thì các bộ phận đó có thể được tái chế. Điều này ngụ ý rằng việc tách nội dung và bao bì khỏi thực phẩm, đồ uống hoặc mỹ phẩm bị dán nhãn sai hoặc hết hạn sẽ chuẩn bị cho chu trình tái chế và thực phẩm hoặc đồ uống đó có thể được sử dụng làm thức ăn chăn nuôi hoặc sản xuất khí sinh học.

– Một lưu ý nhỏ nữa mà TACA không thể không nhắc đến đó là:

+ Khi lựa chọn cách xử lý việc tiêu hủy sản phẩm bị lỗi theo cách tiết kiệm và sinh thái nhất, có một số yếu tố cần xem xét. Nếu bạn chọn nghiền hoặc cắt nhỏ sản phẩm, bạn sẽ cần một số thiết bị cho việc này, tại chỗ hoặc bạn sẽ phải vận chuyển nguyên liệu đến máy nghiền hoặc máy hủy. Nếu muốn tách riêng và tái sử dụng các thành phần riêng lẻ của sản phẩm, bạn cũng sẽ cần có thiết bị có thể trợ giúp bạn thực hiện quy trình này một cách hiệu quả.

+ Một yếu tố khác cần tính đến là nhân lực cần thiết để xử lý việc tiêu hủy và việc thực hiện việc tiêu hủy bằng tay hay bằng máy là hợp lý.

+ Cuối cùng, bạn cần xem xét chi phí vận chuyển sản phẩm trước và sau khi tiêu hủy để đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả của phương pháp chọn lựa.

Bước 7. Truy tìm nguyên nhân dẫn đến hàng NG

Hàng lỗi chủ yếu được sản xuất ra do lỗi trong quá trình tạo ra một đơn vị sản phẩm cụ thể khiến nó không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng mà sản phẩm được thiết kế đáp ứng. Theo thống kê, 73% khách hàng liên quan đến trải nghiệm của họ với chất lượng sản phẩm. Vì vậy, điều quan trọng là nhà sản xuất phải tìm ra nguyên nhân chính gây ra lỗi.

Có nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến một sản phẩm lỗi. Đó có thể là do chất lượng không đảm bảo của máy móc, do tay nghề hoặc/và ý thức công việc của công nhân còn chưa cao, quy trình sản xuất còn nhiều lỗ hổng hoặc cũng có thể xuất phát từ môi trường làm việc không đảm bảo để người lao động hoàn thành tốt công việc của mình. Việc truy tìm nguyên nhân dẫn đến sản phẩm lỗi giúp doanh nghiệp đánh giá lại chất lượng trong từng khâu sản xuất và từ đó có những biện pháp ngăn ngừa sai, lỗi có thể xảy ra trong tương lai.

Một số nguyên nhân chính gây ra rỗi sản phẩm trong quá trình sản xuất có thể điểm đến:

– Thiết kế tồi: Một trong những nguyên nhân chính gây ra lỗi trong sản xuất phát sinh từ thiết kế. Lỗi thiết kế có thể là do vấn đề ở một số vật liệu, hóa chất hoặc quy trình được sử dụng để sản xuất sản phẩm. Do đó sự hiểu biết sâu sắc cẩn thận của đội ngũ thiết kế là cần thiết để đảm bảo chất lượng thiết kế tối ưu.

– Tiếp thị kém: Khiếm khuyết trong sản phẩm không phải lúc nào cũng trực tiếp. Chúng cũng có thể là gián tiếp. Một ví dụ về điều này là khiếm khuyết tiếp thị. Các sản phẩm có thể có chất lượng tốt. Tuy nhiên, cách chúng được tiếp thị có thể khiến chúng bị lỗi đối với khách hàng của bạn.

– Yếu tố sản xuất: Trong quá trình sản xuất có thể có một số nguyên nhân gây ra lỗi và hầu hết đều là do vô ý. Nó có thể là do lỗi của con người, trục trặc máy móc, thay đổi quy trình thường xuyên, … Vì những khiếm khuyết này có thể không được chú ý trong toàn bộ dây chuyền sản xuất, nên cuối cùng nó có thể dẫn đến một số thách thức trong hoạt động, như thu hồi sản phẩm khỏi thị trường, chi phí sản xuất hoặc cải chính tăng thêm, giảm khả năng giữ chân khách hàng, … Do đó, các quy trình sản xuất cần được hỗ trợ bằng các công nghệ như: AR để kiểm tra chất lượng, in 3D để tạo mẫu và ERP để tự động hóa các tác vụ thông thường…

– Các khía cạnh môi trường: Lỗi của con người có thể gây ra 80% lỗi về chất lượng trong sản xuất. Tuy nhiên, con người không phải là mắt xích yếu nhất trong quá trình này. Một số yếu tố môi trường dẫn đến lỗi sản phẩm, như độ ẩm, nhiệt độ và các khía cạnh môi trường khác trong nhà máy. Vì vậy, cần phải kiểm tra máy móc và dữ liệu của nó thường xuyên. Cảm biến IoT có thể được sử dụng để thu thập và phân tích dữ liệu đó từ máy.

– Đào tạo không đúng cách: Lỗi của con người là một trong những nguyên nhân chính gây ra lỗi trong sản xuất. Vì vậy, nếu không có bất kỳ sự đào tạo bài bản nào, việc tuyển dụng công nhân mới vào nhà máy sẽ là một rủi ro lớn. Cho dù đó là lắp ráp máy, sửa chữa, bảo trì hay hỗ trợ từ xa, công nhân đều phải được đào tạo để xử lý các công việc. Không chỉ những công nhân mới mà cả những nhân viên lớn tuổi cũng cần được đào tạo về các máy móc hỗ trợ công nghệ mới.

Bước 8. Thực hiện phương án phòng chống sai lỗi và cải tiến liên tục

– Trong chiến lược quản lý chất lượng, các doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống phòng chống sai lỗi Poka Yoke với mục đích loại bỏ các khuyết tật của sản phẩm bằng cách ngăn ngừa, sửa chữa hoặc cảnh báo kịp thời khi chúng xảy ra.

– Trong khi đó, cải tiến liên tục (Kaizen) sẽ góp phần nâng cao chất lượng, giảm lãng phí trong sản xuất, từ đó giảm thiểu lỗi sai và hàng NG thông qua những cải tiến nhỏ nhưng có tính thường xuyên và liên tục.

Việc kết hợp hai phương án này giúp doanh nghiệp phát hiện các sai lỗi trong sản xuất hàng hóa, chủ động giảm thiểu rủi ro sản xuất hàng lỗi, đồng thời có những phương án tối ưu để xử lý hàng lỗi hiệu quả.

>>Xem thêm:

Chiến lược giảm hàng lỗi (NG) trong từng giai đoạn sản xuất

Để phát triển sản phẩm của riêng mình, mỗi công ty sản xuất đều tuân theo bộ quy tắc riêng của mình. Sản phẩm được sản xuất bằng nguyên liệu thô, linh kiện, thiết bị gia công. Các sản phẩm khác nhau thường có chất lượng khác nhau. Vì nhiều lý do, đôi khi có thể có một vài sản phẩm bị lỗi trong số những sản phẩm hoạt động hoàn hảo.

Khi mức độ sản phẩm bị lỗi được chuyển đến khách hàng quá cao, có thể gây ảnh hưởng tiêu cực nghiêm trọng đến hình ảnh và danh tiếng thương hiệu. Điều này có thể làm giảm doanh số bán hàng trong tương lai. Do đó, lợi ích tốt nhất của nhà sản xuất là phải chú ý đến số lượng sản phẩm bị lỗi được sản xuất.

Có một số cách để giảm thiểu khuyết điểm. Những chiến lược này có thể được chia thành chiến lược giai đoạn đầu và chiến lược giai đoạn cuối. Chiến lược giai đoạn đầu tập trung vào việc loại bỏ các khiếm khuyết trước khi quá trình sản xuất bắt đầu. Các chiến lược ở giai đoạn cuối thường liên quan đến việc sử dụng các phương pháp khoa học để giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất.

1. Các chiến lược giai đoạn đầu để giảm thiểu khuyết tật:

– Thiết kế sản phẩm: Đôi khi thiết kế sản phẩm kém có thể dẫn đến lỗi sản phẩm. Sẽ rất hữu ích khi thu hút sự tham gia của các kỹ sư sản xuất càng chặt chẽ càng tốt ngay từ đầu vì họ có thể dự đoán các lĩnh vực tiềm ẩn cần quan tâm ngay ở giai đoạn phát triển ban đầu. Kinh nghiệm sản xuất mà các kỹ sư sản xuất/chế tạo này có được có thể là vô giá đối với nhóm phát triển và có thể giúp công ty tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc. Sự tham gia của một nhóm kỹ sư liên ngành trong quá trình phát triển sản phẩm là một cách để giảm thiểu các khiếm khuyết trong sản xuất trong tương lai.

– Tính linh hoạt trong quy trình sản xuất: Có mức độ linh hoạt phù hợp trong quá trình sản xuất có thể là một trong những cách để giảm thiểu sai sót. Một cách tiếp cận đổi mới trong sản xuất có thể hữu ích và mới mẻ cho công ty. Ví dụ: xác định những phần sản xuất nào nên thuê ngoài so với thực hiện nội bộ. Đôi khi cần có một quy trình sản xuất mới để xác định chất lượng sản phẩm và giảm thiểu khuyết tật.

– Sử dụng Công nghệ (Sản xuất Thông minh): Các công ty sản xuất lớn đang sử dụng mô hình hóa hoặc mô phỏng máy tính hoặc các dịch vụ CNTT khác để phát hiện lỗi sản phẩm và xử lý chúng trong giai đoạn đầu của quy trình sản xuất. Việc sử dụng công nghệ như thế này có thể đưa ra thử nghiệm thực tế về các kịch bản sản xuất trong thế giới thực và giúp xác định sớm các vấn đề.

2. Chiến lược giai đoạn cuối để giảm thiểu khuyết tật:

– Thực hiện các biện pháp phòng ngừa: Thực hiện các hành động phòng ngừa như thay thế các thiết bị và máy móc lỗi thời luôn cần sửa chữa hoặc bảo dưỡng có thể được chứng minh là một động thái sản xuất thông minh. Đảm bảo rằng tất cả các máy móc vận hành đều hoạt động hoàn hảo cũng là một bước cảnh báo tốt

– Kiểm tra: Các công ty nên kiểm tra quy trình sản xuất thường xuyên để xác định nguyên nhân gốc rễ của lỗi. Ngày nay, các công nghệ như công nghệ siêu âm, kiểm tra hạt, kiểm tra độ rung và điện trở nhằm giảm thiểu các khuyết tật trong quá trình sản xuất đã sẵn có một cách dễ dàng và nên được sử dụng.

– Duy trì kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt: Sự đổi mới trong thiết kế sản phẩm sẽ trở nên vô ích khi dây chuyền sản xuất không được kiểm tra thường xuyên. Bạn có thể thành lập một nhóm kiểm soát chất lượng để chịu trách nhiệm đảm bảo rằng quá trình sản xuất tuân theo các quy tắc nghiêm ngặt ở mọi giai đoạn. Nhóm kiểm soát chất lượng có thể sử dụng phương pháp Six Sigma để giảm lỗi sản phẩm và đảm bảo chất lượng tốt hơn.

– Luồng giao tiếp: Một thế mạnh lớn của bất kỳ công ty hoạt động tốt và có ý nghĩa nào là giao tiếp. Việc liên lạc thường xuyên giữa nhân viên sản xuất với các nhân viên và kỹ sư thiết kế sản phẩm khác là điều cần thiết và giúp xác định và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Làm việc theo nhóm này có thể giúp mang lại hiệu quả cao hơn và có thể giảm thiểu đáng kể các khiếm khuyết.

Một nhóm phát triển liên ngành và một dây chuyền sản xuất được giám sát tốt tạo thành nền tảng của bất kỳ quy trình sản xuất nào. Nếu nền tảng vững chắc thì toàn bộ nền tảng sản xuất của bạn sẽ vững chắc. Nhanh chóng xác định nguyên nhân gốc rễ của các sản phẩm bị lỗi, tổ chức một nhóm xung quanh chúng và phát triển các chiến lược giải quyết vấn đề cũng như cải thiện hiệu suất có thể đưa các công ty sản xuất của bạn đạt đến tầm cao hơn. Các công cụ như Six Sigma , ISO 9000, Quản lý chất lượng toàn diện và Phương pháp 5 ‘S’ là một số công cụ mạnh mẽ và hiệu quả nhất hiện có trên thị trường mà các nhà sản xuất có thể sử dụng để giảm thiểu sai sót trong quy trình sản xuất của họ.

Như vậy, qua quá trình đi sâu vào quy trình xử lý hàng lỗi trong sản xuất trên, TACA đã mang đến cho doanh nghiệp góc nhìn cận cảnh về từng bước giúp bạn cải thiện hệ thống xử lý và kiểm soát hàng lỗi trong doanh nghiệp. Từ một câu hỏi đơn sơ “NG là gì?”, chúng tôi đã đồng hành cùng bạn để cung cấp những giải pháp tối ưu hóa hiệu suất sản xuất, ngăn chặn rủi ro tiềm ẩn từ hàng lỗi, đồng thời đề xuất giải pháp linh hoạt nhằm cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng tầm thương hiệu của doanh nghiệp bạn.

Bên cạnh đó việc kê khai và xử lý thông số hàng NG trong báo cáo quyết toán hải quan cũng mang lại không ít rắc rối cho các doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực sản xuất, xuất khẩu. Và theo bạn điều gì ảnh hưởng đến tính minh bạch của chứng từ kê khai hàng lỗi? Cách thức kê khai, giải trình số liệu hàng lỗi nào là tốt cho bạn trong quá trình rà soát báo cáo quyết toán hải quan? Hãy liên hệ ngay với chuyên gia tư vấn Hải quan của TACA ngay hôm nay để nhận được sự đánh giá và đề xuất giải pháp chiến lược tối ưu nhất!