Lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho: Case study ngành bán lẻ

Mục tiêu chính của việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế là đồng bộ hóa số lượng mặt hàng trong kho với số lượng trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn. Cụ thể hơn, kiểm kê hàng tồn kho chính xác sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được giá trị của hàng tồn trong thời điểm hiện tại và xác định giá thành – khả năng năng dự báo lợi nhuận tương lại rõ ràng hơn. Trong ngắn hạn việc kiểm kho đầy đủ và phù hợp còn tối ưu hóa dòng vốn lưu động của doanh nghiệp vào các hoạt động xứng đáng và có những điều chỉnh chênh lệnh giữa sổ sách và thực tế phù hợp. 

Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê kho hàng phù hợp từ đầu sẽ quyết định toàn bộ kế hoạch kiểm kho. Vậy doanh nghiệp của bạn phù hợp với các cách phân tích và phương pháp kiểm kho nào, những rủi ro khi thiếu kế hoạch kiểm kho và trong một trường hợp cụ thể (doanh nghiệp bán lẻ) việc áp dụng phương pháp kiểm kho tối ưu ra sao, hay cùng Taca đi hết bài phân tích dưới đây.

Lựa chọn phương pháp kiểm kê kho hàng phù hợp với loại hình doanh nghiệp

Tất cả nhà bán lẻ, nhà sản xuất, nhà phân phối và các doanh nghiệp thương mại điện tử đều cần phải kiểm đếm hàng tồn kho. Ngay cả những doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho nhỏ cũng cần biết mình đang nắm giữ tồn kho với số lượng bao nhiêu, SKUs nào đang thiếu hụt trên kệ và SKUs nào cần bổ sung thường xuyên hơn.

Có hai phương pháp kiểm kê kho hàng thường gặp 

• Kiểm kê tồn kho thường xuyên (theo thực tế phát sinh) 

Tần suất kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng hóa. Ưu điểm của phương pháp này nắm bắt được chính xác số lượng hàng tồn kho vào bất cứ thời điểm nào, hạn chế tối đa tình trạng chênh lệch hay thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên, việc này khá tốn thời gian lẫn nhân lực.

• Kiểm kê tồn kho định kỳ: chỉ cần tập trung nguồn nhân lực vào 1 vài thời gian nhất định. Tuy nhiên nhược điểm là khó nắm bắt tình hình kho liên tục. 

Phương pháp kiểm kho thường xuyên (theo thực tế) thường được áp dụng cho các ngành hàng như điện thoại điện máy, gia dụng…có giá trị sản phẩm cao, hay ngành hàng nông sản, nhà thuốc với đặc trưng có nhiều lô và hạn sử dụng ngắn ngày…Còn phương pháp định kỳ phù hợp với những cửa hàng có nhiều mặt hàng, mẫu mã và sản phẩm nhưng giá trị không quá cao như thời trang, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, nội thất,…

Lựa chọn chu kỳ kiểm kê hàng tồn kho (1 năm 1 lần, 6 tháng 1 lần)  sẽ phụ thuộc vào vòng quay hàng tồn kho của công ty trong quá trình khi đảm bảo số lượng hàng tồn kho chính xác mà không cần kiểm toán đầy đủ.Những công ty xử lý ít đơn hàng hơn không cần tiến hành kiểm tra thường xuyên. Các công ty siêu lớn hơn thường lựa chọn hệ thống kiểm kê hoàn toàn tự động. Vì vậy họ không cần phải thực hiện việc đếm hàng tồn kho theo cách thủ công. 

Miễn là doanh nghiệp có hệ thống kiểm kê được vi tính tốt, việc đếm hàng tồn kho theo chu kỳ cố định sẽ giúp tiết kiệm tiền và tăng độ chính xác của việc đếm. Nhiều chủ doanh nghiệp chọn phương pháp này vì việc kiểm kê theo thực tế hàng năm phúc tạp hơn rất nhiều và do đó có nguy cơ xảy ra sai sót cao hơn. 

Tuy nhiên ngay cả khi bạn có hệ thống tự động quản lý hàng tồn kho của mình, bạn cũng cần phải thực hiện ít nhất một số hoạt động kiểm kê thực tế. Hệ thống máy tính không thể thay thế việc đếm hàng tồn kho vật lý. Hãy thực hiện một số kiểm tra ngẫu nhiên thực tế kết hợp sử dụng phần mềm. 

Việc tính toán kiểm kho đầy đủ phải được thực hiện vào cuối năm tài chính, mặc dù kế toán viên của bạn thường khuyên bạn là nên thực hiện vào giữa năm tài chính. Một số thời điểm khác được để tiến hành quy trình kiểm kê đầy đủ đó là trước khi bạn bán doanh nghiệp hoặc sau những thời gian bận rộn – ví dụ, kỳ nghỉ lễ. 

Như vậy, tùy thuộc vào nhu cầu cũng như nguồn lực của mỗi cửa hàng mà chủ kinh doanh có thể lựa chọn cho mình phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. Tuy nhiên dù lựa chọn phương pháp nào thì cũng hãy ghi nhớ và thực hiện theo quy trình kiểm kê hàng tồn dưới đây để đạt được hiệu suất cao nhất.

Ví dụ:

Các doanh nghiệp có nhiều hàng tồn kho như nhà phân phối sẽ được hưởng lợi từ hệ thống kê khai thường xuyên. Hệ thống này không chỉ làm hài lòng kiểm toán mà còn đảm bảo sản phẩm được đặt đúng nơi và đúng thời điểm khi doanh nghiệp cần. Trong trường hợp hệ thống kiểm kê định kỳ dựa vào số lượng thực tế không thường xuyên, hệ thống kê khai thường xuyên sẽ liên tục theo dõi số dư hàng tồn kho và tự động cập nhật bản ghi hàng tồn kho khi các mặt hàng được xuất bán hoặc nhập kho.

Một công ty may mặc phải đáp ứng những thay đổi sở thích thường xuyên của người tiêu dùng cần có một phương pháp đếm hàng tồn kho mạnh mẽ, để tránh bị tồn đọng quá nhiều từ các bộ sưu tập cũ. Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho được nâng cấp, các công ty may mặc có thể thực hiện các thay đổi nhanh hơn đối với danh mục sản phẩm của mình, theo dõi xu hướng của các mặt hàng mới và tạo không gian trống trong kho hoặc sàn bán lẻ.

Còn với Các công ty thực phẩm và đồ uống(F&B), đối mặt với một khối lượng lớn hàng hóa dễ hư hỏng, các công ty này phải thường xuyên kiểm kê hàng hóa đang nằm trong kho  – đặc biệt là những mặt hàng mà thời hạn sử dụng có thể sắp hết và gần hư hỏng. 

Thách thức và rủi ro khi thiếu chiến lược và phương pháp kiểm kho 

Một số rào cản lớn khiến quy trình kiểm kê kho hàng được nhiều doanh nghiệp nêu ra khi bắt đầu quy trình đó là chúng chiếm rất nhiều thời gian và nguồn lực; khó mở rộng quy mô khi số lượng hàng quá lớn; hoặc việc tạm dừng tất cả hoạt động (thực hiện đơn hàng, vận chuyển đơn hàng,..),…

Hoặc trong quá trình kiểm kho, bỏ qua một số “điểm thắt cổ chai” trong chiến lược kiểm kê có thể khiến quy trình bị “đứt gánh giữa đường”:  

Không chuẩn bị trước không gian lưu trữ. Đây là sai lầm phổ biến của doanh nghiệp khi thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn. Việc không dự tính cụ thể về không gian kho lưu trữ sẽ gây nên một số vấn đề như: mất thời gian bốc dỡ hàng, hàng hóa lộn xộn khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn.

Một dấu hiệu cơ bản của việc chuẩn bị không đầy đủ là không có bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho, trong đó thể hiện các phần có thể kiểm kê được và vị trí của chúng. Điều này sẽ dẫn tới những khó khăn và bất cập trong việc sắp xếp không gian kho, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có nhiều loại mặt hàng tồn kho khác nhau. Mặc dù có vẻ cơ bản, nhưng sự chuẩn bị nhỏ nhặt này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều giờ đau đầu khi tìm kiếm hàng hóa.

Không xử lý lỗi phát sinh trong quá trình kiểm kê kho hàng. Thông thường trong quá trình kiểm kê sẽ phát sinh một số lỗi do sản phẩm, nhân sự kiểm kê, phương án kiểm kê,.v.v. Các lỗi này dù lớn hay nhỏ cũng cần xử lý kịp thời trước khi đưa ra kết quả kiểm kê hàng tồn cuối cùng. Đặc biệt lỗi chênh lệch giữa kiểm kê thực tế so với báo cáo cần được chú ý. Bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có khả năng tiêu tốn chi phí để mua thêm hàng tồn kho, v.v…

Không chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho, hàng không rõ nguồn gốc. Xử lý hàng tồn kho cần có sự chuẩn bị trước về các thủ tục, tài liệu liên quan. Hoạt động này nhằm giải phóng không gian kho bãi nhanh chóng hơn, tăng diện tích lưu trữ, đem lại hiệu quả quản lý kho tốt hơn. 

Đối với những doanh nghiệp bán lẻ, để thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho họ cần thiết lập một kế hoạch rõ ràng cho việc di chuyển hàng tồn kho. Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc chuyển giao hoặc vận chuyển hàng tồn kho nên được lưu trữ cẩn thận, giải quyết trước khi kiểm kê hàng tồn kho và sẵn sàng cho quá trình đối chiếu sau đó.

3 loại mặt hàng tồn kho không rõ ràng phổ biến nhất hiện nay trong các doanh nghiệp bao gồm: 

• Hàng tồn kho không rõ xuất xứ: hàng hóa không rõ nguồn gốc hay không có các tài liệu lưu trữ trong quá trình xuất nhập về nhà kho
• Hàng tồn kho lưu trữ quá lâu: những mặt hàng được lưu trữ trong kho một thời gian dài vì một số tiêu chí chưa phù hợp với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp hay chất lượng hàng cần phải kiểm tra lại. 
• Hàng tồn kho còn sót lại sau quá trình sản xuất: những mặt hàng dư thừa còn sót lại sau quá trình được lưu trữ để lần sau tiếp tục dùng, giảm thiểu lãng phí tài nguyên NVL. 

Vậy nên doanh nghiệp sản xuất nên sử dụng một kho riêng biệt để làm kho lưu trữ cho những mặt hàng tồn kho không rõ ràng và cử người chịu trách nhiệm riêng. 

Kiểm kê hàng tồn kho theo đầu mục lớn thay vì kiểm soát nhỏ lẻ

Thông thường, việc kiểm kê hàng tồn kho thường chỉ tập trung vào các hạng mục lớn của sản phẩm mà không đi vào chi tiết mẫu mà từng loại dễ dẫn đến các thiếu sót trong kết quả cuối cùng. Nhưng có một số ngành kiểm kho theo đơn vị sẽ tối ưu hơn

Ví dụ

Để tiết kiệm thời gian, thường người phụ trách sẽ chỉ kiểm kê kho hàng theo từng kệ đỡ thay vì kiểm kê hàng tồn kho chi tiết từng chiếc áo trong kệ đỡ đó. Kết quả kiểm kho cho thấy có 20 chiếc áo trong kệ đó, còn việc kiểm kê chi tiết lại cho thấy từ kệ đỡ đó có 10 chiếc áo cỡ M, 5 chiếc cỡ L và 5 chiếc cỡ XL. Điều này có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nắm bắt các mặt hàng nhỏ lẻ và không tận dụng được tối ưu các hàng tồn kho có sẵn.  

Nếu nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không được đào tạo một cách phù hợp về những nhiệm vụ kiểm kê hàng tồn kho và họ có nghĩa vụ phải kiểm kê như thế nào, thì quá trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp sẽ dễ xảy ra đứt gãy

9 công cụ sắc bén để phân tích kết quả kiểm kê hàng tồn kho 

Doanh nghiệp có thế sử dụng các công cụ phân tích dưới đây để quy trình kiểm kho diễn ra suôn sẻ và kết quả được chính xác

Chúng tôi đã giúp doanh nghiệp bán lẻ xây dựng quy trình kiểm kho nhanh chóng, chính xác và tối ưu chi phí như thế nào

Chúng tôi không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt khó khăn khi kiểm tra hàng tồn kho trong ngắn hạn, giải thích đưa ra tư vấn về các quy trình và số liệu kiểm kho. Hai năm sau khi hợp tác cùng Taca đã mang lại sự thay đổi căn bản cho doanh nghiệp, họ hình dung và tổ chức lại các quy trình, hoạt động cộng tác và hợp tác phòng ban trong doanh nghiệp. 

Quy trình kiểm kho chúng tôi đã tư vấn cho đối tác là doanh nghiệp bán lẻ: 

Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp sẽ cần có một quy trình kiểm kho riêng biệt đáp ứng nhu cầu và những điểm riêng biệt mà chỉ doanh nghiệp đó mới có. Quy trình kiểm kê mà chúng tôi tư vấn cho doanh nghiệp bán lẻ phía trên chưa chắc đã phù hợp với tất cả doanh nghiệp bán lẻ hoặc với các doanh nghiệp ở ngành nghề khác. 

Tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại đây: 

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình quản lý hàng tồn kho

Taca Business Consulting,