Hồ sơ đăng ký thuế: Ai phải nộp hồ sơ đăng ký thuế và doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ nào?

Hồ sơ đăng ký thuế là một phần không thể thiếu trong quá trình thành lập và vận hành của bất kỳ cá nhân hay tổ chức kinh doanh nào. Việc hoàn thiện hồ sơ đăng ký thuế không chỉ giúp cơ quan thuế nhận diện thông tin người nộp thuế một cách chính xác mà còn đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Đối với doanh nghiệp, các thông tin như tên công ty, trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh và người đại diện pháp luật sẽ được kê khai đầy đủ. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế riêng biệt, đây cũng chính là mã số đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ có mã số thuế, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện các thủ tục thuế, xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác và tuân thủ pháp luật một cách chuyên nghiệp.

Doanh nghiệp nào phải nộp hồ sơ đăng ký thuế?

Theo Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, đối tượng phải nộp hồ sơ đăng ký thuế được quy định cụ thể như sau:

Thứ nhất, Người nộp thuế là doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông. 

Nghĩa là doanh nghiệp đăng ký thuế cùng lúc với các thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, hoặc đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các quy định pháp luật khác liên quan. Đây là quy trình đăng ký đồng thời, giúp giảm bớt các thủ tục hành chính cho doanh nghiệp mới.

Thứ hai, Người nộp thuế thuộc không thuộc trường hợp nêu trên thực hiện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế.

Cụ thể hơn, nhóm doanh nghiệp phải đăng ký thuế trực tiếp bao gồm các trường hợp như sau:

(1) Tổ chức kinh tế đặc thù: Doanh nghiệp trong các ngành như bảo hiểm, kế toán, kiểm toán, luật sư hoặc các lĩnh vực chuyên ngành khác không cần đăng ký qua cơ quan đăng ký kinh doanh.

(2) Tổ chức kinh tế của lực lượng vũ trang và các tổ chức chính trị: Các tổ chức này dù có hoạt động kinh doanh nhưng không cần đăng ký doanh nghiệp qua cơ quan đăng ký kinh doanh. Tổ chức của các nước có chung đường biên giới đất liền với Việt Nam thực hiện hoạt động mua, bán, trao đổi hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu; văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam; tổ hợp tác cũng thuộc nhóm này.

(3) Tổ chức được thành lập bởi cơ quan có thẩm quyền không có hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

(4) Tổ chức, cá nhân nước ngoài và tổ chức ở Việt Nam sử dụng tiền viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại của nước ngoài mua hàng hóa, dịch vụ có thuế giá trị gia tăng ở Việt Nam để viện trợ không hoàn lại, viện trợ nhân đạo; các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam thuộc đối tượng được hoàn thuế giá trị gia tăng đối với đối tượng hưởng ưu đãi miễn trừ ngoại giao; Chủ dự án ODA thuộc diện được hoàn thuế giá trị gia tăng, Văn phòng đại diện nhà tài trợ dự án ODA, tổ chức do phía nhà tài trợ nước ngoài chỉ định quản lý chương trình, dự án ODA không hoàn lại

(5) Nhà thầu nước ngoài: Tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân tại Việt Nam, cá nhân nước ngoài hành nghề độc lập kinh doanh tại Việt Nam phù hợp với pháp luật Việt Nam có thu nhập phát sinh tại Việt Nam hoặc có phát sinh nghĩa vụ thuế tại Việt Nam đều phải nộp hồ sơ đăng ký thuế.

>> Tìm đọc bài liên quan:

• Thuế nhà thầu nước ngoài (Foreign withholding tax)
• Những lưu ý khi làm báo cáo thuế nhà thầu nước ngoài

(6) Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác với tổ chức, cá nhân ở Việt Nam.

(7) Tổ chức, cá nhân khấu trừ nộp thay: Doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức kinh tế, tổ chức khác và cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay cho người nộp thuế khác phải kê khai và xác định nghĩa vụ thuế riêng so với nghĩa vụ của người nộp thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế (trừ cơ quan chi trả thu nhập khi khấu trừ, nộp thay thuế thu nhập cá nhân); Ngân hàng thương mại, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán hoặc tổ chức, cá nhân được nhà cung cấp ở nước ngoài ủy quyền có trách nhiệm kê khai, khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà cung cấp ở nước ngoài. Tổ chức chi trả thu nhập khi khấu trừ, nộp thay thuế TNCN sử dụng mã số thuế đã cấp để khai, nộp thuế thu nhập cá nhân khấu trừ, nộp thay.

(8) Người điều hành, công ty điều hành chung, doanh nghiệp liên doanh, tổ chức được Chính phủ Việt Nam giao nhiệm vụ tiếp nhận phần được chia của Việt Nam thuộc các mỏ dầu khí tại vùng chồng lấn, nhà thầu, nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí, công ty mẹ – Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam đại diện nước chủ nhà nhận phần lãi được chia từ các hợp đồng dầu khí.

(9) Hộ gia đình, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả cá nhân của các nước có chung đường biên giới đất liền với Việt Nam thực hiện hoạt động mua, bán, trao đổi hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu.

(10) Cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân (trừ cá nhân kinh doanh).

(11) Cá nhân là người phụ thuộc theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.

(12) Tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu.

(13) Tổ chức, hộ gia đình và cá nhân khác có nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Các giấy tờ cần có cho một hồ sơ đăng ký thuế lần đầu

1. Trường hợp người nộp thuế đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc kinh doanh

Hồ sơ đăng ký thuế sẽ bao gồm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc kinh doanh theo quy định pháp luật.

2. Trường hợp người nộp thuế là tổ chức đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế:

Hồ sơ đăng ký thuế bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế.
• Bản sao giấy phép thành lập, quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn hiệu lực.
• Các giấy tờ liên quan khác.

3. Trường hợp người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế:

Đối với trường hợp này, hồ sơ đăng ký thuế cần đảm bảo có các giấy tờ sau:

• Tờ khai đăng ký thuế hoặc tờ khai thuế.
• Bản sao chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• Các giấy tờ liên quan khác.

>> Xem thêm: 

• Rà soát tờ khai thuế giá trị gia tăng: Doanh nghiệp bạn có đang tuân thủ đúng luật?
• Tổng hợp các tờ khai thuế cần kiểm tra

1- Đối với người nộp thuế thuộc trường hợp (1), (2), (3) và (13)

(i) Tổ chức kinh tế và các đơn vị phụ thuộc (trừ tổ hợp tác) nêu tại điểm (1), (2) nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở.

Hồ sơ đăng ký thuế của tổ chức là đơn vị độc lập, đơn vị chủ quản gồm:

Hồ sơ đăng ký thuế của đơn vị phụ thuộc gồm:

(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;	(4) Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);
(2) Bảng kê các đơn vị phụ thuộc mẫu số BK02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);	(5) Bảng kê các nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí mẫu số BK05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);
(3) Bảng kê địa điểm kinh doanh mẫu số BK03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);	(6) Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị phụ thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có chung biên giới (đối với tổ chức của nước có chung biên giới đất liền với Việt Nam thực hiện hoạt động mua, bán, trao đổi hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu của Việt Nam).

(ii) Tổ chức khác và các đơn vị phụ thuộc nêu tại điểm (3) và (13) nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở đối với tổ chức do cơ quan trung ương và cơ quan cấp tỉnh ra quyết định thành lập; tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi tổ chức đóng trụ sở đối với tổ chức do cơ quan cấp huyện ra quyết định thành lập và nơi tổ hợp tác đóng trụ sở.

Hồ sơ đăng ký thuế của tổ chức là đơn vị độc lập, đơn vị chủ quản	Hồ sơ đăng ký thuế của đơn vị phụ thuộc
(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;	(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;
(2) Bảng kê các công ty con, công ty thành viên mẫu số BK01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);	(2) Bảng kê các đơn vị phụ thuộc mẫu số BK02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);
(3) Bảng kê các đơn vị phụ thuộc mẫu số BK02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);	(3) Bảng kê địa điểm kinh doanh mẫu số BK03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);
(4) Bảng kê địa điểm kinh doanh mẫu số BK03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);	(4) Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);
(5) Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);	(5) Bản sao không yêu cầu chứng thực Quyết định thành lập, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.
(6) Bản sao không yêu cầu chứng thực Quyết định thành lập, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.

2- Đối với người nộp thuế nêu tại điểm (4) (trừ cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam) nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi cá nhân có địa chỉ thường trú tại Việt Nam.

Hồ sơ đăng ký thuế gồm: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

3- Đối với người nộp thuế là cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam nêu tại điểm (4) nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở.

Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 06-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;

(2) Giấy xác nhận của Cục Lễ tân Nhà nước – Bộ Ngoại giao.

4- Đối với người nộp thuế là nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài nêu tại điểm (5) trực tiếp kê khai, nộp thuế nhà thầu hoặc các nghĩa vụ thuế khác trừ thuế nhà thầu do bên Việt Nam khấu trừ, nộp thay theo quy định của pháp luật về quản lý thuế (như: thuế thu nhập cá nhân, lệ phí môn bài…) nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở.

Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;

(2) Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);

(3) Bản sao Giấy xác nhận đăng ký văn phòng Điều hành; hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu có).

5- Đối với người nộp thuế là nhà cung cấp ở nước ngoài nêu tại điểm (6) thực hiện nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu đến cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế.

6- Đối với người nộp thuế là tổ chức, cá nhân khấu trừ nộp thay và tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu nêu tại điểm (7) và (12) nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế như sau:

Tổ chức, cá nhân khấu trừ nộp thay cho NTNN, nhà thầu phụ nước ngoài nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp	Tổ chức hợp tác kinh doanh với cá nhân, tổ chức được giao quản lý hợp đồng hợp tác kinh doanh với tổ chức nhưng không thành lập pháp nhân riêng nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.	Ngân hàng thương mại, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán hoặc tổ chức, cá nhân được nhà cung cấp ở nước ngoài ủy quyền có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà cung cấp ở nước ngoài nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.	Tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế ký hợp đồng ủy nhiệm thu.
(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04.1-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;
(2) Bảng kê các hợp đồng nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài nộp thuế thông qua Bên Việt Nam mẫu số 04.1-ĐK-TCT-BK.	(2) Bản sao hợp đồng hoặc văn bản hợp tác kinh doanh.

7- Đối với người nộp thuế nêu tại điểm (8) nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở.

Người điều hành, công ty điều hành chung và doanh nghiệp liên doanh, tổ chức được Chính phủ Việt Nam giao nhiệm vụ tiếp nhận phần lãi được chia của Việt Nam thuộc các mỏ dầu khí tại vùng chồng lấn	Nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí (bao gồm cả nhà thầu nhận phần lãi được chia)	Công ty mẹ – Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam đại diện nước chủ nhà nhận phần lãi được chia từ các hợp đồng dầu khí
(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC; (2) Bảng kê nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí mẫu số BK05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC; (3) Bản sao Giấy chứng nhận đầu tư, hoặc Giấy phép đầu tư.	Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

8- Đối với người nộp thuế là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nêu tại điểm (9) nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh	Hồ sơ đăng ký thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh của các nước có chung đường biên giới đất liền với Việt Nam thực hiện hoạt động mua, bán, trao đổi hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu
(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC hoặc hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;	(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;
(2) Bảng kê cửa hàng, cửa hiệu phụ thuộc mẫu số 03-ĐK-TCT-BK01 ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (nếu có);
(3) Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có);	(3) Bản sao các giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Thông tư 218/2015/TT-BTC.
(4) Bản sao Thẻ  CCCD hoặc bản sao Giấy CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

>> Tìm hiểu các bài viết liên quan:

• Những quy định về hồ sơ khai thuế bạn cần lưu ý
• Hướng dẫn kiểm tra hồ sơ khai thuế: Doanh nghiệp cần kiểm tra những giấy tờ nào?

9- Đối với người nộp thuế là cá nhân nêu tại điểm (10 và (13), hồ sơ đăng ký thuế được chia thành 2 trường hợp:

TH1: Cá nhân nộp thuế TNCN thông qua cơ quan chi trả thu nhập và ủy quyền cho cơ quan này đăng ký thuế thay mình. Khi đó, người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký thuế tại chính cơ quan chi trả thu nhập. Nếu cá nhân có nhiều nơi chi trả thu nhập trong cùng một kỳ, thì chỉ cần ủy quyền cho một cơ quan đăng ký thuế để được cấp mã số thuế. Sau khi có mã số thuế, cá nhân cần thông báo cho các cơ quan chi trả khác để sử dụng trong việc kê khai và nộp thuế.

Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân bao gồm: văn bản ủy quyền và một trong các giấy tờ tùy thân (bản sao Thẻ CCCD hoặc CMND còn hiệu lực với người có quốc tịch Việt Nam; hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực với người nước ngoài hoặc người Việt Nam sinh sống ở nước ngoài).

Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân và nộp tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 05-ĐK-TH-TCT (ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

TH2: Cá nhân nộp thuế TNCN không qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế như sau:

Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế	(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC; (2) Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài	(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC; (2)  Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài. 3) Bản sao văn bản bổ nhiệm của Tổ chức sử dụng lao động trong trường hợp cá nhân người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân được cử sang Việt Nam làm việc nhưng nhận thu nhập tại nước ngoài.
Tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước đối với cá nhân đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế (cá nhân có nghĩa vụ thuế sử dụng đất phi nông nghiệp chưa có MST; cá nhân có hoạt động chuyển nhượng bất động sản chưa có MST; cá nhân có phát sinh nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước đối với các khoản thu phát sinh không thường xuyên gồm: lệ phí trước bạ, chuyển nhượng vốn và các khoản thu phát sinh không thường xuyên khác chưa có MST)	Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu là hồ sơ khai thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Trường hợp hồ sơ khai thuế chưa có bản sao các giấy tờ còn hiệu lực của cá nhân (bao gồm thẻ CCCD hoặc CMND đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; Hộ chiếu đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài) thì người nộp thuế phải gửi kèm một trong các loại giấy tờ này cùng với hồ sơ khai thuế. Trường hợp cơ quan thuế và cơ quan quản lý nhà nước đã thực hiện liên thông thì cơ quan thuế căn cứ vào Phiếu chuyển thông tin của cơ quan quản lý nhà nước gửi đến nếu không có hồ sơ khai thuế.
Tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú) đối với những trường hợp khác	(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC; (2) Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

10- Đối với người phụ thuộc nêu tại điểm (11) nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu như sau:

Trường hợp cá nhân có ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập.

Hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc gồm: Văn bản ủy quyền và giấy tờ của người phụ thuộc (bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên; bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi; bản sao Hộ chiếu đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài).

Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp và gửi Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.

Trường hợp cá nhân không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc, nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế tương ứng mà người nộp thuế đã nộp hồ sơ đăng ký thuế. Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

(1) Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;

(2) Bản sao Thẻ CCCD hoặc bản sao Giấy CMND còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên; bản sao Giấy khai sinh hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Trường hợp cá nhân thuộc diện nộp thuế thu nhập cá nhân đã nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh trước ngày 12/08/2016 nhưng chưa đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì nộp hồ sơ đăng ký thuế nêu tại Khoản này để được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.

Mẫu tờ khai đăng ký mã số thuế cá nhân

Bạn có thể tham khảo Mẫu tờ khai đăng ký mã số thuế cá nhân theo mẫu số 05-ĐK-TCT.

Ngoài ra sẽ còn có các mẫu tờ khai dành riêng cho cá nhân, hộ kinh doanh và các doanh nghiệp theo các lĩnh vực cụ thể.

Thời hạn đăng ký thuế theo quy định

Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký thuế sẽ có một chút khác biệt đối với 2 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Đối với người nộp thuế khi đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, kinh doanh

Thời hạn để hoàn thành thủ tục đăng ký thuế là cùng với thời hạn đăng ký kinh doanh. Điều này có nghĩa là việc đăng ký thuế phải tuân thủ theo thời hạn do pháp luật quy định về đăng ký kinh doanh. Việc này đảm bảo rằng doanh nghiệp vừa thành lập có mã số thuế để tiến hành các nghĩa vụ về thuế ngay từ đầu.

Trường hợp 2: Đối với người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì thời hạn là 10 ngày, kể từ ngày:

1- Phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế, nộp thuế thay; tổ chức nộp thay cho cá nhân theo văn bản, hợp đồng: Điều này đảm bảo cơ quan thuế nắm được thông tin về việc tổ chức thực hiện nghĩa vụ thay cá nhân, tránh tình trạng trễ hạn.

2- Phát sinh yêu cầu được hoàn thuế: Việc đăng ký thuế ở trường hợp này nhằm đảm bảo nếu cá nhân hay tổ chức thuộc trường hợp được hoàn thuế thì bạn sẽ đủ điều kiện được nhận lại số tiền hoàn thuế.

3- Bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với doanh nghiệp không thuộc diện đăng ký kinh doanh hoặc cá nhân, hộ kinh doanh thuộc diện đăng ký kinh doanh nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận: Quy định này giúp cơ quan thuế kiểm soát và theo dõi các hoạt động kinh doanh phi chính thức.

4- Ký hợp đồng nhận thầu đối với nhà thầu, ký hợp đồng và hiệp định dầu khí: Khi nhà thầu ký hợp đồng nhận thầu hoặc ký hợp đồng và hiệp định liên quan đến dầu khí, nghĩa vụ đăng ký thuế phải được thực hiện trong 10 ngày. Điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực dầu khí, nơi hợp đồng và hiệp định có thể ảnh hưởng lớn đến ngân sách nhà nước và việc thu thuế.

5- Phát sinh nghĩa vụ đóng thuế TNCN: Quy định này nhằm đảm bảo việc thu thuế TNCN được thực hiện kịp thời và đầy đủ.

6- Phát sinh nghĩa vụ khác với ngân sách Nhà nước.

Có thêm lưu ý nhỏ nữa là doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế. Thời hạn thực hiện việc này là 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghĩa vụ đóng thuế. Điều này giúp quản lý thuế đối với các cá nhân trong doanh nghiệp một cách hiệu quả và minh bạch, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp trả thu nhập cho nhiều cá nhân nhưng chưa đăng ký mã số thuế.

Mức phạt nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ đăng ký thuế

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 166/2013/TT-BTC, trong trường hợp doanh nghiệp nộp chậm hồ sơ đăng ký thuế hoặc chậm thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế so với thời hạn quy định, sẽ áp dụng mức xử phạt cụ thể.

Mức phạt	Hành vi
Phạt cảnh cáo	Nộp hồ sơ đăng ký thuế hoặc thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 1 ngày đến 10 ngày mà có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt 700.000đ	Nộp hồ sơ đăng ký thuế hoặc thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 1 ngày đến 30 ngày (trừ trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì mức tiền phạt tối thiểu không thấp hơn 400.000 đồng hoặc có tình tiết tăng nặng thì mức tiền phạt tối đa không quá 1.000.000 đồng)
Phạt 1.400.000đ	Nộp hồ sơ đăng ký thuế hoặc thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế quá thời hạn quy định trên 30 ngày. Không thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế. Không nộp hồ sơ đăng ký thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp. Nếu có tình tiết giảm nhẹ thì mức tiền phạt tối thiểu không thấp hơn 800.000 đồng hoặc có tình tiết tăng nặng thì mức tiền phạt tối đa không quá 2.000.000 đồng

Việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký thuế không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là nền tảng để cá nhân và doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Hồ sơ đăng ký thuế hợp lệ giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý và kiểm soát các khoản thuế phải nộp, từ đó hỗ trợ cho sự phát triển bền vững của nền kinh tế. Hy vọng với những kiến thức trên đây, doanh nghiệp sẽ có cho mình chiến lược phát triển phù hợp.

Tham khảo ngay Dịch vụ soát xét sổ sách kế toán – kiện toàn hồ sơ thanh kiểm tra thuế tại Taca. Đồng hành là đội ngũ chuyên gia với kinh nghiệm thực chiến nhiều năm trong ngành, chúng tôi tự tin cung cấp bộ hồ sơ chứng từ sổ sách kế toán thuế hoàn chỉnh tối đa nhất đảm bảo đúng luật kế toán và luật thuế hiện hành, để chuẩn bị sẵn sàng cho quyết toán thuế và cho các mục tiêu tài chính của công ty; Đưa ra danh mục các rủi ro tiềm ẩn không xử lý được để DN chuẩn bị phương án khi quyết toán; Dự tính số thuế bị phạt/ truy thu thêm nếu có và chịu trách nhiệm làm việc với cơ quan thuế trong thời gian quyết toán.

>>> Bạn đọc tham khảo thêm các dịch vụ chất lượng khác tại Taca:

1. Dịch vụ báo cáo thuế
   
2. Dịch vụ tư vấn thuế – Sử dụng chiến lược thuế như các tập đoàn hàng đầu đang làm
3. Dịch vụ quyết toán thuế – Bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp
4. Dịch vụ hoàn thuế – Tối đa số tiền hoàn về một cách nhanh chóng
5. Dịch vụ kế toán trọn gói – Quản trị tối ưu tài chính, kế toán, thuế cho doanh nghiệp

Taca Business Consulting,