6 LOẠI BÁO CÁO QUẢN TRỊ NGÀNH BÁN LẺ TĂNG HIỆU QUẢ KINH DOANH

Báo cáo quản trị ngành bán lẻ là một nghệ thuật bao gồm việc xây dựng các chiến lược phù hợp để nâng cao hiệu quả kinh doanh của chuỗi cửa hàng, đến tối ưu hoá chi phí và giải quyết hàng tồn kho, …  tất cả phục vụ cho việc đẩy mô hình kinh doanh trở thành một quy trình liền mạch.

Muốn làm được điều đó, việc xây dựng ưu việt các báo cáo quản trị là tất yếu. Vậy câu hỏi đặt ra: “Đâu là những loại báo cáo quản trị cần thiết cho quản trị bán lẻ?”  Cùng TACA tìm hiểu 6 loại báo cáo trong bài viết này!

Báo cáo quản trị doanh thu 

Tất cả những nỗ lực, cố gắng của tổ chức, doanh nghiệp được viết lên bằng kết quả lợi nhuận qua hằng tháng, quý, năm. Báo cáo quản trị doanh thu được sinh ra để phán ánh điều đó. Phán ánh doanh thu của các cửa hàng, phản ánh ngành hàng bán chạy và phản ánh nhóm khách hàng tiềm năng khai thác.  Nhờ đó, chủ doanh nghiệp mới thông suốt tình hình kinh doanh của từng hoạt động, sự lãi, lỗ của doanh nghiệp, từ đó mới thể đưa ra quyết định quản trị, cũng như quyết định đầu tư cho vay của những người liên quan.

Báo cáo quản trị doanh thu theo từng điểm bán 

Trong mô hình xây dựng chuỗi bán lẻ, thực tế hiện nay rất nhiều chủ doanh nghiệp muốn phát triển chuỗi bán lẻ nhưng chỉ cho rằng đó là cách nhân giống đơn thuần tức là cứ mở cứ mở các điểm bán mới sao cho giống với điểm bán cũ là được. Tuy nhiên, không phải cứ mở là thắng!  Việc quản trị doanh thu ở mỗi điểm bán là không giống nhau, dẫn tới tình trạng bị thua lỗ hoặc thậm chí phải thu hẹp chuỗi.

Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy, cơ sở số 5 có doanh thu giảm mạnh nhất (-21.5%). Nếu chỉ nhìn đơn thuần, hoàn toàn chúng ta có thể đưa ra nhận định rằng, hãy cắt bỏ khúc “ruột thừa” số 5 đi để tối ưu được doanh thu hơn. Tuy nhiên, bài toán không đơn giản và một chiều khi xem xét doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp cần phải nhìn lại, đâu là nguyên nhân gây ra sự sụt giảm về kết quả kinh doanh : Yếu tố khách quan hay yếu tố chủ quan.

Và thực chất, khi tính toán cơ sở số 1 – đây mới thực sự là mối quan ngại cho doanh nghiệp. Bởi có sở số 1 chiếm một tỷ lệ lớn nhất trong chuỗi (những 13%). Vậy nếu lấy tỷ lệ nhân với phần trăm tăng trưởng thì cơ sở số 1 sẽ chiểm -2,3% của sự sụt giảm. Còn có sở số 5 sẽ chỉ chiếm 0.08% ảnh hưởng đến tỷ lệ sụt giảm nói chung, Đơn vị tư vấn quản trị cũng như lãnh đạo sẽ cùng ngồi lại với nhau để tìm hiểu đâu là yếu tố khiến cho doanh thu suy giảm như vậy? Tìm ra giải pháp khắc phục và đưa ra phương án cụ thể cho cơ sở số 1 này.

Tham khảo thêm tại: https://www.forbes.com/sites/joanverdon/2021/04/27/global-ecommerce-sales-to-hit-42-trillion-as-online-surge-continues-adobe-reports/

 

Báo cáo quản trị doanh thu theo từng mặt hàng

Mặt hàng phân phối có thể là một trong những nguyên nhân gây ra sự khác biệt doanhh số cho từng điểm bán. Đâu là mặt hàng bán chạy đem lại doanh thu lớn cho công ty? Tất cả có trong báo cáo cơ cấu doanh thu theo mặt hàng.

Việc lập báo cáo quản trị hàng bán sẽ cho biết số lượng bán ra và doanh thu của 1 sản phẩm trong khoảng thời gian nhất định. Sử dụng báo cáo sản phẩm bán chạy sẽ giúp chủ doanh nghiệp nhanh chóng quyết định mặt hàng nào nên đầu tư, mặt hàng nào nên co gọn số lượng thậm chí là không nên tiếp tục bán.

Ví dụ doanh thu theo mặt hàng của TACA

 

Biên lợi nhuận gộp của đa số các mặt hàng đều có sự sụt giảm so với với quý trước, Trong đó, đáng chú ý là 2 mặt hàng: mặt hàng 1 và 4. Đây rõ ràng là 2 mặt hàng lớn tạo ra nhiều lợi nhuận nhưng lại có sự sụt giảm đáng kể -5% và -9%. Từ đây, đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải xem lại nguyên nhân, đâu là tác động khiến một mặt hàng đang được ưa thích, chiếm tỷ trọng lớn trong danh mục lại có sự sụt giảm đến thế. Ngay lập tức, cần đề xuất các biện pháp để khắc phục. Như chạy quảng cáo marketing cho mặt hàng, xem lại chất lượng sản phẩm, xem lại xu hướng dịch chuyển khách hàng đối với sản phẩm này.

Báo cáo quản trị doanh thu theo nhóm khách hàng

Báo cáo quản trị doanh thu theo nhóm khách hàng giúp định hình được chính xác cần hướng đến bao nhiêu nhóm khách hàng từ đó, doanh nghiệp bán lẻ có thể:

– Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, dữ liệu khách hàng

– Tạo điều kiện cho các dịch vụ tư vấn/chăm sóc khách hàng và đặc biệt là đưa ra các sản phẩm phù hợp cho khách hàng

– Mang lại các chiến lược tiếp cận khách hàng nhanh chóng, đơn giản hiệu quả nhất

– Đẩy mạnh và nghiên cứu các sản phẩm tiềm năng cho đối tượng khách hàng phù hợp.

Việc phân loại doanh thu theo khách hàng mang lại ý nghĩa vô cùng quan trọng cho doanh nghiệp bán lẻ. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của các kế hoạch Marketing.

 

Nhìn vào bảng trên có thể thấy, đối tượng khách hàng của doanh nghiệp bán lẻ từ 35-45 tuổi và trên 45 tuổi là khách hàng chiếm tỷ trọng cao trong doanh thu bán hàng. Vậy cần có các cách tiếp cận Marketing truyền thông phù hợp, cũng như chiến dịch marketing cụ thể cho đối tượng khách hàng trong vùng độ tuổi này. Ví dụ: đẩy qua các kênh TV khung giờ vàng, đẩy qua các kênh báo, thay vì chạy các nền tảng như insta hay tiktok.

 

Báo cáo quản trị hàng tồn kho 

Báo cáo quản trị hàng tồn kho thường là phần nhức nhối cho rất nhiều doanh nghiệp bản lẻ. Rất nhiều doanh nghiệp đã phàn nàn rằng các báo cáo quản trị không phản ánh dữ liệu chính xác đúng thời điểm điều có thể được giải quyết một cách dễ dàng. Hậu quả là, khi trữ lượng lưu kho ít, nhiều các mặt hàng không thể cung cấp kịp thời đến tay khách hàng. Đối với doanh nghiệp bán lẻ, đây là điều vô cùng tồi tệ. Ngược lại, nếu lượng hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây ra tồn đọng vốn kinh doanh, hàng hóa nếu không bảo quản tốt dễ bị hỏng hóc, thất thoát cho doanh nghiệp bán lẻ. Vậy để quản trị hàng tồn khi cần các loại báo cáo nào? Dưới đây là câu trả lời.

Báo cáo quản trị hàng tồn kho theo mặt hàng

Nhìn và bảng tồn kho theo mặt hàng của 1 doanh nghiệp bán lẻ  sẽ thấy được ngày đầu tiên và ngày gần nhất sản phẩm được tung ra thị trường là khi nào. Nếu khoảng cách giữa ngày đầu tiên và ngày cuối lớn thì sản phẩm đó cần phải được đẩy nhanh hơn.

Nếu vòng quay hàng tồn kho nhanh chóng, thì xin chúc mừng, đây chính là sản phẩ then chốt cần được  đẩy mạnh trong phân khúc bán lẻ tiềm năng.

Từ bảng thống kê trên có thể nhận định một số vấn đề sau:

Mặt hàng 1,2 xoay vòng tốt nhất, đem lại dòng tiền ổn định cho TACA tuy nhiên, tốc độ xoay vòng của mặt hàng này đang bị chậm đi.

Mặt hàng 3,5 dức yêu cầu đều yếu hơn mặt hàng 1,2; tốc độ xoay vòng hàng tồn khi cũng bị chậm đi nhưng đây lại là những mặt hàng đem lại doanh thu ổn định để duy trì hoạt động của TACA.

Tốc độ hàng tồn kho chậm đi tiết lộ về 1 thị trường bão hoà sắp xảy ra, gia tăng đối thủ cạnh tranh mới, mẫu mã có thể sắp bị cũ và lỗi thời… Lúc này câu chuyện nghiên cứu và phát triển sản phẩm cần được khai thác. Hoặc nội dung marketing, chiến dịch quảng cáo tìm kiếm lượng khách hàng mới cần được triển khai kịp thời.

Mặt hàng 4 tốc độ quay vòng hàng tồn kho có sự cải thiện rất đáng kể. Có thể phỏng đoán, TACA đang xây dựng chương trình khuyễn mãi để đẩy nhanh sản phẩn.

Đặc biệt, đối với mặt hàng 8, đây là mẫu hàng tồn kho đã lỗi thời. TACA đã nhanh chóng nhận ra vấn đề đó, đẩy nhanh tốc độ vòng quay hàng tồn kho lên 0.9. M

Tóm lại, báo cáo quản trị hàng tồn kho theo mặt hàng đem lại giải pháp hữu hiệu cho việc chú trọng. Đâu là mặt hàng bán chạy cần đẩy mạnh, đâu là mặt hàng lỗi thời cần loại bỏ khỏi cơ cấu bán hàng. Chính điều này, giúp cho TACA tránh được các mặt hàng hết giá trị sử dụng.

Báo cáo quản trị hàng tồn kho theo khả năng tạo lợi nhuận

Báo cáo quản trị hàng tồn kho theo khả năng tạo lợi nhuận, đối với doanh nghiệp bán lẻ là cực kỳ cần kíp. Bởi vốn dĩ, ngành hàng bán lẻ có vòng quay khá nhanh. Việc cập nhật dữ liệu để biết 1 đồng hàng tồn kho bỏ ra có thể thu về bao nhiêu đồng lợi nhuận, giúp doanh nghiệp hiểu được mình cần phải làm gì trong các dự định sắp tới.

 

Dựa vào biểu đồ đã thống kê của TACA. Quý 1/2020, một đồng hàng tồn kho bỏ ra sẽ mang về 1.9 đồng lợi nhuận. Tuy nhiên, đến quý 1/2021, một đồng hàng tồn kho bỏ ra chỉ thu được về 1.2 đồng lợi nhuận gộp. Giẩm 34% so với cùng kỳ.

Đi vào chi tiết hơn, thì các mặt hàng 1,2,5 vẫn duy trì là ngành mặt chính. Tạo ra nhiều LN/1 đồng hàng tồn kho nhất. Tuy nhiên, số liệu lại cho thấy sự sụt giảm đáng kể cho việc hiệu quả sử dụng vốn hàng tồn kho. Đặc biệt các mặt hàng chiếm tỷ trọng chính đang mang lại nguồn doanh thu rất lớn như mặt hàng 1 và 3.

Tóm lại, quản trị hàng tồn kho là hoạt động quan trọng đối với các nhà bán lẻ vì đây là yếu tố khiến lợi nhuận tăng trưởng. Việc quản lý số lượng hàng trong kho cung cấp cho nhà quản trị khả năng ước tính lượng hàng hóa để dự trù trước mọi đợt bán hàng có thể xảy ra, đồng thời tránh tình trạng dư thừa và giảm thiểu chi phí cho hàng tồn.

>>> Khuyến nghị: doanh nghiệp bán lẻ thường phải đối mặt với một loạt dữ liệu khổng lồ từ nhiều điểm bán, sản phẩm, và khách hàng khác nhau. Việc tổng hợp và phân tích thông tin này một cách thủ công hoặc bằng các công cụ lỗi thời dẫn đến sự chậm trễ trong việc nhận biết xu hướng thị trường, đánh giá hiệu quả của các chiến dịch bán hàng, và đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời. Sự thiếu hụt này không chỉ làm giảm khả năng tối ưu hóa doanh thu mà còn làm tăng nguy cơ bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh quan trọng.

Một công cụ báo cáo quản trị hiệu quả với các doanh nghiệp ngành bán lẻ phải có khả năng phân tích chuyên sâu tùy biến linh hoạt các chiều thông tin để tạo ra insights giá trị, tìm kiếm thông tin dễ dàng, tự động cảnh báo những sai sót dữ liệu và biến động cấp thiết, gửi email và đề xuất thiết lập cuộc họp khẩn cấp.

Giải pháp của TACA cho báo cáo quản trị ngành bán lẻ

Giải pháp phần mềm báo cáo quản trị B-canvas  tại Taca tự động tạo và cập nhật các báo cáo quản trị real-time/ near real-time theo chu kỳ linh hoạt, phù hợp với từng loại dữ liệu và tình trạng doanh nghiệp trên nền tảng chuyên biệt giúp Ban lãnh đạo ra quyết định kinh doanh liền mạch và sáng suốt dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế (data-driven).

Nếu bạn đã có những BÁO CÁO BÀI BẢN nhưng KHÔNG THỂ PHÂN TÍCH SÂU, Dịch vụ báo cáo quản trị của TACA là dành cho bạn với sự tham gia của những chuyên gia hàng đầu về tài chính có tiếng tại Việt Nam.

ĐỌC THÊM: TẠI SAO HỆ THỐNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIỆP BẠN CHƯA ĐẠT HIỆU QUẢ NHƯ MONG MUỐN

Nhiều doanh nghiệp dù đã trang bị Hệ thống phần mềm báo cáo tối tân, tên tuổi, song quy trình tổng hợp vẫn tiêu tốn hàng giờ đồng hồ do thiếu sự phù hợp, kết quả lại thiếu chính xác và không đáp ứng được yêu cầu tức thời.

• Doanh nghiệp chưa xây dựng được rõ nét bản đồ chiến lược dữ liệu quản trị tổng thể liên kết chặt chẽ giữa Mô hình kinh doanh – Mục tiêu kinh doanh – Thước đo (KPI/KR) – Dữ liệu cần – Dữ liệu có, dẫn đến khó nhận diện các khoảng trống cần khắc phục.
• Thiếu quy trình kiểm tra chất lượng dữ liệu trước khi đưa vào phân tích, hậu quả là các quyết định quan trọng có thể dựa trên thông tin không đáng tin cậy, tiềm ẩn nhiều rủi ro.
• Hệ thống công cụ tạo báo cáo hiện tại vẫn còn rời rạc, thiếu liên kết giữa các phòng ban, ít có kết nối sẵn cho các phần mềm phổ biến của SME Việt Nam như phần mềm bán hàng, kế toán, khó phân quyền chia sẻ… (trong khi mỗi phòng ban sở hữu và kiểm soát dữ liệu riêng, chưa có cơ chế phối hợp giữa các bộ phận).
• Báo cáo tĩnh, khó tương tác, khó theo dõi KPI và xu hướng. Chỉ cung cấp thông tin trong quá khứ mà không gợi ý nguyên nhân hoặc dự báo tương lai, không có khả năng phân tích đa chiều để đánh giá hiệu quả kinh doanh theo nhiều góc độ khác nhau đúng nhu cầu DN.
• Các vấn đề về bảo mật, rò rỉ dữ liệu nội bộ ngày càng nghiêm trọng.
• Thiếu cơ chế cảnh báo sớm khi các chỉ số quan trọng bắt đầu có dấu hiệu xấu.

>> Các phần mềm báo cáo này tuy đơn giản nhưng không linh hoạt, chưa vừa vặn với đặc thù doanh nghiệp hoặc quá đồ sộ, thường yêu cầu dữ liệu đầu vào phải có tính nhất quán và cấu trúc tốt,..

• Đặc biệt thiếu nguồn lực có chuyên môn để áp dụng công nghệ và phân tích dữ liệu có kinh nghiệm và hiểu biết sâu về ngành, nhân viên chưa biết cách tận dụng công cụ, chưa thành thạo trong việc sử dụng hay chiết xuất ra được các biểu đồ, đường xu hướng trực quan,.. theo ý muốn nhằm tăng khả năng chuyển đổi dữ liệu thành insights đa chiều có giá trị.
• Nhiều doanh nghiệp cảm thấy bị “bỏ rơi” sau khi cài đặt phần mềm do thiếu chuyên gia đồng hành hỗ trợ chuyên sâu, dẫn đến khó khăn trong khâu vận hành, sử dụng và tối ưu hóa phần mềm. Đào tạo người dùng chưa đủ sâu, không đi vào các tình huống thực tế khiến DN không thể khai thác hết tính năng cần thiết.

Và còn một số doanh nghiệp vẫn chưa có phần mềm báo cáo quản trị nhận ra rằng đã đến lúc cần nâng cao vị thế cạnh tranh, thu hút vốn đầu tư và tận dụng dữ liệu hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc triển khai báo cáo quản trị (BCQT) vẫn gặp nhiều thách thức: chi phí đầu tư cao, thiếu nguồn lực về nhân sự, thời gian, tài chính,..

Tham khảo dịch vụ khác của Taca tại đây: 

• Dịch vụ báo cáo tài chính chuẩn mực Việt Nam VAS và IFRS

Taca Business Consulting