Quản lý quy trình kho nâng cao theo Nghiệp vụ & Lĩnh vực của Doanh nghiệp

Quy trình kho đóng góp vào sự thành công và bền vững của một doanh nghiệp trong quản lý hàng hóa. Giống như kim chỉ nam trong mọi hoạt động kho, quy trình quản lý kho là “xương sống” giúp kho hàng làm việc hiệu quả hơn. Cụ thể quy trình quản lý kho giúp tối ưu hóa hiệu suất của doanh nghiệp, cải thiện quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và công sức lãng phí, và tăng cường hiệu quả sử dụng tài nguyên…

Mỗi một đầu việc trong kho sẽ có một quy trình riêng và quy trình đó được thiết lập dựa vào quy trình quản lý chung của kho. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát và giám sát dễ dàng hơn. Đảm bảo tính chính xác về thông tin hàng hóa từ việc nhận, lưu trữ, sắp xếp đến việc xuất kho và vận chuyển. 

Tuy nhiên ở từng khâu trong quy trình quản lý kho hàng sẽ có những rủi ro tiềm ẩn mà doanh nghiệp đôi khi không lường hết được. Và những doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau sẽ cần những quy trình kho khác nhau để có thể tối ưu được công tác quản lý kho bãi. 

Trong bài phân tích dưới đây, Taca sẽ hệ thống và phân tích những rủi ro trong quy trình quản lý kho, những tips để nâng cao và những điểm lưu ý khi thiết lập quy trình kho theo nghiệp vụ và theo ngành.  

Các quy trình kho trong doanh nghiệp

Quản lý Quy trình kho theo nghiệp vụ phát sinh

Quy trình Nhập kho

Nghiệp vụ đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng hóa, thành phẩm. Người quản lý cần kiểm tra và xác nhận đúng sản phẩm, số lượng, thời gian. Khâu này yêu cầu phải thực hiện một cách nghiêm túc để không bị nhập kho sai và ảnh hưởng đến những bước sau.

>>> Làm thế nào để tối ưu quy trình nhập kho? Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình nhập kho là tránh tình trạng hàng hóa bị tắc nghẽn tại các điểm nhận hàng. Sử dụng các giải pháp như xe nâng tay điện, xe tự hành AGV, băng tải tự động sẽ giúp việc bốc dỡ & di chuyển hàng hóa vào kho được nhanh chóng hơn. Đồng thời dùng các loại máy đo kích thước, khối lượng bưu kiện/pallet để đẩy nhanh quy trình này. 

Ngoài ra, còn có  một số bí quyết quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo để tối ưu quy trình quản lý kho tổng thể của mình. 

>>> Xem thêm 

     Quy trình xuất nhập kho ở đa ngành

Quy trình Lưu kho

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Để việc xuất nhập hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi thì nhân viên khi cần sắp xếp hàng hóa sau cho hợp lý và khoa học nhất. Để làm được điều này, khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho thì hãy phân loại theo sản phẩm. Bạn có thể sắp xếp mỗi sản phẩm lên một ngăn kệ hoặc một kệ riêng biệt để việc tìm kiểm trơn dễ hơn.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn quản lý theo mã hàng, quy trình quản lý sản phẩm lưu kho theo mã hàng sẽ hơi khác so với cách quản lý kho hàng đơn sơ khác. Nhưng việc quản lý lưu kho bằng mã vạch thường nhanh và hiệu quả hơn so với cách quản lý sản phẩm thông qua danh mục đơn thuần. Vì tất cả thông tin về sản phẩm (có thể bao gồm hình ảnh) đã được tích hợp trong mã vạch này.

Quy trình xử lý đơn hàng

Nghe có vẻ đơn giản nhưng quy trình xử lý đơn hàng phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn chúng ta tưởng. Chỉ một sai lầm nhỏ trong khâu quản lý và xử lý đơn hàng có thể khiến doanh nghiệp mất đi uy tín với khách hàng. Các bước trong khâu quản lý kho hàng có thể khác nhau ở cách doanh nghiệp khác nhau, nhưng nhìn chung có 2 bước doanh nghiệp nên chú ý: Nhận hàng và Đóng gói xuất kho.

>>> Xem thêm: 

    Quy trình quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp – rủi ro & cách xử lý hiệu quả

Quy trình Xuất kho

Không phải lúc nào doanh nghiệp xuất kho cũng là để mua bán hoặc xuất nguyên liệu. Và với những mục đích xuất kho khác nhau, quy trình và thủ tục thực hiện sẽ có ít nhiều khác biệt. 

Quy trình Xuất kho để chuyển kho sẽ khác với xuất kho để sản xuất hoặc xuất kho để bán hàng. Quy trình xuất kho hàng hóa chuyển kho chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho hoạt động hoặc đang muốn chuyển sang kho khác ngoài hệ thống nhằm mục đích thuận tiện cho việc vận chuyển hoặc kinh doanh, tối ưu đơn giản trong quy trình lưu trữ bán hàng. 

>>> Xem thêm

   Quy trình xuất kho ở đa ngành

Quy trình Hoàn – Trả hàng

Đây là bước không doanh nghiệp nào mong muốn nhưng vẫn phải có trong quy trình quản lý kho. Khi thực hiện việc hoàn hàng nhân viên kho cần chú ý một số điều như:

 Hàng trả phải thực hiện đúng chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân hàng bị hoàn lại.

 Hàng hóa bị trả lại nhập vào kho cần phân loại theo mục đích sử dụng sau đó như: sửa chữa, tái chế, tiêu hủy, trả lại cho nơi sản xuất…

Quy trình kiểm hàng

Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. 

Đối với các doanh nghiệp mà có vòng đời của sản phẩm ngắn, doanh nghiệp cần truy cập vào dữ liệu theo thời gian để biết vòng đời của hàng hóa và nhân viên kho hàng có thể sắp xếp các mặt hàng để đảm bảo hàng cũ được bán trước.Đây là công việc mà nhân viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên để tránh sai sót, thiếu hụt hàng hóa do những sai lầm của các bước trên. Nếu kho luôn sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm hàng hóa trở nên đơn giản hơn.

Tuy nhiên để quy trình kiểm kê kho hàng suôn sẻ và không bị “đứt gánh giữa đường” chủ doanh nghiệp cần lựa chọn được phương pháp kiểm kê kho hàng phù hợp với ngành nghề của mình và có chiến lược kiểm kho từ A-Z.

Quản lý Quy trình kho theo ngành 

Quản lý quy trình kho Logistics

Quy trình quản lý kho Logistics bao gồm 6 bước cơ bản, tương tự như quy trình kho nói chung đó là: nhận hàng, xếp kho, lưu kho, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Một số khâu trong quy trình kho của ngành Logistics quan trọng và cần sự kiểm soát chặt chẽ hơn của quản lý kho, chẳng hạn:

Lấy hàng: Khi có đơn hàng cần giao, nhân viên phụ trách sẽ lấy hàng trong kho theo yêu cầu. Công việc này nghe thì có vẻ đơn giản nhưng lại chiếm tới 55% tổng chi phí vận hành trong quy trình quản lý kho Logistics. Nguyên nhân là bởi các đơn hàng cần phải lấy mỗi ngày có thể lên tới hàng trăm đơn và mỗi mặt hàng lại được sắp xếp ở những vị trí khác nhau nên đội ngũ nhân sự ở bộ phận này sẽ phải mất khá nhiều thời gian để thu thập đủ số lượng theo đơn đặt hàng.

Vì vậy, nếu có thể nâng cao hiệu quả của quy trình này thì doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được đáng kể chi phí. Tuy nhiên, khi tối ưu hóa bước lấy hàng thì doanh nghiệp nên thực hiện thận trọng để đạt được độ chính xác cao, vì nếu xảy ra sai sót có thể tác động trực tiếp tới trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.

Đóng gói: đây là khâu tổng hợp tất cả các mặt hàng có trong đơn đặt hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách hàng. Một trong những nhiệm vụ chính của bước đóng gói là giảm thiểu thiệt hại khi hàng rời kho. Ngoài ra, bao bì cần phải đủ nhẹ không làm tăng khối lượng của hàng hóa và đủ chất lượng tối thiểu để giảm thiểu chi phí đóng gói.

Một số Cách tối ưu đóng gói mà doanh nghiệp Logistics thể áp dụng như là: Sử dụng các vật liệu nhẹ để đóng gói như: bìa, nhôm, nhựa, …;Sử dụng các thiết bị đóng gói phù hợp với quy mô và tính chất của sản phẩm, tối ưu bằng các công nghệ đóng gói tiên tiến được tự động hóa; Xác định tiêu chuẩn đóng gói để đảm bảo tính đồng nhất của sản phẩm.

Vận chuyển: khâu cuối cùng trong quy trình quản lý kho Logistics, cũng là bước khởi đầu trong hành trình vận chuyển hàng hóa từ kho đến tay khách hàng. Bước vận chuyển được coi là hiệu quả nếu như đơn hàng được phân loại và sắp xếp đúng, được gửi đến đúng khách hàng với phương thức vận chuyển phù hợp, đảm bảo tính an toàn và thời gian vận chuyển hợp lý.

Nâng cao chất lượng quản lý kho hàng Logistics cũng chính là nâng cao chất lượng vận hành toàn chuỗi cung ứng

Thống nhất trước với đối tác

Không gian kho có giới hạn, trong khi nhu cầu lưu ngày một lớn. Do đó, trước khi nhập nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần thống nhất với phía đối tác cung cấp về các quy chuẩn đóng gói, bao gồm kích thước, khối lượng thùng hàng, số lượng sản phẩm tối đa mỗi thùng, nội dung thông tin hàng hóa cần thể hiện trên mặt thùng…

Thời gian giao hàng cũng cần thông báo trước ít nhất vài ngày để kho sắp xếp không gian, tránh tình trạng để đại, để tạm, không đúng chuẩn, hư hỏng hàng hóa doanh nghiệp phải chịu. Quá trình nhận hàng, người giao phải có phiếu xuất kho của phía đối tác cung cấp, nhân viên kho doanh nghiệp sẽ tiến hành đối chiếu so với hợp đồng cung cấp, kiểm đếm số lượng, đánh giá chất lượng, niêm phong, chuyển hàng vào kho và ký xác nhận cho người bàn giao, giữ lại một liên phiếu xác nhận.

Trường hợp hàng không đạt yêu cầu như thỏa thuận sẽ phải tiến hành công tác xác minh, đối chiếu, chụp hình làm bằng chứng, cùng biên bản hoàn trả hàng và chuyển cho phòng pháp lý để tiến hành đòi bồi thường thiệt hại nếu phát sinh.

Quản lý quy trình kho bán lẻ

Trong ngành bán lẻ, một trong số những công việc tốn nhiều công sức và dễ nhầm lẫn nhất chính là quản lý kho. Khi quy mô kinh doanh càng lớn, lượng hàng hóa trong kho càng nhiều thì việc quản lý kho sẽ khó khăn hơn. 

Đối với một doanh nghiệp bán lẻ, hàng lưu kho chiếm 40 – 50% tổng giá trị tài sản. Một trong những đặc điểm nổi bật nhất của kho hàng ngành bán lẻ là số lượng và chủng loại hàng hóa rất lớn và đa dạng. Trong bán lẻ, yêu cầu đáp ứng về mặt thời gian gần như luôn là ưu tiên số một vì chậm trễ trong giao hàng hóa cũng có thể đánh mất khách hàng.

Đối với ngành bán lẻ khi không có quy trình kho hiệu quả còn phải gánh chịu thiệt hại năng nề của tình trạng trượt giá. Tình trạng trượt giá rất dễ xảy ra với các ngành ngành hàng thời trang; công nghệ; đồ gia dụng. Đối với các mặt hàng bán lẻ có hạn sử dụng hoặc theo mốt  sẽ có khả năng cao trở thành hàng tồn kho chết (Obsolete Inventory) nếu không được bán kịp thời. 

Với những đặc trưng như trên các doanh nghiệp bán lẻ có thể nâng cao quy trình quản lý kho của mình thông qua một số tips cụ thể như: 

Tạo hồ sơ tập trung cho tất cả các sản phẩm: ngoài các thông số cơ bản (tên sản phẩm, mã sản phẩm, nhãn hiệu,…) có thêm các hình ảnh và mô tả sản phẩm để nhân viên nhận diện sản phẩm. Bước này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn bán hàng bằng hình thức thương mại điện tử. Khi bạn nhập thêm sản phẩm mới, hãy đưa chúng vào hồ sơ hàng tồn kho của bạn. Bất cứ khi nào thông tin như nhà cung cấp hoặc chi phí bán buôn thay đổi, hãy cập nhật thông tin đó.

Xác định chính xác vị trí hàng tồn: Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ chỉ có một cửa hàng, việc ghi lại vị trí hàng tồn kho của bạn rất đơn giản. Tuy nhiên, với các chuỗi bán lẻ có nhiều địa điểm, chi nhánh và người bán đa kênh có thể có hàng tồn kho trong nhà kho, trung tâm phân phối, kho trung chuyển, kho hàng và trên các kệ hàng.

Đối với các hàng tồn kho có kích thước nhỏ và đa dạng chủng loại (ví dụ mặt hàng tiêu dùng nhanh), kiểm tra bằng mắt thường rất mất thời gian, doanh nghiệp nên có những công cụ công nghệ hiện đại cho phép hiển thị trên hệ thống và theo dõi dễ dàng hơn. 

Kiểm kho thường xuyên và chính xác: như đã đề cập ở trên các doanh nghiệp ngành bán lẻ còn phải đối mặt với tình trạng trượt giá. Vậy nên, bạn cần phải đếm hàng tồn kho của mình theo định kỳ và tính đến độ hao hụt (shrinkage), hư hỏng, hàng lỗi và hàng đổi trả,.. càng sớm càng tốt. 

>>> Xem thêm:  Lựa chọn phương pháp kiểm kho phù hợp: Case study ngành bán lẻ

Thiết lập quy trình cho việc giảm giá và khuyến mại: Doanh số bán sản phẩm có thể không đạt được kỳ vọng vì một số lý do, chẳng hạn như giảm nhiệt của xu hướng, lỗi thời hoặc các yếu tố theo mùa. Bạn nên thiết lập các chỉ số tồn kho, xem xét các mặt hàng tồn nhiều, bán chậm để tổ chức các chương trình kích cầu, đẩy hàng tồn.

Nếu bạn tổ chức giảm giá (markdowns), hãy cân nhắc kỹ lưỡng mức chiết khấu, mức giảm cho các mặt hàng bán chạy. Điều này có thể tạo ra dòng tiền mặt để bạn nhập mặt hàng mới và tạo thêm chỗ trống trong kho, nhường chỗ nhập các mặt hàng sinh lời nhiều hơn. Ngoài ra, hãy lập chiến lược và kế hoạch trước cho các chương trình khuyến mãi và đảm bảo rằng bạn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu mua sắm tăng cao.

Quy trình xử lý hàng hỏng, hết hạn

Mặc dù không muốn nhưng doanh nghiệp bán lẻ nói chung cần xây dựng một quy trình hiệu quả để xử lý hàng tồn kho quá hạn hoặc bị hỏng một cách nhanh chóng. Ví dụ đối các cửa hàng làm bánh hoặc bán đồ ăn nhanh, các sản phẩm chỉ có hạn sử dụng trong ngày rất cần có quy trình này.

Trên thực tế, các chuỗi cửa hàng lớn thường lựa chọn phương pháp là bỏ đi toàn bộ thức ăn sử dụng trong ngày hoặc liên kết với một bên thứ 3 để xử lý thay vì cho nhân viên hoặc những người xung quanh. Vì cũng từng có trường hợp, một chuỗi cửa hàng thức ăn lớn áp dụng chính sách: cho phép nhân viên đem sản phẩm thức an không bán được về nhà. Nhưng sau một thời, doanh số bán hàng sụt giảm, chủ chuỗi mới phát hiện ra rằng nhân viên cố gắng bán ít hàng hơn để họ có thể mang về nhiều hàng hơn, hoặc bán cho bên khác để thu lợi riêng mình, nên chủ chuỗi đã loại bỏ hoàn toàn chính sách.

>>> Xem thêm: Xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng –  hạn chế lãng phí trong dài hạn

Quản lý quy trình kho ngành sản xuất – quy trình kho nguyên vật liệu sản xuất 

Đối với quy trình kho nguyên vật liệu sản xuất, sẽ có những quy trình nhỏ hơn quy trình mua nguyên vật liệu nhập kho, quy trình nhập – xuất kho NVL,… ,về cơ bản các quy trình xuất nhập này giống ở quy trình quản lý kho thông thường. Dưới đây là một vài lưu ý đối với doanh nghiệp có kho nguyên vật liệu sản xuất: 

Trước khi nhập hàng: Lên kế hoạch mua hàng 

Chu trình mua hàng cũng là một quy trình quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất. Các doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng sẽ đặt mua nguyên vật liệu sau khi kí hợp đồng với khách hoặc nguyên vật liệu đã có sẵn thì doanh nghiệp không cần phải đặt mua nữa. Nhưng nhìn chung cần có kế hoạch mua hàng cụ thể bao gồm cả các thông số lượng, kích thước, lưu đồ sắp xếp trong kho,… để doanh nghiệp tối ưu không gian trong kho. Phòng trường hợp số lượng đơn đặt hàng của doanh nghiệp tăng lên nhưng doanh nghiệp lại không tích đủ nguyên vật liệu để sản xuất, bỏ lỡ mất cơ hội tăng tốc lợi nhuận, thu hút khách hàng mới.

Nhập kho hàng hóa: khi doanh nghiệp đã nhập hàng về kho cần lưu trữ toàn bộ dữ liệu hàng hóa liên quan, đặc biệt là các khoản mục chi phí để phục vụ cho quy trình tính giá thành sản phẩm về sau (theo dõi các khoản mục chi phí ngày từ khâu nhập kho, xuất kho sử dụng,… các khâu về sau nữa cho đến khi thành phần cuối cùng được đưa ra và chuẩn bị giao cho khách hàng).

>>> Xem thêm: Báo cáo xuất nhập tồn – theo dõi hàng hóa trong kho thuận tiện, hiệu quả hơn

Xử lý vật liệu vật lý trong kho (liên quan đến việc di chuyển, lưu trữ, bảo vệ và kiểm soát vật liệu trong suốt chuỗi cung ứng)

Sản phẩm thành phẩm và nguyên vật liệu thô phải trải qua một hành trình vật lý khá dài trước khi đóng gói thành đơn hàng, được chuyển tay nhiều lần và đi qua nhiều trạm hoặc địa điểm trong kho. Doanh nghiệp cần xử lý nguyên vật liệu đúng cách và sử dụng trang thiết bị thích hợp để quy trình hoạt động diễn ra một cách trơn tru. Ở bước xử lý NVL này nếu làm cẩu thả có thể gây nguy hiểm và ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất của kho. 

Doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, hầu hết đều cần các thiết bị để di chuyển và xử lý các nguyên vật liệu khác nhau, ví dụ như xe nâng, xe đẩy, kệ hàng nhiều nâng, dây chuyền băng tải (thường thấy trong khâu lắp ráp linh kiện ô tô),…. Những thiết bị này cũng là một phần tài sản trong kho mà doanh nghiệp sản xuất cần kiểm soát 

Nếu bạn có một nhà kho lớn với nhiều không gian lưu trữ theo chiều dọc, bạn sẽ cần thiết bị xử lý vật liệu có động cơ hoặc tự động để di chuyển vật liệu nhanh chóng trên khoảng cách xa và lấy xuống các thùng hàng tồn kho nặng được lưu trữ trên giá pallet cao một cách an toàn. Nếu kho của bạn tương đối nhỏ và các sản phẩm của bạn tương đối nhẹ, bạn chỉ cần dựa vào các thiết bị thủ công.

Rủi ro trong quy trình quản lý kho trong trong doanh nghiệp 

Rủi ro có thể xảy ra từ những quy trình tưởng chừng là đơn giản nhất

Rủi ro sắp xếp hàng hóa không hợp lý. Dẫn đến tình trạng kho hàng bừa bộn, không cất trữ được nhiều hàng hóa, khó bảo quản được hàng, tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên. 

Rủi ro lưu kho – hàng tồn. Chiếm diện tích của những mặt hàng khác, tốn thêm chi phí để quản lý và sắp xếp. Nghiêm trọng hơn là hàng hóa sẽ không còn đảm bảo chất lượng như trước, lỗi thời và không thể tiêu thụ được dẫn đến gây thiệt hại nặng nề về kinh tế của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Cách đẩy hàng tồn kho khó tiêu thụ Giải phóng tồn hàng – đọng vốn

Rủi ro kiểm kho. Không kiểm kho thường xuyên dẫn đến tình trạng hàng hóa bị thất thoát, hỏng hóc hay lỗi thời mà doanh nghiệp không biết, đến khi cần dùng đến thì hàng hóa đã không còn đáp ứng được nhu cầu nữa. Đặc biệt các sản phẩm liên quan đến thực phẩm, hàng tiêu dùng nếu không được kiểm kê đều đặn, dễ dẫn đến tình trạng hết hạn. Hoặc xuất kho trong tình trạng hết hạn gây ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu. 

Rủi ro thông tin – sai lệch số liệu. Việc ban quản lý không thể cung cấp thông tin chính xác theo thời gian thực có thể gây ra các trường hợp: đặt sản phẩm sai vị trí trong kho; thiếu hàng hết hàng nhưng khi xử lý đơn hàng mới biết từ đó kéo dài thời gian giao hàng; hủy đơn hàng vì cho rằng không đủ hàng trong kho nhưng sau đó lại phát hiện còn hàng; sản phẩm bị thất thoát; ….

Rủi ro đơn hàng. Một sai lầm nhỏ trong quy trình quản lý đơn hàng có thể khiến mọi thứ “sụp đổ” và toàn bộ quy trình làm việc đi vào bế tắc. Không gắn mã theo dõi đơn hàng, sai thông tin khách hàng, chủng loại hàng, giao sai hàng, gửi hàng hỏng cho khách,..

Rủi ro nhân sự. Nhân viên gây thất thoát hàng hóa do không ghi hóa đơn, lợi dụng giảm giá (không cho khách hàng biết về chương trình giảm giá), lợi dụng hoàn tiền (không báo cáo lại về trường hợp hoàn tiền), đánh dấu hàng hóa có thể bán được là bị hư hỏng, báo cáo sai lệch số lượng hàng nhập, đem hàng hóa cho người thân,… Các trường hợp thất thoát này rất khó để phát hiện và tìm ra nguyên nhân nếu quy trình kiểm soát không chặt chẽ.

Theo một nghiên cứu của U.S Retail Fraud: 

• 38% các mất mát tại cửa hàng là do khách hàng lấy cắp

• 34.5% các mất mát gây ra bởi nhân viên 

• 6.1% các mất mát không rõ nguyên nhân

>>> Xem thêm: Main warehouse risks: keep them under control – Giữ các rủi ro kho quan trọng trong tầm kiểm soát 

Tối ưu các khâu quản lý kho hàng

Khâu nhập hàng (Receiving): Tập trung bố trí nhà kho hiệu quả 

Các thiết kế và bố trí nhà kho thực sự đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến đến sự thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp. Không có một mô hình thiết kế nào hoàn hảo áp dụng cho mọi nhà kho. Mô hình thiết kế kho có thể áp dụng với công ty này nhưng nó có thể không đáp ứng được nhu cầu của một công ty khác. Điều này còn phụ thuộc vào loại sản phẩm của từ công ty đó. 

Các mặt hàng phổ biến nhất nên được đặt ở phía trước để dễ dàng tiếp cận và thuận tiện cho việc lấy và vận chuyển nhanh chóng. Điều này giúp xe nâng không phải di chuyển đến các khu vực xa của cơ sở để lấy các mặt hàng có nhu cầu cao nhất. Khả năng tiếp cận có thể thay đổi tùy theo loại mặt hàng, chẳng hạn như pallet, thùng giấy, số lô và các yếu tố khác tùy thuộc vào ngành dịch vụ

Thiết kế kho bãi còn giúp giải quyết các vấn đề bằng cách tối đa hóa không gian sàn và tập trung vào không gian theo chiều dọc, nhân viên có thể dễ dàng đi quan nhà kho mà không gặp chướng ngại vật.

Sử dụng tự động hóa cùng với thiết bị hiện đại sẽ giảm chi phí lao động và cải thiện khả năng tiếp cận trong toàn bộ nhà kho, cụ thể: 

• Kiểm tra công nghệ cần thiết để sắp xếp bố cục của kho, chẳng hạn sử dụng hệ thống hàng tồn kho (WMS – Warehouse Management System) cung cấp mô hình 3D, đo lường kích thường và số đo của kho hàng cùng với hàng tồn kho.
• Tự động hóa quy trình lưu trữ và lấy hàng bằng hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS), được tạo thành từ một mạng lưới các thiết bị được điều khiển bằng máy tính. 

Nếu những người quản lý nhận định kho hàng của mình chưa sẵn sàng nâng cấp công nghệ, có thể cố gắng cải thiện hàng tồn kho và sắp xếp hàng tồn kho sao cho thuận tiện lấy hàng trong tương lai. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, quy trình lỏng lẻo không có sự trợ lực của công nghệ sẽ gây ra nhiều vấn đề hơn.

Khâu cất hàng (putaway): Chuẩn bị đầy đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu theo mùa

Tùy thuộc vào từng thời điểm trong năm, nhu cầu của khách hàng sẽ thay đổi. Một số sản phẩm cần nhiều hơn vào mùa hè và những sản phẩm khác lại được ưa chuộng hơn vào mùa đông, chưa kể những ngày lễ nhu cầu sản phẩm có thể cao hơn(hoặc thấp hơn). 

Một số mẹo tích hợp vào các quy trình kho để chuẩn bị cho nhu cầu theo mùa bao gồm:  

• Giữ liên lạc với các nhà phân phối bán lẻ, nhà sản xuất, vận chuyển và các nguồn khác. Nên xây dựng một Quy trình quản lý thông tin nhà cung cấp để việc tập hợp thông tin và đưa ra quyết định liên quan được nhanh chóng hơn. 
• Duy trì thông tin chính xác ở mỗi khâu của quy trình kho để mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng sẵn sàng đáp ứng những biến động về nhu cầu và có thể hoạt động liền mạch với nhau 
• Sử dụng các kỹ thuật dự báo để xác định phương pháp hiệu quả cần thiết để tìm ra mức tồn kho theo mùa 
• Tổ chức, sắp xếp kho hàng giúp đẩy nhanh sản phẩm mang tính thời vụ (dành chỗ trước cho một số mặt hàng nhất định chẳng hạn). 

Mô hình Just In Time trong quản lý hàng tồn kho có thể mang lại trợ lực to lớn nếu doanh nghiệp muốn nhập “chính xác” và “sát xao” hơn nữa trong định mức sản xuất, bán hàng và loại trừ chi phí trong sản xuất. Các nhà bán lẻ, nhà hàng, xuất bản theo yêu cầu, sản xuất công nghệ và sản xuất ô tô là những ví dụ về các ngành đã được hưởng lợi từ hệ thống giúp quản lý hàng tồn kho đúng lúc (just -in-time) này.\

Không đặt hàng hóa ở vị trí lý tưởng nhất có thể làm giảm năng suất hoạt động của nhà kho. Trước khi cất sản phẩm, phải xác định vị trí lưu trữ phù hợp. Điều này rất quan trọng vì nơi lưu trữ sản phẩm sẽ xác định mức độ nhanh chóng và chi phí mà sau đó bù đắp cho khách hàng.

Khâu lấy hàng, kiểm tra, đóng gói, vận chuyển (Order- picking – pạck – shipping): Sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng

Khấu lấy hàng bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn hàng (order), qua quá trình lấy hàng (picking) , đóng gói (pack) và vận chuyển (shipping) cho đến khi đơn hàng đến tay người tiêu dùng. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp 3PL (Logistics bên thứ ba) và các doanh nghiệp bán lẻ trên sản điện tử, còn cần phải giám sát các quy trình sau bán hàng như hoàn tiền và xử lý đơn hàng trả lại khi cần.

Trong hoạt động lấy hàng, thời gian di chuyển chiến 55%, thời gian tìm kiếm 15%, lấy hàng ra khỏi vị trí lưu trữ chiếm 10%, còn 20% cho các công việc còn lại. 

Như vậy nếu doanh nghiệp giảm được thời gian di chuyển của nhân viên (bằng cách sử dụng các con bot tự động đưa hàng đến nơi tập kết như Amazon chẳng hạn), doanh nghiệp đã tăng tốc gấp đôi thời gian lấy hàng!

Thông thường trong một kho thành phẩm số lượng đơn hàng xuất ra sẽ nhiều hơn đơn hàng nhập vào rất nhiều. Do đó, hoạt động kiểm tra đóng gói bắn trong khu xuất hàng sẽ tồn nhiều lao động cần xử lý và cần tính chính xác cao. Trong hoạt động này, cần cân nhắc giữa việc chờ đủ đơn hàng trong đơn mới đống gói hay đống gói từng phần trong đơn hàng rồi gửi đi.

Hoạt động giao hàng vận chuyển (shipping) thực hiện xong cần tiến hành cấp nhật tình trạng hàng hóa để xác nhận là hàng hóa đã rời khỏi kho và được giao cho khách hàng.

Sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) giúp đơn hàng hoạt động trơn tru bằng cách tối ưu hóa các quy trình quản lý và thực hiện đơn hàng như vận chuyển, quản lý hàng tồn kho và thông báo cho khách hàng. Người quản lý kho có thể tiết kiệm thời gian, đạt được tỷ lệ chính xác của đơn hàng cao hơn và thu được lợi nhuận cao hơn. 

Mục tiêu của doanh nghiệp không nên là bán hàng 1 lần cho khách mà cần gây dựng niềm tin vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ chăm sóc để khách hàng quay lại sử dụng sản phẩm của chúng ta n+1 lần.

Quản lý chuỗi cung ứng – giao hàng nhanh và hiệu quả hơn đang là xu thế cạnh tranh của các sàn thương mại điện tử 

Cuộc cạnh tranh quảng cáo giữa các sàn đã kém sôi động hơn những năm trước. Với tình hình “người khôn, của khó” như hiện tại, các sản thương mại tập trung vào vấn đề nội tại hơn đặc biệt là khâu giao hàng logistic để nâng cao khả năng cạnh tranh.

“Cuộc đua ngầm”  trong logistics sẽ nâng cao tiềm lực của doanh nghiệp dài hạn 3-5 năm. Đơn vị nào có vốn mạnh sẽ thắng đầu tư nhiều vào logistics sẽ có lợi thế cạnh tranh và tồn tại bền vững hơn.

 

Câu hỏi thường gặp 

Quy trình kho là gì?

Quy trình quản lý kho là một hệ thống tự động các hoạt động tương tác liên quan đến việc tiếp nhận, lưu trữ, kiểm soát và xử lý lượng hàng tồn kho. Không chỉ giới hạn ở việc đảm bảo sự hiệu quả trong quá trình quản lý hàng tồn, mà còn liên quan đến việc xây dựng kế hoạch chiến lược quản lý, tối ưu hóa vận chuyển, và đào tạo đội ngũ vận hành kho. Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo rằng quá trình cung ứng và quản lý hàng hóa diễn ra với hiệu suất tối đa trong một doanh nghiệp.

Quy trình kho theo ISO là gì? 

Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế) là một tập hợp các bước quản lý hàng kho tuân thủ theo các nguyên tắc được đúc kết từ các kinh nghiệm thực tế và sự thành công của những doanh nghiệp hàng đầu trên thị trường. Được biết đến rộng rãi từ cá nhân đến tổ chức và doanh nghiệp, quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO được coi là “cầu nối hiệu quả” quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh.

Việc thực hiện quản lý kho theo tiêu chuẩn này mang lại sự khoa học và hiệu quả, bao gồm việc đảm bảo định mức hàng tồn kho, quản lý dự trữ hàng hóa và đảm bảo thực hiện các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm một cách suôn sẻ. Đối với bộ phận Marketing và sản xuất, việc đảm bảo định mức hàng tồn kho không chỉ hỗ trợ trong quá trình sản xuất mà còn giúp định hình và lập kế hoạch cho các hoạt động liên quan đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

Quy trình quản lý kho trong ERP là gì?

Quản lý kho là một module trong phần mềm ERP . Module này có chức năng hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho như đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Hệ thống này đảm bảo đủ hàng hóa hoặc nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu mà không tạo ra quá nhiều hoặc dư thừa hàng tồn kho.

Tiêu chuẩn quản lý kho 5S của người nhật?

Tiêu chuẩn 5S được sử dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động kinh doanh, quản lý. Đặc biệt, áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng vật tư giúp bạn tối ưu thời gian đặt hàng, hoàn thiện mô hình quản lý kho dành cho các shop bán lẻ, nhà xưởng và các doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn 5S bắt nguồn từ hãng Toyota của Nhật Bản và được viết tắt bởi 5 từ: Seri (sàng lọc), Seiton(sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng), cụ thể:

• Seri (sàng lọc): Phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
• Seiton (sắp xếp): Tiến hành sắp xếp các sản phẩm một cách khoa học, hợp lý theo tiêu chí dễ
  tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
• Seiso (sạch sẽ): Không gian kho thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp với các vật
  dụng được bảo dưỡng thường xuyên và sắp xếp gọn gàng.
• Seiketsu (săn sóc): Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên.
• Shitsuke (sẵn sàng): Rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong
  thực hiện 5S

Sắp xếp kho theo 5S không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần rồi thôi mà nó
đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó và chấp nhận những thay đổi nhằm đi đến mục đích cuối cùng.
Phương pháp này đòi hỏi sự phối hợp, tinh thần làm việc nghiêm túc từ nhân viên.

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình vận hành trong doanh nghiệp:  

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống quy trình hoạt động vận hành doanh nghiệp

Với đội ngũ chuyên gia dày dặn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán – Kiểm toán – Kiểm soát nội bộ tại TACA sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp xây dựng quy trình, theo đúng mục tiêu ngành nghề kinh doanh một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, nâng cao sức khỏe tài chính, đảm bảo hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả và bền vững.

Taca Business Consulting,