Xu hướng Lập ngân sách bằng 0 (Zero-Based Budgeting) hiệu quả không thể bỏ qua

Ngân sách dựa trên sô 0 (Zero-Based Budgeting (ZBB)) không dành cho những doanh nghiệp muốn lập kế hoạch ngân sách theo lối mòn. Đây là phương pháp buộc từng khoản chi phải được giải trình từ con số 0– không có chỗ cho thói quen “cộng thêm vài phần trăm so với năm trước”. ZBB đặt toàn bộ cơ cấu chi tiêu và nguồn lực lên bàn mổ, buộc doanh nghiệp phải cân đo từng đồng ngân sách dựa trên giá trị thực tiễn, thay vì dựa trên kế hoạch ngân sách trong quá khứ.

Vì vậy, ZBB không chỉ đơn thuần là một cách kiểm soát chi phí, mà còn là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp thay đổi cách tư duy quản trị, tập trung vào những hoạt động thực sự tạo ra giá trị và lợi nhuận.Trong thực tế, việc lập ngân sách – bao gồm cả ZBB – là bước cụ thể hóa kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp thành hành động rõ ràng. Để đạt được các mục tiêu tài chính và vận hành, doanh nghiệp cần chuyển đổi tầm nhìn dài hạn thành các con số cụ thể: doanh thu dự kiến, chi phí cần thiết và các chỉ số có thể đo lường.

Không dễ áp dụng, nhưng Zero – Based Budgeting là lựa chọn của những doanh nghiệp nghiêm túc với việc cắt giảm lãng phí, kiểm soát dòng tiền, gắn chi tiêu với chiến lược dài hạn và tăng tốc hiệu quả vận hành, tối đa hóa lợi nhuận. Khi thực hiện đúng cách, ZBB trao quyền sở hữu, trách nhiệm giải trình và khả năng ra quyết định tài chính đúng lúc – những yếu tố sống còn để giữ doanh nghiệp trên quỹ đạo tăng trưởng.

Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng Zero-Based Budgeting ngay bây giờ?

Trong một thế giới mà tốc độ thay đổi nhanh hơn chu kỳ ngân sách truyền thống, việc tiếp tục “cộng trừ vài phần trăm từ năm trước” là cách chắc chắn nhất để kéo doanh nghiệp đi lùi. Zero-Based Budgeting (ZBB) không phải là một khái niệm mới, nhưng đây là thời điểm mà nó trở nên cần thiết hơn bao giờ hết — không chỉ để cắt giảm chi phí, mà để nhìn lại toàn bộ cách doanh nghiệp đang vận hành.

ZBB ép các nhà quản lý phải trả lời một câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng có sức nặng chiến lược cực lớn: “Chi phí này có thật sự cần thiết không, nếu bắt đầu từ con số 0?” Chính câu hỏi đó giúp các công ty không chỉ loại bỏ lãng phí, mà còn tái định hình lại cách phân bổ nguồn lực — không theo thói quen, mà theo giá trị thực. Trong môi trường kinh doanh biến động, nơi các quyết định phải được đưa ra nhanh chóng và minh bạch, ZBB chính là cách tiếp cận tài chính phù hợp với nhịp đập mới của thị trường.

Những ngành nghề có xu hướng nhạy cảm với thị trường hoạt động hiệu quả hơn khi sử dụng phương pháp lập ngân sách từ con số 0 (Zero-Based Budgeting)

Khả năng tối ưu chi phí vượt trội đi kèm văn hóa hiệu suất cao

Nếu lập ngân sách theo phương pháp truyền thống, doanh nghiệp chỉ điều chỉnh nhẹ ngân sách năm trước, thường dựa theo tỷ lệ phần trăm tăng/giảm. Cách này tương đổi sự cồng kềnh và tiềm ẩn nhiều khoản chi “vô hình” không còn phù hợp. Ngược lại, ZBB buộc mỗi phòng ban phải “biện minh” cho từng đồng chi tiêu ngay từ đầu, tạo ra văn hóa tài chính có trách nhiệm và linh hoạt hơn. ZBB buộc doanh nghiệp phải đặt lại toàn bộ câu hỏi: “Khoản chi này có thực sự cần thiết?” – từ đó tạo ra một nền văn hóa “tối ưu chi phí” và “tối ưu hiệu quả hoạt động”

Nhiều tổ chức đã tiết kiệm được 10–40% chi phí, đồng thời tái phân bổ nguồn lực sang các sáng kiến tăng trưởng. ZBB giúp loại bỏ chi tiêu dư thừa, tối ưu hóa ngân sách và thiết lập hệ thống ra quyết định dựa trên giá trị, chứ không phải tiền lệ.

Unilever – Tập đoàn FMCG này áp dụng ZBB vào năm 2017 để kiểm soát ngân sách marketing. Kết quả, Unilever đã cắt giảm được hơn 2 tỷ đô la chi phí trong 3 năm mà vẫn tăng trưởng doanh thu đều đặn, nhờ tái phân bổ ngân sách từ các hoạt động kém hiệu quả sang các chiến dịch có ROI cao.

Nestlé USA – Khi đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty thực phẩm nhỏ, Nestlé USA chuyển sang ZBB để rà soát lại toàn bộ chi phí vận hành. Chỉ sau một năm triển khai, họ đã tiết kiệm hơn 500 triệu USD và tái đầu tư vào đổi mới sản phẩm, giúp phục hồi tăng trưởng sau nhiều quý sụt giảm.

Các công ty có nhiều đòn bẩy để kéo giảm chi phí hoạt động và hầu hết đã nỗ lực hết sức để cắt giảm chi phí. Vậy phương pháp ZBB có gì mới và khác biệt, vượt trội ở chỗ nào?

Hiển thị rõ ràng, không còn chi tiêu mù mờ

Muốn tối ưu chi phí thì trước tiên phải biết rõ tiền đang chảy đi đâu. Phương pháp “năng suất dựa trên số không” bắt đầu bằng việc xây dựng một bức tranh toàn cảnh – chi tiết, thực tế và có căn cứ dữ liệu rõ ràng – về cách doanh nghiệp đang chi tiêu mỗi ngày. Không chỉ dừng ở các báo cáo sổ sách khô khan, doanh nghiệp cần kết nối các nguồn dữ liệu như sổ cái, hóa đơn, hợp đồng, công nợ… để nhìn ra bức tranh chi tiêu theo danh mục, phòng ban, trung tâm lợi nhuận. Có thể hơi tốn công ban đầu, nhưng một khi dữ liệu sạch và rõ ràng, lãnh đạo sẽ có công cụ mạnh để đối chiếu, so sánh và ra quyết định sát thực hơn.

Thiết lập mục tiêu thông minh

Thiết lập mục tiêu trong phương pháp này không phải kiểu “cắt 10% cho có”, mà là đặt ra những mục tiêu cụ thể dựa trên dữ liệu và bối cảnh thực tế. Mục tiêu phải đủ tham vọng để thúc đẩy cải tiến, nhưng cũng phải khả thi và có cơ sở. Các chuẩn mực thị trường, nội bộ và bên ngoài sẽ được dùng để đặt ra câu hỏi đúng: “Chúng ta đang tiêu nhiều hơn mức cần thiết ở đâu? Chỗ nào còn dư địa để tiết kiệm?” Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể phân bổ mục tiêu tiết kiệm theo năm, theo phòng ban hay theo thị trường – thay vì áp dụng một khuôn cứng nhắc cho tất cả.

Xây dựng ngân sách chiến lược – làm lại từ đầu, nhưng có cơ sở

Thay vì tiếp tục chi theo thói quen cũ, phương pháp này yêu cầu từng bộ phận phải lý giải rõ tại sao cần chi khoản này, khoản kia – và phải gắn chặt với mục tiêu đã đặt. Đó chính là tinh thần “xây dựng ngân sách từ số 0”. Cách làm này giúp các nhà quản lý nhìn lại toàn bộ giả định cũ, từ đó nhận ra những cơ hội cắt giảm hợp lý, thậm chí mở ra những sáng kiến hoàn toàn mới. Và không chỉ lập ngân sách một lần rồi bỏ đó – doanh nghiệp sẽ theo dõi sát sao từng khoản chi so với kế hoạch, điều chỉnh liên tục để đảm bảo mọi đồng chi ra đều có lý do chính đáng.

Chìa khóa thành công trong phương pháp lập ngân sách ” từ con số o” là cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp vị thế tốt nhất để diễn giải được các sai lệch ngân sách so với mục tiêu và chi tiêu thực tế so với ngân sách. Sự minh bạch này hỗ trợ các lựa chọn chi tiêu phù hợp hơn với các ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp.

Nắm rõ giá trị của từng khoản chi – phù hợp với sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh

Khác với các biện pháp truyền thống vốn chỉ tập trung vào “giảm bao nhiêu” từ cơ sở chi tiêu cũ, ZBB xây dựng lại tư duy chi tiêu từ gốc, bằng cách:

• Cung cấp tầm nhìn rõ ràng hơn về các quyết định chi tiêu và đầu tư,
• Thiết lập các mục tiêu thông minh gắn với hiệu suất cụ thể,
• Trao quyền và khuyến khích các lãnh đạo chủ động tái phân bổ nguồn lực theo cách tối ưu nhất.

ZBB bắt đầu bằng việc xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiêu thực tế chính xác – từ dữ liệu kế toán, hợp đồng, hóa đơn… đến phân tích chi tiêu theo từng trung tâm chi phí, danh mục.

Việc đặt mục tiêu thông minh không chỉ dựa vào benchmark, mà là đánh giá tiềm năng tiết kiệm thật sự dựa trên góc nhìn toàn diện: chức năng, thị trường, thời gian, và mức độ tham vọng của doanh nghiệp. Các nhà quản lý được yêu cầu giải trình rõ ràng nếu muốn vượt mục tiêu chi tiêu hoặc đề xuất nhiều ngân sách hơn, đồng thời phải theo dõi sát sao chi tiêu thực tế so với mục tiêu định kỳ trong suốt năm.

ZBB trở thành nền tảng để hỗ trợ chiến lược kinh doanh, đặc biệt là các chương trình tăng trưởng, và hình thành một nền văn hóa chi tiêu có kỷ luật, minh bạch, bền vững.Khi được triển khai trên toàn doanh nghiệp hướng đến mục tiêu tăng trưởng, ngân sách lập từ con số 0 có thể tạo ra cấu trúc chi phí phù hợp với mục đích  để giải phóng “tiền” để đầu tư vào các sáng kiến ​​tăng trưởng chiến lược.Tính minh bạch cao hơn, cho phép các nhà lãnh đạo theo dõi tác động và “chuyển hướng tiền” một cách thông minh.

Một tập đoàn bán lẻ tại Đông Nam Á đã áp dụng ZBB để tái cấu trúc chi phí vận hành tại hơn 300 cửa hàng. Thay vì giữ nguyên cách chi cũ, họ rà soát từng danh mục – từ chi phí quảng cáo địa phương, thuê ngoài bảo trì, đến ngân sách truyền thông trung ương. Kết quả là họ cắt giảm được 12% chi phí vận hành không ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh, đồng thời tái đầu tư hơn 4 triệu USD vào việc phát triển nền tảng bán hàng online và chương trình khách hàng thân thiết. Chỉ sau 9 tháng, doanh thu kênh online tăng trưởng gấp 2,5 lần – và toàn bộ khoản đầu tư “tái phân bổ” bắt đầu sinh lời rõ rệt.

>>> Khuyến nghị: chìa khóa của chi tiêu hiệu quả không nằm ở việc siết chặt vô tội vạ, mà là ở việc tạo ra sự minh bạch đủ sâu để ra quyết định thông minh: nên giữ lại cái gì, cắt bỏ cái gì, và đặc biệt là chuyển tiền sang đâu để tạo tăng trưởng.

Case study: Sử dụng Zero-Based Budgeting  để hàn gắn “vết nứt” trong chiến lược kinh doanh và phân bổ nguồn lực 

Điều kiện thị trường khó khăn có thể làm lộ rõ những vết nứt trong chiến lược và phân bổ nguồn lực của một tổ chức.

Một nhà sản xuất thực phẩm quốc tế trị giá hàng tỷ đô la với hơn 5.000 nhân viên.

Sự kết hợp giữa áp lực giá tăng từ các nhà bán lẻ, giá hàng hóa tăng và biến động thị trường địa phương đã buộc ban lãnh đạo cấp cao của công ty phải đánh giá lại hiệu suất tăng trưởng và lợi nhuận. Các nhà lãnh đạo cấp cao đã thực hiện các chương trình cải thiện hiệu suất và những nỗ lực này đã tạo ra những khoản gia tăng nhưng không đạt được tác động lâu dài. Ngoài ra, việc tập trung bên ngoài có chủ đích—tức là tập trung vào khách hàng—đã hạn chế sự giám sát chặt chẽ của công ty đối với hoạt động và tham vọng giảm chi phí của công ty.

Để đảm bảo lợi nhuận của công ty và xác nhận khả năng tài trợ cho sự tăng trưởng lâu dài, các giám đốc điều hành đã triển khai một chương trình năng suất từ con số 0 trên toàn doanh nghiệp theo trình tự có cấu trúc. Một cột mốc ban đầu cho chương trình cải thiện này là một “cuộc họp điều hành” kéo dài một tuần, CEO và nhóm lãnh đạo cấp cao xem xét bộ cơ hội cải thiện năng suất tích hợp—và những tác động liên quan cũng như những lựa chọn khó khăn cần thiết để theo đuổi chúng.

Quá trình này đã xác định các mô hình hoạt động mới cho các chức năng hỗ trợ, doanh nghiệp này nhắm mục tiêu và đã đạt được mục tiêu giảm chi phí hơn 10 %  trong khi vẫn có tiền để ưu tiên cho các hoạt động tăng trưởng rõ ràng và dài hạn.  Chương trình nhằm giảm chi tiêu 10% của công ty chủ yếu là dành cho nguyên liệu thô, lao động trực tiếp và gián tiếp, và hậu cần.

Dựa trên thành công ban đầu , trong 12 tháng tiếp theo, các nhà lãnh đạo cấp cao đã giới thiệu các nguyên tắc dựa trên số không trên tất cả các địa điểm sản xuất của công ty. Và kết quả không thể mỹ mãn hơn, tài chính không chỉ minh bạch hơn mà còn tăng tốc đáng kể.

Ưu điểm của Zero – Based Budgeting (ngân sách bằng không) so với cách lập ngân sách truyền thống

So sánh với cách lập ngân sách truyền thống

Ngân sách truyền thống	Ngân sách dựa trên số không (ZBB)
Dựa trên ngân sách của năm trước	Bắt đầu từ con số không (cơ sở số không)
Dựa trên mức chi phí trước đó	Yêu cầu biện minh chi tiêu mới
Định hướng kế toán chi phí	Quyết định theo định hướng
Sự biện minh thường không được yêu cầu	Cần phải có sự biện minh về chi phí và lợi ích
Ban quản lý quyết định chi tiêu	Dòng(các) quản lý kinh doanh đề xuất chi tiêu
Ít rõ ràng và phản hồi hơn	Rõ ràng hơn và phản hồi tốt hơn
Lặp đi lặp lại	Kích thích tư duy

Zero-Based Budgeting (ZBB) vượt trội hơn hẳn so với phương pháp lập ngân sách truyền thống nhờ khả năng tối ưu chi phí, tăng tính minh bạch và hỗ trợ triển khai chiến lược hiệu quả. Thay vì tự động cộng thêm 2-5% vào ngân sách năm trước như cách truyền thống, ZBB buộc từng khoản chi phải được xem xét lại từ đầu, yêu cầu biện minh rõ ràng cho cả chi phí cũ lẫn mới. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp cắt giảm các khoản chi không còn giá trị, đồng thời tái phân bổ nguồn lực cho các hoạt động có tiềm năng tạo ra doanh thu cao hơn.

Một lợi thế lớn khác của ZBB là thúc đẩy tính linh hoạt trong quản trị tài chính. Khi không còn bị ràng buộc bởi các số liệu lịch sử, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh ngân sách theo thay đổi của thị trường và chiến lược kinh doanh. ZBB cũng tạo điều kiện để nhà quản lý xác lập rõ ràng các ưu tiên, từ đó phân bổ chi phí theo giá trị mang lại thay vì theo thói quen chi tiêu cũ.

Ngoài ra, ZBB giúp cá nhân và tổ chức có cái nhìn tổng quan và kỷ luật hơn trong quản lý tài chính. Với mỗi khoản chi đều phải được theo dõi sát sao từ đầu kỳ, phương pháp này góp phần hạn chế tình trạng bội chi và phân bổ nguồn lực sai lệch – vốn là điểm yếu cố hữu của ngân sách truyền thống.

Tuy nhiên, ZBB đòi hỏi đầu tư thời gian và công sức nhiều hơn trong giai đoạn lập kế hoạch, do cần phân tích kỹ từng nhóm chi phí và xây dựng ngân sách từ con số 0. Đồng thời, để duy trì hiệu quả, người dùng cần có tính kiên trì và khả năng thích ứng cao với những thay đổi ngắn hạn trong kế hoạch chi tiêu.

Những nhược điểm của phương pháp lập ngân sách bằng 0 là gì?
Ngân sách bằng không có một số nhược điểm. Nó tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Chi phí thời gian liên quan có thể không đáng giá vì một ngân sách mới được lập ra mỗi kỳ. Thay vào đó, sử dụng một mẫu ngân sách đã sửa đổi có thể có lợi hơn.

ZBB có thể thưởng cho các triển vọng ngắn hạn trong công ty bằng cách phân bổ nhiều nguồn lực hơn cho các hoạt động có doanh thu cao nhất. Các lĩnh vực như nghiên cứu và phát triển hoặc các lĩnh vực có tầm nhìn dài hạn có thể bị bỏ qua do đó.

Mặc dù ZBB có thể là một chiến lược lập ngân sách hiệu quả, nhưng cũng có thể khá khó khăn để triển khai. Vì ngân sách được tạo ra từ đầu nên tốn nhiều thời gian hơn so với lập ngân sách truyền thống. Hậu quả không mong muốn của ZBB là nó có thể thúc đẩy tiết kiệm chi phí ngắn hạn hơn là lợi ích dài hạn. Trong nỗ lực giảm thiểu chi phí, một số chi phí chính, chẳng hạn như nghiên cứu và phát triển hoặc các dự án chiến lược dài hạn, có thể bị bỏ qua.

>>> Khuyến nghị: Tóm lại, trong khi ngân sách truyền thống phù hợp với doanh nghiệp ổn định và ít biến động, ZBB là lựa chọn chiến lược cho các tổ chức hướng đến tối ưu hóa chi phí, tăng hiệu quả vận hành và nâng cao năng lực ra quyết định dựa trên giá trị thực tiễn.

Làm thế nào để áp dụng Zero-Based budgeting thành công?

Tiến bộ công nghệ khiến việc lập kế hoạch ngân sách từ con số 0 (Zero-Based Budgeting) dễ dàng hơn bao giờ hết

Trong môi trường tăng trưởng thấp, dễ hiểu tại sao việc giữ chi phí ở mức thấp lại đặc biệt hấp dẫn. Nhưng, ZBB rất tẻ nhạt và tốn thời gian—chắc chắn là khó hơn các quy tắc chung như “ngân sách năm ngoái cộng hoặc trừ ” một số phần trăm.

Hãy đối mặt với sự thật là: lập ngân sách có thể là một công việc vặt vãnh và các phòng tài chính tại các tập đoàn lớn phải thu thập, đối chiếu, xem xét và sửa đổi ngân sách từ hàng trăm—nếu không muốn nói là hàng nghìn—trung tâm chi phí. Lập ngân sách từ con số 0 có thể gây khó chịu, tiêu tốn thời gian và nguồn lực đáng kể trong nội bộ doanh nghiệp, những người phụ thuộc vào vốn được phân bổ, đối với nhân viên buộc phải căn chỉnh thủ công một loạt lớn các yêu cầu chi tiêu có định dạng khác nhau.

Việc áp dụng các bảng tính Excel còn làm trầm trọng thêm vấn đề hơn nữa. Vì tính linh hoạt, đơn giản và đa năng cho phép các nhà quản lý khác nhau tạo ra vô số mẫu, việc tổng hợp các mẫu rời rạc này lại trở thành một thử thách thủ công và dễ xảy ra lỗi hơn nữa.

Tuy nhiên, các công cụ phần mềm mới, về cơ bản đã loại bỏ được điểm khó khăn này. Các nền tảng lập ngân sách dựa trên đám mây đã thay đổi hoàn toàn cuộc chơi — chúng buộc sự nhất quán về định dạng, tích hợp kiểm soát nội bộ, và đặc biệt là giúp loại bỏ hàng nghìn bảng tính thủ công vốn là nơi phát sinh sai sót và rối loạn.

Một công ty hàng tiêu dùng đóng gói (CPG), một công cụ phần mềm dựa trên đám mây được triển khai thay thế cho  hơn 10.000 bảng tính ngoại tuyến, giải phóng đáng kể thời gian và năng lực của các chức năng tài chính. Các công cụ này — nhanh, có thể mở rộng và dễ triển khai và dễ dàng điều chỉnh (Customise) –  giúp công ty tích hợp các quy tắc kinh doanh và xác thực dữ liệu vào quy trình lập ngân sách và cho phép cắt giảm các dữ liệu tài chính khác nhau phù hợp với các mục đích khác nhau.

Quan trọng nhất, những tiến bộ công nghệ  đã làm rõ hơn các giả định về tài chính, thúc đẩy một cách tiếp cận nhất quán trong toàn bộ tổ chức.

Công nghệ khuếch đại tác động của ZBB theo ba cách cùng một lúc, hoạt động trong cả ngắn hạn và dài hạn.

1. Tìm kiếm và tối ưu chi phí hiệu quả hơn:

Thay vì xử lý hàng trăm bảng tính thủ công cho từng khoản chi, các phần mềm lập kế hoạch tích hợp cho phép nhà quản lý ra quyết định nhanh và thông minh hơn.

Theo truyền thống, ngay cả trong các danh mục chi phí được xác định rõ ràng và khá hạn chế, chẳng hạn như du lịch hoặc nguồn nhân lực, việc áp dụng ZBB có nghĩa là phát triển các mẫu chi tiết và đối chiếu hàng trăm bảng tính. Ngược lại, các nền tảng lập kế hoạch tích hợp ngày nay cho phép cân bằng các cân nhắc về chính sách, chẳng hạn như ưu tiên vé không hoàn lại với các biến số như giá vé, chi phí lưu trú trung bình, thời điểm trong năm, quốc gia và thâm niên của du khách. Tổng hợp tài chính và chỉ số hiệu suất chính (KPI) tức thời, chuyển đổi tiền tệ, v.v. cung cấp một con đường nhanh chóng để đàm phán ngân sách có ý nghĩa.

2. Giải quyết các khoản chi “khó cắt giảm” do hợp đồng dài hạn:

Với những chi phí như hậu cần, bảo trì, vận chuyển, CNTT… khó thay đổi ngay lập tức, công nghệ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích, minh bạch hóa và lên kế hoạch cắt giảm dần theo lộ trình. Tuy không tiết kiệm nhiều trong năm đầu, nhưng từ năm thứ 2 trở đi có thể cắt giảm 20–40%, nếu kiên trì theo đúng chiến lược ZBB.

Theo đuổi đuôi dài của các cơ hội nhỏ hơn. Do quy mô và hiệu quả của công nghệ, các danh mục chi phí trước đây quá nhỏ để theo đuổi với ZBB hiện là mục tiêu chín muồi. Phạm vi ZBB của một công ty bao gồm hơn 75 danh mục chi phí, hơn một nửa trong số đó cung cấp mức tiết kiệm riêng lẻ dưới 10 phần trăm. Nhưng khi kết hợp lại, chúng mang lại hơn 50 triệu đô la tiền tiết kiệm bền vững.

3. Khai thác triệt để các khoản chi nhỏ nhưng nhiều:

Trước đây, những khoản chi nhỏ lẻ thường bị bỏ qua vì quá tốn công phân tích. Nhưng hiện nay, nhờ công nghệ, doanh nghiệp có thể kiểm soát hàng chục danh mục chi phí nhỏ, mỗi khoản tiết kiệm 5–10% nhưng cộng lại mang về hàng chục tỷ đồng giá trị bền vững mỗi năm.

3 “đòn bẩy” mạnh mẽ giúp Zero-Based Budgeting thực sự tạo giá trị cho doanh nghiệp

Như đã đề cập, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra giá trị thật sự khi áp dụng nguyên tắc “từ con số không” vượt ra ngoài ngân sách – mở rộng nó thành lăng kính để tái cấu trúc toàn bộ cách vận hành.

Nhưng để thành công, doanh nghiệp cần một cách tiếp cận thực tế, cân bằng giữa việc cắt giảm và chiến lược tăng trưởng dài hạn. Dưới đây là 3 lĩnh vực trong yếu khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp Zero-Based Budgeting – cách tiếp cận từ gốc này sẽ mở ra cách nghĩ mới để xây dựng tổ chức linh hoạt, hiệu quả và có trọng tâm.

Ba yếu tố còn lại củng cố hiệu quả của phương pháp tiếp cận cơ sở bằng không để tạo ra giá trị.

(1) Tổ chức vận hành từ con số 0

Lăng kính để đánh giá chi tiêu và năng lực của tổ chức, các công ty có thể giải quyết hiệu quả các câu hỏi

• Về nhân sự : “Ai thực sự tạo ra giá trị?”
• Về văn hóa: “Làm thế nào để chúng ta tạo ra tầm nhìn cho tổ chức tương lai của mình, tầm nhìn sẽ truyền cảm hứng cho mọi người và thúc đẩy hành vi mong muốn?”

Các công ty cũng đã sử dụng tổ chức vận hành từ con số 0 để liên kết tài năng với giá trị , đảm bảo rằng các vai trò có giá trị cao nhất trong tổ chức được xác định rõ ràng và có đủ nhân tài có năng lực. Áp dụng kiểu tư duy dựa trên số không này bao gồm việc cắt giảm các hoạt động xuống mức mà chúng ta gọi là “mức tối thiểu để tồn tại”, sau đó xây dựng tổ chức với các  giá trị kinh doanh rõ ràng và áp dụng các hoạt động tiên tiến như tự động hóa đẻ tăng tống bộ máy tổ chức.

(2) Chuỗi cung ứng từ con số 0

Chuỗi cung ứng từ con số 0 cho phép hiển thị rõ ràng các chi phí cho đến thiết lập mục tiêu thông minh trong bốn loại chi phí: vật liệu (bao gồm năng suất), lao động trực tiếp, lao động gián tiếp và kho bãi và hậu cần.

Việc thoát khỏi quan điểm truyền thống về chi phí trong toàn chuỗi cung ứng và đo lường hiệu suất có thể cung cấp cho ban quản lý những hiểu biết và cơ hội mới để cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng đầu cuối.

Ví dụ, việc xem xét lại việc vệ sinh từ “tiêu chuẩn vệ sinh” (thay vì “tiêu chuẩn quy trình”) có thể dẫn đến chất lượng sản phẩm được cải thiện với chi phí thấp hơn.

(3) Marketing từ con số 0

Một cơ sở dữ liệu thực tế chi tiết cho thấy khoản đầu tư nào vào marketing và chi tiêu thương mại tạo ra lợi nhuận đầu tư tức thời và dài hạn lớn nhất là một phần thiết yếu của chiến lược tăng trưởng tối ưu. Việc áp dụng các nguyên tắc dựa trên số không này buộc các giám đốc điều hành phải tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng , thực hiện các khoản đầu tư lấy khách hàng làm trọng tâm, phản ứng với các điều kiện thị trường thay đổi và cải thiện việc phân bổ nguồn lực ở cấp độ chi tiêu chi tiết theo danh mục, thị trường và sản phẩm.

Xem thêm: 

• Phân bổ ngân sách Marketing: doanh nghiệp đã đầu tư đúng cách hay mới chỉ đang chi tiêu? 
• Báo cáo chi phí Marketing: “mổ xẻ” chi phí Marketing, phân bổ ngân sách tối ưu & tăng tốc lợi nhuận

Căn chỉnh phương pháp ZBB phù hợp với từng doanh nghiệp

Về lý thuyết, Zero-Based Budgeting là một công cụ mạnh mẽ giúp kiểm soát chi phí và tái phân bổ nguồn lực hiệu quả. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi áp dụng phương pháp này, không phải vì bản thân ZBB không hiệu quả, mà do rào cản đến từ chính cách vận hành nội bộ của tổ chức. Khi ZBB bị triển khai như một thủ tục máy móc, nặng nề, thiếu linh hoạt, nhân sự sẽ phản ứng tiêu cực, còn quá trình lập ngân sách lại trở nên trì trệ, kém hiệu quả. Đặc biệt, nếu không được áp dụng nhanh chóng và nhất quán, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng hụt ngân sách ngày càng nghiêm trọng.

Thay vì cố nhồi ZBB vào một tổ chức thiếu sự sẵn sàng, các lãnh đạo nên nhìn nhận lại cách tiếp cận. Họ cần biến ZBB từ một “gánh nặng cắt giảm chi phí” thành một công cụ tạo ra giá trị thực tế – một phương tiện để tăng cường minh bạch, nâng cao năng suất và tạo ra sự đồng thuận trong tổ chức. Ngoài ra, sự hỗ trợ của các nền tảng công nghệ mới – đơn giản, trực quan – cũng giúp ZBB trở nên dễ tiếp cận hơn, giảm bớt tâm lý phản kháng của nhân viên.

Tuy nhiên, để ZBB thật sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa chi phí bền vững. Nghĩa là gì? Nghĩa là cần gắn các chỉ tiêu kiểm soát chi phí vào hệ thống khen thưởng – không chỉ bằng tiền (incentives cứng), mà cả sự công nhận và động lực nghề nghiệp (incentives mềm). Ví dụ, một tập đoàn đa quốc gia đã thiết kế lại hệ thống lương thưởng: các giám đốc chỉ nhận được mức thưởng tối đa nếu họ đạt được các mục tiêu rõ ràng trong kiểm soát chi phí vận hành. Khi đó, việc quản lý chi phí không còn là “việc phụ”, mà trở thành mục tiêu chiến lược của toàn bộ ban điều hành.

Sự nhất quán trong nội bộ lãnh đạo cấp cao cũng đóng vai trò rất quan trọng. Một tổ chức không thể thực hiện cắt giảm ngân sách hiệu quả nếu một người nói “phải tiết kiệm” trong khi người khác vẫn phê duyệt chi tiêu không kiểm soát. Ví dụ, một công ty hàng tiêu dùng toàn cầu đã áp dụng đồng thời hai quy trình ngân sách: một quy trình cho các chi phí duy trì hoạt động thông thường và một quy trình riêng biệt cho các khoản đầu tư mới – nơi các đơn vị kinh doanh phải “trình bày kế hoạch” như tham gia chương trình Shark Tank. Cách làm này giúp minh bạch hóa chi tiêu, gắn ngân sách với chiến lược và tăng biên lợi nhuận thông qua những cuộc thảo luận thực chất.

Điều quan trọng nhất là ZBB không phải chỉ là một chiến dịch cắt giảm chi phí ngắn hạn. Nó là công cụ buộc doanh nghiệp phải đánh giá lại chiến lược và ưu tiên của mình một cách thường xuyên. Các nghiên cứu chỉ ra rằng những công ty chủ động tái phân bổ nguồn lực định kỳ sẽ có khả năng tạo ra giá trị cao hơn cho cổ đông trong dài hạn.

Khuyến nghị: Các xu hướng quản trị có thể thay đổi theo thời gian, nhưng nguyên tắc tối ưu chi phí và phân bổ nguồn lực hiệu quả vẫn luôn là kim chỉ nam cho thành công. Với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại và hiểu biết sâu hơn về hành vi tổ chức, ngày càng nhiều doanh nghiệp đang quay lại với ZBB – và phần lớn trong số đó đều thấy được giá trị thật sự mà nó mang lại.

Việc áp dụng Zero-Based Budgeting (ZBB) không chỉ là bài toán cắt giảm chi phí, mà còn là bước chuyển mình chiến lược trong cách doanh nghiệp đánh giá, phân bổ và kiểm soát nguồn lực. Tuy nhiên, để triển khai ZBB thành công, đòi hỏi không chỉ công cụ, mà còn là tư duy tài chính đúng đắn, quy trình phù hợp và sự đồng thuận từ cấp lãnh đạo đến vận hành.

Đó là lý do dịch vụ tư vấn tài chính của chúng tôi ra đời – giúp doanh nghiệp không chỉ thiết kế một hệ thống ngân sách linh hoạt, minh bạch và hiệu quả, mà còn đồng hành để xây dựng văn hóa chi phí bền vững, gắn liền với mục tiêu tăng trưởng dài hạn. Với kinh nghiệm tư vấn đa ngành và đội ngũ chuyên gia am hiểu thực tiễn, chúng tôi mang đến giải pháp tài chính không chỉ phù hợp mà còn có tính khả thi cao, giúp doanh nghiệp làm chủ ngân sách từ gốc và tạo ra lợi thế cạnh tranh thực sự.

Tham khảo các dịch của Taca tại đây

• Dịch vụ báo cáo tài chính chuẩn mực VAS và IFRS
• Dịch vụ tìm nhà đầu tư và gọi vốn
• Dịch vụ cấu trúc bộ máy quản trị tài chính doanh nghiệp
• Dịch vụ xây dựng chiến lược nguồn vốn doanh nghiệp
• Dịch vụ Xây dựng mô hình tài chính đánh giá dự án kinh doanh
• Dịch vụ Tư vấn M&A mua bán sáp nhập doanh nghiệp

Đọc thêm: Ứng dụng ZBB vào phân bổ ngân sách Marketing

Áp dụng phương pháp lập ngân sách bằng 0 cho chi phí tiếp thị trên toàn doanh nghiệp có thể mở ra những cơ hội mới và thúc đẩy các quyết định chi tiêu sáng suốt hơn

Marketing đóng vai trò quan trọng đối với sự tăng trưởng và sự tham gia của người tiêu dùng, và chi phí của nó có thể chiếm hơn 10 phần trăm doanh thu trong nhiều doanh nghiệp hướng đến người tiêu dùng. Tuy nhiên, ít công ty đã thay đổi cơ bản cách họ đo lường và đánh giá tác động của Marketing—thường dẫn đến các ngân sách và chương trình gần giống với những năm trước. Và ít nhà tiếp thị nào tự tin về việc xác định lợi tức đầu tư thực sự (ROI) của chi tiêu tiếp thị của họ hoặc tác động của sự đánh đổi.

Trong những năm gần đây, sự phát triển của các công nghệ có thể xử lý các tập dữ liệu khổng lồ, kết hợp với sự phát triển của các kênh quảng cáo kỹ thuật số – vốn có khả năng đo lường cao hơn – đã mở ra một cơ hội lớn để đo lường hiệu suất của các khoản đầu tư Marketing . Mặc dù các công cụ phân tích đã trở nên phổ biến hơn, kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy rằng ít công ty áp dụng cùng một mức độ giám sát đối với tổng chi tiêu trong các danh mục Marketing. Trên thực tế, hơn 60% giám đốc Marketing của Fortune 1000 tuyên bố rằng họ không thể định lượng tác động của tiếp thị trong cả ngắn hạn và dài hạn.

Để có được cái nhìn chi tiết hơn về chi phí marketing và bán hàng, các tổ chức phải vượt qua một số rào cản.

• Đầu tiên, ngân sách tiếp thị thường được tách riêng cho từng đơn vị kinh doanh và quốc gia, điều này hạn chế khả năng hiển thị và so sánh.
• Thứ hai, vô số danh mục chi tiêu có thể khiến việc xác định các cơ hội có giá trị cao nhất trở nên khó khăn.
• Cuối cùng, các công ty có xu hướng sử dụng các công ty truyền thông để quản lý hoặc ít nhất là trung gian hóa một phần đáng kể chi tiêu tiếp thị của họ—và các công ty thường quan tâm nhiều hơn đến việc duy trì mức chi tiêu và phân bổ theo quá khứ hơn là thách thức các giả định trong quá khứ để đạt được mục tiêu tiết kiệm.

Tất cả những thách thức này đều được củng cố bởi một tư duy cố hữu, phản ứng khi nói đến việc thiết lập các ưu tiên và ngân sách.

Trên thực tế, ngoại trừ một số ngành công nghiệp đang trong tình trạng suy thoái toàn cầu, việc tái đầu tư được thực hiện tốt vào các cơ hội có ROI cao sẽ mang lại lợi nhuận lớn hơn so với việc “gửi tiền tiết kiệm”. Theo nghiên cứu từ McKinsey, nếu triển khai đúng cách, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 10–25% ngân sách marketing mà vẫn tăng được hiệu quả. Và điều ấn tượng là hơn 50% khoản tiết kiệm đó có thể đạt được ngay trong 12 tháng đầu tiên. Những khoản tiền tiết kiệm này có thể được phân bổ lại vào các hoạt động chiến lược hơn như: đầu tư vào kênh số, phát triển sản phẩm mới, hay tăng cường trải nghiệm khách hàng.

Taca Business Consulting,