Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN – Chi phí hợp lý hợp lệ

Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN – Chi phí hợp lý hợp lệ

Để trả lời cho các câu hỏi, vướng mắc thường xoay quanh các khoản chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN, hồ sơ bổ trợ như thế nào? Thay vì tập trung vào việc áp dụng giảm trừ từng chi phí cụ thể, doanh nghiệp nên tìm hiểu nguyên tắc chung của việc khấu trừ nhằm vận dụng chính xác. Các chi phí thực tế phát sinh, chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là một khái niệm tương đối “mơ hồ” (tuy nhiên lại được coi là xương sống khi tư duy về chi phí).

Doanh nghiệp nên phân loại từng đầu mục các Thông tư, đối tượng chịu thuế, chi phí không được trừ, thu nhập ưu đãi, … nhằm chia tách đúng doanh thu, chi phí.

Điều kiện chi phí được trừ

Khi xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN các kế toán thường chú trọng vào đảm bảo về mặt tính hợp lệ tuy nhiên lại thường bỏ qua tính hợp lý tức là thực tế phát sinh của doanh nghiệp. Nguyên tắc chung của chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

1. Chi phí phát sinh thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;

Doanh nghiệp cần xem xét chi phí có thực tế có phát sinh từ mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hay không? Bởi đây hoàn toàn là phần chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Cơ quan Thuế sẽ dựa trên nguyên tắc “chọn bỏ”, đồng nghĩa đưa ra một số chi phí không được trừ, phần còn lại sẽ được trừ toàn bộ.

2. Có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp lệ và các chứng từ thanh toán theo quy định;

Doanh nghiệp cần có đầy đủ các hoá đơn, chứng từ hợp lệ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, … (chi phí hợp lệ) nhằm chứng minh chi phí phát sinh thực tế phục vụ cho sản xuất kinh doanh và đủ các điều kiện được miễn trừ thuế, đồng thời không nằm ở các chi phí không được trừ.

Đối lập với nguyên tắc “chọn bỏ” là nguyên tắc “chọn cho”; cơ quan Thuế sẽ chọn ra và làm rõ các chi phí được trừ; tuy nhiên theo đánh giá xây dựng các quy định thì nguyên tắc “chọn bỏ” sẽ hợp lý hơn; bởi cơ quan Thuế sẽ chỉ loại bỏ một số chi phí không được trừ, trong khi có vô số các chi phí doanh nghiệp được trừ.

Các doanh nghiệp, ngành nghề và khu vực địa lý tại theo từng giai đoạn, thời điểm đều có các loại hình chi phí khác nhau. Nếu lựa chọn phương pháp chọn bỏ, kế toán cần ghi nhớ những chi phí không được trừ và nắm rõ nguyên tắc để xác định chi phí A hoặc B nằm ở đâu trong nhóm chi phí không được trừ, nhằm giải trình với cơ quan Thuế rằng, chi phí thực tế phát sinh và phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp, tạo ra doanh thu và hoàn toàn có đầy đủ cơ sở được trừ.

3. Khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của luật thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này. Về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, bạn có thể đọc thêm chi tiết tại khoản 2 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC.

4. Nằm ngoài danh sách các chi phí không được trừ theo luật;

Hiện tại sẽ có 37 khoản chi phí không được trừ (Thông tư 96/2015/TT-BTC); doanh nghiệp nên phân loại, bóc tách các nhóm chi phí không được trừ sau cùng, ghi nhớ các nhóm còn lại theo nhóm này nhằm tiện tra cứu => Đây cũng chính là nhóm có các ngưỡng khống chế.

(Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định Thu nhập chịu thuế được căn cứ theo Điều 6 Thông tư 78/2014 – được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015)

=> Chi tiết tại đây:

• Các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thường bị loại

Hồ sơ chứng từ cần thiết cho chi phí được trừ hợp lý hợp lệ

Để được khấu trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cần đáp ứng đủ các điều kiện cụ thể, đó là phải phục vụ cho hoạt động kinh doanh, các chi phí liên quan đến giáo dục, giao dịch liên kết, chiến dịch khuyến mãi, chiết khấu, giảm giá hàng bán… và phải được chứng minh bằng hóa đơn và chứng từ hợp lệ. Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào các hồ sơ và chứng từ cần thiết cho những nhóm chi phí phổ biến được khấu trừ thuế TNDN.

1. Giao dịch với các bên liên kết

Hồ sơ giao dịch đối với các bên liên kết có quy định riêng tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP, Nghị định 20/2021/NĐ-CP, Thông tư 41/2017/TT-BTC. Các vấn đề cơ bản cần phải lưu ý hồ sơ nhóm giao dịch này bao gồm:

• Chứng minh được các giao dịch thực sự diễn ra, có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; Điều này xuất phát bởi giao dịch liên kết là giao dịch giữa các bên nằm trong nội bộ tập đoàn, có cùng một chủ sở hữu, có mối quan hệ khăng khít. Các giao dịch giữa các công ty trên thông thường sẽ có thể có hoặc không đại diện cho tính chất của thị trường, lúc này doanh nghiệp phải chứng minh với cơ quan Thuế thực sự các giao dịch đó có diễn ra.

• Hồ sơ chuyển giá tuân thủ giá thị trường; Tại sao doanh nghiệp cần phải chứng minh hồ sơ tuân thủ giá thị trường? Trên thực tế một số giao dịch tại các doanh nghiệp liên kết không thực sự diễn ra, hoặc “trá hình, núp bóng” nhằm gian lận nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan Thuế cần các báo cáo hồ sơ tuân thủ về chuyển giá nhằm kiểm soát vấn đề trên.

• Hợp đồng, hóa đơn có chi tiết tính toán phí, Biên bản nghiệm thu, báo cáo, chứng từ thanh toán;

=> Xem thêm:

• Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết
• Ví dụ về giao dịch liên kết trong các doanh nghiệp
• Chi phí lãi vay trong giao dịch liên kết và Công thức tính EBITDA

2. Các khoản hỗ trợ cho đại lý

Hồ sơ chi phí các khoản hỗ trợ cho đại lý được quy định cụ thể cho từng hạng mục như sau:

• Hỗ trợ để thực hiện dịch vụ sửa chữa, bảo hành, khuyến mãi, quảng cáo: Yêu cầu có hoá đơn, thỏa thuận hỗ trợ, chứng từ liên quan đến các hoạt động sử dụng tiền hỗ trợ.

• Hỗ trợ tiền khác: Hồ sơ bao gồm: chứng từ thu chi, hợp đồng đại lý có điều khoản hỗ trợ, chứng từ liên quan đến các hoạt động sử dụng tiền hỗ trợ.

• Hỗ trợ hàng: Hàng hoá, hợp đồng đại lý có điều khoản hỗ trợ, chứng từ liên quan đến các hoạt động sử dụng hàng hỗ trợ.

3. Tài sản cố định

Doanh nghiệp cần lưu giữ bộ hồ sơ có lưu ý mã theo từng tài sản nhằm quản lý; doanh nghiệp tập hợp toàn bộ tài liệu liên quan đến đưa các tài sản đó và luôn đặt ở trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Lưu ý: Toàn bộ dữ liệu cần được gắn kết với nhau nhằm đưa ra được các số liệu nguyên giá, hóa đơn, biên bản nghiệm thu bàn giao tờ khai nhập khẩu, chứng từ thanh toán cho ngân hàng, quyết định đưa vào sử dụng.

Chứng từ tài sản cần được lưu thành hồ sơ riêng, trong suốt thời gian khấu hao.

4. Hàng hoá bị hư hỏng do quá trình sinh hoá tự nhiên

Đối với hàng hoá hư hỏng do quá trình sinh hoá tự nhiên phải có đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm:

• Biên bản kiểm kê;
• Bảng kê nhập xuất tồn;
• Hồ sơ bồi thường;
• Hồ sơ quy trách nhiệm (trước 01/01/2015: văn bản gửi cơ quan Thuế giải trình, nộp chậm nhất trước thời hạn nộp tờ khai).

5. Khuyến mãi và Chiết khấu

Chương trình khuyến mãi bao gồm:

• Doanh nghiệp cần thông báo/đăng ký chương trình khuyến mãi với sở/Bộ Công thương;
• Hoá đơn bán hàng theo chương trình;
• Hồ sơ chứng từ chứng minh khách hàng thỏa mãn điều kiện khuyến mãi/trúng thưởng;

Chương trình chiết khấu bao gồm:

• Thoả thuận với đại lý về chương trình chiết khấu;
• Biên bản tổng kết chương trình và mức chiết khấu được nhận;
• Hoá đơn và chứng từ thanh toán tương ứng.

6. Chi phí công tác

Hồ sơ đối với chi phí công tác cần tuân thủ các nguyên tắc:

• Doanh nghiệp đưa ra các quy định nội bộ về chính sách công tác (công tác phí, chi phí ăn ở, đi lại, …);
• Doanh nghiệp có quyết định cử đi công tác, báo cáo công tác;
• Doanh nghiệp có hợp đồng, hoá đơn, chứng từ phát sinh, chứng từ thanh toán hợp lý, hợp lệ, …

7. Chi phí lương, thưởng, phúc lợi cho người lao động

Để được khấu trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, hồ sơ nhóm chi phí lương, phúc lợi cho người lao động cần đáp ứng đủ các điều kiện:

• Doanh nghiệp cần có bộ quy định, quy tắc nội bộ: Hợp đồng lao động, Thoả ước lao động tập thể, Quy chế tài chính, …
• Chứng từ phát sinh, chứng từ thanh toán hợp lý, hợp lệ.

Lưu ý: Chi nghỉ mát cho nhân viên là chi trả cho toàn bộ doanh nghiệp chứ không phải cho riêng một cá nhân. Nếu doanh nghiệp tách chi phí nghỉ mát nhưng nguyên do dịch bệnh Covid 19 không tiến hành được và sử dụng chi phí đó phân bổ đều cho nhân viên thì chi phí trên vẫn được trừ nhưng cơ quan Thuế sẽ áp dụng thuế thu nhập cá nhân.

Khoản chi sinh nhật, kết hôn, tặng quà cho người lao động, người thân người lao động nếu doanh nghiệp xếp vào nhóm chi phúc lợi cũng sẽ được trừ tuy nhiên trước đó phải được đưa vào quy chế nội bộ.

8. Chi phí thanh toán bằng thẻ ngân hàng của người lao động

Chi phí thanh toán bằng thẻ ngân hàng của người lao động được khấu trừ trong trường hợp quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán các khoản chi đó; đồng thời có hoá đơn, chứng từ xuất cho doanh nghiệp do người cung cấp hàng hoá, dịch vụ giao xuất; bên cạnh đó có chứng từ thanh toán qua ngân hàng công ty cho người lao động và từ người lao động cho nhà cung cấp.

9. Chi phí vận chuyển

Hồ sơ đối với nhóm chi phí vận chuyển bao gồm:

• Hợp đồng, hoá đơn, chứng từ chi phí phát sinh, chứng từ thanh toán hợp lý, hợp lệ;
• Bảng kê khai các lần vận chuyển, có chữ ký xác nhận hai bên;
• Chứng từ thể hiện lý do, mục đích vận chuyển và xác nhận các lần vận chuyển.

10. Chi phí thuê tài sản của cá nhân

Hồ sơ cho nhóm chi phí thuê tài sản của cá nhân gồm:

• Hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản;
• Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (nếu có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế).

11. Chi phí mua hàng hoá, dịch vụ không có hoá đơn của cá nhân không kinh doanh

Điều kiện khấu trừ cho chi phí mua hàng hoá, dịch vụ không có hoá đơn của cá nhân không kinh doanh hồ sơ cần có:

• Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm Thông tư số 78/2014/TT-BTC;
• Chứng từ thanh toán.

12. Chi phí tiếp khách (không có mức trần)

Khấu trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, hồ sơ nhóm chi phí tiếp khách cần đủ các điều kiện như sau:

• Hoá đơn, chứng từ chi phí phát sinh, chứng từ thanh toán hợp lý, hợp lệ;
• Bảng kê đồ ăn, đồ uống;
• Chứng từ thể hiện lý do, mục đích tiếp khách (phiếu kế toán, …).

13. Chi phí phạt hợp đồng

Hồ sơ đối với chi phí phạt hợp đồng có quy định:

• Hợp đồng/Phụ lục mua bán quy định rõ điều khoản phạt (khi nào phạt, hình thức, cách thức, …);
• Biên bản hai (02) bên xác nhận việc bị phạt và cách tính khoản phạt;
• Chứng từ thanh toán tiền phạt theo quy định.

14. Chiết khấu thương mại

Các chi phí chiết khấu thương mại cần có trong quy chế, hợp đồng quy định về chính sách chiết khấu của doanh nghiệp, đồng thời các hoá đơn, bảng tính thể hiện giá trị được chiết khấu. Doanh nghiệp cũng cần có các hoá đơn, hợp đồng, chứng từ liên quan, chứng từ thanh toán của việc mua bán hàng hoá.

15. Giảm giá bán hàng

Hồ sơ cho nhóm giảm giá bán hàng để được khấu trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:

• Biên bản thỏa thuận hàng lỗi, hỏng, không đúng quy cách, … được giảm giá;
• Hoá đơn thể hiện giá trị hàng hoá được giảm giá;
• Hoá đơn, hợp đồng, chứng từ liên quan, chứng từ thanh toán của việc mua hàng hoá.

16. Hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại quy trình và hồ sơ đầy đủ các điều kiện khấu trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp gồm có:

• Biên bản thỏa thuận hàng lỗi, hỏng, không đúng quy cách, … phải trả lại;
• Hoá đơn xuất trả lại hàng bán từ bên mua;
• Phiếu nhập kho hàng hoá trả lại của bên bán;
• Hoá đơn, hợp đồng, chứng từ liên quan, chứng từ thanh toán của việc mua hàng hoá.

Các văn bản pháp lý liên quan tới chi phí được trừ

Quy định trong các luật thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:

• Luật số 14/2008/QH12 của Quốc hội: Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, ngày 12/06/2008
• Luật số 32/2013/QH13
• Luật số 71/2014/QH13 và Nghị định 12/2015/NĐ-CP, Nghị định 146/2017/NĐ-CP
• Luật quản lý Thuế 78/2006/QH11; Luật sửa đổi Luật quản lý Thuế số 21/2012/QH13 và Nghị định 83/2013/NĐ-CP
• Nghị định 218/2013/NĐ-CP
• Nghị định 91/2014/NĐ-CP
• Thông tư 45/2013/TT-BTC (TSCĐ)
• Thông tư 119/2014/TT-BTC
• Thông tư 151/2014/TT-BTC
• Thông tư 78/2014/TT-BTC
• Thông tư 96/2015/TT-BTC
• Thông tư 103/2014/TT-BTC (thuế NTNN)
• Thông tư 25/2018/TT-BTC
• Các Nghị định, Thông tư về giá giao dịch liên kết (Nghị định 20/2017/NĐ-CP và Thông tư 41/2017/TT-BTC, Nghị định 68/2020/NĐ-CP; Nghị định 132/2020/NĐ-CP).
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế mới và Nghị định 126/2020/NĐ-CP là các văn bản mới nhất được ban hành về thuế TNDN.

Doanh nghiệp buộc phải nắm rõ cơ sở pháp lý về thuế Thu nhập doanh nghiệp để xác định chi phí được trừ, tránh bị truy thu phạt thuế khi thanh kiểm tra quyết toán.

Các văn bản quan trọng nhất cần lưu ý bao gồm:

Nghị định 218/2013/NĐ-CP, được coi là xương sống của luật thuế TNDN, bao gồm các hướng dẫn mấu chốt thực thi thuế TNDN (danh mục, điều khoản ưu đãi, …).

Thông tư 45/2013/TT-BTC bao gồm các quy định về khấu hao tài sản cố định; đầy đủ các hướng dẫn, định nghĩa liên quan đến hoạt động ghi chép tài sản cố định, phân loại tài sản cố định, khấu hao và thanh lý, …ngoài ra còn có Thông tư 23/2023/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý.

Các Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP cũng được coi là 02 thông tư cơ bản và chính yếu hiện tại đang được sử dụng nhằm tham chiếu gần như toàn bộ vấn đề liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp (doanh thu, ghi nhận doanh thu, ưu đãi, …).

Lưu ý: Tại Thông tư 96, một số quy định đã được sửa đổi liên quan tới chi phí không được trừ từ Thông tư 78, bởi vậy trường hợp doanh nghiệp đối chiếu, kiểm tra các quy định liên quan đến chi phí không được trừ nên sử dụng Thông tư 96.

Ngoài ra còn có Thông tư 103/2014/TT-BTC, liên quan đến thuế nhà thầu.

Các văn bản liên quan đến các giao dịch liên kết cũng được coi là những nội dung quan trọng liên quan đến thuế TNDN, bao gồm các cơ sở pháp lý, cách thức kê khai, phân tích cách thức, lập hồ sơ tuân thủ, … Kể từ năm 2020 trở đi, cơ quan Thuế áp dụng Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn và thi hành luật Quản lí thuế.

=> Xem thêm: 

• Thuế giá trị gia tăng (value added tax)
• Thuế thu nhập cá nhân (personal income tax)
• Thuế xuất nhập khẩu (Import and export tax)
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (Special consumption tax)