Quy trình triển khai ERP: Xây dựng quy trình triển khai ERP hiệu quả trong doanh nghiệp

Quy trình triển khai ERP tiên tiến được áp dụng trong doanh nghiệp đang trở thành một xu hướng không thể bỏ qua trong thời đại số hóa. Theo báo cáo của IDC, có tới 65% doanh nghiệp toàn cầu đã bắt đầu thực hiện các dự án chuyển đổi số và 75% trong số đó cho biết họ coi việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một phần cốt lõi trong chiến lược này. Việc áp dụng ERP không chỉ giúp số hóa toàn bộ quy trình vận hành mà còn tăng cường khả năng ra quyết định nhờ sự tự động hóa và tích hợp dữ liệu.

Trong bài phân tích dưới đây, Taca sẽ giải đáp những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi xây dựng một quy tình triển khai ERP cũng như là hướng dẫn định hướng cụ thể giúp quy trình này đạt được sự tối ưu.

Tại sao quy trình triển khai ERP là yếu tố quyết định thành công của dự án ERP

Việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một quá trình phức tạp và nhiều bước, đòi hỏi sự kiểm tra kỹ lưỡng thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp, lập kế hoạch chiến lược, tối ưu hóa các quy trình hoạt động, cài đặt và kiểm tra phần mềm, thực hiện sao lưu và di chuyển dữ liệu, quản lý sự thay đổi trong tổ chức, cũng như đào tạo người dùng để họ có thể vận hành hệ thống một cách hiệu quả. Đây không phải là công việc chỉ diễn ra một lần, mà là một quy trình liên tục, thường được coi là vòng đời của hệ thống ERP, từ giai đoạn lập kế hoạch, triển khai, đến việc bảo trì và nâng cấp sau này.

Các giải pháp ERP có tiềm năng cải thiện đáng kể hoạt động của doanh nghiệp bằng cách hợp lý hóa các quy trình sản xuất, quản lý tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể. Tuy nhiên, việc triển khai ERP không phải lúc nào cũng suôn sẻ, và nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn để đưa hệ thống này vào hoạt động thành công. Theo các chuyên gia hàng đầu trong ngành:

• Chỉ 7% các dự án ERP được hoàn thành đúng tiến độ.
• Khoảng 79% doanh nghiệp không đạt được mục tiêu ban đầu mà họ đã đề ra khi triển khai hệ thống ERP.
• Chỉ 30% doanh nghiệp cảm thấy hài lòng với kết quả sau khi hoàn thành dự án ERP.

Những con số này cho thấy rõ rằng việc triển khai ERP là một thách thức không nhỏ, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ nguồn lực đến quy trình, và phải luôn sẵn sàng đối mặt với những rủi ro phát sinh trong suốt quá trình thực hiện. Để giảm thiểu các rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch triển khai ERP rõ ràng và chi tiết, đồng thời nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi thực hiện để đảm bảo sự thành công. Dưới đây là những lý do quan trọng giải thích vì sao quy trình này đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính hiệu quả của dự án.

Xác định rõ ràng mục tiêu và kế hoạch:
Một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình triển khai ERP là thiết lập các mục tiêu và kế hoạch cụ thể. Điều này không chỉ giúp đội ngũ dự án hiểu rõ những gì cần đạt được, mà còn định hướng công việc của tất cả các bộ phận theo một mục tiêu chung. Khi các bên liên quan có sự đồng thuận về mục tiêu và kế hoạch, mọi hoạt động đều được thực hiện đồng bộ và có định hướng, tránh sự lạc hướng và lãng phí tài nguyên.

Phân công trách nhiệm rõ ràng:
Trong quá trình triển khai ERP, việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong nhóm dự án là rất quan trọng. Mỗi người cần biết rõ vai trò của mình và các nhiệm vụ cần thực hiện. Điều này không chỉ giúp các thành viên hoàn thành tốt phần việc của mình mà còn đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót, từ đó góp phần giữ cho tiến độ dự án không bị chậm trễ.

Kiểm soát và đánh giá tiến trình dự án:
Một quy trình triển khai ERP hiệu quả luôn đi kèm với việc kiểm tra và đánh giá tiến độ ở từng giai đoạn. Các bước này giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tình hình thực hiện dự án, từ đó nhận diện sớm những vấn đề phát sinh và có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng dự án không đi chệch hướng và đạt được mục tiêu đúng hạn.

Đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả:
Các bước trong quy trình triển khai ERP không chỉ được xây dựng để hỗ trợ lẫn nhau, mà còn giúp đảm bảo tính mạch lạc và logic trong toàn bộ quá trình. Mỗi giai đoạn đều phải liền mạch với giai đoạn trước, giúp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo rằng các hoạt động không bị lặp lại hay chồng chéo. Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng tài nguyên một cách tối ưu và đạt hiệu quả cao nhất.

Giảm rủi ro:
Một trong những thách thức lớn nhất trong việc triển khai ERP là đối mặt với các rủi ro tiềm ẩn, từ các vấn đề kỹ thuật đến sự kháng cự từ nhân viên. Khi có một quy trình triển khai rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định các rủi ro này ngay từ đầu và chuẩn bị các biện pháp giảm thiểu phù hợp. Việc nhận diện sớm các rủi ro giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xử lý, tránh gây ra những hậu quả không mong muốn.

Tiết kiệm thời gian và tài nguyên:
Một quy trình triển khai ERP được lập kế hoạch cẩn thận không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả. Khi mọi hoạt động đều được thực hiện theo đúng quy trình và kế hoạch, doanh nghiệp sẽ tránh được việc làm lại từ đầu hoặc phải sửa chữa những lỗi phát sinh không đáng có. Điều này không chỉ giúp dự án hoàn thành đúng tiến độ mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nguồn lực.

Rủi ro phổ biến khi xây dựng quy trình triển khai ERP

Triển khai ERP là một nhiệm vụ khó khăn vì đây là một quá trình phức tạp ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Nó gây ra sự thay đổi cơ bản trong quy trình làm việc, mở đường cho tự động hóa thay vì các quy trình thủ công. Nó buộc mọi người phải đối mặt với khó khăn trong việc triển khai ERP và tương tác với người dùng và các nhóm chức năng để phát triển một giải pháp mới. Dưới đây là một vài thách thức phổ biến khi doanh nghiệp thực hiện triển khai ERP

Sự phản kháng với sự thay đổi 

Nỗi sợ điều chưa biết, sự quen thuộc với các hệ thống hiện có và thiếu giao tiếp đều góp phần làm thay đổi sự phản kháng. Người dùng đã quen với các quy trình thông thường có thể ngần ngại áp dụng các phương pháp tiếp cận mới không mang lại lợi ích nhanh chóng và rõ ràng. Những bình luận như “Nó luôn như thế này” hoặc “Tôi không nghĩ nó sẽ hiệu quả” cho thấy sự phản kháng tiềm ẩn.  

Tích hợp dữ liệu  

Dữ liệu là phần quan trọng nhất của mọi tổ chức và dữ liệu không chính xác hoặc không thể đọc được là không thể chấp nhận được.  

Khi các tổ chức chuyển dữ liệu cũ vào hệ thống ERP mới hoặc từ ERP này sang ERP khác, họ phải đối mặt với thách thức là đảm bảo tích hợp liền mạch trong khi vẫn duy trì chất lượng dữ liệu. Dữ liệu cũ đã được sử dụng và lưu giữ trong nhiều năm có thể không chính xác hoặc thậm chí không hợp lệ trong thực tế ERP mới. Sự không chính xác và không nhất quán của dữ liệu có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và độ tin cậy của hệ thống ERP. 

Chi phí vượt mức 

Việc triển khai ERP thường xuyên vượt quá ngân sách. Có hai nguyên nhân chính dẫn đến điều này. 

• Không đủ kế hoạch cho điều chưa biết: Sự phức tạp của các mô-đun hiện tại, kết hợp với nhu cầu tương tác tích cực, có thể khiến ngân sách vượt quá giới hạn của chúng. Chỉ dự đoán chi phí dựa trên các yêu cầu đã biết là không đủ. Mong đợi điều bất ngờ là rất quan trọng và việc vượt ngân sách cộng thêm 30% chi phí không phải là hiếm.
• Bỏ qua ‘Chi phí mềm: Việc tạo ra các yêu cầu hệ thống thực tế là rất khó, nhưng ngân sách cuối cùng thường bỏ qua ‘chi phí mềm’. Những chi phí này bao gồm thời gian đào tạo, thời gian ngừng hoạt động tiềm ẩn, phí hợp đồng bên ngoài và các khoản phí gián tiếp liên quan đến cơ sở hạ tầng.

Các thách thức trên luôn là vấn đề nan giải với các doanh nghiệp trong quá trình triển khai ERP. Vậy nên, để ngăn chặn những vấn đề đó từ sớm, các doanh nghiệp cần có quy trình triển khai ERP riêng biệt và phù hợp với từng mục đích và ngân sách của doanh nghiệp mình. 

Xem thêm: Hoạch định chi phí triển khai ERP tối ưu trong doanh nghiệp

Đánh giá thấp sự phức tạp của dự án
Việc đánh giá thấp tính phức tạp của dự án ERP thường dẫn đến sự chậm trễ, chi phí phát sinh và kết quả kém chất lượng. Một số nghiên cứu chỉ ra rằng 75% dự án ERP vượt quá ngân sách dự kiến và kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu. Theo một nghiên cứu trước đây của ngành Softwarethinktank: 35% dự án ERP vượt quá ngân sách từ 0%–25%, 15%  vượt ngân sách từ 26%–50%, 6%  vượt ngân sách hơn 50%. Tất cả hầu hết đều đến từ vấn đề phát sinh khi tích hợp hệ thống với quy trình kinh doanh cũ. Vì vậy, việc chuẩn bị kỹ lưỡng, phân tích sâu về yêu cầu và các yếu tố kỹ thuật của doanh nghiệp là rất quan trọng.

Không có kế hoạch và mốc thời gian rõ ràng
Một kế hoạch triển khai không rõ ràng thường dẫn đến tình trạng hỗn loạn và kéo dài tiến độ. Thống kê cho thấy 61% các dự án ERP không hoàn thành đúng hạn do thiếu kế hoạch chi tiết và quản lý dự án yếu kém. Do đó, một lộ trình cụ thể với các mốc thời gian rõ ràng là điều tối quan trọng để đảm bảo dự án đi đúng hướng. Chẳng hạn, đối với dự án ERP kéo dài từ 12 đến 18 tháng, việc phân chia thành từng giai đoạn nhỏ với các mốc tiến độ cụ thể sẽ giúp dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh.

Không có đội ngũ thực hiện chuyên trách
ERP là một dự án lớn đòi hỏi một đội ngũ chuyên trách với chuyên môn sâu. Nhiều doanh nghiệp sai lầm khi giao nhiệm vụ triển khai ERP cho nhân viên hiện tại mà không bổ sung thêm nhân lực chuyên trách. Điều này thường dẫn đến chậm tiến độ hoặc thậm chí thất bại. Các doanh nghiệp nên thành lập một đội ngũ triển khai ERP bao gồm chuyên viên kỹ thuật, tư vấn quy trình và chuyên gia đào tạo với ít nhất 5-10 người tùy quy mô dự án.

Không cung cấp đào tạo đầy đủ
Thiếu đào tạo cho nhân viên là một sai lầm nghiêm trọng có thể dẫn đến việc không sử dụng hết tiềm năng của hệ thống ERP. Một nghiên cứu cho thấy 95% các công ty thất bại trong quá trình triển khai khi chỉ dành 10% tổng ngân sách cho đào tạo và hỗ trợ. Một chương trình đào tạo toàn diện thường bao gồm từ 2-4 tuần đào tạo cho từng bộ phận, và phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nắm vững cách sử dụng các mô-đun liên quan. Điều này không chỉ giúp họ làm việc hiệu quả hơn mà còn giảm nguy cơ sai sót trong quá trình vận hành.

Hướng dẫn xây dựng quy trình triển khai ERP chi tiết trong thực tế

Quy trình Triển khai ERP là quá trình tích hợp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp của bạn. Bao gồm tài chính, nhân sự, bán hàng, sản xuất, v.v. Quá trình triển khai ERP bao gồm một số giai đoạn quan trọng, bao gồm cài đặt phần mềm, di chuyển dữ liệu, lập bản đồ quy trình và đào tạo người dùng. Quy trình này được quản lý tốt như thế nào sẽ quyết định việc triển khai phần mềm ERP của doanh nghiệp thành công hay thất bại.

Bước 1:Xác định phạm vi và mục tiêu của quy trình triển khai ERP

Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án triển khai ERP là bước đầu quan trọng của quy trình. Điều này bao gồm việc xác định các nhiệm vụ và quy trình cụ thể mà hệ thống ERP sẽ chịu trách nhiệm, dữ liệu nào cần được tích hợp và các mục tiêu kinh doanh cụ thể mà hệ thống cần hỗ trợ.

Để xác định phạm vi dự án của bạn, hãy cân nhắc:

• Những chức năng và quy trình kinh doanh nào sẽ được hệ thống ERP tự động hóa?
• Yêu cầu dữ liệu cụ thể cho hệ thống, bao gồm di chuyển và tích hợp dữ liệu, là gì?
• Các chỉ số đánh giá hiệu suất chính (KPI) cần được theo dõi và báo cáo là gì?
• Các bên liên quan là ai và nhu cầu và yêu cầu cụ thể của họ là gì?

Bằng cách xác định phạm vi và mục tiêu của dự án triển khai ERP, bạn sẽ có thể tạo ra lộ trình rõ ràng cho quá trình triển khai và bạn sẽ có thể truyền đạt các mục tiêu và kết quả mong đợi của dự án cho tất cả các bên liên quan, điều này giúp nhân viên tham gia. Ngoài ra, bằng cách đặt ra các mục tiêu và mục đích cụ thể, bạn có thể đo lường sự thành công của dự án sau khi hoàn thành.

Bước 2: Chọn một hệ thống ERP

Sau khi xác định phạm vi và mục tiêu của dự án tích hợp ERP, bước tiếp theo là chọn giải pháp phần mềm ERP phù hợp. Bước này bao gồm việc nghiên cứu và đánh giá các tùy chọn phần mềm ERP khác nhau để xác định tùy chọn nào phù hợp nhất với yêu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn.

Khi lựa chọn giải pháp ERP, hãy cân nhắc:

• Liệu phần mềm có đáp ứng được các yêu cầu chức năng cụ thể của tổ chức bạn như kế toán, quản lý hàng tồn kho và CRM không?
• Phần mềm ERP có tích hợp với hệ thống và dữ liệu hiện tại của bạn không?
• Phần mềm có thể cung cấp các khả năng báo cáo và phân tích cần thiết như báo cáo tài chính, quản lý hàng tồn kho và phân tích doanh số không?
• Phần mềm có đủ khả năng mở rộng và linh hoạt để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh trong tương lai không?
• Nhà cung cấp phần mềm có uy tín và cung cấp dịch vụ hỗ trợ và bảo trì đầy đủ không?
• Tổng chi phí sở hữu, bao gồm triển khai, tùy chỉnh, bảo trì và hỗ trợ liên tục là bao nhiêu?
• Khung thời gian cần thiết để triển khai đầy đủ―thường mất 12 tháng hoặc hơn)

Nghiên cứu và đánh giá các tùy chọn phần mềm ERP khác nhau có sẵn để đảm bảo bạn chọn được giải pháp tốt nhất cho tổ chức của mình. Tham khảo ý kiến ​​của chuyên gia ERP hoặc công ty dịch vụ chuyên nghiệp cũng có thể giúp hướng dẫn bạn trong suốt quá trình lựa chọn.

Khi nghiên cứu và đánh giá các hệ thống ERP khác nhau, doanh nghiệp cần cân nhắc các tính năng và chức năng cụ thể sau:

• Quản lý tài chính, bao gồm kế toán, lập ngân sách và báo cáo tài chính
• Quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý hàng tồn kho, mua sắm và hậu cần
• Bán hàng và tiếp thị, bao gồm CRM, dự báo bán hàng và tự động hóa tiếp thị
• Nguồn nhân lực và bảng lương, bao gồm quản lý nhân viên, quản lý phúc lợi và xử lý bảng lương
• Quản lý dự án, bao gồm theo dõi dự án, phân bổ nguồn lực và quản lý nhiệm vụ
• Sản xuất và chế tạo, bao gồm lập lịch sản xuất, quản lý lệnh làm việc và kiểm soát chất lượng
• Quản lý và báo cáo dữ liệu, bao gồm tính chính xác, bảo mật và tuân thủ dữ liệu
• Cơ sở hạ tầng CNTT, bao gồm khả năng tương thích của phần cứng, mạng và hệ thống đám mây
• Trải nghiệm người dùng bao gồm tính dễ sử dụng, khả năng tiếp nhận và khả năng truy cập của người dùng
• Tính linh hoạt để đáp ứng nhu cầu thay đổi của tổ chức bạn

Xem thêm: 

• Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp: vượt qua thách thức và nắm bắt cơ hội 
• ERP ngành bán lẻ  – Giải pháp quản lý nguồn lực tối ưu cho các doanh nghiệp bán lẻ 
• ERP sản xuất – Giải pháp hoạch định nguồn lực tối ưu cho các doanh nghiệp sản xuất

Bước 3: Thiết lập hệ thống cho quy trình triển khai ERP của bạn

Sau khi đã chọn giải pháp phần mềm ERP hoàn hảo, giờ đây bạn phải cấu hình nó để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của tổ chức mình. Điều này bao gồm việc cá nhân hóa và tối ưu hóa hệ thống theo các quy trình kinh doanh, quy trình làm việc và điều kiện tiên quyết độc quyền của bạn.

Thiết lập cơ cấu tổ chức

• Xác định biểu đồ tài khoản
• Xác định trung tâm chi phí
• Xác định đơn vị kinh doanh

Tùy chỉnh phần mềm: Căn chỉnh nó với các quy trình kinh doanh và luồng công việc hiện có; Thiết lập và cấu hình các mô-đun, chẳng hạn như quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng và CRM

Xác định quyền kiểm soát truy cập của người dùng: Xác định vai trò và quyền của người dùng để kiểm soát quyền truy cập vào hệ thống và dữ liệu

Tích hợp với các hệ thống khác: Tích hợp hệ thống ERP với các hệ thống và nguồn dữ liệu khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán, hệ thống quản lý hàng tồn kho và nền tảng thương mại điện tử

Bước 4: Chuẩn bị và di chuyển dữ liệu

Để di chuyển dữ liệu sang hệ thống ERP, bạn phải dọn dẹp và định dạng dữ liệu của hệ thống hiện tại để tương thích với hệ thống mới. Điều này bao gồm đánh giá, chuẩn bị và chuyển đổi tất cả dữ liệu hiện có sang định dạng tương thích với phần mềm ERP của bạn. Sau đó, tải dữ liệu vào hệ thống mới.

Di chuyển dữ liệu có thể là một quá trình khó khăn và tốn thời gian, vì vậy, điều quan trọng là phải lập kế hoạch trước và chuẩn bị dữ liệu trước. Điều này bao gồm:

• Tiến hành kiểm toán dữ liệu đầy đủ của tất cả các hệ thống và ứng dụng hiện có
• Xác định và phân loại các loại dữ liệu bạn cần di chuyển
• Làm sạch và xác thực dữ liệu để đảm bảo độ chính xác
• Xác định phương pháp truyền dữ liệu
• Kiểm tra quá trình di chuyển dữ liệu
• Phát triển kế hoạch sao lưu và phục hồi trong trường hợp xảy ra lỗi hoặc mất dữ liệu
• Thiết lập chính sách và giao thức quản trị dữ liệu

Di chuyển dữ liệu có thể là một quá trình phức tạp, do đó, điều quan trọng là phải có một đội ngũ giàu kinh nghiệm, hiểu biết về các yêu cầu riêng biệt của tổ chức bạn.

Bước 5: Đào tạo nhân viên về hệ thống ERP mới

Trước khi triển khai toàn bộ hệ thống, hãy cân nhắc triển khai cho một vài phòng ban trước khi triển khai trên toàn công ty. Dù bằng cách nào, điều quan trọng là đảm bảo tất cả nhân viên đều được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống. Tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức, bạn có thể lựa chọn nhiều phương pháp đào tạo khác nhau, bao gồm các khóa học trực tuyến, hướng dẫn trên lớp, các buổi cố vấn một kèm một hoặc kết hợp có tổ chức cả ba phương pháp.

Khi đào tạo nhân viên, hãy cung cấp:

• Tổng quan về cách thức hoạt động của hệ thống ERP và các quy trình kinh doanh liên quan
• Hướng dẫn từng bước rõ ràng về cách sử dụng tất cả các tính năng và chức năng của hệ thống
• Giải thích chi tiết về nhập dữ liệu, báo cáo và các nhiệm vụ cơ bản khác
• Hướng dẫn xử lý sự cố
• Tài nguyên hỗ trợ liên tục.

Bước 6: Kiểm tra hệ thống ERP

Bước tiếp theo là thực hiện quá trình kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống để đảm bảo rằng tất cả các chức năng và dữ liệu đều chính xác và hoạt động đúng như kế hoạch. Đây là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng hệ thống mới được triển khai sẽ vận hành trơn tru mà không gặp bất kỳ sự cố nào, từ chức năng phần mềm đến độ chính xác của dữ liệu.

Công việc kiểm tra hệ thống bao gồm:

Kiểm tra tất cả các ứng dụng và quy trình hệ thống: Tất cả các chức năng của hệ thống ERP cần phải được kiểm tra để đảm bảo rằng chúng hoạt động đúng với yêu cầu. Ví dụ, các quy trình như lập hóa đơn, quản lý kho, báo cáo tài chính cần phải chạy trơn tru từ đầu đến cuối. Theo một nghiên cứu của Panorama Consulting, khoảng 40% các công ty triển khai ERP gặp vấn đề với các lỗi chức năng do quá trình kiểm tra không đủ kỹ lưỡng.

Xác minh dữ liệu đã di chuyển: Dữ liệu từ các hệ thống cũ cần được chuyển đổi một cách chính xác và an toàn sang hệ thống ERP mới. Một số công ty đã gặp phải những sai lệch hoặc mất mát dữ liệu trong quá trình này. Theo báo cáo của Deloitte, có đến 23% doanh nghiệp gặp sự cố về việc mất dữ liệu hoặc dữ liệu không chính xác sau khi di chuyển vào hệ thống ERP. Kiểm tra tính toàn vẹn và độ chính xác của dữ liệu là yếu tố then chốt để tránh những vấn đề này.

Trong quá trình thử nghiệm, cần thực hiện những bước sau:

• Xác định và ghi lại tiêu chí chấp nhận của người dùng: Đây là các yêu cầu cụ thể từ phía người dùng cuối về chức năng và hiệu quả của hệ thống. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP được triển khai phù hợp với mong đợi của người dùng, không chỉ ở mức kỹ thuật mà còn ở mức trải nghiệm thực tế. 
• Thực hiện các thử nghiệm hệ thống đầu cuối (end-to-end testing): Quá trình thử nghiệm đầu cuối sẽ kiểm tra chức năng của từng module và quy trình từ đầu đến cuối trong toàn bộ chuỗi công việc. Việc kiểm tra này sẽ xác định xem hệ thống có hoạt động mượt mà và logic xuyên suốt các phòng ban hay không.
• Xác thực dữ liệu đã di chuyển: Để đảm bảo không có sự khác biệt nào trong dữ liệu sau khi di chuyển, dữ liệu cũ và dữ liệu mới cần được đối chiếu và kiểm tra. Ví dụ, trong một báo cáo của PwC, việc thiếu kiểm tra dữ liệu di chuyển đã dẫn đến sự khác biệt về báo cáo tài chính ở 15% doanh nghiệp.
• Tiến hành đánh giá khả năng truy cập của người dùng: Đảm bảo rằng tất cả người dùng được phép truy cập vào hệ thống một cách thuận tiện và bảo mật, không gặp phải các rào cản về quyền hạn hoặc giao diện. Điều này bao gồm cả việc phân quyền cho các nhóm người dùng khác nhau, dựa trên vai trò của họ trong doanh nghiệp.
• Tự động hóa quy trình và luồng công việc: Việc thử nghiệm các quy trình tự động hóa trong ERP cũng rất quan trọng. Những quy trình này giúp giảm thiểu sai sót thủ công và tăng năng suất. 
• Kiểm tra bảo mật hệ thống: Đảm bảo rằng hệ thống ERP đã được cài đặt với các lớp bảo mật mạnh mẽ, bao gồm các tính năng mã hóa, phân quyền, và bảo vệ trước các cuộc tấn công mạng. 
• Xác nhận khả năng tương thích với các hệ thống và ứng dụng khác: Đối với những doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm và hệ thống khác nhau, việc tích hợp ERP với các hệ thống hiện có là điều cần thiết. Điều này giúp duy trì luồng công việc liên tục và tránh được các xung đột hệ thống. 

Việc kiểm tra kỹ lưỡng không chỉ giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP hoạt động chính xác, mà còn giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí trong tương lai khi hệ thống được đưa vào hoạt động chính thức.

Bước 7: Triển khai toàn bộ hệ thống ERP mới

Sau khi hệ thống đã được thử nghiệm và hoàn tất mọi đào tạo cho nhân viên, bạn có thể bắt đầu triển khai hệ thống ERP mới. Điều này bao gồm đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong tổ chức đều có thể truy cập, kích hoạt các quy trình tự động và thiết lập các thủ tục báo cáo.

Những điều cần lưu ý khi triển khai hệ thống ERP bao gồm:

• Độ chính xác và toàn vẹn của dữ liệu
• Truy cập thời gian thực cho tất cả người dùng
• Giao thức bảo mật
• Quy trình công việc
• Quyền của người dùng

Xem thêm: ERP Implementation: The 9-step guide – Triền khai ERP: Hướng dẫn 9 bước

Bước 8: Cung cấp bảo trì và hỗ trợ liên tục

Sau khi hệ thống ERP của bạn được triển khai đầy đủ, điều quan trọng là phải thiết lập một quy trình bảo trì và hỗ trợ liên tục cho hệ thống. Điều này bao gồm thực hiện kiểm tra bảo trì thường xuyên, nâng cấp phần mềm khi cần và khắc phục mọi sự cố phát sinh. Việc có một nhóm chuyên gia giàu kinh nghiệm để quản lý hệ thống và cung cấp hỗ trợ là điều cần thiết.

Việc tạo ra các quy trình vận hành chuẩn (SOP) để sử dụng hệ thống và khắc phục các sự cố phổ biến cũng có thể có lợi. Ngoài ra, việc lên lịch kiểm tra định kỳ với người dùng và khách hàng có thể giúp đảm bảo việc triển khai ERP vẫn hoạt động bình thường.

(*) Sự kết hợp của Các bên tham gia triển khai dự án ERP 

Về phía doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần bổ nhiệm một người quản lý triển khai ERP, hay còn gọi là chuyên viên hệ thống ERP, người sẽ chịu trách nhiệm điều hành chính toàn bộ dự án từ phía doanh nghiệp. Đây là nhân vật chủ chốt trong quá trình triển khai, báo cáo trực tiếp tiến độ dự án lên các cấp lãnh đạo và quản lý cấp cao. Chuyên viên này không chỉ cần có kiến thức sâu rộng về mọi quy trình hoạt động trong doanh nghiệp mà còn phải thông thạo nghiệp vụ của từng bộ phận, chẳng hạn như sản xuất, tài chính, nhân sự và kho vận. Ngoài ra, họ phải có khả năng giải quyết nhanh chóng các vấn đề bất ngờ phát sinh.

Trong một dự án ERP quy mô vừa, chuyên viên này có thể phải điều phối từ 5 đến 10 nhân viên từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, với tổng nguồn lực tài chính đầu tư cho dự án ERP có thể dao động từ 500.000 đến 1 triệu USD. Người quản lý triển khai ERP sẽ trực tiếp làm việc với nhà cung cấp, phân bổ ngân sách, giám sát nguồn lực tham gia dự án và theo dõi chặt chẽ từng mốc tiến độ quan trọng.

Về phía nhà cung cấp
Nhà cung cấp ERP sẽ thành lập một nhóm triển khai phần mềm chuyên nghiệp với từng vai trò rõ ràng:

Người tư vấn chính của dự án ERP:
Đây là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổng thể cho việc triển khai ERP và phối hợp chặt chẽ với người quản lý dự án ở phía doanh nghiệp. Người tư vấn chính không chỉ đảm bảo hệ thống được triển khai đúng theo kế hoạch mà còn phải giám sát việc tư vấn về hệ thống, kỹ thuật nhằm đáp ứng các mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đã đề ra. Thông thường, dự án ERP có thể kéo dài từ 6 đến 18 tháng tuỳ vào quy mô doanh nghiệp, và vai trò của người tư vấn chính là đảm bảo dự án tuân theo lịch trình này mà không phát sinh chậm trễ.

Người tư vấn quản lý ERP:
Nhiệm vụ của người này là tư vấn cho doanh nghiệp về các quy trình kinh doanh cần thay đổi hoặc tối ưu hoá khi áp dụng ERP. Họ sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ sự khác biệt giữa quy trình hiện tại và quy trình mới khi ứng dụng ERP. 

Người tư vấn về hệ thống (chuyên gia kỹ thuật ERP):
Chuyên gia này sẽ chịu trách nhiệm cấu hình hệ thống sao cho phù hợp với quy trình kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc tùy chỉnh các mô-đun ERP như tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng. Họ cũng sẽ chịu trách nhiệm đào tạo đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp, giúp họ hiểu rõ cách sử dụng hệ thống ERP mới. 

Việc phối hợp giữa hai bên là yếu tố quyết định sự thành công của dự án ERP. Nếu mỗi bên thực hiện tốt vai trò của mình, doanh nghiệp có thể kỳ vọng tăng hiệu suất làm việc từ 20% đến 30% trong vòng năm đầu tiên sau khi triển khai.

Đo lường & đánh giá hiệu quả quy trình triển khai hệ thống ERP

Để đánh giá mức độ thành công của dự án triển khai ERP, việc đặt ra những câu hỏi cơ bản là bước đầu tiên giúp bạn hiểu tổng thể tình hình. Một số câu hỏi quan trọng như:

• Công ty của bạn có gặp phải tình trạng phá sản sau khi triển khai ERP không?
• Có tranh chấp pháp lý nào giữa bạn và nhà cung cấp ERP liên quan đến hợp đồng hay chất lượng dịch vụ không?
• Dự án có hoàn thành trong phạm vi ngân sách dự kiến không?

Nếu câu trả lời là “không”, bạn đã đi đúng hướng. Tuy nhiên, để đánh giá chính xác hơn về hiệu quả của hệ thống ERP, việc sử dụng các chỉ số cụ thể là cần thiết. Dưới đây là những số liệu quan trọng giúp bạn đánh giá sâu sắc hơn về sự thành công của dự án:

Tỷ suất hoàn vốn (ROI)

Tỷ suất hoàn vốn là thước đo quan trọng để xác định liệu khoản đầu tư vào ERP có mang lại lợi nhuận hay không. Các nghiên cứu cho thấy rằng 53% doanh nghiệp đạt được ROI tích cực trong vòng 2-3 năm sau khi triển khai ERP. Một hệ thống ERP thành công có thể giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận thông qua việc cải thiện quy trình vận hành, giảm chi phí hoạt động, và nâng cao hiệu suất công việc. 

Giảm lỗi do con người

ERP giúp giảm thiểu đáng kể lỗi do con người nhờ khả năng tự động hóa các quy trình, chẳng hạn như nhập liệu và xử lý thông tin. Theo báo cáo, các doanh nghiệp triển khai ERP có thể giảm lỗi nhập liệu từ 50% đến 75% sau khi hệ thống được tích hợp hoàn chỉnh. Hơn nữa, nếu kế hoạch đào tạo nhân viên được thực hiện hiệu quả, tỷ lệ lỗi do người dùng cũng sẽ giảm mạnh, đảm bảo việc sử dụng hệ thống được tối ưu hoá. 

Tăng năng suất làm việc

Một hệ thống ERP thành công phải chứng minh được khả năng cải thiện năng suất làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp có thể đo lường điều này thông qua thời gian hoàn thành công việc hoặc số lượng đơn hàng xử lý trong một ngày. Ví dụ, một nghiên cứu từ Panorama Consulting Group cho thấy các doanh nghiệp sử dụng ERP có thể cải thiện năng suất làm việc lên đến 20-25% trong năm đầu tiên. Điều này xuất phát từ việc ERP loại bỏ các công đoạn thủ công phức tạp và tạo ra luồng công việc liền mạch giữa các bộ phận.

Tăng sự hài lòng của khách hàng

ERP không chỉ cải thiện quy trình nội bộ mà còn tác động trực tiếp đến chất lượng dịch vụ khách hàng. Các chỉ số như thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng đúng hạn, và tốc độ phản hồi khách hàng có thể cho thấy mức độ hài lòng của khách hàng sau khi ERP được triển khai. Ngoài ra, tốc độ giao hàng nhanh hơn và độ chính xác cao hơn giúp tăng sự hài lòng của khách hàng, từ đó tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh mới.

Kiểm soát chi phí và tiến độ

Một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai ERP là kiểm soát chi phí và tiến độ dự án. Khoảng 60% các dự án ERP gặp phải tình trạng chậm trễ và vượt ngân sách, thường do đánh giá thấp độ phức tạp hoặc thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy nhiên, nếu dự án của bạn hoàn thành đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách, đó là một thành công lớn. 

Việc đánh giá sự thành công của một dự án ERP không chỉ dựa trên cảm giác hay phán đoán mà cần phải có các số liệu cụ thể. Nếu hệ thống ERP của bạn mang lại tỷ lệ ROI cao, giảm đáng kể lỗi do con người, tăng năng suất làm việc, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, và giữ cho chi phí triển khai trong phạm vi ngân sách, bạn hoàn toàn có thể tự hào về thành công của mình.

Tầm nhìn dài hạn:

Tự động hóa doanh nghiệp với phần mềm ERP để đón đầu những lợi thế về công nghệ vốn là chiến lược cạnh tranh ‘’tôn chỉ’’ của những đế chế đầu ngành như Walmart, LG, Amazon, FPT, Viettel,..trong thời đại số. Nếu như trước đây, doanh nghiệp có thể đã quen với cách thức quản lý thủ công nặng chi phí, hiệu quả thấp (luôn không nắm rõ tình trạng kinh doanh, tình trạng thông tin bị tắc nghẽn, không đồng bộ, thất thoát dữ liệu), nhân viên quen với cách làm việc truyền thống, ngại thay đổi, sợ rủi ro,… ,nhưng khi đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ đối thủ đang dần có được những quy trình tinh gọn và hiệu suất hơn, phục vụ khách hàng nhanh hơn, phát triển sản phẩm và thu hút nhân tài tốt hơn, hay nhà đầu tư ngày càng ưu ái ‘’rót vốn’’ với những doanh nghiệp đạt ưu thế công nghệ thì rõ ràng là ‘’một cuộc chơi mới’’ đang được setup.

Dịch vụ tư vấn triển khai ERP của TACA – đáp ứng mọi ‘’bài toán khó’’ với ý kiến chuyên gia sâu sắc và thế mạnh công nghệ độc quyền

Giải pháp tư vấn triển khai ERP tại TACA được xây dựng dựa trên quan điểm rằng các dự án ERP không chỉ là dự án công nghệ; về cơ bản chúng là những dự án kinh doanh đòi hỏi công nghệ phù hợp. Kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy rằng khi triển khai hệ thống ERP, những thất bại chính thường nảy sinh từ cả quy trình, dữ liệu và con người. Do đó, phương pháp triển khai của chúng tôi đặt sự cân nhắc đồng đều cho cả các nhiệm vụ kỹ thuật và tư vấn sâu các hoạt động liên quan đến quy trình và con người giúp tối ưu hóa quản lý.

Khám phá cách thức tự động hóa toàn diện doanh nghiệp với giải pháp ERP chuyên sâu, tối ưu vừa vặn all-in-one (tất cả trong một):

Dịch vụ tư vấn triển khai ERP

Câu hỏi thường gặp

Việc thực hiện quy trình triển khai ERP mất bao lâu?

Việc triển khai ERP không nên vội vàng. ERP của bạn sẽ tác động đến mọi chức năng của doanh nghiệp nên điều quan trọng là bạn phải dành thời gian để lập kế hoạch và xử lý những thay đổi mà bạn sẽ mang lại cho doanh nghiệp của mình.

Thông thường, việc triển khai ERP mất khoảng 4 đến 8 tháng, nhưng có thể ngắn hơn hoặc dài hơn tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, bạn có thể thấy thời gian triển khai ngắn hơn khi sử dụng hệ thống có sẵn, điều này có nghĩa là việc triển khai của bạn chỉ mất vài tháng.

Trong khi đó, việc triển khai phức tạp hơn cho một tổ chức toàn cầu với nhiều tùy chỉnh, nhiều địa điểm, tiền tệ và ngôn ngữ sẽ mất nhiều thời gian hơn – thậm chí có thể mất nhiều năm để triển khai thành công hệ thống trên toàn công ty.

Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?

Các yếu tố khác nhau đóng vai trò trong chi phí của giải pháp ERP. Các yếu tố này bao gồm việc bạn sẽ lưu trữ giải pháp ERP tại chỗ (yêu cầu đầu tư trước vào phần cứng, phí cấp phép phần mềm, bảo trì phần cứng/phần mềm, nhân viên CNTT, lưu trữ và tiện ích) hay trên đám mây (không yêu cầu đầu tư vào phần cứng, phần mềm, lưu trữ hoặc CNTT); cách nhà cung cấp ERP tính phí (trên mỗi người dùng hoặc cho các tài nguyên được sử dụng); thời gian ngừng hoạt động và phí đào tạo (nếu có); và khả năng mua thêm các ứng dụng trong tương lai.

Taca Business Consluting,