Giao tiếp trong tổ chức hiệu quả để tăng cường sự kết nối

Giao tiếp trong tổ chức hiệu quả là yếu tố quan trọng để thành công trong bối cảnh kinh doanh năng động ngày nay—cho phép truyền đạt ý tưởng, hợp tác và xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đồng nghiệp. Không chỉ dừng ở đó, giao tiếp trong tổ chức còn phải làm tốt thì doanh nghiệp mới có thể xây dựng được mối quan hệ với đối tác, xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp một cách tốt đẹp và lâu dài. Nếu như xảy ra sự hiểu lầm trong giao tiếp, hay việc ít giao tiếp trong doanh nghiệp sẽ dẫn đến việc hiệu quả kinh doanh giảm sút rõ rệt.

Bài viết này sẽ thảo luận về tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh ngày nay và cách doanh nghiệp có thể cải thiện cách giao tiếp với mọi cá nhân, tổ chức có mối quan hệ với doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc giao tiếp trong tổ chức

Giao tiếp rất quan trọng tại nơi làm việc vì thường đòi hỏi nhiều người phải hợp tác với nhau để đưa ra quyết định và đạt được mục tiêu. Nếu không có giao tiếp hiệu quả, sẽ rất khó để sắp xếp các nhiệm vụ, lập lịch trình, chia sẻ ý tưởng và hành động. Điều quan trọng là những người ở vị trí lãnh đạo phải hiểu rằng họ có trách nhiệm đào tạo nhân viên của mình về cách giao tiếp tốt nhất cả trong nội bộ và bên ngoài.

Các doanh nghiệp thành công khi các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp hiệu quả với nhau. Điều này có nghĩa là cả kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản đều rất quan trọng để thành công tại nơi làm việc. Hậu quả của việc giao tiếp kém giữa các thành viên trong nhóm bao gồm mất năng suất, trễ hạn và tăng mức độ căng thẳng.

Tại nơi làm việc, nhân viên và quản lý có mối quan hệ lao động. Sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều phụ thuộc vào mối quan hệ làm việc lành mạnh. Giao tiếp trong tổ chức đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hài hòa ở khía cạnh này. Thông qua giao tiếp hiệu quả, các bộ phận khác nhau có thể trao đổi thông tin một cách suôn sẻ. Điều này dẫn đến ít xung đột và tranh cãi không đáng có giữa các bộ phận trong cùng một công ty.

Vì vậy, việc giao tiếp trong tổ chức là một vấn đề luôn được các nhà lãnh đạo quan tâm hàng đầu vì nó là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của một doanh nghiệp. Cải thiện việc giao tiếp cũng như việc cải thiện văn hoá công ty tiến bước từng ngày và tránh được nhiều rủi ro có thể xảy ra.

Giao tiếp trong tổ chức tác động như thế nào đến thành công của doanh nghiệp

Tham gia vào giao tiếp trong tổ chức hiệu quả giúp doanh nghiệp của bạn thành công và phát triển. Chúng tôi phác thảo một số lợi ích chính của việc thực hành giao tiếp kinh doanh tốt cả bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn.

Xây dựng văn hóa công ty tích cực

Có giao tiếp nội bộ cởi mở và dễ tiếp cận giúp nuôi dưỡng văn hóa tích cực trong công ty của bạn. Giao tiếp hướng xuống từ lãnh đạo tác động đến mức độ gắn kết của nhân viên và giúp duy trì tinh thần, trong khi giao tiếp hướng lên cởi mở giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe.

Ngoài ra, giao tiếp ngang hàng cộng tác làm giảm tính cạnh tranh giữa các phòng ban và thúc đẩy sự gắn kết trong các nhóm. Nó cũng hữu ích khi giải quyết vấn đề và giảm xung đột.

Xem thêm: Cách thức thay đổi văn hoá doanh nghiệp – 4 giai đoạn tạo động lực gắn kết và thúc đẩy doanh nghiệp

Khuyến khích sự đổi mới

Người ta nói rằng sự đổi mới chỉ xảy ra thông qua giao tiếp và các công ty có thể tiến tới đổi mới bằng cách khuyến khích tương tác nhóm. Giao tiếp ngang hàng, dưới hình thức động não và họp, thúc đẩy các đồng đội trao đổi ý tưởng và khơi dậy nguồn sáng tạo của họ.

Giao tiếp hướng lên trên cũng giúp nhân viên chia sẻ ý tưởng với cấp trên và chấp nhận rủi ro để đổi mới trong công ty, trong khi giao tiếp hướng xuống dưới truyền đạt mục tiêu đổi mới của ban lãnh đạo. Cả giao tiếp ngang hàng và hướng lên trên đều thúc đẩy chia sẻ kiến ​​thức, và giao tiếp bên ngoài được sử dụng để chia sẻ ý tưởng đổi mới với công chúng.

Cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn

Một lợi ích khác của việc sử dụng giao tiếp trong tổ chức tốt là nó có thể cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn. Giao tiếp trong tổ chức hiệu quả từ trên xuống là điều cần thiết để truyền đạt mục tiêu của công ty tới nhân viên và giúp tổ chức của bạn đạt được thành công tốt hơn.

Giao tiếp trong tổ chức cũng giúp cải thiện hiệu suất và năng suất của nhân viên. Một báo cáo cho thấy 60% chuyên gia kinh doanh phải đối mặt với khủng hoảng giao tiếp mỗi tháng. Giao tiếp hướng lên giúp nhân viên khi họ cần hướng dẫn và giao tiếp ngang hàng thúc đẩy sự hợp tác và cộng tác để các nhóm có thể giải quyết vấn đề và cùng nhau hoàn thành nhiều việc hơn.

Cuối cùng, giao tiếp bên ngoài giúp thúc đẩy mối quan hệ làm việc tốt với các tổ chức khác để quy trình làm việc của công ty bạn không bị cản trở bởi những tổ chức khác.

Xem thêm: Lập kế hoạch kinh doanh: hướng dẫn chi tiết lập bản KHKD tuyệt vời

Giữ cho nhân viên có sự hài lòng nhất định

Truyền thông nội bộ cũng là quá trình truyền thông đến nhân viên giúp họ cảm nhận hài lòng, thỏa mãn trong công việc và ít có khả năng nghỉ việc. Một nghiên cứu cho thấy sự hài lòng của nhân viên với truyền thông nội bộ dự báo sự gắn kết của nhân viên tốt hơn và tăng sức hấp dẫn của nhà tuyển dụng. Việc duy trì kênh giao tiếp, kênh truyền thông nội bộ cởi mở giữa nhân viên và ban quản lý là cần thiết để xây dựng mối quan hệ làm việc tốt và giúp ban quản lý nắm bắt được cảm nhận của nhân viên.

Cụ thể, giao tiếp hướng lên dễ tiếp cận cho phép nhân viên cung cấp phản hồi về các điểm khó khăn trong quy trình làm việc hoặc trải nghiệm của nhân viên. Dựa trên bất kỳ phản hồi nào, ban quản lý có thể cải thiện quy trình và tăng khả năng giữ chân nhân viên

Giao tiếp trong tổ chức chưa thể hiệu quả vì…

​​Quá tải thông tin

Ngoài các cuộc gọi điện thoại, hội nghị truyền hình, tin nhắn văn bản, trò chuyện nhóm, mạng xã hội và các cuộc họp nội bộ, một người bình thường có thể nhận được tới 110 email mỗi ngày. Quá tải email sẽ gây ảnh hưởng  tiêu cực đến việc giao tiếp, thường dẫn đến thông tin quan trọng bị mất, xóa, quên hoặc bỏ qua. Nhân viên dễ bị ức chế bởi lượng dữ liệu quá nhiều , doanh nghiệp muốn thông tin quy trình hiệu quả nên việc thúc đẩy chúng tôi giới hạn với luồng liên tục là phản tác dụng.

>>>Khuyến nghị: Các doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ để phân loại các email, thông báo để nhân viên biết việc nào nên xử lý trước, việc nào chưa gấp. Như vậy, nhân viên dễ dàng hơn trong việc kiểm tra và check thông tin cũng như đáp ứng yêu cầu của cấp trên nhanh chóng mà không bị quá tải.

Các kênh truyền thông không hiệu quả

Sử dụng các kênh truyền thông nội bộ không hiệu quả có thể gây ra các vấn đề về giao tiếp trong tổ chức vì nó có thể dẫn đến sự chậm trễ, hiểu lầm và giảm năng suất. Thông tin quan trọng có thể bị chôn vùi trong các chuỗi email dài hoặc bị bỏ qua trong các nền tảng trò chuyện lộn xộn. Những thông tin không được sắp xếp rõ ràng dễ làm cho nhân viên khó để tập trung giải quyết các vấn đề, giao tiếp sẽ bị nhầm lẫn giữa nhiều thông tin chồng chéo.  Sự gắn kết của nhóm có thể bị ảnh hưởng do thiếu rõ ràng, dẫn đến những sai lầm trong hoạt động kinh doanh.

>>> Khuyến nghị: Hãy chọn các công cụ hợp lý như nền tảng truyền thông chuyên dụng hoặc phần mềm quản lý dự án cho phép cộng tác theo thời gian thực, chia sẻ tệp và thảo luận có tổ chức. Ưu tiên các kênh hiệu quả thúc đẩy luồng thông tin tốt hơn, tăng cường làm việc nhóm và đảm bảo mọi người luôn thống nhất về nhiệm vụ và mục tiêu có như thế giao tiếp trong doanh nghiệp mới diễn ra suôn sẻ.

Xem thêm: Sử dụng Kênh truyền thông nội bộ để xây dựng cầu nối thông tin trong tổ chức hiệu quả

Phản hồi kém

Phản hồi kém là một trong những thách thức giao tiếp khó khăn nhất tại nơi làm việc vì nó có thể dẫn đến hiểu lầm, xung đột và thậm chí có thể làm hỏng các mối quan hệ. Khi phản hồi không được đưa ra theo cách xây dựng, nó có thể được coi là sự chỉ trích hoặc sự không tôn trọng đối với người nhận, điều này có thể khiến người nhận cảm thấy phòng thủ và không muốn thay đổi. Ngoài ra, phản hồi kém có thể mơ hồ hoặc không hữu ích, điều này có thể khiến người nhận khó hiểu những gì họ cần làm để cải thiện.

>>>Khuyến nghị: Hãy rõ ràng và cụ thể khi đưa ra phản hồi. Điều này có nghĩa là cung cấp các ví dụ cụ thể về những gì người nhận đang làm tốt và những gì họ có thể cải thiện. Phản hồi mang tính xây dựng. Điều này có nghĩa là tập trung vào hành vi của người nhận chứ không phải tính cách của họ.

Múi giờ

Với sự gia tăng nhanh chóng của hình thức làm việc từ xa , các công ty hiện đại đã nắm bắt cơ hội để đưa những chuyên gia giỏi nhất vào nhóm của mình, tuyển dụng nhân tài từ khắp nơi trên thế giới.

Thực ra, có rất nhiều lợi ích khi có nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau. Chỉ cần nêu một vài ví dụ – tăng phản hồi và sự hài lòng của khách hàng , và cuối cùng là lợi nhuận của công ty, là một số ví dụ điển hình.

Tuy nhiên, mặc dù điều này có thể mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, nó cũng có thể dẫn đến một trong những thách thức giao tiếp nổi bật nhất.

Do không thể giao tiếp theo thời gian thực, các đồng nghiệp từ các múi giờ khác nhau có thể thấy mình bị kẹt trong các dự án hoặc nhiệm vụ khác nhau. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ nghiêm trọng hoặc bỏ lỡ thời hạn, gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Thông thường, những nhân viên ở khắp nơi trên thế giới sẽ gọi điện thường xuyên để cập nhật tin tức công việc mới nhất. Tuy nhiên, một số dự án cần cập nhật thường xuyên hơn những dự án khác, điều này có thể khó phối hợp do múi giờ khác nhau.

Bên cạnh các cuộc gọi kiểm tra thường xuyên, cũng nên có lịch làm việc nhóm trực tuyến hàng tuần hoặc hàng ngày, trong đó nhân viên cập nhật trạng thái nhiệm vụ của họ vào cuối ngày. Theo cách này, các đồng nghiệp ở xa có thể dễ dàng biết được trạng thái chính xác của các dự án và nơi họ nên tiếp nhận.

>>>Khuyến nghị: xây dựng một bộ phận trung gian để có thể tiếp quản thông tin giữu 2 bên để giữa 2 bên có thể tập trung vào chuyên môn mà không xảy ra hiểu lầm trong quá trình làm việc

Rào cản ngôn ngữ và khác biệt văn hóa

Ngoài thách thức giao tiếp đầu tiên, rào cản ngôn ngữ và khác biệt văn hóa cũng có thể dẫn đến hiểu lầm nghiêm trọng. Việc hiểu sai lời nói và cử chỉ có thể tạo ra sự thù địch và xung đột, ảnh hưởng tiêu cực đến sự gắn kết của nhóm.

Sự miễn cưỡng hợp tác do mối quan hệ giữa các cá nhân kém giữa các đồng nghiệp vì khác biệt văn hóa có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao việc thúc đẩy giao tiếp liên văn hóa thông qua đào tạo liên văn hóa là hoàn toàn cần thiết trong một công ty đa văn hóa.
>>>Khuyến nghị: Thay đổi các cách thức giao tiếp, qua zalo, email, văn bản và sử dụng từ ngữ đơn giản, tranh gây hiểu lầm. Bên cạnh đấy cho các nhân viên có 1 thời gian nhỏ để giải đáp các thắc mắc nếu chưa hiểu rõ thông tin được đưa đến.

Cải thiện hiệu quả giao tiếp trong tổ chức

Kỹ năng giao tiếp giống như một chiếc cầu nối, giúp nhân viên kết nối với nhau và hiểu nhau rõ hơn. Cải thiện kỹ năng giao tiếp trong tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng những cây cầu vững chắc trong tổ chức. Một số cách thức để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong tổ chức mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Giao tiếp bằng văn bản

Hãy rõ ràng và súc tích khi giao tiếp bằng văn bản. Một công cụ hữu ích để rõ ràng và súc tích là Nguyên tắc Kim tự tháp Minto.

Nguyên tắc Kim tự tháp Minto là công cụ giao tiếp bằng văn bản dành cho các nhà lãnh đạo chiến lược và các công ty tư vấn chiến lược hàng đầu . Nguyên tắc kim tự tháp đơn giản là sắp xếp và truyền đạt suy nghĩ như một kim tự tháp. Với lớp trên cùng là luận điểm chính hoặc khuyến nghị lớp thứ hai là các sự kiện, lập luận hoặc điểm hỗ trợ. Và đôi khi, thường là trong các bài thuyết trình và báo cáo dài, có thể có lớp thứ ba.

Nguyên tắc Minto giao tiếp trong tổ chức

Hầu hết mọi người giao tiếp theo kiểu kể chuyện hoặc theo kiểu tuyến tính. Họ bắt đầu giao tiếp bằng văn bản từ một thời điểm nào đó trong quá khứ và viết một câu chuyện tuần tự với câu chốt ở cuối. Thật không may, trong kinh doanh, kể chuyện tuần tự có thể nhanh chóng làm mất hứng thú của nhân viên. Nguyên tắc Kim tự tháp Minto đặt câu chốt trước, sau đó người giao tiếp củng cố câu chốt của mình bằng tư duy có cấu trúc.

Chọn phương tiện truyền thông phù hợp 

Sử dụng đúng phương tiện truyền thông cho tình huống có thể cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp. Trong vài thập kỷ qua, các công ty đã phát triển thành quá phụ thuộc vào email như hình thức giao tiếp chính. Hãy nghĩ về tỷ lệ email quan trọng hoặc có thể thực hiện được thấp. Vậy để chọn được phương tiện truyền thông phù hợp để cải thiện giao tiếp trong tổ chức rất quan trọng.

Trước tiên, điều quan trọng là phải hiểu tất cả các phương tiện truyền thông. Sẽ hữu ích khi phân loại chúng theo từng nhóm nhỏ, nhóm nhỏ và giao tiếp doanh nghiệp, sau đó là giao tiếp trực tiếp và giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ ảo. Đồng bộ có nghĩa là “thời gian thực”, trong khi không đồng bộ là không liên tục, với khoảng thời gian giữa các lần giao tiếp. Có khá nhiều phương tiện truyền thông để sử dụng cho giao tiếp trong tổ chức nhưng để sử dụng chúng đúng và đủ thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được.

Chọn phương tiện truyền thông đúng để giao tiếp trong tổ chức hiệu quả

Đối với giao tiếp một-một và nhóm nhỏ, nên sử dụng các phương tiện đồng bộ trực tiếp và ảo để cộng tác, chẳng hạn như giải quyết vấn đề , sắp xếp, thiết kế, lập kế hoạch và cung cấp phản hồi. Trong khi các phương tiện không đồng bộ nên được sử dụng nhiều hơn để thông báo, chẳng hạn như cập nhật, chia sẻ thông tin, phối hợp và phê duyệt. Quá thường xuyên, các phương tiện không đồng bộ được sử dụng để cộng tác, điều này thường cản trở cuộc đối thoại phong phú thường cần thiết cho sự cộng tác chặt chẽ.

Hầu hết các phương tiện truyền thông của công ty đều dùng để thông tin. Việc phân định phương tiện nào sẽ sử dụng trong truyền thông của công ty phụ thuộc vào tầm quan trọng của thông điệp. Khi chia sẻ định hướng chiến lược mới, các cột mốc, tin tức quan trọng và kỷ niệm, thì việc sử dụng các phương tiện đồng bộ trực tiếp và ảo là phù hợp hơn. Trong khi thông tin ít quan trọng hơn như chia sẻ chương trình, chính sách, kết quả, sự công nhận và củng cố các thông điệp chiến lược nên sử dụng các phương tiện không đồng bộ ảo. Mặc dù vậy, đã xuất hiện một số phương tiện không đồng bộ ảo như thị trường dự đoán trực tuyến , các cuộc thăm dò và khảo sát có thể tạo điều kiện cho một cuộc đối thoại bán hợp tác của tổ chức.

Giao tiếp trong tổ chức với phương tiện truyền thông phù hợp

Giao tiếp bằng lời nói

Giao tiếp bằng lời nói là một con đường hai chiều, đòi hỏi sự cân bằng giữa lắng nghe và nói. Để giao tiếp trong tổ chức tốt, hãy hiểu quan điểm của người khác bằng cách đặt câu hỏi đúng và lắng nghe một cách đồng cảm. Khi nói đến việc nói, có một số cách thực hành tốt nhất.

Đầu tiên, hãy sắp xếp suy nghĩ và lập luận của bạn. Nguyên tắc Kim tự tháp Minto cần trở thành bản chất thứ hai trong cả giao tiếp bằng văn bản và lời nói của bạn. Bắt đầu bằng điểm chính và sau đó củng cố điểm chính của bạn bằng các lập luận có cấu trúc. Bạn sẽ ngạc nhiên về cách mọi người phản ứng tốt với các lập luận rõ ràng, súc tích và có cấu trúc.

Thứ hai, hãy tự tin vào cách truyền đạt của bạn. 90% giao tiếp bằng lời nói là phi ngôn ngữ. Vì vậy, hãy có tư thế tự tin, nhìn vào mắt mọi người, truyền tải giọng nói của bạn và sử dụng tay để củng cố lời nói của bạn.

Thứ ba, thỉnh thoảng, khi bạn đang nói, hãy dừng lại, tạm dừng và để người khác tham gia thảo luận. Một trong những cách dễ nhất để giết chết cuộc trò chuyện là tiếp tục nói. Mọi người không có đủ kiên nhẫn hoặc khả năng tập trung khi họ chỉ nghe không thôi và không có những ý kiến khác như vậy giao tiếp trong tổ chức sẽ không được sôi nổi và không hiệu quả.

Cải thiện kĩ năng trình bày

Kỹ năng trình bày vấn đề cũng là điều quan trọng để có sự giao tiếp trong tổ chức thành công. Người nghe phải hiểu được những gì bạn muốn nói thì mới có thể giao tiếp qua lại với nhau. Làm sao để người khách hiểu những gì mình nói thì phụ thuộc vào cách trình bày vấn đề của bạn. Để có một bài thuyết trình vững chắc, trước tiên bạn phải tạo ra một bài thuyết trình hoặc bài phát biểu thuyết phục. Điều quan trọng là phải phát triển bài thuyết trình hoặc bài phát biểu của riêng bạn, để bạn cảm thấy thoải mái với nội dung, lập luận và các dữ kiện hỗ trợ.

Những người trình bày một bài thuyết trình mà họ không phát triển thường vấp ngã trong quá trình trình bày. Nếu bạn tự tin vào nội dung, bạn sẽ tự tin hơn khi trình bày. Đừng ghi nhớ nội dung. Các bài thuyết trình hoặc bài phát biểu được ghi nhớ có thể khó xem vì người nghe thường tập trung nhiều hơn vào việc đảm bảo họ sắp xếp đúng thứ tự các từ thay vì các thông điệp chính của bài thuyết trình. Tập trung vào các thông điệp lớn và sử dụng nội dung làm hướng dẫn để kích hoạt nhóm lập luận tiếp theo. Ngoài ra, hãy hít thở và dừng lại sau một số lập luận lớn. Thỉnh thoảng hỏi nhóm xem họ có thắc mắc nào không. Cố gắng biến bài thuyết trình thành một cuộc đối thoại nhiều hơn là một con đường một chiều. Và, hãy chú ý đến các cử chỉ vật lý của bạn, bao gồm cả việc ngọ nguậy tay hoặc bút chì, đi đi lại lại, chạm vào mặt, nhìn xuống hoặc nhìn vào màn hình hầu hết thời gian, v.v.

5 mẹo để giao tiếp trong tổ chức hiệu quả

Giao tiếp kinh doanh hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Cho dù đó là giao tiếp nội bộ, thuyết trình với khách hàng hay họp nhóm, cách bạn giao tiếp có thể tạo nên hoặc gây hiểu lầm thông tin muốn trao đổi.

Tập trung

Tập trung thể hiện thái độ tích cực của nhân viên đối với vấn đề mà nhân viên khác đang trình bày, khi tập trung vào câu chuyện thì bản thân nhân viên có thể hiểu ngay vấn đề cũng như nảy luôn ra ý tưởng để giải quyết. Tiếp đó, hãy tập trung vào việc cung cấp bản tóm tắt mạch lạc về ý kiến của bạn. Xác định những điểm chính và xây dựng cấu trúc giao tiếp của bạn xung quanh chúng. Sử dụng tiêu đề, tiêu đề phụ và dấu đầu dòng để sắp xếp nội dung của bạn và giúp đồng nghiệp khác dễ theo dõi hơn.

Thực hành lắng nghe tích cực

Giao tiếp là một con đường hai chiều, và giao tiếp kinh doanh hiệu quả liên quan đến việc lắng nghe tích cực. Giao tiếp trong tổ chức hiệu qủa còn là thể hiện sự quan tâm thực sự đến những gì người khác nói và dành cho họ sự chú ý hoàn toàn của bạn. Tránh ngắt lời và đặt câu hỏi làm rõ để đảm bảo rằng bạn hiểu quan điểm của họ. Bằng cách lắng nghe tích cực, các nhà quản trị có thể thúc đẩy các mối quan hệ tốt hơn, có được những hiểu biết có giá trị và tạo ra môi trường làm việc hợp tác hơn.

Khi nói chuyện với đối tác/ nhân viên đó, hãy loại bỏ những thứ gây mất tập trung để có thể tập trung vào những gì họ đang nói. Điều đó có nghĩa là hãy đặt điện thoại xuống hoặc di chuyển đến một nơi yên tĩnh hơn. Duy trì giao tiếp bằng mắt với người kia và lắng nghe những gì họ đang nói. Tránh vội kết luận hoặc phán đoán, và đừng bắt đầu hình thành phản hồi trong đầu khi người kia vẫn đang nói.

Với giao tiếp qua email, hãy đọc tin nhắn chậm rãi và cẩn thận thay vì lướt qua. Đọc lại tin nhắn nếu cần. Cho bản thân thời gian để tiếp thu tin nhắn và hiểu đầy đủ những gì nó nói.

Phải có sự minh bạch

Minh bạch với nhân viên là một trong những cc giao tiếp hiệu quả nhất mà doanh nghiệp có thể sử dụng. Việc giữ thông tin khỏi nhân viên hoặc không giao tiếp thường xuyên có thể khiến họ lo lắng rằng có điều gì đó không ổn. Họ sẽ vội vàng đưa ra kết luận, điều này có thể dẫn đến tin đồn ngày càng nhiều, hiệu quả quả giao tiếp trong tổ chức giảm thì vấn đề trong nội bộ diễn tra cang nhiều.

Chia sẻ cởi mở cho nhân viên thấy rằng nhà lãnh đạo/ cấp trên tin tưởng họ với sự thật. Xây dựng lòng tin với nhân viên có thể tăng lòng trung thành và giảm tỷ lệ nghỉ việc trong khi tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn. Nhân viên của doanh nghiệp cũng có thể có nhiều khả năng chia sẻ cởi mở với bạn hơn và đôi khi họ sẽ công hiên nhiều hơn nếu như họ đủ cảm nhận được sự uy tín của doanh nghiệp trong đó.

Trả lời trong thời gian hợp lý

Đây là một cách thật sự hữu ích khi doanh nghiệp muốn giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Khi trả lời ai đó, nhân viên/ nhà quản trị nên cố gắng trả lời trong khoảng thời gian hợp lý. Kết quả của một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 68% người lao động báo cáo rằng họ gặp phải tình trạng chậm trễ trong công việc do phải chờ thông tin từ những người mà họ đã tìm cách liên hệ nhiều lần trước đó. Thời gian trung bình dành cho việc chờ đợi là 3,5 giờ mỗi tuần, theo mỗi nhân viên tri thức.

Đó là khoảng thời gian cực kỳ dài để chờ đợi trước khi thực hiện bất kỳ tiến triển nào đối với một nhiệm vụ nhất định và nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến các hoạt động kinh doanh quan trọng. Theo một cuộc thăm dò do Hiệp hội Công nghiệp Công nghệ Máy tính thực hiện, 28% công nhân cho biết giao tiếp kém là lý do phổ biến nhất khiến một dự án không đáp ứng được ngày giao hàng dự kiến.

Yêu cầu phản hồi

Yêu cầu cấp trên và các thành viên trong nhóm phản hồi là một cách tuyệt vời để hiểu rõ hơn về phong cách giao tiếp của bạn. Họ có thể chia sẻ suy nghĩ và mối quan tâm của họ về cách truyền tải thông điệp của bạn, cung cấp cho bạn những ý tưởng về nơi cần cải thiện và tạo ra các chiến lược giao tiếp rõ ràng.

Phương pháp sandwich cải thiện giao tiếp trong doanh nghiệp

Thiết lập vòng phản hồi thường xuyên thúc đẩy tính minh bạch tại nơi làm việc và cho phép mọi người thích ứng với nhu cầu phát triển và thách thức giao tiếp của nhóm. Việc thu thập phản hồi có thể được thực hiện thông qua các cuộc khảo sát, cuộc họp và hộp thư góp ý. Giao tiếp trong tổ chức không chỉ đơn giản là trao đổi thông thường mà còn là cách để khuyến khích tinh thần của nhân viên thông qua việc phản hồi lẫn nhau.

Để cung cấp phản hồi cân bằng, hãy sử dụng kỹ thuật phản hồi sandwich—bắt đầu bằng phản hồi tích cực, tiếp theo là phê bình mang tính xây dựng, và sau đó kết thúc bằng một phản hồi tích cực khác. Cách tiếp cận này duy trì sự tự tin và động lực của thành viên nhóm trong khi cho phép họ nhận thức được những thiếu sót của mình, giao tiếp trong tổ chức sẽ được cải thiện.

Case study: Câu chuyện thành công về giao tiếp trong tổ chức

Marshall Aerospace and Defence Group (MADG)
Năm 2012, Marshall Aerospace and Defence Group (MADG) đang phải đối mặt với những thách thức từ những thay đổi trong hợp đồng của họ với Bộ Quốc phòng và sự cạnh tranh ngày càng tăng từ khu vực tư nhân. Họ biết rằng họ cần phải thu hút lực lượng lao động của mình vào một sự thay đổi đáng kể để đạt được doanh số 300 triệu bảng Anh vào năm 2020. Nhưng cuộc khảo sát Great Place to Work (GPTW) hàng năm đã báo cáo rằng mức độ thu hút cực kỳ thấp và lực lượng lao động phần lớn phản đối sự thay đổi.

Dữ liệu và thông tin chi tiết từ GPTW cực kỳ có giá trị trong việc cung cấp bối cảnh cần thiết để phát triển một câu chuyện mạnh mẽ – thu hẹp khoảng cách trong sự hiểu biết của nhân viên về vai trò của họ trong chiến lược và trao cho nhân viên tiếng nói – bằng cách theo dõi phản hồi được cung cấp trong khảo sát GPTW.

Điều này dẫn đến việc tạo ra ‘Engaging for Success’, một chương trình theo từng giai đoạn bắt đầu bằng hội nghị lãnh đạo và kéo dài 10 tháng, 17 sự kiện, 1.323 người… tất cả cùng nhau làm việc để xác định các ý tưởng phá vỡ rào cản để biến MADG thành một nơi tuyệt vời để làm việc. Mọi người cùng nhau giao tiếp và trao đổi các ý tưởng rất nhiệt tình, giao tiếp trong tổ chức công ty sôi nổi hẳn lên. Và kết quả thu được rất khả quan. Tăng khoảng 10% mức độ gắn kết, và nơi làm việc đã được các nhân viên bình chọn là nơi lý tưởng để làm việc.

Bên cạnh việc thu hút thêm các người lao động, việc giữ chân những người lao động hiện tại cũng rất quan trọng. Để có thể làm được điều đó, chìa khoá chính là giao tiếp trong tổ chức nhiều hơn để hiểu nhau nhiều hơn. Và với chương trình Engaging for Success, nhân viên cùng lãnh đạo đã được trò chuyện nhiều hơn, tương tác với nhau nhiều hơn để tìm ra những vấn đề tồn đọng trong quy trình làm việc. Điều này không chỉ giúp nhân viên tháo gỡ được khó khăn mà mối quan hệ trong công ty cũng từ đó mà cũng được thắt chặt lại, từ đấy mỗi nhân viên sẽ thấy mình có trách nhiệm nhiều hơn với công việc của mình từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Tham khảo dịch vụ tư vấn chiến lược kinh doanh của Taca:

Xem thêm Các dịch vụ tư vấn kinh doanh Taca:

• Dịch vụ tư vấn chiến lược thương hiệu
• Dịch vụ tư vấn chiến lược marketing quảng cáo
• Dịch vụ Xây dựng mô hình tài chính đánh giá dự án kinh doanh
• Dịch vụ Tư vấn M&A mua bán sáp nhập doanh nghiệp

Taca Business Consulting,