
Các doanh nghiệp hiện nay đang đối mặt với những thách thức và cơ hội vô cùng lớn từ làn sóng chuyển đổi số “ồ ạt”. Nhưng, chuyển đổi số để đạt được “điều gì” mới là điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần quan tâm.
Trong bài phân tích dưới đây TACA tập trung phân tích những lợi ích của chuyển đổi số mà doanh nghiệp có thể đạt được (kèm theo một số ví dụ thực tế) để hiểu hơn về tầm quan trọng của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp.
Một khảo sát cho thấy lợi ích của chuyển đổi số hàng đầu là tăng hiệu quả hoạt động (40%), thời gian tiếp thị nhanh hơn (36%) và đáp ứng mong đợi của khách hàng tốt hơn (35%). Hơn nữa 60% công ty thực hiện hành trình chuyển đổi sỗ đã thành công trong việc tạo ra mô hình kinh doanh mới. Nghiên cứu cũng cho thấy các công ty trưởng thành về mặt năng lực “chuyển đổi số” và “tư duy số” có lợi nhuận cao hơn 23% so với các đối thủ cạnh tranh ít trưởng thành trong năng lực này hơn.

Lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp
Lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp
Lợi ích của chuyển đổi, đầu tiên phải kể đến là loại bỏ các nhiệm vụ gây lãng phí thời gian của nhân viên bằng cách tự động hóa chúng. Phần mềm như công cụ Tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA – Robotic Process Automation) có thể thực hiện các nhiệm vụ nhàm chán nhưng “choán” nhiều thời gian của nhân viên như là thu thập dữ liệu khách hàng, gửi email (liên quan đến cập nhật hoặc trạng thái), nhiệm vụ mua sắm, lập hóa đơn, theo giới thời gian và tính lương.
Tự động hóa quy trình kinh doanh là bước đệm để xây dựng một quy trình chuyển đổi số toàn diện. Việc tự động hóa các tác vụ không còn tốn kém nhờ các giải pháp tiên tiến, giúp công ty giảm thiểu rủi ro khi công ty đầu tư vào chuyển đổi số. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu hành trình của họ tại thời điểm này.
Để khai thác giá trị thực sự của công nghệ này, hãy xem xét cách bạn có thể kết nối chung để hoạt động cùng nhau nhằm hợp lý các quy trình có các nhiệm vụ lặp lại. Tự động hóa chắc chắn đáng để bạn đầu tư. Độ chính xác cao hơn, tỷ lệ lỗi và giảm chi phí hoàn thành nhiệm vụ (vì nhân viên của bạn không cần tham gia). Thay vào đó, nhân viên của bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi khả năng ra quyết định hoặc sáng tạo ở cấp độ cao.
Cách kinh doanh truyền thống dựa vào các phương pháp cũ (văn bản giấy) tỏ ra kém hiệu quả, dễ mắc sai sót và tốn thời gian. Trong thế giới phát triển nhanh chóng này, chúng ta cần có khả năng đạt được kết quả kinh doanh chất lượng cao với ít nỗ lực hơn. Điều đó chỉ có thể đạt được bằng cách tự động hóa quy trình kinh doanh.
Công nghệ chuyển đổi kỹ thuật số cho phép khả năng số hóa, số hóa và chuyển đổi kỹ thuật số các quy trình cho phép thực hiện nhanh hơn và ít quan liêu hơn.
Khách hàng của Droids on Roids – một nhà sản xuất hệ thống phanh cho các phương tiện thương mại và đường sắt của Đức – đang tìm cách cải thiện quy trình kinh doanh tại nhà máy. Đặc biệt là việc công ty muốn hợp lý hóa quy trình gửi yêu cầu tải tiến liên tục. Mỗi nhân viên được khuyến khích đưa ra ý tưởng cải tiến về quy trình.
Trước khi bước vào khâu thực hiện, những yêu cầu như vậy đã được thực hiện trên giấy. Droids on Roids đã tạo ra một hệ thống cho phép gửi yêu cầu điện tử, tự động hóa 1 số tác vụ. Công ty hiện đang có một quy trình cải tiến liên tục hợp lý và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên, những người được khen thưởng vì đã đưa ra ý tưởng tối ưu hóa quy trình.
92% nhà lãnh đạo phát triển chiến lược chuyển đổi số làm cải thiện trải nghiệm của người dùng
Tự động hóa các nhiệm vụ có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng và nhân viên theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: bằng cách tự động hóa quy trình phản hồi phiếu hỗ trợ, khách hàng sẽ thấy thời gian xử lý nhanh hơn nhiều.
Điều quan trọng hơn nữa là chuyển đổi kỹ thuật số cho phép khách hàng truy cập dịch vụ và hỗ trợ của băng bằng phương thức tương tác ưa thích của họ. Các giải pháp phần mềm có thể mang lại sự hỗ trợ thực sự đa kênh và cho phép khách hàng liên hệ với bạn qua điện thoại, trò chuyện trực tiếp, email, ứng dụng di động hoặc diễn đàn hỗ trợ một cách dễ dàng. Vì bạn sẽ giữ tất cả các kênh này ở dạng kỹ thuật số nên bạn có thể cung cấp cho khách hàng nhiều điểm tiếp xúc, dễ dàng theo dõi các tương tác và cải thiện việc thu thập phản hồi để cung cấp dịch vụ tốt hơn nữa.
Các công cụ và quy trình kỹ thuật giúp khách hàng tiếp cận dịch vụ của doanh nghiệp một cách thuận tiện nhất: thông qua các trang thương mại điện tử, ứng dụng thương mại điện tử trên thiết bị di động, mạng xã hội (thông qua tính năng bán hàng trên mạng xã hội).
Thế hệ Millennials và thế hệ Z đã quen với những trải nghiệm kỹ thuật số nổi bật trong suốt quá trình tương tác hàng ngày của họ với các thương hiệu khác nhau và họ mong đợi trải nghiệm tương tự và thậm chí tốt hơn từ công ty của bạn. Nếu không chuyển đổi kỹ thuật số, bạn sẽ không thể mang lại trải nghiệm người dùng tuyệt vời và dễ dàng như vậy, do đó có nguy cơ mất khách hàng.
Vào năm 2011, Target đã đưa web của họ trở lại hoạt động kinh doanh từ Amazon và quyết định tập trung vào đây làm kênh kinh doanh chính của họ. Công ty đã đầu tư vào các cửa hàng để tạo ra những thiết kế mới giúp “xóa mờ” ranh giới giữa trải nghiệm mua sắm thực tế và thương mại điện tử. Target cũng giới thiệu dịch vụ đặt hàng trực tuyến và chọn hàng tại cửa hàng, đồng thời đầu tư vào việc tăng cường sự hiện diện trên mạng xã hội để giúp khách hàng khám phá các sản phẩm mới (và thậm chí mua hàng qua mạng xã hội).
Chiến lược kỹ thuật số toàn diện của Target cho phép tùy chỉnh sâu hơn tất cả các điểm tiếp xúc khác nhau hiện là một phần của trải nghiệm khách hàng. Kể từ khi triển khai chương trình chuyển đổi kỹ thuật số, Target đã chứng kiến doanh thu tăng trưởng ổn định và đang có kế hoạch mở rộng trong tương lai với cửa hàng lớn trị giá 7 tỷ USD.
Các quy trình được hỗ trợ bởi các giải pháp phần mềm mở ra cánh cửa cho tầm nhìn rõ hơn về những gì hoạt động tốt và những gì CẦN được cải thiện. Vì các công cụ kỹ thuật số có thể thu thập và xử lý dữ liệu theo thời gian thực hiện nên chúng cho phép người quản lý nhận ra các mô hình và xác định các cơ hội cải tiến một cách dễ dàng.
Bạn có thể khai thác kho lưu trữ dữ liệu tận trung của mình để xác định các “điểm nghẽn” trong quy trình công việc, kiểm tra hiệu suất của nhân viên, tìm hiểu thêm về “insight” của khách hàng cũng như nhiều lĩnh vực khác. Khi bạn triển khai các công cụ kỹ thuật số và xây dựng quy trình kinh doanh của mình xung quanh dữ liệu, những bản báo cáo sẽ trở nên thuyết phục hơn. Hơn hết, doanh nghiệp sẽ không cần phải dựa vào việc thu thập, khảo sát hoặc lấy mẫu phản hồi thủ công tốn kém và tốn thời gian. Bạn sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu phù hợp BẤT KỲ LÚC NÀO và BẤT KỲ THIẾT BỊ NÀO.
Tại thời điểm này, tất cả các tổ chức đều biết rằng tài sản quý giá nhất của họ là “thông tin”. Nếu không quản lý thông tin hiệu quả, sẽ không dễ để hiểu chính xác doanh nghiệp của bạn đang hoạt động như thế nào, sản phẩm hoặc dịch vụ nào đang hoạt động tốt hoặc xác định các lĩnh vực cần cải tiến.
Bước đầu tiên để đạt được môi trường kỹ thuật số là loại bỏ tài liệu giấy và bắt đầu sử dụng tài liệu điện tử. Sau đó, trích xuất dữ liệu tự động được sử dụng để thu thập thông tin từ các tài sản kinh doanh có giá trị này và lưu trữ trong khu vực lưu trữ kỹ thuật số để phân tích sau này.
Điều này sẽ cho phép chúng ta sử dụng các kỹ thuật phân tích dữ liệu nâng cao để xác định các mẫu, thu thập thông tin chi tiết tùy chỉnh và xác định các lĩnh vực cần cải tiến.
Dữ liệu thời gian thực và phù hợp hơn sẽ giúp đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.
Công ty đồ chơi và trò chơi Hasbro đã đầu tư rất nhiều vào chiến lược dữ liệu và chuyển đổi kỹ thuật số của mình. Vào cuối năm 2012, công ty nhận ra rằng thay vì tập trung vào trẻ em, họ nên hướng tới các bậc phụ huynh. Suy cho cùng, đây mới chính là những người thực hiện việc mua hàng. Hasbro đã tận dụng dữ liệu để tạo ra trải nghiệm suôn sẻ cho khách hàng và giới thiệu những sản phẩm phù hợp nhất cho phụ huynh. Công ty đã tạo các chiến dịch tiếp thị có mục tiêu trên nhiều kênh, tập trung vào mạng xã hội.
Dữ liệu Hasbro thu thập đã giúp họ hiểu khách hàng hơn và chủ động đáp ứng nhu cầu của họ. Việc tập trung vào dữ liệu và tiếp thị kỹ thuật số đã giúp Hasbro đối mặt với những thay đổi nhanh chóng trong ngành trong thập kỷ qua.
Một ưu điểm khác của chuyển đổi kỹ thuật số là khả năng thoát khỏi các hệ thống cũ và nắm bắt các giải pháp thay thế sáng tạo, có thể mở rộng. Nhiều quy trình kinh doanh hiện tại dựa trên các công nghệ cũ yêu cầu đầu vào thủ công. Khi các nhóm có nhiều công việc, những điểm này sẽ trở thành điểm nghẽn trong quy trình. Một số quy trình thủ công đơn giản là không thể mở rộng quy mô vì ngày càng có nhiều người cần xử lý các khiếu nại và yêu cầu dịch vụ hoặc hoàn thành các chức năng khác.
Phần mềm hiện đại dễ tích hợp hơn nên các công ty có thể kết nối các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp và tránh nhầm lẫn khi lưu trữ dữ liệu theo bộ phận hoặc chức năng. Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, giải pháp của bạn có thể kết nối dữ liệu để đẩy nhiệm vụ về phía trước – tất cả đều được hoàn thành mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào. Ví dụ này minh họa cách chuyển đổi kỹ thuật số cho phép các tổ chức trở nên linh hoạt hơn và phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi về sở thích của khách hàng.
Tập đoàn quốc tế có trụ sở tại Hoa Kỳ, Honeywell, đã chọn một hướng đi mới cho các hoạt động chiến lược của mình cách đây vài năm. Ý tưởng là tập trung vào chất lượng và tận dụng các giải pháp kỹ thuật số. Để xác định những bước đi thông minh nhất cho công ty, Honeywell đã sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu và tiến hành chuyển đổi.
Để giúp khách hàng được hưởng lợi từ những khả năng kỹ thuật số mới này, công ty đã giới thiệu các công nghệ mới vào sản phẩm của mình, bao gồm các thiết bị hỗ trợ IoT và tập trung vào dữ liệu. Bằng cách thành lập bộ phận chuyển đổi kỹ thuật số của riêng mình, Honeywell đang giúp các công ty khác phát minh lại khả năng kiểm soát quy trình công nghiệp và trở nên linh hoạt hơn bất chấp những hạn chế của ngành.
Khi các công ty tiếp tục mở rộng và phát triển, công nghệ và quy trình mà họ dựa vào trong nhiều năm có thể không đủ. Việc sao lưu, duy trì và bảo mật dữ liệu doanh nghiệp bị khóa trong các hệ thống cũ rất khó khăn và tốn kém. Những hệ thống như vậy cũng dễ bị lỗi và dễ bị đe dọa mạng hơn.
Theo một số báo cáo, Quản lý rủi ro thông qua chuyển đổi kỹ thuật số, tiết lộ rằng gần một nửa số người được hỏi (49%) chỉ ra rằng bảo mật dữ liệu khách hàng là một trong những mục tiêu chuyển đổi kỹ thuật số chính của họ.
Theo báo cáo của McKinsey, Rủi ro kỹ thuật số: Chuyển đổi quản lý rủi ro trong những năm 2020 , các sáng kiến rủi ro kỹ thuật số đổi mới có thể giảm chi phí vận hành cho các hoạt động rủi ro từ 20 đến 30% . Bằng cách nâng cấp lên các công cụ hiện đại, bạn sẽ có thể chọn từ nhóm ứng dụng lớn hơn có kinh nghiệm để hỗ trợ hệ thống của bạn đúng cách.
Công ty giải pháp năng lượng toàn cầu Schneider Electric đã coi an ninh mạng là cốt lõi trong chiến lược chuyển đổi của mình. Do sự phức tạp của việc mua lại và vận hành công ty nên việc đạt được tầm nhìn của toàn bộ tổ chức là một thách thức. Công ty đã tạo ra một phương pháp thực hành an ninh mạng và sau đó đưa các chuyên gia như nhà quản lý rủi ro kỹ thuật số vào mỗi phương pháp thực hành. Trong toàn công ty, nhóm hoạt động như một cộng đồng gồm các nhà lãnh đạo an ninh mạng đã được đào tạo bài bản và tập trung vào các rủi ro cụ thể.
Một lợi ích của chuyển đổi số nữa là nó mang lại trải nghiệm tuyệt vời không chỉ cho khách hàng mà cả nhân viên. Bằng cách giới thiệu các công cụ kỹ thuật số tiên tiến, bạn có thể giúp lực lượng lao động của mình làm việc hiệu quả hơn. Tự động hóa nhiệm vụ là ví dụ rõ ràng nhất ở đây.
Bằng cách đầu tư vào các chương trình chuyển đổi kỹ thuật số tập trung vào văn hóa công ty, bạn có thể khiến nhân viên của mình tham gia đầy đủ vào quá trình phát triển của quy trình kinh doanh mà không gặp rủi ro khiến họ cảm thấy quá tải hoặc mất kết nối với họ.
Chuyển đổi kỹ thuật số có thể giúp nhân viên của bạn loại bỏ thời gian lãng phí vào các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, định vị tài liệu và quy trình làm việc thủ công, đồng thời đầu tư thời gian có được vào các nhiệm vụ sáng tạo hơn. Đó là lý do tại sao hầu hết các tổ chức đều coi thời điểm này là một trong những lợi thế hàng đầu của chuyển đổi số.
Bạn có biết rằng một người lao động tri thức trung bình dành khoảng 2,5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin? Khi thông tin được số hóa và duy trì đúng cách, họ có thể truy cập trực tiếp vào thông tin đó khi cần chỉ trong vài giây.
Hơn nữa, bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại bằng công nghệ RPA và robot, việc nhập dữ liệu sẽ được tăng cường, tác động đến chất lượng dữ liệu tổng thể, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Văn hóa công ty đóng một vai trò quan trọng trong sự trưởng thành kỹ thuật số của công ty. Quản lý khía cạnh con người của chuyển đổi kỹ thuật số có xu hướng phức tạp hơn việc triển khai chính các công nghệ. Nhưng đầu tư vào văn hóa sẽ mang lại kết quả rất lớn.
Sự chuyển đổi tại SAP là một ví dụ về điều đó. Công ty trước khi chuyển đổi số, đang gặp phải hai vấn đề:
1) Công ty chỉ dựa ý kiến đóng góp từ các chuyên gia bên ngoài thay vì kết hợp áp dụng cách tiếp cận thực tế cho tương lai của mình. SAP, sau đó, đã dành thời gian để giới thiệu những thay đổi nội bộ và cung cấp cho lực lượng lao động của mình các công cụ để thay đổi, thích ứng và nâng cao kỹ năng của họ.
2) Coi thất bại = tiêu cực. Để khuyến khích thử nghiệm và đổi mới, công ty cần chấp nhận thất bại như một bước đi cần thiết. SAP tập trung vào việc xây dựng một môi trường trong đó thất bại là chìa khóa để học hỏi và phát triển. Ý tưởng là để ngăn mọi người đổ lỗi cho nhau về những thiếu sót của họ.
==> Xem thêm: 13 Benefits of Digital Transformation to Inspire You – 13 lợi ích của Chuyển đổi số truyền cảm hứng cho bạn
Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng cần hiểu rằng, chuyển đổi số không phải toàn màu hường. Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số thành công cũng phải đối mặt với những thách thức tương ứng.
70% dự án chuyển đổi số thất bại và hơn 50% nỗ lực chuyển đổi số bị đình trệ hoàn toàn
Một số thách thức đến từ chính nội bộ có thể đang cản bước doanh nghiệp đi lên đó là:
⇒ Giải pháp: đưa ra cho bạn có thể là: hãy tập trung vào việc xây dựng văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm, trong đó các quy trình kinh doanh thay đổi để phù hợp với nhu cầu sở thích ngày càng tăng của khách hàng. Hãy giúp nhân viên của bản hiểu rằng những kỹ năng mới giúp họ mang lại giá trị cao hơn cho khách hàng.
=> Giải pháp: Luôn đặt mục tiêu kinh doanh rõ ràng cho các dự án của bạn và đảm bảo rằng chúng phục vụ chiến lược số tổng thể của bạn.
=> Giải pháp: tập hợp dữ liệu khách hàng của bạn lại với nhau thông qua hệ thống công cụ phân tích được kết nối và tạo ra một bức tranh tổng thể về các tương tác và mối quan hệ của bạn.
=> Giải pháp: triển khai các quy trình và công nghệ linh hoạt hỗ trợ tích hợp và phát hành sản phẩm thường xuyên. Lặp lại quá trình phát triển sản phẩm bằng cách sử dụng các mô hình xây dựng, đo lường, học hỏi. Thay vì tung ra bản cập nhật lớn vài tháng 1 lần, bản có thể phát hành các tính năng mới vài tuần 1 lần. Bằng cách này doanh nghiệp có thể đo lường và điều chỉnh dữ liệu sử dụng và feedback của khách hàng.
Để có một bức tranh toàn cảnh hơn về những cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp có thể nắm bắt và phải đổi mặt khi chuyển đổi số, quy độc giả có thể tìm đọc bài phân tích khác của TACA: Thực trạng chuyển đổi số.
Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp gặp thất bại không phải vì thiếu các công nghệ xịn hay kế hoạch chỉn chu mà chính vì những “rào cản” đến từ chính nội bộ doanh nghiệp. Nhiều chủ doanh nghiệp tâm sự với chúng tôi rằng, anh cũng có những công nghệ ngon nghẻ lắm, nhân viên cũng có khả năng với chuyển đổi số đó, nhưng “bụt nhà không thiêng” hay chăng mà rất khó để tự doanh nghiệp của anh chuyển đổi số.
Nhân viên có thể nhanh nhạy và học hỏi nhanh từ để có thể chuyển đổi số, nhưng họ lại sợ hãi chuyển đổi số. Tức là họ có khả năng trở thành nguồn lực mạnh để chuyển đổi số nhưng họ lại không tin họ có thể hoặc lo sợ “chuyển đổi số” sẽ đào thải họ, nên bản năng họ sẽ né tránh. Trong công cuộc chuyển đổi số, thứ khó thay đổi nhất là niềm tin của con người. Kể cả khi văn hóa của doanh nghiệp thúc giục, thì niềm tin cũng là thứ khó thay đổi.
Vậy nên doanh nghiệp “dấn thân” vào chuyển đổi số, rất cần một đối tác bên ngoài – “tri kỷ chuyển đổi số” – giúp doanh nghiệp định hướng chuyển đổi chuyên nghiệp, và một góc nhìn ngoài cuộc (outside eyes).
Đội ngũ chuyên gia TACA với hơn 20 năm kinh nghiệm, sở hữu chuyên môn sâu rộng trong lĩnh vực quản trị, kinh doanh, công nghệ,… của TACA sẽ thực hiện tham vấn và đánh giá sâu sắc giúp doanh nghiệp hiểu về doanh nghiệp và những giải pháp số phù hợp với doanh nghiệp. TACA sẽ hợp tác sâu cùng doanh nghiệp trong việc kết nối hệ thống, dữ liệu và triển khai theo từng quy mô, ngành nghề. Với nền tảng chuyển đổi số toàn diện, tích hợp với kho dữ liệu độc đáo của khách hàng, TACA tự tin sẽ là “tri kỷ chuyển đổi số” phù hợp cho các doanh nghiệp.
Dịch vụ tư vấn triển khai các giải pháp chuyển đổi số (Digital Transformation)
TACA Business Consulting,
Tầng 2, tòa A, Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Phường Yên Hoà, TP Hà Nội.
Hotline: 0982 518 586
Support@taca.edu.vn
Tầng 18, Tòa nhà Vincom Center Đồng Khởi, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, HCM
Hotline: 0985 611 911