Lưu ý về biên bản giải trình về việc mất hóa đơn

Taca
Kiến thức luật thuế
Cập nhật: 31 Tháng 7, 2026

Trong vận hành doanh nghiệp, sơ suất làm thất lạc chứng từ là điều khó tránh khỏi, nhưng cách bạn đối mặt với sự cố đó mới quyết định bản lĩnh quản trị. Một sai sót nhỏ trong khâu xử lý mất chứng từ có thể khiến doanh nghiệp đứng trước rủi ro bị truy thu thuế đáng tiếc. Trong trường hợp này, việc chuẩn bị một biên bản giải trình về việc mất hóa đơn chặt chẽ, đúng quy định pháp luật chính là bước đi chiến lược giúp chủ doanh nghiệp bảo vệ tài chính và uy tín trước đoàn thanh tra.

Hướng xử lý hóa đơn đã mua bị mất đúng

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát sinh sự cố mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành, doanh nghiệp cần chủ động nắm rõ quy trình xử lý theo từng trường hợp cụ thể nhằm hạn chế tối đa rủi ro.

Xử lý đối với trường hợp mất hóa đơn chưa lập hoặc đã lập

Khi phát hiện sự cố thất lạc chứng từ, nghĩa vụ tiên quyết của doanh nghiệp là khởi tạo báo cáo biến động hóa đơn để giải trình với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Mẫu văn bản bắt buộc áp dụng trong trường hợp này là Mẫu số BC21/HĐG (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Thời hạn pháp lý để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục gửi báo cáo là trong vòng 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự cố. Trường hợp thời hạn cuối cùng trùng vào ngày nghỉ lễ hoặc nghỉ cuối tuần theo quy định của Nhà nước, hạn nộp sẽ được tự động lùi sang ngày làm việc tiếp theo. Việc chủ động khai báo đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh được các khung phạt tiền do chậm trễ báo cáo.

Xử lý đối với trường hợp mất liên 2 của hóa đơn gốc đã lập

Trong giao dịch mua bán, nếu hóa đơn đã được xuất đúng quy định nhưng một trong hai bên làm thất lạc liên 2 (liên giao cho khách hàng), hai bên phải phối hợp lập biên bản ghi nhận sự việc. Trong văn bản này, doanh nghiệp cần nêu rõ thông tin liên 1 đã được phía bán kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế vào kỳ tính thuế nào. Biên bản chỉ mang giá trị pháp lý hoàn chỉnh khi có chữ ký của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) và đóng dấu hợp lệ của hai bên.

Cùng với việc lập biên bản, bên bán có trách nhiệm sao chụp lại liên 1, thực hiện ký xác nhận và đóng dấu của người đại diện pháp luật trên bản sao đó để bàn giao cho bên mua. Bản sao hóa đơn có xác nhận này, khi đi kèm biên bản ghi nhận sự việc, sẽ cấu thành bộ hồ sơ hợp lệ để bên mua làm căn cứ hạch toán kế toán và kê khai khấu trừ thuế. Cả hai doanh nghiệp đều phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của sự việc.

Xử lý đối với trường hợp thất lạc hóa đơn liên quan đến bên thứ ba

Đối với các trường hợp hóa đơn liên 2 bị thất lạc trong quá trình luân chuyển thông qua bên thứ ba (như đơn vị vận chuyển hàng hóa hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh), việc xác định nghĩa vụ pháp lý sẽ căn cứ vào hợp đồng dịch vụ. Cơ quan thuế sẽ dựa trên thỏa thuận xem đơn vị vận chuyển do bên bán hay bên mua thuê để quy trách nhiệm xử lý và áp dụng mức xử phạt hành chính đối với bên vi phạm theo quy định.

Mẫu biên bản giải trình về việc mất hóa đơn

Dưới đây là mẫu công văn giải trình về việc mất hóa đơn:

biên bản giải trình về việc mất hóa đơn

>> Bài viết liên quan:

Quy trình soạn thảo mẫu công văn giải trình mất hóa đơn

Để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình xử lý sự cố mất hóa đơn theo các bước dưới đây.

Bước 1: Rà soát và xác định chính xác thông tin chứng từ bị thất lạc

Ngay khi phát hiện sự cố, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra và hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán để trích xuất đầy đủ các thông tin định danh của hóa đơn bị mất. Các dữ liệu bắt buộc phải xác định bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, tên đơn vị mua/bán, mã số thuế và tổng giá trị giao dịch. Việc xác định chính xác các thông tin này là tiền đề để lập hồ sơ báo cáo hợp lệ và phục vụ công tác đối soát dữ liệu với cơ quan thuế.

Bước 2: Thiết lập biên bản ghi nhận sự cố mất hóa đơn

Doanh nghiệp tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc làm mất chứng từ. Trong trường hợp hóa đơn đã lập liên giao cho khách hàng nhưng bị thất lạc, biên bản bắt buộc phải có sự tham gia ký kết, xác nhận của đại diện có thẩm quyền và đóng dấu hợp lệ của cả bên bán lẫn bên mua. Nội dung biên bản phải thể hiện rõ cam kết về việc bên bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế đối với hóa đơn này vào kỳ tính thuế cụ thể, làm căn cứ pháp lý bảo vệ quyền lợi chi phí được trừ cho bên mua.

Bước 3: Soạn thảo văn bản giải trình và Báo cáo Mẫu BC21/HĐG

Doanh nghiệp tiến hành hoàn thiện Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu số BC21/HĐG ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đi kèm với báo cáo này, bộ phận chuyên môn soạn thảo công văn giải trình nêu rõ nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan dẫn đến sự cố, các biện pháp khắc phục đã triển khai và cam kết tính chịu trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật. Văn bản cần được trình bày chuẩn quy chuẩn hành chính, do đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký duyệt và đóng dấu.

Bước 4: Nộp hồ sơ đúng thời hạn và thực hiện lưu trữ bảo mật

Hồ sơ giải trình cùng báo cáo BC21/HĐG phải được gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn tối đa 05 ngày kể từ ngày phát hiện sự việc. Doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế. Sau khi hoàn tất thủ tục, toàn bộ bản gốc công văn, biên bản làm việc và xác nhận gửi hồ sơ thành công phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ đặc biệt của doanh nghiệp để sẵn sàng trình xuất khi có quyết định thanh tra, kiểm tra thuế.

>> Đọc ngay: Kiểm tra hóa đơn hợp lệ như thế nào? 6 lưu ý cho doanh nghiệp

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo mẫu công văn giải trình về việc mất hóa đơn

Để công văn giải trình và báo cáo mất hóa đơn được cơ quan thuế chấp thuận nhanh chóng, đồng thời bảo vệ tối đa quyền lợi chi phí được trừ của doanh nghiệp, cấp quản lý cần kiểm soát chặt chẽ các vấn đề then chốt sau đây.

Đảm bảo tính minh bạch của lý do và căn cứ pháp lý đính kèm

Nội dung trong văn bản giải trình cần tập trung làm rõ nguyên nhân chi tiết dẫn đến sự cố mất chứng từ, đồng thời cung cấp đầy đủ danh mục dữ liệu định danh của hóa đơn bị mất theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc giải trình không thể mang tính chung chung mà phải đi kèm hệ thống chứng từ chứng minh đi kèm như biên bản ghi nhận sự việc, biên bản xác nhận giữa hai bên mua bán, hoặc tài liệu từ bên đơn vị vận chuyển. Sự mạch lạc và trung thực trong lý do giải trình là cơ sở để cơ quan thuế đánh giá mức độ tuân thủ và xem xét các tình tiết giảm nhẹ nếu có.

Kiểm soát nghiêm ngặt thời hạn nộp hồ sơ để tránh phát sinh tiền phạt

Doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành việc gửi Báo cáo Mẫu BC21/HĐG và công văn giải trình tới cơ quan thuế quản lý trong thời hạn tối đa 05 ngày kể từ ngày ghi nhận sự việc. Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc chậm trễ trong khâu báo cáo không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính về hành vi vi phạm thời hạn làm thủ tục hóa đơn, mà còn gia tăng rủi ro bị đưa vào danh sách kiểm tra trọng điểm. Ban lãnh đạo cần chỉ đạo bộ phận kế toán thực hiện gửi hồ sơ ngay khi phát hiện sự cố để tối ưu quy trình xử lý.

Tham vấn chuyên môn đối với các hóa đơn giao dịch giá trị lớn

Đối với các hóa đơn bị thất lạc thuộc những hợp đồng mua bán hoặc dự án có giá trị lớn, sơ suất trong hồ sơ giải trình có thể dẫn đến việc cơ quan thuế bác bỏ quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào hoặc loại bỏ chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Các quy định luôn được cập nhật, doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến từ các chuyên gia tư vấn thuế hoặc kiểm toán viên để rà soát lại toàn bộ hồ sơ giao dịch thực tế, đảm bảo tính chặt chẽ về mặt pháp lý trước khi nộp văn bản chính thức cho cơ quan quản lý.

Quản trị lưu trữ và tính bảo mật của hồ sơ giải trình

Toàn bộ hồ sơ giải trình bao gồm báo cáo điện tử, công văn giải trình, biên bản xác nhận và phản hồi từ cơ quan thuế cần được đưa vào danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt của doanh nghiệp. Áp dụng quy định tại Luật Giao dịch điện tử, trường hợp doanh nghiệp lưu trữ và giao dịch hồ sơ dưới dạng chứng từ điện tử, bộ phận CNTT và kế toán phải triển khai giải pháp mã hóa, phân quyền truy cập và sao lưu dữ liệu định kỳ. Việc lưu trữ an toàn này giúp doanh nghiệp sẵn sàng giải trình và chủ động bảo vệ số liệu chi phí khi bước vào các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế trong tương lai.

Từ giải trình sự vụ đến “Hàng rào phòng vệ” toàn diện

Việc lập công văn hay biên bản giải trình mất hóa đơn chỉ là bước xử lý tình huống mang tính “sơ cứu” tạm thời để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế. Tuy nhiên, trên thực tế, sự cố mất hóa đơn hiếm khi đứng độc lập. Đây thường là “bề nổi của tảng băng trôi”, phản ánh những lỗ hổng lớn trong khâu quản lý chứng từ, khiến toàn bộ hệ thống chi phí của doanh nghiệp đứng trước nguy cơ bị cơ quan thuế xuất toán, truy thu và xử phạt vi phạm hành chính.

Thay vì đối phó manh mún từng sự vụ, doanh nghiệp cần một cuộc tổng rà soát để loại bỏ triệt me rủi ro thuế!

Đa số rủi ro lớn nhất về hóa đơn và chi phí đều “ẩn giấu” sâu trong hệ thống sổ sách kế toán (như hóa đơn xuất sai thời điểm, hóa đơn đầu vào thuộc diện bất hợp pháp, chênh lệch số liệu giữa kho và sổ sách…). Nếu tự dò dẫm hoặc thuê dịch vụ giá rẻ làm ăn gấp gáp, thiếu cam kết, doanh nghiệp không những không giải quyết được tận gốc mà còn làm cho hồ sơ trở nên phức tạp hơn khi quyết toán.

Hiểu được bài toán đó, Dịch vụ soát xét sổ sách kế toán – Kiện toàn hồ sơ chuẩn phục vụ quyết toán thuế tại TACA ra đời như một lá chắn pháp lý vững chắc cho Ban lãnh đạo:

Rà soát & Xử lý triệt để sai sót hóa đơn: Đội ngũ chuyên gia thực chiến của TACA sẽ trực tiếp soát xét toàn bộ hóa đơn mua vào – bán ra, đối chiếu tính hợp lệ, hợp pháp; xây dựng phương án xử lý chuẩn chỉnh cho các case khó như hóa đơn bị mất, chứng từ thiếu sót hoặc chênh lệch sổ sách.
Bổ sung hồ sơ & Bảo vệ chi phí hợp lý: Rà soát lại hợp đồng, quy định chi phí và tài liệu đi kèm để củng cố “bản chất thực tế của giao dịch”, đảm bảo các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn không bị cơ quan thuế loại bỏ.
Dự báo rủi ro & Phương án nộp bổ sung: Tổng hợp các khoản chi phí rủi ro không thể khắc phục, tính toán trước số thuế bị truy thu/phạt (nếu có) để doanh nghiệp luôn ở thế chủ động chuẩn bị dòng tiền.
Trực tiếp giải trình và bảo vệ số liệu: TACA không chỉ dừng ở khâu dọn dẹp sổ sách mà sẽ đại diện doanh nghiệp trực tiếp làm việc, giải trình và bảo vệ từng con số khi cơ quan thuế xuống thanh kiểm tra.

Cam kết từ TACA: Cung cấp bộ hồ sơ chứng từ sổ sách kế toán hoàn chỉnh tối đa, đảm bảo đúng Luật Kế toán và Luật Thuế hiện hành, giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm trước kỳ quyết toán và sẵn sàng cho các mục tiêu tài chính lớn.