Hóa đơn xăng dầu có được khấu trừ thuế không?

Hóa đơn xăng dầu có được khấu trừ thuế không? Trường hợp nào bị loại? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để không mất quyền khấu trừ từ 1/7/2025?

Một công ty khách hàng chia sẻ với TACA:

Mỗi lần tổ chức sự kiện phải đưa đón khách mời, công ty đều lấy hóa đơn xăng dầu để hạch toán chi phí. Nhưng khi quyết toán, kế toán bối rối không biết chi phí xăng dầu phục vụ cho việc đón khách có được coi là “phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT” hay không — nhất là khi xe không đứng tên công ty hoặc không có hợp đồng thuê xe rõ ràng.

Đây chính là tình huống điển hình mà nhiều doanh nghiệp đang gặp: chi phí thực tế có thật, nhưng lại bị treo quyền khấu trừ thuế vì thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng.

Phần lớn doanh nghiệp không sai ở hóa đơn, mà sai ở chứng từ và mục đích sử dụng. Nhiều kế toán vẫn nghĩ “có hóa đơn là được khấu trừ”, nhưng thực tế, cơ quan thuế chỉ chấp nhận khi doanh nghiệp chứng minh được chi phí đó phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh chịu thuế – kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, giấy đi đường hoặc hợp đồng thuê xe trong một số trường hợp.

Từ 1/7/2025, khi Luật Thuế GTGT 2024 và các quy định hướng dẫn mới có hiệu lực, việc khấu trừ thuế sẽ được kiểm soát chặt hơn. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị hồ sơ hợp lệ, rủi ro bị loại chi phí và truy thu thuế GTGT, TNDN là rất cao, dù chi phí là có thật.

Quy định pháp lý mới nhất về khấu trừ thuế GTGT cho hóa đơn xăng dầu

Theo Khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng đủ 03 điều kiện bắt buộc:

• Có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT).
• Hàng hóa, dịch vụ (như xăng dầu) phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.

Các quy định này được chi tiết hóa trong Nghị định 181/2025/NĐ-CP ban hành ngày 30/6/2025, là căn cứ pháp lý quan trọng khi kiểm tra, khấu trừ hoặc hoàn thuế.

Thay đổi gì so với quy định cũ?

So với quy định trước đây (Luật Thuế GTGT 2008, sửa đổi 2013), ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ giảm từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng.

Điều này có nghĩa:

• Từ 1/7/2025, nếu doanh nghiệp thanh toán tiền mặt cho hóa đơn xăng dầu trên 5 triệu đồng, sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dù hóa đơn hợp lệ.
• Mục tiêu của thay đổi là thúc đẩy thanh toán không tiền mặt, tăng tính minh bạch và giảm rủi ro gian lận thuế, phù hợp với định hướng chuyển đổi số và quản trị minh bạch của Chính phủ.

Khuyến nghị: Đây là thời điểm doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ quy trình thanh toán và quản lý hóa đơn đầu vào, đặc biệt với các khoản chi thường xuyên như xăng dầu, logistics, chi phí vận hành, để không bị loại khấu trừ thuế oan khi luật mới áp dụng.

Điều kiện để khấu trừ thuế hóa đơn xăng dầu

Khi nào hóa đơn xăng dầu được khấu trừ – và khi nào không?

Từ 1/7/2025, khi Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý ngưỡng 5 triệu đồng – đây là ranh giới quyết định việc hóa đơn xăng dầu được hay không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Lưu ý quan trọng về tổng giá trị trong ngày

Nếu doanh nghiệp mua nhiều lần trong cùng một ngày tại cùng một cửa hàng xăng dầu, mỗi hóa đơn dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị cộng lại vượt 5 triệu đồng, thì toàn bộ hóa đơn trong ngày đó phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt để được khấu trừ.

Ví dụ: trong một ngày, công ty mua 3 lần xăng tại cùng một cây xăng, mỗi lần 2 triệu đồng. Tổng cộng 6 triệu đồng ⇒ phải chuyển khoản hoặc dùng thẻ để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Khuyến nghị: Doanh nghiệp vận tải, logistics hoặc đơn vị có chi phí xăng dầu thường xuyên cần chủ động điều chỉnh quy trình thanh toán, đảm bảo mọi hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên được thanh toán không dùng tiền mặt để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Các lưu ý quan trọng khi lấy hóa đơn xăng dầu

1. Hóa đơn xăng dầu có cần chữ ký số không?

Theo Công văn 5113/TCT-CS ngày 27/12/2021, hóa đơn điện tử nói chung không bắt buộc người bán phải ký số thủ công khi đã sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử do cơ quan thuế chấp thuận. 

Với ngành xăng dầu – đơn vị bán lẻ buộc xuất hóa đơn điện tử từng lần bán theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP – hóa đơn điện tử xăng dầu không cần ghi chữ ký số người mua nếu người mua là cá nhân không kinh doanh.

2. Cách lấy hóa đơn xăng dầu – nơi xuất & thời điểm

• Mỗi lần mua xăng ở cây xăng phải được xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán – tức là ngay khi hoàn thành giao dịch mua nhiên liệu. 
• Hóa đơn xăng dầu phải ghi đầy đủ thông tin bắt buộc: tên doanh nghiệp, mã số thuế (nếu người mua có MST), địa chỉ, loại nhiên liệu, số lít, đơn giá, tổng tiền, ngày – tháng giao dịch. 
• Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các quy định cập nhật, nội dung hóa đơn điện tử xăng dầu có thể linh động hơn khi người mua là cá nhân không kinh doanh (có thể không cần ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua).

3. Những tình huống hóa đơn xăng dầu dễ bị loại – và cách xử lý

Lưu ý: nếu có sai sót trên hóa đơn điện tử đã cấp mã, người bán có thể sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót và lập hóa đơn mới thay thế theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP

4. Checklist khấu trừ thuế GTGT cho hóa đơn xăng dầu

• Kiểm tra nguồn hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn được xuất từ các đơn vị uy tín (Petrolimex, PV Oil hoặc đơn vị có mã số thuế hợp lệ).
• Đúng thông tin doanh nghiệp: Hóa đơn phải ghi đúng tên công ty, mã số thuế (MST) để tránh bị từ chối.
• Thanh toán không tiền mặt khi ≥ 5 triệu đồng: Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hóa đơn từ 5 triệu trở lên chỉ được khấu trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Lưu chứng từ hỗ trợ: Gồm hợp đồng, kế hoạch công tác, giấy đi đường — nếu chi phí xăng dầu liên quan đến vận hành, đi lại công việc.
• Lưu hồ sơ hợp lý, đồng bộ: File hóa đơn điện tử + bản sao chuyển khoản (hoặc các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt) nên được lưu trong cùng bộ hồ sơ để dễ truy xuất khi kiểm tra thuế.

Xem thêm: 

• Tối ưu thuế từ quy định khấu trừ thuế GTGT mới nhất
• Xử lý các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT

Chuẩn hóa quy trình & kiểm soát rủi ro khấu trừ thuế 

Để đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định mới, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình thanh toán nội bộ, ưu tiên các hình thức chuyển khoản, QR hoặc thẻ doanh nghiệp thay cho tiền mặt. Việc đồng bộ hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán không chỉ giúp quản lý chứng từ minh bạch, mà còn đảm bảo sẵn sàng khi cơ quan thuế kiểm tra.

Từ 1/7/2025, theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chỉ một sai sót nhỏ trong chứng từ thanh toán cũng có thể khiến hóa đơn xăng dầu bị loại khỏi chi phí được khấu trừ. Đây là rủi ro phổ biến mà nhiều doanh nghiệp không nhận ra cho đến khi bị truy thu thuế.

Nếu doanh nghiệp bạn chưa kịp cập nhật quy định hoặc muốn rà soát toàn bộ hồ sơ khấu trừ, TACA sẽ đồng hành cùng bạn với các giải pháp chuyên sâu:

• Rà soát toàn diện chứng từ chi phí: xăng dầu, quảng cáo, công tác phí…
• Kiểm tra tính hợp lệ & đề xuất biện pháp khắc phục để chi phí được khấu trừ hợp pháp.
• Tư vấn cập nhật quy trình thuế & hồ sơ chứng minh để giảm rủi ro khi thanh tra.
• Lập kế hoạch hỗ trợ dài hạn, giúp doanh nghiệp vận hành đúng luật và tối ưu chi phí thuế.

Liên hệ chuyên gia thuế TACA ngay hôm nay – để hóa đơn xăng dầu của bạn được khấu trừ hợp lệ, và ngân sách doanh nghiệp không “bay mất” chỉ vì một sai sót nhỏ trong chứng từ.

=> Đọc thêm: THUÊ DỊCH VỤ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý NHỨNG GÌ?

Tham khảo thêm các dịch vụ liên quan tại TACA

1. Dịch vụ tư vấn kế toán
   
2. Dịch vụ quyết toán thuế trọn gói- Bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp
3. Dịch vụ setup hệ thống kế toán
4. Dịch vụ soát xét số liệu kế toán nội bộ
5. Dịch vụ kế toán thuế trọn gói – Chiến lược quản trị tối ưu chi phí thuế
6. Dịch vụ soát xét sổ sách kế toán – Kiện toàn hồ sơ thanh kiểm tra thuế

Xem thêm các bài viết khác cùng chủ đề:

• Hóa đơn Tiktok có được khấu trừ thuế không? (GTGT, TNDN, thuế nhà thầu)
• Hóa đơn Google có được khấu trừ thuế gtgt không?
• Chi phí quảng cáo Facebook có được khấu trừ thuế không?

Taca Business Consulting,