
Lập hồ sơ giao dịch liên kết chuẩn chỉnh tạo ra một “lá chắn” bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế. Một bộ hồ sơ đầy đủ, đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt nặng mà còn tối ưu chi phí thuế, nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng, không biết cần chuẩn bị những gì, dẫn đến sai sót không đáng có. Vậy làm sao để lập hồ sơ giao dịch liên kết vừa đúng quy định, vừa có lợi cho doanh nghiệp?
Khi nói đến giao dịch liên kết, nhiều doanh nghiệp thường lo ngại về việc phải thực hiện các thủ tục kê khai và lập hồ sơ giao dịch liên kết phức tạp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải lập hồ sơ giao dịch liên kết. Chính phủ đã ban hành những quy định rất cụ thể để giúp các doanh nghiệp xác định rõ khi nào mình được miễn lập hồ sơ giao dịch liên kết để giảm bớt gánh nặng thủ tục nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.
Theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP đối với các doanh nghiệp có giao dịch liên kết, doanh nghiệp vẫn phải kê khai và xác định giá giao dịch liên kết theo các biểu mẫu quy định, nhưng trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp sẽ được miễn lập hồ sơ giao dịch liên kết. Các trường hợp này bao gồm:
Doanh nghiệp sẽ được miễn lập hồ sơ giao dịch liên kết nếu tất cả các bên liên kết đều là doanh nghiệp nộp thuế thu nhập doanh nghiệp tại Việt Nam, áp dụng cùng mức thuế suất thuế TNDN và không bên nào được hưởng ưu đãi thuế trong kỳ tính thuế. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn phải kê khai căn cứ miễn trừ tại Mục I và Mục II của Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP.
Trường hợp này sẽ bao gồm:
(1) Người nộp thuế có phát sinh giao dịch liên kết nhưng tổng doanh thu phát sinh của kỳ tính thuế dưới 50 tỷ đồng và tổng giá trị tất cả các giao dịch liên kết phát sinh trong kỳ tính thuế dưới 30 tỷ đồng;
Doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết nhưng tổng doanh thu của kỳ tính thuế < 50 tỷ đồng và tổng giá trị tất cả các giao dịch liên kết phát sinh trong kỳ < 30 tỷ đồng, thì doanh nghiệp được miễn lập hồ sơ giao dịch liên kết. Quy định này nhằm giảm bớt gánh nặng hành chính cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ trong việc lập hồ sơ giao dịch liên kết không cần thiết.
(2) Doanh nghiệp đã ký kết Thỏa thuận trước về phương pháp xác định giá tính thuế và thực hiện Báo cáo thường niên theo quy định của pháp luật về thoả thuận không cần lập hồ sơ giao dịch liên kết.
Đối với các giao dịch liên kết không thuộc phạm vi của Thỏa thuận trước, doanh nghiệp vẫn phải xác định giá và kê khai giao dịch liên kết theo Điều 18 của Nghị định 132/2020/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi của Thoả thuận đó để tránh nhầm lẫn.
>> Xem ngay: Hướng dẫn kê khai giao dịch liên kết trên KTKK
(3) Người nộp thuế thực hiện kinh doanh với chức năng đơn giản, không phát sinh doanh thu, chi phí từ hoạt động khai thác, sử dụng tài sản vô hình, có doanh thu dưới 200 tỷ đồng, áp dụng tỷ suất lợi nhuận thuần chưa trừ chi phí lãi vay và thuế thu nhập doanh nghiệp (không bao gồm chênh lệch doanh thu và chi phí của hoạt động tài chính) trên doanh thu thuần, bao gồm các lĩnh vực như sau:
+) Phân phối: Từ 5% trở lên;
+) Sản xuất: Từ 10% trở lên;
+) Gia công: Từ 15% trở lên.
Doanh nghiệp hoạt động với chức năng đơn giản, không phát sinh doanh thu hay chi phí từ khai thác tài sản vô hình, có tổng doanh thu < 200 tỷ đồng và đạt tỷ suất lợi nhuận tối thiểu, cũng được miễn lập hồ sơ giao dịch liên kết. Cụ thể các mức tỷ suất lợi nhuận thuần chưa trừ chi phí lãi vay và thuế thu nhập doanh nghiệp (không bao gồm chênh lệch doanh thu và chi phí của hoạt động tài chính) trên doanh thu thuần như sau:
Nếu doanh nghiệp kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau thì sao?
Khi đó, việc xác định tỷ suất lợi nhuận để xem có đủ điều kiện miễn lập hồ sơ giao dịch liên kết hay không sẽ phụ thuộc vào cách doanh nghiệp theo dõi, hạch toán doanh thu và chi phí:
Trường hợp doanh nghiệp không muốn áp dụng mức tỷ suất lợi nhuận tối thiểu nêu trên, thì bắt buộc phải lập hồ sơ giao dịch liên kết để chứng minh rằng các giao dịch đã tuân thủ nguyên tắc giá thị trường.
>> Tham khảo: Lợi nhuận trước thuế và sau thuế: Có thể tối ưu hóa đồng thời cả hai không?
Cuối cùng, ngay cả khi doanh nghiệp thuộc diện được miễn lập hồ sơ giao dịch liên kết theo khoản 1 và khoản 2 Điều 19 của Nghị định 132/2020/NĐ-CP, thì vẫn cần chú ý đến việc xác định tổng chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN. Việc này phải tuân theo quy định tại khoản 3 Điều 16 của Nghị định 132/2020/NĐ-CP.
Đây là một điểm rất quan trọng vì nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt chi phí lãi vay, có thể dẫn đến việc bị loại trừ chi phí khi tính thuế, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Lập hồ sơ giao dịch liên kết không chỉ là một yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình trước cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị đầy đủ hoặc kê khai sai sót, nguy cơ bị truy thu thuế hoặc điều chỉnh lợi nhuận chịu thuế là rất cao. Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về lập hồ sơ giao dịch liên kết để tránh rủi ro không đáng có.
Theo quy định hiện hành, hồ sơ giao dịch liên kết phải được lập trước thời điểm doanh nghiệp kê khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm. Điều này có nghĩa là ngay khi kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp cần bắt tay vào chuẩn bị hồ sơ giao dịch liên kết, đảm bảo đầy đủ các tài liệu cần thiết để khi cơ quan thuế yêu cầu, có thể xuất trình ngay mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Một điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý là tờ khai giao dịch liên kết phải được nộp cùng với tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm. Theo quy định, hạn chót để nộp tờ khai này là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Như vậy, nếu doanh nghiệp áp dụng năm tài chính theo năm dương lịch, thời hạn cuối cùng để nộp tờ khai giao dịch liên kết là ngày 31/3 của năm tiếp theo. Việc chậm nộp có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính, vì vậy cần lên kế hoạch nộp hồ sơ đúng hạn để tránh những rắc rối không đáng có.
Các doanh nghiệp phải kê khai giao dịch liên kết và nộp cùng tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng phải lập hồ sơ giao dịch liên kết đầy đủ. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể được miễn kê khai tờ khai giao dịch liên kết hoặc chỉ cần kê khai nhưng không bắt buộc lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết.
>> Đọc chi tiết: https://taca.com.vn/ho-so-xac-dinh-gia-giao-dich-lien-ket/
Tuy nhiên, việc xác định doanh nghiệp có thuộc diện miễn trừ hay không cần được xem xét kỹ lưỡng dựa trên các tiêu chí do cơ quan thuế quy định. Nếu kê khai sai hoặc bỏ sót nghĩa vụ, doanh nghiệp có thể đối diện với nguy cơ bị điều chỉnh giá giao dịch, dẫn đến tăng số thuế phải nộp. Vì vậy, ngay cả khi được miễn lập hồ sơ giao dịch liên kết, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo kê khai chính xác và đầy đủ.
Không phải mọi khoản chi phí liên quan đến giao dịch liên kết đều được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu một khoản chi phát sinh từ giao dịch liên kết nhưng không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc có giá trị không phù hợp với quy mô hoạt động của bên nhận thanh toán, khoản chi đó có thể bị loại trừ khi tính thuế.
Một ví dụ điển hình là các chi phí dịch vụ quản lý nội bộ giữa các công ty trong cùng tập đoàn, nếu không có chứng từ hợp lý và không chứng minh được giá trị thực tế mang lại, cơ quan thuế có thể loại ra khỏi chi phí hợp lệ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý quy định về khống chế chi phí lãi vay. Cụ thể, chi phí lãi vay chỉ được tính vào chi phí hợp lý nếu không vượt quá 30% lợi nhuận thuần trước khi trừ chi phí lãi vay và chi phí khấu hao. Nếu vượt quá mức này, phần lãi vay dư ra sẽ không được tính vào chi phí hợp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Trong quá trình lập hồ sơ giao dịch liên kết, việc kê khai đầy đủ trên phần mềm HTKK theo Phụ lục số 01 của tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ thông tin và thực hiện đúng quy định của pháp luật.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về từng mục trong Phụ lục này, giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ cách kê khai khi lập hồ sơ giao dịch liên kết.
Doanh nghiệp cần xác định rõ mối quan hệ giữa các bên liên kết trước khi kê khai. Điều này không chỉ giúp tránh sai sót mà còn đảm bảo rằng tất cả các giao dịch phát sinh giữa các bên có liên quan đều được phản ánh minh bạch trong hồ sơ thuế.
Theo quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP, các bên liên kết có thể thuộc nhiều nhóm khác nhau: có thể là công ty mẹ – công ty con, các công ty trong cùng tập đoàn, doanh nghiệp có chung chủ sở hữu hoặc các bên có quyền kiểm soát lẫn nhau thông qua sở hữu vốn hoặc quyền điều hành.
Do đó, khi lập hồ sơ giao dịch liên kết, doanh nghiệp cần xác định chính xác nhóm quan hệ để điền vào phần kê khai. Nếu có nhiều bên liên kết, cần ghi rõ từng mối quan hệ để tránh thiếu sót và đảm bảo cơ quan thuế có đầy đủ thông tin để đánh giá tính hợp lý của các giao dịch.
>> Toàn bộ kiến thức về quan hệ liên kết tại: Quan hệ liên kết là gì? Cách xác định giao dịch liên kết và rủi ro?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần kê khai đầy đủ tất cả các thông tin liên quan đến giao dịch liên kết. Một số trường hợp được miễn kê khai hoặc miễn lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết như đã nói ở trên.
Nếu doanh nghiệp thuộc diện được miễn theo quy định, hãy đánh dấu vào mục tương ứng trên phần mềm HTKK để không phải tiếp tục kê khai chi tiết. Những trường hợp thường được miễn gồm: doanh nghiệp có doanh thu dưới ngưỡng quy định, giao dịch có giá trị thấp hoặc các giao dịch thuần túy nội địa không có yếu tố chuyển giá.
Khi doanh nghiệp có giao dịch liên kết, việc kê khai giá giao dịch là điều bắt buộc. Điều này nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp không thực hiện hành vi chuyển giá, tức là điều chỉnh giá giao dịch giữa các bên liên kết nhằm giảm thuế phải nộp hoặc tăng lợi nhuận một cách không minh bạch.
Do đó, trong quá trình lập hồ sơ giao dịch liên kết, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin về phương pháp xác định giá. Các phương pháp phổ biến gồm: phương pháp so sánh giá giao dịch độc lập, phương pháp giá vốn cộng lãi, phương pháp so sánh lợi nhuận thuần,… Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào đặc điểm của giao dịch và ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp.
Ở mục IV trong lập hồ sơ giao dịch liên kết, sau khi đã kê khai giá giao dịch liên kết, doanh nghiệp cần tiếp tục phản ánh kết quả kinh doanh sau khi áp dụng mức giá này. Mục này giúp doanh nghiệp kiểm soát xem các giao dịch liên kết có ảnh hưởng đến lợi nhuận, doanh thu hay chi phí hay không.
Lợi nhuận từ các giao dịch liên kết có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, do đó việc kê khai đúng và đầy đủ là rất quan trọng. Trong quá trình lập hồ sơ giao dịch liên kết, nếu phát hiện giao dịch liên kết dẫn đến lợi nhuận giảm đột ngột hoặc phát sinh chi phí lớn, doanh nghiệp cần có tài liệu chứng minh tính hợp lý của số liệu này để tránh bị cơ quan thuế đặt nghi vấn.
Lập hồ sơ giao dịch liên kết không đơn giản như một bản kê khai thông thường. Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và có cơ sở dữ liệu đối chiếu hợp lý. Nếu không, việc lập hồ sơ giao dịch liên kết có thể rơi vào tình trạng thiếu sót, gây rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Dưới đây là những rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi lập hồ sơ giao dịch liên kết.

Trước hết, một trong những sai sót dễ mắc phải là thiếu cơ sở dữ liệu để so sánh. Khi kê khai giao dịch liên kết, doanh nghiệp phải chứng minh rằng giá giao dịch với các bên liên kết là hợp lý, không thấp hơn hoặc cao hơn mức thông thường trên thị trường.
Tuy nhiên, nếu thiếu dữ liệu đối chiếu đáng tin cậy, doanh nghiệp rất dễ bị cơ quan thuế bác bỏ phương pháp xác định giá. Việc không có dữ liệu phù hợp đồng nghĩa với việc lập hồ sơ giao dịch liên kết có thể bị coi là không hợp lệ, dẫn đến nguy cơ bị ấn định thuế.
>> Tham khảo: Ấn định thuế và những điểm mới doanh nghiệp cần lưu ý
Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp quên hoặc không chủ động nộp công văn giải trình giao dịch liên kết. Đây là tài liệu quan trọng giúp cơ quan thuế hiểu rõ về các giao dịch mà doanh nghiệp thực hiện, cũng như cách xác định mức giá trong giao dịch liên kết. Nếu không có công văn giải trình, doanh nghiệp có thể bị đặt vào diện nghi vấn về giá chuyển nhượng, dẫn đến nguy cơ bị thanh tra thuế sâu hơn.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp còn chủ quan trong việc lập Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia. Báo cáo này có vai trò thể hiện bức tranh tổng thể về lợi nhuận, thu nhập và hoạt động kinh doanh của các bên liên kết trên phạm vi toàn cầu.
Việc không nộp báo cáo này không chỉ vi phạm quy định mà còn khiến cơ quan thuế nghi ngờ về tính minh bạch trong giao dịch liên kết của doanh nghiệp. Nếu không cung cấp báo cáo đúng hạn, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các khoản phạt hành chính hoặc các biện pháp kiểm tra gắt gao hơn.
Một vấn đề nghiêm trọng khác là việc sử dụng sai phương pháp so sánh khi lập hồ sơ giao dịch liên kết. Mỗi giao dịch có một đặc thù riêng và không phải phương pháp nào cũng phù hợp với mọi trường hợp. Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp không chính xác hoặc không phù hợp với thực tế hoạt động, hồ sơ kê khai có thể bị bác bỏ.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn sử dụng cơ sở dữ liệu so sánh không trung thực hoặc không phản ánh đúng bản chất giao dịch. Điều này không chỉ làm tăng rủi ro về thuế mà còn có thể gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng nếu cơ quan thuế phát hiện ra.
Ngoài ra, việc không nêu rõ nguồn gốc số liệu khi xác định mức giá và tỷ suất lợi nhuận cũng là một lỗi thường gặp. Cơ quan thuế luôn yêu cầu doanh nghiệp chứng minh tính hợp lý của số liệu được sử dụng trong hồ sơ giao dịch liên kết. Nếu không thể giải trình rõ ràng về nguồn gốc của các số liệu này, doanh nghiệp có thể bị điều chỉnh lại mức giá và lợi nhuận theo nhận định của cơ quan thuế, điều này có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế và tiền phạt đáng kể.
Cuối cùng, nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi sử dụng dữ liệu so sánh không tương đồng với hoạt động của mình. Mỗi ngành nghề, quy mô kinh doanh, thị trường hoạt động đều có những đặc thù riêng. Nếu doanh nghiệp lấy dữ liệu của một công ty có ngành nghề hoặc thị trường khác biệt để làm cơ sở so sánh, thì hồ sơ giao dịch liên kết có thể không được chấp nhận. Điều này khiến doanh nghiệp phải tốn thêm thời gian để điều chỉnh, bổ sung hoặc thậm chí bị phạt do kê khai không chính xác.
Theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, các mức phạt đối với các vi phạm liên quan đến lập Hồ sơ giao dịch liên kết như sau:
Ngoài ra, người nộp thuế còn chịu thêm khoản tiền lãi chậm nộp (0,03%/ngày đối với số tiền thuế bị truy thu) hoặc phạt trốn thuế (từ một đến ba lần số thuế bị truy thu), tùy thuộc vào bản chất và hoàn cảnh của lỗi vi phạm.
Tuy nhiên, rủi ro nhất đối với các doanh nghiệp không lập Hồ sơ giao dịch liên kết hoặc lập Hồ sơ giao dịch liên kết không tuân thủ quy định là số tiền thuế bị truy thu sẽ căn cứ theo mức ấn định của cơ quan thuế theo quy định dưới đây, về cơ bản là theo hướng không có lợi cho người nộp thuế.
Tóm lại, lập hồ sơ giao dịch liên kết là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến những hậu quả lớn, không chỉ về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và tính minh bạch của doanh nghiệp. Vì vậy, để tránh các rủi ro này, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và nguồn lực để đảm bảo hồ sơ giao dịch liên kết được lập đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Để ngăn chặn những rủi ro khi lập hồ sơ giao dịch liên kết, liên hệ TACA với Dịch vụ tư vấn lập tờ khai và hồ sơ giao dịch liên kết (Transfer pricing) ngay. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến trong ngành, am hiểu sâu sắc về chuyển giá và môi trường kinh doanh tại Việt Nam, TACA sẽ giúp doanh nghiệp bạn định hướng chiến lược phù hợp, từ tư vấn luật mới nhất, lập hồ sơ giao dịch liên kết đến hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế. Không chỉ dừng lại ở một dịch vụ tư vấn, TACA còn là người đồng hành dài lâu, sẵn sàng hỗ trợ bạn trong suốt quá trình vận hành và kiểm soát giao dịch liên kết, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu lợi ích tài chính cho doanh nghiệp.
>>> Tham khảo thêm các dịch vụ khác tại Taca:
Taca Import & Export Consulting,
Tầng 2, tòa A, Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Phường Yên Hoà, TP Hà Nội.
Hotline: 0982 518 586
Support@taca.edu.vn
Tầng 18, Tòa nhà Vincom Center Đồng Khởi, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, HCM
Hotline: 0985 611 911