Họp hội đồng quản trị công ty cổ phần: phương pháp tổ chức, điều hành hiệu quả

Cuộc họp hội đồng quản trị được tổ chức để vạch ra các mục tiêu chiến lược và cách thức thực hiện để hoàn thành các mục tiêu đó .Đối với các công ty cổ phần, việc thường xuyên gặp nhau để tiến hành các cuộc thảo luận này là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể tiếp tục phát triển và thành công. 

Các thành viên hội đồng quản trị thường bận rộn với các công việc riêng bên cạnh vai trò thành viên HĐQT tại công ty. Vậy nên, để tận dụng tối đa thời gian họp mặt, ban lãnh đạo hội đồng quản trị phải hiểu đầy đủ cách tổ chức, điều hành một cuộc họp hội đồng quản trị để giúp mọi người tập trung và đưa ra quyết định đúng đắn. 

Trong bài chia sẻ này, TACA thảo luận về phương pháp và những lưu ý để thực hiện một cuộc họp HĐQT hiệu quả cho các công ty cổ phần. 

Bắt đầu cuộc họp đầy hứng khởi 

Chủ tịch hội đồng quản trị có thể bắt đầu cuộc họp bằng một lời chào đơn giản: 

“Chào [sáng/tối] mọi người! Đã [nêu ngày giờ] và tôi muốn triệu tập cuộc họp của [tên tổ chức] để thảo luận về vấn đề…..”

Sau đó, chủ tịch HĐQT sẽ giải quyết các mục mang tính cá nhân hoặc chiếu lệ khác, bao gồm: chào đón các thành viên mới , cảm ơn các thành viên đã nghỉ hưu và chào đón những vị khách đến thăm,…

Việc thay đổi các mở đầu có thể tiếp thêm năng lượng mới cho phòng hợp. Hãy thử mở đầu bằng một câu chuyện thành công để nhắc nhớ lại sứ mệnh của tổ chức hoặc sáng kiến hiện tại. Hoặc vui vẻ hơn, bạn có thể mở đầu bằng một thông báo rằng doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu lớn nào đó.

Người chủ trì chỉ nên mở cuộc họp hội đồng quản trị khi có đủ số đại biểu. Trừ trường hợp một số thành viên thông báo vắng mặt từ trước.

5 chủ đề được thảo luận trong cuộc họp hội đồng quản trị công ty cổ phần

Giống như hầu hết các cuộc họp, việc tạo ra một chương trình nghị sự để giữ cho cuộc họp đi hướng, quản lý thời gian và năng suất là điều quan trọng. Thời gian của mọi người đều có giá trị và không ai muốn lãng phí nó vào một cuộc họp tồi tệ. Bằng cách phác thảo những gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp hội đồng quản trị, các thành viên hội đồng quản trị có thể “đăng nhập” vào phòng họp và chỉ cần tập trung vào chương trình nghị sự trước mắt. Thông thường, các cuộc họp hội đồng quản trị bao gồm năm mục tiêu sau:

1. Hiệu quả hoạt động của công ty

Mục đầu tiên trong chương trình nghị sự thường là tóm tắt về hoạt động của công ty kể từ cuộc họp hội đồng quản trị lần trước. Nói về việc liệu các số liệu hiệu suất của công ty có đang đi đúng hướng hay không và liệu các mục tiêu có đạt được hay không.

Nhìn vào số liệu bán hàng, lưu lượng tiếp thị và thị phần. Đây là cơ hội để bạn nói về những cột mốc và thành tựu cũng như những lĩnh vực mà công ty có cơ hội cải thiện hoặc phát triển. Xem xét các mục tiêu bị bỏ lỡ, những chi phí tăng thêm và sự cố với khách hàng và đối tác. Hãy tận dụng cơ hội này cho phép hội đồng quản trị thảo luận về hiệu quả hoạt động của công ty và nỗ lực tìm ra giải pháp cho những sai sót và động lực để giành chiến thắng.

Các cuộc trò chuyện về hiệu quả hoạt động của công ty nên được giới hạn ở những bản tóm tắt nhanh chóng, có sẵn các báo cáo đầy đủ để các thành viên xem xét bên ngoài cuộc họp. Nói về những điểm yếu hoặc điểm nổi bật chính cần chi tiết trong phần tiếp theo của cuộc họp. 

2. Chiến lược tương lai

Sau khi suy ngẫm về những gì đã và chưa hiệu quả, bạn nên theo dõi và lập chiến lược về những việc cần làm trong tương lai để thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. Một cuộc họp hội đồng quản trị hiệu quả nên bao gồm việc thảo luận về những chiến lược trong tương lai sẽ được thực hiện và cách thức thực hiện.

Thông thường, các ý tưởng cho chiến lược mới được trình bày bởi các giám đốc (CEO, CFO,CM,…) và những người còn lại trong ban quản lý công ty. Sau đó, các thành viên hội đồng quản trị sẽ thảo luận về những ý tưởng này, tính khả thi của chúng và bất kỳ thay đổi nào họ sẽ thực hiện. Mục tiêu luôn phải là thúc đẩy tăng trưởng, cho dù bạn đang nói về doanh số bán hàng, bổ sung danh mục sản phẩm hay mở rộng sang các thị trường mới.

Đây là cơ hội để nhóm điều chỉnh các chiến lược này và đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm với cùng một mục tiêu và thực hiện các kế hoạch hành động về cách đạt được những mục tiêu này trong khung thời gian nhất định.

3. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI)

Sau khi thống nhất về các chiến lược, Hội đồng quản trị cũng cần nói về các chỉ số hoạt động chính được giao cho các chiến lược này. Việc tạo ra các kế hoạch hành động này đi kèm với việc xác định các số liệu cụ thể có thể cho biết mức độ hiệu quả của chiến lược.

KPI là một loại thước đo hiệu suất giúp bạn hiểu công ty đang hoạt động như thế nào. KPI phải định lượng được, phù hợp với mục tiêu, đồng thời có thể áp dụng và đạt được một cách thực tế trong toàn tổ chức. Bạn có thể sử dụng các cuộc họp hội đồng này để đặt ra các bước cụ thể nhằm hoàn thành các mục tiêu KPI của tổ chức. Một số ví dụ về KPI là chỉ số đo lương sự hài lòng và khả năng khách hàng sẽ giới thiệu thương hiệu với người khác (NPS), tỷ lệ giữ chân khách hàng, doanh số bán hàng theo khu vực, tỷ lệ luân chuyển nhân viên và tỷ lệ rời bỏ khách hàng,…

4. Chi phí cơ hội

Với việc thực hiện các lộ trình và chiến lược mới trong toàn tổ chức sẽ xuất hiện những trở ngại và thách thức mới. Các cuộc họp hội đồng quản trị là thời gian tuyệt vời để thảo luận về những trở ngại và khuyến khích các ý tưởng để giải quyết chúng.

Bạn cũng nên xem xét những cơ hội mới mà ban quản lý đang xem xét và thảo luận xem liệu nó có xứng để đánh đổi thời gian và nguồn lực cần thiết để theo đuổi chúng hay không.

5. Lập kế hoạch hành động

Sau khi tất cả các mục quan trọng đã được thảo luận, hội đồng quản trị có thể thảo luận về các kế hoạch hành động sẽ ảnh hưởng đến tương lai của công ty. Những kế hoạch này có thể được đề xuất và biểu quyết trong cuộc họp.

Các kế hoạch hành động có thể liên quan đến những thứ như cải tiến quy trình bán hàng, chiến lược tiếp thị mới, giao thức giới thiệu khách hàng, giải quyết một vấn đề quan trọng của công ty hoặc thậm chí thiết lập chương trình nghị sự cho các cuộc họp trong tương lai. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều biết các bước đi cụ thể của doanh nghiệp. 

Bí quyết để điều hành một cuộc họp hội đồng quản trị

Việc điều hành các cuộc họp hội đồng quản trị với sự chuẩn bị kỹ lưỡng có thể mang lại hiệu quả lâu dài. Có một số cách thực hành đơn giản mà bạn có thể nắm vững để giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn. Hãy nhớ rằng, những người tham dự càng cảm thấy thời gian và chuyên môn của họ được tôn trọng thì họ sẽ càng gắn bó và đầu tư hơn vào kết quả của các cuộc họp hội đồng quản trị.

Tạo chương trình nghị sự tập trung

“Nền tảng của mọi cuộc họp thành công là một chương trình nghị sự vững chắc. Nó tạo nên bầu không khí cho cuộc họp và xác định mức độ tham gia (hoặc không gắn kết) của các thành viên hội đồng quản trị. Với một số kế hoạch đơn giản, hội đồng có thể cải thiện đáng kể tính hiệu quả của các cuộc họp. Tuy nhiên, cần nhiều thứ hơn một danh sách kiểm tra quản trị đơn giản để hoàn thành một cuộc họp hoàn hảo”

Phát triển các chương trình nghị sự mạnh mẽ giúp cuộc họp hội đồng quản trị hiệu quả, hợp tác và hấp dẫn, mà chỉ bằng một số bước chính. Dưới đây là các chiến lược để tạo ra lộ trình rõ ràng giúp giảm bớt các cuộc trò chuyện bên lề và bắt tay vào công việc:

• Lưu ý từng mục cần thảo luận có nhằm mục đích thông báo, tìm kiếm thông tin hoặc đi đến quyết định hay không. Biết trước mục tiêu cuối cùng của từng mục sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu đó dễ dàng hơn. Nếu không, hội đồng quản trị có thể đi đến kết luận mong muốn mà không nhận ra và tiếp tục thảo luận một cách không cần thiết, dẫn đến lãng phí thời gian.
• Bắt đầu với những mục quan trọng nhất. Việc đảo ngược chương trình nghị sự như thế này giúp lãnh đạo có thể nhận được phản hồi và khơi dậy cuộc thảo luận khi tâm trí của mọi người đều tươi mới. Điều này không chỉ mang đến những cuộc họp tràn đầy năng lượng mà còn có thể khuyến khích mọi người đến đúng giờ hơn vì họ không muốn bỏ lỡ những cuộc thảo luận quan trọng ngay từ đầu. 

Khi bạn đã dành thời gian để phát triển một chương trình nghị sự năng động và kỹ lưỡng, hãy bám sát nó . Bắt đầu đúng giờ, nhấn mạnh tất cả các mục thảo luận cần thiết và kết thúc đúng giờ. Hãy nhớ gửi trước chương trình nghị sự cho những người tham dự, giúp họ có nhiều thời gian chuẩn bị và đưa ra những suy nghĩ sâu sắc trên bàn thảo luận.

Làm quen với các thành viên Hội đồng quản trị 

Tìm hiểu mối quan tâm, phong cách thảo luận và sở thích của các thành viên hội đồng quản trị để cải thiện khả năng quản lý tổng thể của hội đồng quản trị.

Một hội đồng có cấu trúc tốt bao gồm nhiều nền tảng và tính cách khác nhau. Ví dụ, một số người sẽ nói trước và nghĩ sau. Những người khác sẽ nghĩ trước và nói sau. Bạn cần biết bạn cần khuyến khích ai để nói và bạn có thể cần khuyến khích ai để ngừng nói.

Dành thời gian bên ngoài phòng họp để làm quen với các thành viên hội đồng quản trị. Chủ tịch, giám đốc điều hành hoặc Giám đốc điều hành và bất kỳ lãnh đạo nào khác trong hội đồng quản trị nên gặp từng thành viên định kỳ, để các cuộc trò chuyện diễn ra trong môi trường nhóm dễ dàng hơn. 

Cũng giống như khả năng lãnh đạo, hãy truyền cảm hứng cho các thành viên hội đồng quản trị tìm hiểu nhau bằng cách tương tác bên ngoài phòng họp. Các cuộc họp hội đồng quản trị hàng năm và các cuộc gặp mặt thường xuyên có thể thúc đẩy mối liên hệ thân thiết, dẫn đến cuộc trò chuyện tự nhiên trong các cuộc họp hội đồng quản trị chính thức.

Dõi theo các nhiệm vụ bên ngoài phòng họp

Vậy là bạn đã hoàn thành một cuộc họp hội đồng quản trị hiệu quả với các mục tiêu chiến lược được vạch ra tường tận. Giờ thì sao? Bắt đầu bằng cách gửi ngay biên bản cho những người tham dự (bao gồm cả những người không thể tham dự)—lý tưởng nhất là trong tuần.

Các cuộc họp hội đồng hiệu quả nhất sẽ dẫn đến một số nhiệm vụ và hành động tiếp theo. Biên bản cuộc họp không chỉ lưu giữ hồ sơ theo quy định—chúng ghi lại những việc cần làm và tóm tắt những gì hội đồng quản trị đã thống nhất hoàn thành trước cuộc họp tiếp theo.

Xem lại biên bản và chỉ định nhiệm vụ cho các thành viên hội đồng quản trị phù hợp. Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc quản trị viên có quyền kiểm tra định kỳ tiến độ giữa các cuộc họp.

Đánh giá các cuộc họp ít nhất mỗi năm một lần.

Bằng cách hiểu những gì đang hoạt động tốt và những gì không đạt được kỳ vọng, bạn có thể sử dụng phản hồi của các thành viên hội đồng quản trị để hiểu cách điều hành các cuộc họp hội đồng hiệu quả hơn.

Tại một vài cuộc họp hàng năm, hãy đưa cho mỗi thành viên hội đồng hai tờ giấy nhớ. Vào cuối cuộc họp, hãy yêu cầu các thành viên hội đồng quản trị cho bạn điểm “+” (phần nào cuộc họp diễn ra tốt đẹp) và “-“ (phần nào cần cải thiện). 

Ngoài ra, hãy chuyển sang công nghệ để hoàn thành công việc! Gửi một cuộc khảo sát hoặc sử dụng các công cụ bỏ phiếu để đánh giá ý kiến ​​của các thành viên hội đồng quản trị về các cuộc họp hội đồng quản trị. Nhận phản hồi hữu ích nhất bằng cách đặt các câu hỏi mở hoặc yêu cầu các thành viên hội đồng đánh giá chất lượng khác nhau của các cuộc họp theo thang điểm được đánh số.

===> Xem thêm: 10 Creative Board Meeting Ideas to Revamp Your Team’s Productivity –  10 ý tưởng để nâng cao năng suất cuộc họp hội đồng quản trị

Làm thế nào để khơi dậy ý kiến trong cuộc họp hội đồng quản trị

Không cần nói cũng biết, sự tham gia tích cực của các thành viên hội đồng quản trị với nhiều quan điểm khác nhau sẽ mang lại những hiểu biết mang tính đổi mới. Hãy nghĩ về một số cách mà chúng ta có thể khuyến khích các cuộc thảo luận sôi nổi, kiểu thảo luận thực sự đi sâu vào bản chất của mục tiêu mà bạn muốn đạt được.

Việc tìm ra những cách mới để tiếp thêm sinh lực cho các cuộc họp hội đồng quản trị không phải là điều dễ dàng, nhưng với những mẹo sau, bạn có thể thu hút mọi người tham gia và cam kết tiếp tục phát triển công việc của mình.

Đặt câu hỏi gợi mở tích cực

Đặt câu hỏi để thu hút mọi người và hiểu rõ hơn về những giả định cơ bản trong lập luận của họ. Sử dụng những cụm từ “gợi mở tích cực” như “Bạn có thể cho tôi biết thêm về điều đó không?” hoặc “Tại sao bạn lại nói vậy?”

Đôi khi những quan điểm trông có vẻ là đối lập nhau mặt lại có nhiều điểm chung hơn khi bạn đi sâu vào khám phá những giả định cơ bản của các ý kiến này. Việc đặt câu hỏi có thể giúp nhóm đi đến thống nhất để mọi người hoàn toàn chấp nhận và hiểu rõ các quyết định.

Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tham khảo:

• Điều gì cấp bách hơn? Chúng ta có thể hỗ trợ nhau như thế nào trong các bước tiếp theo?
• Trong vài năm tới chúng ta có những gì với nguồn lực hiện tại? Làm cách nào để tạo ra sự thay đổi tích cực hơn so với hiện tại. 
• Có khoảnh khắc thực hiện công việc nào mà bạn còn nhớ đến bây giờ không? 

Những loại câu hỏi sẽ chỉ cho chúng ta biết điều gì thúc đẩy các thành viên hội đồng quản trị và có thể giúp xác định những lĩnh vực cần chú ý. 

Thay đổi bầu không khí

Ngoài việc yêu cầu sự tham gia tích cực bằng miệng không thôi thì đây có thể là một số chiến thuật để khiến các thành viên hội đồng quản trị sẵn sàng tham gia và đưa ra ý kiến ​​đóng góp của họ:

• Đổi chỗ gặp. Bạn có thể gặp nhau ở chỗ ăn trưa, ăn tối hoặc một nơi nào đó khác phòng họp thông thường mà bạn vẫn hay gặp. Sự thay đổi khung cảnh có thể kích thích những ý tưởng và cuộc thảo luận mới, dễ dàng tiếp thêm năng lượng cho các cuộc họp hội đồng quản trị. Thay đổi thời gian trong ngày từ cuộc họp buổi tối sang buổi tụ tập ăn sáng cũng có thể tiếp thêm năng lượng cho các cuộc trò chuyện.
• Mời các thành viên tham gia ăn tối. Hầu hết các cuộc họp hội đồng quản trị diễn ra vào buổi tối sau khi nhiều thành viên đã làm việc cả ngày và thường ăn tối. Có lẽ bạn nên cân nhắc việc tổ chức một cuộc họp + bữa tối mỗi quý nếu nó nằm trong ngân sách. 

Các cuộc họp hội đồng quản trị không nhất thiết phải tuân theo cùng một cấu trúc thời gian hoặc địa điểm. Trên thực tế, thỉnh thoảng thay đổi mọi thứ có thể tiếp thêm năng lượng cho cuộc họp và khơi dậy mức độ tham gia cao hơn. Có thể cần một số thử nghiệm và thành công sẽ phụ thuộc vào chiến lược nào phù hợp với bảng độc đáo.

Thêm thời gian “dự trù” vào giữa các cuộc họp

Việc bị phân tâm bởi các chủ đề thảo luận mới nảy sinh trong cuộc họp hội đồng quản trị sẽ tiêu tốn thời gian và khiến các thành viên hội đồng quản trị mất tập trung vào những mục quan trọng nhất trong chương trình nghị sự. Giảm thiểu điều này bằng cách thêm một khoảng thời gian “dự trù” vào cuối chương trình hoặc giữa giờ nghỉ, để đưa ra các chủ đề ngẫu nhiên đáng để thảo luận nhưng không phải là ưu tiên hàng đầu.

Việc tiến hành cuộc họp đòi hỏi rất nhiều kỷ luật và sự cam kết đối với các mục trong chương trình nghị sự. Nhận được sự đồng ý của nhóm để có thể đưa những nội dung không liên quan đến cuộc thảo luận vào “thời gian dự trù” và thảo luận về chúng sau trong cuộc họp hội đồng quản trị. 

Giữ cho các quyết định ngắn gọn và dễ hiểu nhất có thể

Các báo cáo dài và các công việc thường ngàycó thể nhanh chóng kéo cuộc họp hội đồng quản trị lại. Theo nguyên tắc chung hiệu quả , hãy dành khoảng thời gian cụ thể (có thể là 25% thời gian của cuộc họp) để báo cáo và những việc “phải làm”. Phần lớn thời gian cuộc họp còn lại sẽ thảo luận về định hướng chiến lược và các vấn đề quan trọng khác.

Ví dụ, cắt giảm các báo cáo bằng cách khuyến khích các thành viên tham gia và chủ tịch ủy ban chia sẻ những điểm nhấn đơn giản về những gì toàn bộ hội đồng cần biết. Tại cuộc họp, các thành viên hội đồng quản trị có thể đặt câu hỏi và đưa ra nhận xét thay vì phải nghe tường thuật từng phút về công việc của lãnh đạo và tiến trình của các ủy ban.

Những nội dung chương trình nghị sự này cần có sự chấp thuận của hội đồng quản trị, nhưng thường chúng không gây tranh cãi nên không cần phải thảo luận. Các tài liệu có thể bao gồm biên bản cuộc họp gần đây nhất, báo cáo tiêu chuẩn của ủy ban, báo cáo của Giám đốc điều hành hoặc các mục thông tin. Một chuyển động, một giây và một cuộc bỏ phiếu sẽ phê duyệt các mục này một cách nhanh chóng.

Câu hỏi thường gặp 

Tổ chức và tiến hành cuộc họp của Hội đồng quản trị

Trong điều 157 Luật doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể về các trường hợp tổ chức cuộc họp hội đồng quản trị công ty cổ phần như sau: 

1. Chủ tịch Hội đồng quản trị được Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị công ty cổ phần trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần. 
2.  Hội đồng quản trị công ty công ty cổ phần họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.
3. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần trong trường hợp sau đây:
   1. Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;
   2. Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
   3. Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
   4. Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
4. Đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
5. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; có thể đề nghị người có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần.
6. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Cuộc họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp.

Trường hợp cuộc họp hội đồng quản trị công ty cổ phần được triệu tập theo quy định Luật doanh nghiệp năm 2020 không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

Thông báo mời họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.

1. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị. Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.

Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc cuộc họp hội đồng quản trị công ty cổ phần.

Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.

Biểu quyết và thông qua quyết định

Thành viên Hội đồng quản trị có nghĩa vụ tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần. Vấn đề biểu quyết của thành viên Hội đồng quản trị trong Luật doanh nghiệp năm 2020 đã được mở rộng theo hướng uyển chuyển và phù hợp với việc ứng dụng công nghệ rộng rãi trong vấn đề quản trị trong các doanh nghiệp hiện nay. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp hội đồng quản trị công ty cổ phần trong trường hợp sau đây:

• Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
• Ủy quyền cho người khác đến dự họp theo quy định
• Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;
• Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử

Nhằm đảm bảo tính khách quan trong biểu quyết, trong trường hợp thành viên Hội đồng quản trị biểu quyết, Luật doanh nghiệp năm 2020 yêu cầu đối với trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. 

Lưu ý: phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp hội đồng quản trị công ty cổ phần. 

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Trong quá trình họp hội đồng quản trị công ty cổ phần, nếu có người cản trở, gây rối thì Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty cổ phần có quyền cưỡng chế người đó không được tham dự cuộc họp. Nếu người gây rối, mất trật tự gây ảnh hưởng đến buổi họp chính là Chủ tịch Hội đồng quản trị thì các thành viên còn lại cùng biểu quyết bầu ra Chủ tịch mới.

Quy trình họp hội đồng quản trị

Quy trình tổ chức họp hội đồng quản trị công ty cổ phần

Bước 1. Ấn định thời gian, địa điểm triệu tập hop hội đồng quản trị công ty cổ phần

Bước 2. Gửi thông báo mời họp hội đồng quản trị công ty cổ phần 

Bước 3: Tiến hành họp hội đồng quản trị công ty cổ phần

Bước 4: Hội đồng quản trị công ty cổ phần ra quyết định với các vấn đề họp

Biên bản họp Hội đồng quản trị Công ty cổ phần

Các cuộc họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần phải được ghi biên bản và lưu giữ trong hồ sơ tài liệu của công ty Ngoài ghi biên bản, để lưu trữ các cuộc họp hội đồng quản trị công ty cổ phần, có thể  sử dụng ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác, được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Điều 158 Luật doanh nghiệp 2022 quy định:

1. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
   1. Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
   2. Thời gian, địa điểm họp;
   3. Mục đích, chương trình và nội dung họp;
   4. Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
   5. Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
   6. Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
   7. Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
   8. Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
   9. Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

   Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nhưng nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g và h khoản 1 Điều này thì biên bản này có hiệu lực.

2. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.
3. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
4. Biên bản lập bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

Về hình thức, các biên bản họp hội đồng quản trị công ty cổ phần đều có những mục thông tin phải điền giống nhau, bao gồm cả biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị.

Taca Business Consulting,