Phần mềm Quản lý dự án: Đâu là lựa chọn tốt nhất

Làm sao để quản lý dự án (Project management) một cách hiệu quả? Bạn băn khoăn mệt mỏi không biết làm cách nào để thúc đẩy team, quản lý deadline, ôm việc quá nhiều, không có được một lộ trình công thức cụ thể để khiến công việc quản lý của mình hiệu quả hơn. Kết quả cuối cùng không đạt yêu cầu đặt ra của khách hàng.

Nếu bạn đang ở trong trường hợp này hoặc doanh nghiệp của bạn đang có những dự án “chưa được như mong đợi” thì có lẽ đã đến lúc bạn áp dụng Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software), để tối ưu công việc quản lý trong doanh nghiệp của bạn hơn nữa.

Trong bài phân tích dưới đây, Taca sẽ phân tích những tiêu chi quan trọng để doanh nghiệp của bạn có thể lựa chọn được cho mình một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, giảm bớt gánh năng “quản lý dự án” và những xu hướng hiện đại tác động đến quyết định sử dụng phần mềm quản lý dự án trong các doanh nghiệp.

Tiêu chí cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án 

Khi nhắc đến công việc quản lý dự án (Project Manager) người ta cứ nghĩ đây là một vị trì “xịn xò”, cứ áp dụng vài cái quy trình là “smooth” – mượt luôn. Nhưng mà thực ra có rất nhiều yếu tố “không mong đợi” phá vỡ quy trình và kế hoạch mà PM đã đặt ra. Nhiều cái xuất phát từ sản phẩm, nhiều cái xuất phát từ chính con người.

Công thức của việc quản trị dự án thành công đó là

Con người + Quy trình = Kết quả 

Phần mềm quản lý doanh nghiệp chỉ có thể phát huy tối đa tác dụng nếu PM nhận thực rõ ràng: phần mềm chỉ là CỘNG CỤ hỗ trợ cho thành công của dự án.

Không phải cứ tự động hóa hết quy trình quản lý dự án bằng phần mềm là đã xong, con người + quy trình mới là yếu tố làm nên thành công của dự án. Phần mềm quản lý dự án chỉ làm cho việc “dẫn dắt” con người và “quản lý” quy trình dễ dàng hơn mà thôi.

Quản lý vật, dẫn dắt con người

Các tính năng phần mềm quản lý dự án thiết yếu

Sau khi đã xác định được mục tiêu để ứng dụng phần mềm quản lý dự án – hỗ trợ. Dưới đây là một số tính năng mà các phần mềm quản lý dự an cần có để có thể trở thành công cụ “hỗ trợ đắc lực” cho doanh nghiệp trong công việc quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án có những tính năng cơ bản mà hầu hết các dự án cần có để thành công. Tuy nhiên, có một số tính năng bổ sung giúp một số tùy chọn phần mềm trở nên tốt hơn cho một số nhóm hoặc doanh nghiệp nhất định. Nếu bạn muốn tích hợp một vài tính năng “unique” – độc đáo hơn thì hãy để dành nghiên cứu và áp dụng về sau, trước hết hãy cứ đảm bảo phần mềm quản ly dự án của bạn có những mục tính năng sau: 

1. Công cụ lập kế hoạch ngân sách

Công cụ lập kế hoạch ngân sách cho phép bạn tải lên ngân sách đã “chốt” với công ty và khách hàng. Sau đó theo dõi chi phí và hóa đơn để SO SÁNH chi phí dự án với ngân sách đã lên kế hoạch. Bằng cách theo dõi sự khác biệt này, bạn có thể xác định xem mình có đang gặp “vấn đề” về ngân sách hay không.

Các công cụ dự báo tài chính còn giúp bạn đảm bảo không vượt quá ngân sách hoặc tệ hơn là phải dừng dự án vì thiếu vốn. Tình trạng “đứt gánh” vì vốn khiến các dự án phải dừng lại giữa chừng không phải là ít. 

2. Công cụ quản lý tài nguyên

Công cụ sử dụng tài nguyên cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch, theo dõi và ghi lại “tài nguyên”—chẳng hạn như nhân sự —được sử dụng trong quá trình thực hiện dự án.

Khi thân thuộc với phần mềm quản lý dự án, thông qua những thông số được hiển thị trên phần mềm, quản lý dự án thậm chí còn có thể phát hiện những “lỗ hổng” trong quản lý nhân sự dự án.

Ví dụ khi một số thành viên trong nhóm đang có nguy cơ kiệt sức, sau đó điều chỉnh việc phân bổ nguồn lực để ngăn chặn các vấn đề. Hoặc nguồn nhân lực sử dụng cho dự án bị hao hụt, và bạn không thể bổ sung nhân lực kịp thời để hoàn thành deadline.

Bạn có thể theo dõi và phát hiện được những vấn để này để có những điều chỉnh hợp lý. Như là điều chuyển nhân sự hoặc yêu cầu sự “trợ giúp” từ các bộ phận khác. 

3.Tính năng quản lý tác vụ

Tính năng quản lý tác vụ bao gồm tự động hóa (loại bỏ các tác vụ dư thừa khỏi danh sách việc cần làm). Các ví dụ bao gồm tự động hóa việc lập hóa đơn, xác định các thay đổi quan trọng của dự án và quản lý quy trình làm việc của dự án.

Các công cụ quản lý tác vụ khác bao gồm bảng (để trực quan hóa các nhiệm vụ đang ở giai đoạn nào, cách điểm hoàn thành còn xa hay không), lịch, chế độ xem dòng thời gian, lập kế hoạch, theo dõi nhiệm vụ và ưu tiên nhiệm vụ.

Ví dụ: khi bạn phải tham gia một dự án lắp đặt một phần hệ phần mềm quản lý doanh nghiệp cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn, bạn phải hiểu về quy trình phát triển phần mềm, hiểu được những tác vụ nào trong giai đoạn nào có thể “triệt tiêu” để giảm chi phí.

4. Tính năng quản lý rủi ro

Quản trị rủi rõ là kỹ năng cần phải có để quản lý dự án thành công. Phần mềm quản lý dự án cũng có thể trở thành “trợ lý” quản trị rủi ro dự án nếu doanh nghiệp của bạn bắt đầu làm quen với điều này.

Rủi ro dự án thường gặp bao gồm hoàn thành vượt quá ngân sách, với kết quả chất lượng thấp hơn mong đợi hoặc không hoàn thành đúng thời hạn. Nhiều công cụ trong phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn cân bằng các nhu cầu cạnh tranh để hoàn thành dự án như dự định, bao gồm biểu đồ đường dẫn quan trọng, danh sách kiểm tra, công cụ lập kế hoạch, phân tích chi phí, báo cáo chênh lệch chi phí và mốc thời gian.

Khi muốn “giục deadline” một cá nhân nào trong nhóm, bạn sẽ không cần 5 lần 7 lượt nhắn tin hay “thúc giục” bằng lời nói hay nhắn tin, gọi điện. Công cụ phần mềm quản lý dự án có chức năng nhắc nhở, cảnh bảo cấp độ nếu deadline đang đến gần hoặc deadline đã trễ.

Theo dõi mức độ hoàn thiện deadline của các thành viên trong nhóm dự án trên phần mềm cũng sẽ dễ dàng quản lý và trực quan hơn.

 5.Báo cáo và biểu đồ

Phần mềm quản lý dự án cung cấp các biểu đồ kỹ thuật số để lập kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh tiến độ, ngân sách và chất lượng dự án của bạn nếu cần.

Ví dụ: biểu đồ Kanban hiển thị các nhiệm vụ trên bảng dòng thời gian và trạng thái của chúng. Biểu đồ Gantt cũng cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến trình hoàn chỉnh của dự án với các giai đoạn, nhiệm vụ và kết quả đầu ra. Bạn có thể thu thập hoặc cung cấp dữ liệu vào các biểu đồ này để cập nhật theo thời gian thực, tùy vào mức độ “sát xao” bạn mong muốn. 

6.Ứng dụng dành cho thiết bị di động

Ứng dụng phần mềm quản lý dự án dành cho thiết bị di động giúp các nhóm dễ dàng theo dõi, quản lý và phân phối các sản phẩm bàn giao của dự án từ mọi nơi, giúp đảm bảo TẤT CẢ THÀNH VIÊN luôn được biết dù họ ở đâu.

Thông tin theo dòng thời gian (just in time)  có thể giúp họ đưa ra những quyết định thông minh giúp dự án tiếp tục tiến triển theo đúng kế hoạch. Ứng dụng trên di động cũng cung cấp nội dung được CÁ NHÂN HÓA để các thành viên trong nhóm biết nhiệm vụ, hoạt động và các mốc quan trọng mà họ phải hoàn thành mỗi ngày.

7.Tích hợp

Tích hợp giúp nâng cao hiệu suất của phần mềm quản lý dự án và đáp ứng nhu cầu của bạn.

Ví dụ: tích hợp phần mềm quản lý dự án và Google Drive cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác trong phần mềm và nguồn dữ liẹue để phân phối dự án. Các phần mềm quản lý dự án thậm chí cũng cho phép nhóm của bạn lập hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng.

Nhiều phần mềm quản lý dự án cung cấp hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn tùy chọn tích hợp, tùy thuộc vào mong muốn tích hợp tích năng cho phần mềm của doanh nghiệp của bạn. 

Chỉ có tính năng bạn không nghĩ tới, không có tính năng phần mềm quản trị dự án không thể tích hợp

8.Công cụ quản lý khách hàng

Công cụ quản lý khách hàng trong phần mềm quản lý dự án sẽ không giống với phần mềm CRM thông thường. 

Nhiều phần mềm quản lý dự án cung cấp nhiều tính năng khác nhau để đưa khách hàng của bạn tham gia thực hiện dự án, cập nhật cho họ về trạng thái của dự án và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp.

Những công cụ quản lý khách hàng trong phần mềm quản lý dự án  bao gồm các công cụ hội nghị truyền hình, lập hóa đơn và khả năng thêm khách hàng làm người dùng vào phần mềm quản lý dự án trong khi vẫn duy trì quyền kiểm soát những gì họ có thể và không thể nhìn thấy.

Suy cho cùng thì mục tiêu cuối cùng của quản trị dự án là tạo ra sản phẩm phù hợp với ngân sách mà khách hàng đưa ra và làm hài lòng khách hàng.

9.Tương thích với nhóm dự án của bạn 

Phần mềm quản lý dự án có thể có tất cả các tính năng phù hợp, nhưng nếu nhóm của bạn không cảm thấy thoải mái với phần mềm này thì phần mềm có thể hoạt động kém hơn khi thực hiện dự án.

Vì lý do này, nhiều chương trình phần mềm cung cấp các bản demo mà nhóm của bạn có thể sử dụng để kiểm tra chúng, thậm chí cho phép bạn thử nghiệm chúng trong một dự án thực tế. Từ đó, bạn có thể thu thập phản hồi của nhóm để tìm hiểu xem phần mềm có phù hợp với nhóm và nhu cầu của bạn không.

Tiêu chí khác khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án

Dễ sử dụng

Hãy chọn các công cụ và thiết kế phần mềm mà doanh nghiệp của bạn dễ dàng sử dụng, dù cho ít kiến ​​thức về các phương pháp và số lượng nhiệm vụ “cồng kềnh” phải hoàn thành hàng ngày.

Việc chọn các tính năng dễ sử dụng và đặc biệt là phù hợp cho tổ chức của bạn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cả trình độ hiểu biết về công nghệ và quy mô của công ty bạn. Nhưng hãy cố gắng đơn giản nhất có thể từ ban đầu và nâng dần cấp độ khó về sau.
Hãy để cho nhóm dự án quen với điều dễ dàng trước. 

Báo cáo và phân tích dễ hiểu 

Báo cáo trong phần mềm quản lý dự án trình bày dữ liệu quan trọng theo cách có ý nghĩa để giúp bạn hiểu được sự thành công hoặc những cải tiến cần thiết trong dự án của mình. Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cung cấp bảng điều khiển chia nhỏ dữ liệu dưới dạng biểu đồ, bảng và những thứ tương tự để thu thập thông tin chuyên sâu từ dữ liệu ngay lập tức và trực quan.

Xác định các loại chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà bạn có thể cần theo dõi và các loại báo cáo cần thiết để giúp bạn theo dõi chúng. Sau đó, khi đánh giá phần mềm bạn đang cân nhắc, hãy khám phá các tùy chọn và bảng chỉ số báo cáo và phân tích của phần mềm đó để xác định xem chúng có những gì bạn cần hay không.

Các báo cáo phổ biến có thể hữu ích trong phần mềm quản lý dự án bao gồm báo cáo về trạng thái dự án, tình trạng, tính khả dụng của nhóm, rủi ro, phương sai và dòng thời gian.

Các KPI phổ biến bao gồm tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ đã hoàn thành, lợi tức đầu tư (ROI), chênh lệch tiến độ, số giờ dự kiến ​​so với số giờ thực tế và giá trị dự án theo kế hoạch.

Tiếp theo, đánh giá xem phần mềm có tiếp tục đáp ứng nhu cầu của bạn hay không bằng cách khám phá xem bạn có thể tùy chỉnh báo cáo hoặc trang tổng quan để đáp ứng nhu cầu khi chúng phát sinh hay không. Tùy chọn tùy chỉnh có thể bao gồm khả năng thêm hoặc xóa cột hoặc tạo chế độ xem báo cáo mới.

Những cân nhắc về quy mô doanh nghiệp

Hãy nhớ rằng các công ty khởi nghiệp có nhu cầu về phần mềm quản lý dự án khác với các doanh nghiệp lớn. Ví dụ: các công ty doanh nghiệp lớn hơn có thể cần quản lý các dự án với các bước thực hiện trải rộng trên toàn cầu, trong khi các dự án khởi nghiệp thường trải rộng ở một hoặc hai địa điểm.

Bạn cần xác định xem công cụ nào hữu ích cho quy mô tổ chức của bạn và công cụ nào sẽ tạo ra “đường cong học tập” dốc hơn một cách không cần thiết.

Mặc dù một gói phần mềm hoặc công cụ có thể là tốt nhất cho tổ chức của bạn ở quy mô hiện tại nhưng những nhu cầu đó có thể thay đổi khi bạn phát triển. Ví dụ: khi bạn phát triển, bạn có thể cần một phần mềm hoặc kế hoạch có khả năng tự động hóa cao hơn để mở rộng quy mô hoạt động hoặc dung lượng lưu trữ tệp lớn hơn.

Vì vậy, mặc dù điều quan trọng là chọn một phần mềm không có các tính năng không cần thiết, nhưng điều quan trọng không kém là chọn một phần mềm sẽ tiếp tục đáp ứng nhu cầu tính năng của bạn khi doanh nghiệp tiếp tục phát triển.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị tư vấn thiết kế phần mềm quản trị dự án phù hợp với tiến trình phát triển lâu dài của doanh nghiệp, Taca rất vinh hành nếu có thể trở thành đối tác đồng hành.

Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp,  tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền. Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Xu hướng ảnh hưởng đến lựa chọn phần mềm quản lý dự án

Những thay đổi đáng kể đang diễn ra ở hầu hết MỌI NGÀNH, khi tiến bộ công nghệ và thái độ xung quanh công việc và khả năng lãnh đạo ngày càng phát triển. Quản lý dự án cũng không ngoại lệ, các phong cách và chiến lược quản lý cả khía cạnh kỹ thuật và con người của các dự án nhóm đang được điều chỉnh để phù hợp với bối cảnh nơi làm việc mới 

Dưới đây là những xu hướng QUẢN LÝ DỰ ÁN sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án mà chúng tôi dự đoán sẽ phát triển trong những năm tới.

Xu hướng ảnh hưởng đến phần mềm quản lý dự án

Tiếp tục chuyển hướng sang công việc kỹ thuật số và từ xa

Các lựa chọn làm việc hoàn toàn từ xa và kết hợp vẫn tiếp tục tồn tại.

Gallup báo cáo khoảng 56% nhân viên toàn thời gian có thể đáp ứng các yêu cầu công việc hoàn toàn tại nhà

Từ quan điểm quản lý dự án, quá trình chuyển đổi này có những ưu và nhược điểm. Làm việc ở cùng một địa điểm thực tế với các thành viên khác trong nhóm sẽ thúc đẩy tinh thần xây dựng nhóm và cộng tác tự phát, những điều có thể bị hạn chế trong không gian làm việc ảo.

Tuy nhiên, bất chấp những lợi ích của việc cộng tác trực tiếp, nhân viên ở xa tận hưởng TÍNH CHẤT LINH HOẠT của làm việc tại nhà và cho biết họ ngày càng hài lòng hơn với công việc của mình. Khi được lựa chọn, nhiều nhân viên ở xa muốn tiếp tục làm việc từ xa hoặc làm việc từ xa một phần thay vì quay lại văn phòng toàn thời gian.

Quản lý dự án & Quản trị thay đổi

Trong những năm gần đây, các công ty đã ban hành ngày càng nhiều sáng kiến ​​thay đổi đối với các tổ chức và cơ cấu bên trong. Các nhà quản lý dự án đang học cách tích hợp các yêu cầu của những sáng kiến ​​thay đổi này vào các chiến lược và kế hoạch quản lý dự án. Điều quan trọng là tạo ra một phương pháp linh hoạt để tích hợp các sáng kiến ​​thay đổi với các bước và giao thức cụ thể mà nhóm của bạn có thể tuân theo. Những kỹ năng này sẽ tiếp tục phù hợp trong những năm tới khi các công ty phát triển và tuân thủ các tiêu chuẩn nơi làm việc ngày càng phát triển.

Phương pháp tiếp cận “lai” – nhiều phương pháp

Các chiến lược thành công của dự án theo truyền thống dựa vào việc tuân thủ một phương pháp quản lý dự án duy nhất  ĐÃ KHÔNG CÒN PHÙ HỢP.

Gần đây, ngày càng nhiều công ty đã hợp nhất nhiều phương pháp tiếp cận để quản lý dự án nhằm nỗ lực tăng tính linh hoạt và tạo ra một phong cách phù hợp với nhu cầu của từng dự án. Các phương pháp tiếp cận kết hợp cũng có tác dụng tốt khi phải đối mặt với nhiệm vụ tổng hợp những kỳ vọng về các sáng kiến ​​thay đổi mới do lãnh đạo công ty đưa ra.

Phần mềm quản lý dự án cũng ngày càng được tích hợp nhiều tính năng khác nhau để phục vụ cho những phương pháp quản lý dự án khác nhau này.

Tăng cường kết nối giữa các dự án và chiến lược

Các nhà quản lý dự án ngày càng được yêu cầu mở rộng phạm vi và quy mô của các chiến lược ở những nơi làm việc đang phát triển.

Thay vì chỉ tập trung vào các dự án riêng lẻ, các nhà quản lý dự án được giao nhiệm vụ tìm hiểu mối liên hệ giữa các dự án riêng lẻ với nhau và cách chúng phối hợp với nhau để đạt được mục tiêu của công ty. Kiểu hiểu biết này có thể thúc đẩy việc sử dụng chiến lược các kỹ năng của người quản lý dự án và giúp họ đưa ra các quyết định nhất quán phù hợp chặt chẽ với tầm nhìn của công ty.

Vậy nên một phần mềm quản lý dự án có thể được dùng cho nhiều dạng dự án khác nhau của doanh nghiệp, việc đầu tư cho một hệ thồng phần mềm quản lý dự án như thể sẽ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp về mặt lâu dài.

Tăng cường sự phổ biến của AI và tự động hóa

Trí tuệ nhân tạo, tự động hóa, học máy, thu thập và phân tích dữ liệu đang nhanh chóng trở thành những yếu tố quan trọng trong chiến lược quản lý dự án.

Theo PwC, 77% dự án có hiệu suất cao sử dụng phần mềm quản lý dự án để giúp hợp lý hóa công việc và đạt được mục tiêu.

AI có thể đánh giá kết quả và cung cấp thông tin chuyên sâu về điểm mạnh và điểm yếu trong hiệu suất, cung cấp dữ liệu có tổ chức để hướng dẫn các quyết định quan trọng, dự đoán kết quả, ước tính các mốc thời gian, phân tích rủi ro và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực.

Các công cụ và phần mềm quản lý dự án cũng có thể tự động hóa các nhiệm vụ hành chính tốn thời gian mà người quản lý dự án thường thực hiện, giúp người quản lý dự án có thể thoải mái tập trung thời gian và sức lực vào các nhiệm vụ QUAN TRỌNG HƠN hoặc mang NHIỀU SẮC THÁI HƠN.

Taca Business Consulting,