DỰ ÁN CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG – KỸ NĂNG VÀ KIẾN THỨC CẦN CÓ

Dự án cải tiến chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến chất lượng, đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Trong vai trò của nhà lãnh đạo cấp trung hoặc chủ doanh nghiệp, kiến thức và khả năng thực hiện cải tiến dự án là yếu tố không thể thiếu. Đây là một phần quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án.

Khi một dự án bắt đầu, nó có thể được thiết kế tốt và hoạt động tốt, nhưng không thể tránh khỏi các điều kiện thay đổi. Các điều kiện này có thể bao gồm những thay đổi trong yêu cầu của khách hàng hoặc trong môi trường kinh doanh.

Việc thực hiện các dự án cải tiến đảm bảo rằng dự án có thể tiếp tục hoạt động hiệu quả trong bất kỳ điều kiện nào. Nó cũng đảm bảo rằng dự án đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và đạt được mục tiêu của nó.

Tầm quan trọng của dự án cải tiến chất lượng

1. TẠO SỰ CẠNH TRANH: Cải tiến dự án cho phép doanh nghiệp đáp ứng được sự biến đổi trong môi trường kinh doanh và thích ứng với nhu cầu của khách hàng. Nhà lãnh đạo có kiến thức về cải tiến dự án có khả năng nhận biết cơ hội mới và áp dụng những thay đổi cần thiết để tăng cường sự cạnh tranh của doanh nghiệp.
2. TỐI ƯU HÓA HOẠT ĐỘNG: Cải tiến dự án giúp nhà lãnh đạo tìm kiếm những cách tiếp cận mới để tối ưu hóa quy trình làm việc và gia tăng hiệu suất hoạt động của tổ chức. Điều này đồng nghĩa với việc giảm lãng phí, tiết kiệm thời gian và tài nguyên, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó mang lại lợi ích kinh tế đáng kể cho doanh nghiệp.
3. KHẢ NĂNG THÍCH NGHI VÀ ĐỔI MỚI: Thị trường liên tục thay đổi và phát triển. Cải tiến dự án cho phép nhà lãnh đạo và doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng với các thay đổi này. Kiến thức về cải tiến dự án giúp nhà lãnh đạo nhìn nhận và đánh giá các xu hướng mới, công nghệ mới và cách tiếp cận mới, từ đó tạo ra sự đổi mới liên tục và đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
4. XÂY DỰNG MỘT VĂN HÓA CẢI TIẾN: Cải tiến dự án nền tạo ra một văn hóa cải tiến trong tổ chức. Nhà lãnh đạo cần có kiến thức về cải tiến dự án để khuyến khích và thúc đẩy sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức. Bằng cách tạo điều kiện để nhân viên đóng góp ý tưởng mới, khám phá và áp dụng các phương pháp cải tiến, tổ chức có thể tiến xa hơn và đạt được hiệu suất cao hơn.
5. ĐỊNH HÌNH CHIẾN LƯỢC: Cải tiến dự án giúp nhà lãnh đạo định hình chiến lược và phát triển kế hoạch phù hợp với mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng kiến thức về cải tiến dự án, nhà lãnh đạo có thể xác định được các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức, từ đó xác định các cơ hội và thách thức, và phát triển các chiến lược phù hợp để đạt được sự tăng trưởng và thành công.
6. QUẢN LÝ RỦI RO VÀ VẤN ĐỀ: Cải tiến dự án đòi hỏi nhà lãnh đạo có khả năng quản lý rủi ro và vấn đề một cách hiệu quả. Kiến thức về cải tiến dự án giúp họ nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, đồng thời đưa ra các biện pháp phòng ngừa và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp đảm bảo sự ổn định và tiến bộ của dự án.

Các phần trong dự án cải tiến chất lượng

Dự án cải tiến chất lượng luôn bao gồm 2 phần không thể thiếu đó là, thiết lập dự án và thực hiện dự án.

Trong đó thiết lập dự án cải tiến chất lượng cần phải làm rõ 3 nội dung: Chứng tỏ nhu cầu dự án, Xác định dự án và Tổ chức nhóm dự án. Một dự án cải tiến nói riêng hay một dự án nói chung cần nguồn lực của tổ chức để thực hiện vì vậy cần phải chứng tỏ nhu cầu để có được sự đồng thuận của nhà quản lý. Chứng tỏ nhu cầu dự án gồm các bước:

• Ước lượng lãng phí hay tổn thất do vấn đề chất lượng mạn tính gây ra. Dữ kiện quan trọng có thể thu thập từ chi phí chất lượng, vị trí của tổ chức trên thị trường so với đối thủ cạnh tranh, hoặc từ tổn thất doanh số, tỷ lệ phế phẩm do vấn đề chất lượng gây ra.
• Ước lượng tiết kiệm hay lợi ích thu được khi thực hiện dự án. Lợi ích thu được có thể là cắt giảm chi phí chất lượng, giảm tỷ lệ tái chế, tăng năng lực sản xuất, đáp ứng đơn hàng theo lịch, giảm đơn hàng chờ…
• Tính toán lợi nhuận đầu tư thu được từ dự án cải tiến. Lợi nhuận đầu tư có thể từ tiết kiệm do cắt giảm chi phí chất lượng, do cải tiến năng lực quá trình, gia tăng doanh số, gia tăng khách hàng mới.
• Sử dụng sự thành công của các dự án trước đây để biện minh cho những dự án cải tiến lớn hơn. Sự thành công của các dự án thí điểm với quy mô nhỏ có thể, ngòai việc rút ra những kinh nghiệm để thực hiện dự án tốt hơn còn được sử dụng để thuyết phục lãnh đạo mở rộng sang những dự án có quy mô lớn hơn, đồng thời cũng vượt qua những cản ngại hay do dự vốn luôn có khi thực hiện một dự án cải tiến.

Các yếu tố cần thực để dự án cải tiến thành công

Sau khi dự án cải tiến chất lượng đã được thiết lập, việc thực hiện dự án cần bao gồm các nội dung như sau:

• Kiểm tra nhu cầu và thiết lập nhiệm vụ dự án
• Chẩn đóan nguyên nhân vấn đề
• Đề ra giải pháp & chứng tỏ tính hiệu quả của giải pháp
• Thực hiện giải pháp, giải quyết các rào cản thay đổi.
• Kiểm soát, duy trì thành quả cải tiến.

Kinh nghiệm cải tiến chất lượng từ phương pháp dự án

• Việc cải tiến phải đạt được việc giảm nhiều chi phí, cải tiến chất lượng phục vụ khách hàng.
• Đầu tư cho dự án cải tiến vừa phải không cần nhiều vốn. Chủ yếu trong giai đọan chẩn đóan.
• Hầu hết dự án thành công trong thời gian 6 tháng nếu phạm vi dự án được xác định cẩn thận.
• Vấn đề chất lượng mạn tính liên quan nhiều bộ phận, cần nhóm dự án liên phòng ban đa chức năng.
• Nhân rộng dự án mà không phải qua bước chẩn đóan với nhiều chi phí.
• Dự án cải tiến với sự tham gia của nhà cung cấp.
• Dự án cải tiến có mục tiêu định hướng theo các mục tiêu hàng năm, mục tiêu chiến lược tổ chức; phù hợp cơ sở hạ tầng về cải tiến, về đào tạo, cơ chế giám sát, hệ thống khen thưởng công nhận của tổ chức.

Các dự án cải tiến chất lượng

1. Cải tiến chất lượng trong sản xuất
2. Cải tiến chất lượng sản phẩm
3. Cải tiến chất lượng công trình
4. Cải tiến chất lượng dịch vụ
5. Cải tiến chất lượng đào tạo….

Dự án cải tiến chất lượng đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp và vai trò của nhà lãnh đạo cấp trung hoặc chủ doanh nghiệp. Kiến thức và khả năng thực hiện cải tiến dự án giúp nhà lãnh đạo tạo ra sự cạnh tranh, tối ưu hóa hoạt động, đáp ứng thay đổi, xây dựng một văn hóa cải tiến, định hình chiến lược và quản lý rủi ro một cách hiệu quả để đạt được sự phát triển bền vững.

TACASOFT cung cấp giải pháp quản lý dự án QAQC, quản trị chuỗi hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Chúng tôi tự tin sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện và gia tăng các giá trị công việc, loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả trong các quy trình quản lý dự án của doanh nghiệp.

Taca Business Consulting,