Báo cáo lãi lỗ theo điểm bán- phân tích 5 yếu tố “then chốt” để tăng lợi nhuận cửa hàng

Taca
Kiến thức quản trị kiểm soát
Cập nhật: 20 Tháng Mười Một, 2023

Báo cáo lãi lỗ (báo cáo P&L – Profit and Loss) là báo cáo về tình trạng lợi nhuận trong kinh doanh. Báo cáo lãi lỗ là tài liệu đo lường về chi phí và doanh thu của cửa hàng trong một khoảng thời gian cụ thể. Hiểu một cách đơn giản, đó là báo cáo về việc hiện cửa hàng đang lãi hay lỗ. Báo cáo lãi lỗ cũng có thể gọi là báo cáo kết quả kinh doanh.

Báo cáo lãi lỗ hay báo cáo kết quả kinh doanh theo điểm bán có ý nghĩa quan trọng trong việc đánh giá cửa hàng đó đang hoạt động như thế nào? Căn cứ vào tình hình thực tại, chủ chuỗi cửa hàng sẽ đưa ra các kế hoạch sản xuất, kinh doanh hợp lý để cải thiện hiệu quả hoạt động. Trường hợp nếu cửa hàng hợp tác với nhiều đối tác, căn cứ vào các chỉ số P&L còn giúp chủ chuỗi cửa hàng đánh giá và đưa ra quyết định có nên tiếp tục hợp tác với đối tác hay không.

Vậy báo cáo lãi lỗ theo điểm bán có thể giải quyết những bài toán quản trị nào của doanh nghiệp và 5 yếu tố then chốt trong một báo cáo lãi lỗ để tăng lợi nhuận cửa hàng là gì, hãy cùng Taca tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Báo cáo lãi lỗ theo điểm bán giải quyết bài toán quản trị nào

Dựa trên báo cáo lãi lỗ (P&L), các nhà quản lý sẽ thấu hiểu được các nguyên nhân làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của cửa hàng từ đó ra quyết định loại trừ, thay thế, giảm bớt hoặc điều chỉnh để đảm bảo tình hình kinh doanh của thương hiệu trong tương lai. Cụ thể hơn đối với một cửa hàng, báo cáo lãi lỗ sẽ trả lời được những câu hỏi như sau:

Cửa hàng nào đang hoạt động có lãi, cửa hàng nào đang lỗ?

Khi tăng trưởng sụt giảm, thì phải chăng đâu đó có một đánh giá tốc độ pha loãng của cửa hàng?

Doanh thu của mỗi cửa hàng ở mỗi khu vực khác nhau là khác nhau? Có nên tập trung văn hóa tiêu dùng từng khu vực?

Có nên hợp tác hay ký kết hợp đồng cùng với các nhà cung cấp mới hay không?

Rất nhiều những câu hỏi được đặt ra liên quan đến từng điểm bán. Nếu doanh số mỗi điểm bán đã tương đối ổn định, thì muốn tăng doanh số ta có thể nhận thêm điểm giao dịch, tăng nhân viên bán hàng, tăng cửa hàng tăng nhà phân phối,.. và hỗ trợ để doanh số của điểm bán mới nhanh chóng tiệm cận với trung bình các điểm bán hiện tại. Các nguồn lực liên quan đến nỗ lực này thường là marketing, bán hàng, hành chính nhân sự, pháp chế và tài chính kế toán. Vấn đề là nên tập trung vào phần nào trước? Lựa chọn nào mang lại nhiều lợi ích nhất?

Vậy nên để có thể trả lời được bài toán quản trị: nên đầu tư vào “khu vực” nào? Chủ chuỗi cửa hàng trước hết cần phải hiểu được tình hình kết quả kinh doanh của mình thông qua báo cáo lãi lỗ trước đã. Rồi khi đã thấu hiểu chính mình, cửa hàng, hay lớn hơn là doanh nghiệp mới nên đưa ra các quyết định quản trị phù hợp để nâng cao lợi nhuận được.

5 yếu tố “then chốt” trong báo cáo lãi lỗ của cửa hàng

Tập trung vào 5 yếu tố “then chốt” của báo cáo lãi lỗ để có thể giải quyết bài toán quản trị cụ thể như đã đề cập phía trên và hướng đến đáp ứng bài toán quản trị lâu dài: Làm thế nào để tăng doanh thu? Làm thế nào để tăng lợi nhuận một cách bền vững?

5 yếu tố “then chốt” trong báo cáo lãi lỗ theo điểm bán sẽ bao gồm:

Lượng khách hàng tiềm năng
Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng
Số tiền mua trung bình
Số lần trung bình quay lại của khách hàng
Tỷ lệ lợi ròng mong muốn

Yếu tố 1: Lượng khách hàng tiềm năng

Biết được lượng khách hàng tiềm năng sẽ giúp cửa hàng mở rộng được tệp khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bạn sẽ biết là những nhóm khách hàng với đặc điểm nào có KHẢ NĂNG CAO trở thành khách hàng của bạn và tập trung nhiều hơn vào nhóm này hơn. Một đồng chi phí thông minh (đổ vào đúng nhóm người) sẽ tạo ra doanh thu nhiều hơn.

Báo cáo lãi lỗ cửa hàng phải phản ảnh được lượng khách hàng tiềm năng của cửa hàng một cách liên tục, nếu theo từng tháng thì càng tốt. Việc báo cáo lãi lỗ theo từng ngày hoặc từng tuần cũng được nhưng những quyết định điều chỉnh liên quan đến khách hàng tiềm năng thì nên dựa vào thông tin của các báo cáo lãi lỗ theo tháng thì hơn.

Biến số này thuộc bộ phận marketing khai thác và truyền thông điệp tới thị trường mục tiêu.

Khách hàng tiềm năng là khách hàng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ và có điều kiện chi trả. Tuy nhiên họ chưa bỏ tiền để sở hữu sản phẩm của bạn. Đối với khách hàng thực sự – tức là những người đã bỏ tiền ra để sở hữu sản phẩm của bạn, sẽ tốn ít công sức hơn để họ sử dụng lại so với khách hàng tiềm năng.

Yếu tố 2: Tỷ lệ chuyển đổi

Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion rate) – tỷ lệ phần trăm khách hàng tiềm năng thực hiện mua hàng, từ chỉ số này doanh chủ doanh nghiệp có thể biết được mức độ hiệu quả mà cửa hàng mà bạn biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.

Một số tác nhân có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ chuyển đổi mà báo cáo lãi lỗ có thể hiển thị như: số liệu tạo khách hàng tiềm năng, thời gian phải hồi (thường thì phản hồi nhanh = tỷ lệ chuyển đổi nhanh hơn), tương tác với khách hàng tại cửa hàng (ví dụ: lượng khách hàng được nhân viên tiếp cận,…); hiệu quả thanh toán (tốc độ và sự tiện lợi của quá trình thanh toán), thường thì thủ tục thanh toán phức tạp có thể khiến khách hàng nản lòng.

Nếu bạn đang điều hành một cửa hàng thời trang bạn thậm chí còn cần để ý đến xu hướng theo mùa nữa. Các xu hướng theo mùa, ngày lễ và sự kiện tác động nhiều đến ý định mua hàng của khách hàng.

Một báo cáo lỗ lãi theo điểm bán hiệu quả không chỉ thể hiện được tỷ lệ chuyển đổi khách hàng mà còn lý giải được tỷ lệ chuyển đổi này bị tác động bởi những chỉ số nào khác, đề từ đó quyết định quản trị đánh đúng vào trọng tâm vấn đề cốt lõi.

Biến số này thuộc bộ phận kinh doanh khai thác.

Ví dụ có 100 người bước vào cửa hàng bán lẻ nhưng chỉ có 10 người mua hàng. Vậy tỷ lệ chuyển đổi là 10% từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng của cửa hàng. Trong 10 người mua hàng sẽ có người bỏ tiền ít và nhiều khác nhau, ta có thể tính số tiền mua trung bình bằng cách lấy tổng doanh thu chia cho 10 người mua hàng. Biết được số tiền mua trung bình rất quan trọng trong việc nâng cao lợi nhuận và cải tiến hoạt động bán hàng.

Yếu tố 3: Số lần trung bình quay lại mua hàng của khách hàng

Tỷ lệ quay lại mua hàng (Repeat Purchase Rate -RRR), là một số liệu cho thấy trung bình số lần khách hàng mua sắm trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này cho thấy liệu các chiến lược marketing doanh nghiệp đang theo đuổi đã thực sự thích hợp và thu hút khách hàng? Đây cũng là Chỉ số chứng minh mức độ hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp, tỷ lệ càng cao, minh chứng doanh nghiệp đã có chỗ đứng, sở hữu lượng khách trung thành lớn.

Biến số này thuộc phòng chăm sóc khách hàng. Một doanh nghiệp có số lượng khách hàng quay lại sẽ tạo ra một nguồn thu nhập ổn định trong tương lai. Nếu thương hiệu của bạn bán giá cao, hàng chất lượng hay các mặt hàng có thể bảo quản lâu dài (như quần áo, giày dép,…) đương nhiên đừng mong tỷ lệ này cao ngang với một thương hiệu bán hàng giá rẻ và có hạn sử dụng ngắn hơn.

Tuy nhiên, một chỉ số quay lại mua hàng cao thể hiện rằng bạn đang cung cấp rất nhiều giá trị cho khách hàng. Kể cả khi bạn bán những sản phẩm đắt tiền thì mục tiêu của bạn vẫn nên là đặt được một số chỉ số tương đối, để bạn biết rằng rằng sản phẩm của bạn đang mang lại có chất lượng và giá trị cao.

Những nhân tố tác động đến tỷ lệ quay lại mua hàng cũng được báo cáo lỗ lãi phản ánh như là: chất lượng dịch vụ/ sản phẩm; trải nghiệm khách hàng, giá trị sau khi mua hàng,…Chất lượng dịch vụ/ sản phẩm của cửa hàng phân phối đã rất tốt nhưng khách hàng ít mua lại sản phẩm của bạn (dù có thể khách hàng feedback sản phẩm cũng tốt), thì vấn đề lúc này có thể nằm ở dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Theo dõi những biến số này trên báo cáo lãi lỗ và từ thực tế quan sát cửa hàng sẽ cho chủ cửa hàng biết được rằng lúc này doanh nghiệp nên tập trung đầu tư chất lượng sản phẩm / dịch vụ hay chú trọng trải nghiệm khách hàng. Việc ghi nhớ thông tin và tình hình khách hàng, chia sẻ thêm nhiều thông tin liên quan để khơi gợi sự tò mò hoặc tìm hiểu nhiều hơn về thương hiệu, nhấn mạnh giá trị khách hàng nhận được,…- những chiến lược và chiến thuật marketing khác nhau có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ quay lại mua hàng và ảnh hưởng bao nhiêu. Một báo cáo lãi lỗ thông minh có thể phản ánh tất cả những điều này.

Nếu doanh nghiệp đang cảm thấy choáng ngợp và lo lắng rằng nhiều chỉ số, biến số như thế đo lường kiểu gì. Dữ liệu khách hàng thì có rồi nhưng để đo lường các chỉ số và những nhân tố tác động đến chỉ số đó, phòng kế toán và kế hoạch của bạn có thể phải mất cả tuần để đưa ra được một báo cáo lãi lỗ chi tiết đến thế.

Nhưng với sự trợ giúp của hệ thống báo cáo quản trị tích hợp những phần mềm công nghệ tiến tiến nhất, công cụ phân tích trực quan hóa dữ liệu Power BI – do Microsoft phát triển, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian và tăng tính chính xác các con số và cả những sự liên kết giữa những con số này. Dữ liệu xuất ra cũng trực quan linh động dễ đọc, chủ doanh nghiệp sẽ không còn phải “mệt mỏi” với hàng tá báo cáo lãi lỗ bằng word hay excel dài dằng dặc, vừa mất thời gian đọc vừa không hiệu quả.

Yếu tố 4: Tỷ lệ lợi nhuận ròng

Báo cáo lãi lỗ nội bộ theo tháng theo dõi được tỷ lệ lợi nhuận ròng và so sánh với cùng kì năm trước giúp chủ cửa hàng nắm được tình hình tạo ra lợi nhuận của hàng hiện tại, tệ hơn so với cùng kỳ năm trước hay tốt hơn năm trước, những yếu tố nào cũng đang thay đổi khi tỷ lệ lợi nhuận ròng của bạn thay đổi,… Những quyết định quản trị dựa trên những con số chính xác từ báo cáo lãi lỗ sẽ hiệu quả hơn so với các quyết định chỉ dựa trên cảm tính hoặc kinh nghiệm của người quản trị.

Hệ thống báo cáo quản trị lãi lỗ thông minh còn có thể thể hiện xu hướng lợi nhuận ròng trong một khoảng thời gian nhất định, chỉ bằng một vài cú click chuột, chủ doanh nghiệp dễ dàng nhìn thấy xu hướng lợi nhuận ròng của các cửa hàng đang tăng hay đam giảm, có những yếu tố nào cùng tăng hoặc giảm khi lợi nhuận ròng tăng để tập trung nhiều hơn vào yếu tố để lợi nhuận ròng tăng hơn nữa.

Trên thực tế, nhằm tăng lợi nhuận, rất nhiều doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm những cách cắt giảm chi phí, đặc biệt là các doanh nghiệp đang “lao đao” vì nền kinh tế đang suy thoái và biến đổi quá nhanh. Tuy nhiên vấn đề ở chỗ việc cắt giảm chi phí đơn thuần chỉ dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể đạt được mục tiêu gia tăng lợi nhuận trong ngắn hạn nhưng khó đem lại kết quả cải thiện bền vững.

Trong thời điểm hiện tại, chúng ta phục vụ để tăng lợi nhuận chứ không cắt giảm chi phí để tăng lợi nhuận

Tất nhiên các cửa hàng vấn cần phải cắt giảm những chi phí dư thừa để tối ưu hóa quy trình hoạt động nhưng đừng để bài toán kiểm soát chi phí “chi phối” toàn bộ kế hoạch hoạt động kinh doanh của bạn trong dài hạn. Và để cắt giảm chi phí một cách thông minh thì doanh nghiệp phải có những báo cáo lãi lỗ thông minh, để chủ doanh nghiệp không chỉ nắm bắt được bức tranh tổng thể chung mà còn đi sâu được vào những điểm “nhức nhối” và tìm hướng giải quyết (from the big picture to detail).

>>> Khuyến nghị:

Doanh nghiệp nên có cho mình một hệ thống báo cáo quản trị lãi lỗ thông minh để nắm bắt tình hình tạo ra lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu không có những báo cáo phù hợp doanh nghiệp thậm chí còn không biết rõ là mình đang lãi hay đang lỗ. Có lãi những chi phí quản lý đang bị đẩy lên cao vọt, mặc dù lỗ nhưng đang có dấu hiệu hiệu phục hồi,… chủ chuỗi cửa hàng sẽ không biết được những điều này nếu báo cáo lãi lỗ không thể hiện chính xác những chỉ số liên quan.

Những báo cáo lãi lỗ phù hợp với doanh nghiệp này chưa chắc sẽ phù hợp với doanh nghiệp khác. Ví dụ báo cáo lãi lỗ theo từng đơn hàng sẽ phù hợp và hiệu quả với những cửa hàng có giá trị hóa đơn lớn, hơn là với cửa hàng bán quần áo, hóa đơn giá trị nhỏ và thường khách mua lẻ.

Vậy nên để có cho mình một hệ thống báo cáo lãi lỗ phù hợp và hiệu quả doanh nghiệp cần đến sự trợ giúp từ các chuyên gia đầu ngành. Những chuyên gia có thể tư vấn thiết kế cho bạn những hệ thống báo cáo thông minh và phù hợp với hướng đi phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.

Dịch vụ xây dựng và triển khai hệ thống báo cáo quản trị của TACA

Dịch vụ xây dựng và triển khai Hệ thống báo cáo quản trị của TACA cung cấp mọi góc nhìn toàn diện cho thấy tình hình kinh doanh thực sự đang diễn ra các vấn đề bên trong cửa hàng. Những khoản chi phí đang bào mòn lợi nhuận, cho đến những nhân tố tác động có thể làm tăng lợi nhuận đang kể đều được thể hiện trong báo cáo quản trị lãi lỗ thông minh mà Taca cung cấp.

Những báo cáo này sẽ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác nhất để phát triển lợi nhuận của cửa hàng trong tình hình kinh doanh đang ngày một thay đổi khôn lường.