Ban kiểm soát công ty cổ phần Việt Nam: thực trạng hoạt động và hướng cải thiện hiệu suất

Khi nhắc đến Ban Kiểm soát công ty cổ phần tại Việt Nam, người ta nhắc đến những quy định lắt léo và những điều kiện nghiêm khắc để trở thành thành viên ban kiểm soát công ty cổ phần. Nhưng trên thực tế, trong quá trình hoạt động, ban kiểm soát công ty cổ phần còn đang vận hành một cách tương đối hình thức và không hiệu quả. Đây là hậu quả của hệ thống pháp lý thiếu tính logic và thực tiễn. 

Trong bài chia sẻ hôm nay, TACA sẽ đưa ra những lý giải cho hiện tượng độc lập trên pháp lý nhưng chưa độc lập trên thực tế của ban kiểm soát công ty cổ phần và một số biện pháp giúp cải thiện hiệu suất hoạt động của ban kiểm soát và giúp cho tổng thể công ty hoạt động hiệu quả hơn.  

Tại sao lại cần có ban kiểm soát công ty cổ phần?

Ban kiểm soát công ty cổ phần ở Việt Nam được “thiết kế” là một cơ quan (có thể hiểu đơn giản là “tư pháp”) độc lập trong cơ cấu quản trị nội bộ của Công ty cổ phần, với nhiệm vụ chuyên trách là giám sát và đánh giá Hội đồng quản trị và những người quản lý điều hành, nhân danh cổ đông, vì lợi ích của cổ đông và của Công ty cổ phần. 

Khi quy mô các Công ty cổ phần nhỏ, số lượng cổ đông ít, có công ty cổ phần chỉ có 3 cổ đông thì thường không có sự tách bạch giữa chủ sở hữu và người điều hành trực tiếp.  Các cổ đông lúc này thường đồng thời là người điều hành công ty, tức là Đại hội cổ đông sẽ đồng thời là thành viên của Hội đồng quản trị. 

Tuy nhiên, khi quy mô công ty lớn hơn, số lượng cổ đông nhiều hơn, có những công ty có hàng chục cổ đông, cá biệt có những Công ty cổ phần lớn trên thế giới có hàng ngàn cổ đông thì sự điều hành và quản lý công ty trở nên phức tạp và do đó, cần có một đội ngũ quản trị chuyên nghiệp. Từ đây, người điều hành trực tiếp công ty có thể không đồng thời là chủ sở hữu công ty nữa. Mối lo ngại của các cổ đông với tư cách là người sở hữu thực sự của công ty về việc điều hành Công ty cổ phần của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc là một mối lo ngại chính đáng và có cơ sở. Đây là một trong những lý do dẫn đến sự ra đời của Ban Kiểm soát công ty cổ phần.

Thực trạng hoạt động của Ban Kiểm soát công ty cổ phần ở Việt Nam

Tuy nhiên, thực tế ở Việt Nam cho thấy Ban kiểm soát công ty cổ phần đã chưa thể hiện đầy đủ vai trò bảo vệ cổ đông và nhà đầu tư, cụ thể: 

Thực trạng hoạt động Ban Kiểm soát công ty cổ phần tại Việt Nam

• Ban kiểm soát công ty cổ phần chưa hoàn thành vai trò đánh giá giám sát: 

Các báo cáo của Ban kiểm soát công ty cổ phần trong các kì đại hội thường chỉ là bản sao các báo cáo của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc. Nội dung chủ yếu là “khen” Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, rất ít thông tin có ích cho cổ đông về khả năng liệu rằng các bộ phận quản trị này có đang hoạt động hiệu quả không. Trong một số trường hợp, những vấn đề cần đưa vào báo cáo của Ban kiểm soát công ty cổ phần đã được thống nhất trước với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc trong phiên họp “trù bị” trước đó rồi. 

Có rất nhiều việc làm sai trái của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của cổ đông nhưng không hề có tiếng nói cảnh báo nào từ Ban kiểm soát công ty cổ phần cho đến khi sự việc bị phát hiện. Bên cạnh đó, mặc dù các quy định pháp luật đã trao cho Ban kiểm soát công ty cổ phần quyền được triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông khi Hội đồng quản trị không triệu tập họp hoặc có vi phạm nghĩa vụ quản lý, nhưng trên thực tế ở Việt Nam hiện nay, thực tế cho thấy, rất hiếm trường hợp Ban kiểm soát công ty cổ phần thực thi quyền hạn này.

• Ban kiểm soát công ty cổ phần bị giới hạn quyền hạn và chức năng triệt để: 

Lập ra Ban kiểm soát công ty cổ phần để bảo vệ lợi ích cho mình nhưng đôi khi chính cổ đông lại không hiểu đúng vai trò của ủy ban này.

Đại hội đồng cổ đông chỉ họp một, hai lần trong một năm và mỗi phiên họp thường diễn ra trong một ngày. Do đó, có trường hợp,do sự giới hạn về thời gian, Đại hội đồng cổ đông chỉ kịp bầu ra Ban Kiểm soát công ty cổ phần, và trao quyền cho Chủ tịch Hội đồng quản trị ban hành quy chế hoạt động của Ban kiểm soát. Được trao quyền này, lẽ dĩ nhiên là Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ giới hạn quyền của Ban kiểm soát công ty cổ phần nhỏ nhất có thể, nhằm mở rộng quyền của mình.

Thậm chí, tại một số công ty, cổ đông còn chấp thuận cho Hội đồng quản trị bổ nhiệm thành viên Ban Kiểm soát công ty cổ phần.

Tại một số công ty, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc nhiều khi cũng không rõ vai trò của Ban kiểm soát công ty cổ phần, coi Ban kiểm soát chỉ là một phòng Ban trong công ty, thậm chí ngay chính bản thân Ban kiểm soát công ty cổ phần cũng không rõ vai trò và quyền hạn của mình. Vì thế sự tồn tại của Ban kiểm soát công ty cổ phần tại Việt Nam nhìn chung là mang nặng tính hình thức.

• Ban kiểm soát công ty cổ phần độc lập nhưng không “độc lập”

Theo luật định, thành viên Ban kiểm soát Công ty cổ phần không được giữ các chức vụ quản lý công ty. Nghĩa là thành viên Ban kiểm soát công ty cổ phần sẽ chỉ là một người lao động bình thường, một nhân viên cấp thấp trong công ty. Trong vai trò kiểm soát viên, họ cần độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, còn trong vai trò người lao động, họ chịu sự quản lý của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc. 

Trên thực tế, Ban Kiểm soát công ty cổ phần khó có thể vừa làm việc độc lập vừa có thể kiểm soát hoạt động của ban quản trị – quản lý công ty. Các thành viên trong ban kiểm soát trong công ty cổ phần cũng chưa được đào tạo cụ thể để có thể giám sát đánh giá ban quản lý-quản trị dưới vai trò là một nhân viên thông thường. Chính mâu thuẫn giữa hai vai trò này khiến cho thành viên Ban kiểm soát công ty cổ phần cùng lúc chịu nhiều áp lực và thông thường, họ sẽ chọn lựa vai trò người lao động vì dẫu sao, hàng tháng họ vẫn phải nhận tiền lương của công ty.

• Khung pháp lý nhiều nhưng chưa hiệu quả: 

Mặc dù có rất nhiều quy định liên quan đến quyền, nghĩa vụ và điều kiện để trở thành thành viên ban kiểm soát nhưng vai trò của Ban kiểm soát chưa thực sự được các văn bản luật đề cao. 

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, văn bản do Ban kiểm soát ban hành về việc kiểm tra, giám sát chỉ có ý nghĩa cảnh báo. Ngay cả khi phát hiện hành vi vi phạm nghĩa vụ quản lý công ty của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, Ban kiểm soát chỉ có quyền yêu cầu các cá nhân liên quan chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả. Ban kiểm soát không có quyền sa thải người lao động nếu họ sai phạm. Tại Việt Nam, các cơ quan nhà nước, hoặc bên thứ ba chỉ quan tâm đến người nào là đại diện theo pháp luật của công ty chứ không quan tâm ai là thành viên hoặc trưởng Ban kiểm soát của công ty.

Các quy định hiện hành về chế độ kế toán, các báo cáo hàng năm của Công ty cổ phần phải nộp cho cơ quan thuế chỉ gồm bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bản thuyết minh báo cáo tài chính. Trong quy định về công bố thông tin của công ty đại chúng, nội dung công bố thông tin về báo cáo tài chính năm cũng chỉ bao gồm các tài liệu trên.

Như vậy, báo cáo của Ban kiểm soát không phải là tài liệu bắt buộc phải nộp cho cơ quan quản lý hoặc công bố thông tin theo quy định. Trong khi những tài liệu này được coi là  là một tài liệu quan trọng, giúp nhà đầu tư và cơ quan quản lý nhà nước có được cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp từ góc độ mà các bản báo cáo tài chính không đề cập đến, góc nhìn khách quan và minh bạch hơn rất nhiều 

Giải pháp nâng cao hiệu suất của ban kiểm soát công ty cổ phần

Nếu toàn bộ quyền lực trong Công ty cổ phần đều tập trung vào Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, thì không ai dám khẳng định rằng họ không lạm quyền và khi đó cổ đông sẽ không được bảo vệ. Ban kiểm soát là một cơ chế phù hợp để cổ đông tự bảo vệ mình. Muốn như thế, hoạt động của Ban kiểm soát cần phải được: 

• Điều chỉnh bởi một khung pháp lý rõ ràng hơn: đề cao vai trò của ban kiểm soát công ty cổ phần trong hoạt động của công ty thông qua những quy định trong điều lệ công ty. Cần phải đảm bảo rằng các thành viên ban kiểm soát làm việc độc lập và không bị áp lực từ bên ngoài hoặc từ các lợi ích cá nhân, những sự can thiệp không cần thiết. 

Ví dụ như tách bạch hệ thống lương thưởng của ban kiểm soát ra khỏi hệ thống lương thưởng chung của công ty và khỏi sự kiểm soát của ban quản trị. Lý tưởng nhất, ban kiểm soát có thể dựa trên đóng góp của mình và tự đưa ra mức lương hợp lý và được ban quản trị và hội đồng cổ đông chấp thuận. 

• Lựa chọn thành viên ban kiểm soát phù hợp và có các chương trình đào tạo phù hợp với công ty và kiểm soát viên: đảm bảo rằng thành viên trong các ban kiểm soát có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với ngành của công ty và vai trò họ nắm giữ. 

Việc đánh giá nghiêm túc các điều kiện của thành viên ban kiểm soát theo luật, trong quá trình liên tục, nếu một trong những điều kiện thành viên ban kiểm soát thay đổi thì phải thực hiện bãi nhiệm thành viên ban kiểm soát đó trong cuộc họp gần nhất. 

• Xóa bỏ hoàn toàn vai trò của ban kiểm soát công ty cổ phần trong mô hình quản trị công ty cổ phần. Pháp luật Việt Nam quy định liên quan đến ban kiểm soát của công ty cổ phần tương đối nghiêm khắc, nhưng do chưa có sự nghiên cứu sâu về hoạt động thực tế của ban kiểm soát trong công ty cổ phần, khiến cho ban kiểm soát hoạt động còn nặng tính hình thức và không hiệu quả. Trong các doanh nghiệp mà ban kiểm soát không bắt buộc tồn tại, quý công ty có thể tập trung vào việc nâng cao vai trò của thành viên độc lập của hội đồng quản trị.

Rất nhiều mô hình quản trị công ty cổ phần trên thế giới đều có sự xuất hiện của thành viên độc lập hội đồng quản trị bởi những ưu việt mà nó mang lại so với ban kiểm soát. Mặc dù các quy định về thành viên độc lập hội đồng quản trị tại Việt Nam cũng tương đối khắt khe nhưng những quy định này không giới hạn và đánh giá thấp vai trò giám sát của thành viên độc lập. Những lợi ích của thành viên quản trị độc lập mang lại cho quá trình quản trị của công ty cổ phần sẽ được TACA chia sẻ chi tiết nhiều hơn trong bài phân tích sau. 

==> Xem thêm: Independent Outside Director: What it is, How it Works? – Thành viên độc lập ban hội đồng quản trị: định nghĩa, cung cách hoạt động

Câu hỏi thường gặp

Ban kiểm soát của công ty cổ phần là gì?

– Ban Kiểm soát (Board of Supervisors) của một công ty có nhiệm vụ giống như các cơ quan tư pháp trong mô hình tam quyền phân lập nhằm giúp các cổ đông kiểm soát hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty.

– Cơ cấu Ban kiểm soát thường bao gồm:

+ Trưởng ban Kiểm soát

+ Thành viên Ban kiểm soát chuyên trách

+ Thành viên Ban kiểm soát không chuyên trách 

Công ty cổ phần có bắt buộc phải có ban kiểm soát hay không?

Công ty cổ phần có số cổ đông từ 11 người trở lên hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải có Ban kiểm soát (Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020). Thành viên Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bổ nhiệm, gồm từ 03 đến 05 người trong đó ít nhất phải có một người có chuyên môn về kế toán. Ban kiểm soát bầu ra một người làm Trưởng ban; Trưởng ban bắt buộc phải là cổ đông công ty, còn những người kia có thể là người ngoài công ty.

Quyền hạn và nhiệm vụ của Ban kiểm soát công ty cổ phần

Vai trò chủ yếu của Ban kiểm soát công ty cổ phần là thực hiện một sự kiểm tra thường trực công việc quản lý công ty. Việc kiểm tra này chú trọng vào tính hợp lệ của việc quản lý, vào sự tuân thủ các quy định của pháp luật và của Điều lệ công ty. Cụ thể Ban Kiểm soát công ty cổ phần có các quyền và nhiệm vụ sau (Điều 125 Luật Doanh nghiệp 2020):

• Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính;
• Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty; kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% (hay tỷ lệ ít hơn do Điều lệ quy định) số cổ phần phổ thông trong thời hạn ít nhất sáu tháng;
• Thường xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động; tham khảo ý kiến Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
• Báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của công ty; tính trung thực, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
• Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty;
• Để thực hiện các nhiệm vụ bên trên, Ban Kiểm soát công ty cổ phần được quyền yêu cầu Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, những người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin, tài liệu về hoạt động kinh doanh của công ty.

Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định trên không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

• Ngoài các quyền hạn trên Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 còn cho phép Ban Kiểm soát được thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập mặc dù có yêu cầu của cổ đông hay nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng.

Ban kiểm soát cũng có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị triệu tập Đại hội đồng cổ đông trường hợp Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của người quản lý (Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020) hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao.

Quyền được cung cấp thông tin của ban kiểm soát

Một trong những quyền quan trọng nhất của ban kiểm soát được pháp luật công nhận đó là quyền được cung cấp thông tin minh bạch và cụ thể từ các thành viên trong công ty, cụ thể: 

• Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị và các tài liệu kèm theo phải được gửi đến thành viên Ban kiểm soát cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.
• Báo cáo của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị hoặc tài liệu khác do công ty phát hành được gửi đến thành viên Ban kiểm soát cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị.
• Thành viên Ban kiểm soát có quyền tiếp cận các hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; có quyền đến các địa điểm nơi người quản lý và nhân viên của công ty làm việc.
• Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát.

Trong khi thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình, Ban kiểm soát công ty cổ phần chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty. Nếu phạm lỗi thì Kiểm soát viên Ban Kiểm soát công ty cổ phần phải bồi thường thiệt hại cho công ty.

Điều kiện của thành viên Ban kiểm soát

Ban Kiểm soát công ty cổ phần có từ 3 đến 5 thành viên, trong đó có ít nhất 1 thành viên có chuyên môn về kế toán. Ban Kiểm soát công ty cổ phần bầu một thành viên làm trưởng ban. Trưởng ban kiểm soát phải là cổ đông của công ty cổ phần. Thành viên hội đồng quản trị, giám đốc và những người có liên quan với thành viên hội đồng quản trị, giám đốc, kế toán trưởng của công ty đó không được làm thành viên ban kiểm soát. Dưới đây là một số điều kiện tiên quyết mà tất cả các thành viên ban kiểm soát cần đáp ứng: 

• Có tuổi đời từ 21 trở lên, đủ năng lực và hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp cũng như quản lý doanh nghiệp
•  Không phải là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc trong doanh nghiệp và người quản lý khác, điểm này sẽ hạn chế các thông đồng hoặc hành vi không chuẩn của thành viên Ban kiểm soát.
• Các thành viên trong Ban kiểm soát không được giữ các chức vụ quản lý trong công ty.
• Thành viên Ban kiểm soát không nhất thiết phải là cổ đông hay người lao động trong công ty.

Thành viên của ban kiểm soát không thể là (Điều 169 Luật Doanh nghiệp 2020):

• Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và những người có liên quan với họ.
• Theo định nghĩa của Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 thì người có liên quan là: vợ, chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh chị em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng.
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù (treo) hoặc bị Toà án tước quyền hành nghề vì phạm các tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn  thuế, lừa dối khách hàng và các tội khác theo quy định của pháp luật.

Dưới đây là mô hình ban kiểm soát công ty cổ phần thường gặp tại Việt Nam

Mô hình Ban Kiểm soát công ty cổ phần thường gặp tại Việt Nam

Thành viên ban kiểm soát công ty cổ phần chuyên trách và không chuyên trách

Thành viên ban kiểm soát công ty cổ phần chuyên trách là những thành viên có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm chuyên sâu về các lĩnh vực (quản trị doanh nghiệp, tài chính, luật pháp, kiểm toán, quản lý rủi ro, hoặc các ngành công nghiệp liên quan). Họ được chọn và bổ nhiệm vào ban kiểm soát dựa trên năng lực chuyên môn và hiểu biết sâu rộng về các khía cạnh của công ty. Nhiệm vụ chính của thành viên ban kiểm soát công ty cổ phần chuyên trách là đánh giá giám sát và kiểm soát hoạt động của công ty dựa trên kiến thức và kinh nghiệm của mình.

Ngược lại, thành viên ban kiểm soát công ty cổ phần không chuyên trách có thể được bổ nhiệm từ các cổ đông và các bên liên quan khác trong công ty và không cần dựa trên những kiến thức chuyên môn. Mặc dù không có kiến thức chuyên môn, thành viên ban kiểm soát công ty cổ phần không chuyên trách vẫn tham gia vào quá trình giám sát và đưa ra những quyết định quan trọng bằng cách đưa ra ý kiến đánh giá góp ý từ góc nhìn khác biệt. 

Trong trường hợp các thành viên ban kiểm soát công ty cổ phần chuyên trách và không chuyên trách đều không thể đáp ứng một yêu cầu chuyên môn cụ thể, công ty có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia bên ngoài từ các công ty cung cấp dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp. Cách thức sẽ hiệu quả trong trường hợp công ty không muốn có sự thay đổi điều chỉnh nhân sự trong ban kiểm soát công ty cổ phần, nhưng vẫn mưu cầu hiệu quả tức thì. 

==> Xem thêm:

Quản trị công ty cổ phần: thực trạng và giải pháp

Thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần: lưu ý về tiêu chuẩn, tập huấn, và thù lao

Taca Business Consulting,