Chu trình PDCA (Plan Do Check Act Cycle)

Chu trình PDCA (chu trình Deming) được coi là một trong những phương pháp quản lý đơn giản và dễ dàng nhất để kiểm soát quy trình và cải tiến chất lượng. 

Người được xem là cha đẻ của quy trình kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng hiện đại- W.Edwards Deming, đã cải tiến một chu trình lặp đi lặp lại nhằm kiểm soát chất lượng dựa trên nền tảng lý thuyết của Walter.A. Shewhart trước đó. Chu trình là mô hình vòng lặp không ngừng nghỉ nó gồm 4 bước Plan-Do-Check-Act tượng trưng cho 4 công việc cần thực hiện là: thiết lập kế hoạch – thực hiện kế hoạch – kiểm tra – thay đổi, cải tiến. Chu trình hoàn chỉnh này được Deming gọi là vòng tròn PDCA.

Thực tế thì chu trình này phức tạp hơn nhiều so với tên gọi của nó. Nhiều lần lặp lại của 4 bước trên sẽ đưa chúng ta đến gần hơn với mục tiêu như mong muốn. Trong đó tất cả các khâu trong chu trình mẹ, từ hoạch định (Plan), thực hiện (Do), đến kiểm tra (Check), khắc phục (Act), đến lượt nó, đều phải đi qua một chu trình con, cũng với đầy đủ các khâu Plan –Do – Check – Act y như vậy. Tất nhiên, các khâu của chu trình con sẽ có đặc tính và mức độ phức tạp ít hơn so với các khâu của chu trình mẹ.

Khi ứng dụng mô hình PDCA vào quản lý hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp:

• Giúp các quy trình được đổi mới liên tục nhằm hiện thực mục tiêu đã đề ra.
• Kiểm soát hoạt động sản xuất và kinh doanh hiệu quả, an toàn.
• Khuyến khích sự thay đổi trong cách quản lý hiệu quả của doanh nghiệp.
• Áp dụng linh hoạt trong các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, ISO 22000, v.v.
• Hiệu suất làm việc của người lao động được gia tăng.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
• Duy trì hiệu lực đối với các hoạt động kiểm soát quy trình và dự án.

Những kỹ năng cần có để thực hiện chu trình PDCA

Tư duy lập kế hoạch theo dự án, theo mục tiêu và phân bổ hợp lý nguồn lực phụ trách. Áp dụng PDCA có thể bóc tách chi tiết từng hạng mục, từng vụ việc theo danh mục quản lý. phân cấp rõ ràng. Kế hoạch công việc theo mô hình PDCA giúp mình quản lý theo từng hạng mục công việc.

Tư duy quản lý công việc: Áp dụng PDCA có thêm một công cụ nữa trong việc đo lường, đánh giá được hiệu quả công việc của nhân sự và các phòng ban thực hiện. Để từ đó có những quyết định và lựa chọn phương án tối ưu về sử dụng nguồn lực.

Kỹ năng quản lý thời gian: Khi áp dụng PDCA có thể nắm rõ được các hoạt động công việc của từng nhân sự được giao việc và trao quyền phụ trách.

Để tránh trường hợp thấy việc nào cũng quan trọng, việc nào cũng gấp, thành ra bị rối tung lên. Bạn nên xác định việc mà giúp bạn giải quyết đa số các việc còn lại, và nếu không làm ngay thì gây tổn thất lớn nhất, thì nó nằm trong vùng A (Quan trọng cần ngay).

Lập task công việc trong chu trình PDCA

Trong PDCA quan trọng nhất là khâu lập các Task để làm sao đo đếm được và kiểm soát được các Task đó chính xác và hiệu quả nhất. Các nguyên tắc khi lập task:

Thứ nhất: Lập Task phải theo nguyên tắc: 1 task phải nhỏ hơn hoặc bằng 30 phút, hay bình thường là dưới 1h làm việc. Suy ra một ngày có 8h làm việc là phải quản lý 16 task công việc.

Thứ hai: Lập Task càng chia thật nhỏ thì càng tốt. kế hoạch công việc theo mô hình PDCA KH lập kỹ bao nhiêu thì quản lý càng tốt bấy nhiêu, kiểm soát phi hành vi, kiểm soát phi chính thức. Lập kế hoạch là biết một ngày cần bao nhiêu giờ để thực hiện một đầu công việc. Nếu quá tải thì phải biết bóc tách và phân chia lại quỹ thời gian cho hợp lý.

Thứ ba: Lập task còn có mục đích chính là tạo kỹ năng giao việc, tạo kỹ năng nhận việc, tạo kỹ năng bóc tách kiểm soát đo đếm hiệu quả công việc, tạo kỹ năng mong muốn đạt được kết quả như kỳ vọng. Khi lập task giao việc Leader phải dùng đầy đủ động từ, phải đủ chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ để làm rõ nét hơn công việc cần phải giao. Người nhận việc phải đọc thật kỹ, phải xem thật tỷ mỉ để nếu có không hiểu thì phải phản hồi lại ngay người giao việc để nhận câu trả lời chính xác. Khi lập kế hoạch công việc theo mô hình PDCA bạn nên tránh tình trạng giao việc không kỹ. Nhận việc không nghiêm túc làm ảnh hưởng đến kết quả công việc cuối cùng.

Thứ tư: Lập task giao việc cũng phải theo đúng quy trình vận hành là giao việc gì, giao việc cho ai, ai là người phối hợp hỗ trợ, ai là người báo cáo, ai là người kiểm tra, kết quả công việc mong muốn, thời hạn hoàn thành công việc. Khi giao việc và nhận việc phải luôn nhắc lại và mong muốn kết quả công việc, phải báo cáo đầy đủ và nhận việc cho tử tế. Nếu làm theo đúng quy trình giao việc và nhận việc thì đã thành công được 60% hiệu quả công việc rồi. Ngược lại nếu không đúng quy trình, không rõ ràng chi tiết các task công việc thì thất bại đến 60% hiệu quả.

Thứ năm: Lập task còn phải theo đúng kế hoạch mục tiêu từng giai đoạn, từng thời điểm để phân bổ nguồn lực cho phù hợp. Tránh tình trạng không xác định được mục tiêu rõ ràng cho từng giai đoạn khi lập task sẽ không phân bổ nguồn lực chính xác, dẫn đến công việc không hiệu quả, các hoạt động không tạo ra giá trị và gây tổn thất chi phí cho chính doanh nghiệp. Hiện nay đa số các doanh nghiệp SME không làm được tất cả các mảng dàn trải do không đủ nguồn lực cả về tài chính và con người.

Nên phải quan tâm đến trọng số mục tiêu theo thời gian, phải phân hoạch task phục vụ mục tiêu, phân hoạch task theo danh mục nghiệp vụ, phân hoạch theo nguồn lực. Để từ đó tính toán luôn dự toán ngân sách cần thực hiện cho mỗi hoạt động công việc luôn ở trạng thái cân bằng và tạo ra hiệu quả kỳ vọng.

Các khâu trong chu trình PDCA

Khâu “Plan” – lập kế hoạch hay hoạch định

Đây là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng bậc nhất của chu trình. Khâu này đồng thời tồn tại ở chu trình mẹ (vòng ngoài) lẫn chu trình con (vòng trong). “Plan” ở chu trình mẹ – là để cho ra đời một bản kế hoạch làm cơ sở cho việc triển khai thực hiện ở khâu “Do” của chu trình mẹ. Trong khi đó, “Plan” ở chu trình con (màu cam) là làm công tác chuẩn bị cho việc hoạch định (tức lập kế hoạch cho việc hoạch định), nhằm giúp cho công tác hoạch định được chuyên nghiệp, đạt được hiệu quả cao trước khi bắt tay vào hoạch định (khâu “Do” của chu trình con).

Hoạch định, hay lập kế hoạch, là bước đầu tiên và quan trọng bậc nhất trong chu trình PDCA. Hoạch định là tiền đề cho sự thành công hoặc thất bại của toàn bộ chu trình. Một kế hoạch hoàn hảo chưa chắc sẽ đem lại thành công 100% vì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác, nhưng một bản kế hoạch tồi chắc chắn sẽ đem lại thất bại và thiệt hại.

Trong nhiều trường hợp, thời gian lập kế hoạch có thể chiếm đến 80% tổng thời gian, thậm chí nhiều hơn, còn thời gian thực hiện chỉ chiếm 20%, thậm chí ít hơn. Tương tự như việc lập kế hoạch cho một trận tấn công để đánh chiếm một chốt chặn của địch trong thời kỳ chiến tranh – công tác khảo sát, thăm dò để vạch các phương án tấn công có thể kéo dài cả tháng, nhưng trận đánh có khi chỉ diễn ra không quá 10 phút. Và 10 phút ấy thành hay bại phần nhiều phụ thuộc vào công tác chuẩn bị, lên phương án trong suốt bao nhiêu ngày. Điều đó nói lên tầm quan trọng của việc lập kế hoạch. Đối với những dự án lớn, mang tầm cỡ quốc gia hoặc quốc tế, công tác hoạch định có thể kéo dài nhiều năm.

Cần tạo thói quen lập kế họach khi làm bất cứ việc gì dù lớn hay nhỏ. Lập kế hoạch là kỹ năng bắt buộc không chỉ  đối với cấp quản lý mà còn cả đối với nhân viên.

Khâu “Do” – Thực hiện

Khâu thực hiện của chu trình mẹ thường là khâu mà nhiều người lầm tưởng là đơn giản nhất. Nhiều người cho rằng “Do” là chỉ có làm, không cần tính toán, cân nhắc gì cả. Thực ra, để “làm” cho tốt, người làm cũng phải tự lập kế hoạch nhỏ cho mình trước khi làm (Plan) – làm gì trước, làm gì sau, thao tác, cách thức làm như thế nào cho đạt năng suất.

Sau khi làm (Do), họ cũng phải tự kiểm tra (Check) và tự khắc phục (Act) những sai sót nhỏ để hoàn thiện việc “làm” của mình (chu trình con màu đỏ). Nhân viên cấp thấp cần phải được huấn luyện thật kỹ để có thể tự lập cho mình kế hoạch làm việc chi tiết sau khi đã có một kế hoạch tổng thể do cấp trên đưa xuống.

Sau khi bắt tay vào làm, họ phải biết tự kiểm tra, đối chiếu với các mục tiêu, chỉ tiêu, các yêu cầu về kết quả công việc, hiệu suất làm việc, việc tuân thủ quy trình… từ đó phát hiện ra những thiếu sót, sai sót, những điểm chưa phù hợp của chính mình. Tiếp theo đó, họ phải biết tự khắc phục để cải tiến phương pháp nhằm nâng cao hiệu suất, năng suất làm việc của mình chứ không phải lúc nào cũng trông chờ vào sự chỉ dẫn hoặc hỗ trợ của cấp trên. Như vậy, ngay cả công việc đơn giản nhất là “Do”, vẫn cần phải trải qua tuần tự các bước trong chu trình PDCA mới đạt được kết quả tốt.

Khâu “Check” – Kiểm tra

Khâu check của chu trình mẹ là khâu đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị cả về phương pháp lẫn công cụ. Đó là lý do cần thiết phải có một chu trình con cho khâu này với đầy đủ các bước tương tự như chu trình mẹ. Có thể nào cứ việc tiến hành kiểm tra mà không cần phải có một kế hoạch kiểm tra cụ thể? Có thể nào kiểm tra xong, không cần thiết phải kiểm tra để đánh giá lại tính hợp lý của phương pháp, công cụ sử dụng và mức độ chính xác của kết quả kiểm tra? Và có thể nào những bất cập, yếu kém trong công tác kiểm tra không cần phải khắc phục để cải tiến?

Thông thường, việc lập kế hoạch cho công tác kiểm tra là hết sức cần thiết. Trong nội dung của việc lập kế hoạch kiểm tra chắc chắn không thể thiếu việc cân nhắc các yếu tố rất quan trọng như phương pháp, công cụ kiểm tra, nguồn lực, phương tiện, thời gian, địa điểm, tần suất kiểm tra…Sau khi kiểm tra xong, lại phải kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả, đồng thời phải đánh giá lại tính hiệu quả của phương pháp, công cụ…kiểm tra đã áp dụng. Và cuối cùng vẫn là khắc phục và cải tiến cho khâu kiểm tra để ngày càng hoàn thiện nó. Khâu “Check” tự thân nó lại phải đi qua tất cả các bước của một chu trình PDCA trọn vẹn.

Tương tự như vậy, khâu “Check” của chu trình con màu cam là để kiểm tra lại bản kế hoạch mình viết ra có sai sót gì không, có bất hợp lý ở điểm nào không; còn khâu “Act” của chu trình con màu cam là để khắc phục những sai sót này, nhằm hoàn thiện bản kế họach trước khi chuyển sang khâu “Do” của chu trình mẹ. Hơn bất kỳ khâu nào khác, chính khâu “Plan” trong chu trình mẹ nhất thiết phải đi qua hết các khâu P-D-C-A trong chu trình con thì mới có thể cho ra đời những bản kế hoạch hoàn hảo, hoặc ít sai sót, tạo thuận lợi cho khâu thực hiện về sau.

Khâu “Act” – Hành động

Khâu “Act” trong chu trình mẹ là để khắc phục và phòng ngừa những sai sót, những điểm không phù hợp. Để tiến hành công tác khắc phục hoặc phòng ngừa, một lần nữa, một chu trình PDCA con lại là một công cụ không thể thiếu. Cần có một kế hoạch cụ thể cho việc khắc phục, cần tiến hành khắc phục theo đúng kế họach đó, cần kiểm tra lại kết quả khắc phục và cần tiếp tục khắc phục nữa để cải tiến…Như vậy, kể cả khâu cuối cùng (Act) trong chu trình mẹ cũng không thể bỏ qua việc “tận dụng” các bước PDCA của một chu trình con.

Mỗi chu trình PDCA, về mặt lý thuyết có thể có vô số những chu trình “con”, “cháu” lồng ghép bên trong từ cấp độ cao, rộng đến cấp độ thấp và hẹp dần. Mỗi chu trình con trong hình vẽ III, còn có thể có những chu trình con của nó và cứ thế tiếp tục cho đến các chu trình “cháu”, “chắt”… cho đến khi công việc trở nên đơn giản đến mức không còn cần thíêt phải có một chu trình như thế nữa.

Lưu ý để áp dụng PDCA hiệu quả

• Xem xét việc hoàn thành từng giai đoạn của chu trình với các thành viên
• Cởi mở với những ý tưởng sáng tạo khi đi tìm những giải pháp tiềm năng
• Dành đủ thời gian cho các bước để hoàn thành mục tiêu
• Thiết lập mục tiêu kế hoạch một cách rõ ràng
• Trực quan hóa sơ đồ mối quan hệ và các chỉ số tác động cho từng giai đoạn
• Xác định thời điểm cần đánh giá

Có thể nói chu trình PDCA là một công cụ quản trị và làm việc đặc biệt hiệu quả, có thể được áp dụng cho mọi cấp độ công việc từ cao nhất của cấp lãnh đạo, đến thấp nhất của người công nhân, những nhân viên cấp thấp. Nó là một chu trình cải tiến liên tục, có thể được sử dụng mọi lúc, mọi nơi.

TACASOFT ứng dụng chu trình PDCA vào giải pháp quản trị chuỗi hoạt động quản lý trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Chúng tôi tự tin sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện và gia tăng các giá trị công việc, loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả trong các quy trình thực hiện các task công việc.

Taca Business Consulting,