ERP quản lý kho: xương sống cho kho bãi hiệu quả trong doanh nghiệp

ERP quản lý kho không chỉ là việc đếm hàng. Đó là cả một hệ sinh thái đòi hỏi sự kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận, giúp doanh nghiệp tối thiểu chi phí và tối ưu hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn.

Bạn có biết rằng, một lỗi nhỏ trong quản lý kho bãi có thể khiến doanh nghiệp mất hàng triệu đồng mỗi năm? Để tránh những rủi ro không đáng có, ERP, với khả năng tích hợp hơn 80% các quy trình kinh doanh, là giải pháp hoàn hảo để thống nhất và tối ưu hóa mọi hoạt động. Từ việc dự báo nhu cầu chính xác, tự động hóa đơn hàng đến theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng. 

Hãy cùng bài viết tìm hiểu  ERP quản lý kho sẽ cải thiện hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp như thế nào trong bài phân tích dưới đây

Rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi chưa có ERP quản lý kho phù hợp

Việc quản lý kho bãi kém có thể dẫn đến hàng loạt thách thức về hiệu suất, chi phí và độ chính xác. Khi không có hệ thống ERP quản lý khó, các công ty phải phụ thuộc vào quy trình thủ công và hệ thống rời rạc, gây ra nhiều khó khăn trong quản lý tồn kho, đáp ứng đơn hàng, và mở rộng quy mô hoạt động. Dưới đây là các thách thức cụ thể:

Mức tồn kho không chính xác: 

Việc thiếu hệ thống quản lý kho theo thời gian thực làm giảm độ chính xác trong quản lý tồn kho. Theo một nghiên cứu, có đến 43% doanh nghiệp nhỏ không theo dõi hàng tồn kho hoặc chỉ sử dụng phương pháp thủ công để quản lý. Khi đó, tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, dẫn đến ngừng trệ sản xuất, hoặc tồn kho quá mức, dẫn đến chi phí lưu trữ và lãng phí không cần thiết, xảy ra thường xuyên hơn. Ngoài ra, trong các doanh nghiệp không sử dụng ERP, tỉ lệ lỗi quản lý hàng tồn kho có thể lên đến 20-30%, làm giảm khả năng cạnh tranh và gây ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng.

Thực hiện đơn hàng không hiệu quả: 

Khi quy trình quản lý đơn hàng không được tích hợp trong một hệ thống ERP, công ty dễ dàng gặp phải các vấn đề về chậm trễ giao hàng và sai lệch thông tin, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và giảm uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc xử lý thủ công dễ dẫn đến sai sót, nhất là trong việc quản lý chi tiết số lượng, vị trí và thông tin đơn hàng.

Khó khăn trong việc mở rộng quy mô hoạt động: 

Khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất và phân phối, quản lý nhiều kho hàng hoặc địa điểm lưu trữ thủ công trở nên khó khăn. Theo thống kê từ McKinsey, các công ty tăng trưởng hơn 20% mỗi năm mà không có ERP phải chịu chi phí vận hành tăng trung bình 15-20% để đáp ứng các nhu cầu mở rộng, chủ yếu do các chi phí phát sinh từ việc quản lý kho hàng phức tạp. Việc thiếu sự tích hợp và tự động hóa của ERP khiến các doanh nghiệp mất nhiều thời gian và nhân lực hơn để duy trì hoạt động, gây cản trở cho tốc độ phát triển và giảm khả năng phản ứng linh hoạt trước nhu cầu thị trường.

Tóm lại, việc thực hiện quản lý kho hàng mà không có hệ thống ERP không chỉ làm tăng nguy cơ sai sót và giảm hiệu suất trong quản lý kho, mà còn khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong quá trình phát triển và cạnh tranh. Vậy nên, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quy trình kho trong ERP tiên tiến sẽ hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp bạn như thế nào dưới dây!

Lợi ích khi tích hợp ERP quản lý kho vào hệ thống của doanh nghiệp

Tích hợp đầy đủ và liền mạch trong thời gian thực: Phần mềm ERP quản lý kho được kết nối hoàn toàn với mọi lĩnh vực kinh doanh theo thời gian thực . Điều này có nghĩa là nếu một lô hàng gồm 1.000 áo phông đỏ đến vào sáng thứ Tư và đến chiều thứ Tư, có người mua 100 áo phông đỏ, hệ thống sẽ tự động tính toán lượng hàng tồn kho còn lại ngay khi nhận ra những thay đổi này.

Nhận dạng sản phẩm tốt hơn: Tùy thuộc vào hàng hóa bạn bán, việc xác định sản phẩm bằng số hoặc mã giúp tối ưu hóa tổ chức hàng tồn kho của bạn. Các nhà bán lẻ thường sử dụng số SKU để giúp xác định sản phẩm và theo dõi chuyển động của sản phẩm.

Số sê-ri và số lô thường được sử dụng trong ngành Thực phẩm & Đồ uống hoặc Dược phẩm vì điều quan trọng là phải hiểu được quá trình di chuyển của những sản phẩm này. Những mã nhận dạng này giúp tránh hết hạn và giúp phát hiện ra những sản phẩm bất hợp pháp. Lô/Mẻ cũng có thể cực kỳ hữu ích trong quá trình thu hồi sản phẩm vì bạn sẽ biết chính xác sản phẩm đến từ nhà cung cấp nào và được bán cho những khách hàng nào.

Bảo mật dữ liệu: Khi nghiên cứu phần mềm ERP quản lý kho, có hai loại triển khai: Tại chỗ và Đám mây. Trong những năm gần đây, Phần mềm ERP quản lý kho dựa trên đám mây đã thống trị vì tính bảo mật mà nó cung cấp cho dữ liệu của bạn và yếu tố thân thiện với ngân sách của nó. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho thủ công có thể bao gồm việc sử dụng các chương trình như Excel được lưu trên ổ cứng cục bộ của máy tính, không cung cấp tính bảo mật và tính linh hoạt mà hệ thống ERP có bản sao lưu trên Đám mây có thể cung cấp.

Cải thiện việc ra quyết định: Có quyền truy cập vào dữ liệu lịch sử chính xác như số lượng bóng đá được bán vào mùa hè năm ngoái có thể giúp bạn xác định các biện pháp dự báo. Mua hàng tồn kho quá sớm thực sự có thể gây hại cho việc quản lý hàng tồn kho của bạn vì nó chiếm không gian trong kho của bạn, nơi có thể chứa các sản phẩm khác đang theo mùa. Phần mềm ERP quản lý kho cung cấp cho bạn thông tin bạn cần để đưa ra quyết định tốt nhất cho luồng hàng hóa quản lý hàng tồn kho của bạn. Một ví dụ về báo cáo hữu ích là Báo cáo “Lượt truy cập” hàng tồn kho, báo cáo này nêu bật số lần một sản phẩm xuất hiện trên hóa đơn trong khoảng thời gian báo cáo được chỉ định.

Xem thêm: 

• 4 đề mục phân tích báo cáo hàng tồn kho có thể bạn chưa biết
• Báo cáo xuất nhập tồn – theo dõi hàng hóa trong kho thuận tiền, hiệu quả hơn với hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho

Dịch vụ khách hàng được nâng cao 

Ngoài việc xem xu hướng bán hàng và các báo cáo ứng dụng cơ sở khác, phần mềm ERP được thiết kế để tạo ra bất kỳ báo cáo nào bạn xây dựng. Bạn có thể hiểu sâu hơn về xu hướng mua hàng và hành vi theo bất kỳ cách nào bạn muốn bằng cách sử dụng SQL Server Reporting Services hoặc Power BI . Loại báo cáo này cung cấp cho bạn hiểu biết sâu sắc về những gì khách hàng thích và có thể cho phép nhân viên bán hàng của bạn cung cấp dịch vụ khách hàng hiệu quả hơn vì thông tin dễ tìm và chính xác.

Tăng cường tự động hóa

Có khá nhiều nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho có thể dễ dàng tự động hóa bao gồm cập nhật giá giữa tất cả các kênh bán hàng của bạn hoặc tự động hóa đơn đặt hàng mua . Khi mua hàng hóa từ nhà cung cấp, giá có thể thay đổi, yêu cầu nhân viên của bạn phải tham chiếu chéo giá và số lượng để đảm bảo các con số khớp nhau ở phần cuối. Tự động hóa đơn đặt hàng mua không chỉ giúp nhân viên của bạn đẩy nhanh quá trình mà còn luôn giảm thiểu các lỗi dễ xảy ra do lỗi của con người.

Hướng dẫn thiết lập Quy trình trong ERP quản lý kho

Quy trình kho trong ERP là một trong những phần quan trọng nhất khi thiết lập ERP quản lý kho hiệu quả. Quy trình kho trong ERP sẽ là một chuỗi hoạt động có hệ thống, giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát, và quản lý hàng hóa trong kho một cách khoa học. Mỗi bước trong quy trình này đều đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo sự vận hành hiệu quả, tránh thất thoát, và tối ưu hóa chi phí lưu kho. Dưới đây là 7 bước chi tiết để đảm bảo quy trình quản lý kho hàng hiệu quả:

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước khởi đầu và quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho hàng, tạo nền tảng cho toàn bộ quá trình vận hành tiếp theo. Tại bước này, việc đảm bảo độ chính xác khi nhập kho đóng vai trò then chốt. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng từng lô hàng về chủng loại, số lượng, và chất lượng nhằm tránh các sai sót có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng. Để nâng cao hiệu quả nhập kho, doanh nghiệp có thể chủ động đưa ra các yêu cầu cụ thể về tiêu chí đóng gói, nhằm giúp quy trình diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu thời gian kiểm tra. Các tiêu chí này có thể bao gồm:

• Kích thước và khối lượng tối đa cho mỗi kiện hàng, nhằm đảm bảo hàng hóa dễ dàng được vận chuyển và xếp dỡ.
• Số lượng sản phẩm trong mỗi kiện để hỗ trợ việc kiểm kê nhanh chóng và chính xác hơn.
• Vị trí dán nhãn và thông tin chi tiết trên nhãn, chẳng hạn như mã sản phẩm, ngày sản xuất, hoặc hướng dẫn bảo quản, giúp nhân viên dễ dàng phân biệt và xử lý.

Trong trường hợp nhà cung cấp không thể đáp ứng đúng yêu cầu này, họ cần cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, từ chủng loại, số lượng đến thời gian giao hàng cụ thể. Những thông tin này giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân lực và thời gian tiếp nhận, đồng thời đảm bảo kho hàng hoạt động trơn tru, tránh các gián đoạn không cần thiết trong quản lý tồn kho.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi hoàn tất quá trình nhập kho, bước tiếp theo của quy trình kho trong ERP là lưu kho – quá trình sắp xếp và bảo quản hàng hóa sao cho khoa học và hợp lý nhất trong không gian lưu trữ. Bước lưu kho không chỉ giúp tối ưu hóa diện tích sử dụng mà còn tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng tìm kiếm, lấy hàng nhanh chóng, từ đó cải thiện năng suất và giảm thiểu sai sót. Theo nghiên cứu từ Logistics Bureau, một quy trình lưu kho được thiết kế khoa học có thể giảm đến 20% thời gian xử lý đơn hàng, qua đó đẩy nhanh thời gian đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tăng mức độ hài lòng.

Để đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp nên áp dụng một số nguyên tắc sắp xếp như:

• Phân loại sản phẩm rõ ràng: Hàng hóa được chia theo loại và đặt cùng nhau trên các ngăn kệ riêng biệt, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn khi lấy hàng.
• Thiết kế sơ đồ lưu kho hợp lý: Tối ưu không gian và đường đi trong kho bằng cách sắp xếp các sản phẩm bán chạy hoặc thường xuyên sử dụng ở các vị trí gần lối đi chính. Điều này giúp giảm bớt quãng đường di chuyển và đẩy nhanh tốc độ nhặt hàng.
• Xác định và đánh dấu khu vực lưu trữ: Mỗi khu vực, ngăn kệ nên được đánh dấu rõ ràng bằng các biển số, nhãn dán hoặc mã vạch để nhân viên dễ dàng xác định vị trí của sản phẩm, giảm bớt thời gian tìm kiếm.
• Sử dụng hệ thống quản lý lưu kho: Kết hợp phần mềm quản lý kho với mã vạch giúp theo dõi vị trí, tình trạng của từng loại hàng hóa, tăng tính chính xác và giúp quản lý nắm bắt nhanh chóng khi cần kiểm tra hoặc kiểm kê.

Bằng cách xây dựng một quy trình lưu kho khoa học, doanh nghiệp bạn không chỉ tối ưu không gian kho mà còn nâng cao năng suất làm việc, giảm thời gian phục vụ và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách linh hoạt.

Bước 3: Nhặt Hàng

Nhặt hàng là quy trình thu thập sản phẩm từ kho để chuẩn bị cho đơn đặt hàng của khách hàng. Đây là một trong những giai đoạn tiêu tốn nhiều chi phí nhất trong quy trình kho trong ERP, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho. Việc thực hiện quy trình nhặt hàng hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện độ chính xác, giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Để đạt được hiệu quả tối ưu, quy trình nhặt hàng thường được triển khai theo 3 phương pháp chính:

Chiến Lược “Chọn và Chuyển”

Trong chiến lược “Chọn và Chuyển”, các mặt hàng của một đơn hàng được lựa chọn ở từng khu vực trong kho và lần lượt chuyển qua các khu vực khác nhau cho đến khi tất cả các sản phẩm đã được thu thập đầy đủ, sẵn sàng cho khâu đóng gói và vận chuyển. Mỗi khu vực trong kho có thể được trang bị công nghệ lưu trữ riêng biệt, nhưng để quản lý toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng, phần mềm quản lý hàng tồn kho như ERP là yếu tố không thể thiếu.

Với định tuyến thông minh, hệ thống có thể giúp đơn hàng tránh các khu vực không có sản phẩm cần thiết, tối ưu hóa thời gian hoàn thành đơn hàng. Ví dụ, trong một kho có 5 khu vực, nếu tất cả mặt hàng của đơn hàng nằm ở khu vực 2, hệ thống có thể định tuyến đơn hàng đến thẳng khu vực này mà không cần qua các khu vực khác. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp nâng cao hiệu quả tổng thể.

Chiến Lược “Lấy Hàng Song Song”

Chiến lược “Lấy Hàng Song Song” cho phép mỗi khu vực trong kho làm việc độc lập nhưng cùng hướng tới một đơn hàng chung. Mỗi công nhân được phân công một khu vực riêng, và tất cả các khu vực đồng thời xử lý một đơn hàng song song. Thay vì chuyển sản phẩm từ khu vực này qua khu vực khác, sản phẩm từ các khu vực sẽ được chuyển tới một khu vực hợp nhất, nơi các bộ phận của đơn hàng sẽ chờ để được ghép lại thành đơn hàng hoàn chỉnh.

Lợi ích chính của chiến lược này là người lấy hàng có thể làm việc độc lập, các sản phẩm có thể được xử lý khác nhau tùy vào kích thước và tốc độ tại mỗi khu vực. Ngoài ra, việc hợp nhất trước khi vận chuyển giúp kiểm tra lại toàn bộ đơn hàng, đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu lỗi.

Chiến Lược “Lấy Hàng Theo Đợt”

Với chiến lược “Lấy Hàng Theo Đợt”, người vận hành không lấy từng đơn hàng riêng lẻ mà lấy nhiều mặt hàng cùng một lúc trong một đợt. Trong quá trình này, các mặt hàng từ các khu vực khác nhau được tập trung tại khu vực hợp nhất, nơi đơn hàng sẽ được xử lý trước khi vận chuyển. Thông thường, người vận hành sẽ lấy hàng từ băng chuyền, sau đó chuyển các mặt hàng đến khu vực hợp nhất. Công đoạn này có thể được tự động hóa bằng các thiết bị như Mô-đun băng chuyền ngang hoặc máy phân loại tốc độ cao.

Lợi ích của chiến lược này là tốc độ lấy hàng được tối ưu hóa. Thay vì xử lý từng SKU riêng lẻ, nhân viên chỉ cần tập trung vào số lượng cần lấy để hoàn thành một đợt hàng. Ví dụ, nếu đang xử lý 100 đơn hàng, người vận hành chỉ cần tập trung vào việc lấy 50 sản phẩm, sau đó chuyển sang bước tiếp theo mà không cần quay lại khu vực lấy hàng để hoàn tất đợt đơn hàng.

Chiến lược này thường được áp dụng trong các kho hàng thương mại điện tử, nơi yêu cầu xử lý nhiều đơn hàng trong thời gian ngắn. Việc loại bỏ giai đoạn phân loại trong quy trình giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả. Hơn nữa, khi áp dụng chiến lược này, doanh nghiệp có thể linh hoạt trong việc điều chỉnh nguồn lao động để đáp ứng nhu cầu vào các mùa cao điểm

Bằng cách lựa chọn phương pháp nhặt hàng phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, quy trình nhặt hàng có thể được tối ưu hóa, giảm chi phí và nâng cao độ chính xác trong quản lý kho. Việc này không chỉ giúp tối ưu vận hành kho hàng mà còn đảm bảo khách hàng nhận hàng đúng sản phẩm và đúng thời gian.

Bước 4: Đóng Gói và Xuất Kho

Đóng gói hàng hóa sau khi nhặt hàng cũng là một bước thiết yếu của quy trình kho trong ERP, đảm bảo hàng hóa được bảo vệ an toàn tối đa trong suốt quá trình vận chuyển. Để đạt được hiệu quả này, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đóng gói chuyên biệt, tuân thủ hai yếu tố chính sau:

• An toàn cho hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa được bảo vệ chắc chắn, giảm thiểu rủi ro hư hỏng và va chạm trong quá trình di chuyển.
• Tối ưu khối lượng và kích thước: Đóng gói hợp lý để tiết kiệm chi phí vận chuyển, tránh việc tốn kém do kích thước hoặc trọng lượng đóng gói không tối ưu.

Sau khi hoàn tất đóng gói, hàng hóa sẽ được xuất kho. Tại thời điểm này, hệ thống quản lý kho sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho, giúp duy trì dữ liệu tồn kho chính xác và hỗ trợ hiệu quả các bước tiếp theo trong chuỗi cung ứng.

Xem thêm: Quy trình quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp – Rủi ro và cách quản lý hiệu quả

Bước 5: Xử lý hàng hoàn

Mặc dù việc hoàn hàng không phải là điều mong muốn, nhưng đây là bước không thể thiếu trong quy trình quản lý kho. Doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách rõ ràng và quy trình xử lý chặt chẽ cho việc hoàn hàng, đồng thời ghi nhận cẩn thận các lý do trả hàng để rút kinh nghiệm và giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng trong tương lai. Các quy định xử lý hàng hoàn có thể bao gồm:

• Nhập lại kho, tái chế, sửa chữa, hoặc tiêu hủy hàng hư hỏng: Tùy thuộc vào tình trạng của hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức xử lý phù hợp nhằm tối ưu hóa tài nguyên và giảm thiểu lãng phí.
• Điều chỉnh doanh thu và lợi nhuận: Doanh thu và lợi nhuận liên quan đến các đơn hàng bị hoàn cần được cập nhật và khấu trừ chính xác để duy trì sự minh bạch trong quản lý tài chính.

Bước 6: Kiểm Hàng

Bước tiếp theo không thể thiếu trong một quy trình kho trong ERP là kiểm hàng định kỳ. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của hàng tồn kho, phát hiện sớm những thất thoát, hư hỏng, và kiểm soát sai lệch giữa số liệu thực tế và dữ liệu trên hệ thống. Việc kiểm hàng định kỳ có thể giảm thiểu 20-30% rủi ro thất thoát hàng hóa do các yếu tố như hư hỏng, nhầm lẫn trong quá trình lưu kho hoặc xuất nhập kho.

Để tối ưu hóa quá trình kiểm hàng, doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ quản lý kho hiện đại như máy quét mã vạch và phần mềm kiểm kê tự động, hoặc đơn giản hơn với việc sử dụng phần mềm ERP. Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý kho tự động có thể giảm thiểu đến 50% sai sót trong quá trình kiểm hàng, đồng thời tăng khả năng phát hiện hàng tồn kho không phù hợp.

Các phương pháp kiểm hàng phổ biến gồm:

• Kiểm hàng định kỳ (Cycle Counting): Phân loại và kiểm tra theo nhóm sản phẩm thường xuyên theo chu kỳ, giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt tình hình kho mà không cần dừng toàn bộ hoạt động kho.
• Kiểm hàng toàn bộ (Physical Inventory Count): Thực hiện kiểm tra toàn bộ số lượng hàng hóa trong kho theo một thời điểm nhất định, thường là cuối kỳ tài chính hoặc trong các đợt kiểm kê lớn.

Bước 7: Thống kê và báo cáo

Các báo cáo kho là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hiệu quả quản lý kho, từ đó đưa ra các quyết định nhập hàng, xả hàng một cách chính xác và kịp thời. Sẽ có nhiều phần mềm, công cụ hỗ trợ bạn trong việc theo dõi quy trình quản lý kho như phần mềm ERP hay đơn giản hơn là Excel. Dù bạn sử dụng phần mềm nào, có một số loại báo cáo cần theo dõi bao gồm:

• Sổ kho: Cập nhật chi tiết về xuất, nhập, và tồn kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa lưu chuyển.
• Báo cáo giá trị hàng tồn kho: Đánh giá tổng giá trị hàng hóa hiện có trong kho, hỗ trợ quản lý ngân sách và tối ưu dòng tiền.
• Báo cáo vượt/dưới định mức: Xác định các sản phẩm có mức tồn kho vượt quá hoặc thấp hơn định mức lý tưởng, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Gợi ý nhập hàng: Đưa ra khuyến nghị về việc nhập thêm hoặc giảm bớt hàng tồn, dựa trên xu hướng tiêu thụ và lượng tồn kho hiện tại.
• Báo cáo kiểm hàng: Phân tích nguyên nhân thất thoát và tình trạng hư hỏng của hàng hóa, từ đó hỗ trợ cải thiện quy trình và giảm thiểu tổn thất trong kho.

Những báo cáo này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi hoạt động kho một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ hoạch định các chiến lược nhập – xuất hàng hợp lý, nâng cao hiệu suất quản lý kho và tối ưu hóa chi phí vận hành.

Xem thêm: Warehouse management system- hệ thống quản lý kho: định nghĩa, tính năng, chuyên môn kỹ thuật

Các điều cần lưu ý trong trong ERP quản lý kho

Tuân Thủ Quy Tắc Nhập Trước – Xuất Trước

Quy tắc Nhập trước – Xuất trước (FIFO) là nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Nguyên tắc này yêu cầu rằng hàng hóa được nhập vào kho trước sẽ phải được xuất ra trước. Điều này đặc biệt cần thiết không chỉ cho các sản phẩm dễ hỏng như thực phẩm hay dược phẩm, mà còn cho các mặt hàng khác như thiết bị công nghệ hay thời trang. Mặc dù những sản phẩm này không có hạn sử dụng ngắn, nhưng chúng có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời hoặc không còn phù hợp với thị trường, dẫn đến thiệt hại kinh tế cho doanh nghiệp.

Thiết Lập Mức Tồn Kho Tối Ưu

Mức tồn kho tối ưu là số lượng hàng hóa cần duy trì trong kho để đảm bảo khả năng cung ứng kịp thời khi có nhu cầu. Việc này giúp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và giảm thiểu rủi ro gián đoạn. Để quản lý hiệu quả hàng tồn kho, doanh nghiệp cần xác định rõ mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho mỗi sản phẩm. Các yếu tố cần xem xét để xác định mức tồn kho bao gồm:

• Lượng hàng hóa tồn thực tế: Theo dõi số lượng hàng hóa hiện có trong kho.
• Số lượng đơn hàng từ khách hàng: Dự đoán nhu cầu dựa trên đơn hàng đã nhận.
• Tình hình cung cấp của nhà cung cấp: Đánh giá khả năng cung ứng của nhà cung cấp để lên kế hoạch nhập hàng.
• Tình hình tiêu thụ hàng hóa: Phân tích dữ liệu bán hàng để hiểu xu hướng tiêu dùng và điều chỉnh lượng hàng tồn kho cho phù hợp.

Quản Lý Kho Bằng Mã Vạch

Quản lý kho bằng mã vạch là phương pháp hiện đại giúp tăng tính chính xác và hiệu quả trong việc kiểm soát hàng hóa. Tất cả sản phẩm trong kho cần được dán mã vạch. Khi sử dụng máy quét mã vạch, bạn có thể dễ dàng theo dõi biến động hàng hóa, bổ sung hàng tồn và tránh sai sót trong việc nhập số liệu. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu lỗi do thao tác thủ công.

Kiểm Kho Định Kỳ

Kiểm kê kho định kỳ, nên thực hiện ít nhất 6 tháng một lần, giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng số lượng hàng hóa trong kho khớp với hồ sơ ghi nhận. Ngoài ra, việc kiểm tra chất lượng hàng hóa cũng rất quan trọng để phát hiện các sản phẩm hư hỏng hoặc giảm chất lượng. Để kiểm kê diễn ra hiệu quả, kho hàng cần được sắp xếp một cách khoa học, có thể theo nhóm hàng hóa hoặc theo danh mục sản phẩm.

Mô Hình Lean Manufacturing

Áp dụng mô hình Lean Manufacturing giúp tối ưu hóa quản lý hàng hóa trong kho để đáp ứng nhu cầu thị trường mà không gây lãng phí. Mô hình này mang lại nhiều lợi ích như: Giảm thời gian bốc xếp và luân chuyển hàng hóa; Rút ngắn thời gian tìm kiếm và kiểm kê hàng tồn; Tăng tốc độ sản xuất và cung cấp dịch vụ; Tạo sự linh hoạt trong xử lý tình huống, đồng thời giảm áp lực lên nguồn lực như nhân sự và thiết bị.

Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng

Quản lý kho là một khía cạnh quan trọng của mọi cửa hàng. Việc áp dụng phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao số lượng hàng hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý. Sử dụng phần mềm thay thế cho ghi chép thủ công sẽ giảm thiểu sai sót và tổn thất không đáng có. Doanh nghiệp nên lựa chọn một phần mềm quản lý kho với chi phí hợp lý và dễ sử dụng để tối đa hóa hiệu quả quản lý và giảm lãng phí tài nguyên.

Việc chú ý đến các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý kho, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Xem thêm:

• Phần mềm quản lý kho hàng: Hàng trong kho không còn là “nỗi lo” của doanh nghiệp
• Cách đẩy hàng tồn kho khó tiêu thụ – Giải phóng hàng tồn đọng vốn
• Giải pháp tối ưu chi phí lưu kho nhằm tránh lãng phí

Nâng cao ERP quản lý kho bằng với một vài “thủ thuật” 

Phân tích nâng cao: Hệ thống ERP hiện đại khai thác sức mạnh của dữ liệu để cung cấp thông tin chuyên sâu về hoạt động kho. Bằng cách phân tích xu hướng và mô hình, ban quản lý có thể xác định các nút thắt tiềm ẩn, hợp lý hóa quy trình và đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Điều này giúp doanh nghiệp luôn đi trước đối thủ cạnh tranh và đạt được mục tiêu hoạt động của mình.

Thu thập dữ liệu tự động thông qua RFID: Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) cho phép thu thập dữ liệu tự động và chính xác ở mọi giai đoạn quản lý kho. Bằng cách gắn thẻ RFID vào các mặt hàng tồn kho, hệ thống ERP có thể theo dõi chuyển động của hàng hóa qua kho theo thời gian thực, loại bỏ lỗi thủ công và cải thiện hiệu quả hoạt động chung.

Khả năng di động: Người quản lý kho và nhân viên hiện có thể truy cập dữ liệu hàng tồn kho khi đang di chuyển bằng thiết bị di động của họ. Bằng cách cung cấp quyền truy cập thời gian thực vào thông tin quan trọng, các hệ thống ERP hỗ trợ di động này giúp tăng năng suất, cho phép người dùng đưa ra quyết định tốt hơn và phản ứng nhanh với những thay đổi trong chuỗi cung ứng.

Nâng cao ERP quản lý theo hướng tối ưu với ý kiến chuyên gia sâu sắc và thế mệnh công nghệ độc quyền 

Giải pháp tư vấn triển khai ERP tại TACA được xây dựng dựa trên quan điểm rằng các dự án ERP không chỉ là dự án công nghệ; về cơ bản chúng là những dự án kinh doanh đòi hỏi công nghệ phù hợp. Kinh nghiệm của chúng tôi cho thấy rằng khi triển khai hệ thống ERP, những thất bại chính thường nảy sinh từ cả quy trình, dữ liệu và con người. Do đó, phương pháp triển khai của chúng tôi đặt sự cân nhắc đồng đều cho cả các nhiệm vụ kỹ thuật và tư vấn sâu các hoạt động liên quan đến quy trình và con người giúp tối ưu hóa quản lý.

Khám phá cách thức tự động hóa toàn diện doanh nghiệp với giải pháp ERP chuyên sâu, tối ưu vừa vặn all-in-one (tất cả trong một):

Dịch vụ tư vấn triển khai ERP

Những câu chuyện áp dụng thành công ERP quản lý kho

Một số câu chuyện thành công từ nhiều ngành công nghiệp khác nhau đã chứng minh giá trị gia tăng của việc quản lý quy trình kho trong ERP. Chẳng hạn, gã khổng lồ thương mại điện tử toàn cầu Amazon đã tích hợp một hệ thống quản lý kho tiên tiến vào giải pháp ERP rộng lớn của mình. Hệ thống này không chỉ giúp hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho mà còn cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, cho phép Amazon cải thiện hiệu suất vận hành và giảm thời gian giao hàng xuống dưới 24 giờ cho nhiều khu vực. Kết quả là, Amazon đã tăng cường lợi thế cạnh tranh và trở thành nhà bán lẻ hàng đầu, chiếm khoảng 41% thị phần thương mại điện tử tại Mỹ.

Tương tự, công ty Toyota đã triển khai hệ thống ERP trên toàn bộ mạng lưới kho bãi toàn cầu của mình. Nhờ việc tích hợp các dịch vụ quản lý kho bãi với các quy trình doanh nghiệp khác, Toyota đã tăng năng suất lên hơn 20% và cải thiện khả năng hiển thị chuỗi cung ứng, cho phép họ quản lý tồn kho hiệu quả hơn. Bằng cách giảm thời gian giao hàng từ 48 giờ xuống còn 24 giờ, Toyota không chỉ cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng mà còn giảm chi phí tồn kho đáng kể.

Những câu chuyện thành công này không chỉ chứng minh sức mạnh của hệ thống ERP trong quản lý kho bãi mà còn làm nổi bật những lợi ích đáng kể mà các doanh nghiệp có thể đạt được, từ việc tăng cường hiệu suất đến việc giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đây cũng là nguồn cảm hứng cho các doanh nghiệp đang cân nhắc áp dụng ERP nhằm cải thiện quy trình quản lý kho và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao một số doanh nghiệp chọn thực hiện quy trình kho trong ERP thay vì WMS độc lập

Một số lý do có thể buộc các doanh nghiệp phải lựa chọn hệ thống ERP thay vì nền tảng WMS riêng biệt để quản lý kho. Các giải pháp ERP có xu hướng có chi phí ban đầu thấp hơn và thường bao gồm các khả năng quản lý kho chính trong phạm vi rộng hơn. Phương pháp tiếp cận tất cả trong một này cho phép tích hợp tốt hơn các quy trình kinh doanh trên tất cả các phòng ban, dẫn đến hiệu quả và khả năng ra quyết định được cải thiện. Ngược lại, các nền tảng WMS chuyên dụng cung cấp các chức năng chuyên biệt hơn để quản lý kho nhưng có thể có chi phí cao hơn và yêu cầu tích hợp với các hệ thống hiện có khác.

Các doanh nghiệp nên cân nhắc những yếu tố nào khi lựa chọn hệ thống ERP để quản lý kho?

Các doanh nghiệp nên đánh giá nhu cầu cụ thể của mình dựa trên các chức năng của ERP, cân nhắc các yếu tố như khả năng tích hợp với các quy trình kinh doanh hiện có, tính linh hoạt của hệ thống để tùy chỉnh theo các yêu cầu riêng biệt và tiềm năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Taca Business Consulting,