Phần mềm quản lý tài sản: Trợ lý “Đỡ đần” gánh nặng kiểm kê, đánh giá, quản lý tài sản Doanh nghiệp

Sử dụng các hình thức nhập liệu và lưu trữ thông tin bằng số sách hoặc trên file excel thường gặp khá nhiều khó khăn trong quá trình thống kê số lượng tài sản và hồ sơ hiện có. Khối lượng tài sản của doanh nghiệp thường tăng liên tục theo thời gian nên với những tài liệu cũ sẽ rất khó kiểm soát. Quan trọng hơn là, việc nhập dữ liệu thống kê bằng cách thủ công thường dẫn đến sai sót, hao hụt ngân sách, tài sản công ty. Nếu doanh nghiệp không thể khắc phục tình trạng quản lý tài sản thủ công không hiệu quả thì tài sản của doanh nghiệp cứ hao mòn dần và gây thiệt hại tài chính “trong âm thầm”. 

Để công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản (Asset Management Software) là cần thiết. Vậy phần mềm quản lý tài sản có thể “đỡ đần” những khó khăn gì? Và “đỡ đần” như thế nào? Hãy cùng làm rõ trong bài phân tích của Taca dưới đây.

Những khó khăn trong quản lý tài sản của doanh nghiệp

Tốn nhiều thời gian quản lý của doanh nghiệp

Thời gian nhập dữ liệu, kiểm kê tài sản theo cách thủ công khiến doanh nghiệp mất thời gian, có thể từ 1 tuần cho đến 1 tháng tùy theo quy mô của doanh nghiệp, gây tiêu tốn thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp cho các công tác này. 

Trong thời gian hoạt động, tài sản có thể được luân chuyển đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau, việc quản lý thủ công sẽ mất thời gian để xác định cụ thể vị trí đã được luân chuyển cất giữ 

Không tối ưu, nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản 

Vòng đời của tài sản là việc kiểm soát toàn bộ từ lúc lập kế hoạch mua sắm cho đến khi mua sắm, được cấp phát sử dụng, luân chuyển giữa các phòng ban, đơn vị và thành lý tài sản (khi tài sản hết thời gian khấu hao sử dụng, tài sản hư hỏng và không sửa chữa được)

Quản lý thủ công có thể dẫn đến các sai sót với nguyên nhân chủ quan đến từ con người như việc quên mất phải thực hiện kiểm tra, gây khó khăn trong công tác kiểm kê tài sản. 

Tài sản trong doanh nghiệp thường đề cập đến là tài sản hữu hình, bao gồm nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tuy là những vật dụng hữu hình có thể nhìn thấy, việc quản lý tài sản được cho là dễ dàng, thế nhưng thực trạng đáng báo động tại nhiều tổ chức buộc nhà lãnh đạo phải xem lại cách quản lý, sử dụng tài sản tại đơn vị mình.

Thực trạng kể trên gây lãng phí tài nguyên doanh nghiệp, tốn kém nhiều chi phí hàng năm. Với những doanh nghiệp vừa & lớn, quản lý tài sản không chặt chẽ có thể khiến công ty thất thoát hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng mỗi năm bởi việc mất mát, hư hỏng tài sản.

Tài sản là nguồn lực của tổ chức, tài sản đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động và phát triển doanh nghiệp. Vì vậy công tác quản lý phải được chú trọng nhằm đảm bảo chất lượng và tối ưu hiệu suất sử dụng của tài sản để mang lại nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp

Khó khăn trong kiểm kê tài sản

Việc kiểm kê tài sản là một công việc quan trọng và đòi hỏi sự chính xác cao để đảm bảo rằng các tài sản của doanh nghiệp được quản lý và sử dụng hiệu quả. Tuy nhiên, việc kiểm kê tài sản không phải là một công việc đơn giản, đặc biệt là khi số lượng tài sản của doanh nghiệp quá lớn.

Khó khăn đầu tiên trong việc kiểm kê tài sản là việc phải xác định và đánh giá chính xác từng mục tài sản trong danh sách. Điều này đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác cao để tránh các sai sót trong quá trình kiểm kê.

Khó khăn thứ hai là việc kiểm kê tài sản mất rất nhiều thời gian và nhân lực. Các nhân viên phải thực hiện việc kiểm tra từng mục tài sản một cách kỹ lưỡng, từ việc đếm số lượng đến việc kiểm tra trạng thái và giá trị của tài sản. Việc này đòi hỏi sự tập trung và kiên trì trong quá trình kiểm kê.

Khó khăn cuối cùng là việc kiểm kê tài sản gây khó khăn cho quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phải dừng hoạt động để thực hiện kiểm kê tài sản có thể ảnh hưởng đến năng suất sản xuất, làm giảm doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Sai sót trong quản lý dữ liệu 

Sai sót trong quản lý dữ liệu quản lý tài sản là một trong những vấn đề thường gặp trong quản lý tài sản. Khi dữ liệu thực tế không khớp với các dữ liệu trên báo cáo, điều này có thể gây ra nhiều khó khăn cho quá trình quản lý tài sản của doanh nghiệp.

Vấn đề đầu tiên là khi dữ liệu thực tế không khớp với báo cáo, việc giải trình sẽ trở nên khó khăn hơn. Điều này đòi hỏi nhân viên phải dành nhiều thời gian và công sức để phân tích và giải thích sự khác biệt giữa dữ liệu thực tế và báo cáo. Nếu không được giải quyết kịp thời, việc giải trình có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực, bao gồm mất cơ hội kinh doanh và giảm uy tín của doanh nghiệp.

Vấn đề thứ hai là khi dữ liệu quản lý tài sản không chính xác, điều này có thể ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Khi quyết định được dựa trên dữ liệu không chính xác, điều này có thể dẫn đến những rủi ro và thiệt hại cho doanh nghiệp.

Xác định không chính xác vị trí tài sản (thiết bị, công cụ)

Trong quản lý tài sản, xác định vị trí tài sản, công cụ là một trong những yếu tố quan trọng để giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả và tiết kiệm thời gian, nhân lực và tài nguyên. Tuy nhiên, với khối lượng tài sản lớn, việc lưu trữ và xác định vị trí của tài sản có thể gặp nhiều khó khăn.

Vấn đề đầu tiên là khối lượng tài sản lớn dẫn đến khó khăn trong việc lưu trữ. Khi có quá nhiều tài sản cần quản lý, việc tìm kiếm và xác định vị trí của chúng có thể trở nên rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Do đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống lưu trữ thông minh để đảm bảo tài sản được sắp xếp và lưu trữ đúng cách.

Vấn đề thứ hai là việc không thể tự động phát hiện sự di chuyển của tài sản. Trong một số trường hợp, tài sản có thể bị di chuyển hoặc chuyển sang một nơi khác mà không được ghi nhận. Việc không thể phát hiện sự di chuyển này có thể dẫn đến việc xác định vị trí thiết bị không chính xác, gây ra sai sót trong quản lý tài sản và đôi khi gây mất mát cho doanh nghiệp.

Đánh giá sai mức độ sử dụng của tài sản 

Trong quản lý tài sản, đánh giá mức độ sử dụng tài sản là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo tài sản được sử dụng một cách hiệu quả và mang lại giá trị kinh tế cao cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đánh giá này còn gặp nhiều khó khăn và thách thức.

Vấn đề đầu tiên là chưa có đánh giá về mức độ sử dụng tài sản. Nhiều doanh nghiệp chưa có hệ thống đánh giá mức độ sử dụng tài sản một cách rõ ràng và chi tiết. Điều này dẫn đến việc tài sản không được sử dụng một cách hiệu quả và không mang lại giá trị kinh tế cao cho doanh nghiệp.

Vấn đề thứ hai là đánh giá mức độ sử dụng tài sản còn gặp nhiều khó khăn. Việc đánh giá này đòi hỏi phải xác định được các chỉ tiêu để đánh giá mức độ sử dụng tài sản, từ đó phải đo lường và đánh giá một cách chính xác. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về tài sản và kỹ năng phân tích dữ liệu của các chuyên gia quản lý tài sản.

Không xác định được cụ thể vị trí cất giữ tài sản đã lưu trữ

Khối lượng tài sản lớn, khiến việc lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Tài sản sau khi được kiểm kê sẽ được lưu trữ tại một vị trí nhất định, tuy nhiên theo thời gian, nó có thể được luân chuyển tới các khu vực khác nhau.

Một nguyên nhân chủ quan xuất phát từ con người là việc quên mất việc phải kiểm tra và theo dõi lại tài sản, cũng như việc sửa chữa, thanh lý với các tài sản là thiết bị máy móc và công cụ lao động đã qua sử dụng. Dẫn đến việc thất thoát tài sản lao động gây khó khăn cho việc thống kê và quản lý tài sản.

Tốn thời gian, nhân lực và kinh phí

Việc kiểm tra lại tài sản thường sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian có thể là 1 tuần đến hơn 1 tháng tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sử dụng các phương thức thủ công để nhập liệu không chỉ làm tiêu tốn thời gian và nguồn lực thực hiện mà còn khiến doanh nghiệp mất một khoản chi phí lớn cho quá trình này.

Để giảm thiểu tối đa những khó khăn, rủi ro và thất thoát tài sản. Các doanh nghiệp cần trang bị cho mình một giải pháp quản lý chuyên nghiệp hơn. 

Quản lý tài sản doanh nghiệp là một bài toán khó, để giảm thiểu mọi nguồn lực, chi phí và thời gian cho quá trình này. Đòi hỏi mỗi công ty cần đưa ra được các giải pháp đúng đắn nhằm khắc phục vấn đề trên.

Những vấn đề quản lý tài sản phát sinh phía trên thường do công tác quản lý tài sản trong doanh nghiệp đa phần còn được thực hiện thủ công, lãnh đạo cũng như các thành viên trong công ty đều gặp khó khăn và mất rất nhiều khó khăn trong công tác đánh giá, kiểm kê tài sản định kỳ. 

Cứ động đến “kiểm kê, đánh giá” là lại muốn tiền định vì phải tra cứu “ngụp lặn” trong đống sổ sách, giấy tờ chẳng theo quy luật nào.

Tính năng Phần mềm quản lý tài sản “đỡ đần” doanh nghiệp như thế nào?

Quản lý tài sản chi tiết

Việc quản lý tài sản đòi hỏi rất nhiều thông tin. Việc nhập dữ liệu và quản lý cần rất nhiều thời gian,  liệu khi nhập xong xuôi rồi, bạn mới phát hiện ra đã nhập thiếu, giờ phải lục lại để nhập bổ sung?

Phần mềm quản lý tài sản sẽ hỗ trợ việc nhập thông tin,đáp ứng theo quy trình nghiệp vụ quản lý tài sản. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng trong việc quản lý số lượng tài sản, cập nhật số lượng tăng giảm tài sản thông qua các doanh mục sản phầm được tại sẵn từ trước, trang bị chức năng kiểm soát tự động, phòng tránh việc sai sót khi nhập dữ liệu.

Phần mềm quản lý tài sản sẽ tích hợp nhiều tính năng quản lý, lập danh sách và phân loại tài sản trên nhiều tiêu chí như: loại tài sản, thuộc sở hữu của phòng ban, tổ chức nào, giá trị hay nguồn cấp tài sản. Phần mềm quản lý tài sản   sẽ theo dõi các tài sản đang cho thuê, lịch sử cho thuê tài sản hoặc tài sản biếu tặng, được tài trợ giúp rút ngắn thời gian, chi phí và không trở thành gánh nặng cho nhân viên quản lý.

Tất cả tài sản của doanh nghiệp đều phải được phần mềm quản lý tài sản quản lý chặt chẽ đến từng chi tiết: 

• Tài sản được quản lý dựa theo từng phòng ban, bộ phận sử dụng.
• Cho phép điều chuyển tài sản giữa các bộ phận.

Với một công ty, tập đoàn quản lý tài sản là công việc của nhiều bộ phận. Từ phòng hành chính, kế toán, kinh doanh thì việc xin hay hỗ trợ cấp tài sản sẽ trở nên khó khăn khi xét duyệt bổ sung, hỗ trợ và quản lý tài sản.

• Giám sát tình trạng và thông tin chi tiết của tài sản như thời gian sản xuất, người sử dụng, xuất xứ của sản phẩm…
• Kiểm tra các tài sản đang sử dụng, cho thuê, đi thuê.
• Theo dõi tình trạng của các tài sản do đơn vị tự sắm, được biếu tặng hay tài trợ, viện trợ.
• Quản lý tài sản theo từng nguồn kinh phí

Quản lý danh mục tài sản trên một hệ thống 

Tính năng quản lý tập trung thông tin tài sản trên một hệ thống là bắt buộc đối với một phần mềm quản lý tài sản tiêu chuẩn. Hỗ trợ quản lý tài sản theo phân loại và cập nhật tình trạng tài sản theo thời gian thực – Realtime. Hỗ trợ khai báo nhanh các danh mục tài sản lên hệ thống phần mềm.

Quản lý quá trình sử dụng tài sản 

Đây được xem là tính năng quan trọng nhất ở một phần mềm quản lý tài sản online trên nền tảng SaaS. Sau khi có thông tin tài sản, phần mềm sẽ tổ chức quản lý tài sản theo thông tin người dùng (người được cấp phát) và lưu giữ và hỗ trợ theo dõi tổng quan quá trình cấp phát – thu hồi – báo hỏng – báo mất của một tài sản. 

Hỗ trợ tra cứu, tìm kiếm nhanh thông tin tài sản theo tên người dùng, phòng ban… thông qua bộ lọc thông minh.

Quản lý hồ sơ hành chính của thiết bị:

• Cập nhật và quản lý các hồ sơ như giấy đăng ký, đăng kiểm, kiểm định, bảo hiểm,… của từng tài sản, thiết bị.
• Cập nhật, theo dõi và cảnh báo thông tin thời hạn của các giấy tờ, hồ sơ hành chính của từng tài sản, thiết bị. Quản lý thông tin các đơn vị thực hiện cấp phép, gia hạn các hồ sơ hành chính của thiết bị để thực hiện cấp mới, gia hạn khi cần.
• Đính kèm các tài liệu như hướng dẫn sử dụng/vận hành, tài liệu khuyến cáo, quy định về bảo trì bảo dưỡng của nhà sản xuất,… hoặc các hình ảnh thiết bị, hình ảnh/file scan các hồ sơ hành chính của thiết bị.

Đánh giá lại tài sản

Đánh giá lại tài sản là chức năng cho phép bạn theo dõi sự thay đổi của tài sản. Với chức năng này, phần mềm quản lý tài sản sẽ hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận lại các sự thay đổi về giá trị còn lại, nguyên giá, số năm sử dụng… của tài sản dựa trên biên bản đánh giá, quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Các tài sản được theo dõi chi tiết các tài sản được tăng dựa vào nguồn và nơi sử dụng cũng như là ghi chép lại quá trình giảm tài sản khi đề nghị thanh lý được duyệt.

Kiểm kê tài sản

Khi kiểm kê tài sản luôn là giai đoạn mệt mỏi của bộ phần quản lý và bộ phận kế toán, đặc biệt trong giai đoạn về cuối năm. Giải pháp phần mềm quản lý tài sản sẽ giúp cho mọi tài sản được số hóa. Vòng đòi tài sản sẽ được quản lý theo dõi chặt chẽ theo từng khâu như xuất xứ tài sản, năm sản xuất, năm nhập về sử dụng, nắm rõ được tình trạng của tài sản.

• Cho phép lập biên bản kiểm kê dựa trên quy định kiểm kê của cơ quan.
• Hỗ trợ giám sát quá trình thực hiện kiểm kê tài sản một cách chi tiết.

Bảo dưỡng tài sản

Đối với các công ty quản lý tài sản đòi hỏi phải bảo trì định kỳ hoặc liên tục, các giải pháp quản lý tài sản là một phần không thể thiếu. Phần mềm quản lý tài sản cung cấp tính năng đặt lịch và thông báo lịch bảo dưỡng tài sản, theo dõi chi tiết tính trạng các tài sản được bảo dưỡng, lịch sử dụng tài sản.

• Cho phép bạn lập kế hoạch bảo dưỡng tài sản.
• Ứng dụng giúp doanh nghiệp theo dõi tài sản được bảo dưỡng một cách chi tiết

Quản lý tính hao mòn, khấu hao tài sản

Trên phần mềm quản lý tài sản còn hỗ trợ việc tính toán các giá trị hao mòn, khấu hao tài sản, cập nhật các thay đổi về nguyên giá, giá trị còn lại của tài sản. Nhờ đó việc lập bản kiểm kê tài sản, theo dõi chi tiết quá trình kiểm kê tài sản sẽ trở nên nhanh gọn. dễ dàng hơn.

• Phần mềm quản lý tài sản có khả năng tính hao mòn của cho tài sản dùng trong các hoạt động của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ doanh nghiệp trích khấu hao cho tài sản phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.

Tích hợp phần mềm khác và ứng dụng 

Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp phải linh động tích hợp với các phần mềm và ứng dụng khác (như là phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm kho,….)  trên cùng một nền tảng để tạo thành bộ công cụ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện – một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp đắc lực. 

Sử dụng linh động mọi lúc mọi nơi: Để ban lãnh đạo và nhà quản lý có thể kiểm kê, giám sát và tương tác linh hoạt ở mọi nơi mọi lúc, phần mềm quản lý tài sản công ty cần có phiên bản tương thích với các thiết bị di động như điện thoại hay máy tính bảng 

===> Xem thêm: 5 Best Asset Managment Software – phần mềm quản lý tài sản tốt nhất do Forbes bình chọn

==> Khuyến nghị: 

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý tài sản được cập nhật công nghệ trong vận hành, nhiều tính năng tiện ích tùy chỉnh nâng cao, có thể CUSTOMIZE, CODE riêng đáp ứng đầy đủ theo ngành nghề, nhu cầu thực tế doanh nghiệp. Tránh tình trạng doanh nghiệp sử dụng phần mềm đã lỗi thời, load chậm, thiếu bảo hành, bảo trì, thiếu update, thường xuyên gây ra lỗ hổng, hacker xâm nhập, không tương thích với xu hướng hiện đại.

Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có những danh mục tài sản và đặc trưng tài sản riêng, nếu chỉ áp dụng một phần mềm quản lý tài sản cho tất cả doanh nghiệp sẽ là không phù hợp.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác phần mềm có thể cung cấp những phần mềm từ cơ bản cho đến nâng cao, phù hợp với nhu cầu quản lý tài sản doanh nghiệp của bạn thì Taca rất vinh hạnh khi được trở thành đối tác sẽ mang đến giải pháp số toàn diện đó

Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp,  tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền. Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Taca Business Consulting,