Bên cạnh thách thức từ làn sóng cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, các phòng khám cũng đang phải đối mặt với nhiều vướng mắc trong hoạt động quản lý và vận hành. Quản lý phòng khám theo phong cách truyền thống rườm rà kém hiệu quả là một trong những rào cản lớn nhất tại các phòng khám phát triển mạnh mẽ hơn.
Khi số lượng bệnh nhân tại phòng khám gia tăng, việc ghi chép hoàn toàn bằng thủ công sẽ khiến quy trình tiếp đón và đăng ký khám bệnh trở nên rườm rà, kéo dài thời gian chờ đợi của bệnh nhân. Đối với các bệnh nhân đến tái khám cũng không ngoại lệ. Việc tìm kiếm lại các thông tin bệnh nhân tốn nhiều thời gian, nhất là khi thất lạc các hồ sơ sổ sách khiến việc tìm kiếm, nhập liệu và ghi chú lại phức tạp. Tình trạng này kéo theo hệ lụy quá tải tại hầu hết các phòng khám, khiến phòng khám hoạt động không hết công suất, tốn nhiều chi phí liên quan không cần thiết.
Kể cả các phòng khám tư nhân hay của công đều đang tập trung quá nhiều thời gian cho các thao tác thủ công làm giảm đi thời gian cần thiết cho hoạt động chẩn đoán và chăm sóc bệnh nhân, khiến năng lực khám và điều trị không đạt được hiệu quả cao ⇒ Bệnh nhân không hài lòng với dịch vụ khám chữa của phòng khám.
Tất cả những vấn đề nói trên đòi hỏi các phòng khám cần nhanh chóng đưa vào sử dụng giải pháp quản lý phòng khám chuyên nghiệp và hiện đại – phần mềm quản lý phòng khám (Healthcare Facility Management Software).
Vậy phần mềm quản lý phòng khám (Healthcare Facility Management Software) có thể giải quyết những khó khăn nào mà các phòng khám đang gặp phải, cũng như là lợi ích cụ thể và những tiêu chí của một phần mềm quản lý phòng khám là gì, hãy cùng Taca khám phá trong bài viết dưới đây.
Mở phòng khám cho người mới bắt đầu sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro. Tuy nhiên, đây lại là ước mơ của các bác sĩ. Sau khi học xong, tích lũy được nhiều kinh nghiệm khám chữa, họ muốn sở hữu phòng khám cho riêng mình. Một trở ngại là hầu như các bác sĩ không được đào tạo về cách quản lý và vận hành, những kiến thức về kinh doanh cần thiết.
Để đạt hiệu quả cao hơn bạn có thể tìm kiếm cho mình những nhân viên am hiểu kinh doanh để hỗ trợ bạn trong các lĩnh vực chưa quen thuộc.
Trên đây là một số sai lầm khi mở phòng khám được chia sẻ
Theo thông tư 27/2021/TT-BYT, Bộ Y tế quy định các bệnh viện, cơ sở khám chữa bệnh, phòng khám trên phạm vi cả nước đều phải thực hiện kê đơn thuốc hình thức điện tử.
Việc kê đơn thuốc điện tử giúp nâng cao độ chính xác và hợp lý hóa quy trình dùng thuốc, nhưng nó cũng đặt ra cho bác sĩ một số khó khăn. Nhiều bác sĩ, đặc biệt là những bác sĩ đã quen với việc sử dụng đơn thuốc viết tay vẫn còn loay hoay, chưa nắm rõ thông tin về việc kê đơn thuốc điện tử, cũng như cách thực hiện kê đơn.
Xử lý hóa đơn, viện phí, lịch hẹn khám
Đây luôn là một trong những nỗi ưu lo của người quản lý, bởi vị quản lý theo cách truyền thống bằng Excel, số bút,…thì thông tin dữ liệu liên quan đến lịch hẹn, thông tin biên ai viện phí có thể bị thất lạc, nằm rải rác, lưu trữ ở nhiều nơi.
Vấn đề trong công tác quản lý kho dược
Quản lý theo cách truyền thống, nhập dữ liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót trong việc nhập thuốc, kiểm kê, đối chiếu, hạn sử dụng của thuốc, cũng như là khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng của thuốc nếu bảo quản không đúng quy chuẩn.
Trước đây, việc quản lý thông tin từng bệnh nhân vô cùng khó khăn. Nhiều bác sĩ sử dụng một số biện pháp thủ công để quản lý phòng khám của mình. Chẳng hạn như lưu trữ hồ sơ bệnh bằng file excel, ghi chép thông tin bằng tay… Điều này, khiến bác sĩ mất nhiều thời gian và bệnh nhân phải đợi chờ lâu khi đi khám.
Phòng khám cho rằng việc sử dụng phần mềm quản lý bệnh nhân bằng excel dễ sử dụng không cần cài thêm phần mềm đắt tiền. Nhưng vẫn có thể sắp xếp và truy xuất dữ liệu nhanh chóng.
Tuy nhiên, phần mềm excel không cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ và không thể quản lượng hồ sơ lớn (load chậm mỗi lần mở). Vì chúng là một phần mềm không chuyên dụng để quản lý thông tin. Do đó, excel có thể không đáp ứng được yêu cầu quản lý dữ liệu của một phòng khám.
Trong đa số trường hợp, bác sĩ chỉ có thể giao tiếp với bệnh nhân trong những lần thăm khám trực tiếp, tái khám theo lịch hẹn, thường cách nhau vài tuần hoặc vài tháng. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc giải quyết các thắc mắc, câu hỏi của bệnh nhân, ảnh hưởng đến sự hài lòng của bệnh nhân và kết quả điều trị. Hoặc, nếu bác sĩ muốn tiếp tục theo dõi tình trạng của bệnh nhân sau khám để cho thêm lời tư vấn, dặn dò thì cũng khó thực hiện được.
Quá trình tiếp nhận và điều chuyển thông tin giữa các khâu khám bệnh rất dễ xảy ra sai sót. Với các đơn thuốc viết tay, tình trạng bác sĩ đưa nhầm thuốc cũng không còn xa lạ. Điều này ảnh hưởng không tốt đến sự trải nghiệm của bệnh nhân. Đồng thời, dịch vụ tại phòng khám dễ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp.
Việc nhập dữ liệu bằng tay cho từng giai đoạn sẽ tốn nhiều thời gian. Nhân viên y tế và cả bệnh nhân phải mất thời gian chờ đợi. Đồng thời, việc tìm kiếm và trích xuất cũng gây khó khăn, lại chưa tính đến thất thoát dữ liệu.
Bên cạnh đó, bác sĩ thường phải tính toán chi phí chi trả cho nhân viên tại phòng khám. Cùng với đó là các chi phí tổn thất khác. Khi ấy bác sĩ sẽ khó kiểm soát được chi phí đã thanh toán.
Quy trình khám chữa bệnh phải thông qua nhiều bước trung gian. Hầu như các bác sĩ mỗi lần làm xét nghiệm đều phải ghi chép lại thông số. Quy trình này dễ xảy ra sai sót khi bác sĩ ghi nhầm.
Bên cạnh đó, các thiết bị y tế hoạt động riêng lẻ. Vì vậy, bác sĩ khó kiểm soát dẫn đến kết quả chẩn đoán cho ra bị sai lệch.
Khó khăn trong việc quản lý báo cáo
Khó khăn trong việc quản lý báo cáo cho tiết tình hình kinh doanh của phòng khám, báo cáo xuất nhập tồn, thống kế các phiếu điều trị, …. chủ phòng khảm gặp khó khăn trong việc có cái nhìn tổng thể, nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của phòng khám.
Phần mềm quản lý phòng khám giúp chủ phòng khám quản lý hiệu quả lịch khám bệnh của bệnh nhân, đảm bảo rằng bệnh nhân được khám đúng giờ và đúng bác sĩ.
Ngoài ra còn giúp theo dõi mọi hoạt động của phòng khám, bao gồm số lượng bệnh nhân đặt lịch, số lượng bác sĩ làm việc, doanh thu khám bệnh và doanh thu bán thuốc.
Việc sử dụng phần mềm giúp cho chủ phòng khám có thể theo dõi mọi hoạt động của phòng khám trên thiết bị có kết nối internet. Số lượng bệnh nhân đặt lịch cũng như tới khám hàng ngày, lượng bác sĩ làm việc hoặc doanh thu khám bệnh, doanh thu bán thuốc đều có thể xem trên điện thoại di động.
Khi triển khai phần mềm quản lý phòng khám, các cấp quản lý, lãnh đạo của bệnh viện, phòng khám có thể dễ dàng và thuận tiện theo dõi toàn bộ lịch khám chữa bệnh của của bệnh nhân bất cứ lúc nào, thông qua nhiều thiết bị như Laptop, máy tính bàn hoặc các thiết bị di động. Chúng ta sẽ quản lý được chính xác số lượng bệnh nhân đã hẹn lịch khám mỗi ngày, số lượng bác sĩ đang làm việc, các vấn đề phát sinh trong lịch khám,…
Phần mềm quản lý phòng khám giúp giảm chi phí nhân sự và quản lý bằng tự động hóa quy trình. Hồ sơ giấy tờ truyền thống được thay thế, giúp giảm chi phí in ấn và lưu trữ. Điều này giúp phòng khám tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.
Việc sử dụng phần mềm quản lý cơ sở y tế giúp cho phòng khám có thể giảm chi phí nhân sự, chi phí quản lý do được tự động hóa các quy trình vận hành. Thêm vào đó, hồ sơ giấy tờ truyền thống được thay thế còn giúp giảm được chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý hồ sơ.
Phần mềm quản lý phòng khám cũng giúp cho việc vận hành và kiểm soát mọi quy trình thanh toán viện phí của bệnh nhân được tự động hóa thông qua một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, vấn đề tài chính của các bệnh viện, phòng khám sẽ không xảy ra gian lận, sai sót hay thất thoát khi báo cáo và thống kê ngân sách.
Phần mềm quản lý phòng khám cải thiện chất lượng dịch vụ bằng việc tối ưu hóa quy trình, tăng tính chính xác và hiệu quả, theo dõi hiệu quả điều trị và giảm sai sót.
Loại bỏ được tình trạng chờ đợi lâu, chen lấn tại cơ sở y tế do việc tiếp nhận thông tin và phân loại bệnh nhân diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác. Từ đó, các bệnh nhân sẽ có sự công bằng và giúp tiết kiệm thời gian cũng như tạo môi trường khám bệnh hiện đại.
Bác sĩ khi sử dụng phần mềm quản lý sẽ tra cứu lịch sử khám chữa bệnh một cách dễ dàng, giúp việc chẩn đoán bệnh nhanh chóng và hiệu quả. Bệnh nhân sẽ được trả kết quả khám, chữa bệnh qua ứng dụng rất thuận tiện.
Giảm thiểu sự sai sót, thất lạc giấy tờ do sử dụng đơn thuốc điện tử. Việc lưu chuyển thông tin và năng suất làm việc được tăng lên khi không cần phải dùng hồ sơ giấy truyền thống.
Việc vận hành và kiểm soát các quy trình thanh toán được diễn ra một cách tự động và được ghi nhận chi tiết qua hệ thống máy tính. Vì vậy việc thanh toán viện phí sẽ dễ dàng quản lý và không xảy ra gian lận, thất thoát khi thống kê ngân sách.
Phần mềm quản lý phòng khám giúp tối ưu thời gian quản lý khám chữa bệnh bằng cách loại bỏ các thủ tục bằng giấy tờ cùng công cụ sắp xếp lịch hẹn.
Thông tin được lưu chuyển tự động thì người bệnh sẽ không phải chờ đợi và nhanh chóng được khám bệnh. Điều này giúp phòng khám tối ưu thời gian quản lý khám chữa bệnh rất nhiều.
Việc loại bỏ các thủ tục bằng giấy tờ cùng công cụ sắp xếp lịch hẹn, thông tin được lưu chuyển tự động thì người bệnh sẽ không phải chờ đợi và nhanh chóng được khám bệnh. Điều này giúp phòng khám tối ưu thời gian quản lý khám chữa bệnh rất nhiều.
Với phần mềm quản lý phòng khám, việc tiếp nhận hồ sơ và tiến hành phân loại bệnh án sẽ được diễn ra rất nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó, cả phía phòng khám lẫn các bệnh nhân đều sẽ tiết kiệm được công sức, thời gian, tạo nên một môi trường khám chữa bệnh chuyên nghiệp, hiện đại nhất có thể.
Mỗi phòng khám có quy mô hoạt động khác nhau. Bác sĩ cần phải biết số lượng nhân viên và số lượng bệnh nhân tại phòng khám để có thể lựa chọn gói phần mềm phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.
Nếu phòng khám có quy mô lớn khoảng từ 100-200 nhân viên và có số lượng bệnh nhân lớn, bác sĩ nên chọn phần mềm có tính năng tạo nhiều tài khoản người dùng và phân quyền sử dụng, phần mềm cũng nên có khả năng phân bổ công việc của nhân viên để giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng sự hài lòng của bệnh nhân.
Nếu phòng khám có quy mô nhỏ (từ 1-5 nhân viên), thì nên chọn gói phần mềm có giá thành thấp, phân quyền truy cập và có tính năng cơ bản như quản lý thông tin bệnh nhân, toa thuốc và tài chính.
Chủ phòng khám nên tính toán tổng chi phí khi cài đặt phần mềm và doanh thu của phòng khám để đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.
Tính năng phần mềm quản lý phòng khám
Đối với bênh nhân tái khám nhiều lần, mỗi lần bệnh nhân đến chúng ta lại “lò dò” thông tin của bệnh nhân trong số hoặc excel, xem xem họ đã trị liệu gì, đã uống thuốc gì, có đi khám đều theo dặn dò của bác sĩ không. Trong trường hợp bệnh nhân không đi tái khám theo dặn dò của bác sĩ, liệu rằng có cách nào nhắc nhở họ không?
Câu trả lời là có. Phần mềm quản lý phòng khám có thể “lọc” ra những thông tin về những lần tái khám tiếp theo của bênh nhân và tích hợp với SMS để gửi thông tin tái khám hàng loạt tới những bệnh nhân này. Cụ thể hơn phần mềm quản lý phòng khám này có thể kiểm soát được:
Ấn tượng ban đầu phòng khám mang lại cho khách hàng đến khám phòng khám của bạn rất quan trọng. Nếu bạn để khách hàng phải đợi quá lâu cho những thủ tục giấy tờ mà đôi khi họ không hiểu thay vì thời gian chuẩn đoán và kê đơn từ bác sĩ. Rất khó để khách hàng có ấn tượng TỐT với phòng khám và tất nhiên từ chối dịch vụ vào lần sau. Phần mềm quản lý phòng khám có thể giảm thiểu các công việc điền đơn hay một số vấn đề khác để khách hàng của bạn có thể được khám nhanh chóng hơn.
===> Xem thêm : Phần mềm CRM -Lựa chọn trợ lý áo giúp Doanh nghiệp tăng điểm chạm khách hàng
Phần mềm quản lý phòng khám này cũng góp phần quản lý bệnh nhân khám nhiều lần trong ngầy, giảm thiểu tính trang bệnh nhân khám cùng một bệnh ở nhiều trạm khác nhau. Theo dõi được tính trạng KÊ KHỐNG đơn thuốc.
Phần mềm phân quyền cho phép một vài người dùng nhất định như: dược sĩ, kế toán dược, trưởng khoa dược, được quyền quản lý thông tin nhập được từ những nhà cung cấp dược phẩm. Còn lễ tân hay bác sĩ kê đơn có thể theo dõi xem trong kho còn những thuộc gì, nếu cần nhập thêm có thể gửi yêu cầu nhập thêm cho dược sĩ, kế toán dược, nói chung là người phục trách nhập. Quản lý kho dược sẽ dễ dàng hơn nếu phần mềm quản lý phòng khám có thể:
Dù chủ phòng khám đang ở bất cứ đâu, bạn ván có thể làm việc được, chỉ cần có mạng bạn có thể lấy được bất kỳ báo cáo nào bạn cần một cách nhanh chóng như: báo cáo xuất nhập tồn, danh sách người khám bệnh,….Những báo cáo này cũng tương đối dễ lấy chỉ qua vài cú click chuột, thay vì bạn phải yêu cầu thúc giục nhân viên lập cho bạn.
Không còn những file Excel dữ liệu “khổng lồ” mỗi lần load phải đợi rất lâu hay những giấy tờ quan trọng lưu trữ trong thời gian dài bị hư hỏng. Cơ sở dữ liệu của bạn vẫn an toàn, vẫn có ngay mỗi khi bạn cần. Phần mềm quản lý phòng khám dựa trên điện toán đám mây cho phép lưu trữ khối lượng dữ liệu khổng lồ ấy và nhà cung cấp phần mềm sẽ là người thay bạn duy trì phần mềm và mã hóa bảo mật thông tin phòng khám cảu bạn an toàn.
Những thông tin mà phòng khám có thể lưu giữ bao gồm:
Cơ sở dữ liệu cần được thiết kế vừa có tính bảo mật vừa dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm nhanh chóng thông tin về bệnh nhân và quá trình điều trị tại phòng khám.
Phần mềm quản lý phòng khám cần đơn giản và thao tác dễ sử dụng. Để nâng cao tốc độ làm việc và độ chính xác trong hoạt động quản lý, các tính năng và đề mục cần rõ ràng và thao tác càng đơn giản càng tốt.
Ngoài ra, phần mềm quản lý phòng khám cần được thiết kế hỗ trợ đa dạng hệ điều hành như iOS, Android, macOS, Windows, Linux... để bác sĩ có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau mà không cần lo lắng về tính tương thích.
Mỗi phòng khám có quy trình khám chữa bệnh khác nhau nhưng việc bảo mật thông tin bệnh nhân luôn được đặt lên hàng đầu vì đây là hạn chế lớn của phòng khám khi chưa được trang bị bộ bảo mật thông tin cao.
Thông tin bệnh án và thông tin của bác sĩ cần được bảo vệ theo các tiêu chuẩn như HIPAA, ISO và phải có khóa password ID hoặc sinh trắc học để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bác sĩ.
Một phần mềm quản lý phòng khám hiệu quả cần giúp bác sĩ giữ và tăng tương tác với bệnh nhân, giúp bác sĩ giải đáp kịp thời những thắc mắc sau khám của người bệnh, đưa thêm sự tư vấn hợp lý, vừa giúp nâng cao hiệu quả của việc khám chữa bệnh, vừa tăng sự tín nhiệm của bệnh nhân đối với phòng khám bác sĩ.
===> Xem thêm:
Phần mềm quản lý doanh nghiệp: Kinh nghiệm lựa chọn và triển khai quy trình
Ứng dụng Phần mềm hóa đơn điện tử trong Doanh nghiệp
Hospital Management Software – Phần mềm quản lý ý tế tốt nhất 2023
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác phần mềm có thể cung cấp những phần mềm quản lý từ cơ bản cho đến nâng cao, phù hợp với nhu cầu quản lý phòng khám của bạn thì Taca rất vinh hạnh khi được trở thành đối tác sẽ mang đến giải pháp số toàn diện đó
Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó có phần mềm quản lý phòng khám, tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền.
Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.
Taca Business Consulting,
Trụ sở chính: Tầng 2 tòa A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 0982 518 586
Support@taca.edu.vn
Vincom Đồng Khởi, Quận 1, TP. HCM
Hotline: 0985 611 911