Phần mềm quản lý khách sạn: “Trợ lý” Giảm tải khối lượng công việc “khổng lồ” và Tăng khả năng cạnh tranh trên “mặt trận” Dịch vụ khách hàng

Quản lý khách sạn bằng những giải pháp truyền thống không còn hiệu quả. Việc quản lý bằng giấy tờ, sổ sách hay những phần mềm có sẵn trên máy tính gặp nhiều sai sót – đã không còn là phương pháp thông minh để quản lý khách sạn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang quá tải trong xử lý thông tin khách hàng, không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng; khối lượng công việc quản lý ngày càng nhiều, dù có “ba đầu sáu tay” cũng xuể, dẫn đến hiệu quả quản lý đi xuống và thường xuyên phải giải quyết các vấn đề bất chợt phát sinh từ khách hàng,…..

Thì giờ là lúc doanh nghiệp của bạn tìm đến giải pháp số – phần mềm quản lý khách sạn hay phần mềm quản lý tài sản khách sạn (Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management Software)

Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management Software) không chỉ giúp quản lý hiệu quả chuyên nghiệp các công việc vụn vặt như quản lý đặt phòng, tình trạng phòng, quản lý buồng phòng, …mà còn cung cấp các giải pháp quản lý doanh thu, quản lý khách hàng, thống kê và dự báo, cung cấp báo cáo cho các vấn đề quản trị một cách nhanh chóng

Hơn hết , dù bạn đang kinh doanh gì, khách sạn nhỏ, bình dân hay các khách sạn lớn 3 sao – 5 sao, nhà nghỉ,…thì Phần mềm quản lý khách sạn cũng vẫn dành cho doanh nghiệp của bạn

Trong bài viết dưới đây Taca sẽ phân tích những khó khăn mà công việc quản lý kinh doanh khách sạn nhà nghỉ đang gặp phải và cách mà Phần mềm quản lý khách sạn có giảm tải khối lượng công việc “khổng lồ” của người quản lý và cải thiện hiệu quả kinh doanh trên thị trường kinh doanh ngày một khắc nghiệp hiện nay

Vấn đề nhức nhối trong công tác quản lý khách sạn 

Quản lý khách sạn là một vị trí phải giải quyết khối lượng công việc cực kỳ lớn mỗi ngày. Trong dài hạn, công việc quản lý khách sạn bao gồm lập và triển khai kế hoạch kinh doanh khách sạn với các bên liên quan xây dựng quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho khách sạn, cũng như là quản lý đào tạo nhân sự. Ngoài ra, công việc mà ngày nào quản lý khách sạn phải làm đó là quản lý, điều phối hoạt động khách sạn (thường xuyên kiểm tra chất lượng phòng khách, vệ sinh, rà soát sản phẩm, dịch vụ phục vụ khách hàng và công tác bảo trì,….). Khi khách sạn gặp phải sự cố (Khách hàng phàn nàn chất lượng dịch vụ, khách hàng bị ngộ độc, cháy nổ,….) thì quản lý khách sạn cũng phải “đưa đầu ra gánh”, nhanh chóng phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý có hiệu quả các sự cố, vấn đề phát sinh để đem lại sự hài lòng cho khách hàng. 

Nói chúng là khối lượng công việc mà quản lý khách phải đảm nhận là vô cùng nhiều, nếu quy mô khách sạn (nhân viên,số phòng, …) càng lớn công việc này lại càng vất vả hơn. 

Quản lý khách sạn bằng những giải pháp truyền thống không còn hiệu quả. Việc quản lý bằng giấy tờ, sổ sách hay những phần mềm có sẵn trên máy tính nhiều khi sẽ không tránh khỏi những nhầm lẫn và sai sót. Bạn sẽ khó có thể lường trước những rủi ro, tình trạng không đồng bộ dữ liệu và làm việc rời rạc trong cả hệ thống.

Quản lý tài sản

Có quá nhiều công việc mà người quản lý cần quan tâm và kiểm soát để đảm bảo hoạt động của khách sạn diễn ra suôn sẻ.

Phần mềm quản lý khách sạn – quản lý tài sản

Số lượng tài sản lớn và danh mục phức tạp

Mỗi một khách sạn hay resort ngoài những trang thiết bị lớn như giường, tủ, máy tính, quầy bar,…thì còn có rất nhiều các loại cốc, bát, đĩa, thìa, dĩa,…. Các loại bát, đĩa, cốc,…không chỉ là vật dụng để chứa các món ăn phục vụ khách hàng mà còn thể hiện phong cách và đẳng cấp của khách sạn ấy. Chính vì thế, các loại tài sản nhỏ này không chỉ có số lượng lớn, giá trị mà còn đa dạng về kích thước, màu sắc và mục đích sử dụng. Khó khăn cho các nhà quản lý là làm thế nào để kiểm soát hết được toàn bộ những đồ dùng nhỏ như vậy

===> Để quản lý hiệu quả nhiều dụng cụ nhỏ như vậy, các khách sạn nên tiến hành phân loại tài sản theo khu vực, phòng ban sử dụng, tính chất, màu sắc, chất liệu…khi số liệu về tài sản đủ chi tiết, cụ thể và lưu trữ thông tin về vị trì của các loại vật dụng nhỏ này tại phần mềm quản lý khách sạn, mục quản lý tài sản. Để khi cần một loại thìa, nhân viên khách sạn chỉ cần tra thông tin trên máy tính để bàn, đến chính xác vị trị trong kho để lấy số này, không cần mất công di chuyển ngược xuôi trong kho để tìm.  

Tem nhãn cho các loại tài sản

In tem nhãn cho các loại tài sản trong khách sạn không còn là điều quá xa lạ đối với nhiều nhà quản lý. Mỗi một loại tem nhãn đều chứa đầy đủ thông tin và có thể dễ dàng tra cứu nhờ sử dụng QR Code để quét và trả về thông tin giúp công việc quản lý cũng như kiểm kê tài sản trở nên đơn giản và nhanh chóng

Vật liệu để tạo nên tài sản trong khách sạn khá phong phú như: Vải, đồ gốm sứ, thủy tinh, inox, sắt, mây tre, đồ gỗ… chính vì sự đa dạng về chất liệu khiến cho việc tìm kiếm các loại tem nhãn phù hợp với chất liệu, môi trường và đặc tính sử dụng của mỗi loại tài sản là khác nhau. 

Điển hình như với những loại tài sản cố định có kích thước lớn như giường, tủ, bàn ghế (thường chất liệu là gỗ hoặc mây tre, inox), máy tính,… ít bị di chuyển hay tiếp xúc với môi trường có chất tẩy rửa thì việc lựa chọn loại nhãn phù hợp trở rất đơn giản và bảo quản được lâu dài.

Tuy nhiên, đối với các loại tài sản có bề mặt nhỏ, chất liệu đặc thù như bát, đĩa, thìa, dao, dĩa… thường xuyên được sử dụng và tiếp xúc nhiều với môi trường có hóa chất như nước rửa chén thì việc làm sao để bảo quản nhãn trên các vật dụng là một vấn đề khiến nhiều nhà quản trị đau đầu.

===> Với việc sử dụng phần mềm quản lý quản lý khách sạn thì  nỗi lo đó của nhiều khách sạn sẽ được giải quyết.

Nhiều phần mềm quản lý khách sạn cho phép tích hợp với nhiều loại tem nhãn tài sản khác nhau để phù hợp với yêu cầu và mục đích sử dụng của từng loại tài sản. Ngoài các loại tem nhãn thông thường, các khách sạn, resort có thể ưu tiên lựa chọn loại tem nhãn có gắn chip điện tử hỗ trợ cho việc xác định vị trí của tài sản như tem nhãn Rfid (Radio Frequency Identification – nhận dạng bằng sóng vô tuyến) được sử dụng khá nhiều khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý kho.

Một loại nhãn khác đang được sử dụng khá rộng rãi ở một số hệ thống khách sạn lớn đó là loại nhãn có cán màng bảo vệ, cho phép nhãn tiếp xúc với môi trường ẩm ướt, môi trường hóa chất mà không sợ bị bay màu chữ, rách nhãn hay hỏng nhãn.

Quản lý đổ vỡ tài sản 

Một trong những khó khăn trong công tác quản lý tài sản trong khách sạn phải kể đến đó là quản lý đổ vỡ tài sản.

Mỗi một khách sạn thường có rất nhiều các công cụ, dụng cụ có chất liệu làm bằng sứ hoặc thủy tinh như bát, ly, bình hoa,…đặc điểm của các loại tài sản này là rất dễ vỡ và nhiều loại có giá thành rất cao. Việc làm vỡ các loại chén bát đôi khi không đến từ phía nhân viên của khách sạn mà do các khách hàng đặc biệt là trẻ nhỏ. Trẻ nhỏ luôn hiếu động và chạy nhảy ở khắp mọi nơi đôi khi thiếu sự sát sao từ bố mẹ rất có thể va vào đâu đó và làm đổ cả chồng bát đĩa gây ra tổn thất lớn. Có thể thấy đa phần việc thất thoát tài sản trong khách sạn đều có nguyên nhân từ những việc đổ, vỡ không đáng có này.

===> Khi được triển khai phần mềm quản lý khác sạn, nếu xảy ra tình trạng trên, nhân viên của khách sạn có thể nhanh chóng báo lên hệ thống một cách dễ dàng, phía hệ thống sẽ tự động cập nhật phần tài sản bị mất hoặc hỏng, nguyên nhân từ phía nhân viên hay khách hàng.

Thông tin được cập nhật kịp thời và số liệu thống kê giúp quản lý khách sạn có thể đưa ra phương án giải quyết để giảm thiểu tối đa các tình huống tương tự trong tương lai. 

Quản lý chu kỳ sử dụng khăn, chăn ga

Thay chăn, ga, gối, nệm là một trong những công việc bắt buộc ở mỗi một khách sạn hay resort có thể là thay thế đồ sạch cho đồ bẩn hoặc thay mới hoàn toàn. Tuy nhiên không phải lúc nào muốn thay là được, việc xác định đúng được chu kỳ thay và thời điểm thay mang đến nhiều lợi ích cho khách sạn như:

• Mang sự hài lòng cũng như sức khỏe đến cho khách hàng.
• Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
• Tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực.

Với các loại chăn ga, gối, nệm được gắn nhãn vải và quét mã vạch kiểm kê định kỳ, toàn bộ thông tin về quá trình sử dụng, ngày sử dụng, nhân viên, phòng,… sẽ đều được cập nhật đầy đủ trên hệ thống. Từ đó việc thay thế khăn, chăn ga dựa trên số lượng chu kỳ sử dụng sẽ giúp nhà quản lý biết được chính xác khi nào cần thay thế một cách có hệ thống phần mềm quản lý khách sạn.

===> Phần mềm quản lý khách sạn cũng có thể đưa ra cảnh báo để thời gian định kỳ thay chăn ga. Hoặc khi có một sự cố nào đó phải thay chăn ga trước thời gian định kỳ, việc này cũng được cập nhật lên hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, và “bộ não” phần mềm sẽ nhờ cho chúng ta chính xác căn phòng đó có thời gian thay chăn ga khác các căn phòng khác, mà không tốn thêm chi phí nào.

Sửa chữa, bảo hành định kỳ các thiết bị điện tử

Các thiết bị điện tử trong khách sạn đa dạng về nhiều chủng loại như TV, máy tính, điều hòa, tủ lạnh, máy fax,…Có nhiều loại có thể ít khi được sử dụng nhưng có những loại lại luôn phải làm việc hết công suất như điều hòa ở các phòng hay tủ lạnh ở nhà bếp,…

Qua mỗi một thời kỳ sử dụng, các loại tài sản sẽ gặp các vấn đề hỏng hóc nhất định hoặc phải yêu cầu được bảo hành định kỳ mới có thể hoạt động hết công suất và đem lại hiệu quả. Tuy nhiên thì nhiều khách sạn, resort hiện nay gặp phải tình trạng đó là chậm trễ trong quá trình sửa chữa, cũng như bảo hành các thiết bị do quy mô về số lượng các thiết bị là rất lớn dẫn đến nhiều tài sản không được hoạt động một cách trơn tru, thậm chí nhiều loại không kịp thời sửa chữa dẫn đến không thể sử dụng được nữa. Điều này là giảm trải nghiệm của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ. Công khắc phục và xử lý các vấn đề và khiếu nại của khách hàng đôi khi không được hoàn hảo nếu có quá nhiều công việc quản lý ập đến cũng lúc. Kết quả là khách hàng xách vali rời đi và không bao giờ quay trở lại với khách sạn lần 2.

===> Bằng việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, kế hoạch kiểm định, bảo trì cũng như là mua bảo hiểm cho thiết bị sẽ tự động được lập. Ngoài ra, các nhân viên quản lý buồng phòng có thể dễ dàng báo hỏng đối với các loại tài sản để phòng kỹ thuật nắm rõ tình hình, lên kế hoạch sửa chữa tài sản. Các thông tin liên quan đến quá trình sửa chữa cũng được cập nhật trên hệ thống để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Thêm vào đó, tài sản hết hạn sử dụng, hỏng,… được dễ dàng xác định trên phần mềm để đưa vào đề nghị thanh lý tài sản, sau khi đề nghị được duyệt, tài sản sẽ được đưa vào biên bản thanh lý để hoàn tất vòng đời quản lý tài sản.

Quản lý kho hàng tài sản, công cụ dụng cụ

Kho tài sản, công cụ dụng cụ là một bộ phận không thể thiếu của mỗi khách sạn, là nơi nhập cũng như xuất các loại tài sản dùng cho từng phòng ban trong khách sạn. Quản lý làm sao để chặt chẽ về lượng hàng tồn kho một cách chi tiết? Làm sao để luôn có đủ lượng dự phòng mà không quá dư thừa? Khi nào cần mua sắm và làm sao chủ động được kế hoạch mua sắm?

Với phần mềm quản lý khách sạn, toàn bộ vật tư, hàng hóa,…trong kho của bạn sẽ được quản lý hiệu quả bằng hệ thống mã vạch. Phần mềm cũng giúp bạn giải quyết các nghiệp vụ quản lý kho như theo dõi lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, chuyển kho,…. Hệ thống cảnh báo giúp bạn luôn đảm bảo được lượng tồn kho theo quy định không dưới mức tối thiểu và không quá mức tối đa từ đó đảm bảo được tài sản, vật tư thay thế và tiết kiệm được dư thừa. Số liệu tồn kho và định mức giúp cho công tác dự báo chính xác hơn từ đó kế hoạch mua sắm trở lên chính xác và hiệu quả hơn.

Khó khăn trong quản lý và theo dõi nhân viên

Tính chất công việc của nhân viên kinh doanh thường khá linh hoạt do phải làm việc với các đối tác, khảo sát thị trường,…. Với cách quản lý khách hàng truyền thống như hiện tại, nhà quản trị rất khó để theo dõi và quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên.

Các quy trình đánh giá vẫn còn mang tính thủ công, chưa chuyên nghiệp và thường được thực hiện trên các công cụ như email, excel. Các báo cáo tổng hợp hàng ngày không lượng hóa được hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, việc đánh giá nhân viên dễ mang quyết định cảm tính, không thực sự phản ánh đúng hiệu quả làm việc.

Dịch vụ khách hàng không thể cải thiện dù đã cố gắng hết sức

Không khai thác triệt để data khách hàng tiềm năng 

Phân tán thông tin dẫn đến thiếu thông tin giao tiếp giữa các bộ phận là khó khăn trong quản lý khách hàng của doanh nghiệp. Vấn đề này có thể gây ra tình trạng không nhận định hoặc không khai thác data khách hàng tiềm năng.

Chính điều đó sẽ khiến cho việc quản trị data khách hàng trở nên yếu kém, mất đi cơ hội bán hàng tiềm năng. Hơn nữa, nó cũng khiến cho khách hàng không đề ra những kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả, mất đi tính chuyên nghiệp và uy tín trên thị trường.

Phản hồi của khách hàng bị quên hoặc bỏ sót 

Nhiều tình huống khách hàng đã phản hồi bằng tin nhắn, email,… về vấn đề hay nhu cầu của họ với sản phẩm nhưng không được xử lý. Việc bỏ sót phản hồi của người mua là một khó khăn trong quản lý khách hàng mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Nguyên nhân là bởi doanh nghiệp không có công cụ ghi nhận, kiểm soát thông tin và trả lời tự động các phản hồi của khách hàng. 

Xử lý vấn đề của khách hàng một cách rời rạc 

Hầu hết trong các doanh nghiệp hiện nay, việc kiểm soát phản hồi và xử lý vấn đề của khách hàng đều diễn ra một cách rời rạc. Khi có sự cố xảy ra, nhân viên không được sự hỗ trợ của cấp trên mà tự giải quyết. Điều này có thể gặp nhiều rủi ro và biến sự cố ở mức độ nhỏ thành nghiêm trọng do thiếu nghiệp vụ chuyên môn và kỹ năng đàm phán.

Nhu cầu khách hàng ngày càng phức tạp

Để khách sạn của bạn mang lại sự hài lòng cũng như ấn tượng tốt với khách hàng thì việc quản lý mọi nhu cầu của khách hàng là yếu tố cần thiết. Nhất là trong kỷ nguyên 4.0 hiện nay, một khách sạn tốt sẽ phải tích hợp và cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau, bởi nhu cầu của khách hàng cũng ngày càng phức tạp hơn.

Vì vậy nếu khách sạn của bạn vẫn sử dụng những phương pháp quản lý truyền thống sẽ gặp phải nhiều khó khăn, tiêu tốn quá nhiều thời gian

Nhu cầu khách hàng phức tạp trong việc cập nhật thông tin, tích hợp vào hóa đơn thông tin chi tiết các dịch vụ. Đặc biệt, khách hàng muốn mọi việc được xử lý nhanh chóng: từ việc check thông tin và đặt phòng, đến việc chuẩn bị và cung cấp các dịch vụ trong khách sạn. Do đó, nếu sử dụng các giải pháp truyền thống, việc đáp ứng hoàn toàn các nhu cầu và mong muốn của khách hàng sẽ không dễ dàng gì.

Vì vậy các khách sạn nếu muốn giải quyết triệt để những khó khăn này thì ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn chính là công cụ không thể thiếu.

===> Phần mềm quản lý khách sạn giúp bạn quản lý khách hàng, quản lý đặt phòng, quản lý phòng trống, quản lý nhân viên cho tới báo cáo và thống kê doanh thu… Với những tính năng ưu việt này, hệ thống giúp đội ngũ nhân viên khách sạn tiết kiệm được thời gian và công sức làm việc tốt hơn, qua đó  toàn bộ nhân lực sẽ được dồn vào những dự án nhằm phát triển khách sạn và tệp khách hàng.

===> Xem thêm: How to Become a Better Hotel Manager: Tips, Tricks àn Advice – Làm thế nào để trở thành người quản lý khách sạn giỏi hơn: mẹo, thủ thuật và lời khuyên

Bí quyết lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả 

Lựa chọn phần mềm quản lý nhà nghỉ không hề đơn giản. Nó phải đảm bảo phù hợp và tối ưu để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả sử dụng.

Xác định loại hình khách sạn của bạn

Để xác định loại hình khách sạn mà bạn đang kinh doanh, bạn cần phải đánh giá các tiêu chí sau:

• Vị trí và quy mô của khách sạn.
• Các dịch vụ có sẵn.
• Thị trường mục tiêu phù hợp với loại hình khách sạn.
• Cơ sở hạ tầng và tiện nghi.
• Số lượng phòng.

Ví dụ: Giả sử bạn sở hữu một khách sạn khá có tiếng ở Hội An. Số lượng phòng trong khách sạn của bạn dao động từ 30 đến 50. Có một số điểm du lịch nổi tiếng gần đó, cũng như cơ sở hạ tầng của bạn bao gồm những gì ? 

Tất cả những chi tiết này sẽ cho phép bạn hiểu những chức năng cụ thể nào của phần mềm quản lý khách sạn  sẽ hữu ích cho bạn và những chức năng nào bạn không chắc sẽ sử dụng (nếu không sử dụng thì tốt nhất không nên tích hợp vào phần mềm)

Xác định mục tiêu kinh doanh

Để quyết định loại phần mềm quản lý khác sạn nào sẽ phù hợp với mục tiêu kinh doanh của khách sạn, nhiệm vụ chính của doanh nghiệp trong giai đoạn này là tự hỏi một số câu hỏi như:

• Doanh nghiệp mong đợi gì từ giải pháp phần mềm quản lý khách sạn này?
• Phần mềm quản lý khách sạn nên giải quyết những vấn đề gì?
• Nhà cung cấp phần mềm quản lý khác sạn này có thực sự đáng tin cậy không?

Để giúp doanh nghiệp tự trả lời những câu hỏi bên trên dễ dàng hơn, Taca đã tổng kết và phân tích một số yêu cầu phổ biến từ các chủ khách sạn.

Chúng tôi sẽ chỉ ra cách một phần mềm quản lý khách sạn tốt có thể phù hợp với nhu cầu của những người dùng khác nhau. Cũng sẽ giúp bạn hiểu những gì doanh nghiệp mong đợi từ phần mềm quản lý khách sạn là phù hợp, khả thi và thị trường có thể cung cấp 

(1)“Tôi cần một phần mềm quản lý khách sạn với các chức năng cơ bản ”

Nếu bạn là chủ một khách sạn gia đình nhỏ hoặc đơn giản chỉ muốn tối ưu hóa một cách cơ bản, thì ví dụ sau đây là những đặc điểm của phần mềm quản lý khác sạn mà bạn sẽ cần:

• Phần mềm quản lý khách sạn trên đám mây (Cloud PMS) với hệ thống máy tính để bạn để truy cập và quản lý tại chỗ. 
• Công cụ quản lý kênh (Channel manager) để bán phòng của khách sạn trên các kênh khác nhau và có thể cảnh bảo tính trạng quá tải số lượng đặt phòng. 
• Một website của chính khách sạn được tích hợp công cụ Booking Engine (theo tình trạng phòng được đặt) để khách sạn truy vấn được lượt đặt phòng trực tiếp và tiết kiệm phí hoa hồng cho các OTA (Online Travel Agent – Đại lý bán phòng khách sạn).

Các dấu hiệu của một hệ thống quản lý khách sạn chất lượng chính là sự tích hợp liền mạch của nhiều tính năng và không phải trả thêm tiền. Điều quan trọng nữa là việc cài đặt hệ thống không mất nhiều thời gian và không yêu cầu đào tạo đặc biệt.

Phần mềm quản lý khách sạn phải hướng đến người dùng và vì bạn là chủ khách sạn chứ không phải lập trình viên, thời gian quý giá của bạn để giành cho khách hàng.

Ngoài những tính năng cốt lõi, cũng có thể có thêm một số kỹ năng khác: 

• Công cụ giao việc thông minh giúp bạn giao phó nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn và cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban khác nhau.
• Kế toán và Lập hóa đơn để báo cáo và phân tích tài chính nhanh chóng và an toàn.
• Tính năng Đặt chỗ trong phần mềm quản lý khách sạn để loại bỏ tình trạng “overbooking” – nhu cầu hơn tổng phòng, và tạo thuận lợi cho quá trình đặt chỗ.
• Sổ tiền mặt kỹ thuật số hỗ trợ cho công việc kế toán hàng ngày, giúp chủ khách sạn lưu trữ các khoản thu tiền mặt và theo dõi chi phí và doanh thu từ một nơi.
• Hệ thống báo cáo để luôn có một cái nhìn tổng quan đầy đủ về tất cả các chỉ số hoạt động chính.
• Chức năng thanh toán để xử lý và quản lý các khoản thanh toán qua các cổng thanh toán.

(2)“Tôi cần một phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp tôi tự động hóa nhiều hoạt động hơn nữa trong khách sạn của mình”

Nếu yêu cầu của bạn không chỉ giới hạn ở nhu cầu bỏ hàng nghìn bảng tính Excel, thì đây là những tính năng nhỏ hơn trong danh mục các tính năng của phần mềm quản lý khách sạn mà bạn có thể tích hợp thêm. Đi vào chi tiết và hoàn thành những công việc cấp độ nhỏ nhặt hơn. 

• Thủ tục check-in nhanh cho phép khách có thể bỏ qua việc ngồi đợi ở quầy lễ tân. Chức năng này sẽ không chỉ tiết kiệm thời gian của khách mà còn giúp duy trì khoảng cách vật lý.  Khách hàng của bạn sẽ có thể đăng ký bằng cách điền trước vào biểu mẫu và thêm các bản sao các hồ sơ cá nhân cần thiết của khách hàng.
• Nhận phòng nhanh chóng là một tính năng cho phép khách hàng lấy chìa khóa mà không cần bất kỳ thủ tục phiền phức và có thể đi đến phòng của họ ngay lập tức. Sau khi khách hàng tự làm thủ tục đăng ký và khách sạn nhận được mẫu đăng ký trong hệ thống quản lý khách sạn, khách hàng sẽ không cần phải lãng phí thời gian của họ tại quầy lễ tân.
• Chức năng vào cửa không cần chìa khóa là một thuộc tính quan trọng khác của loại hình khách sạn “không chạm”.  Giải pháp này sẽ cung cấp cho khách của bạn một trải nghiệm gần như hoàn toàn không tiếp xúc. Khả năng mở phòng từ chính chiếc điện thoại thông minh của khách có thể trở thành “điểm nhấn” thực sự cho khách sạn của bạn nhờ có phần mềm quản lý khách sạn

(3)“Khách sạn của tôi không chỉ cần phần mềm quản lý khách sạn nâng cao mà còn cần phần mềm quản lý khách sạn đặc thù”

Việc có phần mềm quản lý khách sạn của riêng doanh nghiệp sẽ nâng tầm hồ sơ năng lực của khách sạn.. Một app hay ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn cho riêng khách sạn là một cách tuyệt vời để “bán thêm dịch vụ”. Ngoài ra, đây là một công cụ cho phép khách hàng giao tiếp với ban quản trị, thanh toán online và tự hoàn thành thủ tục đăng ký nhanh chóng.

Phần mềm quản lý khách sạn tùy chỉnh cung cấp cho doanh nghiệp:

• Tùy chỉnh cơ bản: bạn sẽ nhận được một mẫu ứng dụng mà bạn có thể tùy chỉnh với biểu trưng của riêng mình và thay đổi bảng màu của nó.
• Thiết kế độc đáo của riêng bạn: nhà cung cấp sẽ tạo một ứng dụng giống như của riêng bạn.
• Hoàn thành tùy chỉnh: bạn có thể tự do thay đổi ứng dụng theo ý muốn, theo sở thích của mình.
• Một ứng dụng độc đáo được thiết kế đặc biệt cho khách sạn của bạn sẽ mang lại cho bạn lợi thế rất lớn so với các đối thủ cạnh tranh. Cho phép khách của bạn tận hưởng dịch vụ không tiếp xúc một cách an toàn và ở level cao hơn.

==> Khuyến nghị: 

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín cập nhật công nghệ trong vận hành, nhiều tính năng tiện ích tùy chỉnh nâng cao, có thể CUSTOMIZE, CODE riêng đáp ứng đầy đủ theo ngành nghề, nhu cầu thực tế doanh nghiệp. Tránh tình trạng doanh nghiệp sử dụng phần mềm đã lỗi thời, load chậm, thiếu bảo hành, bảo trì, thiếu update, thường xuyên gây ra lỗ hổng, hacker xâm nhập, không tương thích với xu hướng hiện đại.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác phần mềm có thể cung cấp những phần mềm từ cơ bản cho đến nâng cao, phù hợp với nhu cầu quản lý khách sạn của bạn thì Taca rất vinh hạnh khi được trở thành đối tác sẽ mang đến giải pháp số toàn diện đó

Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp,  tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền. Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Checklist 5 câu hỏi = 5 điểm chính cần xem xét trước khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

Để tóm tắt tất cả thông tin được đề cập ở trên, chúng tôi đã tạo ra một checklist nhỏ gồm các câu hỏi có thể hỗ trợ cho bạn khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn.

Giải pháp có hướng đến khách hàng không?

Điều đáng chú ý là không chỉ là yêu cầu của riêng doanh nghiệp mà còn cả những gì hệ thống này có thể mang lại cho khách của bạn.

Hệ thống hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, check-in online và tính khả dụng của một ứng dụng đã trở thành tiêu chuẩn chuyên dụng cho các khách sạn trên toàn thế giới. Do đó, khách chắc chắn sẽ mong đợi bắt gặp ít nhất một trong những tính năng này tại cơ sở kinh doanh của bạn.

Phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp bạn cải thiện chiến lược tiếp thị của mình không?

Một chiến lược tiếp thị tốt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn trụ vững ngay cả trong những thời điểm khó khăn nhất. Và để tạo ra nó, bạn cần thông tin về khách hàng tiềm năng và khách mời.Các OTA (Online Travel Agent – Đại lý Du lịch trực tuyến) thường sẽ không từ chối cung cấp thông tin này mà còn bán nó cho các bên thứ ba. Do đó, để giành lại quyền kiểm soát các khách hàng thuộc đối tượng mục tiêu của khách sạn. Dịch vụ khách hàng tốt hơn là “mặt trận” cạnh tranh chính của các khách sạn. 

Vậy nên hãy chú ý xem phần mềm quản lý doanh nghiệp của bạn có tính năng CRM hoặc một phần mềm CRM chuyên biệt hay không, để có thể khai thác thông tin tối đa từ khách hàng và thực hiện các chiến lược marketing tổng thể cho khách sạn của bạn. 

Phần mềm quản lý khách sạn có mọi thứ bạn cần để tự động hóa các hoạt động hàng ngày không?

Trước hết, đánh giá chất lượng của phần mềm quản lý khách sạn hãy đảm bảo tìm hiểu xem nhà cung cấp có đảm bảo hỗ trợ ở tất cả các giai đoạn triển khai hay không. Ngoài ra, không được có bất kỳ chi phí ẩn nào và tất cả các sản phẩm phải đồng bộ hoàn hảo.

Ngoài ra, chương trình nên bao gồm các công cụ Báo cáo và cộng tác với Nhân viên để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả hàng ngày.

Phần mềm quản lý khách sạn có cho phép bạn bán phòng hiệu quả không?

Nhận đặt phòng trực tiếp từ trang web của bạn cũng quan trọng, giống như nhận đặt phòng từ các Đại lý Du lịch Trực tuyến (OTA) và Hệ thống Phân phối Toàn cầu (GDS). Tất cả các kênh phân phối có thể được quản lý từ một nơi với sự trợ giúp của Công cụ quản lý kênh.

Nó sẽ cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát khoảng không quảng cáo và giá của bạn trên nhiều kênh. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các báo cáo để tìm hiểu xem kênh nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho bạn.

Đó có phải là giải pháp có thể mở rộng phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, bạn cần một sản phẩm có quy mô phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Khi chọn phần mềm, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó sẽ tiếp tục được cải thiện, nâng cấp cũng giống như việc mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn.

Hãy chọn một giải pháp cho phép bạn chỉ lấy những gì bạn cần và không trả quá nhiều cho các chức năng không cần thiết, nhưng đó cũng nên là phần mềm phát triển cùng với sự phát triển của doanh nghiệp của bạn. 

Taca Business Consulting,