Ứng dụng Phần mềm quản lý bất động sản: Cấu trúc toàn diện & Tối ưu loại hình sản phẩm

Những doanh nghiệp bất động sản đang chờ đợi thời điểm chuyển biến phục hồi của thị trường

Theo dự báo của nhiều chuyên gia thị trường bất động sản dường như chỉ còn trông đợi vào sự chuyển biến từ “kịch bản thách thức” dịch chuyển dần lên “kịch bản kỳ vọng”. Những khó khăn về vướng mắc pháp lý khi chưa ra sổ, chưa ký hợp đồng hay hoạt động trầm lắng của thị trường trái phiếu là những nhân tố mà doanh nghiệp bất động sản khó có thể tác động. Trong lúc đợi thị trường bất động sản chuyển biến tích cực doanh nghiệp bất động sản quay lại với nội bộ và “trăn trở” tìm giải pháp số để tiếp tục phát triển. 

Một trong những hướng đi được các chuyên gia cho là sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn đó là tái cấu trúc toàn diện tối ưu lại loại hình sản phẩm dịch vụ và quy trình kinh doanh. Nói thì dễ, động tay vào làm mới khó. Làm sao để tăng hiệu quả hoạt động ? Làm sao để lưu trữ thông tin khách hàng và kho bất động sản dễ dàng và chuyên nghiệp hơn?Làm thế nào để tăng tỷ lệ “chốt đơn” của nhân viên? 

Nếu doanh nghiệp chưa có câu trả lời cho những vấn đề trên thị có lẽ đã đến lúc doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu và sử dụng phần mềm quản lý bất động sản (Real Estate management Software) Trong bài chia sẻ dưới đây, Taca sẽ phân tích những phân hệ khác nhau của phần mềm quản lý bất động sản và cách mà những phân hệ khác nhau nay “hỗ trợ” doanh nghiệp tái cấu trúc toàn diện, tối ưu loại hình sản phẩm dịch vụ của mình. 

Phân hệ của một phần mềm quản lý bất động sản giúp ích gì cho doanh nghiệp của bạn?

Doanh nghiệp hãy chỉ nên lựa chọn những tính năng mà doanh nghiệp CẦN. Việc mua đứt mất một phần mềm quản lý bất động sản với đầy đủ tính năng mà doanh nghiệp chẳng động đến bao giờ sẽ lãng phí chi phí duy trì và thời gian thiết kế không cần thiết.

Phân hệ phần mềm quản lý bất động sản

 

Phần mềm quản lý bất động sản – Phần hệ quản lý hệ thống 

Phần hệ hệ thống của phần mềm quản lý bất động sản cho biết những ai đang thao tác trên phần mềm. Chủ doanh nghiệp có thể biết được thông tin dữ liệu đến từ đâu. Ngoài ra chức năng phân quyền sẽ giới hạn một số dạng thông tin chỉ có thể xem bởi một số các nhân trong khi có những thông tin sẽ được public toàn hệ thống. Đảm bảo tính bảo mật cũng như thống nhất trong cùng một hệ thống.

• Phân quyền người dùng hệ thống, đảm bảo phần quyền chi tiết đến từng tính năng, giúp quản trị rõ ràng, tránh trùng lặp dữ liệu giữa các nhân viên
• Lịch sử giao dịch và tương tác dữ liệu của người dùng :  với tính năng nay cho phép người quản trị theo dõi chi tiết thao tác dữ liệu của nhân viên , các bộ phận phòng ban

Phần mềm quản lý bất động sản – Phân hệ quản lý đại lý, nhà phân phối

Thị trường bất động sản đang phát triển từng ngày, hàng loạt sản phẩm phân phối bất động sản mọc lên nấm và cạnh tranh khốc liệt khiến việc lựa chọn sàn phân phối uy tín trở thành bài toán khó cho chủ đầu tư. Nhất là khi chủ đầu tư có nhiều sàn phân phối cùng chào bán một dự án, dẫn tới tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, chèo kéo khách hàng, hứa hẹn nhiều chính sách ngoài những chủ trương chung của chủ đầu tư gây hoang mang cho khách hàng.

Nhiều sàn phân phối bất động sản có khả năng quản lý chưa toàn diện có thể dẫn đến rủi ro trong kinh doanh và đánh mất niềm tin nơi khách hàng. Nếu doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực đại lý nhà phân phối hoặc đang cộng tác với các nhà quản lý và nhà phân phối khác nhau, việc tích hợp phần mềm quản lý bất động sản sẽ giúp được bạn thắt chặt quản lý thông tin từ các đại lý và nhà phân phối:

• Quản lý chi tiết thông tin đại lý, nhà phân phối, sàn giao dịch, nhân viên sàn giao dịch bất động sản
• Quản lý sản phẩm đại lý, nhà phân phối hay sàn giao địch được chủ đầu tư phân phối dự án, kiểm soát số lượng được phân phối số lượng đã đặt cọc, đã bán.
• Quản lý hoa hồng đại lý, nhà phân phối, sàn giao dịch, mức hoa hồng có thể thay đổi theo tùy chỉnh theo đặc thù từng đơn vị

Phần mềm quản lý bất động sản – Phần hệ quản lý khách hàng

Điều quản trọng trong cách quản lý khách hàng bất động sản hiệu quả là xác định đúng đối tượng. giữ những người mới và các đối tượng trung thành sẽ cần chiến thuật khác nhau. Ví dụ đối với khách hàng mới – doanh nghiệp cần thu thập thông tin cơ bản, cụ thể, họ tên, tuổi, nghề nghiệp, nơi sinh sống, nhu cầu BĐS,.. Điều cần lưu ý trong giai đoạn này đó là không được quá nóng vội. Giai đoạn ban đầu này quản lý khách hàng này chỉ nhằm tăng cường liên kết nối và niềm tin, như là mời họ tham dự sự kiện BĐS chẳng hạn.

Còn đối với khách hàng đã từng mua cách quản lý bất động sản hiệu quả ở đây thường là đánh giá lại lịch sử giao dịch. Qua đó bạn biết được dự án nào đã hợp tác thành công và đâu là còn dang dở. Điều này rất quan trọng cho những lần hợp tác giữa doanh nghiệp của bạn và “người ấy”. Bên cạnh đó bạn cũng đừng quên trao cho nhóm này những đặc quyền. Ví dụ như thông tin hấp dẫn hoặc mức giá ưu đãi,…

Nhìn chung bạn phải hiểu cách “phân luồng” khách hàng của bạn, từ đó mới có thể quản lý mối quan hệ khách hàng hiệu quả thông qua phần mềm, như là:

• Quản lý khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp, sự tách biệt giữa hai kho giúp tối ưu trong công tác quản lý và theo dõi dễ dàng
• Quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng, chi tiết từng nhật ký chăm sóc, lịch hẹn và những ghi chú về khách hàng, sự tương tác giữa các bộ phận dễ dàng hơn bao giờ hết khi tất cả thông tin đều được ghi nhận đầy đủ.

Phần mềm quản lý bất động sản – Phân hệ quản lý dự án & sản phẩm bất động

Quản lý dự án bất động sản bao gồm: kết nối giữa các chi nhánh bộ phận do các dự án BĐS thường phân tán trên nhiều khu vực địa lý tỉnh thành; quản lý tiến độ gắn liền với lộ trình công việc, năng suất của các bộ phần & nhân viên; gắn liền việc quản trị với công tác bán hàng, kế toán do nhiều dự án từ khi thi công đã mở bán.

Những khó khăn trong việc quản lý dự án bất động sản ví dụ như khó kiểm soát tiến độ công việc của nhiều dự án cùng lúc, công việc bị đình trệ ở giai đoạn nào, nguyên nhân là gì? Tiến độ không khớp; các đầu việc đa giao cho nhân viên bị chống chéo, nhân viên thụ động, sếp chưa giục chưa làm; thất thoát tài sản công trình trang thiết bị,v.v. Nguyên nhân của việc quản lý kém hiệu quả một phần có thể do nhân lực chưa có đủ khả năng quản lý nhưng phần nhiều là từ việc chưa có công cụ hỗ trợ và quy trình phù hợp.

Với phần hệ quản lý dự án – phần mềm quản lý bất động sản, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý thông tin chi tiết dự án bất động sản như tên dự án, tổng diện tích, địa chỉ…hệ thống phần mềm quản lý bất động sản cũng cho phép quản lý nhiều dự án cùng lúc và chủ động quản lý khi có dự án mới mà không phải phụ thuộc đơn vị cung cấp phần mềm.
• Kiểm soát các công việc thực hiện, các khoản chi;… đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách ban đầu. Quản lý dự án bao gồm: dự toán định mức vật tư (BOQ); tìm kiếm – đánh giá – lựa chọn thầu chính, thầu phụ và theo dõi tiến độ thực hiện công việc của họ; theo dõi các khoản thanh toán cho nhà thầu; xuất – nhập vật tư để cung cấp cho nhà thầu; kiểm soát việc ký kết hợp đồng không vượt quá ngân sách đã phê duyệt;…
• Tính giá thành dự án:Tập hợp và phân bổ các khoản chi phí thực hiện dự án cho giá thành tổng dự án và cho từng sản phẩm nhỏ của dự án.
• Quản lý ngân sách dự án: Thực hiện dự toán các chi phí tương ứng với các hạng mục công việc, dựa trên cơ sở đó tách nhỏ ngân sách để bắt đầu triển khai dự án.
• Quản lý tiến độ giải ngân, tiến độ thanh toán hợp đồng: phần mềm quản lý bất động sản định nghĩa tiến độ giải ngân theo rất nhiều trường hợp khác nhau, trường hợp 4 đợt giải ngân, 5 đợt giải ngân và trong từng trường hợp sẽ được quản lý chi tiết từng đợt được tính theo khoảng cách ngày hay theo ngày tiến độ xây dựng.

Với phân hệ quản lý sản phẩm – phần mềm quản lý bất động sản:

• Quản lý thông tin sản phẩm: diện tích tim tường, diện tích thông thủy., đơn giá tim tường, đơn giá thông thủy đối với loại bất động sản chung cư, căn hộ hay diện tích đất, diện tích xây dựng …đối với loại bất động sản đất nền biệt thự, phần mềm quản lý bất động sản sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bạn tối đa về quản lý thông tin sản phẩm rõ ràng chính xác nhất.
• Quản lý tổng thể kho sản phẩm: người dùng có thể truy xuất tìm kiếm một cách nhanh chóng về diện tích, đơn giá, mã sản phẩm, trạng thái sản phẩm đã bán, chưa bán…
• Thực hiện “import” dữ liệu sản phẩm lên phần mềm quản lý bất động sản: mẫu “import” sản phẩm của phần mềm quản lý bất động sản được các kỹ sư lập trình một file excel chuẩn và người dùng chỉ cần thao tác đưa dữ liệu tương ứng là có thể tự động đưa được dữ liệu lên hệ thống.

Phần mềm quản lý bất động sản – Phân hệ quản lý giữ chỗ bất động sản

Một bất động sản những có nhiều khách hàng tiềm năng muốn mua, một khách đã chốt mua hoặc có khả năng mua cao, đang giữ chỗ đề thanh toán nhưng nhân viên không biết thông tin liên quan này (do nhân viên bất động sản thường không chia sẻ thông tin với nhau) và tiếp tục chào bán cho các khách hàng khác.

Phần mềm quản lý bất động sản cũng theo dõi và hỗ trợ quy trình giữ chỗ trong bất động sản này, từ bước lưu trữ thông tin khách hàng – số tiền giữ chỗ chuyển, minh chứng, in phiếu giữ chỗ cho đến theo dõi các thông tin khác nếu có thay đổi, cụ thể hơn công việc phần mềm quản lý bất động sản có thể làm là:

• Quản lý thông tin khách hàng giữ chỗ, quản lý thời gian, số tiền giữ chỗ quá trình phê duyệt giao dịch.

• In phiếu giữ chỗ, phiếu thu cũng như các biểu mẫu đặc thù theo từng dự án – trực tiếp từ hệ thống phần mềm

• Theo dõi thanh lý giữ chỗ,lịch sử thanh lý giữ chỗ

Phần mềm quản lý bất động sản – Phân hệ quản lý đặt cọc bất động sản

Quản lý đặt cọc bất động sản sẽ là bước chuyển tiếp thông tin tử quản lý giữ chỗ bất động sản. Rủi ro trong bước quản lý đặt cọc bất động sản trong bước này có thể là khách chậm thanh toán hoặc không thanh toán. Những thông tin này cần được cập nhật kịp thời để doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời, ví dụ như chào bán cho các khách hàng khác hoặc gọi điện thúc giục.v.v.

• Chuyển tiếp giao dịch từ giữ chỗ sang đặt cọc.Thông tin sẽ được liền mạch từ phân hệ quản lý giữ chỗ, doanh nghiệp có thể theo dõi cả những lưu ý mà nhân viên đã ghi lại trong quá trình trao đổi giữ chỗ với khách hàng để nắm được thông tin và thúc đẩy quá trình đặt cọc. 
• Quản lý thông tin khách hàng đặt cọc, quản lý trạng thái giao dịch đặt cọc bằng màu sắc đồng thời theo dõi quá trình phê duyệt giao dịch của cấp trên. Khách đã đóng cọc, hóa đơn thanh toán được xác nhận bên kế toàn, sau đó ban quản lý nhận được thông tin chốt cọc và cài đặt lại chế độ cho sản phẩm này: đã chốt cọc – thì các nhân viên khác sẽ biết để tránh không chào bán nữa. 
• Quản lý thu tiền đặt cọc, và lệnh duyệt đã thu tiền tương ứng
• In hợp đồng đặt cọc, phiếu thu và các biễu mẫu liên quan từng dự án trực tiếp từ hệ thống phần mềm quản lý bất động sản.
• Quản lý biểu mẫu hợp đồng đặt cọc theo nhiều loại, lưu trữ file cứng hợp đồng đặt cọc trên phần mềm.

Tất cả thông tin về chốt cọc được lưu trữ trong hệ thống, khi cần có thể tra cứu dễ dàng. Khách hàng này đã chậm thanh toán tiền cọc hay có những vẫn đề ngập ngừng gì khi thanh toán tiền cọc thì chủ doanh nghiệp đều có thể nắm được.

Phần mềm quản lý bất động sản – Phân hệ quản lý hợp đồng mua bán

Những tính năng của phân hệ này cho phép doanh nghiệp có thể:

• Quản lý thông tin khách hàng trên hợp đồng theo dõi trạng thái hợp đồng bằng mầu sắc.

• Quản lý quá trình phê duyệt hợp đồng của cấp trên, ghi nhận lịch sử giao dịch. Cấp trên nhận được thông tin thanh toán của khách, đóng sổ và chuyển sang “đã thanh toán” cho sản phẩm trên web để mọi người cùng được biết và để kế toán ghi nhận doanh thu

• Quản lý tiến độ thanh toán của hợp đồng. Khách đang chậm thanh toán hay gặp khúc mắc gì, nhân viên có thể hỗ trợ như thế nào từ đó đưa ra phương án hiệu quả để khách thanh toán: thúc giục hay gọi điện quan tâm thăm hỏi.
•  In hợp đồng, phiếu thu, chi trực tiếp từ hệ thống phần mềm.

• Quản lý biểu mẫu hợp đồng theo nhiều loại khác nhau.

Quản lý bán hàng bất động sản 

Nhằm đảm bảo kinh doanh hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao thì việc quản lý bán hàng cần được kiểm soát triệt để. Phần mềm quản lý bất động sản là công cụ đắc lực trong việc quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh; quản lý cơ cấu tổ chức; quản lý khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức; quản lý cấu trúc dự án (gồm các loại hình: căn hộ, khu thương mại, nhà phố;…với cấu trúc phân cấp: lô, tháp, tầng;…); quản lý bảng giá, chính sách ưu đãi, quản lý hợp đồng, phụ lục hợp đồng; quản lý việc thanh toán, tiến độ thanh toán; quản lý quy trình: thanh lý chuyển tên, thanh lý chuyển căn, chuyển nhượng, trả lại; theo dõi tình hình thu tiền của từng hợp đồng, từng khách hàng; theo dõi tình hình bán dự án;…

Thưởng bán hàng 

Xây dựng chính sách thưởng cho từng đối tượng: nhóm trưởng; trưởng phòng kinh doanh; giám đốc kinh doanh; nhóm kế toán;…theo dõi các đợt trả thưởng dựa trên các điều kiện thanh toán trên hợp đồng.

Phần mềm quản lý bất động sản – Phân hệ quản lý hợp đồng chuyển nhượng

Những lưu ý về pháp luật khi chuyển nhượng hợp đồng bất động sản được cập nhật trên hệ thống. Cũng tương tự như phân hệ quản lý hợp đồng mua hàng, những giấy tờ và quy trình cần thiết sẽ được liệt kê và quản lý trên phần mềm, cũng như là các thông tin về hợp đồng, cụ thể:

• Quản lý thông tin khách hàng chuyển nhượng và nhận chuyển nhượng,kiểm tra điều kiện được phép chuyển nhượng.

• Quản lý trạng thái giao dịch bằng mầu sắc,quản lý quá trình phê duyệt hợp đồng của cấp trên,ghi nhận lịch sử giao dịch.
• Quản lý tiến độ thanh toán của hợp đồng, In hợp đồng, phiếu thu, chi trực tiếp từ hệ thống phần mềm.
• Quản lý biểu mẫu hợp đồng theo nhiều loại khác nhau,lưu trữ file cứng hợp đồng trên phần mềm.

Phần mềm quản lý bất động sản – Quản lý giao dịch thanh lý

Đối với giao dịch thanh lý bất động sản, các quy trình sẽ được giản lược hơn, vần có phần phê duyệt của cấp trên, những thông tin về người giao dịch thanh lý sẽ được lưu trữ trong phần mềm và tra cứu dễ dàng khi cần thiết.

• Quản lý thanh lý giữ chổ, đặt cọc, hợp đồng mua bán

• Quản lý quá trình phê duyệt biên bản của cấp trên, In biên bản trực tiếp từ hệ thống phần mềm.

Phần mềm quản lý bất động sản – Quản lý công nợ

Nếu doanh nghiệp bất động sản của bạn phải quản lý danh sách công nợ tương đối phức tạp, bạn co thể lựa chọn một phần mềm quản lý công nợ chuyên nghiệp thay vì chỉ là một phần hệ trong phần mềm quản lý bất động sản, để các chức năng khác đi sâu vào chi tiết hơn.

Còn đối với phần hệ quản lý công nợ của phần mềm quản lý bất động sản doanh nghiệp vẫn có thể:

• Quản lý tổng hợp công nợ phải thu: phải thu, đã thu, còn phải thu đặc biệt hệ thống tự động tính lãi suất quá hạn
• Theo dõi cộng nợ theo từng đợt thanh toán: đợt 1, đợt 2, đợt 3… và trên từng đợt thanh toán có thể theo dõi chi tiết phải thu, đã thu, còn phải thu và lãi suất quá hạn từng đợt
• Tự động nhắc nợ khách hàng qua EMAIL, SMS
• In biểu mẫu nhắc báo đề nghị thanh toán hàng loạt

Phần mềm quản lý bất động sản – Phân hệ thống kê báo cáo – biểu đồ

Hệ thống phần mềm quản lý bất động sản thiết kế với đầy đủ hệ thống báo cáo thống kê và biểu đồ, mang lại giá trị lớn trong công tác quản trị và tiết kiệm thời gian cho nhân viên thực hiện làm báo cáo, một số báo cáo tiêu biểu như:

• Báo cáo tồn kho theo dự án
• Báo cáo tồn kho theo trạng thái màu sắc
• Bảng tính hoa hồng nhân viên
• Báo cáo tình trạng tồn kho theo trạng thái
• Báo cáo khách hàng ký hợp đồng

Từ những báo cáo này, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi sức khoẻ của doanh nghiệp thông qua những chỉ số tài chính được cập nhật theo dòng thời gian thực (real time). Mà không cần phải thúc giục nhân viên làm báo cáo nhanh chóng. Từ đó các quyết định quản trị cũng được đưa ra nhanh chóng hữu ích. Tốc độ đưa ra quyết định đôi khi quyết định sự thành bại của một dự án, nhất là trong một môi trường đầy biến động như bất động sản. 

===> Khuyến nghị: 

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý bất động sản uy tín cập nhật công nghệ trong vận hành, nhiều tính năng tiện ích tùy chỉnh nâng cao, có thể CUSTOMIZE, CODE riêng đáp ứng đầy đủ theo ngành nghề, nhu cầu thực tế doanh nghiệp. Tránh tình trạng doanh nghiệp sử dụng phần mềm bất động sản đã lỗi thời, load chậm, thiếu bảo hành, bảo trì, thiếu update, thường xuyên gây ra lỗ hổng, hacker xâm nhập, không tương thích với xu hướng hiện đại.

>>> Xem thêm: 

Ứng dụng phần mềm quản lý công nợ trong doanh nghiệp 

Ứng dụng phần mềm quản lý KPI trong doanh nghiệp hiệu quả. 

Phần mềm kế toán doanh nghiệp: lựa chọn đúng đắn nào cho doanh nghiệp

7 tips for choosing the Right Property Management Software – 7 lời khuyên để chọn phần mềm quản lý bất động sản phù hợp

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác phần mềm có thể cung cấp những phần mềm quản lý bất động sản  từ cơ bản cho đến nâng cao, phù hợp với nhu cầu quản lý bất động sản của bạn thì Taca rất vinh hạnh khi được trở thành đối tác sẽ mang đến giải pháp số toàn diện đó

Với kinh nghiệm tư vấn thiết kế và triển khai nhiều dự án xây dựng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, trong đó có phần mềm quản lý bất động sản, tư vấn triển khai chuyển đổi số toàn diện,..và với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong phát triển, duy trì và mở rộng giải pháp phần mềm cho DN dựa trên nền tảng hiện đại, độc quyền.

Taca cam kết sẽ luôn mang đến cho doanh nghiệp những ý kiến chuyên gia sâu sắc, đảm bảo độ khả thi, thành công của hệ thống từ khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc và cả sau khi đã đưa vào hoạt động.

Dịch vụ tư vấn thiết kế xây dựng phần mềm

Taca Business Consulting,