Phần mềm Quản lý bán vật tư Nông nghiệp: Giải pháp số cho cửa hàng truyền thống

Vật tư nông nghiệp luôn được biết đến là mô hình kinh doanh mang lại nguồn thu tương đối ổn bởi nhu cầu tiêu thụ ổn định và cạnh tranh không quá cao. Tuy nhiên, vận hành lại là một nỗi lo lớn với chủ kinh doanh, đặc biệt là đối với việc lưu trữ các mặt hàng vật tư nông nghiệp – cần lưu ý khá nhiều thứ và khách hàng chủ yếu là nông dân – thường ghi nợ đầu vụ và thanh toán vào cuối vụ mùa.

Việc quản lý thủ công như “sổ kho”, “sổ nợ” hoặc bằng excel không còn phù hợp khi lượng vật tư cần quản lý ngày một nhiều và lượng khách hàng tăng nhanh hơn. 

Vậy nên chủ của những cửa hàng buôn bán vật tư đang tìm đến một giải pháp hiện đại và hiệu quả hơn – phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp.

Về cơ bản phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp cũng là một phần mềm quản lý bán hàng. Nhưng vì đặc trưng của mặt hàng vật tư nông nghiệp nền phần mềm quản lý bán hàng này sẽ tập trung nhiều hơn vào việc quản lý hàng tồn kho đa dạng và số lượng lớn, cũng như công nợ.

Vậy phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp có thể giúp giải quyết những “vấn đề đau đầu” nào và những tính năng của phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp có thể giúp vận hành cửa hàng vật tư nông nghiệp trơn tru hơn, hãy cùng tìm hiểu trong bài phân tích dưới đây của Taca. 

Những khó khăn khi mở cửa hàng bán vật tư nông nghiệp 

Trước hết, để mở cửa hàng kinh doanh vật tư nông nghiệp, bạn cần phải nắm rõ các mặt hàng trong lĩnh vực này sẽ bao gồm những gì để giúp cho việc nhập hàng được thuận tiện, tư vấn cho khách hàng một cách chi tiết và thấu đáo.

Về cơ bản lĩnh vực vật tư nông nghiệp khá đa dạng về các mặt hàng, chủng loại cũng như thương hiệu và được sản xuất hoàn toàn dựa trên nhu cầu đặc thù ngành nông nghiệp.

Mặt hàng vật tư nông nghiệp thường được chia thành 

• Đất trồng: đất sạch, đất sạch phù sa, đất hữu cơ đa dụng, … 
• Phân bón: phân bón hữu cơ, NPK, phân bón vô cơ,…
• Giá thể: mùn cưa, vỏ cây, than bùn, trấu hun, mụn xơ dừa,…
• Thuốc bảo vệ thực vật: thuốc diệt cỏ, thuốc trừ sâu, thuốc phòng trừ bệnh,…
• Dụng cụ làm vườn: kéo cắt tỉa, xẻng, cuốc, cưa,… 
• Hạt giống: các loại hạt giống cây trồng, hạt giống rau,… 
• Cây giống: các loại giống cây trồng ăn quả, cây công nghiệp,…
• Hệ thống tưới: tưới phun sương, hệ thống tưới nhỏ giọt, tưới phun mưa,…
• Khay chậu: khay làm tiểu cảnh, khay chậu trồng rau, chậu hoa, …
• Chất xử lý:  cải tạo môi trường trong sản xuất nông nghiệp, thủy sản

Vì đặc trưng của mặt hàng tương đối đa dạng và có yêu cầu đặc thù cho sản phẩm chất hóa học và đối tượng mua hàng là người nông dân nên nếu muốn quản lý tốt cửa hàng bán vật tư nông nghiệp, chủ cửa hàng cần quản lý tốt hai thứ này: Vật tư và công nợ khách hàng.

Khó kiểm soát trong quản lý kho hàng

Đặc trưng của kinh doanh vật tư nông nghiệp là có hàng loạt sản phẩm khác nhau nhưng… nhìn lại rất giống nhau. Tên gọi thì phức tạp, rắc rối, chưa kể chia thành nhiều nhóm, mỗi nhóm lại có hàng loạt các sản phẩm nhỏ như: Giống cây trồng, phân bón, các loại chế phẩm sinh học, thuốc bảo vệ thực vật…

Sản phẩm thì được “chất đống” trong cửa hàng, trong kho, cái nào hết khi khách hỏi tìm không thấy thì chủ tiệm mới biết là hết hàng rồi “lật đật” đi nhập hàng về lại.

Vì vậy chủ kinh doanh gặp nhiều khó khăn trong khâu kiểm soát và quản lý kho hàng như không kiểm soát được số lượng còn hay hết, hàng tồn kho, hàng hết hạn,… Điều này gây ra nhiều khó khăn trong việc tìm hàng hóa, thậm chí có thể dẫn đến việc thất thoát nhiều hàng hóa gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí của cửa hàng. 

Hàng hóa nông nghiệp tuy giá trị thấp nhưng được cái cồng kênh. Một bao đất 40 nghìn mà năng 10 mấy 20 cân, cần khoảng diện tích lớn để đặt để. Không giồng như bạn bán tạp hóa hay điện lạnh, dù có công kềnh nhưng giá trị của nó cũng tương đối cao nên bạn sẵn sàng chi ra một khoản tiền lớn để có một mặt tiền gần đường.

Nên là bạn phải cân nhắc xem xem có nên chi tiền để mở mặt tiền cửa hàng thật là rộng rãi hay không.

Buôn bán vật tư nông nghiệp bắt buộc phải có Kho. Vì số lượng hàng hóa lớn không thể để hết ở cửa hàng, chưa kể để ở cửa hàng không đủ điều kiện để lưu trữ các vật phẩm như là cây trồng, phân bón, chế phẩm sinh học,…. Mà nếu bạn nhập số lượng nhỏ, giá bán không tốt, cửa hàng sẽ ít khả năng cạnh tranh với cửa hàng khác. Như đã nói phía trên, vì vật tư nông nghiệp có giá không cao nên bạn chỉ có thể nhập số lượng lớn mới có giá tốt và chênh lệnh cao hơn.

Kho lưu trữ cùng không nên quá xa cửa hàng, mất công hết hàng phải thêm chi phí vận chuyển.

Buộc phải có kho lưu trữ riêng cho các chế phẩn sinh học, chất hóa học,…. không nên gần nơi bán hàng, về lâu dài ảnh hưởng không tốt.

Thêm một vấn đề nữa về đối tượng khách hàng mà bạn nhắm tới. Khách hàng ở thành phố khác với khách hàng ở nông thôn. Khách hàng miền nam cũng khác với khách hàng ở miền bắc. Bạn phải hiểu thị hiểu khách hàng của mình để có quyết định nhập hàng trong kho cho phù hợp.

Ví dụ khách ở thành phố, khách không có đất trồng, phải trồng trên sân thượng thì bạn nên bán nhiều đất, chậu nhựa, chậu trang trí ban công. Nhưng nếu bạn ở khu vực nông thôn thì khách hàng sẽ trồng trọt trực tiếp xuống đất luôn nên cửa hàng của bạn nên tập trung vào bán phân thuốc và hạn chế bán đất trồng hoa, trông cây, trồng rau.

Sai sót trong việc kiểm soát công nợ

Một đặc trưng khi mở cửa hàng bán vật tư nông nghiệp đó là khách hàng ở đây chủ yếu là những người làm nông nghiệp. Có trường hợp mua hàng trả luôn, nhưng cũng có trường hợp “ghi sổ nợ”. Thu nhập của họ hầu hết đều theo mùa, cuối mùa vụ thu hoạch thì họ mới có kinh phí để chi trả cho chủ cửa hàng.

Hơn nữa khách hàng có thể ghi nợ từ đầu mùa vụ và thanh toán ở cuối vụ. Chính vì vậy, mà các chủ cửa hàng cũng thanh toán với các nhà cung cấp theo tính mùa vụ 

Vi cách quản lý thông thường – ghi chép vào sổ, bạn sẽ rất dễ làm mất thông tin khách hàng, khó kiểm soát các khoản nợ của họ cùng như sẽ gặp phải nhiều sai sót trong việc thu tiền.

Và tương tự với các nhà cung cấp, bạn cũng sẽ gặp phải khó khăn khi không kiểm soát được công nợ cũng như số lượng hàng hóa mà bạn đã nhập nếu chỉ ghi vào sổ nợ giấy thông thường. 

Vậy nên chủ cửa hàng không chỉ gặp vấn đề trong quản lý công nợ khách hàng mà còn gặp vấn đề trong quản lý công nợ của mình với nhà cung cấp.

Không có báo cáo chính xác của kinh doanh

Lợi nhuận sẽ được đánh giá dựa trên doanh thu và chi phí. Chính vì vậy, nếu bạn không thể xác định chính xác chi phí cũng như toàn bộ doanh thu trong một kỳ thì việc xác định lợi nhuận là điều rất khó để đảm bảo tính chính xác.

Điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn khó có thể đánh giá được chất lượng sản phẩm cũng như từng lô hàng, từng nhà cung cấp bán chạy hay không để đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp hơn trong tương lai.

Nhất là đối với loại mặt hàng có giá trị (thường) là không cao, các cửa hàng chỉ mua đi bán lại (có trường hợp tự sản xuất, nhưng cũng chỉ sản xuất được 1 vài loại và phải nhập thêm những loại mặt hàng khác), thì việc sát sao trong việc quản lý chi phí và doanh thu là cần thiết. Lợi nhuận của bạn đa số là tư việc bán hàng ăn chênh lệnh mà thôi.

Bạn là chủ cửa hàng và bạn tự đứng buôn bán thì không nói, lấy tiền công là tiền lãi, nhưng nếu bạn thuê người làm cho mình, thì còn phải tốn thêm chi phí nhân sự. Khi mà cửa hàng của bạn lớn hơn, thành chuỗi – nhân sự và quy mô cửa hàng tăng lên thì bạn bắt buộc phải mất chi phí nhân công này.

Đến khi bạn kinh doanh tốt và muốn mở chuỗi cửa hàng bán vật tư nông nghiệp thì bạn sẽ cần phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng hơn là chỉ phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp đơn giản.

Khó khăn tiếp cận công nghệ 

Công nghệ mới đang xuất hiện ở tất cả mọi lĩnh vực và ngày càng cho thấy tầm quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người ở các vùng sản xuất nông nghiệp vẫn chưa biết đến những ý tưởng này, hoặc cho rằng không cần thiết sử dụng.

Nền văn minh nông nghiệp lúa nước ra đời từ lúc cha ông ta mới lập nghiệp, vì thế một thực tế cho thấy rằng đa phần các chủ cửa hàng vật tư nông nghiệp thường rơi vào độ tuổi trung niên.

Bên cạnh đó việc “thủy chung” với cuốn sổ tay & cây viết là người bạn đồng hành của nông dân với những thông tin và khoản nợ lên đến hàng chục triệu mỗi khi một mùa vụ mới bắt đầu. Việc lưu trữ những thứ quan trọng đó vào những quyển sổ tay là một điều bắt buộc và đã được xem là đã bảo mật.  

Công nghệ ngày càng phát triển, kéo theo đó là sự ra đời của các thiết bị thông minh nào là điện thoại, máy tính, laptop… dẫn đến tất yếu cũng tác động không ít đến việc kinh doanh, đặc biệt là sự xuất hiện của các ứng dụng lưu trữ thông tin trên máy tính, laptop. Nhiều người cũng hiểu và chủ động tiếp cận công nghệ thông tin hơn để đổi mới phương thức kinh doanh. Và rồi ứng dụng Excel ra đời.

Nhưng dần thì, quá trình nhập liệu bằng tay vừa tốn thời gian cũng như đôi lần bị sai sót phải ngồi nhập lại, còn mất thời giờ hơn cả viết sổ. Nếu viết vào sổ sai thì xoá hoặc viết cái khác, còn khi sử dụng excel sai một cái là mấy cái sau sẽ sai theo.

Quản lý bằng Excel thì mọi dữ liệu được lưu trữ trong ổ máy tính nếu xảy ra lỗi bất kỳ nào hoặc máy bạn bị nhiễm virus thì nguy cơ bị mất dữ liệu là rất cao. 

Vậy nền vì một quá trình vận hành hiệu quả hơn, các chủ cửa hàng hãy dần chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp để giảm nhẹ công việc quản lý cũng như là tăng hiệu quả kinh doanh của mình.

Tính năng cơ bản của Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp giảm nhẹ gánh nặng cho ông chủ như thế nào

Tính năng của Phần mềm quản lý Vật tư nông nghiệp

Quản lý hàng tồn kho

Sử dụng phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp sẽ giúp các nhà bán hàng kiểm soát được toàn bộ số hàng trong kho, khi có bất cứ đơn hàng nào được bán ra thì phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp cũng tự động trừ vào số lượng một cách chính xác, hạn chế các sai sót về tồn kho. Việc ứng dụng công nghệ thì bạn cũng không cần kiểm kê kho hàng nhiều như trước.

Cùng với đó, tính năng quản lý lô – hạn sử dụng cũng cho phép chủ cửa hàng theo dõi được toàn bộ hạn sử dụng và lô nhập của từng sản phẩm. Điều này đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với một cửa hàng kinh doanh vật tư nông nghiệp nhằm đảm bảo tuyệt đối về chất lượng sản phẩm cũng như tính an toàn theo quy định.

Việc quản lý nhập và xuất hàng là cách chính xác nhất giúp bạn có thể theo dõi được chất lượng sản phẩm của từng nhà cung cấp dựa vào hiệu quả bán ra của sản phẩm. Đặc biệt, đây cũng là cách giúp bạn có thể đánh giá được khả năng hỗ trợ và đáp ứng của các nhà cung cấp để đưa ra được kế hoạch kinh doanh phù hợp hơn.

Các sản phẩm sau khi bán cũng sẽ được tự động cập nhật tồn kho tại một nơi duy nhất. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng có thể quản lý toàn bộ tồn kho của cửa hàng cũng như các chi nhánh khác một cách chính xác nhất và chính xác đến từng vị trí lưu kho. 

Đặc biệt, phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp hoàn toàn có thể giúp bạn điều chuyển hàng hóa giữa tất cả các cửa hàng nếu một cửa hàng hết hàng khi chưa kịp nhập kho. Đây là yếu tố quan trọng giúp bạn có thể tối ưu quy trình bán hàng và tăng trải nghiệm cho khách hàng của bạn ở tại những vị trí cửa hàng khác nhau. 

Quản lý bán hàng

Quản lý theo cách truyền thống, các chủ cửa hàng sẽ cần có mặt thường xuyên tại cửa hàng để quan sát và quản lý. Vậy nên người quản lý sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức của mình.Tính năng bán hàng của phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc dù ở bất cứ đâu.

Nhờ vậy tất cả nhân viên của cửa hàng đều dễ dàng trong việc quản lý hàng hóa, bán hàng. Người chủ chỉ cần thông qua phần mềm bán vật tư nông nghiệp đã có thể nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng và biết được năng suất làm việc của nhân viên.

Lưu trữ hóa đơn 

Các cửa hàng kinh doanh vật tư nông nghiệp thường có rất nhiều hóa đơn cần lưu trữ mỗi ngày. Đặc biệt là các hóa đơn bán hàng. Những hóa đơn này sẽ không chỉ dùng một lần, vì vậy, chủ cửa hàng cần lưu trữ thật kỹ để đảm bảo khả năng đối chiếu và tính toán vào từng kỳ thanh toán. 

Đặc biệt hơn, hóa đơn chính là chứng từ quan trọng giúp chủ cửa hàng có thể kiểm soát được toàn bộ công nợ khách hàng, nhà cung cấp cũng như các công nợ và chi phí khác để đảm bảo tiến độ thu hồi cũng như xử lý công nợ chính xác nhất.

Tính năng bán hàng của phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp không chỉ giúp bạn bán hàng không cần nhớ giá với tất cả mặt hàng có tại cửa hàng mà còn lưu trữ tất cả mọi giao dịch, thông tin khách hàng cũng như nhà cung cấp nhờ công nghệ điện toán đám mây. 

Với đặc thù kinh doanh là bán hàng chính cho người nông dân theo mùa vụ, chủ kinh doanh có thể thiết lập giá bán buôn khi khách hàng mua với số lượng lớn. Điều này cũng có thể áp dụng khi bạn là đại lý, nhà cung cấp lớn bán hàng cho các cửa hàng nhỏ, lẻ hơn. 

Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp

Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp còn hỗ trợ tính năng quản lý công nợ từ khách hàng, nhà cung cấp.

Với phương pháp quản lý cũ là ghi sổ sách hoặc quản lý qua file excel sẽ tốn nhiều thời gian khi đối chiếu, dễ bị mất thông tin. Thỉnh thoảng mà máy tính bị virus thì thông tin coi như đi tong. 

Khi có khách hàng mua đơn hàng thì việc ghi nhận công nợ sẽ ngay lập tức được ghi nhận vào phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp mục quản lý công nợ kèm theo khoản nợ cần thu. Khi khách hàng thanh toán khoản nợ, bạn dễ dàng lập phiếu thu trừ công nợ cho khách chỉ với vài thao tác đơn giản trong vài giây.

Ngoài ra thì phần mềm bán vật tư nông nghiệp cũng sẽ hỗ trợ bạn quản lý công nợ từ nhà cung cấp.Thông qua đó khi bạn nhập hàng từ phía nhà cung cấp và công nợ sẽ được ghi nhận một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Quản lý doanh thu, lợi nhuận

Kinh doanh theo cách truyền thống sẽ khiến bạn khó khăn khi quản lý doanh thu và lợi nhuận, doanh số của từng nhân viên bán hàng. Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp với tính năng quản lý doanh thu và lợi nhuận sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh hơn. 

Qua đó người chủ nhanh chóng đưa ra những kế hoạch để thay đổi cách thức bán hàng hiệu quả nhất.

Bán hàng trực tiếp trên điện thoại di động

Trong thời đại 4.0, công nghệ ngày càng phát triển, do đó các hình thức bán hàng thông minh cũng được ứng dụng nhiều hơn. Khi mà công việc đòi hỏi được quản lý chặt chẽ, nhanh chóng, hiệu quả, sử dụng phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp trên điện thoại cũng là một giải pháp số hữu hiệu. 

Mọi thông tin được lưu trữ trên điện thoại thông minh, có đầy đủ các chức năng bán hàng, nhận đơn, thanh toán, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, vậy nên bạn có thể tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao.

Taca Business Consulting,