Kiểm soát kế toán trong thời đại số: Thách thức và cơ hội cho doanh nghiệp

Taca
Kiến thức kế kiểm
Cập nhật: 11 Tháng Tư, 2023

Kiểm soát kế toán ( Accounting controls ) có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của báo cáo tài chính trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc kiểm soát kế toán tại các DN hiện nay vẫn có thể gặp phải nhiều thách thức. Đặc biệt, việc thực hiện kiểm soát kế toán trong các công ty và tổ chức lớn, phức tạp và đa quốc gia có thể gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, việc thiếu nhân lực chuyên môn và những yếu tố khác như tham nhũng và gian lận cũng có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của kiểm soát kế toán.

Do đó, để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của báo cáo tài chính, việc thực hiện kiểm soát kế toán cần được thực hiện một cách nghiêm túc và có trách nhiệm, với sự hỗ trợ của các công cụ và phần mềm tiên tiến, cùng với nhân lực chuyên môn và kinh nghiệm.

Kiểm soát kế toán là gì?

Kiểm soát kế toán bao gồm các phương pháp và thủ tục được thực hiện bởi một công ty để giúp đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của báo cáo tài chính. Các biện pháp kiểm soát kế toán không đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định, mà được thiết kế để giúp công ty hoạt động theo cách tốt nhất có thể cho tất cả các bên liên quan .Theo đó, Các mục tiêu chính của kiểm soát kế toán như sau:

Đề phòng mất mát tài sản
Để đảm bảo rằng các báo cáo tài chính phản ánh một cách trung thực các kết quả tài chính, vị thế và dòng tiền của một doanh nghiệp
Để đảm bảo rằng các mục tiêu được đáp ứng một cách hiệu lực và hiệu quả
Để đảm bảo rằng luật pháp và các quy định được tuân thủ

Kiểm soát kế toán được thực hiện bởi các nhân viên kiểm toán nội bộ hoặc đơn vị bên ngoài doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tin cậy của thông tin tài chính và kế toán của doanh nghiệp đó. Việc thực hiện kiểm soát kế toán giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính và kế toán, giúp quản lý doanh nghiệp có được thông tin chính xác và kịp thời để ra quyết định và đưa ra các kế hoạch phát triển kinh doanh.

>>> Xem thêm:

Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp: Yếu tố sống còn quyết định đến hiệu suất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát tài chính để tránh gian lận?

Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Tầm quan trọng của kiểm soát kế toán

Việc thực hiện kiểm soát kế toán đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các công ty và tổ chức, cũng như đáp ứng các yêu cầu pháp lý và cải thiện uy tín và danh tiếng của họ. Cụ thể:

Bảo vệ lợi ích của các bên liên quan: Kiểm soát kế toán đảm bảo rằng thông tin tài chính được cung cấp là chính xác và đáng tin cậy. Điều này giúp bảo vệ lợi ích của các bên liên quan như nhà đầu tư, cổ đông, ngân hàng, các đối tác kinh doanh và các cơ quan quản lý nhà nước.
Giúp các công ty và tổ chức quản trị tài chính hiệu quả: Kiểm soát kế toán cung cấp thông tin về tình hình tài chính của một công ty hoặc tổ chức. Nhờ đó, các quyết định quản lý về đầu tư, tài trợ và chi tiêu có thể được đưa ra dựa trên các số liệu chính xác và đáng tin cậy.
Đáp ứng yêu cầu của pháp luật: Các công ty và tổ chức cần tuân thủ các quy định về báo cáo tài chính. Kiểm soát kế toán giúp đảm bảo rằng báo cáo tài chính đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tuân thủ các quy định của cơ quan quản lý.
Nâng cao uy tín và danh tiếng của công ty và tổ chức: Việc thực hiện kiểm soát kế toán đúng cách sẽ giúp nâng cao uy tín và danh tiếng của công ty hoặc tổ chức. Điều này có thể giúp thu hút nhà đầu tư mới, cải thiện quan hệ với các đối tác kinh doanh và tăng cường sự tin tưởng của khách hàng.

CHÌA KHÓA RÚT RA

Kiểm soát kế toán được đưa ra để đảm bảo một công ty hoạt động hiệu quả, trung thực và cung cấp báo cáo tài chính chính xác.
Việc tuân thủ luật pháp và các quy định không phải là mục đích của kiểm soát kế toán, mà là để giúp một công ty trở thành phiên bản tốt nhất của chính nó đối với tất cả các bên liên quan.
Ba lĩnh vực chính của kiểm soát kế toán là kiểm soát phát hiện, kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát khắc phục.

Hiểu kiểm soát kế toán

Mục đích của việc thực hiện kiểm soát kế toán trong một công ty là để đảm bảo rằng tất cả các khu vực trong một tổ chức tránh gian lận và các vấn đề khác, nâng cao hiệu quả, độ chính xác và tuân thủ. Mỗi công ty sẽ có các biện pháp kiểm soát kế toán khác nhau, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của họ, tuy nhiên, có ba lĩnh vực truyền thống phổ biến nhất khi nói đến kiểm soát kế toán: kiểm soát phát hiện, kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát khắc phục.

Giả sử công ty ABC thuộc lĩnh vực sản xuất và bán lẻ các sản phẩm thực phẩm. Công ty này sử dụng các biện pháp kiểm soát kế toán để đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh được thực hiện đúng cách và tránh gian lận. Các biện pháp kiểm soát kế toán của công ty ABC bao gồm:

Kiểm soát phòng ngừa: Công ty ABC có chính sách kiểm soát chặt chẽ về việc giám sát kho, kiểm soát hàng tồn kho và kiểm soát xuất nhập khẩu hàng hóa. Điều này giúp đảm bảo rằng không có hàng hóa bị thất thoát, tráo đổi hoặc bị lấy trộm, đồng thời giảm thiểu nguy cơ gian lận trong các giao dịch.
Kiểm soát phát hiện: Công ty ABC thường xuyên thực hiện kiểm tra và phân tích các báo cáo tài chính để phát hiện các sai sót hoặc gian lận. Điều này giúp đảm bảo rằng các thông tin tài chính được cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
Kiểm soát khắc phục: Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào trong quá trình kiểm soát kế toán, công ty ABC sẽ thực hiện các biện pháp khắc phục để sửa chữa vấn đề và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

Nhờ sử dụng các biện pháp kiểm soát kế toán này, công ty ABC có thể đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh được thực hiện đúng cách, tránh gian lận và các vấn đề khác. Điều đó giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác của công ty, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và tăng cường sự tin tưởng của các bên liên quan.

>>> Xem thêm:

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: Kiến thức nhà quản trị cần biết

Quy trình kiểm soát nội bộ vững mạnh trong mỗi doanh nghiệp

Phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Các loại kiểm soát kế toán

Kiểm soát phát hiện ( Detective Controls)

Kiểm soát phát hiện là một thuật ngữ kế toán đề cập đến một loại kiểm soát nội bộ nhằm tìm ra các vấn đề trong quy trình của công ty một khi chúng đã xảy ra. Kiểm soát phát hiện có thể được sử dụng theo nhiều mục tiêu khác nhau, chẳng hạn như kiểm soát chất lượng, ngăn chặn gian lận và tuân thủ pháp luật. Một ví dụ về kiểm soát phát hiện là số lượng hàng tồn kho vật lý, có thể được sử dụng để phát hiện khi hàng tồn kho thực tế không khớp với số liệu trong hồ sơ kế toán.

Ở các công ty nhỏ, kiểm soát nội bộ thường có thể được thực hiện đơn giản thông qua giám sát quản lý. Tuy nhiên, tại các công ty lớn, một hệ thống kiểm toán nội bộ phức tạp hơn và các biện pháp bảo vệ chính thức khác thường được yêu cầu để kiểm soát đầy đủ các hoạt động của công ty.

Ví dụ về kiểm soát phát hiện bao gồm:

Đối chiếu hàng tháng các giao dịch của bộ phận: đối chiếu các giao dịch của bộ phận với các báo cáo tài chính để xác định tính chính xác và đầy đủ của các giao dịch này. Điều này giúp đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện đúng cách và không có sự gian lận nào xảy ra.
Xem xét hiệu suất của tổ chức: xem xét hiệu suất của công ty bằng cách so sánh ngân sách với thực tế để tìm kiếm bất kỳ sự khác biệt không mong muốn nào. Điều này giúp công ty cải thiện hiệu quả hoạt động và đồng thời giảm thiểu các chi phí không cần thiết.
Hàng tồn kho vật lý ( Physical Inventory ): kiểm tra hàng tồn kho vật lý như tiền mặt hoặc số lượng hàng tồn kho để đảm bảo rằng số liệu trên báo cáo tài chính là chính xác. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và giảm thiểu nguy cơ sai sót hoặc gian lận.

Kiểm soát phòng ngừa ( Preventive Controls )

Các biện pháp kiểm soát phòng ngừa chỉ đơn giản là các biện pháp kiểm soát đã được một tổ chức đưa ra để tránh mọi sai sót hoặc thực hành không đúng. Đây là những chính sách và thủ tục mà tất cả nhân viên phải tuân theo. Từ quan điểm chất lượng, các biện pháp kiểm soát phòng ngừa là cần thiết vì chúng chủ động và tập trung vào chất lượng.

Ví dụ về kiểm soát phòng ngừa bao gồm:

Tách nhiệm vụ: Tách nhiệm vụ trong tổ chức để đảm bảo rằng không có một người nào có quyền kiểm soát hoàn toàn quá trình kinh doanh hay đưa ra quyết định một mình. Ví dụ, một công ty có thể tách nhiệm vụ giữa bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng để đảm bảo rằng không ai có thể thực hiện các hoạt động mua bán một mình mà không cần được kiểm soát.
Phê duyệt trước các hành động và giao dịch: Việc phê duyệt trước các hành động và giao dịch đảm bảo rằng không ai có thể thực hiện một giao dịch quan trọng hoặc thực hiện một hành động đặc biệt mà không có sự chấp thuận của người có thẩm quyền. Ví dụ, một công ty có thể yêu cầu các giám đốc phải ký vào một văn bản phê duyệt trước khi chi tiêu khoản tiền lớn.
Kiểm soát truy cập: đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào thông tin và tài sản quan trọng của tổ chức. Ví dụ, một công ty có thể yêu cầu các nhân viên phải sử dụng mật khẩu hoặc các phương tiện xác thực khác để truy cập vào hệ thống máy tính.
Kiểm soát vật lý đối với tài sản: đảm bảo rằng các tài sản như tiền, séc hoặc tài sản quan trọng khác được bảo vệ một cách an toàn và đảm bảo không bị mất mát hoặc ăn cắp.
Sàng lọc và đào tạo nhân viên: đảm bảo rằng chỉ những nhân viên có đủ kỹ năng và kiến thức mới được tuyển dụng và thực hiện các nhiệm vụ. Đồng thời, nhân viên cũng được đào tạo để hiểu rõ các quy trình và quy định của tổ chức.

Kiểm soát khắc phục ( Corrective Controls )

Các biện pháp kiểm soát khắc phục được đưa ra để khắc phục mọi sự cố được tìm thấy thông qua các biện pháp kiểm soát phát hiện. Những điều này cũng có thể bao gồm việc khắc phục bất kỳ vấn đề nào được thực hiện trên sổ sách kế toán sau khi kế toán viên đã hoàn thành quy trình kiểm toán.

Dưới đây là một số ví dụ về các biện pháp kiểm soát khắc phục:

Xây dựng một kế hoạch phục hồi: Đây là một bộ phận của kế hoạch khẩn cấp để đảm bảo rằng các tài sản quan trọng và thông tin quan trọng có thể được khôi phục sau một sự cố, chẳng hạn như một cuộc tấn công mạng hoặc tràn đổ dữ liệu.
Thiết lập quy trình kiểm tra lại: Điều này đảm bảo rằng các lỗi và sai sót có thể được tìm thấy và sửa chữa trước khi chúng gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ: Kiểm tra lại các giao dịch tài chính để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Xác định và giải quyết nguyên nhân của sự cố: Điều này đảm bảo rằng các sự cố không tái diễn và các hệ thống có thể được nâng cấp để đối phó với các mối đe dọa tiềm tàng.
Đào tạo và nâng cao nhân viên: Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên có đủ kỹ năng và kiến thức để xử lý các sự cố và tăng khả năng phát hiện và ngăn chặn các sự cố trong tương lai.
Tạo ra bản sao lưu và bảo mật dữ liệu: Điều này đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng sẽ không bị mất hoặc bị thất thoát trong trường hợp một sự cố xảy ra.

Kiểm soát kế toán hiện nay đã thay đổi như thế nào?

Trong vài năm qua, Công nghệ đã và đang được ứng dụng trong nhiều khía cạnh của kiểm soát kế toán nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát và giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận. Tuy nhiên điều này cũng gây ra không ít những thách thức nhưng cũng hé mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp:

THÁCH THỨC:

Sự tăng trưởng của dữ liệu số: Với sự gia tăng của dữ liệu số, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng họ có thể xử lý và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của kế toán.
Quy định pháp lý: Các quy định pháp lý liên quan đến kế toán cũng đang thay đổi, đặc biệt là trong lĩnh vực thuế. Các doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng họ tuân thủ đầy đủ các quy định này để tránh rủi ro pháp lý và tránh mất tiền bồi thường.
Sự cạnh tranh gay gắt: Trong môi trường kinh doanh ngày nay với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng họ có bộ công cụ kiểm soát thông minh để có thể cung cấp thông tin kế toán chính xác và nhanh chóng để giúp họ đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác.
Sự lớn lên của doanh nghiệp cần sự lớn lên của nhân viên và bộ máy vận hành, kiểm soát: để phát triển và thành công, doanh nghiệp cần phải đầu tư vào việc đào tạo, giữ chân nhân sự giỏi và ứng dụng công nghệ vào bộ máy vận hành, kiểm soát nhất là đối với các DN có nhiều giao dịch tài chính phức tạp như các doanh nghiệp FDI, đa quốc gia, quy mô lớn,…

CƠ HỘI

Tối ưu hóa quá trình kế toán: Các công nghệ mới 4.0 có thể giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình kế toán và giảm thiểu các lỗi trong quá trình này.
Nâng cao tính chính xác: Các công nghệ mới cũng có thể giúp nâng cao tính chính xác của thông tin kế toán bằng cách tự động hóa quá trình thu thập, xử lý và báo cáo thông tin.
Quản lý tài chính hiệu quả: Các doanh nghiệp có thể sử dụng các công nghệ mới để quản lý tài chính và ra quyết định kinh doanh một cách hiệu quả hơn, từ quản lý chi phí đến quản lý nguồn lực và đầu tư, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường và tạo niềm tin với các nhà đầu tư, ngân hàng,…để tăng cường thu hút vốn.

Dưới đây là một số tiến bộ công nghệ chính đã tác động đến ngành kế toán gần đây:

Điện toán đám mây ( Cloud computing ): Với điện toán đám mây, nhân viên kế toán thuê không gian máy chủ ở các địa điểm ngoài cơ sở và họ truy cập thông tin được lưu trữ qua internet. Các hệ thống phần mềm dựa trên đám mây giải phóng dung lượng trên ổ cứng bên trong của nhân viên kế toán và chúng cho phép nhiều nhân viên cộng tác trong các nhiệm vụ tài chính, ngay cả khi họ ở những nơi khác nhau.

Hệ thống báo cáo quản trị thông minh: Mẫu báo cáo quản trị hiện đại tích hợp bằng AI qua Excel, Power BI, kết hợp hoàn hảo giữa Power Query và Pivot Table chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu phân tích cao cấp,.. hiện nay ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm vì tính năng tự động, thông minh của nó trong Kỷ nguyên dữ liệu 4.0 – thời đại với sự phát triển không hề nhỏ của công nghệ đến mọi lĩnh vực xã hội, đời sống trong đó bao gồm cả các hoạt động kinh doanh hằng ngày. Và trong công tác quản trị doanh nghiệp cũng thế, để không bị tụt hậu so với đối thủ, các nhà quản lý cũng cần trang bị những công cụ tối ưu cho công ty – cụ thể là một hệ thống với các Mẫu báo cáo quản trị để có thể giúp nhà quản trị kiểm soát doanh nghiệp, đưa ra những quyết định sáng suốt, đúng đắn mà vẫn phải nhanh chóng.

>>> Xem thêm: Trải nghiệm Demo mẫu báo cáo quản trị bằng Excel & Power BI

Nền tảng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Hầu hết các nền tảng ERP và CRM đều kết hợp công nghệ kế toán. Bằng cách tích hợp các quy trình kế toán vào hệ thống hiện có của tổ chức, kế toán viên có thể theo dõi, kiểm soát giờ làm việc, chi phí, hóa đơn và thanh toán. Ngoài ra, nhân viên kế toán có thể giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng và đồng nghiệp bằng cách sử dụng nền tảng ERP và CRM.

Nền tảng giao tiếp ảo ( Virtual communication platforms ): Kế toán viên thường cảm thấy bị cắt đứt với các thành viên khác trong tổ chức của họ và việc chuyển thông tin tài chính cho đồng nghiệp có thể là một thách thức. Với các nền tảng giao tiếp hợp nhất dựa trên đám mây như Microsoft Teams, các chuyên gia kế toán có thể dễ dàng chia sẻ thông tin qua trò chuyện, video và giọng nói.

Dịch vụ setup hệ thống Kế toán chuyên nghiệp TACA: Trọn vẹn trong việc xây dựng hệ thống kế toán đạt hiệu quả đúng mục tiêu kinh doanh, phù hợp với từng ngành nghề, loại hình,..mà còn là CHÚ TRỌNG đầu tư ứng dụng công nghệ kế toán để kiểm soát kế toán, quản lý doanh nghiệp chặt chẽ như tái cấu trúc thành công toàn bộ hệ thống Báo cáo quản trị 4.0 cho hơn 500 doanh nghiệp, sử dụng phần mềm kế toán CUSTOMISE chuyên nghiệp,… với đích đến tối đa năng suất làm việc cho phòng kế toán. Bên cạnh đó, với xuất phát điểm là Học viện đào tạo tài chính – kế toán hàng đầu, TACA sẽ giúp công ty lên kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên cả về kỹ năng lẫn trình độ nghiệp vụ, chuyên môn sâu giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý và nâng cao năng suất lao động.

Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Setup hệ thống kế toán TACA theo link:

Dịch vụ setup hệ thống kế toán

Nếu bạn muốn trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu tư vấn Setup hệ thống kế toán, vui lòng liên hệ với TACA theo Hotline CSKH: 0982 518 586 hoặc đăng kí tư vấn TẠI ĐÂY

Taca Business Consulting,

Trụ sở chính: Tầng 2 toà A Chelsea Residences, số 48 Trần Kim Xuyến, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội